Contaduría General de la Nación

RESOLUCIÓN 423 DE 2011 

(Diciembre 21)

“Por medio de la cual se modifica el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública”.

El Contador General de la Nación,

en ejercicio de las facultades establecidas en el artículo 354 de la Constitución Política de Colombia, además de las conferidas por el literal a) del artículo 4º de la Ley 298 del 23 de julio de 1996 y el numeral 1º del artículo 4º del Decreto 143 de 2004,

CONSIDERANDO:

Que mediante la Resolución 354 de 2007 se adoptó el régimen de contabilidad pública, conformado por el Plan General de Contabilidad Pública, el manual de procedimientos y la doctrina contable pública,

Que mediante la Resolución 355 de 2007 se adoptó el Plan General de Contabilidad Pública, integrado por el marco conceptual y la estructura y descripciones de las clases,

Que mediante la Resolución 356 de 2007 se adoptó el manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública, integrado por el catálogo general de cuentas, los procedimientos contables y los instructivos contables,

Que mediante la Resolución 585 de 2009 se modificó la estructura del catálogo general de cuentas y se incorporó en el manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública, el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los negocios fiduciarios en los que la entidad contable pública participa como fideicomitente,

Que para administrar los recursos destinados al pago de los pasivos pensionales de las entidades territoriales, el artículo 3º de la Ley 549 de 1999 creó el Fondo Nacional de Pensiones de las entidades Territoriales, Fonpet, como un fondo sin personería jurídica administrado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el cual tiene como objeto recaudar y asignar los recursos a las cuentas de los entes territoriales y administrarlos a través de los patrimonios autónomos constituidos en las administradoras de fondos de pensiones y cesantías privadas o públicas, en sociedades fiduciarias privadas o públicas o en compañías de seguros de vida privadas o públicas facultadas para administrar los recursos del sistema general de pensiones y de los regímenes pensionales excepcionados del sistema por ley, sin que ello exima a la respectiva entidad territorial de la responsabilidad por los pasivos pensionales,

Que el artículo 50 de la Ley 1420 del 13 de diciembre de 2010 estableció “Si no fuere posible realizar el giro de los recursos a las administradoras del fondo, bastará para el mismo efecto, que por dicha resolución se disponga la administración de los mismos por parte de la Dirección General de Crédito Público a través de una cuenta especial, mientras los recursos puedan ser efectivamente entregados.

Los recursos serán girados con la periodicidad que disponga el Gobierno Nacional. En el evento en que los recursos no se hayan distribuido en su totalidad entre las entidades territoriales, los no distribuidos se podrán girar a una cuenta del fondo, administrada de la misma manera que los demás recursos del fondo, como recursos por abonar a las cuentas correspondientes de las entidades territoriales”,

Que si bien el Fonpet no cumple con las características de entidad contable pública, toda vez que administra recursos de las entidades territoriales destinados a la cancelación de los pasivos pensionales de las mismas, para facilitar el control de estos recursos se requiere definir una contabilidad independiente del Fonpet, a cargo del Ministerio de Hacienda y Crédito Público como administrador, así como los registros contables de las entidades territoriales como titulares de estos recursos, del MHCP como ejecutor de estos recursos y del tesoro nacional como administrador de los mismos,

Que se hace necesario uniformar el tratamiento contable para las entidades contables públicas que administren recursos de otras entidades públicas mediante negocios fiduciarios,

Que los objetivos de la información contable pública buscan hacer útiles los estados, informes y reportes contables satisfaciendo el conjunto de necesidades específicas y demandas de los distintos usuarios, facilitando la toma de decisiones tendientes a optimizar la gestión eficiente de los recursos y el mantenimiento del patrimonio público,

Que se requiere modificar el manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública,

Que en mérito de lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Crear las siguientes cuentas y subcuentas en la estructura del catálogo general de cuentas:

CódigoDenominación
142406Recursos Fonpet por distribuir
8307Fonpet
830701Derechos por cobrar con acto administrativo en firme
830702Derechos por cobrar sin acto administrativo en firme
830703Gastos anuales incurridos
891526Fonpet
9304Recursos administrados en nombre de terceros - Fonpet
930401Recursos administrados por el tesoro nacional
930402Recursos administrados por sociedades administradoras
930403Derechos por cobrar
9307Fonpet
930701Cuentas por pagar
930702Solicitudes de retiro pendientes de aprobación
930703Retiros aprobados pendientes de giro
930704Rendimientos anuales generados
9308Recursos administrados en nombre de terceros
930801Efectivo
930802Inversiones
930803Recursos entregados en administración - encargos fiduciarios
930804Recursos entregados en administración - fiducia mercantil
930805Derechos
930806Bienes
991508Recursos administrados en nombre de terceros - Fonpet
991509Fonpet
991510Recursos administrados en nombre de terceros

 

ART. 2º—Definir la descripción y dinámicas de las siguientes cuentas:

 

ClaseGrupoCuenta
8838307
Cuentas de orden deudorasDeudoras de controlFonpet

 

Descripción

Representa el valor de los recursos que por mandato legal deben ser girados por las entidades territoriales al Fondo Nacional de Pensiones Territoriales - Fonpet y que no han sido consignados en el fondo. Además, incluye el valor de los gastos a cargo de las entidades territoriales originados en la gestión y control de los recursos del Fonpet, acumulados durante el año. Esta cuenta es de uso exclusivo en la contabilidad del Fonpet, a cargo del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

La contrapartida corresponde a la subcuenta 891526-Fonpet, de la cuenta 8915-Deudoras de control por contra (CR).

Dinámica

Se debita con:

1- El valor de los recursos pendientes de ser trasladados por las entidades territoriales al Fonpet.

2- El valor de los gastos generados por la gestión y control de los recursos del fondo.

Se acredita con:

1- El valor de los recursos consignados en el Fonpet o la determinación de la no obligación del giro de los recursos.

2- El valor de los gastos acumulados al inicio del periodo contable.

 

ClaseGrupoCuenta
9939304
Cuentas de orden acreedorasAcreedoras de controlRecursos administrados en nombre de terceros - Fonpet

 

Descripción

Representa el valor de los recursos del Fondo Nacional de Pensiones Territoriales, Fonpet, administrados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, que se encuentran en poder del tesoro nacional o de las sociedades administradoras. También incluye los derechos del Fonpet sobre los recursos que por mandato legal deben ser trasladados por las entidades territoriales. Esta cuenta es de uso exclusivo del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en su contabilidad.

La contrapartida corresponde a la subcuenta 991508-Recursos administrados en nombre de terceros - Fonpet, de la cuenta 9915-Acreedoras de control por contra (DB).

Dinámica

Se debita con:

1- El valor de los recursos trasladados a las entidades territoriales, o aplicados a los pasivos pensionales a su cargo.

2- El valor de las erogaciones generadas por la gestión y control de los recursos.

3- Los menores valores originados en la administración de los recursos.

Se acredita con:

1- El valor de los recursos del Fonpet recibidos por el tesoro nacional o por las sociedades administradoras.

2- El valor de los derechos del Fonpet sobre los recursos que por mandato legal deben ser trasladados por las entidades territoriales.

3- Los mayores valores originados en la administración de los recursos.

ClaseGrupoCuenta
9939307
Cuentas de orden acreedorasAcreedoras de controlFonpet

 

Descripción

Representa el valor de las obligaciones por la administración y control de los recursos del Fonpet, así como los retiros solicitados por las entidades territoriales para el pago del pasivo pensional su cargo o por devolución de recursos. Además, incluye el valor de los rendimientos anuales originados en la administración de los recursos del Fonpet. Esta cuenta es de uso exclusivo en la contabilidad del Fonpet, a cargo del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

La contrapartida corresponde a la subcuenta 991509-Fonpet, de la cuenta 9915-Acreedoras de control por contra (CR).

Dinámica

Se debita con:

1- El valor del pago de las obligaciones por la gestión y control de los recursos del Fonpet.

2- El valor de los desembolsos realizados para el pago del pasivo pensional a cargo de las entidades territoriales o de las devoluciones efectuadas.

3- El valor de los rendimientos acumulados al inicio del periodo contable.

Se acredita con:

1- El valor de las obligaciones por la gestión y control de los recursos del Fonpet.

2- El valor de las solicitudes de retiro de las entidades territoriales.

3- El valor de los rendimientos de los recursos del fondo.

ClaseGrupoCuenta
9939308
Cuentas de orden acreedorasAcreedoras de controlRecursos administrados en nombre de terceros

 

Descripción

Representa el valor de los recursos de terceros administrados por la entidad contable pública, que se encuentran en su poder o que han sido entregados para ser administrados por terceros.

La contrapartida corresponde a la subcuenta 991510-Recursos administrados en nombre de terceros, de la cuenta 9915-Acreedoras de control por contra (DB).

Dinámica

Se debita con:

1- El valor de los recursos u otros activos reintegrados o el pago de pasivos de la entidad dueña de los recursos.

2- El valor de las erogaciones generadas por la gestión y control de los recursos.

3- Los menores valores originados en la administración de los recursos.

Se acredita con:

1- El valor de los recursos recibidos para administrar en nombre de terceros.

2- Los mayores valores originados en la administración de los recursos.

ART. 3º—Incorporar en el manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública, el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los recursos del Fonpet.

1. Registros en el Fonpet

El Ministerio de Hacienda y Crédito Público, como administrador del Fonpet, debe llevar en forma independiente la contabilidad del Fonpet, la cual debe actualizarse en forma mensual, a partir de los siguientes registros.

Recursos recibidos

Los recursos del Fonpet recibidos por el tesoro nacional o por sociedades administradoras, distribuidos o no en las cuentas de las entidades territoriales, se registran mensualmente debitando la subcuenta y cuenta que corresponda de los grupos 11-Efectivo o 12-Inversiones e instrumentos derivados y acreditando la subcuenta 245301-En administración, de la cuenta 2453-Recursos recibidos en administración.

Constitución de inversiones

Mensualmente, con base en la información reportada por el tesoro nacional y por las sociedades administradoras, se registran las inversiones efectuadas debitando la subcuenta que corresponda de la cuenta 1201-Inversiones administración de liquidez en títulos de deuda o de la cuenta 1202-Inversiones administración de liquidez en títulos participativos, y acreditando la subcuenta y cuenta que corresponda del grupo 11-Efectivo.

Registro de la actualización de las inversiones y recaudo de rendimientos

Mensualmente, con base en la información reportada por el tesoro nacional y por las sociedades administradoras, se actualizan las inversiones incrementando o disminuyendo su valor e incrementando o disminuyendo el pasivo por los recursos recibidos en administración. Con el recaudo de los rendimientos se disminuye el valor de las inversiones y se aumenta el valor del efectivo.

Registro de las erogaciones por la gestión y control de los recursos del Fonpet

Mensualmente, con base en la información reportada por el tesoro nacional y por las sociedades administradoras, se reconocen las erogaciones originadas en la gestión y control de los recursos, debitando la subcuenta 245301-En administración, de la cuenta 2453-Recursos recibidos en administración y acreditando la subcuenta o cuenta que corresponda del grupo 11-Efectivo.

Recursos trasladados a las entidades territoriales, o aplicados a los pasivos pensionales a su cargo

Los recursos trasladados a las entidades territoriales, o aplicados a los pasivos pensionales a su cargo se registran debitando la subcuenta 245301-En administración, de la cuenta 2453-Recursos recibidos en administración y acreditando la subcuenta y cuenta que corresponda del grupo 11-Efectivo.

Registros en cuentas de orden de control

En la contabilidad del Fonpet, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público debe revelar mensualmente en cuentas de orden de control, información sobre los siguientes aspectos:

1. Se debe controlar el acumulado anual de los rendimientos, acreditando la subcuenta 930704-Rendimientos anuales generados, de la cuenta 9307-Fonpet y debitando la subcuenta 991509-Fonpet, de la cuenta 9915-Acreedoras de control por contra (DB).

2. Se debe controlar el acumulado anual de las erogaciones por la gestión y control de los recursos del Fonpet, debitando la subcuenta 830703-Gastos anuales incurridos, de la cuenta 8307-Fonpet y acreditando la subcuenta 891526-Fonpet de la cuenta 8915-Deudoras de control por contra (CR).

3. Las obligaciones por la gestión y control de los recursos del Fonpet que en la fecha de reporte se encuentren pendientes de pago, se controlan acreditando la subcuenta 930701-Cuentas por pagar, de la cuenta 9307-Fonpet, y debitando la subcuenta 991509-Fonpet, de la cuenta 9915-Acreedoras de control por contra (DB).

4. Las solicitudes de retiro de recursos para el pago del pasivo pensional o de devolución de recursos, por parte de la entidad territorial, se controlan acreditando la subcuenta 930702-Solicitudes de retiro pendientes de aprobación, de la cuenta 9307-Fonpet y debitando la subcuenta 991509-Fonpet, de la cuenta 9915-Acreedoras de control por contra (DB). Con las aprobaciones de retiro se acredita la subcuenta 930703-Retiros aprobados pendientes de giro y se debita la subcuenta 930702-Solicitudes de retiro pendientes de aprobación, de la cuenta 9307-Fonpet.

Con el giro de los recursos, se debita la subcuenta 930703-Retiros aprobados pendientes de giro, de la cuenta 9307-Fonpet y se acredita la subcuenta 991509-Fonpet, de la cuenta 9915-Acreedoras de control por contra (DB).

5. Los recursos a cargo de las entidades territoriales, pendientes de recaudo, sobre los que no existan actos administrativos en firme, se controlan en cuentas de orden deudoras mediante un débito en la subcuenta 830702-Derechos por cobrar sin acto administrativo en firme, de la cuenta 8307-Fonpet y un crédito en la subcuenta 891526-Fonpet, de la cuenta 8915-Deudoras de control por contra (CR).

Una vez adelantado el proceso de cobro coactivo por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el acto administrativo que acredita la obligación quede en firme, se debita la subcuenta 830701-Derechos por cobrar con acto administrativo en firme y se acredita la subcuenta 830702-Derechos por cobrar sin acto administrativo en firme, de la cuenta 8307-Fonpet.

Con el recaudo de los recursos, se acredita la subcuenta 830701-Derechos por cobrar con acto administrativo en firme, de la cuenta 8307-Fonpet y se debita la subcuenta 891526-Fonpet, de la cuenta 8915-Deudoras de control por contra (CR).

2. Registros en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público

Traslado de los recursos Fonpet a las sociedades administradoras o al tesoro nacional

— Recursos ejecutados y distribuidos

Previo al traslado de los recursos, el MHCP reconoce la transferencia, debitando la subcuenta y cuenta que corresponda del grupo 54-Transferencias y acreditando la subcuenta que corresponda de la cuenta 2403-Transferencias por pagar.

Con el traslado de los recursos a las administradoras, se debita la subcuenta que corresponda de la cuenta 2403-Transferencias por pagar y se acredita la subcuenta que corresponda de la cuenta 1110-Depósitos en instituciones financieras.

— Recursos ejecutados y no distribuidos

Con el traslado de los recursos a las administradoras, o cuando el tesoro nacional administre directamente los recursos, el MHCP debita la subcuenta 142406-Recursos Fonpet por distribuir, de la cuenta 1424-Recursos entregados en administración y acredita la subcuenta que corresponda de la cuenta 1110-Depósitos en instituciones financieras.

Mensualmente, con base en la información reportada por el tesoro nacional y por las sociedades administradoras se actualizan los recursos Fonpet por distribuir incrementando o disminuyendo su valor e incrementando o disminuyendo el respectivo ingreso o gasto por las variaciones originadas en la valoración de las inversiones.

Cuando se expida el acto administrativo que haga la distribución a las entidades territoriales, el MHCP debita la subcuenta y cuenta que corresponda del grupo 54-Transferencias y acredita la subcuenta 142406-Recursos Fonpet por distribuir, de la cuenta 1424-Recursos entregados en administración.

Control en cuentas de orden

El MHCP debe controlar en cuentas de orden acreedoras de control, los recursos del Fonpet, que se encuentran en poder del tesoro nacional o de las sociedades administradoras, así como los derechos del Fonpet sobre los recursos que por mandato legal deben ser trasladados por las entidades territoriales.

3. Registros en el tesoro nacional

Recursos Fonpet administrados por el tesoro nacional

— Recursos ejecutados (distribuidos y no distribuidos)

Cuando el tesoro nacional administre directamente los recursos, se debita la subcuenta que corresponda de la cuenta 1110-Depósitos en instituciones financieras y se acredita la subcuenta 245301-En administración, de la cuenta 2453-Recursos recibidos en administración. En el caso de los recursos distribuidos y para efectos del reporte de operaciones recíprocas, el tercero es la entidad territorial correspondiente, y para los no distribuidos, el tercero es el MHCP.

Las inversiones efectuadas se registran debitando la subcuenta que corresponda de las cuentas 1201-Inversiones administración de liquidez en títulos de deuda y acreditando la subcuenta y cuenta que corresponda del grupo 11-Efectivo.

Las variaciones originadas en la valoración de las inversiones se reconocen debitando o acreditando el valor de la inversión y debitando o acreditando la subcuenta 245301-En administración, de la cuenta 2453-Recursos recibidos en administración.

Con el traslado a las sociedades administradoras del Fonpet, debita la subcuenta 245301-En administración, de la cuenta 2453-Recursos recibidos en administración y acredita la subcuenta y cuenta que corresponda del grupo 11-Efectivo o 12-Inversiones e instrumentos derivados.

ART. 4º—Modificar los numerales 11 y 29 del procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los negocios fiduciarios en los que la entidad contable pública participa como fideicomitente, los cuales quedarán así:

11. Encargos fiduciarios con recursos de otras entidades contables públicas

Cuando los recursos de una entidad contable pública sean administrados por otra entidad contable pública, a través de encargos fiduciarios en los cuales esta última participa como fideicomitente, deben efectuarse los siguientes registros contables:

La entidad contable pública titular de los recursos debita la subcuenta 142404-Encargo fiduciario-Fiducia de administración, de la cuenta 1424-Recursos entregados en administración y acredita la subcuenta que corresponda de la cuenta 1110-Depósitos en instituciones financieras o la subcuenta y cuenta que identifiquen el derecho directamente recaudado por la sociedad fiduciaria. Tratándose de recursos destinados al pago de pensiones, se debita la subcuenta 190104-Encargos fiduciarios, de la cuenta 1901-Reserva financiera actuarial, y se acredita la subcuenta 190101-Efectivo de la cuenta 1901-Reserva financiera actuarial, la subcuenta que corresponda de la cuenta 1110-Depósitos en instituciones financieras, o la subcuenta y cuenta que identifiquen el derecho previamente causado y directamente recaudado por la sociedad fiduciaria.

La entidad contable pública que administra los recursos, a través del encargo fiduciario, acredita la subcuenta 930803-Recursos entregados en administración-Encargo fiduciario, de la cuenta 9308-Recursos administrados en nombre de terceros y debita la subcuenta 991509-Recursos administrados en nombre de terceros, de la cuenta 9915-Acreedoras de control por contra (DB).

Tratándose de recursos del Fonpet, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en calidad de administrador y fideicomitente, con el traslado de los recursos a las sociedades administradoras, acredita la subcuenta 930402-Recursos administrados por sociedades administradoras, de la cuenta 9304-Recursos administrados en nombre de terceros-Fonpet y debita la subcuenta 991508-Recursos administrados en nombre de terceros-Fonpet, de la cuenta 9915-Acreedoras de control por contra (DB).

Por lo menos al finalizar el mes, y con base en la información que presente la sociedad fiduciaria, la entidad contable pública que participa como fideicomitente debe ajustar el saldo en cuentas de orden de los recursos administrados a través de encargo fiduciario. Al mismo tiempo debe suministrar a la entidad contable pública propietaria de los recursos, la información sobre el detalle de los activos, pasivos, ingresos, gastos y costos que se generen en el negocio fiduciario, para que ésta los incorpore en su información contable y ajuste el valor registrado en la subcuenta 142404-Encargo fiduciario–Fiducia de administración, de la cuenta 1424-Recursos entregados en administración, o en la subcuenta 190104- Encargos fiduciarios, de la cuenta 1901-Reserva financiera actuarial, según corresponda.

29. Fiducia mercantil con recursos de otras entidades contables públicas

Cuando los recursos de una entidad contable pública sean administrados por otra entidad contable pública, a través de fiducia mercantil en la que esta última entidad participa como fideicomitente, deben efectuarse los siguientes registros contables:

La entidad contable pública titular de los recursos debita la subcuenta 192603-Fiducia mercantil-Constitución de patrimonio autónomo, de la cuenta 1926-Derechos en fideicomiso y acredita la subcuenta que corresponda de la cuenta 1110-Depósitos en instituciones financieras o la subcuenta y cuenta que identifiquen el derecho directamente recaudado por la sociedad fiduciaria.

La entidad contable pública que administra los recursos, a través de fiducia mercantil, acredita la subcuenta 930804-Recursos entregados-Fiducia mercantil, de la cuenta 9308-Recursos administrados en nombre de terceros y debita la subcuenta 991510-Recursos administrados en nombre de terceros, de la cuenta 9915-Acreedoras de control por contra (DB).

Por lo menos al finalizar el mes, y con base en la información que presente la sociedad fiduciaria, la entidad contable pública que participa como fideicomitente debe ajustar el saldo en cuentas de orden de los recursos administrados a través de fiducia mercantil. Al mismo tiempo debe suministrar a la entidad contable pública propietaria de los recursos, la información para actualizar los derechos en fideicomiso.

ART. 5º—Adicionar el numeral 30 del procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los negocios fiduciarios en los que la entidad contable pública participa como fideicomitente, el cual quedará así:

30. Revelaciones

En notas a los estados contables, la entidad contable pública debe revelar la siguiente información:

a) En cada una de las cuentas y subcuentas de activos, pasivos, ingresos, gastos y costos, el monto que corresponda a encargos fiduciarios.

b) Identificación de la sociedad fiduciaria o la entidad contable pública que actúa como fideicomitente de recursos entregados para administración.

c) Objeto del negocio fiduciario.

d) Modalidad del negocio: fiducia mercantil, encargo fiduciario, negocios denominados de fiducia pública y encargo fiduciario público.

e) La entidad que administre recursos en nombre de terceros debe revelar la información necesaria que explique las variaciones de los saldos administrados, con relación al reporte anterior.

ART. 6º TRANS.—Las entidades contables públicas que en aplicación de lo dispuesto en el numeral 11 del artículo 5º de la Resolución 585 de 2009 venían reconociendo los recursos recibidos de otras entidades contables públicas para ser administrados a través de encargos fiduciarios, como recursos recibidos y entregados en administración, en sus activos y pasivos, respectivamente, deben proceder a cancelar los saldos registrados por estos conceptos reconocidos durante el año 2011.

Por lo anterior, los recursos recibidos de otras entidades contables públicas para ser administrados a través de negocios fiduciarios, deben registrarse en cuentas de orden acreedoras de control a diciembre 31 del año 2011. En el caso del Fonpet, el MHCP utilizará la cuenta 9304-Recursos administrados en nombre de terceros-Fonpet y las demás entidades contables públicas utilizarán la cuenta 9308-Recursos administrados en nombre de terceros.

La contabilidad del Fonpet de que trata este procedimiento, a cargo del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, deberá implementarse durante el año 2012 y presentar la primera información, con corte a diciembre 31 de 2012.

ART. 7º—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, de conformidad con el artículo 119 de la Ley 489 de 1998, y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 21 de diciembre de 2011.