Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

Dirección de Gestión Organizacional

ORDEN ADMINISTRATIVA 1 DE 2010 

(Febrero 19)

“Por la cual se desarrolla el procedimiento de las auditorías internas de calidad al sistema de gestión de calidad y control interno”.

1. Objetivos.

• Establecer las actividades, términos y responsables de la planeación, ejecución y seguimiento de las auditorías internas de calidad, para evaluar la conformidad del sistema de gestión de calidad y control interno con las disposiciones y requisitos establecidos en norma técnica corporativa NTC - DIAN.

• Determinar los parámetros para asegurar que en la realización de auditorías internas de calidad, se verifique que las actividades desarrolladas y los resultados obtenidos estén de acuerdo con las disposiciones planificadas en el sistema de gestión de calidad y control interno, contenidos en la norma técnica corporativa NTC - DIAN y que estos se han implementado y mantienen, de manera eficaz, eficiente, efectiva y adecuada.

2. Marco normativo.

La expedición de la presente orden administrativa se fundamenta en la siguiente normatividad:

2.1. Leyes.

a) Ley 87 del 29 de noviembre de 1993, “por la cual establecen las normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado”.

b) Ley 489 del 29 de diciembre 1998, que creó el sistema de desarrollo administrativo y el sistema nacional de control interno.

c) Ley 872 del 30 de diciembre de 2003, “por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la rama ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadores del servicios”.

2.2. Decretos.

a) Decreto 4110 del 9 de diciembre de 2004, por la cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la norma técnica de calidad en la gestión pública.

b) Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, por el cual se adopta el modelo estándar de control interno para el Estado colombiano MECI 1000:2005.

c) Decreto 3622 del 10 de octubre de 2005, “por el cual se adoptan las políticas de desarrollo administrativo y se reglamenta el capítulo cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo referente al sistema de desarrollo administrativo”.

d) Decreto 4048 del 22 de octubre de 2008, “por el cual se modifica la estructura de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales”.

e) Decreto 4485 del 18 de noviembre de 2009, “por medio la de la cual se adopta la actualización de la norma técnica de calidad en la gestión pública”.

2.3. Resoluciones.

a) Resolución 10621 del 31 de octubre de 2008, “por medio de la cual se adopta el código de buen gobierno, el código de ética, los valores institucionales y el mapa de procesos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales”.

b) Resolución 1131 del 4 de diciembre de 2008, “por la cual se adopta y define el sistema de gestión de calidad y control interno en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales”.

c) Resolución 457 del 20 de noviembre de 2008, “por la cual se establecen los criterios para la definición de procedimientos dentro de los procesos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y para la estandarización y normalización de los documentos soporte de los mismos”. Resolución 001 del 4 de noviembre de 2008, “por la cual se crean grupos internos de trabajo y se asignan funciones en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales”.

d) Resolución 11045 del 13 de octubre de 2009, “por la cual se modifica el artículo 6º de la Resolución 10621 del 31 de octubre de 2008, modificado por la Resolución 1718 del 17 diciembre de 2008”.

2.4. Circular 06 del 27 de junio de 2005, expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, que establece la responsabilidad de la oficina de control interno, en la verificación y evaluación permanente del sistema de gestión de calidad.

2.5. Órdenes administrativas.

a) Orden Administrativa 002 del 8 de mayo de 2009, “por medio de la cual se desarrolla el procedimiento para definir y/o modificar procedimientos dentro de los procesos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, junto con los documentos soporte de los mismos”.

b) Orden Administrativa número 00003 del 5 de diciembre de 2008, que fija el procedimiento para la identificación, control y tratamiento del producto y/o servicio no conforme en los procedimientos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

c) Orden Administrativa número 000007 del 28 agosto de 2009, “por medio de la cual se desarrollan los procedimientos para la planeación y evaluación de la gestión institucional de la DIAN”.

3. Procesos y dependencias que intervienen en el desarrollo de la presente orden administrativa.

A continuación se relacionan los procesos que intervienen en la aplicación de la presente orden administrativa, junto con las dependencias responsables de ejecutar las correspondientes actividades:

3.1. En el proceso de inteligencia corporativa.

La dirección de gestión organizacional, responsable de establecer, dirigir y evaluar el sistema de gestión de calidad y control interno de acuerdo con los términos definidos en la ley.

La subdirección de gestión de procesos y competencias laborales, responsable de responder por el diseño, implementación, desarrollo evaluación y optimización del sistema de gestión de calidad y control al modelo de gestión institucional en concordancia con las políticas gubernamentales.

La coordinación de la dinámica de los procesos, responsable de coordinar la implementación y mantenimiento del sistema de gestión de calidad y control interno de la DIAN.

3.2. En el proceso de control interno:

La oficina de control interno, responsable de evaluar en forma independiente el sistema de gestión de calidad y control interno y los resultados de las auditorías internas de calidad.

3.3. En todos los procesos:

Direcciones de gestión, oficinas y subdirecciones, responsables de:

Participar en el desarrollo, implementación y evaluación del modelo de gestión institucional; de acuerdo con los requerimientos del mismo.

Mantener actualizada la información requerida por los procesos y los servicios informáticos soporte de la gestión de la DIAN, así como suministrar y requerir la información necesaria para fines de control, facilitación, capacitación, cooperación e intercambio, comunicación interna y/o divulgación de conformidad con lo establecido en la ley y los reglamentos.

Implementar las acciones correctivas o preventivas y realizar el seguimiento a que haya lugar para el mejoramiento del proceso y sus respectivos procedimientos de los cuales es responsable.

Direcciones seccionales, responsables de:

Participar en el desarrollo e implementación del modelo de gestión institucional; de acuerdo con los requerimientos del mismo.

Mantener actualizada la información requerida por los servicios informáticos, apoyo de los procesos y de la gestión propia y transversal de la DIAN.

Implementar las acciones correctivas o preventivas y realizar el seguimiento a que haya lugar para el mejoramiento del proceso y sus respectivos procedimientos de los cuales es responsable.

4. Descripción del procedimiento.

Dentro de los requisitos establecidos para la implementación del sistema de gestión de calidad y control interno en la entidad, se encuentra la aplicación de los procedimientos obligatorios. Uno de ellos se refiere a la auditoría interna de calidad, en la cual la DIAN debe realizar, a intervalos planificados, auditorías internas de calidad a los procesos, actividades, operaciones y resultados, para determinar si el sistema de gestión de calidad y control interno se encuentra conforme con las disposiciones y con los requisitos del mismo.

La verificación y evaluación permanente del sistema de gestión de calidad y control interno, evalúa el cumplimiento de los requisitos contemplados en la norma técnica de calidad NTC - DIAN, utilizando los recursos que permitan llevar a cabo de forma eficaz y eficiente las auditorías internas de calidad, las cuales deben realizarse atendiendo el procedimiento que se fija a continuación.

4.1. Elaboración del programa de auditorías internas de calidad: El desarrollo de esta actividad implica las siguientes acciones para:

La coordinación de la dinámica de los procesos:

• Elaborar y presentar durante el mes de diciembre de cada año el programa de auditorías internas de calidad a la subdirección de gestión de procesos y competencias laborales, identificando los procesos, subprocesos procedimientos, niveles de la entidad donde se desarrollarán las auditorías y recursos requeridos para su ejecución. Así como diligenciar el formato 1360 “Programa de auditorías internas de calidad” con el objetivo, alcance, procesos y lugares administrativos en los que se realizarán las auditorías, las fechas de preparación, de ejecución y de entrega del plan de mejora, entre otros puntos.

La subdirección de gestión de procesos y competencias laborales:

• Revisar y dar visto bueno al documento con la justificación del programa anual de auditorías internas de calidad y el formato 1360.

• Presentar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo el programa de auditorías internas de calidad a la dirección de gestión organizacional.

La dirección de gestión organizacional:

• Aprobar el documento con la justificación del programa anual de auditorías y la información contenida en el formato 1360 programa anual de auditorías internas de calidad.

• Remitir dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo a la oficina de control interno el documento con la justificación del programa anual de auditorías internas de calidad y el formato 1360, para su inclusión en el programa general de auditorías a realizar en el año.

La oficina de control interno:

• Presentar al primer comité de coordinación del sistema de gestión de calidad y control interno, que se realice cada año el programa general de auditorías.

• Divulgar a los jefes de área responsables de los procesos en los distintos niveles el programa general de auditorías a realizar en el año, a través de los canales institucionales de comunicación, dentro de los cinco días hábiles a su aprobación en el comité de coordinación del sistema de gestión de calidad y control interno.

4.2. Elaboración plan de auditorías internas de calidad: El desarrollo de esta actividad implica para:

La coordinación dinámica de los procesos:

• Elaborar la propuesta del plan de auditorías internas de calidad de acuerdo con el programa aprobado por el comité de coordinación del sistema de gestión de calidad y control interno, en el formato 1361 “plan de auditorías internas de calidad”, actividad que se debe adelantar de acuerdo al programa aprobado.

• Presentar la propuesta del plan de auditorías internas de calidad a la subdirección de gestión de procesos y competencias laborales.

• Informar a los auditores y auditados en un tiempo no menor a quince (15) días previos a la ejecución de la auditoría el plan de auditorías internas de calidad a través de los diferentes canales de comunicación, una vez aprobado por la dirección de gestión organizacional.

La subdirección de gestión de procesos y competencias laborales:

• Revisar y dar visto bueno al plan de auditorías internas de calidad.

• Presentar a la dirección de gestión organizacional el plan de auditorías internas de calidad de acuerdo al cronograma del programa anual de auditorías internas de calidad.

La dirección de gestión organizacional:

• Aprobar el plan de auditorías internas de calidad, de acuerdo al cronograma del programa anual de auditorías internas de calidad.

4.3. Elaboración lista de verificación: El desarrollo de esta actividad implica para:

La coordinación dinámica de los procesos:

• Elaborar y presentar a la subdirección de gestión de procesos y competencias laborales la propuesta con los aspectos a revisar por parte de los auditores de calidad en el formato 1362 “lista de verificación auditoría interna de calidad”.

• Informar a los auditores en un tiempo no menor a quince (15) días previos a la ejecución de la auditoría la lista de verificación, una vez sea aprobada por la subdirección de gestión de procesos y competencias laborales.

La subdirección de gestión de procesos y competencias laborales:

• Aprobar la lista de verificación para el desarrollo de las auditorías internas de calidad, de acuerdo al cronograma del programa anual de auditorías internas de calidad.

4.4. Selección de los equipos de auditores internos de calidad: Esta actividad implica para:

El subdirector de gestión de procesos y competencias laborales:

• Definir los criterios para seleccionar los empleados públicos encargados de realizar las auditorías internas de calidad.

• Aprobar la selección de los empleados públicos encargados de ejecutar las auditorías internas de calidad, así como la conformación de los equipos de auditoría.

• Comunicar a los empleados públicos seleccionados para ejecutar las auditorías internas de calidad.

• Solicitar a la subdirección de gestión de personal la comisión de los empleados públicos seleccionados como auditores internos de calidad a la coordinación dinámica de los procesos para ejecutar las auditorías.

La coordinación dinámica de los procesos:

• Seleccionar los empleados públicos de acuerdo con los criterios definidos para conformar los equipos de auditoría, una vez aprobado el plan general de auditorías por parte del comité de coordinación del sistema de gestión de calidad y control interno.

• Proponer la conformación de los equipos de auditoría indicando para cada uno de ellos, el auditor líder equipo de trabajo y los lugares administrativos donde se deben realizar las auditorías internas de calidad.

• Impartir las directrices y recomendaciones para el desarrollo de las auditorías internas de calidad a los equipos de auditoría: información que debe darse a conocer con una antelación no menor a diez (10) días calendario de la ejecución de dichas auditorías.

• Gestionar ante la subdirección de gestión de recursos financieros los viáticos y tiquetes para el desplazamiento de los empleados públicos seleccionados como auditores internos de calidad, cuando sea del caso.

4.5. Ejecución de las auditorías internas de calidad: El desarrollo de esta actividad implica para:

El auditor líder:

• Hacer la presentación a los auditados en la reunión de apertura del equipo auditor y del plan de auditoría interna a ejecutar, dando a conocer: las directrices y las recomendaciones necesarias para llevar a cabo las auditorías internas de calidad establecidas.

• Orientar la elaboración del informe de auditoría y consolidarlo.

• Presentar el informe consolidado de auditoría interna de calidad en la reunión de cierre al jefe de área responsable del proceso en el nivel que corresponda.

• Consolidar y remitir a través de correo electrónico el informe de auditoría a la coordinación dinámica de los procesos, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la finalización de la auditoría interna de calidad y el archivo físico con la lista de verificación, informe de auditoría interna de calidad y la calificación de los auditores internos de calidad, organizado según las instrucciones que se impartan para cada auditoría.

El equipo de auditores:

• Acordar con el jefe del área responsable del proceso en el nivel que corresponda, los empleados públicos encargados de atender la auditoría, de acuerdo con los roles de empleo definidos en el plan de auditoría.

• Realizar las reuniones con los empleados públicos responsables de ejecutar los procesos y/o procedimientos auditados para verificar el cumplimiento de los requisitos de la norma técnica corporativa, de acuerdo al plan de auditoría y la lista de verificación aprobada.

• Informar y validar con los empleados públicos auditados las observaciones y/o no conformidades encontradas en desarrollo de la auditoría interna de calidad.

• Elaborar el informe de la auditoría interna en el formato 1363 “informe de la auditoría interna de calidad” y entregarlo al auditor líder antes de la reunión de cierre.

• Remitir a través del correo electrónico el informe de auditoría al auditor líder el día hábil siguiente a la finalización, el cual debe contener los ajustes que surjan en la reunión de presentación del informe de la auditoría interna de calidad.

• Entregar al auditor líder el día que finaliza la auditoría, el archivo físico que contenga la lista de verificación y el informe de auditoría interna de calidad con los soportes respectivos.

El jefe de área auditado responsable del proceso en el nivel que corresponda:

• Aprobar con su firma el “informe de la auditoría interna de calidad” en el formato 1363.

• Realizar la evaluación de los auditores en el formato 1364 “calificación de auditores internos de calidad” y remitir vía correo electrónico al auditor líder al día hábil siguiente a la reunión de presentación del informe de auditoría.

• Definir las acciones de mejoramiento a las no conformidades u observaciones en el formato 1367 “acciones correctivas y preventivas”. Las acciones de mejoramiento definidas no deben abarcar un periodo mayor a tres meses, siempre y cuando estas no impliquen acciones estructurales.

• Enviar vía correo electrónico los formatos 1367 diligenciados a la coordinación dinámica de los procesos para cada uno de las no conformidades u observaciones identificadas en la auditoría interna de calidad, de acuerdo a la fecha establecida en el formato 1360 “programa de auditorías internas de calidad”.

• Incluir las acciones de mejoramiento definidas dentro del plan operativo de la dependencia a su cargo.

• Implementar las acciones correctivas o preventivas definidas en el formato 1367 “acciones correctivas y preventivas”.

• Realizar seguimiento a la implementación de las acciones de mejoramiento de acuerdo con lo establecido en la Orden Administrativa 00007 de 2009.

• Reportar en el informe trimestral de autoevaluación el estado de las acciones de mejoramiento implementadas, de acuerdo a lo establecido en la Orden Administrativa 00007 de 2009.

• Archivar y conservar las evidencias que demuestren la implementación de las acciones de mejoramiento.

Subdirección de gestión de procesos y competencias laborales:

• Aprobar y presentar a la oficina de control interno los informes sobre la ejecución del programa de auditorías internas de calidad y de las acciones de mejoramiento implementadas, dentro de los 15 días hábiles siguientes a la presentación de los informes de auditoría por parte de los auditores líderes.

La coordinación dinámica de los procesos:

• Consolidar los informes de auditorías internas de calidad y las acciones de mejoramiento propuestas para subsanar las no conformidades u observaciones identificadas.

• Realizar seguimiento a la implementación de las acciones de mejoramiento definidas por los jefes de las áreas responsables de los procesos en los distintos niveles.

• Elaborar y presentar a la subdirección de gestión de procesos y competencias laborales los informes sobre la ejecución del programa de auditorías internas de calidad y de las acciones de mejoramiento implementadas.

• Archivar y conservar los documentos soportes de las auditorías en medio físico y magnético.

La coordinación de planeación y evaluación:

• Informar a la coordinación de la dinámica de los procesos la fecha de publicación y ubicación de los informes trimestrales de autoevaluación remitidos por los directores de gestión, jefes de oficina, subdirectores y directores seccionales donde debe constar el estado de las acciones correctivas o preventivas implementadas para subsanar los hallazgos identificados en las auditorías internas de calidad.

4.6. Efectuar seguimiento.

Subdirección de gestión de procesos y competencias laborales:

Debe efectuar los controles al desarrollo de las auditorías internas de calidad del sistema de gestión de calidad y control interno, en lo relacionado con la planeación, ejecución y evaluación de cada una de las etapas del proceso, que comprende entre otros aspectos, la presentación y entrega de informes, el seguimiento al cumplimiento de los planes de mejoramiento y la retroalimentación al plan anual propuesto.

4.7. Cierre de la auditoría: Se lleva a cabo en la auditoría del siguiente periodo, en la cual se debe verificar el cumplimiento de las acciones preventivas o correctivas implementadas para subsanar las no conformidades u observaciones. Esta actividad Implica para:

El auditor líder:

• Orientar la elaboración del informe de seguimiento y consolidar las acciones de mejora implementadas para solucionar las no conformidades u observaciones detectadas.

• Consolidar y remitir a la coordinación dinámica de los procesos a través de correo electrónico el informe de seguimiento a las acciones correctivas y/o preventivas implementadas, dentro de los 5 días hábiles siguientes al cierre de la auditoría.

El equipo de auditores:

• Elaborar el informe de seguimiento al cumplimiento de las acciones preventivas o correctivas implementadas, y remitirlo al auditor líder, dentro de los dos días hábiles siguientes al cierre de la auditoría.

Los auditados:

• Presentar las evidencias del cumplimiento de las acciones preventivas o correctivas.

5. Formatos a utilizar.

1360 Formato programa anual de auditorías internas de calidad.

1361 Plan de auditorías internas de calidad.

1362 Lista de verificación auditoría interna de calidad.

1363 Informe auditoría interna de calidad

1364 Calificación auditores internos de calidad

1365 Seguimiento a acciones correctivas o preventivas

1367 Acciones correctivas y preventivas.

Estos formatos en su versión vigente forman parte integral de la presente orden administrativa.

6. Glosario.

Auditor
Persona con los conocimientos y aptitudes para llevar a cabo una auditoría.
Auditoría de calidad
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias (registros verificables) de la conformidad del cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de calidad y su evaluación de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen.
Auditoría interna
Auditoría que realiza la misma organización para la auto revisión del sistema de gestión de calidad.
Criterios de auditoría
Conjunto de políticas, parámetros o requisitos utilizados como marco de referencia para realizar la auditoría.
Eficacia
Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
Equipo auditor
Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría.
Evidencia
Datos o registros que respaldan la existencia o veracidad de algo.
Mejora continua
Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y aumentar el desempeño.
No conformidad
Incumplimiento de un requisito.
Observación
Declaración realizada durante una auditoría sustentada con evidencia objetiva, susceptible de convertirse en una no conformidad.
Programa de auditoría
Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
Plan de auditoría
Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría.
Requisito
Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria, contenida en la norma técnica de calidad DIAN, o determinada por la entidad.

 

7. Flujograma.

En el anexo 1 que hace parte integral de la presente orden administrativa se presenta el flujograma del procedimiento para el desarrollo de las auditorías internas de calidad del sistema de gestión de calidad y control interno.

8. Vigencia.

La presente orden administrativa rige a partir de su publicación y deroga las órdenes administrativas e instrucciones que le sean contrarias, en especial la Orden Administrativa 0000001 del 24 de noviembre de 2008.

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