Superintendencia de Notariado y Registro

INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 17 DE 2012 

(Noviembre 27)

Asunto: Resolución 9146 de octubre 1º de 2012 - Papel de seguridad.

(Nota: Derogada por la Resolución 1168 de 2013 artículo 5° de la Superintendencia de Notariado y Registro)

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Resolución 11978 de 2012 artículo 3° de la Superintendencia de Notariado y Registro)

Señores notarios y registradores de instrumentos públicos:

En desarrollo del proyecto de modernización y seguridad de los servicios notariales, se expidió la Resolución 9146 de octubre 1º de 2012 “Por la cual se expide la reglamentación del papel de seguridad para las actuaciones notariales, la extensión de las escrituras públicas y la expedición de copias, y se dictan otras disposiciones”.

Entre las razones principales que fundamentan el nuevo papel de seguridad para la extensión de las escrituras públicas, actuaciones notariales y expedición de copias, está la de garantizar condiciones de seguridad y calidad, en cada uno de los servicios notariales.

Es así, que con el fin de unificar los criterios generales, para su debida interpretación y aplicación, me permito hacer las siguientes precisiones:

1. Uso del papel de seguridad y expedición de copias. Para el uso del papel de seguridad en la extensión de las escrituras públicas, así como la expedición de copias, se deberá observar:

1.1. La utilización del papel de seguridad (extensión de escrituras públicas - color azul), adoptado en la Resolución 9146 de 2012, quedó condicionado al agotamiento de la existencia de papel tamaño oficio de cada notaría, sin exceder el 31 de diciembre de 2012 (art. 5º, par. 4).

Si bien, está permitido el uso del papel tamaño oficio hasta agotar existencias o llegado el día 31 de diciembre de 2012, las copias expedidas a partir del 1º de octubre de 2012, se hará en papel de seguridad.

1.2. A partir del día 1º de enero de 2013, será de uso obligatorio en todo el territorio nacional (art. 5º, par. 4).

1.3. La expedición de copias de escrituras públicas numeradas hasta el día 30 de septiembre de 2012, se expedirán en papel común (art. 5º, par. 1).

1.4. La expedición de copias de escrituras públicas numeradas a partir del día 1º de octubre de 2012, se expedirán en papel de seguridad - color rosado (art. 5º, par. 1º).

2. Uso del papel de seguridad para uso exclusivo en trámite de diligencias notariales (color amarillo), autenticaciones, actas y reconocimiento de contenido y firmas.

El artículo 3º de la Resolución 9146 de 2012, adoptó las características físicas del papel de seguridad para uso exclusivo de diligencias notariales, actas, autenticaciones y reconocimiento de contenido y firma.

Advirtiéndose en forma clara y precisa en el parágrafo 2 del artículo 5º:

“El uso del papel de seguridad será exclusivamente para aquellas diligencias notariales que se surtan en las notarías, más no para aquellos documentos que se llevan a éstas para autenticación de firmas y/o reconocimiento de contenido y firma.

Sobre el particular, ha de tenerse en cuenta:

Presentación personal:

Las presentaciones personales, las cuales se desprenden del contenido del artículo 73 del Decreto-Ley 960 de 1970, que a la letra reza:

ART. 73.—<Reconocimiento de firmas>. El notario podrá dar testimonio escrito de que la firma puesta en un documento corresponde a la de la persona que la haya registrado ante él, previa confrontación de las dos.

También podrá dar testimonio de que las firmas fueron puestas en su presencia, estableciendo la identidad de los firmantes.

Dicha presentación, tiene como fin que se autentique que la firma de una persona corresponda a esta, esto es, un trámite que debe ser personal, a excepción de que la misma se encuentre registrada. A la luz del artículo 77 del mismo estatuto notarial, dicha presentación solo procede “(...) respecto de documentos de que no emanen directamente obligaciones (...)” y siempre teniendo en cuenta que dicho papel como se dijo es de uso exclusivo para aquellas diligencias notariales surtidas dentro de las notarías, y no para aquellos documentos que se lleven a estas para la presentación personal en este caso.

Como se puede deducir del contenido de la Resolución 9146 de 1º de octubre de 2012, el uso del papel de seguridad corresponde únicamente a los trámites realizados en la notaría, por lo cual la consideración relativa a la ejecución de dichos procedimientos, debe quedar ajustada a lo que la ley señala:

“ART. 68.—<Reconocimiento de firmas y del contenido de documento privado>. Quienes hayan suscrito un documento privado podrán acudir ante el notario para que este autorice el reconocimiento que hagan de sus firmas y del contenido de aquel. En este caso se procederá a extender una diligencia en el mismo documento o en hoja adicional, en que se expresen el nombre y descripción del cargo del notario ante quien comparecen; el nombre e identificaciones de los comparecientes; la declaración de estos de que las firmas son suyas y el contenido del documento es cierto, y el lugar y fecha de la diligencia, que terminará con las firmas de los declarantes y del notario quien, además estampará el sello de la notaría” (resaltado fuera de texto original).

En este entendido, contraría las indicaciones dadas por la Unión Colegiada del Notariado Colombiano, en Memorando 627 de 2012, de surtirse en hoja adicional la autenticación de firmas y/o reconocimiento de contenido y firma, para los documentos privados que se llevan a las notarías.

Por lo tanto, es imperativo la aplicación del parágrafo 2º del artículo 5º de la Resolución 9146 de octubre 1º de 2012. En consecuencia, si se lleva el documento privado y en él hay espacio para imponer el sello, la diligencia se surtirá en este documento; sólo se adosará una hoja de papel de seguridad (amarillo) cuando no exista espacio en el documento.

Igual interpretación ha de observarse, cuando se trate de declaraciones en documento privado y no elaborado en la notaría.

Cuando en un documento privado deban comparecer varias personas, se deberá observar que exista espacio para que en este mismo documento se surta la diligencia independientemente de que comparezcan a varias notarías.

En el evento de no existir espacio y de que los interesados comparezcan a diferentes notarías, procederá adosar una hoja de papel de seguridad por cada despacho notarial.

3. Utilización de papel de seguridad para autenticación de firma y/o reconocimiento de contenido y firma.

Cuando se utilice una hoja adicional, y si se acude a la misma notaria para efecto de conectividad y de seguridad, se deberá colocar el sello de la notaría y en manuscrito indicar que es “continuación de la diligencia indicando el nombre del interesado (s) y numerarlas”.

4. Medidas de seguridad. El papel de seguridad de uso exclusivo del notario no podrá ser entregado a particulares, ni cedido a título de préstamo o venta a cualquier otro notario, ya que la numeración identifica en su trazabilidad al titular que le ha sido entregado y por lo tanto es responsable de su custodia y uso.

En consecuencia, en el momento que alguna de estas hojas se dañe o llegado el día 1º de enero de 2013, existan hojas de tamaño oficio, se deberá informar inmediatamente a la Unión Colegiada del Notariado Colombiano.

5. Declaraciones extra - proceso. La Resolución 9146 de 2012, en ningún momento modificó el artículo 6º de la Resolución de Tarifas 11439 de 2011, por lo tanto, la tarifa sigue vigente y por el uso del papel de seguridad causará la suma adicional por cada hoja de seiscientos cuarenta y dos pesos ($642,00). Expidiéndose la copia en papel de seguridad de color rosado.

6. Certificaciones de cancelación de hipoteca.

El Estatuto Notarial Decreto-Ley 960 de 1970, en los artículos 52, 53 y 54 estipula exención de derechos notariales. Además, el Decreto-Ley 19 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública”, dispone:

“ART. 91.—De las cancelaciones de hipoteca. Cuando la escritura pública de cancelación de una hipoteca se autorice en una notaría distinta a aquella en la que se constituyó, el notario que autoriza la cancelación enviará por medio seguro un certificado dirigido al notario en cuyo protocolo repose la escritura de hipoteca para que este imponga la nota de cancelación respectiva.

Este certificado no requerirá protocolización, pero hará parte del archivo de la notaría. Salvo el certificado en el que conste la hipoteca que cancelará el interesado, la inscripción de la nota de cancelación no tendrá costo alguno para el usuario.

Por lo anterior, el notario deberá expresar tal circunstancia y proceder a efectuar su nota (D.L. 960/70, art. 47) con la respectiva certificación, más no con la escritura pública.

En cuanto a la tarifa a aplicar se entenderá al tenor literal de las normas enunciadas, que estas no generan costo alguno.

7. Observaciones finales de carácter general:

En lo que expresamente no reglamentó la Resolución 9146 de 2012, no podrá utilizarse el papel de seguridad.

Respecto del Sistema de Información Notarial SIIN, la Oficina de Informática de la Superintendencia de Notariado y Registro, actualizará el aplicativo para que éste refleje las tarifas diferenciales tanto para el uso de papel tamaño oficio, como para el papel de seguridad notarial.

Se reitera, que es claro que la vocación de la Resolución 9146 de 2012, es revestir de seguridad a todos aquellos actos y diligencias que se adelantan en las notarías del país, incluyendo las copias del protocolo.

Por último, se insta a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, a tener en cuenta la reglamentación expedida para el uso del papel de seguridad y de tamaño oficio, con el fin de evitar la expedición de notas devolutivas de las escrituras públicas sometidas a registro, sin fundamento legal.

N. del D.: La presente instrucción administrativa va dirigida a los notarios y registradores de instrumentos públicos del país.

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Resolución 11978 de 2012 artículo 3° de la Superintendencia de Notariado y Registro)

(Nota: Derogada por la Resolución 1168 de 2013 artículo 5° de la Superintendencia de Notariado y Registro)