Contaduría General de la Nación

CARTA CIRCULAR 1 DE 2011 

(Septiembre 8)

Ref.: Directrices para la aplicación de la Ley 1266 de 2008 en el Boletín de Deudores Morosos del Estado - BDME de la UAE Contaduría General de la Nación.

Este despacho, en cumplimiento de la Ley 1266 de 2008 por la cual se dictan disposiciones generales del hábeas data y la regulación del manejo de la información contenida en bases de datos personales y en aplicación del parágrafo 3º del artículo 4º de la Ley 716 de 2001, modificado y adicionado por el artículo 2º de la Ley 901 de 2004, se permite impartir Instrucciones generales a las distintas entidades públicas que reportan información para el Boletín de Deudores Morosos de la UAE Contaduría General de la Nación.

1. Aspectos legales.

La Ley Estatutaria 1266 del 31 de diciembre de 2008 contiene las disposiciones generales del hábeas data y regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, con el objeto de desarrollar el derecho constitucional de las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos (C.N., art. 15). Teniendo en cuenta que el Boletín de Deudores Morosos del Estado - BDME es una base de datos personales que publica la Contaduría General de la Nación en virtud del inciso 3º del parágrafo 3º del artículo 4º de la Ley 716 de 2001, modificado y adicionado por el artículo 2º de la Ley 901 de 2004 y del numeral 5º del artículo 2º de la Ley 1066 de 2006, es preciso detallar los requisitos que deben cumplir las entidades públicas que trasmiten la categoría BDME.

2. Glosario de términos.

De conformidad con el artículo 3º de la Ley 1266 de 2008, en el BDME se entiende por:

• Titular de la información: es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en el Boletín de Deudores Morosos del Estado - BDME que, a cualquier título, a una fecha de corte, tiene contraída una obligación con una entidad pública de cualquier orden o nivel, cuya cuantía supera los cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) y una mora superior a seis (6) meses (L. 716/2001, art. 4º, par. 3º, inc. 1º, modificado y adicionado por el art. 2º, L. 901/2004), o que habiendo suscrito un acuerdo de pago, lo haya incumplido de acuerdo con lo establecido en el numeral 5º del artículo 2º de la Ley 1066 de 2006.

• Fuente de información: son las entidades públicas que con autorización legal o del titular, reportan datos personales de los deudores morosos del Estado a la UAE Contaduría General de la Nación, con las acreencias a favor que correspondan a los saldos de los derechos reconocidos y revelados en pesos, a una fecha de corte, en las subcuentas de los grupos 13 - rentas por cobrar y 14 - deudores, del catálogo general de cuentas del manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública; así como los valores revelados en las subcuentas 831535 - rentas por cobrar y 831536 - deudores, de la clase 8 - cuentas de orden deudoras, que representan derechos que han sido retirados de las subcuentas de los grupos del activo anteriormente señalados, cuya posibilidad de recuperación es Incierta, pero que aún prestan mérito ejecutivo y la entidad los controla en estos conceptos. Es de anotar, que la entidad reportante de la Información responde por la calidad de los datos suministrados en el Boletín de Deudores Morosos del Estado.

• Operador de información: es la UAE Contaduría General de la Nación, que recibe información de las entidades públicas, consolida el Boletín de Deudores Morosos del Estado y los publica en la página www.contaduria.gov.co para consulta de los usuarios, en virtud del inciso 3º del parágrafo 3º del artículo 4º de la Ley 716 de 2001, modificado y adicionado por el artículo 2º de la Ley 901 de 2004. La UAE Contaduría General de la Nación no es responsable por la calidad de los datos que le sean suministrados por las entidades reportantes de la información (fuente de información).

• Usuario: es la persona natural o jurídica que accede a la información del BDME a través de la página Web de la UAE Contaduría General de la Nación.

• Dato personal: información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que pueden asociarse con una persona natural o jurídica.

• Dato semiprivado: es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación no sólo Interesa a su titular sino a un cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

3. Principios de la administración de datos.

De conformidad con el artículo 4º de la Ley 1266 de 2008, en el reporte del BDME se debe cumplir con los siguientes principios:

a) Veracidad o calidad de los datos: la información remitida por las entidades públicas con relación al BDME debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No se registrarán ni divulgarán datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error como por ejemplo, deudores sin plena identificación y sin número de obligación;

b) De circulación restringida: los registros trasmitidos por una entidad a través del sistema chip no podrán visualizarse en la página www.chip.gov.co; solo estarán al acceso de los usuarios, en la página web de la UAE Contaduría General de la Nación consultando individualmente cada número de identificación;

c) Temporalidad de la información: Los registros reportados en el formulario CGN2009_BDME_REPORTE_SEMESTRAL (L. 716/2001, art. 4º, par. 3º, inc. 3º, modificado por el art. 2º, L. 901/2004) permanecerán publicados en la web durante seis (6) meses. Si un deudor continúa con las condiciones legales de morosidad y monto de deuda, se reportará nuevamente en el siguiente informe.

Los registros reportados en el formulario CGN2009_INCUMPLIMIENTO_ACUERDO_DE PAGO SEMESTRAL (L. 1066/2006, art. 2º, num. 5º), solo serán retirados cuando las entidades públicas trasmitan el retiro vía chip;

d) De seguridad: las bases de datos de deudores morosos se deben manejar con las medidas técnicas que garanticen seguridad de los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado;

e) De confidencialidad: todas las personas naturales y jurídicas que intervengan en la elaboración, trasmisión, consolidación y publicación del BDME están obligadas a garantizar la reserva de la Información, Inclusive después de finalizada su relación con la administración del BDME.

4. Deberes de las fuentes de información.

Adicional a los principios descritos y de conformidad con los artículos 8º y 12 de la Ley 1266 de 2008, las entidades públicas que reporten el BDME deben cumplir con las siguientes obligaciones:

a) Reportar en forma inmediata a la UAE Contaduría General de la Nación, las novedades de retiro de los deudores que estén publicados en la Web de la UAE CGN en virtud de las disposiciones establecidas en las leyes 901 de 2004 y 1066 de 2006, utilizando para el efecto los formularios establecidos por la UAE Contaduría General de la Nación;

b) Rectificar la información cuando sea incorrecta e informar lo pertinente al operador del BDME;

c) Comunicar al deudor moroso, con más de 20 días de anticipación al reporte semestral, que será reportado en el Boletín de Deudores Morosos del Estado, para que cancele o pueda controvertir las obligaciones;

d) Resolver los reclamos y peticiones de los titulares de información, publicados en la web, en los términos establecidos en el artículo 16 de la Ley 1266 de 2008;

e) Informar a la UAE Contaduría General de la Nación, cuando un deudor moroso presente solicitud de rectificación o actualización, para incluir la leyenda “Reclamo en trámite” o “información en discusión judicial” y su respectiva naturaleza;

f) Cuando un deudor se reporte con la leyenda “Reclamo en trámite” o “Información en discusión judicial” y el reclamo se resuelva, informar la decisión final a la UAE Contaduría General de la Nación, para eliminar según el caso, la citada leyenda del BDME.

5. Peticiones, consultas y reclamos.

La UAE Contaduría General de la Nación, una vez recibida la petición, reclamo o consulta, dará traslado a la entidad reportante de la información en un término máximo de dos (2) días hábiles, la cual deberá resolver e informar la respuesta a la UAE Contaduría General de la Nación, en un plazo máximo de diez (10) días hábiles. En todo caso, la respuesta deberá darse al titular por parte de la UAE Contaduría General de la Nación en el término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de presentación de la reclamación, prorrogables por ocho (8) días hábiles más.

Si el reclamo es presentado ante la fuente de información (entidad reportante), esta procederá a resolver directamente el reclamo, pero deberá informar a la UAE Contaduría General de la Nación sobre la recepción del reclamo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su recibo, de forma que se pueda dar cumplimiento a la obligación de incluir la leyenda que diga “Reclamo en trámite” y la naturaleza del mismo dentro del registro individual, lo cual deberá hacer la UAE Contaduría General de la Nación dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido la información de la fuente.

Para dar respuesta a la petición o reclamo, la UAE Contaduría General de la Nación o la fuente de la Información, según sea el caso, deberá realizar una verificación completa de las observaciones o planteamientos del titular, asegurándose de revisar toda la información pertinente para poder dar una respuesta completa al titular.

Si el titular instaura una demanda contra la entidad reportante, la fuente una vez notificada de la misma, deberá informar de ello a la UAE Contaduría General de la Nación dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, para que el operador del BDME proceda a incluir la leyenda “Información en discusión judicial” y la naturaleza de la misma, para lo cual, la UAE Contaduría General de la Nación tiene dos (2) días hábiles siguientes de haber recibido la información de la fuente.

De igual forma, cuando se resuelvan los procesos, la decisión final se debe comunicar a la UAE Contaduría General de la Nación para retirar las leyendas del respectivo deudor moroso.

Estas directrices serán aplicables a partir del reporte semestral del corte a 30 de noviembre de 2011.

Vigencia

La presente circular externa rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase.

N. del D.: la presente carta circular va dirigida a representantes legales, jefes de áreas financieras, jefes de control interno, jefes de contabilidad, contadores y funcionarios encargados de cartera de los entes públicos de los niveles nacional y territorial de los sectores central y descentralizado.