Banco de la República

CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA DSEP-153 DE 2008

(Diciembre 9)

Manual de servicios electrónicos y pagos

Asunto 2: Sistema de compensación electrónica de cheques y de otros instrumentos de pago-CEDEC.

(Nota: Sustituido el anexo 3 de la presente circular por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Octubre 4 de 2011 del Banco de la República)

Destinatarios: Entidades autorizadas sistema CEDEC, oficina principal y sucursales del Banco de la República.

Por medio de la presente estamos remitiendo la Circular Reglamentaria Externa DSEP-153 del 9 de diciembre de 2008, la cual sustituye las hojas 2-6, 2-7, 2-8 y 2M3-10 de la Circular Reglamentaria Externa DSEP-153 de mayo 2 de 2005, septiembre 29 de 2006 y diciembre 7 de 2007, correspondiente al Asunto 2-“Sistema de compensación electrónica de cheques y de otros instrumentos de pago-CEDEC” del Manual del Departamento de Servicios Electrónicos y Pagos.

Las citadas hojas se sustituyen con el fin de modificar las tarifas por prestación de servicios del Sistema CEDEC, de acuerdo con la decisión adoptada por el Consejo de Administración del Banco de la República. Las nuevas tarifas se aplicarán a partir del 1º de enero de 2009. Adicionalmente se modifican las condiciones y requisitos del acceso al CEDEC, se precisa la fecha a partir de la cual se inicia el cobro de las tarifas sobre los servicios previstos en esta circular y se actualiza el procedimiento de contingencia en caso de presentarse fallas en el sistema CEDEC.

Hoja 2-6

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Octubre 4 de 2011 del Banco de la República)

6. Participantes.

6.1. Entidades autorizadas.

Podrán acceder a los servicios del CEDEC los bancos autorizados para operar en Colombia, siempre y cuando cumplan con la totalidad de condiciones y requisitos previstos en el numeral 6.2 del Capítulo I de esta circular reglamentaria. Así mismo, podrán vincularse a este sistema los otros establecimientos de crédito que en el futuro sean expresamente autorizados por el Banco de la República - Subgerencia de Operación Bancaria.

El Banco de la República también participará en la compensación de cheques y otros instrumentos de pago a través del CEDEC como entidad autorizada.

PAR.—Las entidades autorizadas podrán contratar los servicios de compañías procesadoras de instrumentos de pago, o de otras personas jurídicas especializadas que presten servicios requeridos para operar en el CEDEC, a las cuales se les permitirá comunicación directa con el Banco de la República, siempre y cuando cumplan los requisitos dispuestos en el numeral 6.2.2. En tal evento, la entidad autorizada respectiva deberá informar mediante comunicación escrita dirigida a la dirección del departamento de sistemas de pago, dando cumplimiento a lo establecido en el literal b) del numeral 6 del capítulo IV de esta circular, el nombre de la compañía de “outsourcing” contratada y el servicio o servicios a ella encomendados. Tales firmas actuarán por cuenta de la entidad autorizada que contrate sus servicios, por lo cual la responsabilidad que eventualmente se origine en la realización de las actividades contratadas, frente al Banco de la República, las otras entidades autorizadas y otros terceros, se mantendrá en cabeza de la respectiva entidad autorizada, en los mismos términos previstos en las normas del CEDEC.

6.2. Condiciones y requisitos de acceso al CEDEC.

6.2.1. Para las entidades autorizadas.

a) Suscribir el contrato de vinculación respectivo, en el cual, entre otros aspectos, la entidad autorizada se comprometa a cumplir fielmente las normas del CEDEC y autorice irrevocablemente al Banco de la República para afectar su cuenta de depósito con la posición resultante de la compensación, el valor de las tarifas por la prestación del servicio, los intereses a que haya lugar por el no pago oportuno de las mismas y las sanciones que el Banco de la República llegare a imponerle de conformidad con lo previsto en esta circular reglamentaria.

b) Disponer de una cuenta de depósito y mantenerla abierta durante su participación en el sistema.

c) Disponer de una estación de trabajo con los programas y los equipos informáticos y de comunicaciones requeridos por el Banco de la República.

d) Informar al Banco de la República en qué ciudades iniciará participando en el servicio de compensación de cheques.

e) Informar al Banco de la República en el caso de que contraten con una compañía de “outsourcing” los servicios necesarios para la compensación de instrumentos de pago a través del CEDEC, identificando los servicios contratados y la razón social de dicha compañía.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Octubre 4 de 2011 del Banco de la República)

Hoja 2-7

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Diciembre 11 de 2009 del Banco de la República)

f) Dar cumplimiento a lo establecido en la Circular Reglamentaria Externa-SGINF, DCO, DSEP, DCIN, DTE, DFV, DLEC, DODM, DRI, DDE-304, Asunto 70, en cuanto al registro ante el Departamento de Documentación y Editorial del Banco de la República de las personas y buzones corporativos o cuentas de correo a las que deben enviarse las circulares reglamentarias externas y sus modificaciones o actualizaciones, y enviar confirmación de este trámite al buzón corporativo cedec@banrep.gov.co

6.2.2. Para las firmas contratistas o de “outsourcing”.

Las firmas que presten el servicio de procesamiento de cheques y otros instrumentos de pago, o que realicen otras actividades necesarias para la participación de las entidades autorizadas en el CEDEC, serán facultadas por el Banco de la República para contar con comunicación directa al sistema, previo cumplimiento de las siguientes condiciones:

a) Haber sido identificada por una entidad autorizada, por lo menos, como entidad contratada para actuar a su nombre en los servicios del CEDEC.

b) Solicitar autorización para tener comunicación directa con el CEDEC, mediante el envío de una carta en tal sentido dirigida a la dirección del departamento de servicios electrónicos y pagos del Banco de la República, de acuerdo con lo estipulado en el literal b) del numeral 6 del capítulo IV de la presente circular, manifestando que la compañía interesada conoce y acepta las normas del CEDEC y se compromete a cumplir estrictamente los procedimientos operativos allí previstos, particularmente en lo que se refiere al manejo, transmisión, integridad y confidencialidad de la información.

c) Enviar un certificado de existencia y representación legal expedido por la autoridad competente, con una antigüedad no superior a dos (2) meses.

d) Acreditar que cuenta con los equipos y programas requeridos para conectarse al CEDEC-Banco de la República, con el fin de enviar y recibir la información pertinente.

e) Certificar que cuenta con un plan de contingencia que garantiza la prestación continua del servicio a sus clientes.

7. Tarifas.

Las tarifas aplicables a los servicios previstos en esta circular a partir de la fecha de firma del contrato, de acuerdo con lo decidido por el consejo de administración del Banco de la República, son las siguientes:

7.1. Tarifa por registro.

Se aplicará una tarifa única de cuarenta pesos con cuarenta centavos m/l ($40,40) por cada registro electrónico que corresponda a un cheque u otro instrumento de pago enviado al cobro o en devolución al CEDEC, a través de archivo o de la funcionalidad de Data Entry, independientemente de la hora en que se registre en el sistema CEDEC.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Diciembre 11 de 2009 del Banco de la República)

Hoja 2-8

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Diciembre 11 de 2009 del Banco de la República)

7.2. Tarifa fija mensual.

Cada entidad autorizada deberá cancelar al Banco de la República una tarifa mensual fija con cobertura nacional equivalente a la suma de un millón cuatrocientos noventa y cinco pesos mil trescientos ochenta y cinco pesos m/l ($1.495.385), la cual se cobrará por mes o fracción de mes.

7.3. Tarifas por solicitudes de información adicional.

Por la atención de solicitudes de información adicional o especial formuladas por las entidades autorizadas en relación con el CEDEC, habrá lugar al pago de las siguientes tarifas no excluyentes:

a) $624 por hoja de información impresa de cualquier naturaleza.

b) $12.461 por archivo electrónico solicitado.

c) $24.923 por la primera hora, por consultas que requieran dedicación exclusiva de un analista o profesional del Banco de la República para la búsqueda, recolección y/o procesamiento de la información, y de $12.461 por cada hora o fracción de hora adicional.

Las tarifas mencionadas en esta circular podrán ser reajustadas por el Consejo de Administración del Banco de la República, caso en el cual el Banco informará a las entidades autorizadas acerca de las nuevas tarifas y de la fecha a partir de la cual entrarán a regir.

7.4. Procedimiento de cobro de las tarifas.

a) Tarifa por registro.

La tarifa señalada en el numeral 7.1 de esta circular se liquidará mensualmente, con base en el número de registros enviados por la entidad autorizada en el mes calendario anterior, y se cargará automáticamente, junto con el IVA y demás impuestos a que haya lugar, según las normas tributarias vigentes, de cualquiera de las cuentas de depósito en moneda legal colombiana de la entidad autorizada dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes. El Banco enviará el documento de liquidación con el correspondiente cargo, el cual se entenderá aceptado por la entidad autorizada si esta no manifiesta por escrito ninguna objeción u oposición a la misma dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su envío.

b) Tarifa fija mensual.

La tarifa señalada en el numeral 7.2 de esta circular se liquidará y cobrará mensualmente en forma vencida por el Banco y se cargará automáticamente, junto con el IVA y demás impuestos a que haya lugar, según las normas tributarias vigentes, de cualquiera de las cuentas de depósito en moneda legal colombiana de la entidad autorizada dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes. El Banco enviará el documento de liquidación con el

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Diciembre 11 de 2009 del Banco de la República)

Hoja 2-M3-10

Existe la posibilidad de que los servidores del sistema CEDEC, tanto el principal como el de respaldo, se encuentren fuera de servicio, y sin embargo, la comunicación con el Banco de la República a través W-SEBRA se encuentre estable. En este caso el procedimiento a seguir es el que se describe a continuación:

a) El banco de la República informará a través de noticias CEDEC y de correo internet, acerca de la respectiva contingencia a todos los participantes en el canje.

b) Las entidades de CEDEC por su parte, deberán capturar la información del canje correspondiente al día en curso a través del servicio de Compensación de cheques-internet de acuerdo con lo definido al respecto en la circular reglamentaria externa correspondiente al Asunto 5-Procedimiento operativos de compensación y liquidación de cheques y otros instrumentos de pago físicos (cámaras de compensación) del Manual del Departamento de Servicios Electrónicos y pagos.

1. Apéndice.

Apéndice 1 Códigos de autorización CEDEC

Apéndice 2 Encriptación y firma de los archivos con PKI

Apéndice 3 Directorio telefónico y cuentas de correo internet

Apéndice 4 Novedades de usuarios autorizados.

(Espaciado disponible) 

(Nota: Sustituido el anexo 3 de la presente circular por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Octubre 4 de 2011 del Banco de la República)