RESOLUCIÓN 816 DE 2008 

(Diciembre 2)

“Por la cual se establece el Código de Ética y Buen Gobierno del Instituto Geográfico Agustín Codazzi”.

El Director General del Instituto Geográfico “Agustín Codazzi”,

en uso de sus facultades legales, en especial de las conferidas por los decretos 2113 de 1992 y 208 de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que la ética en las entidades del Estado es un imperativo y un mandato constitucional para los servidores públicos, en consecuencia están obligados a cumplir estrictamente los principios y valores del orden constitucional y a servirse de ellos como guía rectora de su conducta;

Que mediante Directiva Presidencial 10 de 2002, el gobierno se comprometió a promover un espíritu ético como base del comportamiento para la toma de decisiones en la administración pública;

Que el instituto definió el 13 de agosto de 2002 su código ético mediante la participación activa de todos los funcionarios a nivel institucional;

Que la Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, en su capítulo cuarto se refiere al sistema de desarrollo administrativo de las entidades del Estado;

Que el Decreto 3622 de 2005 adopta las políticas de desarrollo administrativo y reglamenta el capítulo cuarto de la Ley 489 de 1998;

Que el Decreto 1599 de 2005, en su artículo 1º establece la obligación de adoptar el modelo estándar de control interno, MECI, para todas las entidades del Estado;

Que mediante Resolución 45 del 24 de enero de 2006 el IGAC adoptó el modelo estándar de control interno, MECI, 1000:2005 y en su artículo 8º entre otros, la adopción de los elementos del componente de ambiente de control acuerdos, compromisos y protocolos éticos y estilo de dirección;

Que en virtud de tales normativas se hace imperativo que las entidades del Estado adopten un Código de Buen Gobierno y un Código de Ética y Valores, como recursos para generar prácticas que incrementen y fortalezcan la gobernabilidad, contribuyendo adicionalmente en la construcción de cultura democrática, desempeñando la función administrativa del Estado con integridad, eficiencia y transparencia,

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar el Código de Ética y Buen Gobierno, como instrumento que permita generar credibilidad interna y externa, al definir reglas claras y explícitas que los directivos y demás servidores públicos se comprometen a cumplir en el ejercicio de sus funciones y que además facilitan el alineamiento del equipo directivo en un mismo estilo de dirección, y por lo tanto, genera una cultura corporativa.

Código de Ética y Buen Gobierno

El Código de Ética y Buen Gobierno tiene como objetivo facilitar al equipo directivo del IGAC el cumplimiento de los fines constitucionales, de la misión del Instituto y la búsqueda para el logro y la consolidación de la visión, mediante la fijación de políticas y compromisos éticos que permiten definir un estilo de dirección unificado.

Se busca con este código asegurar un comportamiento ético organizacional integral, que permita mejorar el funcionamiento de la entidad interna y externamente, en la búsqueda de eficiencia, integridad y transparencia e incrementar la confianza de la ciudadanía en la gestión de la entidad.

El glosario que figura en el anexo de la presente resolución, permite unificar conceptos que se desarrollan a lo largo del documento.

1. Orientación estratégica del instituto.

1.1. Identificación y naturaleza.

El IGAC es un establecimiento público del orden nacional, que tiene como objetivo cumplir el mandato constitucional referente a la elaboración y actualización del mapa oficial de la República de Colombia; desarrollar las políticas y ejecutar los planes del Gobierno Nacional en materia de cartografía, agrología, catastro y geografía, mediante la producción, análisis y divulgación de información catastral y ambiental georreferenciada, con el fin de apoyar los procesos de planificación y ordenamiento territorial, además de formar profesionales en tecnologías de información geográfica y coordinar la infraestructura colombiana de datos espaciales, ICDE.

Fue creado por el Decreto 1440 de 1935, 153 de 1940 y regido actualmente por los decretos 2113 de 1992 y 208 del 2004.

Para cumplir sus funciones, el instituto cuenta con una infraestructura técnica y administrativa distribuida en su sede central y 22 direcciones territoriales.

1.2. Compromiso con los objetivos, la misión y la visión del instituto.

El Director General del IGAC y su equipo directivo se comprometen a orientar todas sus actuaciones en el ejercicio de la función pública hacia el logro de los objetivos y el cumplimiento de la misión y la visión del instituto.

1.3. Estílo de dirección.

El estilo de dirección que prevalece en el IGAC es participativo, se caracteriza por estar orientado al servicio público y hacia una administración eficiente; ser transparente en la gestión y en la capacidad de rendir cuentas; estar comprometido con el control y el cumplimiento de los principios y valores institucionales; promover políticas orientadas hacia la austeridad en el manejo de los recursos públicos; cumplir las políticas definidas en el presente código; confiar en las capacidades de sus servidores públicos y apoyar el desarrollo de sus competencias; promover el trabajo en equipo a través de los grupos de mejoramiento; promover un ambiente agradable de trabajo e incentivar el trato amable entre las personas.

2. El Código de Ética y Valores.

El Código de Ética y Valores es una guía para actuar de manera recta, según la moral y las buenas costumbres y lograr ser siempre los mejores. Todas las personas que cumplen o le son delegadas funciones públicas en el IGAC, sin perjuicio de las normas consagradas en el ámbito jurídico, asumirán y cumplirán de manera consciente y comprometida los principios y valores que se fijan a continuación, así como las directrices éticas registradas a lo largo del Código de Ética y Buen Gobierno:

2.1. Principios éticos.

El Instituto Geográfico “Agustín Codazzi” es una entidad al servicio del país, reconocida nacional e internacionalmente por su transparencia, profesionalismo, tradición, calidad y prestigio, con un capital humano que ejerce y promueve los siguientes principios:

• Los servidores públicos del IGAC desempeñan sus funciones con rectitud y dignidad.

• En el IGAC el interés general prevalece sobre el interés particular. Sus funciones son desempeñadas siempre en procura del beneficio del país y de los colombianos.

• Los servidores públicos del IGAC tienen siempre presente que los bienes públicos son sagrados e inviolables y por tal razón aseguran su conservación y uso adecuado.

• Para los servidores públicos del IGAC es claro que su función primordial es servir a los colombianos; por tanto enfocan el desarrollo de sus actividades en cumplir la principal finalidad del Estado, que es contribuir al mejoramiento de las condiciones de vida de toda la población.

• Los ciudadanos tienen derecho a conocer la gestión desarrollada en el instituto.

2.2. Valores institucionales.

• Honestidad

Actuaré siempre con transparencia. No necesito que me observen para obrar bien.

• Compromiso

Realizaré mis deberes con dedicación siendo parte de lo que hago, así lograré mejorar cada día.

• Responsabilidad

Me esforzaré siempre en hacer las cosas bien y asumiré las consecuencias de mis actos.

• Calidad

Actuaré de tal manera que sea ejemplo de cumplimiento en pro del prestigio ganado por la institución.

• Respeto

Daré buen trato a todos, en especial a los que se acercan a mí en busca de un servicio.

• Sentido de pertenencia

Desarrollaré compromiso de fidelidad y mística con la institución, haciéndola cada vez mejor.

• Eficiencia

Responderé con servicios de buena calidad en costo y tiempo adecuados, para satisfacer a nuestros clientes.

• Actitud positiva

Actuaré siempre pensando que con mi adecuada disposición lograré superarme.

• Trabajo de equipo

Imprimiré a todas mis acciones valor agregado, actuando con interacción e intercomunicación.

• Lealtad

Trabajaré de manera ordenada, en cumplimiento de las normas y reglamentos y ante todo siendo fiel a mi entidad.

• Autocontrol

Adoptaré como buena práctica el ejercicio del autocontrol.

3. Políticas de buen gobierno para la administración del instituto.

3.1. Políticas para la dirección del instituto.

3.1.1. Directivos.

Se consideran órganos de dirección y administración del instituto el consejo directivo y el director general, quien cuenta con un equipo directivo con responsabilidad especial en la aplicación del presente Código de Ética y Buen Gobierno, conformado por los siguientes servidores públicos: el secretario general, los subdirectores, los jefes de oficina y los directores territoriales.

Para la evaluación y control de su actividad, los anteriores servidores públicos están sometidos externamente al control social, político, fiscal y disciplinario, e internamente al control disciplinario; así como al control interno que evalúa el desempeño institucional, para lo cual suscriben acuerdos de gestión con el Director General, garantizando la eficiencia, eficacia y efectividad de la gestión realizada.

3.1.2. Compromiso con los fines del Estado.

Para cumplir con la misión del IGAC, el director general y su equipo directivo administran el instituto bajo los preceptos de integridad y transparencia, gestionan eficientemente los recursos públicos aplicando las disposiciones vigentes respecto a austeridad del gasto, rinden cuentas, son eficaces en la realización de sus funciones, coordinan y colaboran con los demás entes públicos y responden efectivamente a las necesidades de la población.

3.1.3. Compromisos con la gestión.

El Director General del IGAC y su equipo directivo se compromete a destacarse por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pública, actuando con objetividad, ética y profesionalismo en el ejercicio de su cargo, guiando las acciones del Instituto hacia el cumplimiento de su misión y el alcance de su visión, en el contexto de los fines sociales del Estado, formulando las políticas públicas o acciones estratégicas y siendo responsables por su ejecución.

3.1.4. Responsabilidad con el acto de delegación.

Cuando el Director General del IGAC delega determinadas funciones, para ser consecuente con las obligaciones que asume al ser parte del sector público, fija por acto administrativo los derechos y obligaciones del delegado, obligándose a mantenerse informado del desarrollo de los actos delegados, impartir orientaciones generales sobre el ejercicio de las funciones entregadas, y establecer sistemas de control y evaluación periódica de las mismas.

3.2. Políticas de relación con los órganos de control externo.

El IGAC está sujeto al control social de la ciudadanía.

Los órganos de control y vigilancia externos al IGAC son la Contraloría General de la República y la Procuraduría General de la Nación.

Igualmente ejercen funciones de control sobre el IGAC la Presidencia de la República, la Vicepresidencia de la República y el Departamento Nacional de Estadística, DANE.

El Director General del IGAC y su equipo directivo se comprometen a mantener relaciones armónicas con los órganos de control, a fin de suministrarles la información que legalmente estos requieran en forma oportuna, completa y veraz para que puedan desempeñar eficazmente su labor. Igualmente, se comprometen a implantar las acciones de mejoramiento institucional que los órganos de control recomiendan en sus respectivos informes.

3.3. Compromisos en relación con el órgano de control político.

El IGAC se compromete a colaborar armónicamente con el Congreso de la República de Colombia, para lo cual practica el respeto por la independencia de los poderes públicos y cumple con la entrega periódica de informes de gestión y de resultados a dicho órgano, así como de información a pedido de cualquier miembro autorizado de este.

4. Políticas de buen gobierno para la gestión del instituto.

4.1. Políticas frente al sistema de desarrollo administrativo.

4.1.1. Políticas para la gestión ética.

4.1.1.1. Compromiso con la integridad.

El IGAC manifiesta su clara disposición a autorregularse, para lo cual se compromete a encaminar sus actividades de conformidad con los principios enunciados en la Constitución, las demás normas vigentes y el presente Código de Ética y Buen Gobierno, orientándose hacia una gestión íntegra con principios y valores éticos.

4.1.1.2. Compromiso para la erradicación de prácticas corruptas.

El IGAC se obliga a luchar contra la corrupción, para lo cual crea compromisos y controles tendientes a lograr este objetivo por parte de sus servidores públicos.

En el marco de lo expuesto, todos aquellos que se vinculen directa o indirectamente con el instituto se comprometen a mantener una conducta que excluya la aceptación u ofrecimiento de sobornos; este compromiso incluye a aquellos que deseen participar en cualquier forma de contratación con el instituto. Igualmente el IGAC se compromete a capacitar a sus altos directivos y demás equipo humano en políticas y acciones anticorrupción.

En el desarrollo de esta política de lucha anticorrupción, el Instituto vinculará a la ciudadanía por medio de los mecanismos de participación ciudadana para el control social de la gestión.

Así mismo, el IGAC se compromete a mejorar los sistemas de comunicación e información, sosteniendo una comunicación fluida con otras instituciones públicas, privadas y gremiales, y estableciendo pactos éticos frente al desempeño de la función administrativa y la contratación estatal, con el objetivo de construir cadenas éticas que vayan configurando unas buenas prácticas de integridad, transparencia y eficiencia en el ejercicio de la función pública.

4.1.1.3. Acciones para la integridad y la transparencia.

El IGAC está en contra de toda práctica corrupta. Para impedir, prevenir y combatir estos fenómenos, adopta las siguientes medidas:

• Guiar sus actuaciones basados en los principios éticos establecidos en el Código de Ética y Buen Gobierno;

• Promulgar las normas éticas y advertir sobre la determinación inquebrantable de cumplirlas en el giro ordinario de sus actividades;

• Promover la suscripción de pactos de integridad y transparencia en su interior y con otros entes a través de convenios;

• Garantizar que todos los procedimientos sean claros, equitativos, viables y transparentes;

• Denunciar las conductas irregulares, tanto para que las entidades competentes conozcan de los hechos, como para que la sociedad esté al tanto del comportamiento de sus servidores;

• Capacitar al personal en materia de ética ciudadana y responsabilidad social en todos los niveles;

• Articular las acciones de control social con los programas gubernamentales;

• Efectuar anualmente la audiencia pública de rendición de cuentas, con el objeto de informar a la ciudadanía en general sobre el proceso de avance y cumplimiento de las metas contenidas en el plan de desarrollo y de la forma como se está ejecutando el presupuesto de la entidad, garantizando la disponibilidad para el público de la información no confidencial o reservada del instituto;

• En materia de contratación, implementar y adoptar las normas vigentes, publicar la contratación de acuerdo con lo prescrito por la legislación vigente y el presente Código de Ética y Buen Gobierno y establecer mecanismos de seguimiento a los contratos.

• Dar trámite oportuno a las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias recibidas, procurando la satisfacción de los clientes del instituto.

Si un servidor público considera que se ha presentado una falta ética en el accionar diario de los servidores públicos del IGAC, deberá comunicarlo a la oficina de control interno quien evaluará la falta presentada.

Cuando un ciudadano considere que se ha violado o desconocido una norma del Código de Ética y Buen Gobierno o se ha incurrido en una falta ética por parte de un servidor público del IGAC, podrá radicar su reclamación en la oficina dispuesta para la recepción de peticiones, quejas y reclamos, caso en el cual se seguirá el procedimiento descrito en el manual de procedimientos de trámite de quejas, reclamos y sugerencias o en la resolución de trámite de derechos de petición.

4.1.1.4. Compromiso en la lucha antipiratería.

El IGAC vela por que se respeten las normas de protección a la propiedad intelectual y los derechos de autor. La dirección se compromete a excluir del instituto el uso de cualquier tipo de software o archivo de audio y video que no esté debidamente licenciado.

El IGAC protege sus derechos de autor sobre la información producida por la entidad, haciendo el registro de sus obras y licenciando su información.

4.1.1.5. Directrices éticas del IGAC frente a la ciudadanía en general.

En el IGAC se garantiza a la comunidad en general, que sus funciones se realizan conforme a los lineamientos establecidos en la normatividad vigente, promoviendo la participación de la ciudadanía en el ejercicio del control social y la protección y salvaguarda de los bienes públicos.

Todas las actuaciones y decisiones son tomadas imparcialmente, con fundamento en hechos verificables, las cuales pueden ser controvertidas por los ciudadanos una vez se divulguen los resultados de la gestión institucional.

Se tiene conciencia que la comunidad espera de los servidores públicos del Instituto un accionar transparente que permita el suministro de información, productos, servicios y conocimientos en cartografía, agrología, catastro, geografía y tecnologías geoespaciales en forma oportuna, confiable y actualizada.

4.1.2. Políticas de gestión del recurso humano.

El IGAC se compromete con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad de sus servidores públicos, definiendo políticas y prácticas de gestión humana que incorporen los principios constitucionales de justicia, equidad, imparcialidad y transparencia al realizar los procesos de selección, inducción, formación, capacitación, promoción, evaluación del desempeño y retiro.

En este sentido, teniendo en cuenta lo establecido por la Comisión Nacional del Servicio Civil y las normas de contratación, el instituto propende por la vinculación de los más capaces e idóneos a la administración, bien sea como funcionarios o como contratistas. Así mismo responde por la adecuada administración del recurso humano, la ejecución de programas de bienestar y capacitación, asegura y facilita el mejoramiento continuo y eficiente de las funciones de la entidad.

En el IGAC se garantiza que todos sus servidores son elegidos por el sistema de méritos, acordes con su experiencia y educación. El seguimiento a la gestión de estos ciudadanos es cumplido a través de parámetros objetivos y verificables.

4.1.3. Políticas de comunicación e información.

En el IGAC la comunicación está orientada al fortalecimiento de la identidad institucional, al posicionamiento de la entidad, a garantizar el logro de los propósitos misionales y a ofrecer transparencia de la administración. Para ello, su administración mantiene plena disposición a la apertura, la interlocución y la visibilidad.

El IGAC asume la comunicación y la información como bienes públicos, les confiere un carácter estratégico y las orienta hacia el fortalecimiento de la identidad institucional y a la expansión de la capacidad productiva de los miembros del instituto, para lo cual las acciones comunicativas se efectúan de acuerdo con los parámetros establecidos en los procesos comunicacionales y el plan de comunicaciones del instituto.

Para garantizar el éxito de este proceso, el IGAC desarrolla un plan de comunicaciones con estrategias de comunicación e información especializada a saber: comunicación pública, comunicación organizacional, confidencialidad y seguridad de la información, imagen corporativa y sistemas de información.

En concordancia con la estrategia presidencial de gobierno en línea, el IGAC publica en su página web la información actualizada necesaria para la gestión pública. Para ello tiene en cuenta las disposiciones vigentes dadas por la agenda de conectividad y Coinfo, realiza las acciones necesarias para cumplir con la implementación de las fases definidas por el programa (información, interacción, transacción, transformación y democracia en línea), a fin de contribuir a la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, a través del aprovechamiento de las tecnologías de la información y la comunicación.

La información publicada por el IGAC aplica la política editorial definida en el marco de la estrategia del gobierno en línea, en cuanto a que los contenidos son entendibles, agradables y de uso fácil, vigentes, relevantes, verificables y completos, no son ofensivos ni discriminatorios, mantienen la privacidad y observan el derecho de autor y de propiedad intelectual.

4.1.4. (Modificado).* Política de calidad.

El IGAC se compromete a orientar su gestión a la obtención de beneficios y resultados de calidad para la comunidad y demás partes interesadas, por lo cual se obliga a implantar el sistema de gestión de la calidad, SGC, y a mejorar continuamente los procesos, contando con servidores públicos idóneos y ejerciendo un autocontrol integral en forma eficiente, eficaz y efectiva.

El IGAC ha definido la siguiente política de calidad oficializada y divulgada a todos sus servidores públicos mediante Circular 237 de 2004 y revisada anualmente por la alta dirección. Ella expresa el compromiso de la institución en la implementación del SGC:

El Instituto Geográfico “Agustín Codazzi” tiene como compromiso proveer información cartográfica, agrológica, catastral y geográfica del país, que satisfaga las necesidades y expectativas de sus clientes.

Esto significa:

— Cumplimiento de las especificaciones técnicas y los compromisos adquiridos con los clientes.

— Oportunidad en la entrega de los productos y servicios.

— Atención al cliente.

Esto se logra mediante:

— Información actualizada y de cubrimiento nacional

— Talento humano competente con actitud y compromiso

— Trabajo en equipo de todas las áreas que componen el instituto

— Tecnologías adecuadas

— Mejoramiento continuo

*(Nota: Modificado por la Resolución 964 de 2011 artículo 1° del Instituto Geográfico “Agustín Codazzi”)

4.1.5. Política de producción.

El IGAC aúna los esfuerzos de todas sus áreas para construir un modelo de gestión institucional que permita dar un enfoque integral a los procesos productivos de la entidad y actualiza sus esquemas de producción y administración, aprovechando las ventajas de contar con recursos tecnológicos de avanzada, como son las tecnologías espaciales, los sistemas de información geográfica e internet, para desarrollar procesos innovadores que satisfagan las expectativas de sus usuarios. Para el efecto ha formulado las siguientes directrices de producción de información:

a) La producción de información geográfica deberá cumplir con los requerimientos del Gobierno Nacional y el Plan Nacional de Desarrollo;

b) Los programas de producción deberán considerar el cumplimiento de las responsabilidades misionales y el análisis de las solicitudes de los usuarios;

c) La información geográfica deberá cumplir con los criterios de escala, cubrimiento y actualidad de los datos;

d) El portafolio de productos y servicios representativos de las marcas IGAC® y SIGAC®, deberán ser definidos de acuerdo con las políticas de la Dirección General;

e) Los productos y servicios IGAC® y SIGAC® deberán cumplir con estándares y especificaciones técnicas que garanticen su calidad. Con este fin se deberán establecer y documentar los procesos de gestión de información correspondientes;

f) Los productos y servicios IGAC® y SIGAC® deberán estar documentados de conformidad con la NTC4611 y se deberá garantizar el acceso a los metadatos geográficos a través de Internet;

g) Los productos y servicios IGAC® y SIGAC® deberán estar referidos al sistema de referencias estandarizado MAGNA – SIRGAS;

h) Los productos y servicios IGAC® y SIGAC® deberán cumplir con la estructura estandarizada del catálogo de objetos geográficos vigente. Ello permitirá que los usuarios y las instituciones puedan compartir e integrar datos de diferentes fuentes;

i) Los productos y servicios IGAC® y SIGAC® deberán integrar de forma consistente el sistema de información geográfica institucional, el cual deberá ser actualizado y fortalecido con procesos de gestión tecnológica;

j) Los productos y servicios IGAC® y SIGAC® deberán ser preservados y conservados de acuerdo con las políticas establecidas, salvaguardando la información histórica y el patrimonio institucional;

k) Los productos y servicios IGAC® y SIGAC® deberán cumplir con las políticas de acceso, recuperación de costos, privacidad, responsabilidad y propiedad intelectual, definidas por la dirección general;

l) Los productos y servicios IGAC® y SIGAC® deberán suministrar los datos fundamentales para la ICDE y aportar contenidos a la estrategia de Gobierno en Línea, con el fin de promover el conocimiento de la geografía nacional;

m) La producción de información cartográfica, agrológica, catastral y geográfica, deberán ceñirse a los estándares nacionales e internacionales.

4.1.6. Políticas sobre riesgos.

Para todo el equipo de trabajo del IGAC es claro que en el desarrollo de las actividades propias del instituto ocurren situaciones negativas que pueden obstaculizar o entorpecer la consecución de sus objetivos, por lo cual se establece un sistema de administración de riesgos y se adoptan los mecanismos y acciones necesarias para su gestión integral, de tal forma que se puedan identificar, analizar, valorar, tratar, monitorear y controlar dichos eventos.

Por tanto, el IGAC involucra y compromete a todos sus servidores públicos en la búsqueda de acciones encaminadas a determinar el nivel de exposición concreta a los impactos de cada uno de los riesgos, para priorizar su tratamiento y estructurar criterios orientadores en la toma de decisiones respecto de los efectos de los mismos. De igual manera capacita a sus servidores públicos en acciones para mitigar estos riesgos.

4.2. Políticas de responsabilidad social.

4.2.1. Políticas de responsabilidad social con la comunidad.

4.2.1.1. Compromiso con la equidad de género.

El IGAC se compromete a cumplir con las disposiciones vigentes respecto a la igualdad de oportunidades para las mujeres, por tanto adopta la siguiente política de géneros:

El Instituto Geográfico “Agustín Codazzi” tendrá como compromiso con la mujer el entendimiento, la participación activa con un mínimo del 30% tanto en los niveles de decisión como en las actividades internas y externas, asegurando el acceso equitativo entre hombres y mujeres a los programas y proyectos que se realicen en cumplimiento de su misión.

4.2.1.2. Compromiso con la comunidad.

El IGAC se orienta hacia la generación y suministro de información a la comunidad de la forma más completa, oportuna y actualizada.

El IGAC declara expresamente su compromiso con la protección de los derechos fundamentales, salvaguardando los parámetros básicos de protección a la vida, a la libertad, a la igualdad, a la dignidad humana, a la intimidad, al libre desarrollo de la personalidad, a la libertad de conciencia y de cultos, a la información, a la autodeterminación informática o hábeas data, al trabajo, a la asociación, al respeto a la naturaleza, a la intervención ciudadana activa y a la solidaridad, entre otros.

Los estados e informes económicos, financieros, contables y de gestión presentados por el IGAC a los respectivos entes de vigilancia y control, así como cualquier otra información sustancial, son dados a conocer y están disponibles para la comunidad, la cual tiene derecho a informarse permanentemente de todos los hechos que ocurran dentro de la entidad y que no sean materia de reserva.

Para el efecto, la ciudadanía podrá hacer uso de los mecanismos de control de la gestión institucional, como las audiencias públicas de rendición de cuentas, la consulta permanente a la información publicada en la página web del IGAC, la presentación de quejas, reclamos, sugerencias y peticiones, entre otros.

4.2.1.3. Atención de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.

El Instituto cuenta con una dependencia ante la cual se presentan las quejas, peticiones, reclamaciones y sugerencias referentes a la administración y donde se cuenta con un ejemplar del Código de Ética y Buen Gobierno para su consulta permanente por parte de todos los interesados.

El Instituto ha definido un procedimiento claro y público sobre los mecanismos y pasos para tramitar las quejas y reclamos que se instauren, bien sea en las direcciones territoriales o en la sede central.

4.2.1.4. Control social.

El IGAC promueve la participación de la ciudadanía, usuarios, veedurías y comités de vigilancia, entre otros, para prevenir, racionalizar, proponer, acompañar, vigilar y controlar la gestión pública y sus resultados. Así mismo, se compromete a facilitar de manera oportuna la información requerida para el ejercicio del control social.

2.2.2.(sic) Política de responsabilidad frente al medio ambiente.

4.2.2.1. Política ambiental.

El IGAC ha establecido la siguiente política ambiental que busca articular los diferentes procesos con connotación ambiental:

El Instituto Geográfico “Agustín Codazzi” está comprometido con el respeto al medio ambiente, el cumplimiento de las normas relacionadas y la contribución al manejo, prevención, disminución y/o eliminación de los impactos ambientales negativos generados en el desempeño de todas sus actividades de funcionamiento, mediante la ejecución de acciones planteadas dentro del marco del proceso de gestión ambiental. En ellas se involucra a todos los funcionarios y contratistas, educándolos ambientalmente, creando conciencia de la importancia del desarrollo sostenible y propiciando un espacio para que todos contribuyan al mejoramiento continuo de la entidad y su entorno.

4.2.2.2. Directrices éticas del IGAC frente al medio ambiente.

Los servidores del IGAC son concientes de la importancia en la preservación y cuidado del medio ambiente y de sus recursos, evalúan el impacto ambiental generado por las actividades desarrolladas en el instituto, contribuyen a mejorar las condiciones ambientales en las instalaciones, asumen políticas de higiene y seguridad, propenden por el uso eficiente, racionalización y conservación de los recursos ambientales y por un manejo eficiente de los residuos generados en el desarrollo de sus labores.

4.3. Políticas frente a los grupos de interés.

4.3.1. Política sobre conflictos de interés.

Se entiende por conflicto de interés cuando el director general, su equipo directivo, los funcionarios públicos, contratistas, estudiantes en pasantía y todos aquellos vinculados con el IGAC, deban tomar una decisión o participar en ella y puedan escoger entre el interés del instituto, relacionado con la situación presentada, y su interés propio o el de un tercero, de tal manera que de optar por cualquiera de estos dos últimos, obtendría indebidamente o generaría para sí o para el tercero una ventaja o un beneficio pecuniario y/o económico que de otra forma no se produciría.

El IGAC aplica en forma permanente los siguientes lineamientos que garantizan la prevención, manejo, divulgación y resolución de los conflictos de interés.

4.3.1.1. Deberes de los servidores públicos relacionados con los conflictos de interés.

Sin perjuicio del establecimiento de otros, los deberes de los servidores públicos del IGAC son:

• Revelar a tiempo y por escrito a los entes competentes cualquier posible conflicto de interés que crea tener;

• Permitir la adecuada realización de las funciones encomendadas a los órganos de control interno y externo del instituto;

• Guardar y proteger la información que la normatividad legal haya definido como de carácter reservado;

• Contribuir a que se le otorgue a todos los habitantes del territorio nacional y demás personas interesadas un trato equitativo y a que se les garanticen sus derechos;

• Revelar a tiempo cuando incurran en situaciones generadoras de conflictos de interés;

• Abstenerse de realizar procesos de selección, análisis y aprobación de operaciones de contratación que beneficien al cónyuge, compañeros permanentes o parientes hasta dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil.

• Abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con el Instituto o en actos respecto de los cuales se configure un conflicto de interés.

4.3.1.2. Prohibiciones para el personal sobre conflictos de interés.

El IGAC rechaza, condena y prohíbe que el director general del instituto, su equipo directivo, miembros de comités especiales, servidores públicos y todos aquellos vinculados con el Instituto incurran en cualquiera de las siguientes prácticas en su accionar:

• Aceptar para sí o para terceros, donaciones en dinero o especie por parte de proveedores, contratistas o cualquier persona relacionada o no con la administración, o de personas o entidades con las que el instituto sostenga relaciones en razón de su actividad, que conlleve a generar cualquier clase de compromiso no autorizado;

• Otorgar compensaciones no autorizadas por las normas pertinentes o entregar dádivas a cambio de cualquier tipo de beneficio;

• Utilizar indebidamente información privilegiada o confidencial para obtener provecho o salvaguardar intereses individuales propios o de terceros;

• Participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con el instituto o en actos respecto de los cuales se configure un conflicto de interés.

• Participar en actividades, negocios u operaciones contrarias a la ley o a los intereses del IGAC, que puedan perjudicar el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades o afectar el buen nombre del instituto.

• Gestionar o celebrar negocios por sí o por interpuesta persona que sean de su interés, que le originen ventajas que conforme a las normas constitucionales, legales, reglamentarias y el Código de Ética y Buen Gobierno, lesionen los intereses de la administración;

• Participar en procesos de selección, análisis y aprobación de operaciones de contratación que beneficien al cónyuge, compañeros permanentes o parientes hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil y/o puedan representar tráfico de influencias para privilegiar trámites o fundamentados en sentimientos de amistad o enemistad.

• Utilizar su posición en el Instituto o el nombre de la misma para obtener para sí o para un tercero tratamientos especiales en negocios particulares con cualquier persona natural o jurídica;

• Utilizar los recursos del instituto para labores distintas de las relacionadas con su actividad y encauzarlos en provecho personal o de terceros;

• Todas aquellas prácticas que atenten contra la integridad y la transparencia de la gestión del Instituto y en contra del buen uso de los recursos públicos.

• Participar en las sesiones de los comités a los que pertenezca, y favorecer de cualquier forma sus propios intereses.

• Realizar proselitismo político o religioso aprovechando su cargo, posición o relaciones con el instituto

• Comprometer recursos económicos del instituto para financiar campañas políticas.

• Realizar cualquier operación que dé lugar a conflicto de interés en razón de su acceso a información privilegiada.

3.3.3.3.(sic) Procedimiento de resolución y divulgación de conflictos de interés.

Los servidores públicos del IGAC deberán revelar los conflictos de interés en los cuales pudieran estar involucrados o incursos o en los que crean que otro de ellos lo está, informando al superior jerárquico, quien será el encargado de tomar la decisión y evitar así la ocurrencia del conflicto.

4.3.2. Políticas de contratación pública.

El IGAC da cumplimiento formal y real al estatuto de la contratación pública, para lo cual ha reglamentado internamente el procedimiento de contratación de modo que la información sobre las condiciones y procesos contractuales sea entregada a los interesados oportuna, suficiente y equitativamente y las decisiones para otorgar los contratos se tomen sin ningún tipo de sesgos o preferencias, sino de manera exclusiva con base en el análisis objetivo de las propuestas presentadas por los participantes.

La contratación en el instituto se realiza en un ámbito de libre competencia, con criterios de eficaz y eficiente administración, orientada por los principios de buena fe, moralidad, transparencia, economía, equidad, responsabilidad, igualdad, imparcialidad y celeridad, de tal forma que se establezcan con los contratistas relaciones de beneficio mutuo basadas en la calidad, la eficiencia, el respeto, la búsqueda constante del bien común y las mejores condiciones para las dos partes. Se exige que los contratistas del instituto obren con la transparencia y la moralidad que la Constitución Política y las leyes consagran. En caso que el Instituto advierta hechos constitutivos de corrupción de parte de un proponente o de un contratista, deben ejercerse las acciones judiciales del caso.

Las disposiciones vigentes de carácter interno en materia de contratación, se encuentran contenidas en resoluciones, circulares, reglamento de contratación e instructivos expedidos por el Instituto, sobre temas como los principios que rigen la contratación, las normas aplicables a los contratos, la competencia para su celebración, el procedimiento general de contratación, las garantías que deben exigirse, los criterios de ponderación para la escogencia de los contratistas, entre otros.

Así mismo, el Instituto publica en el portal único de contratación los procesos de contratación que de acuerdo con la ley deban surtir este trámite, con el fin de dar equidad y trasparencia a los interesados.

El IGAC establece y mantiene con los contratistas una relación fundamentada en la claridad, conocimiento y equidad con respeto a las condiciones legales y contractuales para la adquisición de obras, bienes y servicios requeridos en el cumplimiento de su misión.

La información generada en el trámite y sus resultados es tratada con discreción y se atiende la reserva correspondiente de conformidad con la ley.

4.3.3. Política con los gremios económicos.

Frente a los gremios económicos, el IGAC crea condiciones para gestionar convenios de cooperación técnica y de transferencia de conocimiento; conoce las expectativas de las organizaciones gremiales, a fin de mejorar el portafolio de productos y servicios que pueda brindarles y promueve alianzas estratégicas para la realización de proyectos con fines cartográficos, agrológicos, catastrales, geográficos y geoespaciales.

4.3.4. Política con el sector académico e investigativo.

El IGAC realiza convenios con universidades para ofrecer programas de formación avanzada en temas relacionados con la misión del Instituto, buscando siempre el logro de altos estándares en sus docentes y estudiantes. Así mismo, busca permanentemente suscribir convenios de cooperación nacional e internacional, con grupos de investigación que permitan la innovación y generación de conocimiento.

El instituto se enmarca en el sistema nacional de ciencia y tecnología y sigue los lineamientos establecidos en la Ley 29 de 1990 respecto al fomento de la investigación científica y el desarrollo tecnológico.

4.3.5. Directrices éticas del IGAC frente a otras entidades del Estado.

El IGAC reconoce la legitimidad de las demás entidades públicas y propende por un trato amable y digno a sus servidores, atendiendo sus solicitudes, sugerencias y recomendaciones. Promueve y exige a sus servidores la discreción sobre el manejo de la información que se recibe y conoce. Trabaja mancomunadamente con las entidades del Estado para ampliar su campo de acción y la cobertura de los servicios del Estado.

4.4. Políticas frente al sistema de control interno.

El IGAC se compromete a aplicar el modelo estándar de control interno, MECI, y velar por su cumplimiento por parte de todos sus servidores públicos, para que desarrollen estrategias que conduzcan a una administración eficiente, eficaz, imparcial, íntegra y transparente, por medio de la autorregulación, la autogestión, el autocontrol y el mejoramiento continuo.

5. Administración del Código de Ética y Buen Gobierno.

5.1. Mecanismos de control.

El IGAC se compromete a adoptar sistemas para la prevención, administración y resolución de controversias como un mecanismo para promover la transparencia, las relaciones con la ciudadanía, con el sector privado y las organizaciones civiles, y para proteger los recursos públicos.

El IGAC tiene conformado el comité de conciliación como una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Igualmente, decide en cada caso específico sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes.

5.2. Mecanismos de medición.

El IGAC monitorea la adecuada aplicación del Código de Ética y Buen Gobierno, mediante la medición de su gestión y su desempeño, definiendo indicadores que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos.

ART. 2º—Alcance. Las disposiciones contenidas en esta resolución aplican a todos los directivos, funcionarios y contratistas del IGAC y su cumplimiento es obligatorio en el desempeño de sus actividades.

ART. 3º—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., 2 de diciembre de 2008

Nota: El glosario contenido en el anexo puede ser consultado en la entidad.

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