Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP

RESOLUCIÓN 111 DE 2012

(Junio 25)

“Por la cual se actualiza al reglamento interno del comité de conciliación del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico, en cumplimiento del Decreto Distrital 690 de 2011”.

La Directora General del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico-IDEP,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el numeral 9º del artículo 5º del Decreto Nacional 1214 de 2000, y la Resolución 98 de 2001, modificada por la Resolución 142 de 2002; proferidas por la dirección general del IDEP y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 446 de 1998, establece que en las entidades y organismos de derecho público del orden nacional, departamental, distrital y municipal, así como los entes descentralizados en todos los niveles, deberá integrarse un comité de conciliación, conformado por funcionarios del nivel directivo.

Que en el Decreto Nacional 1214 de 2000 en aplicación de la Ley 446 de 1998, previó las funciones de los comités de conciliación y normas orgánicas sobre su conformación.

Que mediante la Resolución 98 de 2001, expedida por la dirección general del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico-IDEP, se creó el comité de conciliación.

Que mediante la Resolución 142 de 2002, expedida por la dirección general del IDEP, se modificó el anterior acto administrativo, adecuando la conformación y las funciones del comité de conciliación a las funciones y tareas señaladas en el Decreto Nacional 2097 de 2002.

Que el numeral 9º del artículo 5º del Decreto Nacional 1214 de 2002 dispone que es función del comité de conciliación darse su propio reglamento.

Que el reglamento interno del comité se expidió en el año 2006, le cual fue actualizado en el mes de agosto de 2009, conforme a los lineamientos establecidos en el Decreto Nacional 1716 de 2009, con el objeto de garantizar el normal funcionamiento y toma de decisiones.

Que con la expedición del Decreto Distrital 690 del 30 de diciembre de 2011 “Por el cual se dictan lineamientos sobre la conciliación y los comités de conciliación en Bogotá, D.C.” se hace necesario actualizar nuevamente el reglamento interno del comité de conciliación.

Que la actual normatividad dispone que el comité de conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad; estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del ente y proponer los correctivos pertinentes; fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos alternativos de solución de conflictos; determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el respectivo apoderado actuará en las audiencias de conciliación, conforme a las pautas jurisprudenciales consolidadas; evaluar la procedencia de la acción de repetición y del llamamiento en garantía con fines de repetición; y definir los criterios para la selección de abogados externos.

Que en sesión ordinaria del comité de conciliación celebrada el 29 de mayo de 2012, unánimemente se dispuso por los miembros la actualización del reglamento interno en cumplimiento del Decreto Distrital 690 de 2011.

Que en sesión ordinaria del 14 de junio de 2012, según consta en el Acta 5 de 2012, se analizó por los miembros del comité el acto administrativo modificatorio del reglamento autorizándose su expedición por parte de la presidenta, en los siguientes términos.

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Naturaleza, funciones, miembros y deliberaciones del comité de conciliación

ART. 1º—Naturaleza y principios rectores del comité de conciliación. El comité de conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad; estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del ente y proponer los correctivos pertinentes; fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos alternativos de solución de conflictos; determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el respectivo apoderado actuará en las audiencias de conciliación, conforme a las pautas jurisprudenciales consolidadas; evaluar la procedencia de la acción de repetición y del llamamiento en garantía con fines de repetición; y definir los criterios para la selección de abogados externos.

Los miembros del comité de conciliación del IDEP y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones, en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de la legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

ART. 2º—Funciones del comité de conciliación. Conforme al Decreto Nacional 1716 de 2009 y el Decreto Distrital 690 de 2011. El comité de conciliación del IDEP, tendrá a su cargo las siguientes funciones:

En virtud del Decreto Nacional 1716 de 2009:

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico al interior de la entidad.

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa judicial de los intereses del instituto.

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del IDEP, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de las condenas; los tipos de daño por los cuales, resulta demandada o condenada; y las deficiencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación y de los demás mecanismos alternativos de resolución de conflictos, así como los procesos sometidos a arbitramento, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

5. Determinar la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el comité de conciliación deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.

6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la jurisdicción en lo contencioso administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

7. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

8. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

9. Designar al funcionario que ejercerá la secretaría técnica del comité, preferentemente un profesional del derecho.

En cumplimiento del Decreto Distrital 690 de 2011:

10. Conocerá y decidirá sobre la viabilidad de las conciliaciones judiciales y extrajudiciales, que se adelanten con ocasión de los actos, hechos, omisiones u operaciones que las entidades, órganos u organismos expidan, realicen o en que incurran o participen, o que se relacionen con asuntos inherentes a cada uno de ellos, conforme a su objeto y funciones.

11. Deberán pronunciarse oportunamente sobre la procedencia de formular y/o presentar propuestas de pacto de cumplimiento en las acciones populares relacionados con sus entidades u organismos, previa solicitud del subdirector distrital de defensa judicial y prevención del daño antijurídico de la secretaría general de la Alcaldía Mayor. No obstante, cuando la posición de los diferentes comités no sea unificada, o la naturaleza, impacto o interés del asunto lo ameriten, el citado subdirector distrital deberá solicitar al comité de conciliación de la secretaría general conocer del tema, el cual decidirá en última instancia.

12. Conocerá y decidirá sobre la procedencia de acción de repetición, para el efecto revisarán que se reúnan los requisitos de procedibilidad establecidos en la Ley 678 de 2001, a saber, la existencia de una condena en contra de la entidad, órgano u organismo por causación de un daño antijurídico, constancia del pago de la misma, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial, y prueba siquiera sumaria del supuesto factico que llevaría a constatar la operancia de alguna de las presunciones establecidas por la citada ley en relación con la responsabilidad subjetiva del agente estatal. Este examen de procedencia de la acción se circunscribe al marco de su competencia interpretativa que, según reiterada jurisprudencia, se limita al análisis desde el punto de vista formal, toda vez que la revisión de fondo, en especial en lo relacionado con la responsabilidad subjetiva corresponde de forma exclusiva al juez. Para efecto de lo previsto en este numeral, si el pago hubiere afectado el presupuesto de varios organismos del nivel central, el comité de conciliación tomará únicamente en consideración la suma pagada con cargo a su presupuesto y la conducta de sus servidores públicos.

13. En el evento en que el comité de conciliación no decida en oportunidad iniciar la acción de repetición y con el propósito de dar aplicación al artículo 8º de la Ley 678 de 2001, el presidente del comité deberá comunicar inmediatamente tal decisión a la Procuraduría General de la Nación, con el objeto que el Ministerio Público la ejercite, si lo considera pertinente.

14. En el evento del numeral anterior, si la decisión del comité de conciliación fuera la de iniciar acción de repetición, el respectivo secretario técnico deberá remitir oportunamente a la subdirección distrital de defensa judicial y prevención del daño antijurídico de la dirección jurídica distrital, copia de los antecedentes y de las decisiones del comité de conciliación, a fin de presentar la correspondiente demanda dentro del plazo establecido por el artículo 26 del Decreto Nacional 1716 de 2009, es decir, dentro de los tres (3) meses siguientes a la decisión motivada de iniciar la acción, con el propósito que el subdirector distrital de defensa judicial y prevención del daño antijurídico designe el apoderado que iniciará la acción, en representación del Distrito Capital, independientemente si ésta se inicia de forma conjunta contra los servidores de todos los organismos afectados, o en forma individual, adicionando o modificando la demanda, o solicitando su acumulación.

15. Cuando el respectivo asunto judicial o extrajudicial interese a más de un organismo del nivel central, el comité de conciliación deberá remitir su posición institucional al comité de conciliación del organismo que lleva la representación judicial o extrajudicial, que decidirá en última instancia cuando no exista una posición unificada, sobre la procedencia de la conciliación o el respectivo mecanismo alternativo de solución de conflictos. Para estos efectos, el apoderado que tenga a su cargo la representación judicial o extrajudicial del asunto requerirá el pronunciamiento del (los) respectivo(s) comité(s) de conciliación, que servirán de fundamento para el estudio técnico que concluirá con la recomendación de presentar o no fórmula conciliatoria o propuesta de pacto de cumplimiento según sea el caso.

16. Implementar estrategias que permitan establecer los asuntos susceptibles de conciliación o de acuerdo de terminación anticipada de procesos, atendiendo el precedente judicial en los casos de pérdida reiterada por supuestos fácticos análogos, a efectos de evitar el impacto negativo en los niveles de éxito procesal del Distrito Capital por el resultado adverso de aquellos asuntos que pudieren preverse.

17. Adoptar e implementar el módulo de conciliación de Siproj-Bogotá, conforme con la recomendación del comité de conciliación de la secretaría general de la Alcaldía Mayor de Bogotá y la comisión distrital de sistemas.

18. Dictar su propio reglamento.

ART. 3º—Miembros, e invitados permanentes u ocasionales, del comité de conciliación. Conforme al Decreto Nacional 1716 de 2009 y el Decreto Distrital 690 de 2011. El comité de conciliación está conformado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán sus miembros permanentes.

1. El (la) director (a) general del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico (quien lo preside).

2. El (la) subdirector (a) académico (a).

3. El (la) subdirector (a) administrativo (a), financiero (a) y de control disciplinario.

4. El (la) jefe (a) de la oficina asesora jurídica.

Así mismo, serán miembros e invitados permanentes, con derecho a voz pero sin voto, los siguientes funcionarios:

1. El (la) jefe (a) de la oficina asesora de control interno.

2. El (la) secretario técnico del comité.

PAR. 1º—La asistencia al comité de conciliación es obligatoria y no es delegable, excepto para los casos del jefe de la entidad, conforme lo dispone el artículo 1º del Decreto Nacional 2097 de 2002.

PAR. 2º—En el evento en que el presidente del comité deba ausentarse durante el curso de la sesión o por razones del servicio le sea imposible asistir a la misma, la presidencia del comité será ocupada por el (la) jefe (a) de la oficina jurídica, dejándose para ello la constancia en la respectiva acta, sin que ello implique la delegación de su asistencia y voto para efectos de los respectivos quórum.

PAR. 3º—Serán invitados ocasionales los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir y/o el apoderado que represente los intereses del ente en el proceso, según el caso concreto. Igualmente será invitado ocasional el director de la dirección de defensa judicial de la Nación o su delegado. Igualmente el comité, por intermedio de su secretaría técnica, podrá invitar a sus sesiones a las personas o funcionarios que requiera para la mejor comprensión de los asuntos materia de consideración, quienes asistirán a las sesiones con derecho a voz pero sin voto. Las invitaciones efectuadas a los servidores de la entidad serán de obligatoria aceptación y cumplimiento.

PAR. 4º—Conforme al Decreto Distrital 690 de 2012, podrá también invitar a sus sesiones, con voz pero sin voto, al subdirector distrital de defensa judicial y prevención del daño antijurídico de la secretaría general de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., para que éste y/o su delegado, preste la colaboración y asesoría pertinente, e informe al respectivo comité, si en cada caso objeto de análisis se han adoptado en el D.C., políticas de defensa o prevención.

ART. 4º—Participación de la oficina de control interno. El funcionario responsable de control interno, apoyará la gestión de los miembros del comité y participará en las sesiones del mismo especialmente para verificar el cumplimiento de las disposiciones del Derecho Nacional 1214 de 2.000, y el Decreto 1716 de 2009 y del reglamento interno del comité, al igual que la cabal ejecución de las decisiones adoptadas por el comité de conciliación.

El citado funcionario podrá, presentar iniciativas encaminadas a promover una mayor efectividad y eficiencia en el cumplimiento de las funciones que corresponden a este comité.

ART. 5º—Sesiones y votación. Conforme a la Decreto Nacional 1716 de 2009. El comité de conciliación se reunirá no menos de dos veces al mes, y cuando las circunstancias lo exijan. Presentada la petición de conciliación ante la entidad, el comité de conciliación cuenta con quince (15) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos.

ART. 6º—Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno de los miembros del comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la secretaría técnica la correspondiente excusa.

En la correspondiente acta de cada sesión del comité, el secretario técnico dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

ART. 7º—Desarrollo de las sesiones. En el día y hora señalados, el presidente del comité instalará la sesión.

A continuación, el secretario técnico del comité informará al presidente sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del comité por parte del presidente.

Los apoderados (cuando sea necesario) harán una presentación verbal de su concepto escrito al comité y absolverán las dudas e inquietudes que se le formulen.

Una vez se haya surtido la intervención del apoderado de la entidad, los miembros y asistentes al comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la entidad.

Una vez se haya efectuado la deliberación, el secretario técnico procederá a preguntar a cada uno de los miembros el sentido de su voto.

ART. 8º—Trámite de proposiciones. Las recomendaciones presentadas por los apoderados se tramitarán como proposiciones para su deliberación y votación.

Los miembros o asistentes a la sesión del comité podrán presentar proposiciones sustitutivas o adicionar las antes indicadas.

El mismo trámite se surtirá para la adopción del reglamento y para la adopción de directrices y políticas a cargo del comité.

ART. 9º—Quórum deliberatorio y adopción de decisiones. El comité deliberará con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes, podrá entrar a decidir con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes, y las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los miembros asistentes a la sesión.

En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate el presidente del comité o quien haga sus veces tendrá la función de decidir el desempate.

ART. 10.—Salvamento y aclaración de votos. Los miembros del comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales dejarán constancia en la respectiva acta.

CAPÍTULO II

Impedimentos y recusaciones de los miembros del comité

ART. 11.—Imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones. A efecto de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los miembros del comité les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las estatuidas en los artículos 30 del Código Contencioso Administrativo, 150 del Código de Procedimiento Civil y 40 de Ley 734 de 2002, así:

1. Cuando el miembro tenga interés particular y directo en la regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho.

2. Cuando el interés general, propio de la función pública, entre en conflicto con un interés particular y directo del servidor público.

3. Haber hecho parte de listas de candidatos a cuerpos colegiados de elección popular inscritas o integradas también por el miembro del comité o las partes del proceso.

4. Haber sido recomendado por el miembro del comité o las partes del proceso para llegar al cargo que ocupa el funcionario, o haber sido designado por éste como referencia con el mismo fin.

5. Tener el miembro del comité, su cónyuge o compañero o alguno de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, interés directo en el proceso.

6. Haber conocido del proceso en instancia anterior, el miembro o compañero, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral precedente.

7. Ser miembro del comité, cónyuge, compañero o pariente de algunas de las partes o de su representante o apoderado, dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.

8. Haber sido miembro de comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados, guardador de cualquiera de las partes.

9. Existir pleito pendiente entre el miembro del comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral 7º, con cualquiera de las partes, su representante o apoderado.

10. Haber formulado alguna de las partes, su representante o apoderado, denuncia penal contra el miembro del comité, su cónyuge, o pariente en primer grado de consanguinidad, antes de iniciarse el proceso, o después, siempre que la denuncia se refiera a hechos ajenos al proceso o a la ejecución de la sentencia, y que el denunciado se halle vinculado a la investigación penal.

11. Haber formulado el miembro del comité, su cónyuge o pariente en primer grado de consanguinidad, denuncia penal contra una de las partes o su representante o apoderado, o estar aquéllos legitimados para invertir como parte civil en el respectivo proceso penal.

12. Existir enemistad grave por hechos ajenos al proceso, o a la ejecución de la sentencia, o amistad íntima entre el miembro del comité y alguna de las partes, su representante o apoderado.

13. Ser el miembro del comité, cónyuge o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad o primero civil, acreedor o deudor de alguna de las partes, su representante o apoderado, salvo cuando se trate de persona de derecho público, establecimiento de crédito o sociedad anónima.

14. Ser el miembro del comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral anterior, socio de alguna de las partes o su representante o apoderado en sociedad de personas.

15. Haber dado el miembro del comité consejo o concepto sobre las cuestiones materia del proceso, o haber intervenido en éste como apoderado, agente del Ministerio Público, perito o testigo.

16. Ser el miembro del comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral 7º, heredero o legatario de alguna de las partes, antes de la iniciación del proceso.

17. Tener el miembro del comité, su cónyuge o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad o primero civil, pleito pendiente en que se controvierta la misma cuestión jurídica que él debe fallar.

ART. 12.—Trámite de impedimentos y recusaciones. Si alguno de los miembros del comité de conciliación se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento citadas en el artículo anterior, deberá informarlo al comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración; los demás miembros del comité decidirán sobre si procede o no el impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta.

De igual manera, los miembros del comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento.

Si se admitiere la causal de impedimento o recusación y no existe quórum para deliberar o tomar la decisión, el presidente del comité designará un miembro ad hoc que reemplace al que se ha declarado impedido o recusado.

CAPÍTULO III

De la acción de repetición y del llamamiento en garantía

ART. 13.—Las acciones de repetición. Conforme al Decreto Nacional 1716 de 2009. Los miembros del comité de conciliación deberán realizar los estudios pertinentes para determinar la procedencia de la acción de repetición. Para ello, el ordenador del gasto, al día siguiente del pago total del capital de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al comité de conciliación, para que en un término no superior a seis (6) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los tres (3) meses siguientes a la decisión.

PAR. 1º—La oficina de control interno, deberá verificar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en este artículo.

PAR. 2º—Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el abogado que tenga a cargo la iniciación de la acción de repetición, deberá elaborar el respectivo informe y presentarlo al comité de conciliación, el cual deberá contener un resumen pormenorizado de los hechos y las justificaciones y fundamentos de su recomendación. La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en el informe serán responsabilidad del abogado que lo suscriba.

ART. 14.—Procedencia de la acción de repetición. Conforme al Decreto Distrital 690 de 2011. El comité de conciliación al momento de evaluar cada caso con el fin de adoptar la decisión sobre la procedencia de iniciar o no las acciones de repetición, y luego de un examen de verificación de los presupuestos de procedencia de la Ley 678 de 2001, desarrollados por la jurisprudencia constitucional y contenciosa, deberán tener en cuenta los presupuestos de la Directiva Conjunta 1 de 2010 del Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., y del secretario general, y en especial las siguientes:

1. En relación con las fuentes, la acción de repetición se puede incoar a partir de:

a. Una decisión judicial de condena contra el Distrito Capital, o contra sus entidades u organismos, ya sea de la jurisdicción contenciosa u ordinaria, o por tribunal de arbitramento.

b. Una conciliación extrajudicial en la cual el distrito, o una de sus entidades u organismos, acepte pagar el valor de una obligación a favor de un particular, o cualquier acuerdo que tenga el efecto de precaver, disolver o dar por terminado un conflicto, en el cual la entidad acepte pagar una suma de dinero a favor de un particular.

2. Para la determinación del agente responsable, de acuerdo con el tipo de acción:

a. En las acciones de reparación directa será necesario determinar cuál es la autoridad pública cuya acción u omisión generó el daño. Tratándose de daños por acción, normalmente se habrá tramitado un proceso penal, fiscal o disciplinario que facilite esta determinación. Cuando el daño proviene de una omisión, la determinación del responsable deberá hacerse siguiendo el mismo parámetro que se sigue para imputarle el daño a la entidad por esta causa: será responsable por omisión el funcionario que teniendo la competencia para cumplir determinada conducta dejó de ejercerla generando el daño por el cual fue condenado el distrito o la respectiva entidad u organismo.

b. En las acciones contractuales la acción de repetición debe dirigirse contra el contratista, el interventor, el consultor y el asesor que generó el incumplimiento dentro del trámite de la celebración, ejecución y liquidación de los contrato por el cual fue condenado el distrito a pagar los perjuicios al demandante, punto en el que se debe tener en cuenta que dicho incumplimiento puede haber sido determinado por asesores, interventores o consultores, respecto de los cuales también es procedente la acción de repetición en los términos del artículo 2º de la Ley 678 de 2001.

c. En las acciones de nulidad y restablecimiento. Por regla general, la demanda será dirigida contra la autoridad que suscribió el acto administrativo. En esos casos, sin embargo, podrá también existir responsabilidad del asesor o del agente estatal en cuyo concepto se fundó el autor del acto para expedirlo.

d. En aquellos casos en los que en el fallo condenatorio al organismo, órgano o entidad públicos, se haya individualizado la conducta del agente concluyendo la existencia de dolo o culpa grave, el comité de conciliación deberá decidir positivamente la procedencia de la demanda en acción de repetición. En ese evento el fallo condenatorio servirá de plena prueba y formará parte del acervo probatorio que se allegará al/la juez/a. Por el contrario, si no se ha individualizado la conducta del agente dentro del proceso en contra de la entidad estatal y éste no ha participado en el proceso, por no haber sido llamado en garantía, las opiniones o conceptos expresados en la sentencia en relación con su conducta o actuación, no son oponibles como plena prueba contra dicho agente, por no haberse agotado el principio de contradicción. Sin embargo, este hecho no excusa, al respectivo comité de conciliación, del deber de revisar y verificar el estudio presentado por el abogado asignado al caso, quien dentro del análisis formal de los requisitos de procedencia de la acción de repetición deberá señalar contra quién debe dirigirse la demanda al definir el presunto agente estatal responsable del daño. A partir de ese análisis el comité puede concluir, por ejemplo, que otros agentes distintos del mencionado en la sentencia también son presuntamente responsables, caso en el cual contra ellos debe igualmente dirigirse la acción de repetición.

e. El comité de conciliación deberá hacer la evaluación respectiva tendiente a establecer la identidad del agente responsable, y el nexo de su conducta con el daño antijurídico causado que derivó en el detrimento patrimonial para la respectiva entidad u organismo.

f. De establecer los anteriores supuestos, deberá decidir positivamente la procedencia de la demanda de acción de repetición; en el evento negativo, deberá dejar constancia de ello en actas.

g. Las decisiones de los comités de conciliación no pueden tipificar la conducta: Su competencia sólo permite analizar y valorar la procedencia o no de la acción de repetición con base en las pruebas, es decir, debe definir los aspectos formales más no los sustanciales de la responsabilidad del agente estatal.

h. Se debe exigir al/a la abogado(a) de representación judicial el diligenciamiento, en el módulo de conciliación de Siprojweb, de la respectiva ficha técnica de análisis de acción de repetición.

i. En relación con el pago de la condena o acuerdo conciliatorio se debe evaluar en cada caso, si este representa un detrimento patrimonial para la entidad u organismo público, o si los supuestos de hecho que sirven de base a la condena conllevan la exigencia del pago de obligaciones exigibles a la administración; en éste último evento no se configura detrimento patrimonial alguno.

j. En el evento que el comité de conciliación encuentre insuficiente la información sobre la actuación administrativa, presentada por el apoderado en su estudio técnico, y sea preciso aplazar la decisión sobre la procedencia de la acción de repetición, el comité efectuará el cómputo de la caducidad y hará constar dicha fecha en el acta, con el objeto de impedir que ésta opere, debiendo el abogado adoptar el correctivo antes de su vencimiento. Además del término fijado para que opere la caducidad de la acción de repetición , el artículo 26 del Decreto Nacional 1716 de 2009 prevé que “el ordenador del gasto, al día siguiente del pago total del capital de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, debe remitir el acto administrativo y sus antecedentes al comité de conciliación, para que en un término no superior a seis (6) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los tres (3) meses siguientes a la decisión”. Así las cosas, se insiste que independientemente del término de dos años para que opere la caducidad de la acción de repetición, el ente público condenado cuenta con un plazo de nueve (9) meses para interponerla, obligación que está sujeta a verificación de su oficina de control interno. Establecer si se ha configurado o no la caducidad es esencial a la hora de determinar la viabilidad y procedencia de las acciones de repetición por parte del comité de conciliación de la entidad, órgano u organismo a su cargo y, en el evento que hubiere caducado la acción procederá determinar que funcionarios fueron responsables de estos hechos.

k. El comité de conciliación exigirá a los (las) apoderados(as) que presenten los casos de acción de repetición pronunciarse sobre la pertinencia, conducencia y eficacia de las pruebas que se harán valer por parte de la entidad u organismo público, indicando el fundamento legal que permite allegar tal acervo probatorio, del mismo modo les requerirán para que soliciten en la oportunidad procesal el traslado de las pruebas que se hayan recaudado en el proceso que dio lugar al fallo condenatorio, para que se soliciten en la demanda de acción de repetición.

l. Verificar que la defensa del distrito se haya atendido en forma diligente, es decir, que la condena no obedezca a la configuración de la caducidad de la acción o la prescripción de los derechos demandados; a errores para aportar las pruebas o a cualquier otro tipo de negligencia en la defensa. De comprobarse eventos como los descritos procederán las acciones de tipo disciplinario y fiscal respecto al (la) apoderado(a) y no una acción de repetición.

m. El comité de conciliación, cuando exista ánimo del agente generador del daño para reconocer lo pagado por la entidad u organismo a cargo, deberán estudiar la viabilidad de conciliar judicial o extrajudicialmente. Este análisis debe comprender la propuesta de pago, la determinación del capital adeudado, el cual no podrá ser inferior a lo impuesto en la sentencia condenatoria, o a lo acordado en la conciliación o en cualquier otro mecanismo de solución alternativa de conflictos, de tal forma que no se genere lesión a los intereses de la entidad u organismo.

n. Dentro del término de fijación en lista o para contestar la demanda en contra de la entidad u organismo público, el comité de conciliación deberán pronunciarse sobre si se hará o no el llamamiento en garantía, para lo cual los (las) apoderados(as) deberán hacer la recomendación sobre su viabilidad o no, previa valoración de los elementos probatorios que permitan al comité, llegar al convencimiento de que existe prueba siquiera sumaria que indica que el servidor público actuó con dolo o culpa grave.

o. Aprobar previamente, en los términos del parágrafo del artículo 95 de la Ley 1437 de 2011, la decisión de la entidad de formular oferta de revocatoria de los actos administrativos impugnados, antes de que se profiera sentencia de segunda instancia dentro del curso del proceso judicial.

p. El comité de conciliación evaluará los procesos terminados con fallo condenatorio contra la respectiva entidad u organismo para efecto de determinar la procedencia de la acción de repetición y deberá informar, al coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la jurisdicción en lo contencioso administrativo, las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición (D. 1716/2009, art. 19.6). Copia de este informe con el respectivo fallo deberá ser remitido a la dirección jurídica distrital.

ART. 15.—Del llamamiento en garantía. En virtud del principio de economía procesal, en los casos en que resulte pertinente, el apoderado del instituto deberá hacer uso del instrumento procesal del llamamiento en garantía, el cual busca convocar a un tercero cuyas actuaciones pudieron dar origen a responsabilidad económica por parte de la entidad.

PAR.—El llamamiento en garantía supone la existencia de un vínculo contractual o legal entre un tercero y una de las partes del proceso, que le permite a ésta solicitar y obtener su intervención en el mismo, con fundamento en la obligación que le asiste en virtud de aquel vínculo, debiendo éste responder por los perjuicios que sufra dicha parte procesal, o de efectuar el reembolso de lo que ella tenga que pagar como resultado de una sentencia.

CAPÍTULO IV

Secretaría técnica, actas y archivo

ART. 16.—Secretaría técnica. La secretaría técnica del comité será ejercida por el profesional especializado de la oficina asesora jurídica del IDEP, quien conforme al Decreto Nacional 1716 de 2009 artículo 20 y el artículo 12 del Decreto Distrital 69 de 2011, tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Elaborar las actas de cada sesión del comité. El acta deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el presidente y el secretario del comité que hayan asistido, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el comité.

3. Preparar un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del ente y a los miembros del comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la dirección de defensa judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho.

4. Proyectar y someter a consideración del comité la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del ente.

5. Verificar que los informes que se someterán a consideración del comité cumplan con los lineamientos y directrices señaladas en el capítulo anterior.

6. Coordinar el archivo y control de las actas del comité así como la introducción de esta información en el sistema de información de procesos judiciales Siproj.

7. Informar al coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la jurisdicción en lo contencioso administrativo acerca de las decisiones que el comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

8. Convocar a los miembros del comité de conciliación con la debida anticipación y previo acuerdo con el director sobre la fecha de la sesión; en la invitación se deberá indicar el día, hora y lugar de la reunión y el respectivo orden del día. Igualmente deberá anexar los documentos que serán objeto de análisis en la reunión.

9. Invitar a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración de los miembros del comité, sin perjuicio de lo previsto en los parágrafos primero y segundo del artículo tercero del Decreto 1214 de 2000.

10. Verificar el quórum y dejar constancia en caso de inasistencia de alguno de los miembros así como de la respectiva justificación de la ausencia.

11. La obligatoriedad de diligenciar dentro de los cinco (5) días siguientes a cada sesión de comité de conciliación, las respectivas Actas aprobadas en el sistema de información de procesos judiciales-Siprojweb Bogotá.

12. Diligenciar en Siprojweb Bogotá el formato único de información litigiosa y conciliaciones definido por el orden nacional, a más tardar dos días antes del plazo establecido para tal efecto.

13. Presentar por lo menos dos veces por año, en sesiones ordinarias del comité, informe sobre los mecanismos alternativos de solución de conflictos que han sido empleados por el respectivo órgano, organismo o entidad. Este informe relacionará el número total de casos resueltos empleando el respectivo mecanismo alternativo de solución de conflictos, terminación favorable o desfavorable, valor total e individual de las sumas impuestas a favor y en contra; así como los criterios o directrices institucionales que se han implementado para utilizar los diferentes mecanismos alternativos de solución de conflictos. En estos comités se invitará al jefe de la oficina financiera del ente distrital o quien haga sus veces.

14. Realizar la verificación sobre el cumplimiento y aplicación de las políticas adoptadas por el comité de conciliación, y velar porque efectivamente los apoderados de la respectiva entidad u organismo realicen el diligenciamiento de las fichas de conciliación y de pacto de cumplimiento en Siprojweb-Bogotá.

15. Enviar copia del reglamento del comité de conciliación e informar sobre sus modificaciones a cada apoderado del respectivo organismo o entidad.

*(Nota: Modificado por la Resolución 15 de 2018 artículo 1° del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico)

ART. 17.—Información para actualizar los sistemas jurídicos de régimen legal y procesos judiciales de Bogotá. La secretaría técnica del comité de conciliación enviará a la dirección jurídica distrital de la secretaría general, la siguiente información:

1. Copia auténtica del acto administrativo vigente de creación orgánica de los comités de conciliación.

2. Copia auténtica del acto administrativo vigente de integración del comité de conciliación; nombres completos, identificación y cargos de los funcionarios, señalando claramente el presidente del mismo.

3. Copia auténtica del reglamento interno de los respectivos comités de conciliación.

4. Nombre y cargo de quien ejerce la secretaría técnica.

5. Dirección de correo electrónico de cada secretaría técnica y número del fax.

6. Actas de los comités de conciliación, en Siprojweb-Bogotá.

7. Las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios de las entidades, órganos y organismos distritales, a fin de asegurar su publicación en la web, en el sistema de información “Régimen legal de Bogotá”.

8. Relación de las políticas y líneas de decisión en relación con la prevención del daño antijurídico,

la viabilidad de la conciliación y/o de la acción de repetición en asuntos reiterativos o de gran impacto.

PAR.—Esta información deberá actualizarse cada vez que se presenten cambios al interior del respectivo comité y su funcionamiento.

ART. 18.—Elaboración de actas. Las actas serán elaboradas por el secretario técnico del comité, quien deberá dejar constancia en ellas de las deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por los miembros permanentes.

Las actas de las sesiones serán suscritas por el presidente del comité, el secretario técnico y todos los asistentes al mismo.

Las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión son parte integral de las respectivas actas.

ART. 19.—Trámite de aprobación de actas. El secretario técnico deberá remitir a cada uno de los miembros asistentes a la respectiva sesión, el proyecto de acta, por escrito o por correo electrónico, con el objeto de que aquellos remitan sus observaciones.

Recibidas las respectivas observaciones, se elaborará el acta definitiva, la cual será enviada por el secretario técnico a los miembros del comité, por escrito o por correo electrónico.

Las actas serán firmadas por el presidente, el secretario técnico y todos los miembros asistentes a la respectiva sesión, dentro de un punto del orden del día de la siguiente sesión ordinaria del comité de conciliación, previa lectura que el secretario técnico dará a las mismas.

ART. 20.—Archivos del comité de conciliación y de su secretaría técnica. El archivo del comité de conciliación y el de su secretaría técnica reposarán en el archivo de oficina asesora jurídica del IDEP.

Los documentos que integran el archivo del comité de conciliación son públicos y podrán ser consultados en la oficina jurídica del IDEP.

Para la consulta de tales documentos, los interesados deberán solicitar autorización al secretario técnico, quien deberá revisar que los documentos sean devueltos íntegramente.

Las solicitudes de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas serán tramitadas por el secretario técnico del comité.

CAPÍTULO V

Seguimiento y control a las decisiones del comité

ART. 21.—Verificación del cumplimiento de las decisiones adoptadas por el comité. Los abogados que tengan a su cargo los respectivos asuntos deberán presentar un informe detallado del resultado de las respectivas audiencias y de las acciones de repetición iniciadas. Dicho informe debe ser entregado al secretario técnico del comité.

Los apoderados allegarán adjunto a sus informes una copia de la diligencia y del auto que aprobó o improbó la respectiva conciliación.

El secretario técnico deberá presentar el respectivo informe en la sesión del comité inmediatamente

posterior.

ART. 22.—Asistencia de apoderados de la entidad a las audiencias. Es obligatoria la asistencia del apoderado de la entidad a las audiencias que sea citado, con el objeto de exponer los motivos por los cuales los miembros del comité consideraron viable o no el acuerdo conciliatorio, y deberán dejar constancia en el acta de la audiencia de las razones de hecho y derecho expresadas por el comité de conciliación.

CAPÍTULO VI

Prevención del daño antijurídico

ART. 23.—Prevención del daño antijurídico y políticas para la defensa judicial del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico, IDEP. Sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al comité de conciliación, éste deberá reunirse al inicio y fin de cada semestre, con el objeto de proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la causación de los daños antijurídicos en que se ha visto condenado el organismo o en los procesos que haya decidido conciliar.

Para tal propósito el secretario técnico del comité, presentará un informe de las demandas y sentencias presentadas y notificadas en el semestre respectivo.

CAPÍTULO VII

Líneas decisionales para el comité de conciliación

ART. 24.—Líneas decisionales. El comité de conciliación, dentro de la formulación de sus políticas de conciliación, tendrá como criterio subsidiario en sus deliberaciones las siguientes líneas decisionales, respecto a la posibilidad de autorizar a los apoderados de sus respectivas entidades u organismos para que asistan con o sin ánimo conciliatorio a la respectiva diligencia judicial o extrajudicial:

Con ánimo conciliatorio

1. Cuando se encuentre acreditada la responsabilidad de la entidad pública.

2. Cuando se trate de un caso en el que exista jurisprudencia reiterada o unificada en casos análogos.

3. Cuando el fallo de primera instancia haya resuelto de manera suficiente, probatoria y sustantivamente los extremos de la responsabilidad de la entidad pública.

Sin ánimo conciliatorio

1. Cuando los empleados públicos soliciten se les hagan extensivos beneficios extralegales o convencionales propios de los trabajadores oficiales, y viceversa.

2. Cuando se controvierta la facultad de la administración para realizar modificación de la(s) planta(s) de personal.

3. Cuando se demande el pago de la prestación social “quinquenio”.

4. En los procesos de fuero sindical, cuando los empleados públicos demanden la reinstalación de condiciones salariales y prestacionales que hayan sido modificadas por el legislador, especialmente las derivadas de la Ley 4ª del 1992, el Decreto 1919 del 2002 y demás normas concordantes, pues con base en éstas fue necesaria la inaplicación por inconstitucionalidad e ilegalidad de normas distritales expedidas sin competencia en materia salarial y prestacional.

5. Cuando se demanden actos, hechos, omisiones y operaciones administrativas realizados por entidades públicas del orden nacional, y personas jurídicas de régimen privado no imputables al distrito por no existir legitimación en la causa por pasiva del Distrito Capital. De igual modo si se demandan acciones u omisiones de entidades descentralizadas del Distrito Capital y se ha vinculado al sector central en el proceso y viceversa.

6. Cuando esté claramente demostrada la existencia de falta de jurisdicción o de competencia; caducidad; prescripción; agotamiento de jurisdicción; el hecho exclusivo y determinante de un tercero; fuerza mayor, cosa juzgada o transacción y la culpa o hecho exclusivo de la víctima. El requisito es haberse interpuesto tales medios exceptivos por parte del apoderado y que no exista decisión judicial que los haya desestimado. Esta política también aplicará en tratándose de conciliaciones extrajudiciales, en cuyo caso no será requisito haberse interpuesto los medios exceptivos por parte del apoderado y que no exista decisión judicial que los haya desestimado.

7. Si se constata la existencia de hecho superado o cuando no existe vulneración del derecho colectivo invocado, objetivamente demostrado desde el punto de vista jurídico y técnico, es decir, tiene que haber desaparecido el objeto del proceso.

8. Cuando el retiro de un empleado público nombrado en provisionalidad haya tenido origen en la provisión del respectivo cargo en desarrollo de un concurso de méritos de carrera administrativa.

9. Si se debate la construcción de una obra aduciendo que la misma carece de licencia de construcción y esta última ha sido aportada al proceso por parte del apoderado de la entidad.

10. Cuando el Distrito Capital sea demandado por ex empleados de la Fundación San Juan de Dios, el Instituto Materno Infantil y el Hospital San Juan de Dios por existir: a.) Cosa juzgada, en virtud del fallo de la Corte Constitucional, Sentencia SU-484 de 2008. b.) No agotamiento de la vía gubernativa frente al Distrito Capital, c.) Falta de legitimación en la causa por pasiva, por no haber existido vínculo laboral entre el distrito y los ex empleados de la Fundación San Juan de Dios, el Instituto Materno Infantil y el Hospital San Juan de Dios. d.) Pago, conforme al procedimiento de cumplimiento de la Sentencia SU-484 de 2008.

11. En los casos de demandas en relación con defraudación a los (as) ciudadanos (as) por parte de captadoras masivas de dinero ilegales por no existir legitimación en la causa por pasiva del Distrito Capital, y por configurarse la concurrencia de culpas determinantes entre un tercero y la víctima que se expuso de manera voluntaria e inobjetable al riesgo de un negocio.

12. En aquellos casos en los que la controversia gire en torno a la legalidad de actos administrativos y no exista contenido económico susceptible de ser conciliado.

PAR.—Ninguna de las anteriores líneas decisionales podrá validarse como política, sin ser ratificada previamente ante el comité de conciliación, ni cuando se trate de la audiencia de conciliación a la que se refiere el artículo 70 de la Ley 1395 de 2010.

CAPÍTULO VIII

Sobre los deberes de los apoderados frente a los comités de conciliación

ART. 25.—Deberes de los apoderados que ejercen la representación judicial del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico, IDEP. Adicional a los deberes que se desprenden de la ley y los reglamentos, y conforme al artículo 11 del Decreto Distrital 0690 de 2011, corresponde a los apoderados que defienden los intereses y llevan representación judicial de procesos a cargo del IDEP, los siguientes:

1. Los apoderados de los entes públicos distritales deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial a su cargo. De no ser viable el llamamiento, deberán justificarlo por escrito y presentar un informe mensual al comité de conciliación, con copia a la subdirección distrital de defensa judicial y prevención del daño antijurídico de la secretaría general de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., antes del vencimiento de fijación en lista, para efectos de la coordinación respectiva.

2. Elaborar con la debida antelación en el módulo de conciliación de Siproj Bogotá, las fichas técnicas para el comité de conciliación.

3. Presentar un juicioso estudio de la jurisprudencia, relacionado con el tema en litigio que se lleva a cada comité de conciliación.

4. Presentar al respectivo jefe jurídico de la entidad y organismo distrital, dentro del informe semanal, copia de los acuerdos conciliatorios celebrados, los cuales deberán ser enviados oportunamente a la subdirección distrital de estudios e informática jurídica de la dirección jurídica distrital para su incorporación en el sistema régimen legal y cumplir lo dispuesto en el artículo 29 del Decreto 1719 de 2009 en relación con la publicación en la web de las actas de acuerdos conciliatorios.

5. La inasistencia injustificada a la audiencia de conciliación, tendrá las consecuencias jurídicas establecidas en los artículos 22 y 35 de la Ley 640 de 2001 o en las normas que los modifiquen o sustituyan

6. Serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de cada entidad y organismo distrital las decisiones adoptadas por el comité de conciliación o por el representante legal del ente distrital, cuando no se tenga la obligación de constituirlo ni se haya hecho de manera facultativa.

7. Cuando se trate de asuntos referidos a los órganos de control, los apoderados asistirán con la posición del comité de conciliación del respectivo órgano de control.

PAR.—Los supervisores de los contratos de prestación de servicios profesionales cuyo objeto sea el de ejercer la representación judicial del Distrito Capital, previo al trámite de cuenta de cobro o liquidación a satisfacción del contrato, deberán verificar el cumplimiento, por parte del respectivo abogado, del artículo 27 del Decreto Nacional 1716 de 2009, respecto al informe al comité de conciliación para determinar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición.

El secretario técnico, una vez recibidos los informes, los someterá a consideración del comité de conciliación.

CAPÍTULO IX

Elaboración y presentación de informes

ART. 26.—Informes en materia de conciliación. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el abogado que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial o prejudicial deberá preparar para el comité un informe detallado del asunto a conciliar, indicando los hechos, las sumas a conciliar y su recomendación y la demás información que deba conocer el comité.

Los apoderados de la entidad en el momento de conceptuar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos deberán tener en cuenta lo dispuesto en las leyes 446 de 1998, 640 de 2001 y 794 de 2003, sus decretos reglamentarios, así como las demás disposiciones legales y reglamentarias que sean aplicables al caso.

La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en los informes serán responsabilidad del abogado que lo suscriba.

ART. 27.—Formato único de información litigiosa y conciliaciones. Conforme al Decreto Nacional 1716 de 2009. El secretario técnico del comité de conciliación diligenciará semestralmente el formato adoptado por la dirección de defensa jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia y lo remitirá al comité de conciliación de la alcaldía quien centralizará el recibo de los informes de sus entidades descentralizadas, para remitirlos.

ART. 28.—Informes sobre el estudio de procedencia de llamamientos en garantía de funcionarios públicos. Conforme a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 678 de 2001, en armonía con el artículo 13 del Decreto Nacional 1214 del 2000 y el Decreto Nacional 1716 de 2009, los apoderados del instituto, deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.

De no ser viable el llamamiento, deberán justificarlo por escrito y presentar un informe al comité de conciliación dentro de la primera sesión ordinaria siguiente a la presentación de la contestación de la demanda.

Los apoderados mantendrán actualizado el informe inicial, para lo cual remitirán al comité un informe mensual con las novedades del caso.

ART. 29.—Informes sobre repetición y llamamiento en garantía. Conforme a lo dispuesto en el artículo 28 del Decreto Nacional 1716 de 2009. En los meses de junio y diciembre, se remitirá a la dirección de defensa jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia un reporte que deberá contener como mínimo la siguiente información:

1. Número de casos sometidos a estudio en el semestre correspondiente, y la indicación de la decisión adoptada por el comité de conciliación o por el representante legal, según el caso;

2. Número de acciones de repetición iniciadas durante el semestre correspondiente y la descripción completa del proceso de responsabilidad que les dio origen, en especial, indicando el valor del pago efectuado por la entidad;

3. Número de acciones de repetición culminadas mediante sentencia, el sentido de la decisión y el valor de la condena en contra del funcionario si fuere el caso;

4. Número de acciones de repetición culminadas mediante conciliación con descripción del acuerdo logrado;

5. Número de condenas y de conciliaciones por repetición pagadas a la entidad y su correspondiente valor;

6. Número de llamamientos en garantía y de fallos sobre ellos indicando el sentido de la decisión.

ART. 30.—Informes de gestión del comité de conciliación. Con el propósito de dar cumplimiento al artículo 6º numeral 3º del Decreto Nacional 1214 de 2000, el secretario técnico del comité presentará un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones.

El informe deberá contener una relación de las sesiones del comité indicando la fecha, el número de acta, los asuntos estudiados, el valor de las pretensiones, la decisión del comité, el valor conciliado o aprobado para demandar en repetición y la ejecución o desarrollo de la audiencia indicando si fue o no aprobado el acuerdo conciliatorio.

Adicionalmente y según lo dispone el artículo 5º del Decreto 1214 de 2000, se relacionarán las actividades que ha ejecutado el comité respecto de la prevención del daño antijurídico, mejoramiento y correctivos a la defensa de los intereses litigiosos de la entidad. En este sentido, podrán relacionarse las circulares, oficios, directivas y en general todos aquellos documentos que contengan tales directrices.

Para la presentación del informe de gestión del comité, el secretario técnico del mismo deberá diligenciar el formato elaborado al efecto por la dirección de defensa judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia.

CAPÍTULO X

Sobre la publicación de acuerdos conciliatorios en la web

ART. 31.—Publicación de acuerdos conciliatorios en la WEB. El presidente del comité de conciliación se asegurará de verificar que se publique en la web, las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios, contratos de transacción y laudos arbitrales celebrados ante los agentes del Ministerio Público y tribunales de arbitramento, dentro de los tres (3) días siguientes a su suscripción, con miras a garantizar la publicidad y transparencia de los mismos, para tal efecto el jefe jurídico remitirá oportunamente en medio magnético las citadas actas a la subdirección de estudios e informática jurídica de la dirección jurídica distrital a efecto de que se incorporen debidamente tematizadas al Sistema de Información “Régimen legal de Bogotá”.

CAPÍTULO XI

Disposiciones finales

ART. 32.—Vigencia y derogatorias. El presente reglamento interno rige a partir de la fecha y deroga expresamente los reglamentos anteriormente expedidos.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 25 de junio de 2012.