Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior

RESOLUCIÓN 666 DE 2009

(Agosto 11)

“Por la cual se expide el Reglamento del Procedimiento Administrativo Coactivo del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior “Mariano Ospina Pérez” Icetex, de conformidad con las normas del estatuto tributario”.

La presidenta en ejercicio de sus facultades legales y en especial de las que le confieren la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005, la Ley 1066 de 2006, el literal a) del artículo 6º del Decreto-Ley 3155 de 1968, por el cual se reorganiza el Icetex, el Decreto 380 del 12 de febrero de 2007 por el cual se modifica la estructura del Icetex, los numerales 6, 20, 21 y 27 del artículo 23 del Acuerdo 13 del 21 de febrero de 2007, por el cual se adoptan los estatutos del Icetex, y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 209, establece que “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”.

Que la Ley 1066 del 29 de julio de 2006 mediante la cual se dictaron las normas para la normalización de la cartera pública, establece en su artículo 5º la obligatoriedad para las entidades públicas que tienen a su cargo la facultad de cobro coactivo, de la aplicación del procedimiento descrito en el estatuto tributario.

Que el procedimiento administrativo de cobro coactivo es un procedimiento especial contenido en el estatuto tributario, a través del cual las entidades públicas pueden hacer efectivos directamente los créditos fiscales a su favor, a través de sus propias dependencias y funcionarios, sin necesidad de acudir a la justicia ordinaria.

Que el precitado procedimiento tiene como finalidad la obtención del pago forzado de las obligaciones fiscales administradas por las entidades públicas, mediante la venta en pública subasta de los bienes de deudor, cuando quiera que este haya sido renuente al pago voluntario de sus obligaciones.

Que la Ley 1066 del 29 de julio de 2006 excluyó de dicho procedimiento las deudas generadas en contratos de mutuo, obligaciones civiles o comerciales en las que las entidades desarrollan una actividad de cobranza similar o igual a los particulares, en desarrollo del régimen privado que se aplica al giro principal de sus negocios, cuando dicho régimen esté consagrado en la ley o en los estatutos sociales de la sociedad.

Que de conformidad con lo previsto en la Ley 80 de 1993 y la jurisprudencia, la competencia para conocer el trámite de los procesos de ejecución de la actividad contractual, pertenece a la jurisdicción administrativa.

Que el numeral 1 del artículo 2º de la Ley 1066 de 2006, señaló para las entidades públicas que tengan cartera a su favor, la obligación de establecer el reglamento interno del recaudo de cartera.

Que la Ley 1066 del 29 de julio de 2006 fue reglamentada por el Decreto 4473 del 15 de diciembre de 2006, el cual en su artículo 6º reitera la obligatoriedad para las entidades públicas, de la expedición del Reglamento Interno del recaudo de Cartera.

Que para el efectivo recaudo por la vía coactiva es indispensable adoptar el reglamento sobre el procedimiento administrativo coactivo, de conformidad con el estatuto tributario.

Que el Decreto 380 de 2007 por el cual se modifica la estructura del Icetex, establece en el artículo 8º numeral 15 como función de la oficina asesora jurídica la de coordinar y adelantar los procesos por jurisdicción coactiva de acuerdo con la normatividad vigente en la materia.

Que la Ley 30 de 1992 en su artículo 48 otorga al Ministerio de Educación Nacional la facultad sancionatoria y el artículo 112 literal d) establece que el Fondo de Crédito Educativo del Icetex contará con recursos provenientes, entre otros de las multas impuestas por el Ministerio de Educación Nacional de acuerdo con el precitado artículo 48 ibídem.

Que con base en lo anterior, la oficina asesora jurídica ejecutará por vía de jurisdicción coactiva las multas impuestas a los disciplinados, como resultado del proceso respectivo.

Que de conformidad con lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Expedir el Reglamento del Procedimiento Administrativo Coactivo del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior “Mariano Ospina Pérez”, Icetex, de conformidad con lo dispuesto por la Ley 1066 de 2006 y el Decreto 4473 del 15 de diciembre de 2006.

ART. 2º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Comuníquese y cúmplase.

Expedida en Bogotá, D.C., a 11 de agosto de 2009.

Reglamento del procedimiento administrativo de jurisdicción coactiva del Icetex

I. Generalidades del procedimiento administrativo coactivo

1.1. Definición y naturaleza jurídica.

Ha sido definida por vía jurisprudencial, como una facultad administrativa de carácter excepcional o extraordinario encaminada a hacer efectivo un título ejecutivo a favor de la administración, de tal suerte que la exime de someter el asunto a consideración de los jueces ordinarios y le permite ejecutar directamente las obligaciones. (CSJ, Sent. de oct. 5/89, M.P. Hernando Gómez Otálora).

Se trata de una facultad de carácter administrativo, en la cual la administración asume la calidad de juez y parte, y en desarrollo de la misma, dicta actos administrativos de trámite contra los cuales no procede recurso alguno, de conformidad con el artículo 833-1 del estatuto tributario.

El cobro coactivo no es más que el procedimiento contenido en los artículos 823 y siguientes del estatuto tributario, por medio del cual las entidades pueden hacer efectivos directamente los créditos fiscales a su favor, a través de sus propias dependencias y funcionarios, sin necesidad de acudir a la justicia ordinaria.

El objetivo del procedimiento administrativo coactivo es garantizar el recaudo oportuno e integral de todas aquellas multas respecto de las cuales el Icetex sea destinatario.

El alcance comprende la ejecutoria del acto administrativo que impone la multa, las acciones de cobro persuasivo y el decreto de medidas cautelares, con miras a la recuperación del importe total de la sanción impuesta al sujeto pasivo del cobro.

Las actuaciones del proceso administrativo de cobro coactivo se desarrollarán con arreglo a los principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad, contradicción, y se basarán en las garantías constitucionales de legalidad, debido proceso y derecho de defensa, realizando la gestión de manera ágil, eficaz, eficiente y oportuna.

1.2. Características.

1.2.1. Es un procedimiento de carácter oficioso en todas sus etapas.

1.2.2. El deudor debe intervenir en el proceso personalmente o por medio de su apoderado, de forma tal que no es posible su notificación por medio de curador ad litem.

1.2.3. Se rige por las normas del estatuto tributario, artículos 823 y siguientes, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 5º de la Ley 1066 del 29 de julio de 2006. Ahora bien, en caso de vacíos debe acudirse a lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo y, en su defecto, a las normas del Código de Procedimiento Civil.

1.2.4. En materia de medidas cautelares el estatuto tributario hace remisión expresa al Código de Procedimiento Civil. (E.T., art. 839-2).

1.3. Competencia.

La facultad del funcionario para producir el acto administrativo se encuentra determinada por los factores funcional y territorial.

1.3.1. Factor funcional: Para el caso concreto del Icetex será competente para exigir el cobro coactivo el jefe de la oficina asesora jurídica, de conformidad con el artículo 8º numeral 15 del Decreto 380 de 2007.

1.3.2. Factor territorial. El cobro coactivo deberá adelantarse en la oficina asesora jurídica del Icetex con sede en Bogotá, D.C., teniendo en cuenta que el domicilio de la entidad se encuentra en esta ciudad, y que el Instituto no cuenta con dependencias jurídicas regionales. Así las cosas, no se acude en estricto sentido al fuero concurrente descrito en el artículo 825 del estatuto tributario.

Todas las providencias que se dicten en ejercicio del cobro coactivo durante el proceso administrativo de jurisdicción coactiva, serán suscritas por el jefe de la oficina asesora jurídica, previa sustanciación por parte de los profesionales de su área.

El funcionario ejecutor será el jefe de la oficina asesora jurídica  del Icetex.

1.4. Título ejecutivo.

Es el documento que contiene una obligación clara, expresa y exigible proveniente del deudor (persona natural o jurídica), y a favor de la administración (el Icetex), consistente en el pago de una suma de dinero. (CPC, art. 488).

Se tendrán además, como documentos constitutivos de título ejecutivo para ser cobrados por vía de jurisdicción coactiva, los siguientes;

a) Los señalados en el artículo 68 del Código Contencioso Administrativo.

b) Las multas impuestas por el Ministerio de Educación Nacional de conformidad con el artículo 48 de la Ley 30 de 1992, en concordancia con el literal d) del artículo 112 ibídem.

c) Las multas impuestas en los procesos disciplinarios adelantados por la entidad y/o por la Procuraduría General de la Nación, cuando quiera que las sanciones impuestas sean convertibles en multa.

Una vez en firme la providencia que contiene la obligación de pagar la suma de dinero a favor de la administración (el Icetex), se procederá de la siguiente manera:

El Ministerio de Educación Nacional, la Presidencia del Icetex, la Oficina de control interno disciplinario o la Procuraduría General de la Nación, remitirán la providencia que impone la sanción a la oficina asesora jurídica del Icetex dentro de los treinta (30) días siguientes a su ejecutoria, con el fin de iniciar el trámite coactivo.

Una vez recibida en la Oficina asesora jurídica, el técnico administrativo registra los datos de la fecha de recepción, número, origen y clase de documento, así como el nombre del funcionario al que se reparte, fecha y firma de quien lo recibe en el Formato F41 de registro de correspondencia.

1.4.1. Requisitos de la providencia contentiva del título ejecutivo: Debe contener como mínimo los siguientes requisitos:

1.4.1.1. Nombre completo o razón social del deudor, indicando la calidad que ostenta.

1.4.1.2. Identificación completa del deudor (sancionado). Debe confirmarse el número de identificación del sancionado con las bases de datos existentes, a fin de determinarla inequívocamente.

1.4.1.3. El valor de la sanción en letras y números.

1.4.1.4. El domicilio del sancionado.

1.4.1.5. La providencia contentiva del mismo que debe traer la constancia de ejecutoria, así como los oficios enviados al sancionado a efectos de su notificación o en su defecto, el edicto correspondiente.

Si la providencia contentiva de la sanción adolece de los precitados requisitos, se devolverá al remitente, a fin de que dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de su recibo se subsane el defecto y se remita nuevamente a la oficina asesora jurídica para su cobro.

1.4.2. Ejecutoria de los actos administrativos: De conformidad con el artículo 829 del estatuto tributario se presenta en los siguientes casos:

1.4.2.1. Cuando contra ellos no procede recurso alguno.

1.4.2.2. Cuando vencido el término para interponer los recursos, no se hayan interpuesto o no se presenten en debida forma.

1.4.2.3. Cuando se renuncie a los recursos expresamente o se desista de ellos.

1.4.2.4. Cuando se hayan decidido en forma definitiva los recursos interpuestos en la vía gubernativa o las acciones de nulidad y restablecimiento del derecho.

Los títulos ejecutivos pueden ser simples, si la obligación está contenida en un solo documento y complejo, si está conformada por varios documentos que constituyen una unidad jurídica.

1.5. Interrupción del proceso de jurisdicción coactiva.

Refiere a la parálisis temporal del proceso motivada, por una causa externa al mismo, y se produce a partir del hecho que la origina.

Sus causas se encuentran previstas en los artículos 168 y 169 del Código de Procedimiento Civil.

Dicho fenómeno debe declararse mediante auto en los términos del artículo 826 del estatuto tributario y el efecto es que no podrán correr términos ni ejecutarse ningún acto procesal, mientras subsistan las causas que la originan.

1.6. Suspensión del proceso de jurisdicción coactivo.

Conlleva diferir en el tiempo el trámite procesal, generado por una exigencia interna del mismo.

Sus causas se encuentran señaladas en los artículos del estatuto tributario y son:

a) Artículos 814 y 841 referidos a las facilidades de pago.

b) Artículos 827 y 845 referidos a la admisión del deudor a concordato, liquidación obligatoria, acuerdo de reestructuración, toma de posesión.

Así mismo, en el artículo 170 del Código de Procedimiento Civil, y en los siguientes casos:

1.6.1. Prejudicialidad. Cuando iniciado un proceso penal, el fallo que corresponda dictar haya de influir necesariamente en el proceso de cobro administrativo coactivo, (CPC, art. 171 num. 1), por ejemplo, con recibos de pago que el funcionario tacha de falsedad, o con liquidaciones privadas que el ejecutado manifiesta no haber firmado. En este caso, la suspensión se produce hasta la ejecutoria de la sentencia de justicia penal. En este caso, se dicta el auto de suspensión del proceso tan pronto se tenga conocimiento del hecho.

1.6.2. Acumulación. Cuando hubiere lugar a la acumulación de procesos o de títulos a proceso, en cuyo evento habrá lugar a suspender el proceso más adelantado, de acuerdo con las reglas que fueren pertinentes, del artículo 159 del Código de Procedimiento Civil.

El tiempo máximo de suspensión es de 3 años.

Su trámite se encuentra previsto en los artículos 171, 172 y 173 del Código de Procedimiento Civil.

1.7. Suspensión de la prescripción y de la diligencia de remate.

Tiene efectos frente a la obligación en la medida en que afecta el término de extinción de la misma.

Las causales se encuentran establecidas en el artículo 818 del estatuto tributario y se concretan a las siguientes:

a) Notificación del mandamiento de pago.

b) Facilidades de pago.

c) Concordato.

d) Liquidación forzosa administrativa.

Se caracteriza porque no conlleva la suspensión del proceso administrativo.

La suspensión del término de prescripción de la acción de cobro además ocurre por:

a) Solicitud de revocatoria directa: A partir del auto de suspensión de la diligencia de remate, hasta la ejecutoria de la providencia que resuelva la petición;

b) Solicitud de restitución de términos: A partir del auto de suspensión de la diligencia de remate, hasta la ejecutoria de la providencia que resuelva la petición.

c) Demanda ante jurisdicción contenciosa: A partir del auto de suspensión de la diligencia de remate, hasta la ejecutoria del fallo del contencioso administrativo que resuelve la demanda contra resolución que decide sobre las excepciones y ordena llevar adelante la ejecución.

El término transcurrido con anterioridad a la fecha en que se dicte el auto de suspensión de la diligencia de remate, se contabiliza y mantiene su vigencia para efectos de la prescripción. No desaparece como en el caso de la interrupción.

En estos tres eventos, como no se suspende el proceso administrativo coactivo, el funcionario puede ejecutar acciones propias del proceso como continuar investigando otros bienes, decretar su embargo, practicar su secuestro, ordenar su avalúo, entre otros, si el bien que fue objeto de la suspensión de la diligencia de remate no cubre la totalidad del crédito objeto del proceso.

Si dentro del proceso existieren embargadas sumas de dinero representadas en títulos judiciales, estos no se aplicarán hasta tanto haya decisión definitiva sobre la revocatoria, restitución de términos o fallos de la jurisdicción contenciosa. Si no se propusieron excepciones y tampoco hay pendiente decisión sobre alguna de las circunstancias anteriores, los títulos judiciales se aplicarán al pago de las obligaciones cobradas.

1.7.1. Prescripción de la acción: En cuanto al término de prescripción de la acción en materia de jurisdicción coactiva no existe norma especial, por ello se acude al Código Civil y en concreto a la modificación introducida por el artículo 8º de la Ley 791 de 2002, que dispone un término de cinco (5) años.

Ahora bien, para efectos del cómputo del término de prescripción de la acción, debe tener en cuenta lo dispuesto por el artículo 90 del Código de Procedimiento Civil, modificado por el artículo 10 de la Ley 794 de 2003.

1.8. Acumulación en el proceso de jurisdicción coactiva.

La acumulación de obligaciones o procesos, es una facultad discrecional del funcionario ejecutor, que permite la aplicación concreta de los principios de economía procesal, celeridad y eficacia, tomando en cuenta las circunstancias procesales, la posibilidad de recuperar toda la obligación y la oportunidad del recaudo de las acreencias a cargo de los contribuyentes morosos.

En todo caso, es importante que la decisión de acumular no retarde innecesariamente los procesos cuyo trámite se encuentre adelantado, perjudicando la oportunidad e inmediatez de la recuperación de la cartera.

1.8.1. De pretensiones – Obligaciones.

Se encuentra consagrada en el parágrafo del artículo 826 del estatuto tributario y refiere a reunir en el mismo mandamiento de pago, todas y cada una de las obligaciones a cargo del deudor. Se equipara a la acumulación de pretensiones consagrada en el Código de Procedimiento Civil.

Requisitos:

Tipo de obligaciones: Que se trate de obligaciones contenidas en los títulos ejecutivos relacionados por el artículo 828 del estatuto tributario, lo cual implica que la acumulación procede en relación con obligaciones por diferentes conceptos y períodos.

Procedimiento: Que el procedimiento para el cobro de todas ellas sea el mismo, esto es, el administrativo coactivo.

Estado del proceso: Que no haya sido aprobado el remate en los procesos a acumular. La administración (el Icetex) a discreción puede decretar la acumulación de oficio o a petición de parte, quien tomará en consideración no solo las razones de economía procesal, sino también las de conveniencia y oportunidad del recaudo.

1.8.2. De procesos.

Se encuentra consagrada en el artículo 825 del estatuto tributario, y consiste en tramitar en un solo proceso, varios procesos coactivos que se adelanten contra el mismo deudor. Se aplican las normas dispuestas en el Código de Procedimiento Civil.

El parágrafo único del artículo 826 del estatuto tributario consagra la acumulación de obligaciones, que consiste en involucrar en un mismo mandamiento de pago todas las obligaciones del deudor. Esta figura corresponde a lo que el Código de Procedimiento Civil denomina acumulación de pretensiones, en su artículo 82.

En el evento en que se hubiere proferido mandamiento de pago y aún se encuentre sin notificar, es posible la acumulación si surgen nuevas obligaciones, circunstancia que obligará a librar un nuevo mandamiento de pago.

En este caso, el proceso más adelantado se suspenderá hasta que los demás se encuentren en la misma etapa procesal, momento a partir del cual se decreta la acumulación para tramitarlos todos como un solo proceso.

Para saber a qué proceso se acumulan los demás se tendrán en cuenta los siguientes criterios:

a) Si en ninguno de los procesos existen bienes embargados, la acumulación se hará al proceso más antiguo, circunstancia que se determinará por la fecha de notificación de los mandamientos de pago;

b) Cuando en uno de los procesos existan bienes embargados, la acumulación se hará a dicho proceso;

c) Cuando en varios procesos existan bienes embargados, la acumulación se hará al proceso que ofrezca mayores ventajas para la realización del remate.

II. Etapas del procedimiento administrativo coactivo

2.1. Mandamiento de pago.

Se encuentra consagrado en el artículo 826 del estatuto tributario, y refiere a la orden que se da al deudor, para cumplir con la obligación contenida en el título ejecutivo junto con los intereses y costas del proceso.

Debe contener lo siguiente:

1. La identificación plena del deudor o deudores, con su nombre o razón social, cédula de ciudadanía o NIT, según el caso.

2. Identificación de las obligaciones, por su cuantía, concepto, periodo y el documento que la contiene, junto con la constancia de ejecutoria del acto administrativo.

3. Competencia con la que se actúa.

4. La orden expresa de pagar dentro de los 15 días siguientes a la notificación las obligaciones pendientes, con los intereses y/o indexación a que haya lugar y las costas procesales en que se haya incurrido.

5. La posibilidad de proponer excepciones dentro del mismo término para pagar (E.T., arts. 830 y 831).

6. El mandamiento de pago debe ser notificado personalmente o por correo si el deudor no comparece en el término de diez (10) días (E.T., art. 826).

Las medidas cautelares se decretarán en providencia separada.

El mandamiento de pago es un acto administrativo que tiene en su parte considerativa los datos señalados en los numerales 1, 2 y 3 de este acápite, teniendo en cuenta que en tratándose de títulos ejecutivos complejos deberá enunciar todos los documentos que lo conforman.

En su parte resolutiva debe contener los datos señalados en los numerales 4, 5 y 6 de este acápite.

Igualmente ha de contener la orden de notifíquese y cúmplase, así como la firma del funcionario ejecutor.

Una vez recibidos los documentos en la oficina asesora jurídica, y previos los trámites tendientes a su radicación, el jefe de la oficina realiza un análisis previo a fin de determinar si reúne los requisitos de un título ejecutivo.

Si no constituye título ejecutivo, lo devuelve a la oficina de origen, a través de un oficio en el cual se indique los motivos de la devolución.

Verificado lo anterior, y si se trata efectivamente de un título ejecutivo, procede a entregar los documentos al técnico administrativo de la oficina para su foliación y realiza el reparto del expediente al profesional correspondiente, dentro de la oficina asesora jurídica.

El técnico administrativo de la oficina asesora jurídica debe organizar los documentos en orden cronológico, y enumerar cada folio en orden descendente, de forma tal que los documentos que lleguen puedan ser anexados y numerados consecutivamente.

Igualmente debe determinar el sujeto pasivo de la obligación, su domicilio, la cuantía de la obligación, documentos que constituyen título ejecutivo, fecha de prescripción de la acción y número de folios, a efectos de la consignación de dichos datos en la carátula.

El jefe de la oficina asesora jurídica  analiza los documentos con el fin de obtener claridad y precisión sobre el origen y la cuantía de la obligación, la fecha de prescripción de la misma, la solvencia del deudor, con el fin de determinar si es posible acudir a la vía persuasiva o iniciar inmediatamente el proceso de cobro administrativo coactivo.

El estudio de la obligación por parte del jefe de la oficina asesora jurídica  reviste importancia en la medida en que sirve de base para absolver todas las dudas que pueda plantear el deudor en el momento de la entrevista.

2.2.1. Cobro persuasivo.

Es la actuación discrecional de la administración (el Icetex) tendiente a obtener el pago voluntario de las obligaciones vencidas, y lo realiza el jefe de la oficina asesora jurídica, por medio del envío de un oficio al deudor, recordándole la obligación pendiente y la necesidad de su pronta cancelación.

Este oficio debe enviarse dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo del expediente por reparto, previo análisis de los documentos a efectos de obtener claridad acerca del origen y cuantía de la obligación, solvencia del deudor y fecha de prescripción de la obligación, a efectos de determinar si es viable acudir a la etapa persuasiva e iniciar inmediatamente el proceso de cobro administrativo coactivo.

En dicha comunicación debe informársele el nombre del funcionario encargado del asunto y se le dará un plazo límite (entre 5 y 10 días) para que concurra a aclarar su situación, so pena de proseguir con el cobro administrativo coactivo.

Se realiza a través de los siguientes mecanismos:

a) Invitación formal. A través de un oficio o telegrama dirigido al deudor en el cual se le recuerda su obligación, la posibilidad de llegar a un acuerdo amistoso y evitar el inicio del proceso coactivo.

b) Llamada telefónica. Busca constatar el recibo de la invitación formal y coordinar fecha para la entrevista. De dicha comunicación debe dejarse constancia en el expediente.

c) Entrevista y negociación. Se lleva a cabo en la oficina asesora jurídica dentro de un ambiente adecuado y observando las reglas de cortesía que permitan establecer una relación cordial. De todo lo acaecido durante la entrevista se dejará constancia en un acta suscrita por quienes en ella intervinieron. En caso de inasistencia se dejará constancia escrita en el expediente.

En caso de renuencia, el jefe de la oficina asesora jurídica  deberá iniciar inmediatamente la labor de investigación de bienes e ingresos del deudor.

Si en la etapa persuasiva el jefe de la oficina asesora jurídica, tiene conocimiento de la existencia de una demanda de nulidad y restablecimiento del derecho, solicitará al deudor copia del auto admisorio de la demanda y de la póliza que garantiza el pago de la sanción impuesta a través de la resolución demandada.

Efectuado lo anterior, el jefe de la oficina asesora jurídica  ordenará el archivo del expediente y decretará el levantamiento de las medidas cautelares. Luego, enviará comunicación al respecto al deudor.

El expediente permanecerá en el archivo del profesional especializado a cargo, empero, el jefe de la oficina asesora jurídica  deberá hacer el seguimiento correspondiente.

La cartera representa la necesidad de su cobro; es así que el principal objetivo de la gestión persuasiva es la recuperación total e inmediata de la cartera, incluyendo los factores que la componen (capital, intereses, sanciones), o el aseguramiento del cumplimiento del pago mediante el otorgamiento de plazos o facilidades para el pago con el lleno de los requisitos legales, constituyéndose en una política de acercamiento más efectiva con el deudor, tratando de evitar el proceso de cobro administrativo coactivo.

A efectos del análisis de la procedibilidad de la etapa persuasiva el funcionario ejecutor tomará en cuenta los siguientes factores:

a) Conocimiento de la deuda. Consiste en estudiar si la obligación es clara, expresa y exigible y, por ende, si reúne los requisitos para ser considerada título valor. Igualmente, debe verificar si los actos administrativos que sirven de soporte se encuentran plenamente ejecutoriados, la cuantía de la obligación, la existencia de abonos, etc.

b) Conocimiento del deudor. La localización del deudor, su actividad y nivel de solvencia económica.

En todo caso, la etapa persuasiva no debe superar los dos (2) meses, contados a partir de la fecha de reparto, vencido el cual se iniciará la investigación de bienes.

La etapa persuasiva no es obligatoria y, por ende, puede obviarse en aquellos casos de inminencia de prescripción o insolvencia del deudor.

2.1.1.1. Alternativas del deudor.

a) Pago de la obligación. Deberá ser consignado por el deudor en las cuentas que para tal efecto proporcione la Dirección de Tesorería del Icetex y de conformidad con la liquidación de la obligación que elabore el jefe de la oficina asesora jurídica.

b) Solicitud de plazo. Se le concede mediante resolución notificada personalmente al deudor y teniendo en cuenta la cuantía de la obligación, la situación patrimonial del deudor y las garantías.

c) Renuencia al pago. Se debe dejar constancia de dicha circunstancia en el expediente y proceder de inmediato al inicio del proceso administrativo coactivo.

2.1.2. Acuerdos de pago.

El Icetex a través del funcionario ejecutor podrá celebrar acuerdos de pago, previa solicitud escrita del deudor o su apoderado que deberá contener, entre otros datos, el plazo solicitado, la periodicidad de las cuotas, la garantía y la denuncia de los bienes de su propiedad o de un tercero que se ofrezcan para embargo, en caso de llegar a ello.

A la solicitud deberá acompañar la certificación expedida por la Contaduría General de la Nación, en la que conste que no se encuentran reportados en el boletín de deudores morosos.

El Icetex se abstendrá de celebrar acuerdos de pago con deudores catalogados como reincidentes, renuentes; y con aquellos que aparezcan reportados en el boletín de deudores morosos por el incumplimiento de acuerdos de pago, salvo que se subsane el incumplimiento y la Contaduría General de la Nación expida la correspondiente certificación.

En todo caso, el acuerdo de pago debe comprender el capital, los intereses correspondientes y las posibles costas que resulten del proceso, si hubiere lugar a ellas.

2.1.2.1. De los criterios para la celebración de acuerdos de pago.

2.1.2.1.1. Otorgamiento de plazo. En ningún caso el plazo estipulado para el acuerdo de pago deberá ser superior a dieciocho (18) meses.

2.1.2.1.2. Clases de plazos:

2.1.2.1.2.1. Hasta seis (6) meses. Para aquellos casos cuya cuantía no exceda de veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Comprenderá únicamente el pago de la multa.

2.1.2.1.2.2. Hasta doce (12) meses. Para aquellos casos cuya cuantía no exceda de cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Comprenderá el pago de la multa más los intereses corrientes a la tasa máxima certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia.

2.1.2.1.2.3. Hasta dieciocho (18) meses. Para aquellos casos cuya cuantía supere los cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Comprenderá el pago de la multa más los intereses corrientes a la tasa máxima certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia.

Una vez suscritos los acuerdos de pago, el funcionario ejecutor deberá remitir una copia del mismo a la dirección de contabilidad, a efectos del registro contable pertinente.

Para efectos de la clasificación de la cartera sujeta a cobro coactivo debe tenerse en cuenta que será objeto de cobro coactivo aquella que independientemente a su naturaleza, haya superado los treinta (30) días hábiles de mora, y será prioritaria aquella que superando el término aquí señalado, tenga una cuantía y sea superior a veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes; sin embargo, se le dará prioridad a aquella que se encuentre más cercana a la prescripción.

Incumplimiento de los acuerdos o facilidades: En el evento en que el deudor incumpliere dos (2) cuotas por no cancelar en las respectivas fechas de vencimiento las obligaciones surgidas con posterioridad a la suscripción del acuerdo, acaece el incumplimiento y deja sin vigencia el plazo concedido automáticamente, sin necesidad de acto que así lo declare; y se ordenará hacer efectiva la garantía hasta la concurrencia del saldo insoluto; y para el caso de aquellas facilidades de pago que han sido otorgadas con base en una relación detallada de bienes se ordenará el embargo, secuestro y avalúo de los bienes denunciados por el deudor para su posterior remate.

Si la garantía o los bienes del deudor no fueren suficientes para cubrir la obligación, se continuará con el proceso administrativo de cobro coactivo.

En todo caso es deber del funcionario ejecutor reportar a la Contaduría General de la Nación de conformidad con lo dispuesto por la Ley 901 de 2004, a aquellos deudores que hayan incumplido los acuerdos de pagos, con el propósito de que dicha entidad los identifique por esa causal en el boletín de deudores morosos del Estado.

2.1.3. De la garantía de respaldo a los acuerdos de pago.

Para la suscripción de los acuerdos de pago el deudor deberá garantizar el cumplimiento mediante el otorgamiento de garantías consistente en pólizas de compañía de seguros o garantías bancarias, a favor del Icetex.

No obstante, habrá lugar al otorgamiento de facilidades y suscripción de acuerdo de pagos sin que el deudor preste garantía en los términos antes mencionados, siempre y cuando el plazo concedido no supere los seis (6) meses y el deudor denuncie bienes para su posterior embargo y secuestro, para lo cual deberá presentar títulos de propiedad y certificados de tradición y libertad para los bienes que estén sujetos a este tipo de registro, así como el correspondiente avalúo de los bienes denunciados con la información suficiente de ubicación, identificación, propiedad, de tal manera que se pueda verificar la existencia y estado de los mismos. En todo caso, deberá hacer el compromiso expreso de no enajenarlos ni afectar su dominio en cualquier forma, durante el tiempo de vigencia del acuerdo de pago.

2.1.4. Investigación de bienes.

Se realiza una vez culminada la etapa persuasiva si el funcionario ejecutor determinó hacer uso de ella, de lo contrario, se inicia dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo del expediente por reparto.

De acuerdo a lo previsto en el artículo 825-1 del estatuto tributario, dentro del procedimiento administrativo de cobro el funcionario ejecutor tiene las mismas facultades de investigación que los funcionarios de fiscalización.

Este procedimiento consiste en requerir a entidades públicas y privadas, a efectos de la obtención de la información que permita establecer los bienes o ingresos del deudor.

Tales actuaciones pueden consistir en:

a) Solicitud a la oficina de registro de instrumentos públicos de la zona del territorio nacional del domicilio del deudor, sobre los predios de propiedad del ejecutado.

b) Solicitud de información, respecto de los vehículos registrados a nombre del ejecutado en la oficina de tránsito del domicilio del deudor.

c) Solicitud de información a las centrales de riesgo crediticio, sobre las posibles cuentas bancarias a nombre del deudor.

d) Las demás que considere pertinentes.

El resultado de la investigación de bienes se hará constar en una carpeta diferente a la del proceso.

2.1.5. Notificación.

Es el acto de comunicación dentro del proceso, mediante el cual se pone en conocimiento del ejecutado el mandamiento de pago.

Se encuentra señalado en el artículo 826 del estatuto tributario, donde se hace imperiosa la notificación personal del mandamiento de pago y en su defecto, mediante correo.

Para la notificación personal se cita al ejecutado mediante el envío de comunicación por correo a la dirección establecida en el mandamiento de pago, dándole un período de diez (10) días, contados desde el día siguiente al de su introducción en el correo, para que comparezca a la oficina asesora jurídica a notificarse de la resolución de mandamiento de pago.

Cuando el deudor comparece se le exigirá su plena identificación y/o el original del poder con el cual actúa, se le pondrá de presente la providencia y se hará entrega de copia del mandamiento de pago proferido en su contra.

Ahora bien, en caso de que el deudor no concurra a la diligencia de notificación personal, vencido el término para ello se procederá a efectuar la notificación por correo certificado de conformidad con lo descrito en los artículos 566-1, 567 y 568 del estatuto tributario, anexando una copia del mandamiento de pago.

En caso de devolución del oficio de notificación por correo el jefe de la oficina asesora jurídica  deberá verificar la causal de devolución y determinar si existen errores en la dirección, los cuales procederá a corregir.

En caso de que no existan errores, como por ejemplo, los que se enlistan a continuación, se procederá a notificar mediante la publicación de un aviso en un diario de amplia circulación nacional:

a) Dirección desconocida.

b) El deudor no reside en la dirección indicada.

c) En lugar está cerrado o es rehusado.

d) El deudor ha fallecido.

e) El deudor ha cambiado de domicilio.

En caso de efectuar la notificación por aviso, debe ceñirse a los términos del artículo 568 del estatuto tributario.

En el evento en que no se hubiere localizado la dirección del deudor por ningún medio, la notificación se hará por publicación en un diario de amplia circulación nacional y se agregará al expediente la hoja del diario donde se hizo la publicación.

La notificación por conducta concluyente se efectuará de conformidad con lo dispuesto en los artículos 48 del Código Contencioso Administrativo y 330 del Código de Procedimiento Civil.

En caso de indebida notificación del mandamiento de pago o falta de la misma, la consecuencia será la nulidad de todas las actuaciones posteriores al mandamiento de pago, excepto las que comprenden las medidas cautelares, dado que se tomarán como medidas previas.

El artículo 849-1 del estatuto tributario da la facultad de subsanar dicha irregularidad hasta antes de la aprobación del remate.

Las restantes providencias se notificarán por estado.

2.2. Actuación y representación del deudor.

En el proceso de cobro administrativo coactivo, se siguen las reglas generales de capacidad y representación previstas en los artículos 555 y 556 del estatuto tributario, de forma tal que cuando el deudor es una persona natural, puede intervenir en el proceso en forma personal o por medio de su apoderado.

Cuando se trate de personas jurídicas, el deudor podrá actuar a través de sus representantes, o a través de apoderados.

Dentro de este proceso no es viable la representación por curador ad litem.

2.3. Conductas procesales del deudor

Una vez notificado el mandamiento de pago el deudor tiene quince (15) días hábiles para pagar o proponer excepciones. Igualmente puede guardar silencio.

En el primer caso, esto es, el pago total de la obligación, el jefe de la oficina asesora jurídica  dará por terminado el proceso previa verificación del pago, levantará las medidas cautelares y archivará el expediente en forma definitiva.

En caso de que el deudor solicite un plazo para el pago debe acudirse a la etapa de negociación en la cual se tendrán en cuenta factores como la cuantía de la obligación, la situación financiera del deudor, el plazo, la prescripción, etc.

En caso de guardar silencio, se procederá a seguir adelante la ejecución mediante resolución dictada dentro del mes siguiente al vencimiento del término para pagar, conforme lo prevé el artículo 836 del estatuto tributario. En dicha resolución se ordenará el avalúo y remate de los bienes embargados y secuestrados y se determinará la práctica de la liquidación del crédito y de costas.

La precitada resolución no es susceptible de recursos.

2.3.1. Excepciones

Si el deudor propone excepciones tales como pago, acuerdo de pago, falta de ejecutoria, prescripción de la acción, etc., se tramitan de conformidad con lo preceptuado por los artículos 832 y 833 del estatuto tributario.

Es importante anotar que en este proceso proceden taxativamente las excepciones previstas en el artículo 831 del estatuto tributario, que son las siguientes:

1. El pago, entendiendo la compensación como una forma de pago efectivo.

2. La existencia de acuerdo de pago;

3. La falta de ejecutoria del título;

4. La pérdida de ejecutoria del título por revocación o suspensión provisional del Acto administrativo, hecha por autoridad competente;

5. La interposición de demandas de restablecimiento del derecho o del proceso de revisión de impuestos, ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo;

6. La prescripción de la acción de cobro;

7. La falta de título ejecutivo o incompetencia del funcionario que lo profirió;

8. La calidad de deudor solidario;

9. La indebida tasación del manto de la deuda del deudor solidario.

Cuando la excepción alegada sea la falta de ejecutoria del título, fundada en irregularidades en la notificación que eventualmente dieren lugar a una restitución de términos, no procederá la declaratoria de dicha excepción, sino la suspensión de la diligencia de remate, conforme a lo dispuesto por el inciso 5º del artículo 818 del estatuto tributario, decisión que se adoptará con base en la certificación de encontrarse en trámite la petición de restitución de términos. Una vez resuelta la petición, si realmente se produce dicha restitución de términos, el proceso ejecutivo se dará por terminado respecto de la obligación contenida en dichos documentos, pues en ese evento el título ejecutivo habrá perdido ejecutoria.

Las excepciones deberán proponerse personalmente o por medio de apoderado en la oficina asesora jurídica dentro de los quince (15) días siguientes a la notificación del mandamiento de pago.

El jefe de la oficina asesora jurídica  dispone de un (1) mes, contado desde la fecha de presentación del escrito de excepciones, para emitir su pronunciamiento de conformidad con el artículo 832 del estatuto tributario.

Si requieren práctica de pruebas, se ordenarán previos a resolver, sin exceder del precitado término.

En caso de declararse probadas las excepciones respecto de todas las obligaciones, el jefe de la oficina asesora jurídica, declarará terminado el proceso de conformidad con lo preceptuado en el artículo 833 del estatuto tributario.

Si prosperan parcialmente, se ordenará seguir adelante la ejecución respecto de las obligaciones o valores no afectados por los mecanismos exceptivos.

En caso de no prosperar las excepciones, el jefe de la oficina asesora jurídica ordenará seguir adelante la ejecución, mediante resolución contra la que procede únicamente el recurso de reposición dentro del mes siguiente a su notificación.

Dicho recurso deberá ser resuelto dentro del mes siguiente a su interposición, de conformidad con el artículo 834 del estatuto tributario y la providencia se notificará como lo indica el inciso 2º del artículo 565 ibídem, esto es, personalmente o por edicto en caso de no comparecencia.

Si la excepción es la presentación de la demanda de nulidad y restablecimiento del derecho, el jefe de la oficina asesora jurídica  solicitará al excepcionante copia del auto admisorio de la demanda y de la póliza constituida por una compañía de seguros.

Una vez probada esta excepción se declarará la terminación del proceso y el levantamiento de las medidas cautelares.

El expediente permanecerá en el archivo manejado por el técnico administrativo de la oficina asesora jurídica, hasta tanto sea resuelta la demanda en la jurisdicción contenciosa administrativa.

2.3.1.2. Eventualidades.

En el trámite de las excepciones se pueden presentar varias situaciones a saber:

1. Que se encuentren probadas todas las excepciones respecto de todas las obligaciones, evento en el cual así lo declarará la resolución, ordenando en la misma providencia dar por terminado el proceso y el levantamiento de las medidas cautelares que se hubieren decretado.

2. Que prosperen parcialmente las excepciones, evento en el cual se ordenará seguir adelante la ejecución respecto de las obligaciones o valores no afectados por las excepciones.

3. Que se declare no probada ninguna de las excepciones, en cuyo caso se ordenará seguir adelante la ejecución.

Si la excepción que prosperó es la de pago, y con posterioridad a la Resolución que así lo declara se comprueba falsedad en los recibos, procede la revocatoria de dicho acto administrativo, por medio del cual se declaró probada la excepción de pago y se dispuso el archivo del expediente, inclusive sin el consentimiento del ejecutado, conforme a lo dispuesto por el artículo 73 del Código Contencioso Administrativo, con el fin de continuar la ejecución hasta obtener el recaudo de la obligación.

Adicionalmente se pondrá el hecho en conocimiento de la justicia penal ordinaria.

No sobra señalar que el mandamiento de pago no será objeto de modificaciones, pues se entiende que el proceso se adelantará por las obligaciones indicadas en la resolución que ordena su continuación. Por esta razón, dicha resolución tendrá la suficiente motivación y la identificación específica de cada una de las obligaciones, tanto aquellas respecto de las cuales el proceso termina, como de las que dan lugar a continuarlo.

Es importante señalar que el elecutor(sic) puede declarar de oficio probado cualquiera de los hechos que dan lugar a las excepciones que establece el estatuto tributario, esto es, así no la hubiere propuesto el ejecutado, cuando en el curso del proceso tuviere formalmente conocimiento del hecho que la constituye, como el pago, la prescripción, etc., mediante resolución o auto según el caso, y continuar adelante con la ejecución de las obligaciones recuperables.

2.3.1.2. Recursos contra la resolución que resuelve excepciones y forma de notificación.

La resolución que ordena seguir adelante la ejecución carece de recursos, salvo cuando resuelva desfavorablemente excepciones, caso en el que procede el recurso de reposición, artículo 834 del estatuto tributario, ante el mismo funcionario que la profirió, quien para resolverlo dispone de un (1) mes, contado a partir de su interposición en debida forma.

La providencia que resuelva el recurso se notificará personalmente o por edicto, conforme lo indica el inciso 2º del artículo 565 del estatuto tributario.

2.4. Auxiliares de justicia.

Los cargos de auxiliares de Justicia, son oficios públicos que deben ser desempeñados por personas idóneas, de conducta intachable, excelente reputación e incuestionable imparcialidad. Para el desarrollo de los oficios y funciones que correspondan a los auxiliares de la justicia, se exigen conocimientos y experiencia en la respectiva área o materia en la que va a prestar los servicios, y si es del caso, título o tarjeta profesional legalmente expedidos.

Los auxiliares de la justicia que presten sus servicios en el proceso administrativo de cobro coactivo, cesarán en sus funciones cuando hayan cumplido el encargo para el que fueron nombrados; cuando así se determine por haber incurrido en actos de irresponsabilidad en la custodia o administración de los bienes que se les han encomendado, o falta de seriedad y cumplimiento en el ejercicio de las funciones propias de su cargo.

La designación de auxiliares de la justicia se realizará de conformidad con las normas legales.

El funcionario ejecutor utilizará las listas de auxiliares de la justicia de los despachos judiciales de la ciudad de Bogotá, D.C., e igualmente podrá adoptar los honorarios establecidos por la rama judicial para dichos servicios.

La adopción de estos listados y la de los honorarios se deberá efectuar por acto administrativo.

2.4.1. Designación de auxiliares.

En lo referente a la designación, remoción y responsabilidad de los auxiliares de la Justicia, el funcionario ejecutor deberá aplicar las normas establecidas en el artículo 834-1 del estatuto tributario y las normas de los artículos 8º, 9º, 239, y 388 y s.s. del Código de Procedimiento Civil, según el caso.

En consecuencia, la designación de auxiliares se hará con base en las listas de auxiliares de la justicia del juzgado de circuito de mayor categoría o primero de la ciudad de Bogotá, D.C.

A los auxiliares se les notificará su nombramiento por medio de oficio que se enviará a la dirección que figure en la respectiva lista oficial, y en este se indicará el día y la hora de la diligencia a la cual deban concurrir a la oficina asesora jurídica a efectos de la aceptación y posesión del cargo.

La copia del oficio y constancia de su envío por el correo se anexarán al expediente.

El funcionario ejecutor podrá autorizar al secuestre para que designe bajo su responsabilidad, los dependientes que considere indispensables para el buen desempeño del cargo, conforme al artículo 9º numeral 5 del Código de Procedimiento Civil.

La designación será rotatoria, de manera que la misma persona no pueda ser nombrada por segunda vez sino cuando se haya agotado la lista.

El cargo de auxiliar de la justicia es de obligatoria aceptación dentro de los cinco (5) días siguientes al envío del telegrama correspondiente, so pena de que sea excluido de la lista, salvo justificación aceptada.

Los auxiliares de la justicia deberán aceptar por escrito la designación dentro de los cinco (5) días siguientes al envío del comunicado, manifestando bajo juramento, que se entiende prestado por el hecho de su firma, que cumplirán con imparcialidad y buena fe los deberes de su cargo. Salvo en el caso de los peritos, con dicha aceptación se tendrán por posesionados. Sin embargo, si el auxiliar no manifiesta por escrito su aceptación, pero la informa al funcionario verbalmente, en la diligencia se le hará la posesión debida.

Para el caso de los peritos, estos deberán posesionarse dentro de los cinco (5) días siguientes a la aceptación.

Si la persona nombrada no se presenta, se declara impedida o se excusa, no concurre a la diligencia, no toma posesión oportuna o no cumple su encargo se procede a su reemplazo (CPC., arts. 8º y 9º).

2.4.2. Designación de expertos.

Cuando el caso particular exija un concepto técnico, científico o artístico amplio y detallado, se acudirá a expertos en la respectiva área, aunque no figuren en las listas de auxiliares de la justicia, siempre que en estos no se hallen inscritos expertos en las materias requeridas.

El auto por el que se nombre un perito externo se motivará debidamente expresando las razones por las cuales hubo lugar a tal designación y acreditando la experiencia e idoneidad profesional del mismo.

2.4.3. Clases de auxiliares de la justicia.

Dentro de los procesos de cobro administrativo coactivo, hay lugar al nombramiento de dos clases de auxiliares de la justicia, a saber:

2.4.3.1. Peritos:

Son las personas versadas en arte, profesión, ciencia u oficio, a quienes se acude cuando la decisión de un asunto litigioso requiera conocimientos especializados.

El dictamen pericial proporciona al funcionario ejecutor, elementos de convicción sobre la realidad de los hechos que interesan al proceso; busca ilustrar al funcionario del conocimiento respecto de los cuestionamientos planteados previamente. Este medio probatorio es una simple declaración de ciencia que no constituye decisión alguna, y no es obligatoria para el fallador, quien puede rechazarla, o adoptarla total o parcialmente.

Requisitos para la eficacia probatoria del dictamen. Para que un dictamen pericial se constituya en prueba dentro de un proceso de ejecución, debe cumplir los siguientes requisitos:

a) Que sea conducente respecto del hecho a probar;

b) Que el perito sea calificado;

c) Que no exista motivo serio para dudar de la imparcialidad y sinceridad del perito;

d) Que no se haya probado objeción por error grave;

e) Que el dictamen esté debidamente fundamentado, vale decir, que se indique la razón científica, artística o técnica del concepto. En caso de dar un dictamen sin explicación de los motivos que conducen a esas conclusiones, el dictamen carecerá de eficacia probatoria, lo mismo que si las explicaciones son contradictorias, deficientes o carentes de claridad.

Es conveniente exigirles a los peritos que aclaren o complementen su dictamen, antes de ser rechazado por deficiencia en sus motivaciones.

2.4.3.2. Secuestre:

El secuestre es el depositario de los bienes y ejerce una función pública como auxiliar de la justicia (CPC., arts. 8º a 11).

El secuestre está obligado a tomar todas las medidas que estime pertinentes para la conservación, preservación y mantenimiento de los bienes entregados a su custodia. Al tener el encargo, al ser removido o cuando el funcionario ejecutor así lo ordene deberá restituir la cosa y no podrá alegar derecho de retención sobre ella (CPC, art. 53; C.C., arts. 2246, 2253 y 2428).

Además deberá presentar un informe periódico de su gestión al funcionario ejecutor, sin perjuicio de la respectiva rendición de cuentas.

Si se trata de bienes fungibles, o sea, que se consumen por el uso, y se hallen expuestos a perderse, los debe vender en las condiciones de mercado, y consignar el dinero de inmediato en las cuentas de depósitos judiciales de la respectiva entidad territorial.

En el embargo de bienes muebles, los secuestres deberán depositar los bienes que reciban en la bodega que para tales efectos deben tener, y no podrá cambiarlos de lugar salvo para trasladarlos a otra que haya tenido aprobación previa del ejecutor, siempre que se hubiere solicitado la autorización mediante escrito motivado.

El secuestre deberá abstenerse de utilizar los muebles secuestrados en cualquier forma salvo para su conservación o administración.

Cuando la persona designada estuviere impedida para desempeñar la función, se excusare de prestar el servicio, o no concurriere a la diligencia de secuestro, se procederá inmediatamente a su relevo.

2.4.3.2.1. Remoción de los secuestres.

Habrá lugar a relevar o sustituir al secuestre en los casos contemplados en los artículos 9º, 10, 683 y 688 del Código de Procedimiento Civil, lo que se hace de oficio o a petición de parte.

Causales:

a) Que las partes, de común acuerdo, convengan en reemplazar o sustituir al secuestre que se encuentre en el ejercicio del cargo.

b) Que el secuestre nombrado se excuse de prestar el servicio.

c) Que el secuestre designado no acepte, por escrito y dentro del término legal, su nombramiento.

d) Que el secuestre no se presente al despacho en la fecha y hora señaladas, para dar comienzo a la diligencia.

e) Que al secuestre se le compruebe que ha obrado con negligencia o abuso en el desempeño del cargo, o violando los deberes y prohibiciones establecidos para su desempeño, lo que se determinará mediante trámite de incidentes que se decide por auto inapelable.

f) De plano, cuando deja de rendir cuentas de su administración o de presentar los informes mensuales.

g) Cuando no preste caución oportunamente.

La remoción de un auxiliar de la justicia se resolverá mediante resolución motivada contra la cual procede el recurso de reposición.

En cualquiera de los casos anteriores, el secuestre entregará los bienes que estaban bajo su cuidado a quien le indique el ejecutor, una vez comunicada la orden, de no hacerlo, el ejecutor procederá a hacer la entrega bajo su responsabilidad, para lo cual hará una relación detallada de los bienes y el estado en que se encuentran. En la diligencia de entrega no se admite oposición, ni podrá el secuestre alegar derecho de retención en ningún caso.

2.4.3.2.2. Caución que deben prestar los secuestres.

La caución es una seguridad garantizada que una persona otorga, de que cumplirá una prestación de obligación de acuerdo con el artículo 683 del Código de Procedimiento Civil, el secuestre deberá prestar caución por regla general. El funcionario ejecutor, luego que termine la diligencia de secuestro y entrega de los bienes, procederá a dictar el auto mediante el cual fija el monto de la caución y el plazo en que debe constituirse, y mediante el auto, que será notificado personalmente al auxiliar. Otorgada la caución, el ejecutor determinará si es suficiente y la aceptará o rechazará mediante auto.

El monto de la caución se determina a juicio del funcionario, teniendo en cuenta su finalidad y la cuantía de las pretensiones.

2.4.3.2.3. Rendición de cuentas del secuestre.

Como lo expresa el artículo 689 del Código de Procedimiento Civil el secuestre una vez terminado el desempeño del cargo, sea por finalizar su labor o por haber sido relevado, deberá rendir cuentas comprobadas de su administración dentro de los (10) diez días siguientes sin lo cual no se le señalarán honorarios definitivos. La rendición de cuentas estará acompañada de los documentos pertinentes, tales como comprobantes, facturas, recibos, entre otros, y de ella se dará traslado al deudor por el término de (10) diez días. Si acepta las cuentas expresamente o guarda silencio, el ejecutor las aprobará y ordenará el pago del saldo que resulte en favor del secuestre. Contra este auto no procede recurso alguno y presta mérito ejecutivo.

El funcionario ejecutor, de oficio o a petición de parte, podrá disponer que el secuestre rinda cuentas en cualquier tiempo, y esta petición se formulará cuantas veces se estime necesario durante el ejercicio del cargo por parte del secuestre.

2.4.3.2.4. Exclusión de la lista de auxiliares.

Habrá lugar a la exclusión de la lista de auxiliares de la justicia, en los siguientes casos (L. 446/98, art. 6º):

1. Cuando por sentencia ejecutoriada, el auxiliar haya sido condenado por delitos contra la administración de justicia.

2. Cuando haya rendido un dictamen pericial contra el cual hubieren prosperado objeciones que conlleven notorias diferencias con la realidad de los hechos, por dolo, error grave o cohecho.

3. Cuando los auxiliares no hayan rendido oportunamente cuenta de su gestión, o cubierto el saldo a su cargo, o reintegrado los bienes que se les confiaron, o los hayan utilizado en provecho propio o de un tercero, o se les haya encontrado responsables de administración negligente de los bienes colocados bajo su custodia o administración.

4. Cuando a los profesionales se les haya suspendido o se les haya cancelado la matrícula o la licencia para el ejercicio profesional.

5. Cuando los auxiliares hayan entrado a ejercer un cargo oficial mediante situación legal o reglamentaria.

6. Cuando hayan fallecido o se incapaciten física o mentalmente.

7. Cuando se ausenten definitivamente del respectivo territorio jurisdiccional.

8. Cuando sin causa justificada no aceptaren o no ejercieren el cargo de auxiliar de la administración para el que fueron asignados.

9. Cuando el auxiliar haya convenido honorarios con las partes, o haya solicitado o recibido pago de ellos con anterioridad a la fijación que haga el ejecutor, o por sobre el valor de esta.

10. Cuando los auxiliares siendo funcionarios públicos, hubieren sido sancionados disciplinariamente con destitución.

11. Cuando los auxiliares sean personas jurídicas e incurran en las causales previstas en los literales 2, 3, 5, 9 y 10, o cuando se liquiden.

Las causales de exclusión de la lista de auxiliares de la Justicia se aplicarán sin perjuicio de las sanciones disciplinarias o denuncias penales que hubiere lugar a impetrar.

2.4.3.2.5. Honorarios para los auxiliares.

Conforme a lo establecido en el artículo 843-1 del estatuto tributario, corresponde al funcionario ejecutor fijar su cuantía cuando el auxiliar haya finalizado su cometido, o una vez aprobadas las cuentas, si quien desempeña el cargo estuviera obligado a rendirlas.

La tasación se efectuará de acuerdo con las tarifas que para el efecto tenga establecidas el Consejo Superior de la Judicatura y tomando en cuenta la naturaleza del servicio del auxiliar, la importancia de la tarea realizada, las condiciones en que se ejecuta, los requisitos profesionales o técnicos propios del cargo, el esfuerzo del auxiliar de la justicia, la responsabilidad por él asumida, la cuantía del bien depositado, así como la duración del cargo.

El demandado y el auxiliar pueden objetar los honorarios en el término de ejecutoria del auto que los señale, y el funcionario ejecutor resolverá previo traslado a la otra parte por tres (3) días.

Para su tasación se tendrán en cuenta además factores tales como el esfuerzo del auxiliar de la justicia, la responsabilidad por él asumida, la cuantía del bien depositado, la duración en el ejercicio del cargo, entre otros, de conformidad con lo establecido en el inciso 2º del parágrafo del artículo 843-1 del estatuto tributario.

2.5. Gastos para hacer efectivo el cobro.

Se entenderán y reconocerán como gastos aquellas erogaciones estrictamente necesarias, realizadas con el fin de conservar y/o administrar o permitir el funcionamiento del bien objeto de la medida cautelar.

Dentro de dichos gastos estarán entre otros, los servicios públicos, las reparaciones autorizadas, los impuestos pagados, etc. El pago de tales gastos se efectuará, previo consentimiento y bajo la responsabilidad del funcionario ejecutor.

Será necesario que el realizador del gasto conserve la prueba donde se certifique el gasto realizado; así mismo conservará las garantías que se otorguen sobre reparaciones, ya sean locativas, del vehículo, maquinaria, equipos, entre otros. Estos gastos correrán por cuenta del deudor, conforme lo establece el artículo 836-1 del estatuto tributario.

2.5.1. Comisiones.

Las comisiones se confieren para la práctica de pruebas en los casos que autoriza el artículo 181 del Código de Procedimiento Civil, y para las diligencias que deban surtirse fuera de la sede del funcionario ejecutor.

2.6. De las pruebas.

Toda decisión debe fundarse en las pruebas regular y oportunamente allegadas al expediente.

Se rigen por lo dispuesto en el artículo 57 del Código Contencioso Administrativo y las disposiciones del Código de Procedimiento Civil, respecto de los medios de prueba admisibles.

Los medios de prueba que se pueden aceptar dentro del proceso administrativo de cobro son los que establece el Código de Procedimiento Civil, al igual que los criterios para decretarlas, practicarlas y valorarlas, tales como los relacionados con la conducencia, pertinencia e idoneidad.

2.7. Liquidación del crédito y costas.

Se realiza con el fin de obtener certeza del monto de la obligación cobrada, una vez ejecutoriada la resolución que ordena seguir adelante la ejecución. Se trata de una liquidación provisional, toda vez que en la etapa del remate habrá de practicarse la definitiva.

La liquidación del crédito involucra todas las obligaciones respecto de las cuales continúa adelante la ejecución, más no todas las indicadas en el mandamiento de pago, porque es posible que respecto de algunas de ellas hubieren prosperado las excepciones o simplemente el deudor las cancele; igualmente habrá de considerarse los pagos posteriores a la resolución de ejecución.

Cada obligación se identifica por el concepto, periodo y cuantía por impuesto y sanción.

Los intereses de mora y la actualización se indicarán que sus valores se calcularán de manera definitiva cuando se produzca el pago y a la tasa vigente en ese momento. La fecha de corte, para efectos de calcular los intereses y la actualización, podrá ser la correspondiente a aquella en que se elaborará la liquidación, así no coincida con la de expedición del auto que la contiene dado que es una liquidación provisional.

De acuerdo con el artículo 836-1 del estatuto tributario, la liquidación de costas comprende todos aquellos gastos en que incurre la administración (el Icetex) para hacer efectivo el crédito, tales como honorarios del secuestre, peritos, gastos de transporte, publicaciones, entre otros, y a su pago se debe haber condenado al ejecutado en la resolución que ordena seguir adelante la ejecución.

La liquidación está contenida en un auto de trámite contra el que no procede recurso alguno. No obstante, de ella se dará traslado al ejecutado por el término de tres (3) días para que formule las objeciones que a bien tenga y aporte las pruebas que estime necesarias. Para tal efecto, dicha providencia se notificará por correo.

Posteriormente, mediante auto que no admite recurso, se aprueba la liquidación, o bien como se hizo inicialmente, o con las modificaciones que resulten de las objeciones viables presentadas por el ejecutado.

Una vez en firme la liquidación del crédito y costas, se procederá a aplicar a la deuda el dinero embargado y a devolver al deudor el excedente, de conformidad con el artículo 522 del Código de Procedimiento Civil.

2.7.1. Aplicación del dinero embargado.

Ejecutoriada la resolución que ordena seguir adelante la ejecución y en firme la liquidación del crédito y las costas, se aplicará a la deuda el dinero embargado, hasta concurrencia del valor liquidado, y el excedente se devolverá al ejecutado.

La aplicación a la deuda del dinero embargado no es posible hacerlo antes de ejecutoriarse la resolución que ordena seguir adelante la ejecución, a menos que el deudor autorice por escrito se le abonen dichos dineros a su obligación. Tampoco debe abonarse antes del término de caducidad para acudir ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo.

2.8. Avalúo

Es la estimación del valor de una cosa en dinero, es decir, fijar un precio a un bien susceptible de ser vendido o comercializado. El avalúo se realiza una vez en firme la resolución que ordena seguir adelante la ejecución.

Se lleva a cabo siguiendo el procedimiento señalado en los artículos 516 y siguientes del Código de Procedimiento Civil, así como el artículo 838 del estatuto tributario. Existen dos clases de avalúos:

a) Avalúo preliminar: Se efectúa al momento de practicar la diligencia de secuestro, con el fin de evitar que el valor de los bienes embargados, exceda del doble del valor de la obligación más sus intereses.

b) Avalúo con fines de remate: Se practica dentro del proceso con el fin de fijar el valor por el cual los bienes saldrán a remate. Se ordena una vez se encuentran embargados y secuestrados los bienes y resueltas todas las oposiciones.

El avalúo es realizado por un perito, que es una persona versada en arte, profesión, ciencia u oficio, a quien se acude cuando la decisión de un asunto requiere conocimientos técnicos y/o especializados.

El perito es designado mediante auto y de su posesión se levantará un acta suscrita por este y el jefe de la oficina asesora jurídica. Los gastos que demanda el dictamen deben ser aprobados por el jefe de la oficina asesora jurídica.

Frente al avalúo el deudor puede solicitar aclaración, objeción, complementación, dentro de los diez (10) días siguientes a su notificación.

Si el deudor está en desacuerdo con el avalúo, puede solicitar a su costa uno nuevo dentro de los diez (10) días siguientes a su notificación.

El nuevo avalúo no es susceptible de recurso alguno, y menos aún de objeciones o complementaciones.

Una vez en firme el avalúo, se fijará fecha y hora para práctica de la diligencia de remate de los bienes embargados y secuestrados, mediante auto contra el cual no procede recurso alguno, en el cual se determina la base de la licitación, la cual es del 70% del valor del avalúo.

2.9. Remate de bienes.

El objetivo de esta diligencia es el pago de la obligación con la venta del bien rematado.

Sus requisitos son los siguientes:

1. Que el bien o bienes se encuentren debidamente embargados, secuestrados y avaluados;

2. Que estén resueltas las oposiciones o peticiones de levantamiento de medidas cautelares;

3. Que se encuentren resueltas las peticiones sobre reducción de embargos o la condición de inembargable de un bien o bienes;

4. Que se hubieren notificado a los terceros acreedores hipotecarios o prendarios, a quienes se debe notificar personalmente o por correo, con el fin de que puedan hacer valer sus créditos ante la autoridad competente;

5. Que se encuentre resuelta la petición de facilidad de pago, que hubiere formulado el ejecutado o un tercero por él, en caso de haberse presentado solicitud en tal sentido;

6. Que en el momento de fijarse la fecha del remate, no obre dentro del proceso la constancia de haberse demandado ante el Contencioso Administrativo, la resolución que rechazó las excepciones y ordenó seguir adelante la ejecución, pues en tal evento no se puede proferir el auto fijando fecha para remate, sino de suspensión de la diligencia, conforme a los artículos 835, en concordancia con el 818, inciso final del estatuto tributario.

2.6.1. De la publicidad del remate

El remate debe anunciarse mediante aviso publicado por una vez en un diario de amplia circulación nacional y una radiodifusora del lugar, con antelación no inferior a diez (10) días de la fecha de remate.

En el expediente deben aparecer las constancias de publicación. Igualmente, debe obrar el certificado de libertad y tradición para el caso de los inmuebles, expedido con una antelación no mayor a cinco (5) días anteriores a la fecha de remate.

El aviso de remate debe ser fijado en un lugar visible de la oficina asesora jurídica.

2.6.2. Base de licitación para remate

La base de la primera licitación será por el 70% del valor del avalúo, y en caso de declararse desierta, se procederá por el 50% y en la tercera licitación por el 40%.

Si tampoco existieren postores, será repetida las veces que fuere necesario, de conformidad con el artículo 533 del Código de Procedimiento Civil.

2.6.3. Trámite y finalización del remate.

La postura, requisitos del acta, aprobación, causas de invalidez, entrega del bien rematado, repetición y demás vicisitudes del remate se encuentran reguladas por el Código de Procedimiento Civil en sus artículos 526, 527 y siguientes, así como en el artículo 804 del estatuto tributario.

La adjudicación del bien rematado se regirá por las normas del Código de Procedimiento Civil, dispuestas para tal fin.

2.10. Recursos.

El artículo 833-1 del estatuto tributario, establece que las providencias dictadas en el procedimiento que nos ocupa no pueden ser recurridas, dado que se trata de providencias de trámite, exceptuando las siguientes, frente a las cuales procede únicamente el recurso de reposición:

1. La resolución que rechaza las excepciones y ordena seguir adelante la ejecución. Artículo 834 del estatuto tributario.

2. La resolución que declara incumplida la facilidad de pago y sin vigencia el plazo concedido, de conformidad con el artículo 814-3 del estatuto tributario.

Para desatar el recurso interpuesto contra la resolución que rechazó las excepciones, el funcionario ejecutor tendrá el término de un mes, el cual se contará a partir de la interposición en debida forma.

La resolución que resuelve el recurso se notificará personalmente o por edicto de conformidad con lo indicado por el inciso 2º del artículo 565 del estatuto tributario.

2.11. Nulidades procesales.

Se rigen por lo dispuesto en el artículo 849-1 del estatuto tributario, que dispone su subsanación en cualquier tiempo, de plano y antes de la aprobación del remate, para el caso de aquellas saneables o relativas.

Para su trámite no requieren incidente.

En lo no previsto por la norma en cita se aplicará lo dispuesto en el Código de Procedimiento Civil, artículos 140 y siguientes.

Por vía jurisprudencial, el Consejo de Estado Sala de lo Contencioso Administrativo Sección Quinta en providencia del 12 de diciembre de 2005, estableció la competencia de la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo para conocer en segunda instancia de los recursos adelantados contra los autos que decretan las nulidades.

2.12. Intervención de la jurisdicción contenciosa administrativa.

De conformidad con el artículo 835 del estatuto tributario, la única providencia susceptible de ser recurrida ante la Jurisdicción Contencioso Administrativa, es la que ordena seguir adelante la ejecución, cuando se declaran no probadas las excepciones propuestas por el demandado.

Cuando se interponga la demanda contra la precitada resolución, el proceso administrativo coactivo continuará, excepto la diligencia de remate, la cual será suspendida mediante auto hasta tanto no exista pronunciamiento definitivo de la jurisdicción.

La interposición de la demanda se probará con copia auténtica del auto admisorio de la misma.

El efecto de la demanda contra la resolución que resuelve las excepciones y ordena llevar adelante la ejecución, es el de suspender la diligencia de remate hasta cuando exista pronunciamiento definitivo de la jurisdicción contencioso administrativa, esto es, sentencia ejecutoriada.

La suspensión de la diligencia de remate se ordenará mediante auto, lo que implica para el Icetex abstenerse de dictar la providencia que fija fecha para su realización; pero si tal cosa ya hubiere ocurrido la suspensión se producirá a más tardar antes de la diligencia de remate.

La sentencia del contencioso administrativo puede proferirse en cuatro sentidos diferentes:

1. Declarar la nulidad de la resolución, porque el contencioso encuentra probada la existencia del hecho constitutivo de la excepción, evento en el cual se dará por terminando el proceso administrativo coactivo, respecto de las obligaciones frente a las cuales fueron probadas las excepciones.

2. Modificar la resolución por prosperar parcialmente una excepción, lo que da lugar a continuar con la ejecución en los términos indicados por la sentencia.

3. Rechazar las pretensiones de la demanda, caso en el que el proceso continuará hasta lograr el remate, pues la resolución se mantiene inmodificable, y

4. Sentencia inhibitoria, evento en el que también continuará el trámite normal del proceso.

Sin interesar cuál fuere el sentido de la sentencia, una vez se aporte formalmente al proceso ejecutivo, se dictará un auto para ordenar el cumplimiento de lo resuelto en ella.

III. Medidas cautelares

Tienen por objeto garantizar la satisfacción de las obligaciones a cargo del deudor. Se concretan al embargo y secuestro de bienes muebles o inmuebles.

Pueden efectuarse de manera previa o dentro del proceso. En el primer caso, se adoptan antes de dictar el mandamiento de pago o de notificarlo al deudor. En el segundo caso, se efectúan en cualquier momento del proceso luego de notificado el mandamiento de pago. (E.T., art. 837).

Dentro de los procesos de ejecución son procedentes dos clases de medidas preventivas: el embargo y el secuestro.

3.1. Medidas cautelares previas.

Son aquellas que se adoptan antes de notificar el mandamiento de pago al deudor, e incluso, antes de que este se dicte, lo que no ocurre en la justicia ordinaria donde, necesariamente, debe haberse dictado el mandamiento de pago, pero las medidas cautelares se practican antes de su notificación.

3.2. Medidas cautelares dentro del proceso.

Son aquellas que se pueden tomar en cualquier momento del proceso, después de notificado el mandamiento de pago.

Esta diferenciación la contempla el estatuto tributario en el parágrafo del artículo 836, y artículo 837, de igual manera se prevén por los artículos 513 y 514 del Código de Procedimiento Civil.

3.3. Del embargo.

El embargo es un acto procesal de origen judicial mediante el cual se persigue inmovilizar jurídicamente el bien en cabeza de su dueño a fin de impedir el traspaso o gravamen del bien. Como consecuencia de dicha inmovilización, el bien queda fuera del comercio y por tal se constituye en objeto ilícito de enajenación o gravamen.

Del bien solo podrá disponer el Estado por intermedio del juez u otro funcionario investido de jurisdicción quien autoriza la venta o adjudicación a terceros o su restitución.

Según que el embargo sea decretado con anterioridad o posterioridad a la notificación del mandamiento de pago, este se clasifica en embargo previo o embargo dentro del proceso (CPC., arts. 513 y 514 y E.T., arts. 837 y 838).

El embargo deja el bien fuera del comercio, en el caso de los inmuebles se perfecciona con la inscripción de la providencia que lo decreta en el registro de instrumentos públicos y, en el caso de los bienes muebles, con el secuestro de los mismos.

De conformidad con el artículo 838 del estatuto tributario, el embargo no puede exceder del doble del crédito cobrado con sus intereses, la actualización de la deuda y las costas razonablemente calculadas.

En caso de exceso, procede la reducción antes de que se decrete el remate, excepto cuando existan remanentes solicitados por la autoridad competente.

En cuanto al embargo de cuentas bancarias, deben tenerse en cuenta las disposiciones del artículo 9º de la Ley 1066 de 2006, que modificó el artículo 837-1 del estatuto tributario.

A efectos de la práctica de medidas cautelares, deben tenerse en cuenta las previsiones respecto de los bienes inembargables, dispuestos en los artículos 684 y siguientes del Código de Procedimiento Civil, las normas del Código Sustantivo del Trabajo, el artículo 1677 del Código Civil y la Ley 11 de 1984.

Previo a efectuar la medida cautelar debe verificarse la titularidad del derecho de dominio sobre el bien.

Para el caso de la concurrencia de embargos se dará aplicación a lo dispuesto en los artículos 839-1 del estatuto tributario y 542 del Código de Procedimiento Civil.

Cuando se proceda a dictar una medida cautelar previa o dentro del proceso administrativo.

Coactivo, debe producirse una providencia, que según se deduce del artículo 839 del estatuto tributario, es una resolución.

Tratándose de embargo previo, en la parte considerativa debe expresarse por lo menos la renuencia del deudor, la obligación u obligaciones por las cuales se procede, enunciando los títulos ejecutivos, conceptos, períodos gravables y el valor. Si el embargo se ordena dentro del proceso administrativo de cobro, no será necesaria tal enunciación, sino que se hará remisión al mandamiento de pago. En la parte resolutiva se decretará la medida, identificando claramente el bien, y ordenando el envío de las comunicaciones pertinentes a las entidades que deban inscribirla y dar cumplimiento a lo ordenado.

De acuerdo con la naturaleza de los bienes objeto de la medida cautelar, la forma de efectuarla y perfeccionarla se verifica según la naturaleza del bien.

3.4. Del secuestro.

El secuestro es el acto procesal, por el cual se sustrae al deudor, sea propietario o poseedor, la tenencia, goce y disfrute de un bien, a fin de evitar el deterioro, ocultamiento o disposición del mismo.

El secuestre es un auxiliar de la Justicia que obra como depositario de los bienes y tiene la obligación de guarda, custodia y restitución en su momento del bien, conforme a las disposiciones de los artículos 682 y 683 del Código de Procedimiento Civil.

Los honorarios del secuestre serán fijados de conformidad con las tarifas que para tal efecto tiene señaladas el Consejo Superior de la Judicatura.

Las oposiciones a la diligencia de secuestro se tramitarán de conformidad con lo dispuesto en el artículo 686 del Código de Procedimiento Civil.

En la fecha y hora señaladas en el auto que decretó el secuestro, se iniciara la diligencia en el despacho del funcionario competente; si el secuestre no se ha posesionado, se le dará posesión; el funcionario competente junto con el secuestre se trasladan a la dirección que se ha fijado para la diligencia.

En caso de que el secuestre no comparezca, se procederá a nombrar otro de la lista de auxiliares, u otra persona que cumpla con los requisitos de idoneidad para el desempeño inmediato del cargo.

Una vez en el lugar, se enterará a sus habitantes del motivo de la diligencia, y a partir de allí se hará en el acta un relato de todas las circunstancias presentadas, tales como la identificación de las personas que atendieron la diligencia, la descripción de los bienes por su ubicación, linderos, nomenclatura, títulos de propiedad, entre otros, tratándose de bienes inmuebles, y para los bienes muebles por su peso, medida, características, número, calidad, cantidad, entre otros; en ambos casos, es recomendable describir el estado en que se encuentran. (CPC, art. 682, num. 2).

Si se presentan oposiciones, deben resolverse de plano previa práctica de las pruebas conducentes, salvo que existan pruebas que no se puedan practicar en la misma diligencia, caso en el cual se resolverá dentro de los cinco (5) día siguientes, como lo prevé el artículo 8393 del estatuto tributario. Si son resueltas en forma adversa a los proponentes, o cuando no han sido formuladas, el despacho declarará legalmente embargados y secuestrados los bienes y hará entrega de ellos al secuestre quien, con la anuencia del funcionario ejecutor, podrá dejarlos en depósito a quien estime conveniente.

Al secuestre o depositario se le harán las prevenciones sobre el cuidado de los bienes y la responsabilidad civil y penal derivadas de su incumplimiento. Así mismo el ejecutor hará constar en el acta, el procedimiento y actos que debe realizar el secuestre; se le advertirá que solamente puede designar, previa autorización del ejecutor, los dependientes que sean necesarios para el desempeño del cargo, a quienes les asignará funciones.

Tratándose de vehículos de servicio público, se le indicará que estos deben continuar prestando servicio en la forma usual con la empresa a la que se encuentran vinculados; cuando el secuestro se practica en almacenes o establecimientos de comercio, se le entregarán en bloque para que haga inventario de ellos, copia del cual se anexará al expediente, y se le indicará al secuestre que debe llevar a cabo la administración de los mismos, permitiéndole al dueño o gerente, ejercer funciones de asesoría o vigilancia. En el caso de fincas con cosechas pendientes o futuras, deberá consignarse en el acta que el secuestre está facultado para administrar el inmueble, adoptando las medidas conducentes para la recolección y venta de las cosechas y frutos en las condiciones usuales del mercado. Es decir, para cada caso concreto y según la clase de bienes secuestrados, se deberá hacer al secuestre las prevenciones consignadas tanto en el Código Civil como en el Código de Procedimiento Civil, sobre la forma y modo de administrar los bienes que le han sido entregados, cuando puede disponer de ellos, que debe hacer con los dineros, entre otros.

Reducción de medidas cautelares en la diligencia de secuestro: Según el artículo 513 del Código de Procedimiento Civil el funcionario ejecutor, en el momento de estar practicando la diligencia del secuestro, puede de oficio limitar los secuestros cuando observa que el valor de los bienes excede notoriamente el valor del crédito calculado sobre la base del criterio ya expuesto.

Tratándose de sumas de dinero embargadas en establecimientos bancarios, en razón a que el embargo se comunica a todos ellos, el funcionario ejecutor debe ordenar en forma inmediata la devolución de dineros cuando estos superan el monto que inicialmente se ordenó embargar.

3.5. Levantamiento de las medidas cautelares.

Se ordenará el levantamiento de las medidas cautelares en los siguientes casos:

a) Cuando se encuentren probadas las excepciones; artículo 833 del estatuto tributario;

b) Cuando en cualquier etapa del procedimiento el deudor cancela la totalidad de las obligaciones, artículo 833 del estatuto tributario;

c) Cuando el deudor demuestra que se ha admitido demanda contra el título ejecutivo y que esta se encuentra pendiente de fallo ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo, (E.T., art. 837);

d) Cuando es admitida la demanda ante la jurisdicción contencioso administrativa contra la resolución que falla las excepciones y ordena seguir adelante la ejecución, siempre y cuando se preste garantía bancaria o de compañía de seguros por el valor adeudado, inciso 2º parágrafo único del artículo 837 del estatuto tributario;

e) En cualquier etapa del procedimiento se podrán levantar las medidas cautelares por otorgamiento de una facilidad de pago, lo cual implica que el deudor ha prestado garantía que respalda suficientemente el cumplimiento de su obligación (artículo 841 del estatuto tributario);

f) Tratándose de embargo de bien sujeto a registro, cuando del certificado del registrador aparezca que la parte contra quien se profirió la medida no es la titular del dominio del respectivo bien (CPC, art. 687, num. 7);

g) Cuando prospere la oposición;

h) Cuando en la reducción de embargos así se ordene, respecto de los bienes embargados en exceso;

i) Cuando por cualquier medio, se extinga la obligación;

j) Cuando se hubiere embargado bienes inembargables;

k) Cuando en un proceso concordatario, la autoridad impulsora lo ordene.

3.6. Cauciones.

El monto de la caución comprende el valor del crédito, los intereses y las costas, de conformidad con el artículo 519 del Código de Procedimiento Civil y 837 estatuto tributario.

De conformidad con los artículos 519 del Código de Procedimiento Civil, pueden ser:

1. En dinero efectivo.

2. En pólizas de seguros.

3. En títulos de deuda pública, bonos, certificados de depósito a término.

En la providencia que ordene prestar la caución se indicará su cuantía y el plazo en que debe constituirse, el cual no puede ser inferior a cinco (5) días ni superior a veinte (20) días (CPC, arts. 678 y 519), contados a partir de la ejecutoria del auto que la haya ordenado.

El funcionario ejecutor resolverá inmediatamente sobre la solicitud de la caución mediante auto contra el cual no procede recurso alguno.

Una vez prestada la caución, el funcionario ejecutor calificará su suficiencia y la aceptará o rechazará. Si no se presta oportunamente, se resolverá sobre los efectos de la renuencia.

Las cauciones se cancelarán mediante auto una vez extinguido el riesgo que ampare o cumplida la obligación que de él se derive, o una vez consignado su valor a órdenes del Icetex en la cuenta de depósitos judiciales, cuando su naturaleza fuere diferente y se reemplace por dinero.

De conformidad con el parágrafo del artículo 837 del estatuto tributario, el deudor puede prestar caución consistente en garantía bancaria o de compañía de seguros, por el valor adeudado, con el fin de que se le levanten las medidas cautelares, cuando acredite que le ha sido admitida demanda por la jurisdicción de lo contencioso administrativo contra la resolución que falla las excepciones y ordena llevar adelante la ejecución.

4. Extinción de las obligaciones.

4.1. Pago: Puede ocurrir en la etapa persuasiva o en la coactiva y lleva como consecuencia la terminación del proceso, el levantamiento de las medidas cautelares y el archivo del expediente.

4.2. Acuerdos de pago: Es una facultad potestativa del jefe de la oficina asesora jurídica. En este caso se debe suspender el proceso, pero las medidas cautelares se mantienen hasta tanto se verifique el pago de la obligación. Las solicitudes de acuerdo deben tramitarse de acuerdo con lo normado en el artículo 559 del estatuto tributario.

4.3. Facilidad de pago efectuada por un tercero: Ocurre cuando un tercero se compromete solidariamente al cumplimiento de la obligación del deudor en su totalidad. No libera al deudor principal y en caso de incumplimiento se podrán iniciar las acciones contra los dos o cualquiera de ellos.

Los acuerdos de pago o facilidades de pago pueden estar respaldados con las siguientes garantías a favor del Icetex:

1. Fiducia Mercantil en garantía.

2. Hipoteca.

3. Prenda.

4. Garantías bancarias o pólizas de cumplimiento de compañías de seguros o instituciones financieras.

En caso de insuficiencia de las garantías, el deudor continuará de todas formas obligado al pago.

La facilidad de pago se concede mediante resolución y su incumplimiento deja sin vigencia el plazo concedido y hace efectivas las garantías hasta la concurrencia del saldo insoluto. Dicha resolución se notifica conforme a los artículos 565 y 566-1 del estatuto tributario y contra ella procede el recurso de reposición dentro de los cinco (5) días siguientes a su notificación.

4.4. Compensación: Requiere concepto previo, concepto de la Vicepresidencia Financiera y la dirección de contabilidad.

4.5. Dación en pago.

4.6. Cesión de bienes.

4.7. Remisión: Reglada en el artículo 820 del estatuto tributario. Requiere concepto previo, concepto de la vicepresidencia financiera y la dirección de contabilidad.

4.8. Prescripción: El término es de cinco (5) años, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que la impone. Es competente para decretarla de oficio el representante legal de la entidad, de conformidad con el artículo 17 de la Ley 1066 de 2006. Se interrumpe con la notificación del mandamiento de pago, el otorgamiento de la facilidad de pago, la admisión del deudor a proceso concursal, acuerdo de reestructuración o de reorganización. Una vez interrumpida en la forma aquí prevista el término principiará a correr de nuevo desde el día siguiente a la notificación del mandamiento o del vencimiento del plazo otorgado para el pago. El pago de la obligación prescrita no se puede compensar, ni devolver. Lo pagado para satisfacer una obligación prescrita no puede ser materia de repetición, aunque el pago se hubiere efectuado sin conocimiento de la prescripción.

La terminación del proceso se efectúa mediante un auto de terminación en el que se dispondrá además el levantamiento de las medidas cautelares y el archivo del expediente.

5. Terminación y archivo del proceso.

El proceso de cobro administrativo coactivo puede terminar por diferentes causas:

• Por haber prosperado las excepciones.

• Por el pago de la totalidad de las obligaciones en cualquier etapa del proceso, hasta antes del remate, caso en el cual, el funcionario ejecutor dictará auto de terminación del proceso y dispondrá la cancelación de los embargos y secuestros si no tuviere embargado el remanente.

• Por revocatoria del título ejecutivo, lo cual puede suceder cuando el demandado ha solicitado por la vía administrativa la revocatoria del acto administrativo que sirvió de título ejecutivo y le fallaron a favor. En este evento, el funcionario ejecutor procederá a revocar el mandamiento de pago, declarando terminado el proceso y ordenando el levantamiento de las medidas cautelares y el archivo del proceso.

• Por prosperar una excepción en relación con todas las obligaciones y los ejecutados, caso en el cual la terminación del proceso se ordenará en la misma resolución que resuelve las excepciones;

Cuando se encuentren probados algunos de los hechos que dan origen a las excepciones, aunque estos no se hubieren interpuesto, caso en el cual se dicta un auto de terminación, que además de dar por terminado el proceso, ordena el levantamiento de las medidas cautelares, el desglose de los documentos a que haya lugar, el archivo del expediente y demás decisiones pertinentes. Este auto será notificado, motivado, y se dejarán claramente expuestas las razones de la terminación.

• Por declaratoria de nulidad del título ejecutivo o de la resolución que decidió desfavorablemente las excepciones.

• Por prescripción o remisión. La resolución que ordene la remisión de obligaciones o su prescripción, ordenará igualmente la terminación y archivo del proceso coactivo si lo hubiere, o el archivo de los títulos si no se hubiere notificado el mandamiento de pago.

• Una vez verificado el pago, la compensación u otra cualquiera forma de extinguir las obligaciones, es necesario terminar el proceso y archivar los expedientes de cobro.

Si se conforma expediente, pero no se notificó el mandamiento de pago, se concluirá la gestión con un auto de archivo, que será de “Cúmplase”. Además del archivo, en está providencia se resolverán todas las situaciones pendientes, como el levantamiento de medidas cautelares, y demás decisiones que se consideren pertinentes, caso en el cual se comunicará el auto a las entidades correspondientes y al contribuyente.

Cuando se ha iniciado proceso de cobro administrativo coactivo, una vez verificada cualquiera de las situaciones que dan lugar a la extinción de las obligaciones o a la terminación del proceso, se dictará auto de terminación del proceso. En la misma providencia se ordenará el levantamiento de los embargos que fueren procedentes, y el endoso y entrega de los títulos ejecutivos que sobraren, y se decidirán todas las demás cuestiones que se encuentren pendientes.

En la misma providencia puede decretarse el archivo y desanotación, una vez cumplido el trámite anterior.

6. Vigencia y derogatoria.

El presente reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.

Dado en Bogotá, D.C., a 11 de agosto de 2009.