Ministerio de Cultura

RESOLUCIÓN 2910 DE 2010

(Diciembre 30)

“Por la cual se adopta el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema Contable Pública(sic) del Ministerio de Cultura”.

La Ministra de Cultura,

en uso de sus facultades legales, y en especial las conferidas por el artículo 34 del Decreto 568 del 21 de marzo de 1996, y

CONSIDERANDO:

1. Que la Contaduría General de la Nación mediante Resolución 357 del 27 de julio de 2008, adoptó el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, el cual establece las actividades mínimas que deben realizar los responsables de la información financiera, económica y social en los entes públicos, que garanticen la producción de información razonable y oportuna.

2. Que de conformidad del artículo 2º de la resolución precitada, el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, debe ser aplicada por los entes públicos incluidos en el ámbito de aplicación del plan general de contabilidad pública, al cual está el Ministerio de Cultura.

3. Que, con mérito en lo anteriormente expuesto, este despacho,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Modelo Estándar de Procedimiento para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública

ART. 1º—Adoptar el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública del Ministerio de Cultura, el cual está regido por los siguientes aspectos.

1. Fundamentos.

El modelo está orientado al establecimiento de políticas y al desarrollo de procedimientos dirigido a obtener sistemas y fuentes de información que le permitan al Ministerio de Cultura:

1.1. Adelantar las gestiones administrativas necesarias por parte de los responsables de la información financiera, tendientes a garantizar una información confiable, completa, razonable y oportuna, en los términos previstos en el Plan General de Contabilidad Pública, PGCP. Expedido por la Contaduría General de la Nación.

1.2. Generar información contable que sirva de instrumento para la toma de decisiones, en relación con el control y la optimización de los recursos con que cuenta el Ministerio de Cultura, en procura de una gestión pública eficiente y transparente.

1.3. Dar a conocer la situación financiera de la entidad y el resultado de la actividad financiera, económica y social a la comunidad, los ciudadanos, organismos de control y desarrollo de políticas económicas. Órganos de representación política demás usuarios de dicha información.

1.4. Permitir la verificación y comprobación interna y externa, que acrediten y confirmen la procedencia y magnitud de los hechos o actividades del Ministerio de Cultura, conforme a las normas existentes sobre la materia.

1.5. Contribuir al ejercicio de la rendición de cuentas y el cumplimiento de la legalidad y el control administrativo, fiscal y disciplinario sobre la gestión eficiente, así como la destinación, uso, mantenimiento y salvaguarda de los recursos con que cuenta el Ministerio de Cultura.

1.6. Contar con los soportes idóneos de los registros contables.

1.7. Evitar que la contabilidad del Ministerio de Cultura se registre información que está afectada por alguna de las siguientes situaciones.

a) Valores que afectan la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obliga­ciones ciertos para el Ministerio de Cultura;

b) Derechos u obligaciones, que no obstante su existencia, no es posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva;

c) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso;

d) Derechos u obligaciones que carecen de documentos soportes idóneos a través de los cuales se pueden adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago;

e) Valores por la pérdida de los bienes o derechos cuando no haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona;

f) Los inmuebles que carecen de título de propiedad idónea y respecto de los cuales sea necesario llevar a cabo el proceso de titulación correspondiente.

2. Políticas administrativas encaminadas a la sostenibilidad contable.

A efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en la Resolución 357 del 23 de julio de 2008, de la Contaduría General de la Nación se fijan las siguientes políticas sobre el procedimiento de control interno contable:

El proceso de sostenibilidad de la contabilidad debe ser asumida por todas las áreas en las cuales se genera información o se sucedan hechos que afecten directa o indirectamente la contabilidad del Ministerio de Cultura, para lo cual aportarán la información y documentación necesarios, proceso que será liderado por el grupo de gestión financiera y contable.

Las diferentes dependencias afectadas con el proceso de sostenibilidad de la contabilidad, tales como: la oficina jurídica, la oficina de planeación, el grupo de gestión financiera y contable a través de sus áreas de contabilidad, presupuesto, pagaduría; el grupo de gestión humana a través de su área de nómina; el grupo de gestión administrativa y servicios a través de su área de inventarios; el grupo de gestión de contratos y convenios; el grupo de control interno disciplinario y el grupo de asuntos internacionales y de cooperación; deben efectuar cruces de información entre sí, con el propósito de determinar las diferencias y el origen de las mismas, así como también participar en el proceso de investigación administrativa que conduzcan a las soluciones definitivas de las inconsistencias que afecten los estados contables del Ministerio de Cultura.

Las áreas involucradas deben estar atentas a corregir fallas o deficiencias de carácter ad­ministrativo u operativo que pudieran dar origen a situaciones que son objeto de sostenibilidad de la contabilidad.

La oficina jurídica del Ministerio deberá prestar asistencia permanente, en esta materia, al representante legal, al comité técnico de sostenibilidad de la contabilidad, al grupo de gestión financiera y contable, a las oficinas de control interno y demás áreas involucradas, en el desarrollo del proceso de sostenibilidad de la contabilidad del Ministerio de Cultura.

Así mismo la coordinación de contratos y convenios, deberá participar junto con las demás dependencias del ministerio, en los trámites relacionados con la liquidación de los contratos pendientes, en la elaboración de las respectivas actas de liquidación, las cuales deben remitirse al grupo de gestión financiera y contable para su respectiva legalización.

La oficina jurídica debe adelantar los estudios necesarios que permitan identificar los posibles derechos y obligaciones de la entidad frente a los procesos judiciales que cursan a su favor o en contra, identificar claramente la etapa en que se encuentran dichos procesos, presentando informes trimestrales con el propósito de actualizar los registros existentes, suprimir o incorporar partidas no reconocidas contablemente.

El grupo de gestión administrativa y de servicios a través de su área de inventarios, encar­gado del manejo y control de los bienes del Ministerio de Cultura, liderará todo el proceso de levantamiento de los inventarios físicos y remitirá a contabilidad para su cotejo con los registros contables, con el propósito de aclarar y soportar las diferencias presentadas para el saneamiento de los inventarios.

El grupo de gestión financiera y contable a través del área de pagaduría, será la depen­dencia responsable de recopilar la información y documentación relativa a la depuración de las cuentas que manejan los recursos financieros de transferencia, gastos e inversión con el objeto de efectuar la depuración a dichas cuentas.

El grupo de gestión financiera a través del funcionario o funcionarios del área de contabilidad encargados de registrar los ingresos no tributarios, por ventas de bienes y servicios en general y demás conceptos, serán los responsables de adelantar, identificar y documentar los estudios sobre los saldos inconsistentes de los valores pendientes de recaudo con fines de saneamiento.

El grupo de gestión humana será la dependencia responsable de verificar los registros de nómina, prestaciones sociales, descuentos de nómina y aportes, realizando las conciliaciones respectivas mensualmente y obteniendo la recopilación de la documentación necesaria para efectuar la depuración de las obligaciones laborales, aportes a la seguridad social, así como también de los pasivos por prestaciones sociales.

Para efectos de garantizar que una vez surtido el proceso de sostenibilidad de la contabilidad, no se incurra en el futuro en prácticas u omisiones que conlleven a nuevas situaciones que afecten la racionabilidad de la información financiera, económica y social, es indispensable que:

La oficina de planeación asesore a las diferentes dependencias del Ministerio de Cultura y coordine la implementación de procedimientos administrativos que permitan el adecuado flujo de información, para que todos los derechos y obligaciones del Ministerio queden debidamente registrados en la contabilidad.

Se debe adoptar políticas de mejoramiento continuo en cada una de las áreas involucradas en el proceso contable, realizando las actualizaciones a los procedimientos cuando haya lugar a ello.

(Nota: Adicionado por la Resolución 3957 de 2013 artículo 4° del Ministerio de Cultura)

3. Características de la información contable.

Además de las características establecidas en el régimen de contabilidad pública, “RCP”, la contabilidad del Ministerio de Cultura debe contar, en forma permanente, con las características de razonabilidad y oportunidad.

3.1. Razonabilidad.

Se entiende que la información contable del Ministerio de Cultura es razonable cuando refleja la situación financiera y el resultado de la actividad, de manera ajustada a la realidad. Para ello dicha información deberá contener los siguientes elementos mínimos:

a) Registro total de las operaciones: La contabilidad del ministerio de Cultura debe contener la totalidad de las operaciones económicas que afecten. Por lo tanto deben ser establecidos los controles necesarios que garanticen esta situación. El registro total de las operaciones se realiza en el sistema oficial - sistema integrado de información financiera, “SIIF”. Sistema en línea con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público;

b) Individualización de bienes, derechos y obligaciones: Los bienes y obligaciones del Ministerio de Cultura; es decir las cuentas por pagar por concepto del objeto del ministerio, adquisición de bienes y servicios, inventario de elementos de consumo, proveedores y acreedores deben estar identificados en forma individual;

c) Reconocimiento de cuentas valuativas: Para realizar los cálculos y registros contables de depreciación y actualización de los valores de los bienes, el Ministerio de Cultura aplicará el procedimiento, términos y la vida útil establecida en el régimen de contabilidad pública “RCP”, para las propiedades, planta y equipo salvo que la entidad considere una vida útil diferente;

d) Ajuste a valor real: Los bienes, derechos y obligaciones de la entidad deben permanecer registrados en la contabilidad a valores reales, mediante la actualización de los costos históricos. Para este efecto, se realizarán los avalúos de bienes muebles e inmuebles y los registros pertinentes, con la periodicidad y términos previstos en el Plan General de la Contabilidad Pública, excepto los bienes de uso público e histórico y cultural los cuales deben reconocerse por el costo histórico y no son objeto de actualización. Como lo manifiesta la Resolución 237 de agosto 20 de 2010 de la Contaduría General de la Nación;

e) Soportes documentales: La totalidad de las operaciones registradas por el Ministerio de Cultura deben estar respaldadas con documentos idóneos susceptibles de verificación y comprobación. No podrán registrarse contablemente hechos económicos, financieros y sociales que no estén debidamente soportados;

f) Conciliaciones de información: El Ministerio de Cultura a través de su grupo de gestión financiera y contable, área contabilidad, realizará conciliaciones periódicas para comparar la información registrada en la contabilidad y los datos existentes en las diferentes dependencias generadoras de los hechos;

g) Libros de contabilidad: El Ministerio de Cultura llevará los libros de contabilidad, mayores y auxiliares de que trate el régimen de contabilidad pública “RCP”, cuya información será la fuente para la elaboración de los estados contables, de acuerdo a la información suministrada por el sistema integrado de información financiera “SIIF”.

Los libros contables se encuentran contenidos en el sistema SIIF, el cual garantiza la conservación en medio magnético, sin que exista la obligatoriedad de imprimirlos. En caso de requerirse exhibirlos, estos deberán ser consultados directamente en el sistema;

h) Estructura del área contable y gestión por procesos: La contabilidad del ministerio debe contar con los medios logísticos necesarios y el talento humano idóneo, que facilite la adecuada identificación, clasificación, registro, revelación, análisis, interpretación y comunicación de la información contable.

Para ello, el Ministerio de Cultura forma parte de las entidades que están en línea con el Ministerio de Hacienda a través del SIIF Nación, herramienta que permite trabajar en interface presupuesto, cuentas, contabilidad y pagaduría; la información de inventarios, gestión humana y jurídica se trabajan con cargue de información de acuerdo al SIIF de acuerdo a la información procesada a través de los siguientes softwares: Sapiens - módulo inventarios, Humanos -soporte lógico, respectivamente;

i) Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones: Hace parte del Modelo Estándar de Sostenibilidad del Sistema Contable, los manuales de procedimiento actuales vigentes que afecten el proceso contable; así como los que en el futuro se expidan o modifiquen.

3.2. Oportunidad.

La información debe ser registrada y revelada con la suficiente antelación para que cumpla con el propósito de control y toma de decisiones. Los mínimos para cumplir con la característica de oportunidad, son los siguientes:

a) Responsabilidad en la continuidad del proceso contable: La contabilidad debe ser un proceso continuo, independiente al personal encargado de realizar los registros. En consecuencia, el ministerio velará porque dicho proceso permanezca en forma consistente;

b) Eficiencia en los sistemas de información contable y financiera: La contabilidad del Ministerio de Cultura deberá registrarse en forma automatizada, procurando siempre garantizar la eficiencia, eficacia y economía en el procesamiento y generación de la información financiera, económica y social y ambiental mediante la herramienta SIIF, que administra el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

4. Proceso contable.

El proceso contable corresponde a un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas y sociales que afectan la situación financiera, la actividad y la capacidad para prestar los servicios o generar flujos de recursos. Las etapas son las siguientes:

4.1. Identificación.

En esta etapa se obtiene el conocimiento de situaciones o eventos pasados, presentes o que pueden ocurrir en el futuro, de carácter interno o externo y que afectan o pueden afectar la situación financiera o el resultado de la actividad económica y social del Ministerio de Cultura.

4.2. Clasificación.

El funcionario competente debe realizar la revisión y verificación de la transacción o hecho económico, con base en los documentos fuente o soportes.

4.3. Registro y ajustes.

Una vez identificado, analizado, verificado y revisado el hecho económico o transacción, el funcionario procederá a realizar los registros contables pertinentes, teniendo en cuenta su naturaleza, en los comprobantes de contabilidad, libros auxiliares y principales, utilizando las herramientas informáticas asignadas y conforme a lo establecido en el régimen de contabilidad pública para cada caso.

4.4. Presentación de los estados financieros.

Elaborados los estados financieros deberán ser presentados y/o publicados en la forma y términos establecidos por las normas y en todo caso satisfacer las necesidades de información de los usuarios internos y externos.

4.5. Análisis e interpretación de la información.

Los estados financieros básicos, así como los estados complementarios, serán la base para conocer la situación financiera del ministerio.

5. Controles.

El Ministerio de Cultura establecerá mecanismos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable para garantizar que la información financiera económica y social cumpla con las normas conceptuales, técnicas y los procedimientos establecidos en el régimen de contabilidad pública.

Dichos mecanismos deben permitir el análisis, valoración y tratamiento adecuado de eventos potenciales que puedan afectar el citado proceso.

Además deben evitar la existencia de hechos financieros, económicos y sociales que afecten la situación del Ministerio de Cultura, que no estén incluidos en la contabilidad o, que estando incluidos. No cumplan con las normas del régimen de contabilidad pública.

Todos los funcionarios del Ministerio de Cultura y la oficina de control interno tendrán la responsabilidad de evaluar continuamente la implementación del control interno contable, necesario para mantener la calidad de la información financiera, económica y social, de tal manera que haga sostenible el proceso contable. Promoviendo la cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las actividades relacionadas con los procesos.

Los mecanismos necesarios están contenidos en los manuales, circulares internas y demás instructivos, dependiendo de la especialidad de cada tema en particular.

CAPÍTULO II

Comité técnico de sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública.

ART. 1º(sic)—Creación. Créase el comité técnico de sostenibilidad del Sistema Contable Pública en el Ministerio de Cultura.

ART. 2º—Objetivo. Prestar asesoría a los responsables de la información financiera, económica y social, con el propósito de garantizar la prestación de información razonable y oportuna y de contribuir a la cultura del autocontrol en los procesos y procedimientos en el Ministerio de Cultura.

ART. 3º—Misión. El comité técnico de sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, es responsable de reconocer la adopción de directrices, políticas y procedimientos dirigidos a la ejecución, control y seguimiento de los procesos administrativos y financieros en el Ministerio de Cultura.

ART. 4º—Integración del comité. El comité técnico de sostenibilidad del Sistema de Contabilidad del Ministerio de Cultura, estará integrado por:

1. El secretario general, quien lo presidirá.

2. El coordinador del grupo gestión financiero y contable.

3. El contador, quien actuará como secretario del comité.

4. El coordinador del grupo de gestión administrativa y de servicios.

5. El jefe de la oficina jurídica.

6. El coordinador del grupo de gestión humana.

7. El coordinador del grupo de contratos y convenios.

PAR. 1º—El jefe de la oficina de control interno será invitado permanentemente a las reuniones del comité, con voz, pero sin voto.

PAR. 2º—A las reuniones podrá ser invitado cualquier funcionario del Ministerio de Cultura, que el comité considere necesario su participación, el cual asistirá con voz, pero sin voto.

(Nota: Modificado parcialmente por la Resolución 3957 de 2013 artículo 1° del Ministerio de Cultura)

ART. 6º(sic)—Funciones del comité. El comité técnico de sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública del Ministerio de Cultura, tendrá las siguientes funciones:

1. Recomendar al ministro y representante legal del Ministerio de Cultura las políticas, directrices y procedimientos para adelantar el proceso de depuración y sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, que deberán adelantar los funcionarios al interior del ministerio.

2. Asesorar a las diferentes áreas del ministerio en cumplimiento de las políticas, directrices y procedimientos para adelantar el proceso de depuración y sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública.

3. Definir los parámetros de clasificación de cuentas por pagar y los criterios técnicos del cálculo y registro de las provisiones.

4. Estudiar y evaluar los informes que presenten las áreas competentes sobre la situación de los rubros que conforman la contabilidad, recomendar la depuración de los valores contables a que hayan lugar y su desagregación o incorporación en los estados financieros del Ministerio de Cultura, según sea el caso.

5. Estudiar y evaluar los informes que presenten las áreas administrativas y operativas, relacionadas con las debilidades detectadas en el proceso de sostenibilidad contable.

6. Hacer seguimiento a la aplicación del Modelo Estándar de Procedimiento para Sostenibilidad del Sistema Contable Público.

7. Evaluar los mecanismos utilizados por el Ministerio de Cultura administrativos y/o jurisdiccionales, para el cobro de deuda, los resultados de los mismos y la determinación de las deudas de difícil cobro que presenten situaciones de incobrabilidad.

8. Evaluar que los trámites administrativos y jurídicos tendientes a la recuperación de los valores incobrables y las deudas de difícil cobro, se adelanten oportunamente.

9. Autorizar la devolución de valores o saldos a favor de terceros, cuando haya lugar a ello y se encuentre debidamente documentado.

10. Revisar que las legalizaciones de viáticos, se estén realizando de acuerdo a la normatividad existente en la materia.

11. Hacer seguimiento a los pagos de contratos con su respectiva acta de liquidación.

12. Dictar su propia reglamentación.

13. Las demás que corresponda de acuerdo con su naturaleza.

ART. 7º—(Modificado).* Reuniones del comité. El comité técnico de sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública del Ministerio de Cultura se reunirá al menos una vez por semestre, y extraordinariamente cuando las circunstancias lo requieran por convocatoria del presidente del comité técnico.

De lo tratado en las reuniones se levantarán las actas pertinentes, las cuales serán suscritas por quienes actuaron en cada sesión.

*(Nota: Modificado por la Resolución 3957 de 2013 artículo 2° del Ministerio de Cultura)

ART. 8º—(Modificado).* Quórum. El comité técnico de sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública del Ministerio de Cultura, sesionarán válidamente por lo menos cinco (5) de sus miembros, y sus decisiones serán tomadas por mayoría simple.

*(Nota: Modificado por la Resolución 3957 de 2013 artículo 3° del Ministerio de Cultura)

ART. 9º—Funciones del secretario del comité técnico de sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública. Son funciones del secretario del comité técnico, las siguientes:

a) Elaborar las actas de las reuniones que efectúe el comité;

b) Preparar la agenda a tratar en las sesiones del comité;

c) Preparar los informes del comité y de ejecución de sus decisiones, los cuales serán entregados al representante legal del Ministerio de Cultura y a los miembros del comité dentro de los 20 días hábiles siguientes a la terminación del semestre de cada año;

d) Las demás que correspondan a la naturaleza de esta clase de secretaría.

ART. 10.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las demás que le sean contrarias.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 30 de diciembre de 2010.