Registraduría Nacional del Estado Civil

CIRCULAR 70 DE 2008 

(Julio 11)

Asunto: Aspectos relacionados con el registro del estado civil.

Atentamente, me permito informar a ustedes sobre varios aspectos de registro del estado civil. También para recordarles el cumplimiento de otros:

I. Un primer aspecto es el consagrado en el artículo 3º de la Ley 1098 Código de la Infancia y la Adolescencia que indica quiénes son: “Sujetos titulares de derechos. Para todos los efectos de esta ley son sujetos titulares de derechos todas las personas menores de 18 años...”, indica además qué se entiende por niño o niña las personas entre los 0 y los 12 años y por adolescente las personas entre los 12 y 18 años de edad, es decir, que elimina la expresión menores que se utilizaba en el anterior Código del Menor para referirse a las personas entre 0 y 18 años.

Un segundo aspecto se refiere a lo dispuesto en el numeral 19 del artículo 82 de la Ley 1098 de 2006 Código de la Infancia y la Adolescencia, disposición que establece entre otras funciones del defensor de familia la siguiente:

“Solicitar la inscripción del nacimiento de un niño, la corrección, modificación o cancelación de su registro civil, ante la Dirección Nacional de Registro Civil de las personas siempre y cuando dentro del proceso administrativo de restablecimiento de sus derechos, se pruebe que el nombre y sus apellidos no corresponden a la realidad de su estado civil y a su origen biológico, sin necesidad de acudir a la jurisdicción de familia”.

Como bien se sabe la inscripción del nacimiento y la modificación por reconocimiento de hijo extramatrimonial (cuando no haya otro reconocimiento), con el cumplimiento de los requisitos legales, es competencia del funcionario del registro civil del lugar donde se encuentre el original del registro civil, y en consecuencia el defensor de familia, en atención a la norma antes transcrita, podrá solicitar a dicho funcionario la modificación directamente, sin requerirse trámite alguno ante la Dirección Nacional de Registro Civil.

En los demás casos la Dirección Nacional de Registro Civil deberá asumir el estudio y analizar pormenorizadamente el cumplimiento de los presupuestos del respectivo proceso administrativo.

De otra parte, el artículo 109 de la Ley 1098 de 2006 (Código de la Infancia y la Adolescencia) establece que el padre extramatrimonial puede efectuar el reconocimiento de hijo extramatrimonial ante el defensor de familia, comisario de familia o el inspector de policía, aclarando que podrá efectuarse ante el comisario de familia cuando en el lugar no haya defensor de familia y ante el inspector de policía, cuando no haya ni defensor de familia ni comisario de familia, acreditando mediante certificación la ausencia de estos funcionarios (L.1098/2006, art. 98).

Por lo tanto, cuando se efectúe este reconocimiento de hijo extramatrimonial ante dichos funcionarios, se procederá a la modificación del respectivo registro de nacimiento, con apertura de nuevo serial con las correspondientes notas de recíproca referencia, y se tendrá como documento antecedente para tal fin el acta mediante la cual el padre reconoció la paternidad.

Haciendo un recuento, el reconocimiento de hijo extramatrimonial puede efectuarse:

a) En el acta de nacimiento, firmándola quien hace el reconocimiento.

b) Por medio de escritura pública.

c) Por manifestación expresa y directa hecha ante un juez.

d) Por testamento.

e) Por manifestación voluntaria ante los jueces de paz.

f) Firmando el padre el formulario de inscripción por correo.

g) Ante el defensor de familia.

h) El comisario de familia (cuando en el lugar no haya defensor de familia).

i) Inspector de policía (cuando en el lugar no haya ni defensor de familia ni comisario de familia).

Los apellidos que deben asignarse al inscrito en el registro de nacimiento son: el primero del padre, seguido del primero de la madre, si fuere hijo legítimo o extramatrimonial reconocido o con paternidad judicialmente declarada; en caso contrario, se le asignarán los apellidos de la madre (D.L. 1260/70, art. 53 mod. L. 54/89, art. 1º). Si los padres no son casados, para que al registro de nacimiento se le puedan consignar los dos apellidos (paterno y materno), debe mediar el reconocimiento de hijo extramatrimonial, efectuado por alguna de las formas indicadas anteriormente.

Es de advertir que si quien solicita la inscripción del nacimiento e indica que los padres son casados, no está obligado por esta circunstancia a presentar el registro civil de matrimonio de los progenitores, toda vez que esta no es exigencia legal. En dicho caso se parte del supuesto de la buena fe que es principio constitucional de las actuaciones de los ciudadanos. Igual procedimiento debe seguirse cuando se trate de hijo concebido durante la unión marital de hecho, debidamente declarada, según lo prevé el artículo 1º de la Ley 1060 del 26 de julio del 2006 que dispone:

“ART. 1º—El artículo 213 del Código Civil quedará así:

ART. 213.—El hijo concebido durante el matrimonio o durante la unión marital de hecho tiene por padres a los cónyuges o compañeros permanentes, salvo que se pruebe lo contrario en un proceso de investigación o de impugnación de paternidad.

Al efectuarse la inscripción los otorgantes (declarante y testigos), con su firma aceptan, bajo la gravedad de juramento que se entiende prestado con la suscripción, lo que queda anotado en la respectiva inscripción y ha de cumplirse con el proceso del registro, esto es, que es prohibido al funcionario anotar información o estampar firmas con posterioridad (D.L. 1260/70, arts. 28 y 29).

En relación con el nombre se debe tener en cuenta que este no fija el sexo, toda vez que pueden utilizarse nombres indistintamente para hombre y mujer, v. gr. puede llamarse “Natalia” y ser de sexo masculino y así quedar anotado en el registro sin que ello quiera decir que el registro sea erróneo; así mismo puede fijar identidad personal con el nombre que escoja, mediante escritura pública (D.L. 1260 /70, art. 94, mod. D. 999/88, art. 6º).

Por último, cuando se solicite la inscripción de un nacimiento, dentro o fuera del término legal para ello, siempre se han de tomar las impresiones dactilares a quien se pretende registrar (hasta un año: índices y plantares; mayores de un año: únicamente los índices), así sea que lo solicite el defensor o el juez de familia excepto cuando la persona está fallecida o por caso de fuerza mayor (v. gr. está secuestrada o desaparecida), eventos que deben probarse plenamente. Cuando la persona de cuya inscripción se trata se encuentra en un lugar diferente al del nacimiento, podrá solicitar la inscripción por correo y en este evento se le tomarán las correspondientes impresiones dactilares en el formulario de inscripción por correo.

En el mismo sentido, cuando se pretenda registrar un nacimiento, no debe exigirse a los interesados una certificación de inexistencia de registro anterior, pues es suficiente que el inscrito o su representante legal si fuere menor de edad, declaren bajo la gravedad del juramento el hecho de que el nacimiento no se ha inscrito. En este caso se harán las advertencias de ley, previa la amonestación sobre las implicaciones penales que se deriven de una manifestación al margen de la ley (D. 2188/2001)

II. A. Los documentos idóneos para solicitar la corrección de un registro del estado civil son (D.L.1260/70, art. 91, mod. D. 999/88, art. 4º):

1. Solicitud escrita: cuando se trate de errores.

Mecanográficos, (ej. Gonzál#ez, 199*1).

Ortográficos (ej. Billabicencio por Villavicencio).

Los que se establezcan con la comparación del documento antecedente: El documento presentado como antecedente para efectuar la inscripción, debe figurar en el archivo de la oficina, de tal forma que se pueda verificar la comisión del error por parte del funcionario (ej. un registro de nacimiento se efectuó con partida de bautismo y esta reposa en el archivo de la oficina, en la cual figura como fecha de nacimiento 1º-ene-2001 y en el registro anotaron 1º-ene-2000), si en la oficina no está la partida de bautismo no sirve una partida que se presente con posterioridad por cuanto no se puede verificar que fue un error al anotar los datos; tampoco procede en este caso cuando el registro se efectuó con declaración de testigos, excepto que se trate de una inscripción por correo y se verifique con este formulario y demás documentos que fue un error al transcribir la información.

Los que se establezcan con la sola lectura del folio: Cuando al leer el folio se detecta que el registro civil tiene un error, es decir, no se requiere de otros documentos para constatarlo (ej. en las casillas del inscrito, figura como: Álvarez Ortiz Juan Pablo; y en las casillas correspondientes a los datos de padre: Ortiz Pedro Antonio y madre: Álvarez Josefina).

2. Escritura pública: Los errores diferentes a los señalados en el numeral anterior se corregirán mediante el otorgamiento de escritura pública, para ajustar la inscripción a la realidad, siempre y cuando no exista alteración del estado civil del inscrito (ej., corrección del nombre del padre, figuraba Ancizar Mondragón Lemus y ahora: José Ancizar Mondragón Lemus) (se anotó en el sexo del inscrito “colombiana”, si bien es cierto colombiana no corresponde a un sexo, en este caso no se puede corregir por solicitud escrita por cuanto bien puede ser “masculino o femenino”); (corrección de RH y grupo sanguíneo, cuando no hay documento antecedente); (corrección de sexo, más no cambio de este); siempre y cuando al notario se aporte prueba de que se trata de una corrección; en la escritura pública se debe indicar el documento que fundamenta la corrección y debe ser protocolizado en ella.

Si el registro que se pretende modificar, reposa en una de las notarías del lugar de residencia del inscrito, la escritura pública debe otorgarse en la misma notaría donde se encuentre el registro, (ej. interesado mayor de edad, reside en Bogotá y va a corregir el registro de nacimiento que está inscrito en la Notaría Cuarta de Bogotá, es en esa misma notaría donde debe otorgar la escritura pública, obviamente si se trata de los errores susceptibles de ser corregidos por escritura pública).

Cuando la escritura pública se otorga en un círculo notarial diferente, por residir el interesado allí, el notario respectivo expedirá a costa del interesado, la copia respectiva con destino al funcionario de registro civil competente, para que se efectúe la sustitución de folio (D. 1555/89)

3. Decisión judicial: Las correcciones o modificaciones que alteren el estado civil del inscrito, solo pueden ser ordenadas por un juez de la República, mediante sentencia ejecutoriada (ej. cambio de sexo, impugnación de maternidad o paternidad o ambas, cambio de nombre por más de una vez, corrección de ciudad y de fecha de nacimiento o de una u otra, etc.).

En estos casos en que lo que se pide por el interesado es el cambio de uno de los requisitos esenciales contenidos en el registro del estado civil, se deberá presentar demanda al juez competente en que exponga los hechos y las pruebas que pretenda hacer valer, tales como documentales y testimoniales, y por el trámite que corresponda, logre así un fallo que ordene la modificación del acta del estado civil, para de este modo procederse por la oficina de registro civil, respectiva.

II. B. Otros aspectos relativos a la corrección, modificación, nulidad, reconstrucción, cancelación de las actas del estado civil e inexistencia de inscripciones.

Toda corrección o modificación de actas del estado civil, con el documento legal que corresponda, requieren apertura de nuevo serial, donde se consignará los datos correctos; los dos registros del estado civil (antiguo y nuevo) llevarán las notas de recíproca referencia, las cuales para que tengan validez deberán estar firmadas por el funcionario competente de registro del estado civil. Estas notas y firmas se efectuarán al momento de la inscripción, no con posterioridad.

Para que la Dirección Nacional de Registro Civil declare la nulidad de una inscripción del estado civil, se requiere que se configure una de las causales establecidas en el artículo 104 D.L. 1260 de 1970 para lo cual deberá aportarse en lo posible fotocopia del registro civil de nacimiento que incluya el espacio de notas y si no esto (sic) no es posible deberá anexarse una trascripción textual. La petición se formulará por el representante legal cuando se trate de un menor de edad o por el interesado mayor de edad debidamente identificado. Si el interesado no posee documento de identidad de todas maneras firmará la petición y la misma será coadyuvada (firmada) por una persona con cédula de ciudadanía.

La reconstrucción de actas del estado civil procede cuando estas se han perdido, extraviado o desfigurado (D.L. 1260/70, art. 99), para que la Dirección Nacional de Registro Civil, mediante acto administrativo la autorice se requiere prueba sumaria y por ello es deber del funcionario de registro civil del lugar donde debe reposar el original del respectivo registro civil, expedir la certificación en la que se indique que el registro se ha perdido, extraviado o desfigurado, de tal forma que para realizar el trámite es requisito allegar: solicitud del funcionario o peticionario, la certificación mencionada, y una copia o fotocopia del registro civil que se pretende reconstruir que debe contener como mínimo: estar firmada por el funcionario competente y para nacimiento: apellidos, nombres del inscrito, sexo, fecha y lugar de nacimiento, nombres de los padres; para matrimonio y defunción: los datos que constituyen requisitos esenciales de la inscripción (D.L. 1260/70, arts. 70 y 80).

Es de anotar que de las inscripciones efectuadas en el sistema de tomo y folio no existe archivo centralizado, toda vez que estas se efectuaban únicamente en original que se archivaba y conservaba en la oficina de registro civil donde se efectuaba la inscripción, de ahí que si se requiere una reconstrucción de estas inscripciones para que esta proceda el interesado deberá aportar la copia o fotocopia del respectivo registro del estado civil con las especificaciones indicadas en el párrafo anterior.

Las efectuadas en el sistema serial que se implementó de manera paulatina para nacimiento, matrimonio y defunción a partir de 1970, 1982 y 1988, respectivamente, de tal forma que en principio se establece la búsqueda del duplicado en el archivo físico del servicio nacional de inscripción de la Dirección Nacional de Registro Civil, pero sin embargo si el interesado posee una copia o fotocopia del respectivo registro civil, que con anterioridad se le haya expedido se le recomienda que de una vez la aporte.

Cuando una inscripción del estado civil o una diligencia de reconocimiento de hijo extramatrimonial, no fue firmada o carece de la firma del funcionario competente se considera inexistente como tal, es decir, no ha nacido a la vida jurídica. Pero esta omisión puede ser subsanada autorizando al funcionario de registro civil del lugar donde reposa el original del respectivo registro para que lo firme bajo su responsabilidad.

Para proferir el respectivo acto administrativo de autorización se requiere que el funcionario certifique que este reúne todos los requisitos de ley a excepción de la firma del funcionario de la época (D.L. 1260/70, art. 42, mod. D.L. 2158/70, art. 8º). Es exigible esta certificación no solo por disposición legal, sino por cuanto es el funcionario actual quien va a asumir esa responsabilidad y él debe verificar que no fue firmado por olvido u omisión y que no existieron otras causas como por ejemplo: la falta de firma o identificación de otorgantes o testigos, hecho o acto registrado en lugar diferente al de ocurrencia o celebración, enmendaduras, inexistencia de los documentos antecedentes, entre otras, situaciones estas que impidieron al funcionario de registro civil de la época que lo firmara. Es así que le compete al funcionario de registro civil, analizar y determinar si efectivamente la inscripción reúne los requisitos de ley a efectos de expedir la respectiva certificación; sin la cual no es viable que esta dirección profiera el acto administrativo de autorización.

Ahora bien, si la inscripción no reúne los requisitos de ley o el interesado así lo solicita, se debe proceder a efectuar la inscripción como de primera vez, con todos los requisitos y documentos prescritos para cada inscripción.

La cancelación de una inscripción del estado civil por vía administrativa opera cuando el mismo hecho o acto ha sido registrado más de una vez. Para el análisis respectivo se debe aportar fotocopia de cada inscripción que incluya el espacio de notas y la respectiva petición firmada, con documento de identidad (D.L. 1260/70, art. 65).

Esta circular adiciona la Circular 21 del 2001 y modifica las que le sean contrarias.

Agradezco a ustedes, el ordenado cumplimiento de las orientaciones dadas en la presente circular y estoy plenamente convencido que en la medida en que sea instruido en debida forma el usuario y allegados en su oportunidad, a la Dirección Nacional de Registro Civil, los documentos necesarios para responder satisfactoriamente a cada una de las peticiones, de este modo se logrará alcanzar un mejoramiento y la excelencia en la prestación del servicio.

N. del D.: Esta circular va dirigida a delegados departamentales del Registrador Nacional del Estado Civil, registradores distritales del Registrador Nacional del Estado Civil, registradores especiales, auxiliares y municipales del estado civil, notarios, cónsules de Colombia en el exterior, inspectores de policía, corregidores y alcaldes que ejercen la función de registro civil.