Contraloría de Bogotá, D.C.

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 14 DE 2010 

(Mayo 12)

“Por la cual se establecen los parámetros para la presentación, conformidad, seguimiento y modificación del plan de mejoramiento que suscriben los sujetos de vigilancia y control de la Contraloría de Bogotá D.C. y, se dictan otras disposiciones”.

(Nota: Subrogada por la Resolución 8 de 2011 artículo 15 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

EL Contralor de Bogotá, D.C.,

en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las previstas por la constitución política, el Decreto-Ley 1421 de 1993, la Ley 42 de 1993 y el Acuerdo 361 de 2009; y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con los artículos 272 de la Constitución Política y 65 de la Ley 42 de 1993, corresponde a las contralorías departamentales, distritales y municipales, ejercer en el ámbito de su jurisdicción, las funciones atribuidas al Contralor General de la República en el artículo 268 constitucional y realizar la vigilancia de la gestión fiscal, de acuerdo con los principios, sistemas y procedimientos establecidos en la ley.

Que en concordancia con lo anterior, el artículo 105 del Decreto-Ley 1421 de 1993, “Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santafé de Bogotá”, estipula que la vigilancia de la gestión fiscal del Distrito y de los particulares que manejen fondos o bienes del mismo, corresponde a la Contraloría de Bogotá y, el numeral 4º del artículo 109 consagra como atribución del contralor exigir informes sobre su gestión a todas las personas, entidades públicas o privadas que administren fondos o bienes del Distrito.

Que la Ley 42 de 1993 “Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen” en el Titulo II Capítulo V reglamenta la facultad que tienen los contralores de imponer sanciones directamente o solicitar a la autoridad competente su aplicación.

Que el artículo 9º de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones” establece que la oficina de control interno o quien haga sus veces, es uno de los componentes del sistema de control interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.

Que el Gobierno Nacional adoptó el modelo estándar de control interno - MECI para el Estado Colombiano mediante el Decreto 1599 de 2005, el cual contiene entre otros elementos de control, el plan de mejoramiento que tiene como objetivo promover que los procesos internos de las entidades se desarrollen en forma eficiente y transparente a través de la adopción y cumplimiento de las acciones correctivas y a la implementación de las metodologías orientadas al mejoramiento continuo. Así mismo determina que los planes de mejoramiento producto de la vigilancia de la gestión fiscal del estado ejercida por la Contraloría General de la República y las contralorías territoriales se regirán por los métodos y procedimientos que estas prescriban.

Que la Ley 527 de 1999 “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones” posibilita, el uso de las firmas digitales para asegurar la autenticidad o veracidad de la información, situación reglamentada por la Contraloría de Bogotá, D.C., para la rendición de la cuenta mediante la Resolución Reglamentaria 34 de 2009 “Por medio de la cual se prescriben los métodos y establece la forma, términos y procedimientos para la rendición de la cuenta y presentación de informes, se reglamenta su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría de Bogotá, D.C, y se dictan otras disposiciones”.

Que el numeral 4º del Artículo 47 del Acuerdo 361 de 2009 “Por el cual se organizó la Contraloría de Bogotá, D.C., determinó las funciones por dependencias, fijó los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento, estableció su estructura organizacional y dictó otras disposiciones” establece como una de las funciones de las direcciones sectoriales dar conformidad a los planes de mejoramiento suscritos por los sujetos de control producto del ejercicio auditor y efectuar el seguimiento sobre su cumplimiento, de acuerdo con las normas vigentes y sin perjuicio del adelanto de los procesos de responsabilidad fiscal por la autoridad competente o la adopción de otras medidas inherentes al ejercicio de la vigilancia fiscal.

Que producto de los informes presentados en desarrollo de la vigilancia fiscal a nivel micro y a nivel macro que realiza la Contraloría de Bogotá, D.C., definidas en los artículos 26 y 27 del citado acuerdo, se debe generar un plan de mejoramiento con acciones que subsanen o corrijan aquellas situaciones evidenciadas en hallazgos u observaciones que afecten el desempeño y el cometido de los sujetos de vigilancia y control fiscal.

Que el numeral 4º del artículo 48 del mismo acuerdo contempla como función de las subdirecciones de fiscalización, en lo que compete a su respectivo sector, revisar y dar visto bueno a los planes de mejoramiento resultantes de las auditorías con las entidades controladas y hacer el seguimiento de los mismos de acuerdo con el reglamento que al respecto establezca el Contralor de Bogotá.

Que el numeral 17 del Artículo 55 del precitado acuerdo, igualmente establece como función de la dirección de economía y finanzas distritales “Solicitar la suscripción de planes de mejoramiento que sean necesarios, producto de la vigilancia fiscal macro a los sujetos pasivos de control, tendientes a subsanar hallazgos u observaciones que afecten su desempeño, así como realizar el seguimiento a los mismos”.

Que la Resolución Reglamentaria 21 de noviembre 9 de 2007 ”Por medio de la cual se establecen los parámetros que se deben considerar en la elaboración, presentación, conformidad y seguimiento del plan de mejoramiento que suscriben los sujetos pasivos de vigilancia y control de la Contraloría de Bogotá D.C.”, prescribió la forma y los términos sobre este particular.

Que la Resolución Reglamentaria 34 del 21 de diciembre de 2009 “Por medio de la cual se prescriben los métodos y establece la forma, términos y procedimientos para la rendición de la cuenta y la presentación de informes, se reglamenta su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría de Bogotá D.C, y se dictan otras disposiciones” establece el contenido del avance del plan de mejoramiento que presentan periódicamente los sujetos de control.

Que mediante la Resolución Reglamentaria 23 del 16 de noviembre de 2006, el Contralor de Bogotá prescribió los métodos, la forma, términos y procedimientos para la rendición de cuenta y la presentación de informes por parte de los curadores urbanos a la Contraloría de Bogotá, D.C.

Que para asegurar la efectividad del plan de mejoramiento se requiere establecer los parámetros, criterios y procedimientos que deben considerar los sujetos pasivos de vigilancia y control fiscal para su elaboración, presentación, conformidad, seguimiento y modificación como instrumento de control que atienda las observaciones o hallazgos determinados por la Contraloría de Bogotá, D.C., y permita mejorar la gestión pública y el cumplimiento de los objetivos institucionales bajo los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de los costos ambientales.

Que en cumplimiento de la estrategia 5.1 “Agilizar el ejercicio del proceso auditor, para hacerlo menos ritual y más efectivo, más visible y vinculante de los ciudadanos y conducente al progreso de la gestión pública distrital”, del plan y compromiso estratégico 2008-2011 de la Contraloría de Bogotá, D.C. “Al rescate de la moral y la ética pública” se requiere reducir los términos establecidos para la suscripción y conformidad del plan de mejoramiento de tal forma que se optimice el tiempo de las auditorías, teniendo en cuenta que la Contraloría dispone de medios de conectividad como el Sivicof que facilitan la información inmediata y mecanismos como las mesas de trabajo con la administración para dar celeridad al trámite del plan de mejoramiento.

Que es necesario establecer los aspectos relacionados con el cumplimiento, la presentación, forma, términos, contenido y firma digital del plan de mejoramiento, previstos en la presente resolución cuya inobservancia dará origen a las sanciones previstas en la ley.

Que como se indicó en los considerandos precedentes, se hace necesario fijar los términos para la presentación, conformidad, prórroga, seguimiento y modificación del plan de mejoramiento que suscriben los sujetos de control de la Contraloría de Bogotá, D.C. y hacer exigible la firma digital como lo establece la Resolución Reglamentaria 34 de 2009.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Generalidades

ART. 1º—Objeto y ámbito de aplicación. La presente resolución tiene por objeto establecer los parámetros para la elaboración, presentación,conformidad, seguimiento y modificación del plan de mejoramiento que suscriban los sujetos decontrol de la Contraloría de Bogotá D.C., producto de la vigilancia de la gestión fiscal a nivel micro y macro.

Esta resolución aplica para todos los sujetos de vigilancia y control fiscal competencia de la Contraloría de Bogotá D.C.

(Nota: Subrogada por la Resolución 8 de 2011 artículo 15 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 2º—Plan de mejoramiento. Entiéndase por plan de mejoramiento el documento contentivo de las acciones que se compromete a adelantar el sujeto de control, con el propósito de subsanar o corregir situaciones que afectan su desempeño y su cometido institucional, las cuales hayan sido evidenciadas en los informes de la Contraloría de Bogotá, D.C.,producto del ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal tanto a nivel micro como macro.

El cumplimiento del plan de mejoramiento permite fortalecer el desempeño institucional de los sujetos de control, contribuye con los objetivos de la vigilancia de control fiscal que realiza la Contraloría de Bogotá, D.C. y opera como elemento dinamizador del mejoramiento de la gestión pública.

(Nota: Subrogada por la Resolución 8 de 2011 artículo 15 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 3º—Responsables. El Alcalde Mayor, el responsable del sector, el jefe o representante legal de la entidad u organismo público, o quien haga sus veces, el curador urbano, los particulares y/o entidad de carácter privado, sujetos de control de la Contraloría de Bogotá, D.C., a los cuales se haya presentado informe producto de la vigilancia a nivel micro o macro, con observaciones o hallazgos de situaciones que afecten el desempeño y cometidos propios del sujeto de control, deberán presentar el plan de mejoramiento, conforme con lo establecido en la presente resolución.

PAR. 1º—En los fondos de desarrollo local, el plan de mejoramiento será presentado por el respectivo alcalde local. Una vez la Contraloría de Bogotá, D.C., emita la conformidad a dicho plan, está remitirá copia de este y sus seguimientos al Secretario de Gobierno para su conocimiento y fines pertinentes.

En las unidades ejecutivas locales - UEL, el plan de mejoramiento será presentado por el representante legal de las entidades a las que pertenezca dicha unidad o por quien ostente la ordenación del gasto, remitiendo copia al respectivo fondo de desarrollo local y a la Secretaría de Gobierno como mecanismo de coordinación.

PAR. 2º—En los fondos de servicios educativos, el plan de mejoramiento será presentado por el secretario de educación.

(Nota: Subrogada por la Resolución 8 de 2011 artículo 15 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 4º—Contenido. El plan de mejoramiento deberá contener la información prevista en el Anexo 1 “Formato CB - 0402”que hace parte de la presente resolución, junto con su instructivo.

PAR. 1º—La implementación de las acciones de mejoramiento previstas en el plan no podrá exceder un período de doce meses. En caso que existan acciones con una duración superior, estas deben ser justificadas plenamente y para ellas deberán determinarse metas semestrales.

PAR. 2º—La vigilancia a nivel micro generará un plan de mejoramiento que contendrá las acciones derivadas de cualquier modalidad de auditoría.

PAR. 3º—La vigilancia a nivel macro generará un plan de mejoramiento que se presentará de manera separada al del nivel micro.

PAR. 4º—En el evento que se formule un nuevo plan, éste debe contemplar las acciones en ejecución y abiertas del plan de mejoramiento anterior.

Aquellas acciones del plan anterior que no fueron ejecutadas en el tiempo previsto, se incluirán en el plan de mejoramiento con un plazo de ejecución no superior a sesenta (60) días.

(Nota: Subrogada por la Resolución 8 de 2011 artículo 15 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

CAPÍTULO II

Presentación

ART. 5º—Presentación. El plan de mejoramiento se presentará únicamente a través del sistema de vigilancia y control fiscal - Sivicof, el cual se encuentra disponible en la página WEB de la Contraloría de Bogotá D.C., (www.contraloriabogota. gov.co).

Para la habilitación del Sivicof conforme los términos previstos en la presente resolución reglamentaria, el director técnico sectorial o el director de economía y finanzas distritales, según corresponda, remitirá copia de los oficios a la dirección de informática en los siguientes eventos:

a) Comunicación del Informe definitivo de auditoría al sujeto de control o del informe producto de la vigilancia macro,

b) Concesión de prórroga,

c) Observaciones al plan de mejoramiento,

d) No conformidad al plan de mejoramiento ajustado,

e) Aprobación de modificación del plan de mejoramiento.

(Nota: Subrogada por la Resolución 8 de 2011 artículo 15 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 6º—Firma digital. Con el fin de asegurar que la información transmitida a través del Sivicof sea la perteneciente a cada una de las entidades sujeto de control y para evitar el uso del papel, será exigible la firma digital de que trata la Ley 527 de 1999 y sus decretos reglamentarios.

(Nota: Subrogada por la Resolución 8 de 2011 artículo 15 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 7º—Términos. El plan de mejoramiento producto de la vigilancia fiscal a nivel micro será presentado por el jefe o representante legal de la entidad u organismo público, o quien haga sus veces, el curador urbano, los particulares y/o entidad de carácter privado, sujetos de control de la Contraloría de Bogotá, D.C., dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación del informe final de auditoría gubernamental con enfoque integral.

El plan de mejoramiento producto de la vigilancia fiscal macro será presentado por el Alcalde Mayor de Bogotá D.C., el responsable del sector o el representante legal de la entidad según corresponda, de acuerdo con el término que el Contralor de Bogotá o el director de economía y finanzas distritales establezca, dada la complejidad y el tema del informe. El término no podrá ser inferior a diez (10) ni superior a veinte (20) días hábiles contados desde la comunicación del informe.

(Nota: Subrogada por la Resolución 8 de 2011 artículo 15 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 8º—Prórroga. El responsable de presentar el plan de mejoramiento de que trata el artículo segundo de la presente resolución reglamentaria, podrá solicitar prórroga para su presentación inicial por una sola vez, mediante escrito debidamente motivado.

La solicitud de prórroga para la presentación del plan de mejoramiento de la vigilancia fiscal a nivel micro será presentada con dos (2) días de antelación a su vencimiento, ante el director sectorial correspondiente.

La respuesta a la solicitud se deberá efectuar dentro de dos (2) días siguientes a su recibo fecha después de la cual si no existe pronunciamiento, se entenderá otorgada. El plazo establecido en el artículo 7º se podrá prorrogar por un máximo de tres (3) días hábiles. La solicitud de prórroga para la presentación del plan de mejoramiento de la vigilancia fiscal a nivel macro será presentada con cinco (5) días de antelación a su vencimiento, ante el Contralor de Bogotá o el director de economía y finanzas distritales según corresponda.

La respuesta a la solicitud se deberá efectuar dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo fecha después de la cual si no existe pronunciamiento, se entenderá otorgada. El plazo establecido en el artículo 7º se podrá prorrogar por un máximo de diez (10) días hábiles.

(Nota: Subrogada por la Resolución 8 de 2011 artículo 15 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

CAPÍTULO III

Conformidad

ART. 9º—Conformidad. Se entiende que el plan de mejoramiento es conforme cuando la acción propuesta por el sujeto de control busca eliminar la causa del hallazgo, es realizable, es medible, contribuye a su objeto misional, propicia el buen uso de recursos públicos, el mejoramiento de la gestión institucional y atiende los principios de la gestión fiscal.

Para la conformidad la fecha límite de ejecución del plan de mejoramiento no sobrepasará un período de doce meses. En caso que existan acciones con una duración superior, estas deben ser justificadas plenamente y para ellas deberán determinarse metas semestrales.

Las direcciones sectoriales o la dirección de economía y finanzas distritales podrán realizar mesas de trabajo con los sujetos de control, una vez hayan recibido el plan, para analizar el contenido y darle conformidad, de dicha reunión se levantará el acta respectiva.

El Contralor de Bogotá, los directores técnicos sectoriales, o el director de economía y finanzas distritales según corresponda, emitirá por escrito al Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., el responsable del sector o representante legal o quien haga sus veces, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recepción la conformidad u observaciones al plan de mejoramiento.

PAR. 1º—El responsable de presentar el plan de mejoramiento que haya sido objeto de observaciones, contará con un término de tres (3) días hábiles para la presentación de su plan de mejoramiento ajustado a través del Sivicof.

El Contralor de Bogotá, el director de economía y finanzas o los directores sectoriales, según corresponda, contarán con tres (3) días hábiles para pronunciarse por escrito sobre la conformidad o no del plan ajustado.

PAR. 2º—En el evento que el plan de mejoramiento ajustado por el sujeto de control, producto de la vigilancia a nivel micro, tampoco sea objeto de conformidad, corresponde al contralor auxiliar de Bogotá, mediante la realización de una mesa de trabajo conjunta con el sujeto de control y la dirección sectorial correspondiente, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la no conformidad al plan de mejoramiento ajustado, dirimir las diferencias y proferir la conformidad o dejar constancia de dicha situación.

PAR. 3º—En el evento que el plan de mejoramiento ajustado por el sujeto de control, producto de la vigilancia a nivel macro, tampoco sea objeto de conformidad, el Contralor de Bogotá ordenará la realización de una mesa de trabajo conjunta con el responsable del sector, representante legal del sujeto de control o el Alcalde Mayor, la dirección de economía y finanzas o los directores técnicos sectoriales según corresponda, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la no conformidad al plan de mejoramiento, dirimir las diferencias y proferir la conformidad o dejar constancia de dicha situación.

Realizada la mesa de trabajo señalada en el parágrafo 2º o 3º, el responsable de presentar el plan cuenta con dos (2) días hábiles para incorporar en el Sivicof el plan de mejoramiento ajustado de conformidad con la mesa de trabajo. La Contraloría dará la conformidad en un término no superior a dos (2) días.

PAR. 4º—La conformidad sobre el plan de mejoramiento se expresará por escrito dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la presentación del plan original o ajustado, en todo caso si transcurrido este plazo la Contraloría de Bogotá, D.C. no se ha pronunciado, procederá la conformidad.

La oficina de control interno de la Contraloría de Bogotá, D.C., establecerá las razones por las cuales se dio conformidad al plan de mejoramiento por vencimiento del término dispuesto en este parágrafo e informará sobre el particular al responsable del proceso de prestación de servicio micro para las acciones a que haya lugar.

(Nota: Subrogada por la Resolución 8 de 2011 artículo 15 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

CAPÍTULO IV

Seguimiento

ART. 10.—Informe de avance. Sobre el plan de mejoramiento producto de la vigilancia a nivel micro y macro, el sujeto de control deberá rendir un informe de avance de las acciones propuestas con corte a 30 de junio y 31 de diciembre de cada vigencia, en la forma y términos determinados en la resolución de rendición de cuentas vigente en la Contraloría de Bogotá, D.C.

El seguimiento al plan de mejoramiento realizado por la Contraloría de Bogotá, tiene como objeto establecer el grado de avance y cumplimiento de las acciones formuladas, evidenciado mediante soportes de los cuales se dejará constancia en los respectivos papeles de trabajo, aplicando la metodología adoptada en el procedimiento correspondiente.

PAR. 1º—El seguimiento al cumplimiento del plan de mejoramiento, producto de la vigilancia fiscal a nivel micro corresponde a la respectiva dirección sectorial de la Contraloría de Bogotá, D.C., mediante auditoría modalidad regular, modalidad especial o visita fiscal.

Para el caso de la vigilancia fiscal macro corresponde a la dirección de economía y finanzas distritales o a la dirección sector ambiente, conforme al procedimiento adoptado en el proceso micro.

PAR. 2º—La oficina de control interno o quien haga sus veces asesorarán al representante legal del sujeto de control, en la formulación y seguimiento del plan de mejoramiento, no obstante, la responsabilidad está a cargo del representante legal.

En cumplimiento de su función evaluadora y de seguimiento al plan de mejoramiento, determinará las acciones cumplidas, de lo cual dejará los registros y soportes correspondientes y podrá solicitar a la Contraloría de Bogotá el cierre de estas.

(Nota: Subrogada por la Resolución 8 de 2011 artículo 15 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 11.—Cumplimiento del plan de mejoramiento. Se entiende que el plande mejoramiento se ha cumplido cuando al aplicarla metodología arroje un promedio entre 1.7 y 2.0, resultado de dividir la sumatoria total del rango decumplimiento de cada una de las acciones sobre el total de las mismas.

Una vez, el auditor determine el cierre de la acción, el sujeto de control, procederá a retirar dicha acción del plan de mejoramiento consolidado.

Se presenta incumplimiento del plan de mejoramiento cuando el promedio total de avance de todas las acciones se ubique en un valor inferior a 1.70.

(Nota: Subrogada por la Resolución 8 de 2011 artículo 15 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

CAPÍTULO V

Modificación

ART. 12.—Modificación de las acciones del plan de mejoramiento: El responsable de presentar el plan de mejoramiento,podrá solicitar modificación de la acción o acciones propuestas,del plazo, del indicador, del área responsable,del responsable (s) de la ejecución, de los recursos o dela meta por una sola vez, mediante escrito debidamente justificado, radicado como mínimo treinta (30) días hábilesantes de la fecha programada de terminación de la accióna modificar.

El director técnico sectorial deberá contestar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud, la aprobación o negación de la modificación del plan de mejoramiento producto de la vigilancia fiscal a nivel micro.

El Contralor de Bogotá, el director de economía y finanzas distritales o el director sectorial correspondiente según proceda, deberá contestar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud, la aprobación o negación de la modificación del plan de mejoramiento producto de la vigilancia fiscal a nivel macro.

Aprobada la modificación, el solicitante deberá incorporar el plan de mejoramiento consolidado, completo y debidamente ajustado a través del Sivicof, dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha de aprobación.

PAR. 1º—Cuando se presenten relevos en el Gobierno Distrital, la nueva administración de cada sujeto de control, podrá solicitar ajustes a su plan de mejoramiento, dentro de los primeros cuatro (4) meses de su gestión, por una sola vez, con el fin de adecuar las acciones correctivas al plan de gobierno; caso en el cual se aplicará el mismo procedimiento establecido en el presente artículo.

PAR. 2º—En todo caso, la solicitud de modificaciones del plan de mejoramiento no podrá superar el diez por ciento (10%) del total de las acciones en él previstas.

(Nota: Subrogada por la Resolución 8 de 2011 artículo 15 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

CAPÍTULO VI

Causales que dan origen a la imposición de sanciones

ART. 13.—Causales de sanción. La Contraloría de Bogotá D.C. podrá,según el caso, imponer o solicitar a la autoridad competente la aplicación de sanciones a los responsables establecidos en el artículo 3º de la presente resolución,cuando con su conducta incurran en alguna de las causales contempladas en los artículos 100, 101 ó 102 de la Ley 42 de 1993.

Serán causales, el incumplimiento del plan de mejoramiento previsto en el artículo 11 de la presente resolución, al igual que la inobservancia en los aspectos de presentación, forma, términos, contenido y firma digital establecidos en la misma.

(Nota: Subrogada por la Resolución 8 de 2011 artículo 15 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 14.—Proceso administrativo sancionatorio. Para la imposición de sanciones la Contraloría de Bogotá D.C., adelantará el trámite del proceso administrativo sancionatorio fiscal de acuerdo con la reglamentación vigente en la entidad, en concordancia con el Código Contencioso Administrativo y demás disposiciones que lo modifiquen o adicionen.

(Nota: Subrogada por la Resolución 8 de 2011 artículo 15 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 15.—Derogatoria y vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución Reglamentaria 21 de 2007 y demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 12 de mayo de 2010.

(Nota: Subrogada por la Resolución 8 de 2011 artículo 15 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

Anexo 1: Plan de mejoramiento

 

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Fecha de Modificación:

Instrucciones de diligenciamiento

CB-402: Plan de mejoramiento

Entidad: Registre el nombre de la entidad o sujeto de control.

Origen: Determine el origen del hallazgo u observación utilizando el nombre del informe comunicado por la Contraloría de Bogotá, D.C.

Capítulo: Registre el numeral, titulo o página del informe donde se encuentre incluido el hallazgo u observación.

Número y descripción del hallazgo u observación: Describa el hecho presentado en el informe o actuación producto de la vigilancia fiscal a nivel micro o macro que realiza la Contraloría de Bogotá, D.C.

Acción (es) correctiva(s): Registre la(s) actuación(es) que realizará la entidad para subsanar o corregir situaciones que afectan de forma importante su desempeño y su cometido institucional, las cuales hayan sido evidenciadas en los informes o actuaciones de la Contraloría de Bogotá, D.C., producto del ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal tanto a nivel micro como macro. Se formulará acciones para todos los hallazgos administrativos.

Indicador(es): Registre un nombre y la fórmula a través de la cual se pueda observar el cumplimiento de la acción determinada.

Meta(s): Señale la medida cuantitativa, concreta, realizable y verificable de la acción correctiva que se espera alcanzar en el tiempo definido, teniendo en cuenta la realidad y los recursos disponibles.

Área responsable: Señale el área o dependencia a la cual le corresponde ejecutar la acción determinada.

Responsable de la ejecución: Indique el nombre y cargo de la persona que debe cumplir con la realización de la(s) acción(es) correctiva(s).

Recursos: Señale solamente los recursos adicionales que requiere la ejecución de la acción.

Fecha de inicio: Indique el día, mes y año en que comienza la acción(es) registrada(s).

Fecha de terminación: Señale el día, mes y año en que finaliza cada una de la(s) acción(es) registrada(s).

Resultado del Indicador: Determine el resultado del indicador a la fecha de corte del seguimiento.

Grado de avance físico de las metas: Indique en el progreso en valores absolutos o porcentuales de la meta establecida.

Análisis: En forma breve y concisa explique el comportamiento o grado de cumplimiento de la acción, a la fecha de corte del seguimiento.

Rango de Cumplimiento Seguimiento Contraloría:

Esta columna la diligencia el auditor de la Contraloría de Bogotá, producto del seguimiento realizado, en términos de la aplicación de la metodología y el procedimiento adoptado.

Estado de la Acción (A=Abierta, E: En Ejecución, C=Cerrada) Contraloría: Esta columna la diligenciará el auditor de la Contraloría.

* Cerrada: Se considera que una acción se cierra cuando obtiene una puntuación entre 1.70 y 2.00, caso en el cuál el sujeto de control procederá a retirarla del plan de mejoramiento consolidado.

* En Ejecución: Se entiende que una acción está en ejecución cuando el cumplimiento de la meta es parcial, se encuentra dentro del término establecido y arroja una calificación inferior a 1.70, caso en el cual se mantendrán en las mismas condiciones programadas en el plan de mejoramiento consolidado.

* Abierta: Una acción se estima abierta cuando el cumplimiento de la meta es parcial y el tiempo para su implementación se encuentra vencido, caso en el cual se incluirá la acción en el plan de mejoramiento consolidado con un plazo máximo de ejecución de 60 días.

Fecha de conformidad: Indique el día, mes y año fecha en que la Contraloría de Bogotá, D.C. emitió la última conformidad al plan de mejoramiento.

Fecha de modificación: Indique el día, mes y año en que la Contraloría de Bogotá D.C., aprobó la modificación al plan de mejoramiento.

Fecha de seguimiento: Indique el día, mes y año de corte en que se realiza seguimiento al plan de mejoramiento.

(Nota: Subrogada por la Resolución 8 de 2011 artículo 15 de la Superintendencia de Notariado y Registro)