INSTRUCTIVO 5 DE 2008 

(Diciembre 1º)

Ref.: Instrucciones para el cierre contable de la vigencia 2008, el reporte de información a la Contaduría General de la Nación y la apertura del proceso contable del año 2009.

Con el propósito de que las actividades relacionadas con el cierre contable incluyan todos los procedimientos referidos con el debido reconocimiento de los bienes, derechos y obligaciones, ingresos, gastos y costos en el período contable correspondiente al año 2008, que los estados contables reflejen razonablemente los saldos al corte de diciembre, y que se preparen los saldos de inicio del proceso para el año 2009, se deben seguir las siguientes instrucciones:

1. Aspectos a tener en cuenta para el cierre contable del año 2008.

1.1. Plazos y requisitos.

La información con corte a 31 de diciembre de 2008 deberá presentarse según lo establecido en la norma básica de plazos y requisitos, contenida en la Resolución 248 de 2007 modificada por la Resolución 375 de 2007. En todos los casos se tendrá por no presentada la información reportada que no cumpla con los requisitos señalados en dicha norma.

Para el corte 31 de diciembre de 2008, las entidades contables públicas incluidas en el ámbito de aplicación del régimen de contabilidad pública deberán reportar la información financiera, económica, social y ambiental, únicamente a través del sistema consolidador de hacienda e información financiera pública (CHIP), según lo definido en la Resolución 248 de 2007.

1.2. Información a reportar a través del CHIP.

A continuación se relacionan los formularios que deben ser presentados con la información con fecha de corte a 31 de diciembre de 2008 por parte de las entidades que están incluidas en el ámbito de aplicación del régimen de contabilidad pública (RCP), en los términos establecidos en la Resolución 248 de 2007, relacionados con las categorías que son responsabilidad de la Contaduría General de la Nación, así: Información contable pública, notas generales y control interno contable.

1.2.1. Formularios de la categoría información contable pública.

CGN2005_001_SALDOS Y_MOVIMIENTOS

CGN2005_002_OPERACIONES_RECÍPROCAS

CGN2005NE_003_NOTAS DE_CARÁCTER_ESPECÍFICO

Estos formularios se deben presentar, a más tardar, el 16 de febrero de 2009, de acuerdo con lo establecido en la Resolución 375 de 2007.

1.2.2. Formulario de la categoría notas generales.

CGN2005NG_003_NOTAS DE_CARÁCTER_GENERAL

Este formulario se debe presentar a más tardar, el 16 de febrero de 2009, de acuerdo con lo establecido en la Resolución 375 de 2007.

1.2.3. Formulario de la categoría control interno contable.

CGN_2007_CONTROL_INTERNO_CONTABLE

Este formulario se debe presentar, antes del 28 de febrero de 2009 de acuerdo con el Decreto 142 de 2008, expedido por el Gobierno Nacional.

1.3. Actividades administrativas previas al cierre del período contable.

Corresponde a todas las de orden administrativo que deben adelantar integralmente las áreas en donde se realizan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, con el fin de garantizar que la totalidad de la información relacionada sea incorporada en el proceso de cierre contable del año 2008. La información a incorporar corresponde, al cierre de compras, tesorería y presupuesto, recibo a satisfacción de bienes y servicios, reconocimiento de derechos y obligaciones, tomas físicas de bienes, legalización de cajas menores, viáticos y anticipos a contratistas y proveedores, conciliaciones bancarias y verificación de operaciones recíprocas, entre otras, como se señala en los numerales 3.8 y 3.16 de la Resolución 357 de 2008 sobre control interno contable.

1.4. Actividades contables previas para el cierre del período contable.

1.4.1. Análisis, verificaciones y ajustes.

Antes de efectuar el cierre contable deben tenerse en cuenta, entre otros aspectos, los procedimientos que se relacionan con las conciliaciones bancarias, cálculo de provisiones, depreciaciones y amortizaciones, sentencias y conciliaciones, pasivos pensionales y cálculo actuarial, aplicando los procedimientos contenidos en el régimen de contabilidad pública, relacionados con las cuentas del balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental, los límites establecidos para los saldos de las cuentas “otros”, las cuentas de orden y la preparación de las notas a los estados contables.

1.4.2. Conciliación de información entre las áreas de la entidad que generan información contable.

Antes de efectuar el proceso de cierre contable y con el fin de garantizar la consistencia de la información que se administra en las dependencias de la entidad, se deben realizar las conciliaciones de información entre el área contable y las áreas de nómina, almacén, presupuesto, tesorería y las demás, de acuerdo con la estructura interna, que permitan evidenciar la integralidad del proceso contable, como se señala en el numeral 3.8 de la Resolución 357 de 2008.

1.4.3. Consolidación de las prestaciones sociales.

De conformidad con la normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación, antes de realizar el cierre de la vigencia, las entidades deben realizar el proceso de consolidación de las prestaciones sociales que se han venido provisionando a través de pasivos estimados, para reclasificar y reconocer el pasivo real al final del ejercicio.

1.4.4. Cuentas de presupuesto y tesorería.

Las entidades deben tomar las medidas necesarias, tendientes a obtener los saldos definitivos de la ejecución presupuestal del período, para cada uno de los conceptos que conforman las cuentas de presupuesto y tesorería, establecidas en el catálogo general de cuentas, CGC. Esta información sirve de base a la CGN para realizar los procesos de refrendación de la información correspondiente al recaudo de los ingresos tributarios y al cumplimiento de los límites para los gastos de funcionamiento, en cumplimiento de la Ley 715 de 2001, modificada por la Ley 1176 de 2007, y de categorización de los departamentos, distritos y municipios, según lo contemplado en la Ley 617 de 2000, por lo que se requiere reconocer y revelar la totalidad de la información relacionada con la ejecución presupuestal de ingresos y gastos.

Al final de la vigencia debe efectuarse el respectivo cierre de acuerdo con la dinámica contable definida en el RCP. En este sentido, se debe tener en cuenta que los saldos que revelan las cuentas 0930-vigencias futuras aprobadas (CR) y 0935-vigencias futuras pendientes de incorporar al presupuesto (DB) no son objeto de cierre, es decir los saldos de estas cuentas pasan al período siguiente.

La cuenta 0940-vigencias futuras incorporadas al presupuesto (DB), es objeto de cierre al finalizar la vigencia con contrapartida en la cuenta 0930-vigencias futuras aprobadas (CR).

1.4.5. Conciliación de la información relacionada con el reconocimiento de activos entregados para uso permanente sin contraprestación.

Las entidades contables públicas clasificadas como gobierno general deben tener en cuenta que cuando entregan bienes, con las características de propiedades, planta y equipo, a otras entidades contables públicas del gobierno general, para uso permanente y sin contraprestación, el reconocimiento contable corresponde a una incorporación del activo para quien lo recibe, con afectación en el patrimonio, y un retiro de los mismos para quien los entrega, con afectación también en el patrimonio, pero registrando en cuentas de orden para tener un control de los mismos entregados, según lo establecido en el manual de procedimientos del RCP.

En esta transacción se debe tener en cuenta que tanto la entidad que recibe los bienes como la que los entrega, deben establecer una comunicación directa para que se realicen los registros contables que correspondan, para evitar, por un lado, registros que dupliquen la información, o que los activos queden sin revelar en ninguna de las entidades.

Tener en cuenta lo señalado en el párrafo 3 del numeral 2.1 del presente instructivo, en el sentido que los valores registrados en las subcuentas 312531 y 325531-bienes de uso permanente sin contraprestación, no serán objeto de reclasificación al capital fiscal al inicio de la siguiente vigencia.

1.5. Aspectos especiales del proceso contable.

1.5.1. Reconocimiento de pasivos pensionales.

Los fondos de reservas del régimen de prima media con prestación definida y las entidades contables públicas empleadoras que tengan a su cargo pasivo pensional, incluyendo la emisión de bonos pensionales, deben reconocer y revelar el cálculo actuarial de dicho pasivo, según lo indicado en el manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública.

El valor del cálculo actuarial del pasivo pensional debe haberse actualizado durante el período contable y amortizado en la contabilidad de las entidades contables públicas empleadoras y la de los fondos de reservas, según lo indicado en el manual de procedimientos del RCP.

Las entidades territoriales revelarán el último cálculo actuarial suministrado por la dirección de regulación económica de la seguridad social del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en cumplimiento de lo señalado en el artículo 9º de la Ley 549 de 1999, que corresponde a 31 de diciembre de 2007, el cual puede ser consultado en la página web del Fonpet, http://www.minhacienda.gov.co/FONPET_PUBLIC/CONSULTASALDOSPASIVOS?pmenu=N. Una vez suministrado el cálculo correspondiente al 31 de diciembre de 2008 se hará el respectivo ajuste según lo definido en el procedimiento contable.

Las entidades del orden nacional, cuyo cálculo actuarial sea suministrado por la dirección de regulación económica de la seguridad social del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, revelarán el último valor entregado, es decir, el correspondiente al 31 de diciembre de 2007, sin perjuicio de efectuar el ajuste respectivo una vez se conozca el valor del cálculo actuarial con fecha de corte 31 de diciembre de 2008.

La entidad contable pública empleadora debe verificar que el valor amortizado, que corresponde al saldo de la cuenta 2720-provisión para pensiones, sea igual o superior al monto de la amortización, que de acuerdo al número de años transcurridos le corresponda, según el procedimiento respectivo. En caso contrario, debe realizar el ajuste de amortización por la diferencia, según lo indicado en el manual de procedimientos del RCP.

Por su parte, para los fondos de reservas, el saldo de la cuenta 2720-provisión para pensiones debe ser cero al finalizar el período contable teniendo en cuenta que el valor amortizado cubre el pasivo exigible pero sus subcuentas deben revelar el valor del cálculo actuarial de los próximos 10 años, el cual se encuentra pendiente de amortizar. El cálculo actuarial correspondiente al año 11 en adelante deberá revelarse en cuentas de orden.

Tanto la entidad contable pública empleadora como el fondo de reservas deben verificar que el saldo de la cuenta 2721-provisión para bonos pensionales, corresponda al valor amortizado de las liquidaciones provisionales de las cuotas partes de los bonos pensionales, teniendo en cuenta que la amortización se realiza de manera individual atendiendo el plazo de redención de cada bono pensional.

Las entidades territoriales revelarán en la subcuenta 190104-encargos fiduciarios, de la cuenta 1901-reserva financiera actuarial, el valor de los recursos que poseen en el Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales, Fonpet, suministrado por la dirección de regulación económica de la seguridad social del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en cumplimiento de lo señalado en el artículo 9º de la Ley 549 de 1999, el cual puede ser consultado en la página web del Fonpet, http://www.minhacienda.gov.co/FONPET_PUBLIC/CONSULTASALDOSPASIVOS?pmenu=N.

1.5.2. Entidades o fondos en procesos especiales.

Las entidades o fondos en las que se ordenó su fusión, escisión o liquidación deberán preparar la información de acuerdo con lo establecido en el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de las operaciones que surjan como consecuencia de los procesos de liquidación, fusión y escisión contenido en el manual de procedimientos del RCP.

1.5.3. Existencia real de bienes, derechos y obligaciones y documentos soporte idóneos.

Las entidades deberán realizar las acciones administrativas que permitan determinar que los saldos revelados en los estados contables relacionados con los bienes, derechos y obligaciones sean ciertos y cuenten con los documentos soportes idóneos, que garanticen la existencia y exigibilidad de los mismos, de conformidad con lo señalado en los numerales 3.4 y 3.7 de la Resolución 357 de 2008.

1.5.4. Costos de producción.

Las entidades que utilizan sistemas de costos de producción y revelan esta información en las cuentas de la clase 7-costo de producción, deben proceder a su cierre teniendo en cuenta que este se efectúa por la subcuenta “traslado de costos (Cr)”, previo traslado de los costos de producción a los inventarios, o al costo de ventas, tratándose de la producción de bienes o la prestación de servicios, respectivamente.

1.5.5. Estados contables básicos comparativos.

Las entidades contables públicas deben tener en cuenta que cuando presenten los estados contables básicos, a los diferentes usuarios que los requieran, estos deben presentarse en forma comparativa con los del período contable inmediatamente anterior.

1.5.6. Notas a los estados contables básicos.

Las entidades contables públicas deben tener en cuenta la importancia y obligatoriedad de preparar las notas a los estados contables, conforme se señala en el procedimiento contable respectivo que indica:

Las notas a los estados contables básicos son parte integral de estos y forman con ellos un todo indisoluble. Estas notas son de carácter general y específico y tienen como propósito dar a conocer información adicional sobre las cifras presentadas, así como aspectos cualitativos o cuantitativos físicos, que presentan dificultad para su medición monetaria y que han afectado o pueden afectar la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública.

Las entidades al preparar las notas a los estados contables deben tener en cuenta lo señalado en la respectiva norma técnica y la información mínima a revelar que, en forma específica, se exige en cada procedimiento contable expedido.

1.5.7. Actualización de información básica en el CHIP.

Las entidades contables públicas deben mantener actualizada la información relativa a los datos básicos y complementarios, así como la información correspondiente a la composición patrimonial para las entidades que les corresponda diligenciarla, que se encuentran en la página web del CHIP.

1.6. Aspectos relacionados con el reporte de la información a la Contaduría General de la Nación.

1.6.1. Reporte de operaciones recíprocas.

1.6.1.1. Obligatoriedad y consistencia del reporte de operaciones recíprocas. Todas las entidades contables públicas deben reportar los saldos de operaciones recíprocas y garantizar que estos correspondan a transacciones que se hayan realizado de manera directa o indirecta con otras entidades contables públicas, las cuales se relacionan con cuentas del balance general o con las del estado de actividad financiera, económica, social y ambiental.

1.6.1.2. Conciliación de operaciones recíprocas. Todas las entidades contables públicas deben efectuar permanentemente procesos de conciliación de los saldos de operaciones recíprocas entre sí, incluyendo los cortes trimestrales intermedios.

Las entidades contables públicas que tengan saldos por transacciones con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público deben revisar el extracto de operaciones recíprocas que publica este ministerio en su página web en el link http://www.minhacienda.gov.co/MinHacienda/elministerio/quienessomos/contabilidadmin/contabconsolidada, y adelantar los procesos de conciliación en forma conjunta, retroalimentarse y efectuar los ajustes que de ellas se deriven. Esta actividad deberá realizarse de manera permanente, es decir no solamente en los cortes de cierre de período, sino también en los cortes trimestrales intermedios.

Se les recuerda a las entidades contables públicas que hayan entregado recursos públicos al Fonade bajo la modalidad de contratos o convenios de gerencia integral de proyectos, que independientemente de la forma en que giran los recursos, es decir, giros parciales o totales, deben reconocerse y revelarse en la subcuenta 142402-en administración, y recíprocamente el Fonade, previa homologación, revelará y reportará en la subcuenta 245301-en administración. Con la ejecución de estos recursos, y de acuerdo al tipo de proyecto, se debe suministrar, con la debida oportunidad, la información que sea necesaria para que la entidad que entregó los recursos, realice el reconocimiento contable de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que correspondan.

Así mismo, se indica que las entidades pueden habilitar auxiliares, a partir del séptimo dígito, de la subcuenta 142402-en administración, con la denominación de gerencia integral de proyectos para efectos de obtener información específica de cada convenio o contrato.

Las operaciones recíprocas entre Fonade y la entidad que entrega los recursos corresponderán a los saldos subsistentes en las subcuentas respectivas y referenciadas, después de registradas las legalizaciones correspondientes.

1.6.1.3. Consulta del instrumento de apoyo para el reporte de operaciones recíprocas. Para realizar el análisis, conciliación y reporte de las operaciones recíprocas, las entidades contables públicas pueden consultar las “reglas de eliminación” (sustituto de la tabla o matriz de correlaciones) que se encuentran publicadas en la página web de la Contaduría General de la Nación en el link http://www.contaduria.gov.co/Otros_Documentos.htm.

1.6.1.4. Reporte de operaciones a través de encargos fiduciarios. En los casos en que se realicen transacciones a través de encargos fiduciarios el reporte de las operaciones recíprocas debe hacerse entre el fideicomitente y el tercero (entidad pública) con el que se tenga el derecho o la obligación y viceversa, y no entre estos y la sociedad fiduciaria. Para estos efectos, las entidades deberán acopiar la información pertinente y adoptar las medidas necesarias conducentes a garantizar la adecuada identificación de las entidades recíprocas intervinientes y el control del flujo de los recursos.

1.6.1.5. Operaciones con fondos de reservas pensionales. Las transacciones u operaciones con los fondos de reservas pensionales manejados por entidades públicas administradoras del régimen de prima media con prestación definida no constituyen operaciones recíprocas a reportar, por cuanto no son recursos de la Nación ni de las entidades que los administran.

1.6.1.6. Operaciones con TES y similares adquiridos con fondos de reservas pensionales. En el formulario CGN2005.002-Saldos de operaciones recíprocas del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y de los fondos de reserva pensionales administrados por entidades contables públicas del régimen de prima media con prestación definida, no deben incorporarse los saldos por las transacciones relacionadas con la compra/venta de títulos de tesorería, TES, u otros instrumentos de operaciones de crédito público emitidos por la Nación.

1.6.1.7. Cuota de fiscalización y auditaje. Para el reconocimiento de la cuota de fiscalización y auditaje en las entidades del nivel nacional, debe reportarse como entidad recíproca a la Contraloría General de la República con código institucional 010200000, utilizando las subcuentas 512002 ó 522002-cuota de fiscalización y auditaje, y 244014-cuota de fiscalización y auditaje, según corresponda. De la misma manera reportarán las subcuentas 472203-cuota de fiscalización y auditaje, utilizada para el cruce de cuentas.

Por su parte, la Contraloría General de la República reportará las subcuentas utilizadas en esta operación 140161-cuota de fiscalización y auditaje, 411062-cuota de fiscalización y auditaje, y 572203-cuota de fiscalización y auditaje, según corresponda, como se indica en el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de las operaciones interinstitucionales.

1.6.1.8. Impuestos nacionales. Para el reconocimiento de los impuestos nacionales que no hayan sido cedidos a los departamentos, debe reportarse como entidad recíproca a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - Recaudadora, con el código institucional 910300000. En el caso de los impuestos nacionales cedidos debe reportarse con la respectiva entidad beneficiaria.

1.6.1.9. Recursos del sistema general de participaciones, SGP. Para el reconocimiento y recaudo de los recursos del sistema general de participaciones, SGP, debe reportarse como entidad recíproca a los ministerios de Hacienda y Crédito Público, Educación Nacional, Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial y Protección Social, según corresponda a participaciones para propósito general, educación, agua potable y saneamiento básico y para salud, respectivamente.

Toda operación recíproca que se realice con la dirección general de crédito público y del tesoro nacional, DGCPTN, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se debe reportar con el código que identifica al Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Las entidades que por mandato legal trasfieran o reciban recursos del sistema general de participaciones, deberán reconocer, la última doceava, en cumplimiento del principio de causación o devengo.

1.6.1.10. Operaciones recíprocas con entidades liquidadas. El reporte de las operaciones recíprocas que se efectuaron con una entidad liquidada durante el período, debe ajustarse a los siguientes lineamientos:

1. Los saldos de cuentas del balance que subsistan de los valores trasladados, deberán reportarse entre la(s) entidad(es) que asume(n) los derechos y obligaciones, y la entidad que originalmente registró la operación recíproca con la liquidada, según corresponda a cada tipo de operación. Igual deberá procederse con los derechos y obligaciones que se causen con posterioridad a la liquidación.

2. En lo relativo a las cuentas del estado de actividad financiera, económica, social y ambiental, las entidades que tuvieron operaciones recíprocas con una entidad liquidada durante el período no deben reportar los saldos causados con estas. Los valores por estos conceptos, causados con posterioridad a la liquidación deberán reportarse con la(s) entidad(es) que haya(n) asumido las actividades de la entidad liquidada.

1.6.1.11. Operaciones recíprocas consigo misma. Solamente es viable el reporte de operaciones recíprocas consigo misma para una entidad contable pública, cuando se realicen transacciones o situaciones en las cuales esta genera simultáneamente el ingreso y el gasto o costo, o el derecho y la obligación en cabeza de la misma entidad, como por ejemplo en los servicios públicos, aportes parafiscales, etc.

En estos casos, es requisito indispensable que la misma entidad reporte los dos conceptos recíprocos, conciliados al 100%, es decir que el mismo valor del ingreso debe ser el correspondiente al gasto o costo, y cuando sea del caso, el valor del derecho debe ser igual al valor de la obligación.

En los casos de agregación de unidades o entidades, por parte de una entidad contable pública agregadora, deben efectuarse las conciliaciones y eliminaciones de las transacciones entre todas las unidades o entidades que conforman el agregado, antes de efectuar el reporte a la Contaduría General de la Nación. En consecuencia, en estos casos no deben subsistir operaciones recíprocas consigo misma.

1.6.1.12. Traslado de bienes entre entidades contables públicas. En los traslados de propiedades, planta y equipo entre entidades públicas no hay lugar al reporte de operación recíproca por ninguna de las entidades que intervienen en la transacción.

1.6.2. Reporte de movimientos y saldo final en las cuentas de cierre y resultados del ejercicio.

Con el fin de hacer claridad sobre la forma de reportar los movimientos y saldo final en las cuentas de cierre y de resultados del ejercicio se presentan las situaciones que se deben observar, para que el proceso de validación no genere inconsistencia:

1.6.2.1. Reporte de saldos en las cuentas 5905-cierre de ingresos, gastos y costos. El saldo inicial del período debe ser igual a cero. El movimiento corresponde a la diferencia (utilidad o pérdida) calculada por la entidad, el cual resulta de comparar el valor de los ingresos menos el valor de los gastos y costos del período contable (enero - diciembre). Esto significa que si los ingresos son mayores a los gastos y costos, la diferencia se reporta en la columna débito del movimiento de esta cuenta. Si los gastos y costos son mayores a los ingresos, la diferencia se reporta en el movimiento crédito. El saldo final corresponde a la suma algebraica del movimiento débito o crédito.

No obstante, las entidades contables públicas realizarán el cierre contable en la contabilidad siguiendo las dinámicas de esta cuenta establecida en el manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública.

1.6.2.2. Reporte de movimientos y saldo final en las cuentas 3110 y 3230-resultado del ejercicio, 3111 y 3233-resultado del ejercicio de entidades en proceso de liquidación. El saldo inicial del período debe ser igual a cero. El movimiento corresponde a la diferencia (utilidad o pérdida) calculada por la entidad, el cual resulta de comparar el valor de los ingresos menos el valor de los gastos y costos del período contable (enero - diciembre). Esto significa que si los ingresos son mayores a los gastos y costos, la diferencia se reporta en la columna crédito del movimiento de esta cuenta. Si los gastos y costos son mayores a los ingresos, la diferencia se reporta en la columna débito del movimiento de esta cuenta. El saldo final corresponde a la suma algebraica del movimiento débito o crédito.

Es necesario precisar que la entidad contable pública no debe registrar ni revelar, en un mismo período contable, excedente y déficit del ejercicio.

No obstante, las entidades contables públicas realizarán el cierre contable en la contabilidad siguiendo las dinámicas de estas cuentas establecidas en el manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública.

2. Aspectos previos para la iniciación del proceso contable del año 2009.

2.1. Reclasificación de saldos.

Al inicio del período contable del año 2009 las entidades contables públicas deben reclasificar:

1. Los saldos de la subcuenta 311001-excedente del ejercicio o 311002-déficit del ejercicio de la cuenta 3110-resultado del ejercicio, a la cuenta 3105-capital fiscal en la subcuenta que corresponda, para las entidades del sector central. Igualmente, deben reclasificar el saldo o el excedente de las subcuentas 323001-utilidad o excedente del ejercicio o 323002-pérdida o déficit del ejercicio de la cuenta 3230-resultados del ejercicio, a la cuenta 3208-capital fiscal, para las entidades del sector descentralizado.

2. Los saldos de la subcuenta 311101-excedente del ejercicio o 311102-déficit del ejercicio de la cuenta 3111-resultado del ejercicio en entidades en proceso de liquidación a la cuenta 3140-patrimonio de entidades en procesos especiales, para las entidades que se encuentran en esta condición. Igualmente, deben reclasificar el saldo o el excedente de las subcuentas 323301-utilidad o excedente del ejercicio o 323302-pérdida o déficit del ejercicio de la cuenta 3233-resultado del ejercicio de entidades en proceso de liquidación, a la cuenta 3260-patrimonio de entidades en procesos especiales.

3. El saldo de las cuentas 3125-patrimonio público incorporado y 3255-patrimonio institucional incorporado, a la cuenta 3105 ó 3208-capital fiscal, según corresponda. Excepto los valores de las subcuentas 312530-bienes pendientes de legalizar, 312531-bienes de uso permanente sin contraprestación, 325530-bienes pendientes de legalizar y 325531-bienes de uso permanente sin contraprestación, en cumplimiento de las dinámicas de las respectivas cuentas.

4. El saldo de las cuentas 3128-provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones y 3270-provisiones, depreciaciones y amortizaciones a las cuentas 3105 ó 3208-capital fiscal, según corresponda.

2.2. Registro inicial del presupuesto aprobado para la vigencia 2009.

Las entidades contables públicas a las cuales corresponda utilizar las cuentas de presupuesto y tesorería deben garantizar que dentro del proceso contable que se inicia para el año 2009, deben registrar el respectivo presupuesto de ingresos y gastos aprobados para la vigencia. De la misma manera, deben registrar los valores que correspondan a las cuentas de reservas y cuentas por pagar de la vigencia anterior que se van a ejecutar en esta vigencia, cuando les aplique, y efectuar los ajustes a los saldos de las cuentas de vigencias futuras a que haya lugar.

Al inicio del período se afecta la cuenta 0940-vigencias futuras incorporadas al presupuesto (DB) con el valor de los compromisos que fueron incorporados al presupuesto de la vigencia y que estaban respaldados en vigencias futuras, con crédito a la cuenta 0935-vigencias futuras pendientes de incorporar al presupuesto (DB).

3. Procedimiento en las entidades que se encuentran en el ámbito del sistema integrado de información financiera - SIIF Nación para el cierre del período contable 2008.

Las entidades que se encuentran en el ámbito de aplicación del sistema integrado de información financiera, SIIF Nación, además de las actividades señaladas en los puntos anteriores del presente instructivo, deben tener en cuenta las siguientes precisiones:

Con base en los registros, comprobantes y lotes contables generados en el SIIF Nación, la entidad hará un análisis de las operaciones para garantizar la calidad de la información, ya que será la única fuente válida de reporte a la CGN, según lo establece el artículo 6º del Decreto 2789 de 2004; independientemente que la entidad adelante procesos de agregación y eliminación de las operaciones al interior de sus unidades, para efectos de generar el reporte a la CGN, los cuales no generan registros contables en ninguna de las unidades que intervienen.

3.1. Actividades mínimas a realizar para el cierre del período contable 2008.

Para el proceso de cierre de la información del año 2008 las entidades que pertenecen al SIIF deben tener en cuenta las siguientes actividades a realizar: incorporación de la información de las asignaciones internas fuera de línea - AIFL, reclasificación de ingresos, causación de cuentas por pagar, confirmación de deducciones, bienes y servicios registrados en almacén, cancelación de pasivos en forma manual, legalización de las operaciones auxiliares y de tesorería - OAT, reintegros, registro de las cuentas de presupuesto y tesorería en la clase cero (0), excedentes financieros, incorporación de asientos manuales periódicos, análisis, conciliación y reporte de operaciones recíprocas.

Así mismo, tener en cuenta: las condiciones para el proceso de cierre anual provisional y definitivo, fechas de cierre y reporte de información, análisis, conciliación y reporte de operaciones recíprocas, sistemas de información complementarios y reporte a la CGN, proceso de inicio del período contable previa autorización de la CGN y la apertura de cierre definitivo en SIIF Nación.

3.1.1. Incorporación de la información de las asignaciones internas fuera de línea - AIFL.

Para el registro en el SIIF Nación de la ejecución presupuestal de asignaciones internas fuera de línea de las entidades en línea, el artículo 27 del Decreto 2789 de 2004 establece que: “Cuando una unidad ejecutora que esté en línea con el SIIF Nación detalle las apropiaciones de los rubros de gasto por medio de asignaciones internas, que no estén conectadas en línea con el sistema, adicionales al anexo del decreto de liquidación, el servidor público encargado de ejecutar esa asignación deberá enviar la información presupuestal y contable a la unidad ejecutora para que ella la registre en el sistema a más tardar el quinto día hábil del mes siguiente al que se reporta”.

En consecuencia, las unidades ejecutoras deberán asegurarse de incorporar todos los movimientos contables de las asignaciones internas fuera de línea (AIFL). En este sentido, deberán adoptar los procedimientos administrativos que le permitan garantizar el cumplimiento de la característica de universalidad de la información contable pública, según la cual “La información contable pública es universal, si incluye la totalidad de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales de la entidad contable pública (...)”.

3.1.2. Reconocimiento de ingresos de la Nación.

Las entidades del sector descentralizado nacional que generen ingresos correspondientes al presupuesto nacional deberán realizar el traslado de los recursos a las cuentas de la dirección general de crédito público y del tesoro nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y en ningún caso podrán reconocerlos como ingresos propios.

Los organismos de la administración central nacional a los cuales están adscritas o vinculadas las entidades del sector descentralizado, deberán reconocer y reclasificar, a través del sistema integrado de información financiera, SIIF, el ingreso que generen, utilizando para esto el rubro-concepto respectivo.

3.1.3. Recaudos en la dirección general de crédito público y tesoro nacional, DGCPTN, y reclasificación en la entidad contable pública.

Cada una de las unidades ejecutoras debe reconocer los recaudos que están pendientes de clasificar, con situación de fondos (CSF) o sin situación de fondos (SSF). Lo anterior, permite que las subcuentas 472080 y 572080, no presenten diferencias en el cálculo de las operaciones recíprocas en el proceso de consolidación.

Con relación al tema de la clasificación de los recaudos, es importante observar lo definido en la Resolución 557 de 2008, la cual modifica el numeral 10 del procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de las operaciones interinstitucionales, del manual de procedimientos contables, así:

“Los recursos recaudados en las cuentas bancarias de la DGCPTN se registran debitando las subcuentas que correspondan, de la cuenta 1106-cuenta única nacional y acreditando la subcuenta 472080-recaudos, de la cuenta 4720-operaciones de enlace.

Por su parte, la entidad contable pública debita la subcuenta 572080-recaudos, de la cuenta 5720-operaciones de enlace y acredita las subcuentas y cuentas, de los grupos 13-rentas por cobrar o 14-deudores, según corresponda.

Los recaudos que al final del período contable no hayan sido reclasificados se reconocen, en la entidad contable pública que tiene registrado el derecho, debitando la subcuenta 572080-recaudos, de la cuenta 5720-operaciones de enlace y acreditando la subcuenta 290580-recaudos por clasificar, de la cuenta 2905-recaudos a favor de terceros. Este pasivo permanecerá hasta cuando la entidad reconozca la disminución de los derechos causados.

Los recaudos que al final del período contable hayan sido cargados a una entidad contable pública y que no correspondan a derechos de esta, deben reclasificarse temporalmente en la DGCPTN debitando la subcuenta 472080-recaudos de la cuenta 4720-operaciones de enlace y acreditando la subcuenta 290580-Recaudos por clasificar de la cuenta 2905-recaudos a favor de terceros.

Al inicio del siguiente período contable, la DGCPTN debita la subcuenta 290580-recaudos por clasificar de la cuenta 2905-recaudos a favor de terceros y acredita la subcuenta 472080-recaudos de la cuenta 4720-operaciones de enlace, cargando los recaudos a la entidad contable pública que tenga registrado el derecho”.

Se debe entender que aunque la norma se refiere a la utilización general de este concepto (572080-recaudos) en las entidades contables públicas para lo relacionado con derechos por cobrar, la misma se utiliza en otras situaciones relacionadas con inversiones o pasivos, en las cuales las cuentas a acreditar pueden corresponder a 1110-depósitos en instituciones financieras, 1112-administración de liquidez, 1115-fondos vendidos con compromiso de reventa o, las subcuentas de los grupos 12-inversiones e instrumentos derivados, 22-operaciones de crédito público y financiamiento con banca central, 23-operaciones de financiamiento e instrumentos derivados, 24-cuentas por pagar y 29-otros pasivos, según pertenezca al tipo de recaudo y entidad.

3.1.4. Causación de las cuentas por pagar (transacción obligación).

Aunque no se tenga PAC disponible en la presente vigencia, el SIIF permite incorporar los compromisos y obligaciones por los bienes y servicios efectivamente recibidos en el año 2007, soportados en documentos y de acuerdo con la distribución del PAC de rezago vigencia 2008, conforme lo establece el artículo 24 del Decreto 2789 de 2004: “Las unidades ejecutoras registrarán en la misma fecha de la operación, el valor total de la obligación y de las deducciones con fines presupuestales y contables, independientemente de que su pago deba realizarse en cuotas parciales ante la insuficiencia de PAC mensual, con el fin de garantizar el cumplimiento de la norma general de causación o devengo definida por la Contaduría General de la Nación”.

Las entidades que por mandato legal trasfieran recursos del sistema general de participaciones, deberán reconocer, mediante asiento en forma manual, la última doceava, en cumplimiento del principio de causación o devengo.

3.1.5. Confirmación de deducciones (transacción confirmación de deducciones).

Las deducciones asociadas a las obligaciones presupuestales generadas en el sistema hasta el 31 de diciembre, deben confirmarse para que sean registradas las cuentas por pagar en el concepto de pasivo que corresponda.

3.1.6. Bienes y servicios registrados en almacén - entidades SIIF.

El código 240101002-bienes y servicios registrados en almacén, no debe presentar valor, por cuanto registra en forma transitoria, por parte de las entidades que conforman el sistema, la entrada a almacén de los bienes y servicios adquiridos, los cuales son reclasificados en la etapa de la obligación a los códigos 240101001-bienes y servicios, 240102001-bienes y servicios o 242551-comisiones, 242552-honorarios y 242553-servicios, según corresponda.

3.1.7. Cancelación de pasivos en forma manual.

Corresponde a las entidades garantizar la consistencia de los beneficiarios y valores en la cancelación de los pasivos automáticos y manuales, procedimiento que se debe realizar periódicamente, evitando de esta manera acumular su registro en el proceso de ajustes dentro de los comprobantes del penúltimo día hábil del mes.

3.1.8. Legalización de las operaciones auxiliares y de tesorería - OAT de provisión de fondos, cajas menores y las relacionadas con pagos líquido cero (0).

Antes del cierre de la vigencia deberá efectuarse, la legalización total de las OAT por los conceptos de provisión de fondos, cajas menores y las relacionadas con pagos líquido cero (0).

El “estado pagado” de las órdenes de pago presupuestales y de las órdenes de pago OAT de valor líquido cero, se realiza por el módulo de CUN, con el perfil pagador, antes de terminar la vigencia 2008.

3.1.9. Reintegros.

Las partidas relacionadas con el concepto de reintegros deben ser aplicadas en el sistema. Para que el efecto del reintegro se revele en el período 2008, los recursos deben consignarse en cuentas de la dirección general de crédito público y del tesoro nacional en el año 2008 y clasificarse, cuando los módulos de egresos e ingresos se encuentren en período de transición, o antes de iniciarse el mencionado período.

Cuando se trate de reintegros que correspondan a conceptos de nómina, deben seguirse los procedimientos relacionados con el tratamiento contable para nómina y reintegro de rubros de servicios personales.

3.1.10. Registro en las cuentas de presupuesto y tesorería, de la clase cero (0).

Los comprobantes de la ejecución del presupuesto de ingresos y gastos, deben ser incorporados a través de archivo plano o por registros manuales, en las cuentas correspondientes habilitadas en el sistema.

Al final de la vigencia debe efectuarse el cierre de las cuentas de presupuesto y tesorería, de acuerdo con la dinámica contable de cada una de ellas, definida en el catálogo general de cuentas del régimen de contabilidad pública, y teniendo en cuenta lo establecido en la parte general de este instructivo. Dicho proceso se debe adelantar antes del cierre definitivo del módulo de contabilidad.

No obstante, las entidades deben tomar las medidas necesarias tendientes a obtener los valores definitivos de la ejecución presupuestal y de tesorería, acumulada por cada una de las cuentas establecidas en el régimen de contabilidad pública, de tal manera que les permita conformar el reporte del formulario CGN2005_001_Saldos y movimientos, en lo que se refiere a las cuentas de presupuesto y tesorería.

3.1.11. Excedentes financieros.

Se recuerda a las entidades cuyos entes adscritos generen excedentes financieros, la obligación que tienen de efectuar los correspondientes reconocimientos y reclasificaciones a través del rubro-concepto que corresponda.

3.1.12. Incorporación de asientos manuales periódicos.

Las entidades deberán incluir, mediante asientos manuales, los registros contables correspondientes a las depreciaciones, provisiones, amortizaciones, valorizaciones, reclasificaciones y ajustes.

3.1.13. Condiciones para el proceso de cierre anual provisional y definitivo.

3.1.13.1. Saldo cero en la cuenta 5905-cierre de ingresos, gastos y costos. Para que se pueda llevar a cabo el cierre provisional y definitivo del año 2008, la cuenta 5905-cierre de ingresos, gastos y costos debe tener saldo cero. Lo anterior, teniendo en cuenta que el sistema cancela las cuentas de actividad financiera, económica, social y ambiental, utilizando como contrapartida las subcuentas que conforman esta cuenta.

Este proceso genera un lote automático (provisional o definitivo, según el tipo de cierre), utilizando las cuentas de patrimonio que correspondan del grupo 31-hacienda pública o 32-patrimonio institucional.

3.1.13.2. Saldo en cero de las cuentas (311000, 323000) Resultado del ejercicio. Para llevar a cabo el proceso de cierre, es preciso que las entidades hayan realizado previamente el traslado del saldo de la subcuenta 311001-excedente del ejercicio o 311002-déficit del ejercicio, a la cuenta 3105-capital fiscal. Así como, de la 323001-utilidad o excedente del ejercicio o 323002-pérdida o déficit del ejercicio a la cuenta 3208-capital fiscal.

De no ser así, el reporte balance de prueba arrojará una diferencia entre débitos y créditos equivalentes a los valores no trasladados.

Es necesario reiterar que la entidad contable pública no debe registrar, en un mismo período contable, excedente y déficit del ejercicio.

3.1.13.3. Fechas de cierre y reporte de información. Las fechas de cierre de los módulos del SIIF fueron definidas de acuerdo con lo establecido en el artículo 30 del Decreto 2789 de 2004, y comunicadas por el administrador del SIIF Nación, mediante Circular 38 de noviembre 24 de 2008. Así como las que se establezcan para las entidades que tengan que adelantar procesos especiales para el registro de información tales como DIAN - Recaudadora y Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

3.1.13.4. Período de transición. Durante este período el sistema queda abierto con fecha del último día hábil de diciembre, con el fin de que las entidades efectúen los registros correspondientes a la vigencia 2008 (presupuestales de egresos e ingresos con sus efectos contables).

Una vez se hayan cerrado los módulos de egresos e ingresos, el período de transición contable continúa para que las entidades puedan realizar los registros contables que consideren necesarios, para lo cual deberán utilizar los lotes habilitados, no finalizados en el último día hábil del mes (dic. 31) y entrar al sistema por la vigencia 2008.

El período de transición también permite efectuar registros contables para la vigencia 2009, ingresando al aplicativo por el año 2009.

Una vez cerrado el módulo contable, no se podrán incorporar más registros para la vigencia 2008. Con este proceso concluye el período de transición, de conformidad con el numeral 2º de la Circular 38 emitida por el administrador SIIF Nación.

3.1.14. Cierre provisional y definitivo anual para el año 2008 y cierres diarios definitivos 2008.

3.1.14.1. Cierre provisional anual —último día contable anual—. En enero de 2009 se realizarán diariamente cierres provisionales contables que contendrán la información de diciembre 31 de 2008, acumulando las cifras como todos los cierres mensuales, es decir, sin realizar los registros contables automáticos de constitución de reservas y cancelación de las cuentas de resultado.

Este proceso permite generar información a nivel de cuenta, subcuenta o auxiliar, con las operaciones efectuadas por las unidades ejecutoras y/o asignaciones internas, incluyendo hasta la última transacción que se haya registrado.

3.1.14.2. Ejecución del proceso de cierre contable anual de la entidad. El cierre contable puede ser provisional o definitivo y consiste en debitar las cuentas de ingresos y acreditar las cuentas de gastos y costos, utilizando como contrapartida la cuenta 5905-cierre de ingresos, gastos y costos, transfiriendo el saldo neto a la cuenta patrimonial “Resultado del ejercicio”.

Así mismo, con base en las cadenas presupuestales de egresos que quedaron comprometidas y no obligadas —rezago presupuestal— el aplicativo genera el registro automático en cuentas de orden por estos valores.

Debe tenerse en cuenta que este proceso se realizará una vez efectuado el proceso de cierre definitivo de los demás módulos del sistema. En consecuencia, una vez efectuado el proceso de cierre contable definitivo, el sistema no da la opción de incorporar más ajustes del año 2008.

Una vez la entidad tenga la seguridad de haber incorporado la totalidad de la información financiera de la vigencia, incluyendo la correspondiente a las asignaciones internas fuera de línea (AIFL), cada unidad ejecutora deberá solicitar a la CGN el envío del proceso de cierre anual definitivo, mediante comunicación dirigida a la subcontaduría de centralización de la información, firmada por el contador y el jefe del área financiera.

3.1.14.3. Cierres diarios definitivos para el período 2008. Para la vigencia 2008 el sistema no realizará cierres diarios definitivos durante el período de transición. Por lo tanto, es importante recordar que el análisis de las operaciones y ajustes se hará en forma simultánea a las transacciones del año 2008 y 2009, según se vayan realizando.

3.1.15. Reporte de operaciones recíprocas.

En la actualidad el SIIF no cuenta con una funcionalidad que genere el formulario CGN2005_002_Operaciones recíprocas; en consecuencia, para la vigencia 2008 las entidades deberán derivar este reporte de sus sistemas complementarios.

3.1.16. Sistemas de información complementarios y reporte a la CGN.

Los sistemas complementarios para la información contable, tales como nómina, rentas por cobrar, almacén, inventarios, operaciones de crédito público, agregación y consolidación de las unidades ejecutoras, entre otros, deberán permanecer hasta tanto se hayan implementado en el SIIF los procesos necesarios para efectos del control y registro adecuado del total de las transacciones.

También se consideran sistemas complementarios los que permiten a la entidad que a partir de la información generada en SIIF Nación, se agregue la de las diferentes unidades que conforman un ente contable público y se eliminen las operaciones entre las diferentes unidades, con el fin de generar el reporte de información a la CGN como un único ente.

Lo anterior, significa que para efectos de reporte a la CGN, no se deben utilizar los sistemas paralelos, porque las entidades deben reportar con base en la información generada por el aplicativo SIIF Nación, que es la única fuente de información, de conformidad con los artículos 4º y 6º del Decreto 2789 de 2004.

En consecuencia, no deben existir diferencias entre la información reportada en el formulario CGN2005_001_Saldos_y_movimientos a la CGN y el balance de prueba generado por el SIIF Nación, excepto en lo relativo a procesos de agregación y/o consolidación, al interior de una entidad.

3.1.17. Apertura de cierres definitivos en SIIF Nación.

Cuando en cumplimiento del principio de contabilidad pública “Hechos posteriores al cierre”, se requiera “levantar” en el sistema la marca de cierre definitivo, el representante legal de la entidad pública debe enviar comunicación dirigida al Contador General de la Nación sustentando dicha solicitud y con la descripción de la operación o ajuste que se vaya a incorporar o eliminar copia de la misma comunicación debe ser enviada a la Contraloría General de la República, a la delegada que corresponda.

Es de anotar que esta transacción no se podrá llevar a cabo si el inicio de período contable ya se realizó en el SIIF Nación.

N. del D.: El presente instructivo va dirigido a representantes legales, jefes de áreas financieras, jefes de control interno, jefes de contabilidad y contadores de los entes públicos del nivel nacional y territorial.

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