Contraloría General de la Nación

ACUERDO 13 DE 2011 

(Noviembre 2)

“Por el cual se fijan lineamientos para el funcionamiento del sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal, SICE y se derogan parcialmente los acuerdos 4 de 2005 y 9 de 2006”.

El comité para la operación del SICE,

CONSIDERANDO:

Que la Ley 598 de julio 18 de 2000 creó el sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal, SICE, el catálogo único de bienes y servicios, CUBS, y el registro único de precios de referencia, RUPR, para la vigilancia de la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejan recursos públicos.

Que el Decreto 3512 de 2003, reglamentó la Ley 598 de 2000 y en el artículo 6º, ordenó crear el comité para la operación del SICE y autorizó al Contralor General de la República para integrarlo con funcionarios de la Contraloría General de la República.

Que mediante Resolución Orgánica 5546 de 2004 se integró, el comité para la operación del SICE.

Que de conformidad con lo establecido en los literales a) y d) del artículo 7º del Decreto 3512 de 2003, el comité para la operación del SICE, tiene dentro de sus funciones las de: “Fijar lineamientos para el funcionamiento del SICE” y “Determinar los procesos contractuales especiales que se exceptúan del cumplimiento de las obligaciones del SICE, para efectos de la eficiencia en la vigilancia fiscal”.

Que de conformidad con lo dispuesto en la Ley 598 de 2000, el sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal, SICE, tiene vocación universal y se encuentra en permanente construcción, en consecuencia las excepciones son temporales en la medida en que los desarrollos técnicos del sistema lo permitan.

Que para el año 2005, el SICE no contaba con un adecuado desarrollo técnico que permitiera realizar los respectivos registros, en consecuencia, el comité para la operación del SICE ordenó excluir en forma temporal, algunas de las obligaciones de los usuarios del sistema.

Que como resultado de lo anterior, el comité para la operación del SICE expidió el Acuerdo 4 de 2005 y en sus artículos 4º, 5º y 6º estableció excepciones a la aplicación de las normas del sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal, así:

“ART. 4º—Exceptuar de manera temporal de las obligaciones frente al SICE, los procesos contractuales con las siguientes características:

a) Procesos contractuales que señalen objetos descritos en cantidades expresadas en unidades distintas a números enteros, previa aprobación de la gerencia del SICE; (derogado por el Ac. 9/2006, art. 18).

b) Procesos contractuales de prestación de servicios y obra pública no codificados en su totalidad hasta nivel de ítem (propiedades y especificaciones) en el CUBS;

c) Procesos contractuales cuyas condiciones de precio o cantidad son variables y el proceso de la negociación se fundamente en valores estimados, previa aprobación de la gerencia del SICE;

d) Procesos contractuales a suscribirse con proveedores internacionales que no tengan número de identificación tributaria, NIT, previa aprobación de la Gerencia del SICE”.

ART. 5º—Se exceptúa temporalmente el registro de certificados de disponibilidad presupuestal, CDP, y de compromisos (registro presupuestal). En el registro de contratos, se exceptúa el diligenciamiento del campo denominado CDP, cuando el contrato esté soportado en más de un certificado de disponibilidad presupuestal”.

ART. 6º—En los procesos contractuales de obra pública donde se determine expresamente el componente AIU (administración, imprevistos y utilidades), la gerencia del SICE determinará la fecha en la cual se ingresará la información correspondiente a dicho componente, según instrucciones publicadas por el operador en el portal”.

Que el Acuerdo 9 de 2009, aclaró los literales c) y d) del artículo 4º del Acuerdo 4 de 2005.

Que es necesario hacer una debida población del catálogo único de bienes y servicios CUBS, para efectos de facilitar el ejercicio del control fiscal, toda vez que al estandarizar los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra se hace posible el entendimiento entre la demanda, la oferta y el control; por lo cual es indispensable la utilización de códigos temporales en cuanto a estos conceptos se refiere.

Que en razón a que no existe claridad en la aplicación de la excepción dispuesta en el literal g) del artículo 18 del Decreto 3512 de 2003, se hace necesario aclarar el término “Repuestos”, de que trata la mencionada disposición.

Que como consecuencia de lo anterior, en sesión de fecha 22 de julio de 2011, el comité para la operación del SICE ordenó fijar nuevos lineamientos para el funcionamiento del sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal, “SICE”, en relación con las excepciones temporales, establecidas en los artículos 4º, 5º y 6º del Acuerdo 4 de 2005 y la aclaración del término repuesto contenido en el literal g) del artículo 18 del Decreto 3512 de 2003.

Que el comité para la operación del SICE, en sesión del 15 de septiembre de 2011, aprobó el contenido del presente acuerdo.

En mérito de lo anteriormente expuesto,

ACUERDA:

ART. 1º—Las entidades estatales y particulares que manejen recursos públicos sin perjuicio del régimen contractual que apliquen, deben registrar en el SICE los contratos que celebren con proveedores extranjeros.

Los proveedores extranjeros deben cumplir con las obligaciones establecidas en el artículo 15 del Decreto 3512 de 2003.

PAR.—Los proveedores extranjeros sin domicilio en Colombia que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales o con los particulares que administren recursos públicos se registrarán en el SICE con el documento que los identifique tributariamente en su país de origen.

ART. 2º—Las entidades del Estado y particulares que administran recursos públicos deberán registrar en el portal del SICE los contratos cuyas condiciones de precio y/o cantidad sean variables.

Este registro debe realizarse dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes siguiente al perfeccionamiento y legalización de los contratos así celebrados, independientemente del régimen contractual que apliquen.

El primer valor del contrato a registrar será aquel inicialmente pactado. El valor final del contrato, así como sus cantidades y valores definitivos por ítems, deberán ser registrados a más tardar dentro de los primeros cinco (5) días hábiles, del mes siguiente a su liquidación.

ART. 3º—Para la aplicación de la excepción establecida en el literal g) del artículo 18 del Decreto 3512 de 2003, entiéndase por repuesto: “Una pieza o parte de un mecanismo que reemplaza a otra de su misma configuración que por su uso ha sufrido deterioro y pierde funcionalidad; es un recambio o remplazo idéntico en su diseño, composición y función al original que se sustituye y sin el cual la máquina de la que forma parte no puede prestar la función o finalidad para la cual fue diseñada y fabricada”.

ART. 4º—Los proveedores realizarán un registro temporal de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra que no encuentren codificados en el CUBS hasta quinto nivel de desagregación.

Los proveedores realizarán dicho registro hasta el tercer o cuarto nivel de desagregación según corresponda, de acuerdo con las instrucciones establecidas en el sistema.

ART. 5º—Los convenios interadministrativos que no impliquen disposición de recursos por parte de las entidades firmantes, estarán exentos de cumplir con la normatividad del SICE.

ART. 6º—Las entidades del Estado que celebren contratos o convenios interadministrativos que impliquen disposición de recursos de más de una entidad del Estado, su registro lo deberá efectuar la entidad ejecutora del recurso especificando el origen, el monto de los recursos y la entidad o entidades firmantes del convenio.

Las entidades del Estado deben incluir en su plan de compras de acuerdo con las instrucciones señaladas en el portal, los contratos o convenios interadministrativos que vayan a suscribir y que impliquen disposición de recursos.

PAR. TRANS.—El cumplimiento de las obligaciones antes señaladas deberá cumplirse por parte de las entidades estatales una vez, se indique en el portal del SICE.

ART. 7º—Deróguense los literales b), c) y d) del artículo 4º y los artículos 5º y 6º del Acuerdo 4 de 2005; los artículos 3º, , y 12º del Acuerdo 9 de 2006, proferidos por el comité para la operación del SICE.

ART. 8º—El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 2 de noviembre de 2011.