Entidades Financieras de Naturaleza Única 

CIRCULAR EXTERNA 6 DE 2010 

(Diciembre 30)

Referencia: Instructivo para el pago del seguro de depósitos.

Con base en lo dispuesto en el artículo 15, de la Resolución 31 del 17 de diciembre de 2010, expedida por la junta directiva del Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas, de conformidad con el cual el director de Fogacoop expedirá los instructivos que fueren necesarios para desarrollar la mencionada resolución, por medio del presente se expide el citado instructivo para el pago del Seguro de Depósitos.

La presente circular externa rige a partir de la fecha de su publicación.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales, consejos de administración, juntas de vigilancia, revisores fiscales y contralores.

Instructivo para el pago del seguro de depósitos contenido

1. Definiciones.

2. Del proceso de pagos.

2.1. Contratos con la administradora y el auditor externo.

2.2. Inicio de proceso de pagos - acto administrativo en firme de reconocimiento de acreencias.

2.3. Cálculo del seguro de depósitos.

2.4. Base de datos de trabajo.

2.5. Envío de correos.

3. De la solicitud.

3.1. Instrucciones y requisitos sobre el diligenciamiento de la solicitud.

3.2. Documentación que debe presentar cada uno de los beneficiarios, según la calidad que ostenten.

4. De la operatividad del proceso de pagos.

4.1. Certificaciones y reportes.

5. Casos en los que no procede el pago del seguro de depósitos.

6. Atención de observaciones y reclamaciones.

7. Anexos.

1. Definiciones.

Administradora: persona jurídica contratada por Fogacoop para administrar integralmente el proceso de pago del seguro de depósitos. Bien puede ser la intervenida o una entidad especializada.

Agente especial: es el representante legal de la intervenida designado por Fogacoop.

Apoderado: es la persona facultada por el beneficiario para presentar la solicitud de pago del seguro de depósitos y/o para recibir el pago.

Auditor externo: persona contratada por Fogacoop, para dar transparencia al procedimiento operativo del pago del seguro de depósitos y coadyuvar a dar imparcialidad y seguridad a los pagos que realice la administradora.

Beneficiario: es la persona que siendo titular de la acreencia presenta la solicitud de pago del seguro de depósitos y subrogación y tiene derecho al pago del seguro de depósitos. Así mismo, se tendrá por beneficiario al representante de incapaz o a la persona con mejor derecho.

Contralor: es la persona que ejerce las funciones de revisoría fiscal en la etapa de liquidación de la intervenida designado por Fogacoop.

Entidad pagadora: persona contratada por la administradora o por Fogacoop para realizar el pago de los valores correspondientes al seguro de depósitos a cada uno de los beneficiarios. Esta entidad puede ser la misma entidad intervenida o una entidad especializada.

Fogacoop: entidad que administra la reserva del seguro de depósitos de acuerdo con lo establecido en el Decreto 2206 de 1998.

Fraccionamiento de títulos: mecanismo que consiste en dividir un título valor en dos o más títulos con características y monto total equivalentes a las del título original. El seguro de depósitos no ampara acreencias generadas mediante este mecanismo de fraccionamiento de títulos en una entidad con medida de liquidación forzosa administrativa puesto que del mismo se puede llegar a derivar un pago del seguro en una proporción mayor a la que tendría derecho quien era legítimo tenedor con anterioridad a la medida adoptada.

Intervenida: cooperativa que estando inscrita en Fogacoop, es objeto de liquidación forzosa administrativa.

Titular de las acreencias: es el depositante o ahorrador de la intervenida.

“Solicitud de pago del seguro de depósitos y subrogación:

Formulario preimpreso y distribuido por parte de la administradora, mediante el cual el beneficiario solicita el pago del seguro de depósitos y subroga a favor de Fogacoop el valor pagado de acuerdo con lo establecido en el artículo décimo cuarto de la Resolución 31 de 2010 (anexo 1). Para efectos prácticos este formato se denomina “la solicitud” en este documento.

2. Del proceso de pagos.

2.1. Contratos con la administradora y el auditor externo.

Una vez emitido el acto administrativo de reconocimiento de acreencias por el agente especial, Fogacoop, de no contar con contratos de administración previamente suscritos, procederá a contratar a la administradora y en caso de ser necesario al auditor externo.

Así mismo, establecerá de manera conjunta con la administradora y la intervenida las particularidades del proceso que conlleven a definir entre otros aspectos: el valor de las comisiones, la empresa y el costo del servicio de correo que se requiere, los medios de divulgación particulares, los plazos para llevar a cabo el proceso de pagos (presentación de las solicitudes, subsanar inconsistencias y realizar los pagos), el cronograma de actividades y toda la documentación requerida.

2.2. Inicio de proceso de pagos - acto administrativo en firme de reconocimiento de acreencias.

El proceso de pagos inicia con el acto administrativo en firme de reconocimiento de acreencias, emitido por el agente especial de la intervenida y remitido a Fogacoop.

La información de la resolución deberá remitirse igualmente en medio magnético, debidamente certificada por el agente especial y por el contralor, complementada con la información y con la estructura que a continuación se describe:

a) Base de datos de acreencias

• Número secuencial (número consecutivo asignado a cada acreencia).

• Tipo de acreencia (cuenta ahorros, CDAT, otros).

• Número de la acreencia (número de cuenta de ahorros, de CDAT, etc.).

• Naturaleza de la acreencia:

• Individual.

• Conjunta: nombres separados por “y”, por comas (,) o por raya (-).

• Colectiva: nombres separados por “y/o” o por “o”.

• Valor de la acreencia (valor reconocido en el acto de reconocimiento en firme).

• Ciudad de radicación de la cuenta (código Divipola DANE).

• Departamento de radicación de la cuenta (código Divipola DANE).

• Bloqueo.

• Número de la resolución de reconocimiento de la acreencia.

• Fecha de la resolución de reconocimiento de la acreencia.

• Tipo de entidad intervenida (cooperativa) (1: vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia; 2: vigilada por la Superintendencia de la Economía Solidaria).

• Código de la entidad intervenida (cooperativa) asignado por SES o por SFC.

b) Base de datos de titulares

• Número (el número asignado a cada acreencia).

• Tipo de identificación de cada uno de los titulares de la acreencia.

• Número de identificación de cada uno de los titulares de la acreencia.

• Nombres y apellidos completos de cada uno de los titulares de la acreencia.

• Dirección de correspondencia de cada uno de los titulares de la acreencia.

• Teléfono de correspondencia de cada uno de los titulares de la acreencia.

• Teléfono celular de cada uno de los titulares de la acreencia (si los tuvieren).

• Ciudad de correspondencia de cada uno de los titulares de la acreencia.

• Departamento de correspondencia de cada uno de los titulares de la acreencia.

• Correo electrónico de cada uno de los titulares de la acreencia (si los tuvieren).

• Bloqueo.

Notas:

• El medio magnético se refiere a un archivo en Excel grabado en un CD no reescribible.

• En el campo de bloqueo se indica si la acreencia y/o los titulares se encuentran embargados o presentan cualquier otra situación que no permita el pago del seguro de depósitos.

2.3. Cálculo del seguro de depósitos.

Con base en el acto de reconocimiento de acreencias en firme y las bases de datos remitidas por la intervenida, Fogacoop procede a calcular el valor del seguro de depósitos que deberá pagarse a cada uno de los beneficiarios, siguiendo la metodología adelante descrita y tomando como base la sumatoria del valor proporcional que le corresponde por todas y cada una de las acreencias de las cuales es titular, ya sea de manera individual, conjunta o colectiva, pues se entiende que cuando un beneficiario presente la solicitud, lo hace por el total de las acreencias a su nombre. Al respecto se resalta que para los casos de beneficiarios que posean al menos una cuenta colectiva, se tendrán por recibidas, todas aquellas solicitudes que hayan sido presentadas dentro del plazo establecido y no podrá calcularse el valor del seguro hasta tanto no se tenga pleno conocimiento de las solicitudes que se hayan presentado dentro del plazo y que las mismas no presenten inconsistencias y cuenten con toda la documentación soporte requerida, es decir se encuentren en debida forma para proceder a su pago.

Para establecer el monto a pagar a cada uno de los beneficiarios del seguro de depósitos, se aplicará la metodología que se presenta a través de los casos adelante relacionados y dependiendo de la condición de co-titularidad que presenten los titulares de las acreencias (cuentas individuales, cuentas conjuntas o cuentas colectivas).

a) Caso de un único titular y una única acreencia:

Se calcula y paga el 75% del valor de la acreencia, teniendo en cuenta que el valor máximo asegurado es de $ 8.000.000 y que por lo tanto el valor total a pagar por concepto de seguro de depósitos para una acreencia igual o superior a este monto, será de $ 6.000.000

Ejemplo 1:

 

TitularAcreenciaNaturalezaMonto
Ricardo Saénz CDAT Individual $ 6,500,000
Total depósito   $ 6,500,000
Total asegurado    $ 6,500,000
Valor del seguro calculado, pagado y subrogado    $ 4,875,000

 

Ejemplo 2:

 

TitularAcreenciaNaturalezaMonto
Leonel Guzmán Ahorros Individual $ 12,000,000
Total depósito   $ 12,000,000
Total asegurado    $ 8,000,000
Valor del seguro calculado, pagado y subrogado    $ 6,000,000

 

b) Caso de un único titular y varias acreencias:

Primero se procede a realizar la sumatoria de todas las acreencias a favor de un único titular y posteriormente se calcula y paga un único valor equivalente al 75% del valor de la sumatoria de todas las acreencias, teniendo en cuenta que el valor máximo asegurado por todas es de $ 8.000.000 y que por lo tanto el valor total a pagar por concepto de seguro de depósitos para los casos en que la sumatoria de las acreencias de un único titular sea igual o superior a este monto, será de $ 6.000.000

Ejemplo 1:

 

TitularAcreenciaNaturalezaMonto
Martha Rojas CDAT 1 Individual $ 1,500,000
Ahorros Individual $ 2,500,000
CDAT 2 Individual $ 500,000
Total depósito   $ 4,5000,000
Total asegurado    $ 4,5000,000
Valor del seguro calculado, pagado y subrogado    $ 3,375,000

 

Ejemplo 2:

 

TitularAcreenciaNaturalezaMonto
Martha Rojas CDAT Individual $ 15,000,000
Ahorros Individual $ 2,500,000
Total depósito   $ 17,500,000
Total asegurado    $ 8,000,000
Valor del seguro calculado, pagado y subrogado    $ 6,000,000

 

c) Caso de varios titulares y una única acreencia:

Acreencia de naturaleza conjunta

(Nombres separados por “y”, por comas (,) o por raya (-))

Se divide el valor de la acreencia en el número de titulares y esta será la proporción de la acreencia que le corresponde a cada titular, sobre la cual se calcula y paga para cada uno de los titulares el 75% teniendo en cuenta que el valor máximo asegurado en cada caso es de $ 8.000.000 y que por lo tanto el valor total a pagar por concepto de seguro de depósitos para cada titular, cuando la parte proporcional que le corresponde es igual o superior a este monto, será de $ 6.000.000.

Ejemplo 1:

 

TitularAcreenciaNaturalezaMonto
Ricardo Sáenz, Martha Suárez y José Muñoz CDAT Conjunta $ 6,500,000
Total depósito  $ 6,500,000

 

Total depósitos de Ricardo Sáenz $ 2,166,666,67
Total asegurado de Ricardo Sáenz $ 2,166,666,67
Valor del seguro calculado de Ricardo Sáenz $ 1,625,000,00
  
Total depósitos de Martha Suárez $ 2,166,666,67
Total asegurado de Martha Suárez $ 2,166,666,67
Valor del seguro calculado, pagado y subrogado de Martha Suárez $ 1,625,000,00
  
Total depósitos de José Muñoz $ 2,166,666,67
Total asegurado de José Muñoz $ 2,166,666,67
Valor del seguro calculado, pagado y subrogado de José Muñoz $ 1,625,000,00

 

Ejemplo 2:

 

TitularAcreenciaNaturalezaMonto
Ricardo Sáenz, Martha Suárez y José Muñoz CDAT Conjunta $ 28,500,000
Total depósito  $ 28,500,000

 

Total depósitos de Ricardo Sáenz $ 9,5000,000
Total asegurado de Ricardo Sáenz $ 8,000,000
Valor del seguro calculado de Ricardo Sáenz $ 6,000,000
  
Total depósitos de Martha Suárez $ 9,5000,000
Total asegurado de Martha Suárez $ 8,000,000
Valor del seguro calculado, pagado y subrogado de Martha Suárez $ 6,000,000
  
Total depósitos de José Muñoz $ 9,5000,000
Total asegurado de José Muñoz $ 8,000,000
Valor del seguro calculado, pagado y subrogado de José Muñoz $ 6,000,000

 

Acreencia de naturaleza colectiva o solidaria

(Nombres separados por “y/o”, o por “o”)

Se divide el valor de la acreencia en el número de titulares que presenten la solicitud dentro del plazo establecido con el lleno de requisitos y esta será la proporción de la acreencia, sobre la cual se calcula y paga para cada uno de los titulares el 75% teniendo en cuenta que el valor máximo asegurado en cada caso es de $ 8.000.000 y que por lo tanto el valor total a pagar por concepto de seguro de depósitos para cada titular, cuando la parte proporcional que le corresponde es igual o superior a este monto, será de $ 6.000.000.

Ejemplo 1:

 

TitularAcreenciaNaturalezaMonto
Juan García o Omar Rendón o Aníbal Ávila CDAT Colectiva $ 7,300,000
Total depósito  $ 7,300,000

 

Si al término del plazo establecido solamente presentan la solicitud con el lleno de requisitos dos de los tres titulares; Omar Rendón y Aníbal Ávila, el seguro de depósitos a pagar será el siguiente:

 

Total depósitos de Juan García N.A.
Total asegurado de Juan García N.A.
Valor del seguro calculado de Juan García N.A.
  
Total depósitos de Omar Rendón $ 3,650,000
Total asegurado de Omar Rendón $ 3,650,000
Valor del seguro calculado, pagado y subrogado de Martha Suárez $ 2,737,500
  
Total depósitos de Aníbal Ávila $ 3,650,000
Total asegurado de Aníbal Ávila $ 3,650,000
Valor del seguro calculado, pagado y subrogado de Aníbal Ávila $ 2,737,500

 

Ejemplo 2:

 

TitularAcreenciaNaturalezaMonto
Ricardo Sáenz, Martha Suárez y José Muñoz CDAT Colectiva $ 28,500,000
Total depósito  $ 28,500,000

 

Si al término del plazo establecido presentan la solicitud con el lleno de requisitos los tres titulares, el seguro de depósitos a pagar será el siguiente:

 

Total depósitos de Ricardo Sáenz $ 9,5000,000
Total asegurado de Ricardo Sáenz $ 8,000,000
Valor del seguro calculado, pagado y subrogado de Ricardo Sáenz $ 6,000,000
  
Total depósitos de Martha Suárez $ 9,5000,000
Total asegurado de Martha Suárez $ 8,000,000
Valor del seguro calculado, pagado y subrogado de Martha Suárez $ 6,000,000
  
Total depósitos de José Muñoz $ 9,5000,000
Total asegurado de José Muñoz $ 8,000,000
Valor del seguro calculado, pagado y subrogado de José Muñoz $ 6,000,000

 

Si al término del plazo establecido solamente presentan la solicitud dos de los tres titulares con el lleno de requisitos; Ricardo Sáenz y José Muñoz, el seguro de depósitos a pagar será el siguiente:

 

Total depósitos de Ricardo Sáenz $ 14,250,000
Total asegurado de Ricardo Sáenz $ 8,000,000
Valor del seguro calculado, pagado y subrogado de Ricardo Sáenz $ 6,000,000
  
Total depósitos de Martha Suárez N.A.
Total asegurado de Martha Suárez N.A.
Valor del seguro calculado, pagado y subrogado de Martha Suárez N.A.
  
Total depósitos de José Muñoz $ 14,250,000
Total asegurado de José Muñoz $ 8,000,000
Valor del seguro calculado, pagado y subrogado de José Muñoz $ 6,000.000

 

d) Combinación de casos de co-titularidad:

Se procede a identificar para cada titular, las acreencias en las que tiene derechos y se calcula para cada una de ellas, la parte proporcional que le corresponde, teniendo en cuenta la naturaleza de la acreencia (colectiva, conjunta o individual) así:

 

 
Individual 100% del valor de la acreencia.
Conjunta Valor total de la acreencia dividido por el número de titulares.
Colectiva Valor total de la acreencia dividido por el número de titulares que presentaron solicitud en plazo y con el lleno de requisitos.

 

Posteriormente se procede a realizar para cada titular la sumatoria de todos los valores proporcionales que le corresponden sobre las acreencias a que tiene derecho y se calcula y paga sobre esta sumatoria un único valor equivalente al 75%, teniendo en cuenta que el valor máximo asegurado por todas es de $ 8.000.000 y que por lo tanto el valor total a pagar por concepto de seguro de depósitos para los casos en que la sumatoria de todos los valores proporcionales que le corresponden sobre las acreencias a que tiene derecho sea igual o superior a este monto, será de $ 6.000.000.

Ejemplo 1:

 

TitularAcreenciaNaturalezaMonto
Juan García y/o Omar Rendón o Aníbal Ávila CDAT Colectiva $ 7,300,000
Juan García Ahorros Individual $ 2,500,000
Juan García y Aníbal Ávila Ahorros Conjunta $ 2,300,000
Total depósito  $ 12,100,000

 

Si al término del plazo establecido todos los titulares presentaron la solicitud el seguro de depósitos a pagar será el siguiente:

 

Depósitos de Juan García $ 6,083,333,33
Valor asegurado de Juan García $ 6,083,333,33
Valor del seguro calculado de Juan García $ 4,562,500,00
  
Depósitos de Omar Rendón $ 2,433,333,33
Valor asegurado de Omar Rendón $ 2,433,333,33
Valor del seguro calculado de Omar Rendón $ 1,825,000,00
  
Depósitos de Aníbal Ávila $ 3,583,333,33
Valor asegurado de Aníbal Ávila $ 3,583,333,33
Valor del seguro calculado de Aníbal Ávila $ 2,687,000,00

 

Ejemplo 2:

 

TitularAcreenciaNaturalezaMonto
Sonia Jiménez, Luis Acero y Camilo Reyes Ahorros Conjunta $ 24,300,000
Luis Acero o Pedro Orozco CDAT 1 Colectiva $ 10,500,000
Luis Acero o Camilo Reyes CDAT 2 Colectiva $ 6,500,000
Total depósito  $ 41,300,000

 

Si al término del plazo establecido solamente presentan la solicitud los titulares Sonia Jiménez, Pedro Orozco y Camilo Reyes el seguro de depósitos a pagar será el siguiente:

 

Depósitos de Sonia Jiménez $ 8,100,000,00
Valor asegurado de Sonia Jiménez $ 8,000,000,00
Valor del seguro calculado de Sonia Jiménez $ 6,000,000,00
  
Depósitos de Pedro Orozco $ 10,500,000,00
Valor asegurado de Pedro Orozco $ 8,000,000,00
Valor del seguro calculado de Pedro Orozco $ 6,000,000,00
  
Depósitos de Camilo Reyes $ 14,600,000,00
Valor asegurado de Camilo Reyes $ 8,000,000,00
Valor del seguro calculado de Camilo Reyes $ 6,000,000,00

 

2.4. Base de datos de trabajo: una vez calculado el seguro de depósitos a cada uno de los beneficiarios reconocidos en el acto administrativo de reconocimiento de acreencias en firme, e identificados los casos de acreencias colectivas, se prepara una base de datos de trabajo, con la cual Fogacoop, la administradora, el auditor externo y la intervenida controlarán, harán el seguimiento y registrarán las novedades durante todo el proceso de pagos. La estructura de la base de datos de trabajo y el esquema de reporte de novedades será definido y comunicado a las partes interesadas previo al inicio del proceso de pagos.

2.5. Envío de correos: la administradora con base en la información remitida por la intervenida prepara y envía las comunicaciones dirigidas a los titulares de las acreencias, a la última dirección registrada si la hubiere, informando sobre el inicio del proceso de pago del seguro y las condiciones y los requisitos que deben cumplir para solicitar el pago del seguro. La administradora remitirá estas comunicaciones por correo certificado o informará por cualquier otro medio que le permita confirmar el recibo de la información, conservando la prueba de la entrega, la fecha y hora de recibido y la firma e identificación de quien recibió. La comunicación deberá contener como mínimo la siguiente información:

• Identificación plena del destinatario (nombre, apellidos, tipo y número de identificación).

• Plazo para la presentación de la solicitud.

• Dirección y ciudad donde se debe entregar la solicitud y la documentación soporte.

• Los teléfonos de la administradora y de Fogacoop a los que puede comunicarse en caso de tener inquietudes respecto al formato de solicitud y sobre el proceso en general.

• Adjuntar el formato de solicitud (solicitud de pago del seguro de depósitos y subrogación).

• Adjuntar las instrucciones para el diligenciamiento de la solicitud y la relación de los documentos soportes que se deben presentar.

• Instrucción general sobre el proceso que se seguirá para realizar el pago efectivo y la necesidad de estar atentos a la programación de pagos que se realice.

• Los medios disponibles con que cuentan los titulares y/o beneficiarios para obtener información sobre el valor que se pagará por concepto de seguro de depósitos y/o para presentar observaciones o reclamaciones sobre las sumas recibidas o sobre el resultado del proceso, tales como: página web y correo electrónico de Fogacoop, teléfonos de la administradora y de Fogacoop, línea 018000-919723.

Los beneficiarios podrán presentar observaciones y/o reclamaciones durante el periodo establecido para adelantar el proceso del pago y hasta en un lapso de 15 días calendario posteriores al recibo del dinero. Se entiende que posterior a este plazo, el beneficiario no tiene observaciones o reclamos que presentar, dando conformidad al resultado de su solicitud.

Adicionalmente, en dicha comunicación se deberá precisar que no se tramitarán solicitudes indebida o inoportunamente presentadas y que se entenderán como no recibidas aquellas solicitudes que no subsanaron inconsistencias dentro del término establecido para ello.

Igualmente, se deberá aclarar lo siguiente:

• Que para los casos de titulares de acreencias conjuntas o colectivas (co-titularidad de los depósitos), cada titular deberá diligenciar el formato de “Solicitud de pago del seguro de depósitos y subrogación de manera independiente.

• Que la solicitud del pago del seguro de depósitos se entiende realizada por la totalidad de las acreencias reconocidas a nombre del titular en forma individual, conjunta o colectiva. En el evento que el titular no esté interesado en solicitar el pago del seguro de depósitos sobre alguna de las acreencias de naturaleza colectiva deberá manifestarlo expresamente diligenciando el literal H) del numeral V del formato de solicitud.

• Que el trámite para presentar la solicitud y recibir el pago, no requiere de intermediarios.

• Que los titulares que no presenten la solicitud, o que habiéndola presentado, esta no se encuentre en debida forma para su pago aún después de la oportunidad para subsanar o que la presente en forma extemporánea, o que adelantado el proceso no reclamen el valor del seguro de depósitos o por cualquier otro motivo que impida el pago del seguro de depósitos, pueden reclamar el valor de la acreencia ante la Intervenida, en los plazos y bajo las condiciones que establezca la liquidación.

• Igualmente que la diferencia entre el valor de la acreencia y el valor pagado por concepto de seguro de depósitos, podrá reclamarlo ante la Intervenida, en los plazos y bajo las condiciones que establezca la liquidación.

3. De la solicitud.

Los beneficiarios del seguro de depósitos deberán presentar la solicitud, debidamente firmada y con reconocimiento de contenido y firma ante notario público o autoridad competente, cumpliendo los requisitos y adjuntado los documentos que adelante se relacionan, los cuales deben ser verificados por parte de la administradora a fin de establecer si dichas solicitudes cumplen en un todo con los mismos o presentan inconsistencias en su diligenciamiento:

3.1. Instrucciones y requisitos sobre el diligenciamiento de la solicitud.

• El formato debe estar diligenciado en computador, a máquina de escribir o con letra imprenta, en tinta negra, sin tachaduras o enmendaduras. En todo caso debe utilizarse el formato que se tiene establecido.

• El formato debe suscribirse y diligenciarse en su totalidad, teniendo en cuenta la calidad de beneficiario que presente la solicitud, así:

Si la solicitud la presenta el titular de la(s) acreencia(s), persona natural mayor de edad, diligencia totalmente los campos de los numerales:

II. “Persona natural”.

IV. “Forma de pago”.

V. “Subrogación a favor de Fogacoop por la suma pagada por concepto de seguro de depósitos.

• Se debe marcar la casilla del literal A).

• La solicitud debe estar firmada y con la impresión dactilar del titular persona natural. Se debe marcar la casilla de “Persona natural” frente al espacio para firmas.

Si la solicitud la presenta el titular de la(s) acreencia(s) persona jurídica, diligencia totalmente los campos de los numerales:

II. “Persona jurídica”.

IV. “Forma de pago”.

V. “Subrogación a favor de Fogacoop por la suma pagada por concepto de seguro de depósitos o Se debe marcar la casilla del literal A).

• La solicitud debe estar firmada y con la impresión dactilar del representante legal de la persona jurídica que aparece en el certificado de existencia y representación legal de Cámara de Comercio o documento que acredite la existencia de la persona jurídica (ver documentos soporte a adjuntar). Se debe marcar la casilla de “Representante legal de persona jurídica” frente al espacio para firmas.

• Si la solicitud la presenta un apoderado de una persona natural o un representante de incapaz o una persona con mejor derecho para reclamar el pago del seguro de depósitos, diligencia totalmente los campos de los numerales:

I. “Persona natural”.

III. “Datos del solicitante en calidad de”: y debe estar marcada una de las casillas de “Apoderado”, “Representante de incapaz” o “Persona con mejor derecho”, dependiendo del caso.

IV. “Forma de pago”.

V. “Subrogación a favor de Fogacoop por la suma pagada por concepto de seguro de depósitos. Lo suscribe el apoderado o el representante de incapaz (padre o tutor, etc.) o la persona con mejor derecho (cónyuge, heredero, etc.)

• Se debe marcar una de las casillas del literal B), según corresponda a apoderado o a representante de incapaz o a persona con mejor derecho.

• La solicitud debe estar firmada y con la impresión dactilar del apoderado o del representante de incapaz o de la persona con mejor derecho según sea el caso. En los eventos de actuar como apoderado, la firma del titular persona natural se encuentra en el poder otorgado para presentar la solicitud. En los otros dos casos no se tendrán las firmas del titular ya que corresponden a menores de edad o personas incapaces o ahorradores fallecidos. Se debe marcar la casilla de “Apoderado” o “Representante de incapaz” o “Persona con mejor derecho”, según corresponda frente al espacio para firmas.

• Si la solicitud la presenta el apoderado de una persona jurídica, diligencia totalmente los campos de los ítem:

II. “Persona jurídica”.

III. “Datos del solicitante en calidad de”: y debe estar marcada la casilla de “Apoderado”.

IV. “Forma de pago”.

V. “Subrogación a favor de Fogacoop por la suma pagada por concepto de seguro de depósitos”.

• Se debe marcar la casilla del literal B), que corresponde a apoderado.

• La solicitud debe estar firmada y con la impresión dactilar del apoderado de la persona jurídica. La firma del titular corresponde a la del representante legal de la persona jurídica que suscribe el poder otorgado. Se debe marcar la casilla de “Apoderado” frente al espacio para firmas.

• Para los casos de titulares de acreencias conjuntas o colectivas (co-titularidad de los depósitos), cada titular deberá diligenciar el formato de “Solicitud de pago del seguro de depósitos y subrogación” de manera independiente.

• En todos los casos debe estar registrada la dirección de correspondencia, al menos un número telefónico de contacto y en lo posible un correo electrónico.

• Los nombres y apellidos, el número y el lugar de expedición del documento de identificación, deben estar registrados de la misma manera en que se encuentran en los documentos de identificación (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, tarjeta de identidad, registro civil, etc.).

• La forma de pago (numeral IV) debe indicar el tipo de cuenta (cuenta de ahorros, cuenta corriente de la cual debe ser único titular el beneficiario) en la cual se le realizará el pago del seguro de depósitos, registrando el número, el nombre del banco y la sucursal, los cuales deben coincidir con la certificación bancaria que se debe adjuntar (ver documentos soporte a adjuntar). En el evento de no poseer cuenta de ahorros ni corriente en el sistema financiero colombiano deberá certificarlo marcando la casilla correspondiente en el numeral IV.

• La solicitud del pago del seguro de depósitos se entiende realizada por la totalidad de las acreencias reconocidas a nombre del titular en forma individual, conjunta o colectiva. En el evento que el titular no esté interesado en solicitar el pago del seguro de depósitos sobre una o alguna de las acreencias de naturaleza colectiva deberá manifestarlo expresamente diligenciando el literal H) del numeral V del formato de solicitud.

Adicionalmente, la solicitud incluye campos que deberán ser diligenciados bien sea por la administradora y/o la intervenida y que corresponden a certificaciones, y/o autorizaciones que deberán suscribir estas entidades, como se describen en el numeral 4.1 de este instructivo.

3.2. Documentación que debe presentar cada uno de los beneficiarios, según la calidad que ostenten:

a) Si la solicitud la presenta el titular de la(s) acreencia(s), persona natural mayor de edad:

• Copia autenticada del documento de identidad aumentada al 150%. En caso de manifestarse el extravío del documento de identificación se deberá presentar la contraseña certificada por la Registraduría Nacional del Estado Civil, en la que consta que esa persona es quién dice ser.

• Copia autenticada de los documentos de CDAT y/o CDT y/o fotocopia de la libreta de ahorro donde se pueda verificar el número de la cuenta y/o en general fotocopia del documento que acredite la acreencia y la titularidad de la misma. En caso de extravío de estos documentos deberá presentar el documento de denuncio de pérdida correspondiente.

• Original de la certificación de la cuenta bancaria de la cual es único titular, en donde deberá depositarse el valor del pago del seguro de depósitos. Esta certificación debe ser emitida por la entidad bancaria con una antelación no superior a 1 mes a la fecha del recibo de la solicitud y deberá contener como mínimo: Tipo de cuenta (ahorros y corriente), número de cuenta, ciudad y sucursal, nombre e identificación del titular de la cuenta, indicación de ser el único titular de la misma y que la cuenta se encuentra activa;

b) Si la solicitud la presenta un representante de una persona natural menor de edad:

• Cuando padre y madre ejercen la patria potestad del menor, se deberá presentar en original el documento donde uno de ellos autoriza al otro para solicitar y recibir el pago del seguro de depósitos correspondiente, firmado con reconocimiento de contenido y firma ante notario o autoridad competente. En caso de que uno de los padres haya fallecido bastará que el padre sobreviviente acredite tal situación mediante copia autentica del registro de defunción.

• Copia autenticada del documento de identificación del padre autorizado para solicitar y recibir el pago aumentada al 150%. En caso de manifestarse el extravío del documento de identificación se deberá presentar la contraseña certificada por la Registraduría Nacional del Estado Civil, en la que consta que esa persona es quién dice ser.

• Copia autenticada del registro civil del menor.

• Copia autenticada de los documentos de CDAT y/o CDT y/o fotocopia de la libreta de ahorro donde se pueda verificar el número de la cuenta y/o en general fotocopia del documento que acredite la acreencia y la titularidad de la misma. En caso de extravío de estos documentos deberá presentar el documento de denuncio de pérdida correspondiente.

• Original de la certificación de la cuenta bancaria de la cual es titular el padre autorizado, en donde deberá depositarse el valor del pago del seguro de depósitos. Esta certificación debe ser emitida por la entidad bancaria con una antelación no superior a 1 mes a la fecha del recibo de la solicitud y deberá contener como mínimo: Tipo de cuenta (ahorros o corriente), número de cuenta, ciudad y sucursal, nombre e identificación del titular de la cuenta, indicación de ser el único titular de la misma y que la cuenta se encuentra activa;

c) Si la solicitud la presenta el titular de la(s) acreencia(s) persona jurídica:

• Fotocopia del RUT.

• Copia autenticada de los documentos de CDAT y/o CDT y/o fotocopia de la libreta de ahorro donde se pueda verificar el número de la cuenta y/o en general fotocopia del documento que acredite la acreencia y la titularidad de la misma. En caso de extravío de estos documentos deberá presentar el documento de denuncio de pérdida correspondiente.

• Certificado de existencia y representación legal de la Cámara de Comercio o de la entidad competente, expedido con una antelación no mayor a 1 mes a la fecha del recibo de la solicitud.

• Copia autenticada del documento de identidad del representante legal de la persona jurídica, ampliada al 150%. En caso de manifestarse el extravío del documento de identificación se deberá presentar la contraseña certificada por la Registraduría Nacional del Estado Civil, en la que consta que esa persona es quien dice ser.

• Original de la certificación de la cuenta bancaria de la cual es titular la persona jurídica, en donde deberá depositarse el valor del pago del seguro de depósitos. Esta certificación debe ser emitida por la entidad bancaria con una antelación no superior a 1 mes a la fecha del recibo de la solicitud y deberá contener como mínimo: tipo de cuenta (ahorros o corriente), número de cuenta, ciudad y sucursal, nombre e identificación del titular de la cuenta, indicación de ser el único titular de la misma y que la cuenta se encuentra activa;

d) Cuando el titular de la(s) acreencia(s) ya sea persona natural o jurídica otorgue poder para presentar la solicitud.

Además de los documentos anteriormente señalados tanto en el caso de persona natural como el de persona jurídica, debe presentar:

• Poder especial en original otorgado por el titular con reconocimiento de contenido y firma ante notario público expedido con una antelación no superior a un (1) mes, a la fecha de presentación de la solicitud. El poder debe estar dirigido exclusivamente al Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas, no se aceptarán poderes dirigidos a la administradora o a la entidad pagadora.

• El poder deberá ser claro, expreso y contener específicamente la facultad para presentar la solicitud y/o para recibir el pago del seguro de depósito. La facultad para recibir el pago operará únicamente cuando el pago se realice por ventanilla, bien sea en efectivo o en cheque, este último girado en todos los casos a favor del beneficiario.

• Si se trata de un poder general se deberá presentar copia autenticada de la escritura pública donde conste dicho poder, así mismo se deberá entregar la constancia notarial de vigencia del poder, expedida con una antelación no superior a un (1) mes a la fecha de la presentación de la solicitud. El texto del poder general debe contener la facultad expresa de recibir pagos y suscribir documentos.

• Copia autenticada del documento de identidad del apoderado aumentada al 150%. En caso de manifestarse el extravío del documento de identificación se deberá presentar la contraseña certificada por la Registraduría Nacional del Estado Civil, en la que consta que esa persona es quién dice ser.

• Original de la certificación de la cuenta bancaria de la cual es titular el beneficiario, en donde deberá depositarse el valor del pago del seguro de depósitos. Esta certificación debe ser emitida por la entidad bancaria con una antelación no superior a 1 mes a la fecha del recibo de la solicitud y deberá contener como mínimo: tipo de cuenta (ahorros o corriente), número de cuenta, ciudad y sucursal, nombre e identificación del titular de la cuenta, indicación de ser el único titular de la misma y que la cuenta se encuentra activa;

e) Cuando el titular de la(s) acreencia(s) haya fallecido y la solicitud la presente una persona con mejor derecho —cónyuge o compañero(a) permanente o uno de su herederos—. Además de los documentos anteriormente señalados, en el caso de persona natural, debe presentar:

• Copia auténtica del registro de defunción del titular de la(s) acreencia(s).

• Copia auténtica de las pruebas de estado civil que acrediten el grado de parentesco que se pretende hacer valer.

• Copia auténtica de la partida de matrimonio o del registro civil de matrimonio, si quien reclama es el cónyuge.

• Copia auténtica del documento que constituya prueba idónea para acreditar la calidad de compañero(a) permanente.

• Copia autenticada del documento de identidad aumentada al 150%, de la persona con mejor derecho que presenta la solicitud. En caso de manifestarse el extravío del documento de identificación se deberá presentar la contraseña certificada por la Registraduría Nacional del Estado Civil, en la que consta que esa persona es quién dice ser.

• Original de la certificación de la cuenta bancaria de la cual es titular el beneficiario (persona con mejor derecho), en donde deberán depositarse el valor del pago del seguro de depósitos. Esta certificación debe ser emitida por la entidad bancaria con una antelación no superior a 1 mes a la fecha del recibo de la solicitud y deberá contener como mínimo: tipo de cuenta (ahorros o corriente), número de cuenta, ciudad y sucursal, nombre e identificación del titular de la cuenta, indicación de ser el único titular de la misma y que la cuenta se encuentra activa.

• Declaración juramentada original con reconocimiento de contenido y firma en una notaría o ante autoridad competente, en la cual se manifieste que no se ha nombrado albacea o administrador de los bienes de la sucesión, la inexistencia de personas con mejor derecho para reclamar el pago de las acreencias y que exonera(n) de responsabilidad a Fogacoop por el pago así realizado.

Cuando un titular de una o varias acreencias haya fallecido, se pagará el valor del seguro de depósitos, al cónyuge o compañero(a) permanente sobreviviente, o a los herederos que demuestren sumariamente su filiación, o a uno y otros conjuntamente, sin necesidad de juicio de sucesión, siempre que no hubiere albacea nombrado o administrador de los bienes de la sucesión y que el monto total de los depósitos a favor del titular fallecido no exceda del límite de que trata el numeral 7º del artículo 127 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, modificado por el artículo 119 de la Ley 1395 de 2010. Por razón de tal pago, hecho de acuerdo con el citado numeral, Fogacoopno tendrá responsabilidad para con el albacea o el administrador nombrados después de autorizado dicho pago.

En caso que el monto total de los ahorros a favor del titular fallecido supere el valor antes mencionado, será necesario que adicionalmente los interesados presenten, los siguientes documentos:

• Copia autenticada de la escritura pública de protocolización de la sucesión con­tentiva del trabajo de partición y adjudicación de bienes o la correspondiente hijuela en que se adjudiquen los derechos sobre los títulos o cuentas de depósito constituidos en la intervenida.

• Si el proceso de sucesión ante juez apenas se ha iniciado, deberá solicitarse el auto del despacho que define cuál de los herederos es el facultado para recibir el pago. En caso de que la sucesión se adelante ante notario, este deberá expedir la respectiva constancia notarial en donde defina quién es el autorizado para recibir el pago de acuerdo con el proceso que adelanta.

• Aquella persona a quien se le haya asignado y legitimado para recibir el pago del titular fallecido deberá presentar todos los documentos y adelantar el procedimiento definido para el pago del seguro de depósitos de personas naturales. Adjuntando adicionalmente los documentos indicados en el presente literal.

4. De la operatividad del proceso de pagos.

Se seguirá el esquema operativo que se presenta en el Anexo 2, en el que se señala además del flujo de información entre los actores del proceso (beneficiario, administradora, Fogacoop, intervenida y entidad pagadora), las actividades generales que deberán realizar, las cuales serán objeto de auditoría externa en los casos en que se haya contratado dicha auditoría. Este esquema deberá ser complementado para cada proceso de pago, con las actividades que se consideren necesarias teniendo en cuenta sus particularidades. En todo caso se deberán tener presentes las siguientes consideraciones:

• La administradora debe radicar todas las solicitudes recibidas, incluso las que se reciban extemporáneamente, con el fin de llevar el control y dejar evidencia de cuáles se reciben en el plazo y cuáles no y generar información estadística para la toma de decisiones al respecto.

• Adicionalmente, la administradora, en los casos de solicitudes que presenten inconsistencias subsanables, deberá adelantar de manera oportuna las acciones necesarias para que en todos los casos los beneficiarios tengan conocimiento de esta circunstancia y para que procedan a subsanar dentro de los plazos establecidos. Dichas acciones hacen referencia a llamadas telefónicas, envío de correos electrónicos, comunicaciones escritas, etc., de todo lo cual deberá dejar evidencia.

Se consideran situaciones subsanables, aquellas que por su naturaleza pueden ser corregidas por parte del beneficiario durante el periodo y plazo que se haya establecido para presentar la solicitud, e incluso durante el período y plazo que se haya establecido para subsanar las inconsistencias y en ningún caso será subsanable el incumplimiento de los términos para presentar la solicitud, para subsanar y para recibir el pago.

En estos casos no se devolverán las solicitudes y documentos soporte recibidos, puesto que se requiere dejar evidencia de tal situación, lo cual estará además reflejado en los informes que elabore al respecto.

• En los casos en que la administradora remita a la entidad pagadora documentación para garantizar que el pago se realiza al beneficiario legitimado según los dispone el numeral 8º, artículo 10 de la Resolución 31 de 2010, se deberán establecer por parte de estas entidades las medidas de seguridad que consideren necesarias para que no se presenten pérdidas o alteraciones del contenido o deterioro de los mismos. La administradora podrá optar por digitalizar los documentos o implementar otros mecanismos de control que se consideren apropiados para resguardar la información y la documentación física sin que se vea afectada la seguridad del proceso.

• Todos las partes que intervienen en el proceso deberán atender las recomendaciones sobre los hallazgos que presente la auditoría externa, en los casos en que se haya contratado.

4.1. Certificaciones y reportes.

De la administradora

La administradora deberá llevar los registros necesarios que permitan evidenciar el estado del trámite realizado por los beneficiarios y todas las acciones adelantadas frente a cada uno de ellos, en particular:

• La administradora deberá reportar a Fogacoop las solicitudes de pago recibidas dentro del plazo establecido para su presentación, informando: fecha de recibo de la solicitud, el estado después de la verificación, es decir si cumplió o no con todos los requisitos, las acciones adelantadas para que el beneficiario subsane de ser procedente y la fecha de traslado a la entidad intervenida para las que cumplen con todos los requisitos. Esta información deberá ser incluida en la base de datos de trabajo y reportarse a Fogacoop como reporte de novedades.

• La administradora deberá presentar a Fogacoop un reporte de las solicitudes recibidas en forma extemporánea, en donde se describa como mínimo: Fecha de recibo de la solicitud, nombre del beneficiario, tipo y número de identificación. Este reporte deberá estar clasificado por los beneficiarios que están debidamente reconocidos en la resolución de reconocimiento de acreencias y que debe corresponder a los que están relacionados en la base datos de trabajo y por las solicitudes de personas que no lo están. Esta información deberá ser reportada en físico y en medio magnético (archivo Excel).

• La administradora, como complemento del anterior informe, deberá reportar a Fogacoop, sobre aquellas solicitudes recibidas de personas que no se encuentran relacionados en las bases de datos y/o no corresponden a los beneficiarios allí relacionados. Sobre dichas solicitudes Fogacoop establecerá en conjunto con la entidad intervenida las acciones a seguir. Esta información deberá ser reportada en físico y en medio magnético (archivo Excel).

• La administradora deberá informar a Fogacoop, sobre la totalidad de las solicitudes presentadas por los titulares que al menos tengan una acreencia de naturaleza colectiva, a fin de que se realice el cálculo del seguro de depósitos que le corresponde a cada uno de ellos. El momento de informar este evento se da una vez se haya terminado el plazo para presentar las solicitudes y para subsanar inconsistencias y se haya verificado el cumplimiento de todos los requisitos por parte de la administradora y de la intervenida, independientemente del estado en que se encuentren, bien sea que estén autorizadas para pago o rechazadas o que persista el bloqueo o se encuentren inconsistentes. Así mismo, la administradora deberá informar a Fogacoop una vez la intervenida haya emitido el acto de reconocimiento de acreencias relacionado con el cambio de titularidad de acreencias de titulares fallecidos y a favor de las personas con mejor derecho, con el fin de realizar el cálculo del seguro de depósitos con base en dicho reconocimiento y pagar los valores correspondientes a los nuevos beneficiaros.

• La administradora deberá diligenciar en la solicitud el numeral VIII “Verificación de la administradora y habilitación del pago”, mediante la firma del representante legal o persona designada por este, en señal de que realizó las verificaciones de que tratan los numerales 2º y 5º del artículo 10 de la Resolución 31 de 2010 y que por lo tanto habilita el pago correspondiente.

• “Certificación de solicitudes habilitadas para el pago del seguro de depósitos”: la administradora deberá diligenciar este documento y remitirlo a Fogacoop, suscrito por el representante legal o por la persona designada por este, en el que certifica que las solicitudes de pago que en el mismo se relacionan, se han verificado, que su información y soportes cumplen con los requisitos establecidos en la Resolución 31 de 2010 y en este instructivo y que se encuentran en debida forma para habilitar el pago (anexo 3). La certificación deberá estar acompañada además de la solicitud de la administradora dirigida a Fogacoop para que gire los recursos correspondientes al valor del seguro de depósitos que se está certificando. Los soportes que acompañen esta certificación, relativos a listados de beneficiarios deben presentarse tanto en medio físico como magnético en archivos Excel. Esta información deberá ser incluida en la base de datos de trabajo y reportarse a Fogacoop como reporte de novedades.

• Subrogación a favor de Fogacoop: la administradora deberá realizar la solicitud de cambio de titularidad a favor de Fogacoop con destino a la intervenida, a fin de que se reconozca al Fondo como acreedor de la intervenida por los valores pagados a los beneficiarios.

• “Certificación de pagos del seguro de depósitos realizados”: la administradora deberá emitir esta certificación dirigida a Fogacoop suscrita por el representante legal y contador de la administradora, en la cual certifica que se realizó el pago efectivo a los beneficiarios en ella relacionados, discriminando el medio (abono en cuenta, cheque de gerencia o efectivo) y fecha de pago, y toda la información necesaria para identificar la entidad bancaria, la sucursal y el lugar en el que se efectúo el pago según el anexo 4. Adicionalmente se deberán adjuntar las solicitudes y documentos soporte de cada uno de los beneficiarios relacionados, incluyendo las constancias o soportes de los pagos realizados por parte de la entidad pagadora. Los soportes de los pagos realizados por parte de la entidad pagadora son aquellos documentos que normalmente expiden las entidades bancarias sobre las transacciones realizadas y deberá proveer la información suficiente en relación con el tipo, fecha de transacción, valores y beneficiario del pago.

Esta certificación debe venir acompañada de la resolución de cambio de titularidad de acreedores y reconocimiento a favor de Fogacoop, emitida por la Intervenida. Todo lo anterior deberá ser incluido en la base de datos de trabajo y reportarse a Fogacoop como reporte de novedades.

• La administradora remitirá a Fogacoop la relación de las solicitudes de pago que fueron autorizadas para su pago efectivo y cuyos dineros no fueron reclamados por los beneficiarios (aplica para pagos por ventanilla en efectivo o cheque de gerencia), incluyendo las transferencias a cuentas bancarias rechazadas. Esta información deberá ser incluida en la base de datos de trabajo y reportarse a Fogacoop como reporte de novedades.

Como complemento a lo anterior, la administradora deberá informar de las acciones adelantadas para subsanar los inconvenientes presentados (acciones para informar al beneficiario y reprogramación de pagos dentro de los plazos establecidos).

La periodicidad de estos reportes será acordada entre las partes de acuerdo con las particularidades de cada proceso.

De la intervenida

La intervenida deberá tramitar todas las solicitudes de cambio de titularidad presentadas para las acreencias de titulares fallecidos y a favor del beneficiario con mejor derecho, previa verificación del cumplimiento de todos los requisitos establecidos en la Resolución 31 de 2010 y este instructivo y de las verificaciones que la intervenida considere necesarias para establecer la procedencia de dicho cambio. El cambio de titularidad tendrá efectos una vez el acto administrativo respectivo mediante el cual la intervenida reconoce a los nuevos acreedores se encuentre en firme.

• La intervenida deberá reportar a la administradora y a Fogacoop sobre aquellas solicitudes que no fueron autorizadas para pago por la intervenida, informando la causal y las acciones adelantadas frente a los beneficiarios y/o titulares de las acreencias, dejando evidencia de dichas acciones.

La intervenida, atenderá las recomendaciones sobre los hallazgos que presente la auditoría externa y se pronunciarán al respecto.

• La intervenida deberá diligenciar el numeral VI “Verificación de la intervenida, del formato de solicitud, mediante la firma del agente especial y del contralor, en señal de que verificó que las acreencias sobre las cuales se reclama el seguro de depósitos y los soportes de las mismas corresponden efectivamente a los que existen en su contabilidad, que las firmas corresponden a las que se tienen registradas, que las acreencias sobre las cuales se reclama el seguro de depósitos fueron reconocidas en la resolución de reconocimiento de acreencias a que se refiere el artículo 14 del Decreto 756 de 2000, que dicha resolución de reconocimiento se encuentra en firme y que se verificó el cumplimiento de lo previsto en el parágrafo 2º del artículo 2º, los artículos 3º, 4º y 5º y el parágrafo del artículo 6º de la Resolución 31 de 2010 de la junta directiva de Fogacoop. La verificación de lo establecido en el numeral 2º del artículo 5º se hará en concordancia con lo definido sobre el fraccionamiento de títulos señalado al inicio de este documento.

• La intervenida deberá diligenciar el numeral VII “Autorización para el pago, mediante la firma del agente especial, manifestando expresamente que otorga la autorización para que se proceda al pago al beneficiario y se adelante el trámite, responsabilizándose de que se han verificado todos los aspectos indicados en la Resolución 31 de 2010, en este instructivo y en general todos los aspectos por ésta definidos.

De Fogacoop

“Autorización de Fogacoop”: Fogacoop deberá elaborar este documento con destino a la administradora, mediante el cual, previa la verificación de la consistencia de la información reportada por la administradora en la “Certificación de solicitudes habilitadas para el pago del seguro de depósitos la autoriza para que haga efectivo el pago del seguro de depósitos a los beneficiarios relacionados en dicha autorización. La autorización incluye la constancia del giro del valor de los recursos requeridos para el pago y el impuesto a las transacciones financieras. Esta información deberá ser incluida en la base de datos de trabajo.

Del auditor externo

Las actividades que defina la auditoría externa como ente independiente y experto para hacer el seguimiento al proceso, deberán tener en cuéntala “Guía de los aspectos mínimos que deberán ser auditados en el proceso de pagos del seguro de depósitos que se presenta en el anexo 5.

5. Casos en los que no procede el pago del seguro de depósitos.

No procederá el pago del seguro de depósitos en aquellos casos establecidos por la Resolución 31 de 2010 y además en los siguientes:

• Para aquellas acreencias que se encuentren embargadas. No obstante, si el embargo se levanta durante el período de pagos, procederá el pago del seguro de depósitos, con la certificación escrita del agente especial y del contralor de que existe orden judicial levantando el embargo.

• Cuando por razón de informaciones inconsistentes o incompletas, o por la naturaleza de los documentos aportados, la administradora, la intervenida, la entidad pagadora o Fogacoop, tengan dudas sobre el saldo de la acreencia, o sobre la autenticidad de los soportes que el titular entregue como prueba de su acreencia.

6. Atención de observaciones y reclamaciones.

Las observaciones y/o reclamaciones que presenten los titulares y/o beneficiarios directamente a Fogacoop, o las que se reciban por intermedio de la administradora o de la intervenida, se tramitarán siguiendo los procedimientos internos y bajo las condiciones ya establecidas para el trámite de solicitudes, peticiones, quejas y reclamos. Cuando las observaciones y/o reclamaciones correspondan a solicitudes que se encuentren en proceso de verificación y aún Fogacoop no haya autorizado a la administradora a realizar el pago efectivo del seguro de depósitos, podrá optarse por la suspensión de este trámite, hasta tanto se resuelva la reclamación, conforme las normas que rigen el proceso de pagos, informando de tal situación a los interesados (administradora, intervenida, titular y/o beneficiario). Si el pago ya fue autorizado por parte de Fogacoop, estando aún sin reclamar o siendo ya cobrado por el beneficiario, la administradora deberá atender las solicitudes formuladas por Fogacoop para realizar pagos por valores adicionales al inicialmente autorizado, en caso de ser procedente.

7. Anexos.

1. Formato único de “Solicitud de pago del seguro de depósitos y subrogación”.

2. Esquema operativo del pago del seguro de depósitos.

3. Certificación de solicitudes habilitadas para el pago del seguro de depósitos.

4. Certificación de pagos del seguro de depósitos realizados.

5. Guía de los aspectos mínimos que deberán ser auditados en el proceso de pagos del seguro de depósitos.

Instructivo para el pago del seguro de depósitos

Versión 1 - diciembre de 2010

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Anexo 1

 

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Anexo 2

Esquema operativo del pago del seguro de depósitos

 

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Anexo 3

 

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Anexo 3

Relación de beneficiarios que están habilitados para recibir el pago del seguro de depósitos

 

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Anexo 4

 

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Anexo 4

Relación de ahorradores y/o beneficiarios y/o solicitantes que recibieron el pago del seguro de depósito

 

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Anexo 5

Guía de los aspectos mínimos que deberán ser auditados en el proceso de pagos del seguro de depósitos

Aspectos mínimos que deberán ser auditados a efectos de dar transparencia al procedimiento operativo de pago, coadyuvar a dar imparcialidad y seguridad a los pagos que efectúe la administradora y garantizar la veracidad de los informes emitidos por la misma.

Auditoría durante la etapa de recibo y verificación del formato único de “Solicitud de pago del seguro de depósitos y subrogación” realizado por la administradora:

 

Aspecto a auditarPropósito
Comprobar el correcto diligenciamiento del formato único y que la información registrada sea suficiente y consistente con la calidad de beneficiario que está solicitando el seguro. Seguridad
Revisar que el formato único esté suscrito, contenga impresión dactilar y contenga el reconocimiento de contenido y firma ante notario público o autoridad competente (Juzgado Promiscuo Municipal si no hay notaría en el municipio). Seguridad
Cerciorarse que las solicitudes contengan los soportes documentales requeridos según la calidad del beneficiario y relacionados en el instructivo del pago del seguro y en el formato único. Seguridad
Verificar que la fecha y el número de radicación de las solicitudes recibidas, conserven un estricto orden cronológico y consecutivo. Transparencia e imparcialidad
Constatar que para todas las solicitudes recibidas hayan sido tramitadas de acuerdo con las acciones establecidas en el instructivo dependiendo del tipo de situación que presenta cada una de ellas (inconsistencias subsanables, extemporáneas, no beneficiarios, etc.). imparcialidad
Informe de auditoría (hallazgos)  

 

Auditoría al proceso de verificación, autorización y certificación que realiza la intervenida a las “Solicitudes de pago del seguro y subrogación”:

 

Aspecto a auditarPropósito
Constatar que las solicitudes recibidas estén reconocidas en la resolución de reconocimiento de acreencias emitido por la intervenida y en la base de datos que haya entregado Fogacoop. Seguridad
Cotejar que las solicitudes recibidas se encuentren registradas en la contabilidad de la intervenida. Seguridad
Cotejar que las firmas registradas en la intervenida de los ahorradores o depositantes, coincidan con las registradas en el formato único o documento soporte. Seguridad
Verificar que las solicitudes que la intervenida autorice para pago cuenten con todas las firmas requeridas. Seguridad
Cerciorarse de que la intervenida adelante el debido trámite a la totalidad de solicitudes recibidas de la administradora dependiendo del tipo de situación que presenta cada una de ellas. Seguridad y veracidad
Informe de auditoría (hallazgos)  

 

Auditoría al proceso de verificación y certificación emitida por la administradora para obtener autorización de Fogacoop para hacer efectivo el pago:

 

Aspecto a auditarPropósito
Verificar que las solicitudes que se encuentran habilitadas por la administradora para el pago cuenten con todas las firmas requeridas. Seguridad
Cerciorarse que la administradora adelante el debido trámite a la totalidad de solicitudes recibidas de la intervenida dependiendo del tipo de situación que presenta cada una de ellas. Seguridad y veracidad
Informe de auditoría (hallazgos)  

 

Auditoría durante la etapa de pagos realizados mediante los diferentes mecanismos adoptados por la entidad pagadora:

 

Aspecto a auditarPropósito
Comprobar que la administradora adelante el trámite respectivo ante la entidad pagadora para que se realice el pago a la totalidad de solicitudes autorizadas por Fogacoop y que el medio de pago de cada uno de ellos corresponda al indicado en el formato único. Seguridad
Verificar que la administradora adelante el trámite respectivo ante la entidad pagadora para que esta realice los pagos en los plazos y periodos previstos. Seguridad
Comprobar en los soportes emitidos por la entidad pagadora que los pagos se hayan realizado conforme con las instrucciones impartidas por la administradora. Seguridad
Revisar que para los pagos por transferencias no exitosos y los pagos por ventanilla no reclamados la administradora haya adelantado las acciones previstas en el instructivo para subsanar estas situaciones. Transparencia
Informe de auditoría (hallazgos)  

 

Auditoría durante la etapa de certificación de los pagos realizados (informes):

 

Aspecto a auditarPropósito
Comprobar que la certificación emitida por la administradora cumpla con los requisitos establecidos en el numeral 9º del artículo décimo de la Resolución 31 de 2010 y la veracidad de su contenido. Seguridad y veracidad
Comprobar que los informes parciales y final emitidos por la administradora se remitan con la debida oportunidad, contengan la información suficiente que evidencie el estado del proceso adelantado y la veracidad de su contenido. Seguridad y veracidad
Informe de auditoría