Instituto de Seguros Sociales

RESOLUCIÓN 1591 DE 2011 

(Agosto 24)

“Por medio de la cual se establece el procedimiento para el trámite de cumplimiento de sentencias, laudos arbitrales y acuerdos conciliatorios”.

La Presidenta (e.) del Instituto de Seguros Sociales,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el literal a) del artículo 13 del Decreto 1403 de 1994, y

CONSIDERANDO:

Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 209 de la Constitución Política, la función administrativa debe estar orientada por los principios de eficacia, economía y celeridad, por lo que se hace necesario que el Instituto de Seguros Sociales, defina y reorganice el procedimiento y los requisitos para dar cumplimiento a las condenas establecidas en toda clase de sentencias judiciales, laudos arbitrales o acuerdos conciliatorios, agilizando este trámite de manera ordenada y eficiente; como también fijando las responsabilidades de las distintas dependencias que participan en el mismo.

De igual forma, los artículos 176 y siguientes del Código Contencioso Administrativo señalan la forma y términos como deben cumplirse las condenas y acuerdos conciliatorios en contra de la Nación, entidades territoriales y descentralizadas.

En virtud de las normas citadas, el Gobierno Nacional expidió los decretos 768 de 1993 y 818 de 1994, mediante los cuales se establecen los requisitos para el cumplimiento de las sentencias, así como la responsabilidad fiscal y sanciones administrativas, disciplinarias y penales, en las que puede incurrir el funcionario, que en cada etapa de los procedimientos descritos adelante, incumpla el diligenciamiento de los mismos.

Teniendo como base el artículo 14 literal a) del Decreto 115 de 1996, por el cual se establecen normas sobre la elaboración, conformación, y ejecución de los presupuestos de las empresas industriales y comerciales del Estado, y las sociedades de economía mixta sujetas al régimen de aquellas dedicadas a actividades no financieras, se deben efectuar apropiaciones para el pago de créditos judicialmente reconocidos.

A su vez la Ley 446 de 1998, en su artículo 60, determina las consecuencias del incumplimiento por parte del beneficiario o su apoderado judicial, respecto de los requisitos exigidos para iniciar el trámite de cumplimiento de las condenas en contra de las entidades públicas.

De la misma forma, el artículo 35 de la Ley 640 de 2001, modificado por el artículo 52 de la Ley 1395 de 2010, en los que se señala como requisito de procedibilidad la audiencia de conciliación dentro de los asuntos contencioso-administrativos.

Que en cumplimiento de lo preceptuado en la Circular Externa 34 del 2000, emitida por la Contaduría General de la Nación, se imparten instrucciones relativas al reconocimiento de las compensaciones y pago de sentencias y conciliaciones judiciales por parte de los entes públicos del nivel nacional, tanto de los sectores central y descentralizado.

Que las dependencias competentes de cada trámite inherente al cumplimiento de sentencias judiciales, laudos arbitrales y acuerdos conciliatorios deberán atender los requerimientos de los despachos judiciales, de conformidad con el Decreto 2591 de 1991, reglamentado por el Decreto 306 de 1992, normas que establecen el procedimiento mediante el cual se deben adelantar los trámites de las acciones de tutela ante los despachos judiciales y al interior de las entidades estatales.

Que se hace necesario agilizar el trámite de los cumplimientos de las sentencias judiciales, laudos arbitrales y acuerdos conciliatorios, de carácter complementario o accesorio a la condena principal a cargo del instituto, con el fin de ser tramitadas en las seccionales, en forma directa e inmediata.

De esta manera se busca prevenir el aumento progresivo de procesos ejecutivos conexos a procesos ordinarios laborales, como también el impacto económico que genera la aplicación de medidas cautelares a las cuentas bancarias del ISS que manejan recursos de la seguridad social; así mismo, evitar las acciones de tutela que acarrean incidentes de desacato y posteriores sanciones.

Que, por tanto, se hace necesario reorganizar el trámite interno de cumplimiento de sentencias con el fin de lograr que esta gestión se haga en el menor tiempo posible y que por regla general y prevalente, su pago se realice mediante la constitución de un título de depósito judicial a favor del beneficiario y a órdenes de la respectiva autoridad judicial.

En virtud de lo expuesto anteriormente,

RESUELVE:

ART. 1º—Fijar el siguiente procedimiento para el trámite de cumplimiento de las sentencias condenatorias, laudos arbitrales y acuerdos conciliatorios en contra del Instituto de Seguros Sociales:

TÍTULO I

Procedimiento para el cumplimiento de sentencias y acuerdos conciliatorios en el nivel seccional

CAPÍTULO I

Aporte previo de documentos

1. Por parte del ISS.

1.1. Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ejecutoria de los fallos condenatorios contra el instituto, los acuerdos conciliatorios, y los autos liquidatorios y de aprobación de costas, el apoderado judicial del ISS deberá aportar copia auténtica de los mismos a la dirección jurídica seccional.

1.2. Junto con la copia auténtica de las providencias, autos que aprueban los acuerdos conciliatorios y autos liquidatorios y de aprobación de costas debidamente ejecutoriados, el apoderado del ISS deberá aportar los datos del demandante y su abogado, que obren dentro del expediente judicial o extrajudicial (nombre completo, cédula de ciudadanía, teléfono, dirección para notificaciones, domicilio principal y correo electrónico de cada uno).

1.3. Cuando el apoderado judicial del instituto no allegue la copia auténtica de la sentencia o los respectivos discos compactos, medios magnéticos o medios técnicos que ofrezcan fidelidad y seguridad de registro, acompañados de copia auténtica del acta de la audiencia de trámite y de juzgamiento en los casos en que se haya adelantado proceso de oralidad, emitiendo un informe detallado del resultado de dicho fallo judicial, auto que aprueba el acuerdo conciliatorio, y autos liquidatorios y de aprobación de costas, dentro del término arriba señalado; el interventor deberá requerirlo por una sola vez, y en caso de persistir la omisión, sin mediar justificación alguna, se deberá informar a la unidad de asuntos administrativos de la dirección jurídica nacional para que adopte las medidas contractuales, contempladas en la Resolución 4671 del 25 de noviembre de 2002, por medio de la cual se adopta el manual de interventoría del Seguro Social, y al Consejo Superior de la Judicatura con sede en cada seccional, para que se inicien las diligencias de índole ético profesionales en contra de los respectivos apoderados judiciales.

PAR.—En el evento de presentarse un proceso ejecutivo, para obtener el pago de cumplimiento de sentencias que ordenen el reconocimiento de una prestación periódica, este deberá defenderse procesalmente hasta su culminación ante el despacho correspondiente por parte del apoderado judicial del ISS respectivo, absteniéndose la dirección jurídica seccional del trámite administrativo para pago de costas procesales, con el propósito de impedir que ocurran dobles pagos. La notificación de un proceso ejecutivo en ningún caso detendrá el trámite de inclusión en nómina de pensionados, debiéndose aportar por parte del apoderado judicial del instituto, los soportes del proceso ejecutivo, indicando cuál fue el valor cobrado por vía ejecutiva y tramitar la devolución de los remanentes y su consignación al ISS.

2. Por parte del beneficiario.

Los beneficiarios o sus apoderados que pretendieren, en forma directa, obtener el cumplimiento de las sentencias o acuerdos conciliatorios, por vía administrativa, deben aportar los siguientes documentos:

2.1. Memorial solicitando el pago, dirigido a la dirección jurídica seccional, ubicada en la ciudad o departamento en el que cursó el proceso ordinario laboral, suscrito por el beneficiario o su apoderado, informando el nombre, documento de identificación, número telefónico, correo electrónico del apoderado y del demandante y dirección donde pueda notificarse de cualquier actuación administrativa por parte de la entidad, en relación con el cumplimiento de la sentencia o acuerdo conciliatorio.

2.2. Copia auténtica de la sentencia o acuerdo conciliatorio o los respectivos discos compactos, medios magnéticos o medios técnicos que ofrezcan fidelidad y seguridad de registro acompañados de copia auténtica del acta de la audiencia de trámite y de juzgamiento, en los casos en que se haya adelantado proceso de oralidad, emitiendo un informe detallado del resultado de dicho fallo judicial, junto con la copia auténtica de los autos de liquidación de las costas y el que ordena su posterior aprobación, con la constancia de la fecha exacta de su ejecutoria, expedida por la secretaría de la respectiva autoridad judicial.

PAR. 1º—Cuando se cuente con los documentos requeridos, por parte ya sea del instituto, o del demandante y/o su apoderado, la dirección jurídica y/o gerencia seccional, procederá a impulsar y tramitar de manera inmediata el cumplimiento de la sentencia condenatoria, laudo arbitral o acuerdo conciliatorio.

PAR. 2º—En el evento de pago de sentencia a ex contratistas, el demandante debe presentar declaración juramentada en la que conste que durante el tiempo de duración de la relación contractual que se reconoció como laboral dentro del proceso judicial, no existió vinculación con entidad del Estado alguna, toda vez que para efectos de la liquidación de las prestaciones sociales dicha vinculación puede afectar el valor a liquidar.

PAR. 3º—Las direcciones jurídicas seccionales, deberán escanear las sentencias y enviarlas a la unidad de procesos y unidad de seguros para los correspondientes análisis.

CAPÍTULO II

Trámite para el cumplimiento de sentencias, laudos arbitrales y acuerdos conciliatorios

En la dirección jurídica seccional, se adelantará el siguiente trámite relacionado con el cumplimiento de sentencias, laudos arbitrales y acuerdos conciliatorios:

Una vez recibidas las sentencias, laudos arbitrales o acuerdos conciliatorios de parte del apoderado del ISS o el demandante y/o su apoderado, el director jurídico seccional, debe verificar la clase de condena de que se trata, y determinar uno de los siguientes procedimientos:

1. Reconocimiento y pago de prestaciones periódicas con cargo a la administradora de pensiones y al ISS patrono.

Si se trata de un fallo en el cual se condena al instituto al reconocimiento y pago de una prestación periódica que implique inclusión en nómina de pensionados, incremento, reliquidación o reajuste de una prestación reconocida, o cualquier novedad relacionada con la prestación a cargo de la administradora de pensiones o del ISS patrono, la dirección jurídica de la seccional deberá remitir dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recibo, la copia auténtica de la sentencia con la constancia de su ejecutoria para su inmediato cumplimiento, al jefe o responsable del centro de decisión de pensiones o a la gerencia nacional de recursos humanos, según sea el caso. Debiendo allegarse por el director jurídico seccional o los respectivos discos compactos, medios magnéticos o medios técnicos que ofrezcan fidelidad y seguridad de registro acompañados de copia auténtica del acta de la audiencia de trámite y de juzgamiento en los casos en que se haya adelantado proceso de oralidad, emitiendo un informe detallado del resultado de dicho fallo judicial.

En la resolución de cumplimiento de una sentencia que verse sobre una prestación periódica que implique la inclusión en la nómina de pensionados o jubilados, incremento, reliquidación o reajuste de una prestación reconocida o cualquier novedad relacionada con la prestación, se debe indicar la liquidación de la obligación prestacional de manera retroactiva, si a ello hubiere lugar.

1.1. A cargo del centro de atención al pensionado o la gerencia nacional de recursos humanos.

Recibida la copia del fallo debidamente ejecutoriado de conformidad con lo certificado por el apoderado judicial del ISS y/o apoderado del demandante, el jefe de departamento de atención al pensionado del centro de decisión respectivo o a la gerencia nacional de recursos humanos, proyectará el acto administrativo de cumplimiento, en el cual se determinará la inclusión de la prestación en la nómina de pensionados o jubilados, por el periodo que corresponda en los términos de la sentencia, como también la liquidación de las mesadas pensionales, incrementos pensionales por cónyuge o hijos a cargo, reajustes, reliquidaciones o novedades relacionadas con la prestación adeudada, cuando a ello hubiere lugar.

Antes de realizar el cumplimiento de la sentencia, laudos arbitrales o acuerdo conciliatorio, el jefe del centro de decisión de la seccional, o la gerencia nacional de recursos humanos, según corresponda, que deba dar cumplimiento al fallo incluyendo en nómina de pensionados, deberá consultar en forma directa las bases de datos y aplicativos de sistemas donde se registran las medidas cautelares de embargo y la iniciación de procesos ejecutivos (SAP, en la página web de la rama judicial www.ramajudicial.gov.co, y el aplicativo LITIS0FT o el que se encuentre en aplicación), y las demás que las modifiquen y complementen, consulta de la que se debe dejar constancia en el expediente, igualmente la validación deberá ser verificada por nómina de pensionados y el centro de decisión con el fin de impedir la realización de un pago múltiple de la prestación adeudada.

Complementariamente y como gestión de apoyo, la dirección jurídica seccional verificará en los aplicativos de control y flujo de expedientes existentes al interior del instituto —AFE, LITISOFT—, para establecer a cargo de qué funcionario y dependencia se encuentra el expediente con el fin de que se le comunique por el medio más expedito correo institucional —SISSCORREO— o por oficio, tanto a estos funcionarios como a las dependencias arriba mencionadas, sobre la existencia de procesos ejecutivos que busquen el pago del fallo judicial y tomará las medidas necesarias para evitar que se presente un pago múltiple de la prestación adeudada, ejerciendo oportunamente la defensa judicial del Instituto en dichos procesos.

Sin perjuicio del cumplimiento del respectivo fallo judicial, en el evento que el jefe o responsable del centro de decisión, o la gerencia nacional de recursos humanos, encuentre que la prestación adeudada fue reconocida en la sentencia en forma irregular, o sin el cumplimiento de los requisitos legales, deberá interponer las denuncias penales y disciplinarias respectivas, actuación que será reportada a la dirección jurídica seccional, para el inicio de las demás acciones judiciales correspondientes, y designación del apoderado judicial que se haga parte dentro del proceso.

PAR. 1º—La información sobre pago de las prestaciones que afecten la nómina de pensionados y los embargos, deberá ser registrada en el aplicativo LITISOFT o el que se encuentre en aplicación, por parte de cada una de las dependencias cuyos deberes funcionales tengan que ver con el cumplimiento de estas obligaciones.

PAR. 2º—Los jefes de departamento de pensiones de centros de decisión o gerencia nacional de recursos humanos responsables del cumplimiento de la sentencia del ISS asegurador o ISS patrono, deberán tomar las medidas necesarias e inmediatas para el registro del cumplimiento de sentencias en el aplicativo LITISOFT o el que se encuentre en aplicación y los directores jurídicos seccionales velarán por que se esté efectuando el respectivo registro, la responsabilidad de verificar tal actuación recaerá en cabeza de los directores jurídicos seccionales.

2. Pago de costas procesales ordenadas en sentencias que reconocen obligaciones periódicas con cargo a la nómina de pensionados y jubilados.

2.1. A cargo de la dirección jurídica seccional.

2.1.1. En los casos previstos en el numeral 1º de este capítulo, para efecto del pago de costas, la dirección jurídica seccional procederá a emitir un concepto con destino a la gerencia seccional, respecto de la viabilidad de ordenar el pago de estas obligaciones procesales por cumplimiento de los documentos requeridos para el trámite, para lo cual deberá remitir en copia auténtica los autos liquidatorios y aprobatorios, debidamente ejecutoriados, junto con una copia simple de las sentencias de cada una de las instancias procesales, debidamente ejecutoriadas o los respectivos discos compactos, medios magnéticos o medios técnicos que ofrezcan fidelidad y seguridad de registro acompañados de copia auténtica del acta de la audiencia de trámite y de juzgamiento, en los casos en que se haya adelantado proceso de oralidad, emitiendo un informe detallado del resultado de dicho fallo judicial.

2.1.2. La dirección jurídica seccional, con el fin de prevenir un eventual pago múltiple de fallos judiciales, deberá ingresar la información al aplicativo LITISOFT, para que cada área involucrada en el trámite de cumplimiento de sentencias, tenga conocimiento respecto de la existencia de iniciación de procesos ejecutivos y de la aplicación de embargos decretados sobre bienes muebles, inmuebles o cuentas bancarias del ISS, que busquen obtener el cumplimiento de la obligación.

2.2. A cargo de la gerencia seccional.

2.2.1. Una vez efectuada la labor de verificación de la documentación presentada para el cumplimiento de sentencia por parte de la dirección jurídica seccional, el gerente seccional remitirá la solicitud de pago de sentencia a la vicepresidencia correspondiente y esta a su vez la enviará a la vicepresidencia administrativa, con el fin de solicitar el CDP, con cargo a la seccional respectiva.

2.2.2. En los casos de sentencias condenatorias que reconozcan pensiones de jubilación, una vez efectuada la labor de verificación de la documentación presentada para el cumplimiento de sentencia por parte de la dirección jurídica seccional, el gerente seccional remitirá la solicitud a la gerencia nacional de recursos humanos, quien ordenará el gasto y esta a su vez la enviará a la vicepresidencia administrativa para solicitar el CDP con cargo a la seccional que corresponda.

2.3. A cargo del departamento nacional de presupuesto.

Recibida la solicitud procedente de la vicepresidencia administrativa, el departamento nacional de presupuesto efectuará el registro presupuestal del valor de las costas procesales con cargo a cada seccional.

2.4. A cargo del departamento nacional de cuentas por pagar.

El departamento nacional de cuentas por pagar intervendrá en el trámite de cumplimiento de las costas procesales ordenadas en sentencias condenatorias en contra del ISS, adelantando el siguiente trámite:

Recibido el expediente para el trámite de costas procesales, se elaborará la orden de pago respectiva dentro del término de dos (2) días hábiles siguientes.

2.5. A cargo del departamento nacional de operaciones bancarias.

2.5.1. Recibida la orden de pago, el departamento nacional de operaciones bancarias elaborará la orden de transferencia para constituir el título de depósito judicial a órdenes del despacho judicial respectivo y a favor del beneficiario del fallo dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

2.5.2. En aras de prevenir la iniciación de procesos ejecutivos, el departamento nacional de operaciones bancarias, deberá ingresar la información del pago de las sentencias judiciales, laudos arbitrales y acuerdos conciliatorios a la base de datos del aplicativo LITISOFT o el que se encuentre en uso institucional.

3. Cumplimiento de sentencias, laudos arbitrales o acuerdos conciliatorios que condenen al pago de prestaciones no periódicas.

Recibida la copia auténtica de la sentencia, laudo arbitral o acuerdo conciliatorio y las liquidaciones de las costas con su auto aprobatorio, debidamente ejecutoriados, la dirección jurídica seccional, informará al beneficiario o a su apoderado, que la entidad a través de la gerencia nacional de tesorería del ISS, procederá a constituir título de depósito judicial a órdenes del despacho judicial competente, con el fin de cumplir la condena o acuerdo conciliatorio, siguiendo el procedimiento establecido en el capítulo I del título I de la presente resolución.

3.1. Trámite de sentencias de reparación directa.

3.1.1. A cargo de la dirección jurídica seccional.

Verificado el lleno de los requisitos de que trata el capítulo I del presente título, la dirección jurídica seccional, remitirá la documentación exigida a la unidad del negocio afectado con la condena (Vicepresidencia de pensiones o vicepresidencia administrativa).

PAR.—Para los casos en los cuales los juzgados del circuito o los tribunales del distrito judicial remitan copia auténtica del fallo emitido, sin los anexos, y tratándose de condenas con causación de intereses moratorios, se efectuará el trámite con los documentos allegados y la dirección jurídica seccional adelantará la solicitud de la documental faltante con el fin de aportarla durante el trámite de dicha orden de pago en un periodo no superior a diez (10) días hábiles.

3.1.2. A cargo de la vicepresidencia del negocio afectado.

Recibida la documentación para el cumplimiento de sentencias que versen sobre reparaciones directas, y para el pago de sus respectivas costas procesales, se adelantará la siguiente gestión:

3.1.2.1. En el evento que por cualquier circunstancia falte alguno de los documentos señalados en el capítulo I del presente título de esta resolución, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la radicación, se devolverá el expediente al director jurídico seccional.

3.1.2.2. De no remitirse la documentación para el cumplimiento de sentencia de reparación directa por parte de la dirección jurídica seccional, con los requisitos exigidos en el capítulo I de este título, dentro del término de cinco (5) días hábiles, contados a partir de la fecha en que se reciba la devolución del expediente, y no obrando justificación escrita alguna, el vicepresidente del negocio afectado, informará de esta situación a la dirección nacional de auditoría interna y a la dirección nacional de auditoría disciplinaria, para lo de su competencia.

3.1.2.3. Reunida la documentación, la vicepresidencia del negocio afectado con la sentencia judicial, en el término de cinco (5) días hábiles, revisará que se cumplan los requisitos legales y reglamentarios para el pago, efectuando la liquidación de la obligación en los términos ordenados por la autoridad judicial, debiendo registrar su gestión en el aplicativo LITISOFT o el que se encuentre en utilización, determinando inmediatamente la ordenación del gasto.

3.1.2.4. Efectuado lo anterior, se solicitará ante el departamento nacional de presupuesto, el certificado de disponibilidad presupuestal —CDP— que respalde el cumplimiento de la sentencia o acuerdo conciliatorio.

PAR.—El procedimiento a cargo del departamento nacional de presupuesto, del departamento nacional de cuentas por pagar y del departamento nacional de operaciones bancarias, será el estipulado en los numerales 2.4 a 2.6 del capítulo II de este título.

4. Trámite para el cumplimiento de sentencias y acuerdos conciliatorios que condenan al reintegro laboral.

Cuando en un fallo judicial se condene al instituto al reintegro laboral de un demandante, se adelantará el siguiente trámite:

4.1. A cargo de la dirección jurídica seccional

Verificado el lleno de los requisitos de que trata el capítulo I del presente título, la dirección jurídica seccional, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes enviará copia auténtica de la sentencia con constancia de ejecutoria al departamento de recursos humanos de la seccional para lo de su competencia, actuación que debe ser incluida en el aplicativo LITISOFT o el que se encuentre en utilización.

4.2. A cargo del departamento seccional de recursos humanos.

4.2.1. Recibida la documentación de parte de la dirección jurídica seccional, el departamento seccional de recursos humanos procederá a establecer por escrito los extremos de la vinculación laboral, intensidad horaria, cargo desempeñado o último contrato, a liquidar todas las acreencias laborales reconocidas en la condena y las demás que se generen como consecuencia de este reconocimiento.

4.2.2. En el evento en que para el departamento seccional de recursos humanos, los datos sobre los extremos de la vinculación, intensidad horaria, cargo desempeñado o último contrato, según corresponda, ofrezcan serios motivos de duda o exista un error manifiesto que impida dar cumplimiento a la sentencia, deberá informar en el término de dos (2) días hábiles siguientes a la dirección jurídica seccional, para que esta dependencia inicie las acciones de índole procesal tendientes a superar las inconsistencias.

4.2.3. El departamento seccional de recursos humanos, remitirá a la gerencia nacional de recursos humanos, la documentación correspondiente, copia auténtica de la sentencia con constancia de ejecutoria, fotocopia del último contrato de prestación de servicios, fotocopia de la cédula de ciudadanía, ubicación del cargo en la dependencia a reintegrar.

4.2.4. Una vez se surta el trámite por parte de la gerencia nacional de recursos humanos, quien ordena el reintegro, el departamento de recursos humanos de la seccional respectiva, adelantará el siguiente trámite:

4.2.4.1. Comunicará o notificará al beneficiario, según corresponda, el acto administrativo mediante el cual se ordena el reintegro, dejando la respectiva constancia en el expediente conformado para tal efecto. Del mismo modo, se gestionará lo relacionado con la afiliación del trabajador reintegrado, al sistema integral de seguridad social. El trabajador reintegrado deberá informar inmediatamente le sea notificado o comunicado el acto administrativo que da cumplimiento a la sentencia, el fondo de pensiones y la empresa promotora de salud, donde desea que le sean consignados los aportes al sistema de seguridad social y manifestará por escrito en qué fondo de pensiones estuvo afiliado durante el interregno de la desvinculación hasta la fecha de reintegro.

4.2.4.2. Ingresará al trabajador reintegrado en la nómina de personal del ISS.

4.2.4.3. Elaborará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación o notificación del acto administrativo de reintegro al beneficiario de la sentencia, la liquidación de los salarios y prestaciones sociales dejadas de percibir en los términos señalados en la sentencia.

4.2.4.4. La jefatura de recursos humanos de la seccional, informará a la gerencia nacional de recursos humanos, cuando el valor de las cesantías liquidadas deba ser consignado en el Fondo Nacional de Ahorro o en el fondo de cesantías del ISS, se deberá adjuntar a la respectiva liquidación el formulario (FNA) o certificación (ISS) correspondiente debidamente diligenciado, especificando claramente los valores a pagar. En el evento en que el beneficiario de la sentencia elija una administradora de pensiones distinta al ISS para que se le convalide su historia laboral y se registren los aportes pensionales generados por la sentencia que ordena el reintegro, el departamento de recursos humanos seccional, deberá gestionar lo pertinente ante la administradora de pensiones privada para que se le liquiden los valores a pagar por tal concepto.

4.2.4.5. Generado el valor a pagar a la administradora de pensiones elegida por el trabajador reintegrado, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo, el departamento de recursos humanos de la seccional, deberá remitirlo a la gerencia nacional de recursos humanos, para el correspondiente trámite de pago.

4.2.4.6. Agotado el trámite anterior, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes de elaborada la liquidación de salarios y prestaciones sociales dejados de percibir, se deberá remitir a la gerencia nacional de recursos humanos, con el fin de que se realice la revisión a que haya lugar.

4.3. A cargo de la gerencia nacional de recursos humanos.

Una vez allegada la documentación por parte del jefe de recursos humanos de la seccional y cumplido cabalmente lo señalado en el capítulo I de este título, y estando la sentencia ajustada a derecho, la gerencia nacional de recursos humanos del ISS, adelantará el siguiente trámite:

4.3.1. Proyectar para la firma del presidente del instituto, el acto administrativo mediante el cual se da cumplimiento a la sentencia.

4.3.2. Recibida la resolución por parte de la secretaría general, la gerencia nacional de recursos humanos revisará la liquidación definitiva emitida por el jefe seccional de recursos humanos avalada por el director jurídico y el gerente seccional, en concordancia a lo ordenado por la autoridad judicial, con el fin de que se paguen los valores que se generen como consecuencia de la sentencia.

4.3.3. La gerencia nacional de recursos humanos, una vez efectúe el trámite de pago de la sentencia solicitará al departamento nacional de cuentas por pagar del ISS, copia de los soportes de pago de la misma, con el fin de remitirlos a la unidad de planeación y actuaría del ISS asegurador a efectos de determinar el valor a pagar por concepto de reserva actuarial, liquidación financiera o el cálculo que sea procedente, según corresponda, por el período generado como consecuencia de la sentencia que ordena el reintegro.

4.4. A cargo de la secretaría general.

Una vez recibido el acto administrativo de reintegro por parte de la presidencia del instituto, por el cual se da cumplimiento a la sentencia que ordena el reintegro y pago de salarios y prestaciones, la secretaría general del ISS, adelantará el siguiente trámite:

4.4.1. Remitirá copia de la resolución al departamento de recursos humanos de la respectiva seccional, con el fin de que se efectúen las comunicaciones y notificaciones respectivas al beneficiario de la sentencia.

4.4.2. Del mismo modo, enviará copia de la resolución acompañada con los documentos aportados a la gerencia nacional de recursos humanos con el fin de que se adelante el trámite para el pago de los valores que se generen como consecuencia del fallo judicial.

4.5. A cargo de la unidad de planeación y actuaría.

Con el fin de convalidar la historia laboral en materia pensional del trabajador reintegrado que durante el interregno de la desvinculación a la fecha del reintegro estuvo afiliado a la administradora de pensiones del ISS y lo haya elegido como su fondo de pensiones, se adelantará el siguiente trámite:

4.5.1. Si el beneficiario con la orden de reintegro es un servidor público, la unidad de planeación y actuaría del ISS asegurador, deberá determinar si el valor de los aportes dejados de cotizar durante el interregno de la desvinculación hasta la fecha del reintegro, corresponde a una omisión patronal o se debe realizar una liquidación financiera mes a mes, o establecer la liquidación que sea procedente según el caso, para lo cual indicará el trámite a seguir y la cuenta donde deba girar el valor liquidado.

4.5.2. Una vez realizado el respectivo cálculo del valor de la reserva actuarial, liquidación financiera o el que sea procedente, la unidad de planeación y actuaría del ISS asegurador, debe remitir el documento correspondiente a la gerencia nacional de recursos humanos, con el objeto de que esta dependencia lo remita a la vicepresidencia correspondiente, que efectuó el pago de la sentencia, y se hagan las apropiaciones presupuestales pertinentes.

4.5.3. Realizado el pago del valor de la reserva actuarial, liquidación financiera o el que sea procedente según el caso, en la cuenta bancaria destinada para el efecto, el departamento de operaciones bancarias del ISS certificará dicho pago a la unidad de planeación y actuaría del ISS asegurador, con el fin de que esta dependencia, en coordinación con la gerencia nacional de historia laboral, convalide los períodos dejados de cotizar.

4.5.4. La unidad de planeación y actuaría una vez verificado el cargue de los períodos y salarios convalidados por sentencia judicial en la historia laboral del beneficiario, remitirá formalmente dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al departamento de recursos humanos de la seccional con el fin de que repose en el expediente del beneficiario, y quede la constancia del cumplimiento de esta obligación.

PAR.—El procedimiento a cargo del departamento nacional de presupuesto, del departamento nacional de cuentas por pagar y el departamento nacional de operaciones bancarias será el estipulado en los numerales 2.3 a 2.5 del capítulo II de este título.

5. Trámite de sentencias que reconozcan relación laboral a ex contratistas (sin reintegro), gastos médicos, prestaciones sociales, dominicales y festivos.

5.1. A cargo de la dirección jurídica seccional.

Verificado el lleno de los requisitos de que trata el capítulo I del presente título, la dirección jurídica seccional remitirá la documentación exigida a la unidad del negocio afectado con la condena.

5.2. A cargo de la vicepresidencia del negocio afectado.

Recibida la documentación para el cumplimiento de sentencias que versen sobre temas relacionados con ex contratistas, gastos médicos, prestaciones sociales, dominicales y festivos, se adelantará la siguiente gestión:

5.2.1. En el evento que por cualquier circunstancia falte alguno de los documentos señalados en el capítulo I del presente título de esta resolución, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la radicación, se devolverá el expediente al director jurídico seccional.

5.2.2. De no remitirse la documentación para el cumplimiento de sentencia de relación laboral ex contratistas, gastos médicos, prestaciones sociales, dominicales y festivos, por parte de la dirección jurídica seccional, con los requisitos exigidos en el capítulo I de este título, dentro del término de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha en que se reciba la devolución del expediente, y no obrando justificación escrita alguna, el vicepresidente del negocio afectado, informará de esta situación a la dirección nacional de auditoría interna y a la dirección nacional de auditoría disciplinaria, para lo de su competencia.

5.2.3. Reunida la documentación, la vicepresidencia del negocio afectado con la sentencia judicial, en el término de cinco (5) días hábiles, revisará que se cumplan los requisitos legales y reglamentarios para el pago, efectuado la liquidación de la obligación en los términos ordenados por la autoridad judicial, debiendo registrar su gestión en el aplicativo LITISOFT o el que se encuentre en utilización, determinando inmediatamente la ordenación del gasto.

PAR.—El procedimiento a cargo del departamento nacional de presupuesto, del departamento nacional de cuentas por pagar y del departamento nacional de operaciones bancarias será el estipulado en los numerales 2.3 a 2.5 del capítulo II de este título.

TÍTULO II

Disposiciones finales

1. Respecto de las sentencias judiciales proferidas por despacho donde rige el sistema de la oralidad, en lugar de la copia de las sentencias de instancias, debidamente ejecutoriadas, se admite el medio magnético con copia auténtica de la constancia de la realización de la audiencia de juzgamiento.

2. Una vez se cumpla la sentencia de prestaciones periódicas, la gerencia nacional de historia laboral y de nómina de pensionados o la gerencia nacional de recursos humanos deberá remitir copia del acto administrativo de reconocimiento o la constancia del cumplimiento realizado, a la autoridad judicial que profirió la condena.

3. Cumplida la sentencia de prestaciones reconocidas no periódicas, la dirección jurídica seccional deberá remitir copia del acto administrativo de reconocimiento o la constancia del cumplimiento realizado, a la autoridad judicial que profirió la condena.

4. Todas las dependencias involucradas en el trámite administrativo de cumplimiento de sentencias judiciales, laudos arbitrales o acuerdos conciliatorios, deberán registrar sus actuaciones y operaciones en el aplicativo LITISOFT o el que se encuentre en utilización, con el propósito de que cada una de las dependencias involucradas en el trámite de cumplimientos de sentencias, pueda responder de forma directa y oportuna los requerimientos judiciales, de los organismos de control estatal, y los efectuados por parte de los beneficiarios.

5. Una vez queden en firme los fallos absolutorios a favor del instituto, las direcciones jurídicas seccionales deberán iniciar las gestiones tendientes al cobro de las costas procesales que se generen a favor.

6. Con el fin de realizar estudios estadísticos, que permitan la toma de decisiones administrativas, y la adopción de políticas de defensa judicial y prevención del daño antijurídico, lo mismo que la presentación de informes a los organismos judiciales y de control estatal, las direcciones jurídicas seccionales deberán, una vez ejecutoriada la sentencia, remitir escaneados o por otro medio tecnológico, a la unidad de procesos de la dirección jurídica nacional, así como de los fallos absolutorios o los respectivos discos compactos, medios magnéticos o medios técnicos que ofrezcan fidelidad y seguridad de registro acompañados de copia auténtica del acta de la audiencia de trámite y de juzgamiento, en los casos en que se haya adelantado proceso de oralidad, emitiendo un informe detallado del resultado de dicho fallo judicial.

7. En aquellas seccionales que dentro de su planta de personal no exista dirección jurídica seccional, se entenderá que todas las obligaciones que esta resolución les impone, las asumirán los gerentes seccionales respectivos con el apoyo de la unidad de procesos.

8. Una vez iniciado el proceso ejecutivo a continuación del proceso ordinario, cuya pretensión principal sea obtener el ingreso a nómina de pensionados, no impide acatar lo ordenado por el despacho judicial frente a la obligación de hacer (ingreso en nómina de pensionados) sino la suspensión del pago de la prestación económica.

9. Respecto de las obligaciones de pagar sumas de dinero, la notificación del proceso ejecutivo suspenderá el pago administrativo de las acreencias no periódicas y de las costas procesales del mismo, reconocidas en la sentencia judicial proferida en contra del instituto.

ART. 2º—Cada vicepresidencia y la dirección jurídica nacional reglamentarán al interior de sus dependencias, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la entrada en vigencia de la presente resolución, el mecanismo de control interno a desarrollar, que impidan la ocurrencia de pagos múltiples por un mismo concepto y demás riesgos inherentes a estos trámites.

ART. 3º—Lo dispuesto en la presente resolución es de obligatorio cumplimiento para las dependencias del instituto que participen en todos los trámites y operaciones que conlleven el cumplimiento de sentencias judiciales, laudos arbitrales y acuerdos conciliatorios; su inobservancia generará las correspondientes acciones disciplinarias, contractuales y demás que sean procedentes.

ART. 4º—Una vez quede en firme la presente resolución, la unidad de procesos de la dirección jurídica nacional procederá a su inmediata divulgación a través del correo electrónico corporativo y el envío en medio físico a todas las dependencias del nivel seccional y nacional, involucradas en el trámite de cumplimiento de sentencias y acuerdos conciliatorios.

ART. 5º—El procedimiento aquí fijado se cumplirá con observancia de lo establecido en los artículos 83, 84 y 209 de la Constitución Política; artículos 1º, 176 y 177 del Código Contencioso Administrativo (modificado por la L. 446/98, art. 60); decretos 768 de 1993 y 818 de 1994; artículo 87 de la Ley 489 de 1998, y cuando entren en vigencia, los artículos 5º al 12; 187 a 195 de la Ley 1437 de 18 de enero de 2011, por medio de la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y demás normas concordantes.

ART. 6º—La presente resolución rige a partir del quince (15) de septiembre del año dos mil once (2011), derogando la Resolución 2110 del 3 de mayo de 2007 y las demás normas de carácter interno que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 24 de agosto de 2011.