Contraloría General de la República

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 129 DE 2011 

(Junio 23)

“Por la cual se adopta como aplicativo el Sistema de Información de Participación Ciudadana (SIPAR)”.

La Contralora General de la República,

en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, y

CONSIDERANDO:

Que el Decreto-Ley 267 de 22 de febrero de 2000, en el artículo 35 numeral 1º, dispuso como una función del Contralor General de la República: “Fijar las políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo de la vigilancia de la gestión fiscal, del control fiscal del Estado y de las demás funciones asignadas a la Contraloría General de la República de conformidad con la Constitución y la ley”.

Que el Decreto-Ley 267 de 22 de febrero de 2000, en el artículo 5º numeral 2º, dispuso como una función de la Contraloría General de la República: “Ejercer la vigilancia de la gestión fiscal conforme a los sistemas de control, procedimientos y principios que establezcan la ley y el Contralor General de la República mediante resolución”.

Que la Resolución Orgánica 5706 de diciembre 30 de 2005, en su artículo 9º numeral 6º estableció que tendrán el carácter de resolución reglamentaria aquellas “... que establezcan sistemas, conformación de grupos de trabajo, métodos o procedimientos de trabajo o administración”.

Que es política de la Contraloría General de la República revisar y actualizar permanentemente los procesos y procedimientos para el ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal y desarrollo administrativo.

Que entre los requisitos generales establecidos por la Norma Técnica ISO 9001:2008 en el numeral 4.1 se encuentra “c) determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces”.

Que la discusión y aprobación de la presente resolución se realizó en cumplimiento del procedimiento establecido en el sistema integrado de gestión y control de calidad y por lo tanto se discutió en los círculos de mejoramiento y en el comité técnico del área.

Que como parte del compromiso de mejoramiento de los procedimientos y de la eficiencia en el cumplimiento de las funciones que le corresponden a la Contraloría General de la República, la contraloría delegada para la participación ciudadana desarrolló con la oficina de sistemas, el aplicativo sistema de información de participación ciudadana (SIPAR), para que se utilice a nivel nacional y en tiempo real por la secretaría privada, la contraloría delegada para la participación ciudadana; las contralorías delegadas sectoriales; la contraloría delegada de investigaciones, juicios fiscales y jurisdicción coactiva; la contraloría delegada de economía y finanzas, la gerencia del talento humano, la oficina de control interno y de control interno disciplinario y por los grupos de participación ciudadana, de vigilancia fiscal y de investigaciones de las gerencias departamentales.

Que es deber de la Contraloría General de la República garantizar la reserva de las actuaciones en los términos legales, razón por la cual para el funcionamiento del SIPAR se crearán los protocolos de seguridad necesarios.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

TÍTULO ÚNICO

CAPÍTULO I

Aspectos generales

ART. 1º—Adoptar el sistema de información de participación ciudadana (SIPAR) y sus correspondientes manuales como aplicativo de obligatoria observancia por parte de los funcionarios de la Contraloría General de la República.

ART. 2º—El sistema de información de participación ciudadana (SIPAR), es un aplicativo informático diseñado para facilitar el cumplimiento de los procedimientos adoptados en el “Proceso desarrollar el control fiscal participativo”.

ART. 3º—El sistema de información de participación ciudadana (SIPAR), tiene como objetivo facilitar el ingreso de solicitudes y la consulta de trámites a los ciudadanos, facilitar el trabajo de los funcionarios que tengan a su cargo actividades del “Proceso desarrollar el control fiscal participativo”, llevar el registro sistematizado de estas actividades y actuaciones, generar información para la toma de decisiones y permitir su seguimiento en cumplimiento del proceso. Por lo cual es responsabilidad de los funcionarios designados mantener el sistema actualizado en consonancia con las actividades desarrolladas.

ART. 4º—La Contraloría General de la República, a través de su representante legal o en quien este delegue, realizará la solicitud de inscripción del soporte lógico (software) del sistema de información de participación ciudadana (SIPAR) ante el Ministerio del Interior y de Justicia, dirección nacional de derechos de autor (UAE), oficina de registro.

CAPÍTULO II

De la administración del sistema

ART. 5º—La administración del sistema de información de participación ciudadana (SIPAR) y de la información contenida en las bases de datos y la reserva legal de dicha información serán responsabilidad de la contraloría delegada para la participación ciudadana de la Contraloría General de la República.

PAR. ÚNICO.—El establecimiento de los protocolos de seguridad para garantizar el funcionamiento de la aplicación, la administración de la base de datos y el respaldo de la información estará a cargo de la oficina de sistemas e informática de la Contraloría General de la República. Así mismo, el mantenimiento del aplicativo y el desarrollo de nuevas funcionalidades estarán bajo la coordinación de la oficina de sistemas e informática para garantizar el cumplimiento de las políticas y lineamientos de desarrollo de software.

ART. 6º—Creación y modificación de usuarios en el SIPAR. La información de usuarios se registrará y se modificará en el SIPAR, previa solicitud escrita del directivo de la dependencia a la cual pertenece el funcionario al que se le creará o modificará el usuario. Para el efecto, se debe remitir el requerimiento al administrador del sistema, justificando su creación o modificación, con los siguientes datos: nombre completo del funcionario, número de identificación, correo electrónico, cargo y rol (es) a desempeñar.

PAR. ÚNICO.—Los roles establecidos en los procedimientos y adoptados en el SIPAR serán asignados por escrito de acuerdo con la naturaleza de los cargos.

ART. 7º—Traslado de funcionarios a cargo del registro de información en SIPAR. Cuando se traslade a un funcionario responsable de registrar información en el SIPAR, el funcionario solicitará a la contraloría delegada para la participación ciudadana constancia de que se encuentra al día en los registros del proceso “Desarrollar el control fiscal participativo” en especial en lo relacionado con los procedimientos de trámite de denuncias, quejas, derechos de petición y otras solicitudes, y el de desarrollo de actividades de promoción. Ese paz y salvo se remitirá a la dirección de gestión de talento humano para lo pertinente.

ART. 8º—Ajuste de datos registrados. Los ajustes que requiera la información registrada, que no estén permitidos a los usuarios por la funcionalidad del sistema, deben ser solicitados por el jefe de la dependencia respectiva mediante correo enviado al administrador del sistema, el cual deberá informar por la misma vía, sobre la realización del ajuste en caso de ser viable; caso contrario, notificar la justificación por la cual no puede realizarse el cambio.

ART. 9º—Términos para el registro de información. El registro de la información en el SIPAR, debe realizarse en los términos establecidos por los procedimientos adoptados dentro del sistema integrado de gestión y control de calidad, para cada actividad soportada por él.

CAPÍTULO III

Del procedimiento de actualización del sistema

ART. 10.—Para realizar modificaciones al SIPAR se debe cumplir lo establecido en la presente resolución, así como lo pertinente al sistema integrado de gestión y control de calidad para la mejora, para lo cual se requiere la aprobación de las propuestas en círculos de mejoramiento y en el comité técnico de la contraloría delegada para la participación ciudadana.

PAR. ÚNICO.—Las propuestas de mejora de los servicios que integran el SIPAR deberán contar con la conformidad técnica expedida por la oficina de sistemas e informática de la Contraloría General de la República, para garantizar la compatibilidad técnica de los nuevos desarrollos con las plataformas que maneja la entidad.

ART. 11.—Créase el boletín de actualización del sistema de información de participación ciudadana (SIPAR), con el fin de adoptar las modificaciones que se realicen en lo relacionado con la incorporación o modificación de servicios, documentación y criterios de uso del aplicativo y los procesos que se ejecutan en él.

ART. 12.—Delégase en el contralor delegado para la participación ciudadana la adopción y publicación de las modificaciones y actualizaciones del sistema de información de participación ciudadana (SIPAR).

ART. 13.—El boletín de actualización del aplicativo informático sistema de información de participación ciudadana (SIPAR) contará con un control de versión que constará de dos numerales y dos decimales. Los cambios mayores o de versión harán referencia a la introducción o exclusión de módulos en el SIPAR y afectarán siempre el numeral, los cambios menores harán referencia a ajustes de los módulos existentes, de los manuales o a la construcción de reportes. Estas modificaciones afectarán siempre los decimales.

ART. 14.—El boletín de actualización del sistema de información de participación ciudadana (SIPAR) se publicará al interior del mismo para el conocimiento de sus usuarios y se informará a la oficina de planeación, dentro de los siguientes cinco días.

CAPÍTULO IV

De la información del sistema y su uso

ART. 15.—Los registros contenidos en la base de datos del sistema de información de participación ciudadana (SIPAR) se considerarán para efectos del sistema de gestión documental y del sistema integrado de gestión y control de calidad, como oficiales y controlados; los reportes e impresiones que se realicen con base en ellos tendrán el carácter de documentos no controlados.

ART. 16.—El sistema de información de participación ciudadana (SIPAR) se utilizará como fuente oficial para la rendición de los diferentes informes a que esté obligado el proceso desarrollar el control fiscal participativo a nivel nacional.

ART. 17.—La oficina de capacitación, producción de tecnología y cooperación técnica internacional y la contraloría delegada para la participación ciudadana desarrollarán un programa de capacitación en el manejo del SIPAR y su relación con el control fiscal participativo de la Contraloría General de la República, el cual será de carácter obligatorio para los funcionarios responsables de alimentar la información en este aplicativo.

ART. 18.—La presente resolución reglamentaria deroga lo establecido en la Resolución 5207 de 16 de mayo de 2001 en lo relacionado con la rendición de los informes IPU del proceso de participación ciudadana y rige a partir de la fecha de su expedición.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 23 de junio de 2011.