RESOLUCIÓN 7483 DE 2008 

(Diciembre 18)

“Por la cual se crean los comités técnicos de sostenibilidad contable de la Fiscalía General de la Nación”.

El Fiscal General de la Nación,

en uso de las facultades constitucionales y legales y en especial las contenidas en la Ley 938 de 2004 y la Resolución 357 del 23 de julio de 2008 y

CONSIDERANDO:

Que el literal a del artículo 3º de la Ley 87 de 1993, establece: “Características del control interno. Son características del control interno las siguientes: a) El sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de ir formación(sic) y operacionales de la respectiva entidad;

Que se hace necesario promover en los funcionarios públicos el desarrollo de una cultura del autocontrol, dado que este es considerado como uno de los fundamentos del modelo estándar de control interno regulado por el Decreto 1599 de 2005;

Que mediante Resolución 0-0159 de fecha 1º de febrero de 2006, expedida por el despacho del señor Fiscal General de la Nación, se adoptó en la entidad el modelo estándar de control interno MECI 1000.2005 el cual está orientado por los principios de autocontrol, autorregulación y autogestión;

Que los artículos 39, 40 y 41 de la Resolución 0-0159 de 2006, establecen directrices respecto a las normas de control interno contable, e indican que en su cumplimiento se puede expedir mediante acto administrativo las políticas, directrices, métodos y procedimientos específicos, pata(sic) su implementación en la entidad;

Que la Fiscalía General de la Nación a través de Resolución 0-3520 del 30 de octubre de 2006, creó los comités técnicos de sostenibilidad del sistema contable de acuerdo como lo establecía la Resolución 119 de la Contaduría General de la Nación;

Que el artículo 4º de la Resolución 393 de 2007, por la cual se adoptó el manual para la implementación del modelo de control interno derogó la Resolución 119 de 2006;

Que la 2008(sic) Resolución 393 de 2007, fue derogada mediante el artículo 6º de la Resolución 34 de 2008;

Que la Resolución 248 de 2007, estableció la obligatoriedad de reportar a la Contaduría Genera de la Nación el informe de control interno contable a través del sistema consolidador de hacienda e (formación(sic) pública – CHIP.

Que el control interno contable es un proceso, que está bajo responsabilidad del representante legal o máximo directivo de la entidad contable pública, así como los directivos de primer nivel responsables de las áreas contables, el cual se adelanta en las entidades y organismos públicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, capaces de garantizar razonablemente que la información financiera, económica, social y ambiental cumpla con las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el régimen de contabilidad pública;

Que teniendo en cuenta la visión sistémica de la contabilidad y del compromiso institucional que asiste a todos los servidores públicos, la información que se produce en las diferentes dependencias será la base para reconocer contablemente los hechos económicos, financieros sociales y ambientales realizados, la cual debe fluir adecuadamente logrando oportunidad y(sic) en los registros. Es por ello que es importante tener en cuenta que los líderes de procesos y subprocesos, con el fin de promover la mejora continua del sistema de gestión de calidad y del modelo estándar de control interno, deben determinar e implementar acciones preventivas o correctivas pertinentes, las cuales se constituyen en herramientas para el mejoramiento continuo;

Que mediante la Resolución 357 del 23 de julio de 2008, expedida por la Contaduría General de la Nación se adopta el procedimiento de control interno contable y del reporte del informe anual de evaluación con corte a 31 de diciembre de cada período contable a la Contaduría General de la Nación;

Que en los procedimientos para la implementación y evaluación del control interno contable en el numeral 3.1 Depuración contable permanente y sostenibilidad, se establece que “Las entidades contables públicas cuya información contable no refleje su realidad financiera, económica, social y ambiental, deben adelantar todas las veces que sea necesario las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados, informes y reportes contables, de tal forma que estos cumplan las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el marco conceptual del plan general de contabilidad pública”;

Que en los procedimientos para la implementación y evaluación del control interno contable en el numeral 3.11 Comité técnico de sostenibilidad contable, relaciona que: “Dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrollan los entes públicos, estos evaluarán la pertinencia de constituir e integrar el comité técnico de sostenibilidad contable, como una instancia asesora del área contable de las entidades que procura por la generación de información contable confiable, relevante y comprensible.

Lo anterior, sin perjuicio de las responsabilidades y autonomía que caracterizan el ejercicio profesional del contador público” (resaltado fuera de texto original).

Por lo anterior,

RESUELVE:

ART. 1º—Creación. Crear los comités técnicos de sostenibilidad del sistema contable en el nivel central y en el nivel seccional de la Fiscalía General de la Nación; como ente asesor del proceso contable.

ART. 2º—Integración. El comité técnico de sostenibilidad contable, en el nivel central de la Fiscalía General de la Nación, estará integrado de la siguiente manera:

1. Director nacional administrativo y financiero o su delegado, quien lo presidirá.

2. Secretario general o su delegado.

3. Jefe de la oficina jurídica o su delegado.

4. Jefe de la división financiera.

5. Jefe de la división administrativa o su delegado.

6. El coordinador de la sección de contabilidad.

Los comités técnicos de sostenibilidad contable en las seccionales, estará integrado(sic) de la siguiente manera:

1. El director nacional administrativo y financiero o su delegado, quien lo presidirá.

2. El servidor encargado de las funciones de abogado asistente.

3. El servidor encargado del área de contabilidad.

4. El servidor encargado del área de administración de bienes.

5. El servidor encargado del área de personal.

PAR. 1º—Participarán en las sesiones, los servidores y áreas que de acuerdo con el tema a tratar se estime necesario por parte de los comités, quienes asistirán con derecho a voz y voto.

PAR. 2º—Asistirá como invitado con voz y sin voto, el jefe de la oficina de control interno su(sic) delegado en el nivel central o su delegado en las seccionales.

ART. 3º—Funciones de los comités técnicos de sostenibilidad contable. Los comités técnicos de sostenibilidad contable tendrán las siguientes funciones:

1. Asesorar al área contable y financiera de la entidad, en el desarrollo de las actividades tendientes a mantener la sostenibilidad contable, lo que permite mantener y depurar la información contable, generando información razonable y oportuna.

2. Evaluar los informes, debidamente soportados que presenten las áreas administrativas y operativas, relacionadas con el proceso de sostenibilidad contable.

3. Contribuir a preveer con la razonabilidad y oportunidad en la información contable, sugiriendo la implementación de acciones necesarias que conduzcan a mejorar continuamente los procedimientos establecidos, y a resolver las dificultades que se puedan presentar y que sean meritorios en esta instancia.

4. Darse su propio reglamento.

ART. 4º—Responsabilidad. Cada área u oficina es responsable de sus operaciones, en cuanto a que el proceso contable de las entidades públicas está interrelacionado con los demás procesos que se llevan a cabo, de implementar los controles necesarios, de suministrar los datos que se requieran, en el tiempo oportuno y con las características necesarias, de tal modo que estos insumos sean canalizados y procesados adecuadamente.

ART. 5º—Responsabilidad de los contadores. Es responsabilidad de los contadores que tengan a cargo el sistema contable de la entidad pública, implementar los controles o acciones administrativas que garanticen el suministro oportuno de información a la Contaduría General de la Nación y a los demás usuarios. En este sentido, debe aplicar adecuadamente el procedimiento relacionado con las formas de organización y ejecución del proceso contable, del manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública, a fin de logra(sic) la información agregada con las características de confiabilidad, relevancia y compensibilidad(sic).

ART. 6º—Sesiones. Los comités se reunirán ordinariamente cada seis (6) meses y en forma extraordinaria cuando se presenten situaciones que afecten el proceso contable en alguna de las áreas involucradas en dicho proceso y amerite la asesoría del comité.

ART. 7º—Quórum. Los comités de sostenibilidad del sistema contable podrán deliberar con la asistencia de por lo menos cuatro (4) de sus miembros. Las decisiones se adoptarán por la mayoría simple de los asistentes, siempre que se encuentren presentes el jefe de la oficina jurídica o su delegado, jefe de división financiera. En las seccionales siempre encuentre(sic) presente el director seccional administrativo y financiero.

ART. 8º—Actas. De las reuniones que celebre el comité técnico de sostenibilidad del sistema contable, se levantarán actas incluyendo los temas tratados, recomendaciones y conclusiones adoptadas, los estudios técnicos necesarios que soporten las decisiones harán parte del acta, estas deben ser numeradas consecutivamente, cada una deberá contener la fecha y el lugar de la sesión, hora de iniciación y terminación de la misma, el nombre de los asistentes y sus cargos y firmadas por el presidente del comité y el secretario técnico del comité de sostenibilidad.

ART. 9º—Secretaría del comité de sostenibilidad del sistema contable. La secretaría del comité técnico de sostenibilidad del sistema contable en el nivel central, será ejercida por el coordinador del grupo de contabilidad y en las seccionales por el servidor que desempeñe las funciones de contador en el área contable o quien haga sus veces.

ART. 10.—Funciones de las secretarías. Las secretarías de los comités de sostenibilidad del sistema contable ejecutarán las siguientes funciones:

1. Convocar a las reuniones ordinarias a los miembros del comité.

2. Convocar a las reuniones extraordinarias a los miembros del comité.

3. Preparar el orden del día y la documentación que deba presentarse al comité.

4. Levantar las actas de las sesiones que efectúe el comité.

5. Coordinar los requerimientos logísticos para la reunión del comité.

6. Elaborar las actas a más tardar dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la realización de la sesión.

7. Custodiar y mantener el archivo de las actas y sus soportes.

8. Las demás que correspondan a la naturaleza de esta secretaría.

ART. 11.—Evaluación del control interno contable para efectos de gestión. Para efectos administrativos, los jefes de control interno, auditores o quienes hagan sus veces en el contexto de lo establecido por la Ley 87 de 1993, y atendiendo lo dispuesto en el procedimiento, tendrán la responsabilidad de evaluar permanentemente la implementación y efectividad del control interno contable necesario para mantener la calidad de la información financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública.

En términos de la autoevaluación, los funcionarios que tienen bajo su responsabilidad la ejecución directa de las actividades relacionadas con el proceso contable harán las evaluaciones que corresponda con el propósito de mejorar la calidad de la información contable pública.

ART. 12.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 18 de diciembre de 2008.

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