ORDEN ADMINISTRATIVA 4 DE 2008 

(Julio 25)

“Por medio de la cual se fija el procedimiento para el trámite de las solicitudes de declaratoria de existencia de zonas francas permanentes y la autorización del usuario operador”.

1. Objetivos.

1.1. Objetivo general.

Establecer el procedimiento para el trámite de las solicitudes de declaratoria de existencia de zonas francas permanentes y para la autorización del usuario operador.

1.2. Objetivos específicos.

— Fijar para cada área involucrada en el proceso, el rol que debe desempeñar y los términos que debe cumplir para alcanzar los resultados planificados.

— Garantizar el cumplimiento de los términos legalmente establecidos por las normas que regulan la materia.

— Identificar las diferentes etapas del trámite y sus responsables.

2. Marco normativo.

— Ley 1004 de 2005

— Código Contencioso Administrativo

— Decreto 2685 de 1999

— Decreto 1071 de 1999

— Decreto 4271 de 2005

— Resolución 5532 de 2008.

3. Dependencias involucradas.

Las siguientes dependencias serán las responsables del procedimiento en ejercicio de sus funciones y competencias:

— Dirección general

— Dirección de Aduanas o quien haga sus veces

— Subdirección de comercio exterior o quien haga sus veces

— División de registro y control de la subdirección de comercio exterior o quien haga sus veces

— Grupo interno de trabajo zonas francas, comercializadoras internacionales y zonas económicas especiales de exportación de la división de registro y control de la subdirección de comercio exterior o quien haga sus veces

— Grupo interno de trabajo de notificaciones y correspondencia de la división de documentación de la subsecretaría de recursos físicos o quien haga sus veces

— Grupo interno de trabajo viáticos de la división de presupuesto de la subsecretaría de recursos financieros.

4. Descripción del procedimiento.

Con el propósito de adelantar un procedimiento unificado y eficiente para las solicitudes de declaratoria de existencia de zonas francas permanentes que se radiquen en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, se fija el siguiente procedimiento que deberá cumplirse estrictamente por parte de las áreas involucradas:

4.1. Recepción y radicación de las solicitudes.

Las solicitudes de declaratoria de existencia de las zonas francas permanentes, junto con los anexos respectivos, deberán ser recepcionadas y radicadas en el grupo interno de trabajo de notificaciones y correspondencia de la división de documentación de la subsecretaría de recursos físicos.

Durante el mismo día de radicación de la documentación o a más tardar al día siguiente, deberá darse traslado de la solicitud al grupo interno de trabajo zonas francas, comercializadoras internacionales y zonas económicas especiales de exportación de la división de registro y control de la subdirección de comercio exterior.

4.2. Reparto y visita de verificación al área geográfica.

A más tardar dentro del día siguiente a la recepción de la solicitud de declaratoria de existencia de una zona franca permanente y sus anexos en el grupo de interno de trabajo zonas francas, comercializadoras internacionales y zonas económicas especiales de exportación, el jefe del grupo deberá proceder al reparto de la petición y a solicitar al jefe de la división de registro y control de la subdirección de comercio exterior la comisión de los funcionarios para efectuar la visita de verificación al área geográfica cuya declaratoria de existencia como zona franca permanente se pretende.

A más tardar al día siguiente de la solicitud, el Jefe de la división de registro y control deberá proferir el auto comisorio respectivo para que se practique la visita de verificación al área geográfica y solicitar al grupo interno de trabajo viáticos de la división de presupuesto de la subsecretaría de recursos financieros la comisión respectiva cuando haya lugar a ello. La visita deberá practicarse dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del auto comisorio.

Los funcionarios comisionados practicarán la visita dentro del término señalado en el auto comisorio y levantarán un acta que contenga el análisis de los requisitos del área geográfica, así como las demás observaciones que se consideren pertinentes para resolver la solicitud de declaratoria de existencia de la zona franca permanente.

El acta deberá ser entregada al día siguiente de practicada la visita al analista que por reparto le correspondió el análisis de la solicitud.

4.3. Revisión de la solicitud.

Dentro de los siete (7) días siguientes al reparto, el funcionario analista bajo cuya responsabilidad se encuentre la petición respectiva, deberá hacer una revisión exhaustiva de los requisitos formales y de procedibilidad exigidos por el Decreto 2685 de 1999, en concordancia con la Resolución 5532 del 24 de junio de 2008 y rendir el informe detallado sobre los hallazgos encontrados en la petición al jefe del grupo interno de trabajo zonas francas, comercializadoras internacionales y zonas económicas especiales de exportación, quien deberá remitirlo al subdirector de comercio exterior a más tardar dentro de los dos (2) días siguientes a su recepción.

En el evento en que la solicitud se encuentre presentada en debida forma, a más tardar al día siguiente a la fecha de finalización del término de revisión de la solicitud, el jefe del grupo interno de trabajo zonas francas, comercializadoras internacionales y zonas económicas especiales de exportación deberá designar los funcionarios para que expidan los conceptos de orden técnico, financiero, económico, de mercado y de diseño arquitectónico, según el caso.

Los funcionarios designados deberán expedir los conceptos respectivos con el visto bueno del subdirector de comercio exterior, dentro de los cinco (5) días siguientes a su designación. Vencido dicho término se deberá proceder de conformidad con lo señalado en el inciso cuarto del numeral 4.6 de la presente orden administrativa.

4.4. Requerimiento de información.

El subdirector de comercio exterior deberá revisar el informe correspondiente y expedir, dentro de los tres (3) días siguientes a su recepción y por una sola vez, el requerimiento para completar documentos o suministrar informaciones de que trata el artículo 79 del Decreto 2685 de 1999.

La notificación del requerimiento se deberá realizar a través del grupo interno de trabajo de notificaciones y correspondencia de la división de documentación de la subsecretaría de recursos físicos, conforme a lo señalado en el artículo 567 del Decreto 2685 de 1999.

4.5. Respuesta al requerimiento de información.

El interesado deberá dar respuesta al requerimiento para completar documentos o suministrar información dentro del término de un (1) mes contado a partir de su recibo. Vencido dicho término sin que se hubieren presentado los documentos o informaciones requeridas, se entenderá que se desiste de la solicitud de declaratoria de existencia de la zona franca permanente, sin necesidad de acto administrativo que lo declare, y se procederá al archivo de la solicitud y de sus anexos, mediante auto proferido por el subdirector de comercio exterior.

Recibida la respuesta al requerimiento único de información dentro del término legal indicado, el grupo interno de trabajo de notificaciones y correspondencia de la división de documentación de la subsecretaría de recursos físicos, deberá remitirla dentro del mismo día o a más tardar al día siguiente de su radicación al grupo interno de trabajo zonas francas, comercializadoras internacionales y zonas económicas especiales de exportación de la subdirección de comercio exterior.

4.6. Verificación de la información suministrada.

El funcionario del grupo interno de trabajo zonas francas, comercializadoras internacionales y zonas económicas especiales de exportación, a quien le correspondió inicialmente por reparto el análisis de la solicitud, deberá revisar la información y documentación allegada por el interesado dentro de los siete (7) días siguientes a la recepción de la documentación, sin perjuicio de lo previsto en el inciso 2º del artículo 81 del decreto 2685 de 1999.

Simultáneamente y a más tardar al día siguiente de la recepción de la documentación, el jefe del grupo interno de trabajo zonas francas, comercializadoras internacionales y zonas económicas especiales de exportación deberá designar los funcionarios para que expidan los conceptos de orden técnico, financiero, económico, de mercado y de diseño arquitectónico, según el caso.

Los funcionarios designados deberán expedir los conceptos respectivos con el visto bueno del subdirector de comercio exterior, dentro de los cinco (5) días siguientes a su designación.

Vencido el término para la verificación de la información suministrada y expedición de los conceptos respectivos, el funcionario a quien le correspondió inicialmente por reparto el análisis de la solicitud, deberá proyectar el acto administrativo de declaratoria de existencia o de negación, según el caso, dentro de los tres (3) días siguientes, y entregarlo al jefe del grupo interno de trabajo zonas francas, comercializadoras internacionales y zonas económicas especiales de exportación, quien deberá remitirlo dentro del día siguiente al despacho del subdirector de comercio exterior, para su trámite ante la Dirección de Aduanas.

4.7. Expedición del acto administrativo.

El Director de Aduanas otorgará el visto bueno al proyecto, si lo considera procedente, dentro del día hábil siguiente a su recepción y lo remitirá al despacho de la dirección general para que, dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo, se revise y expida el acto administrativo respectivo.

De no considerar procedente el proyecto de acto administrativo, el despacho del Director de Aduanas lo devolverá a la subdirección de comercio exterior para que se efectúen los ajustes a que haya lugar, dentro de los dos (2) días siguientes al recibo del proyecto. Efectuados los ajustes, la subdirección de comercio exterior remitirá al Director de Aduanas el proyecto para su trámite ante la dirección general.

Una vez suscrito el acto administrativo por parte del Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales, deberá remitirse el mismo día o a más tardar al día siguiente al grupo interno de trabajo de notificaciones y correspondencia de la división de documentación de la subsecretaría de recursos físicos, para que se surta el trámite de notificación de conformidad con lo dispuesto en el artículo 564 del Decreto 2685 de 1999.

5. Diagrama de flujo.

El diagrama correspondiente al procedimiento aquí descrito se ilustra en el anexo 1, el cual hace parte integral de la presente orden administrativa.

6. Formatos.

Los formatos de los actos administrativos que se profieran en desarrollo del procedimiento aquí establecido, serán definidos por la subdirección de comercio exterior, previa revisión por parte de la subsecretaría de planeación o la dependencia que haga sus veces.

7. Vigencia.

La presente orden administrativa rige a partir de la fecha de su publicación.

NOTA: Los anexos que forman parte de la presente orden administrativa pueden ser consultados en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

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