CIRCULAR EXTERNA 65 DE 2008 

(Diciembre 30)

Ref.: Implementación del Módulo de registro de negocios, modificación al formato F.0000-102 “Reporte codificación fideicomisos” y modificación capítulo XVI de la Circular Básica Financiera y Contable.

(Nota: Véase Carta Circular 25 de 2009 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

Esta superintendencia en uso de sus facultades legales, en especial de las consagradas en el numeral 3º literal a) del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y en el numeral 9º del artículo 11 del Decreto 4327 de 2005, considera necesario:

1. Implementar el módulo de registro de negocios de acuerdo con las siguientes instrucciones:

1.1. Para el registro de los negocios fiduciarios se deberá utilizar la clasificación de tipos y subtipos de negocios fiduciarios de que trata la Circular Externa 45 de 2008, o demás normas que lo sustituyan o modifiquen.

1.2. El registro oficial deberá realizarse entre el 2 de enero de 2009 y el 23 de marzo de 2009, con la incorporación de la totalidad de los negocios administrados por la sociedad fiduciaria, de acuerdo con el procedimiento señalado en el manual del usuario que hace parte de la presente circular y al cual se puede acceder a través del sitio web de la Superintendencia Financiera de Colombia http://www.superfinanciera.gov.co, en el enlace trámites y sanciones, trámites en línea de la Superintendencia Financiera de Colombia, opción 20 módulo de registro de negocios.

1.3. Las entidades deberán incorporar la totalidad de sus negocios de la siguiente manera:

— Al 31 de enero de 2009 mínimo el 30% del total de los negocios administrados.

— Al 28 de febrero de 2009 mínimo el 70% del total de los negocios administrados.

— Al 23 de marzo de 2009 el 100% de los negocios administrados.

1.4. Para el mejor desempeño del módulo se recomienda que las entidades cuenten con una conexión de Internet de buena calidad con un ancho de banda de al menos 512 Kb. Así mismo, el aplicativo deberá desplegarse utilizando como navegador internet explorer versión 7.0 o superior. La entidad será responsable de configurar sus propios parámetros internos de red y seguridad de manera que sus funcionarios puedan hacer un adecuado uso del módulo de registro de negocios.

1.5. La consulta de los reportes del módulo de registro de negocios quedará inhabilitada a partir del 24 de marzo y se reestablecerá nuevamente a partir del 1º de abril de 2009.

2. Modificar el formato F.0000-102 “reporte codificación fideicomisos” en el sentido de excluir a las sociedades fiduciarias como destinatarias del mismo.

Esta codificación se deberá utilizar por última vez para transmisión de la información diaria, mensual y trimestral del primer trimestre del año 2009 (Informe 17, 19, 22 y Formato 169).

Para inscribir los nuevos negocios que celebren durante el primer trimestre del año 2009, las sociedades fiduciarias deberán utilizar paralelamente el formato F.0000-102 “Reporte codificación fideicomisos” y el módulo de registro de negocios.

3. Modificar el numeral 1.2.10 del capítulo XVI de la Circular Básica Financiera y Contable relacionada con la validación previa a la transmisión o retransmisión de estados financieros, en el sentido de aclarar que los códigos de los negocios fiduciarios deben haber sido reportados a través del módulo de registro de negocios.

4. Para la transmisión de los informes 17, 19, 22 y 66 su remisión se realizará a partir del 1º de abril de 2009 vía internet, en el sitio web de la Superintendencia Financiera de Colombia http://www.superfinanciera.gov.co, en el enlace trámites y sanciones, trámites en línea de la Superintendencia Financiera de Colombia, opción 18 Transmisión de informes especiales, utilizando como canal de contingencia el RAS.

5. En caso de requerir un nuevo usuario o cambio de los actuales usuarios, para acceder al módulo de registro de negocios, las entidades vigiladas deberán solicitar al correo electrónico soporte@superfinanciera.gov.co un código de usuario y una contraseña. En dicha solicitud, que debe venir firmada digitalmente por el representante legal con un certificado digital emitido por una entidad de certificación abierta autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio, se deberá especificar tipo y código de la entidad, el nombre de la entidad, nombre, tipo y número de identificación, cargo, teléfono y correo electrónico de la persona designada como funcionario responsable del trámite.

El responsable del trámite recibirá el código de usuario asignado a la entidad y una contraseña, esta última, por seguridad debe ser cambiada una vez se reciba y en forma inmediata por una nueva de conocimiento y uso exclusivo del mismo.

En caso de cambio o retiro del funcionario responsable del trámite, la entidad deberá realizar la cancelación de dicho usuario y solicitar uno nuevo, siguiendo los pasos antes descritos.

Régimen de transición. La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación con excepción de los numerales segundo (2) y cuarto (4) que entrarán a regir a partir del primero (1º) de abril de 2009.

Se adjuntan los anexos pertinentes.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a los representantes legales y revisores fiscales de las sociedades fiduciarias.

NOTA: Los anexos que hacen parte integral de de la presente circular externa pueden ser consultados en la Superintendencia Financiera.

(Nota: Véase Carta Circular 25 de 2009 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

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