Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural

Unidad de Planificación de Tierras Rurales, Adecuación de Tierras y Usos Agropecuarios, UPRA

RESOLUCIÓN 13 DE 2012 

(Julio 10)

“Por medio de la cual se adopta el manual de supervisión de la UPRA”.

(Nota: Derogada por la Resolución 217de 2014 artículo 4° del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural)

La Directora General de la Unidad de Planificación de Tierras Rurales, Adecuación de Tierras y Usos Agropecuarios, UPRA,

en ejercicio de sus facultades legales y en especial las que le confieren el Decreto 4145 de 2011 y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamentos en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Que mediante Decreto 4145 de 2011, se crea la Unidad de Planificación de Tierras Rurales, Adecuación de Tierras y Usos Agropecuarios, UPRA y se dictan otras disposiciones.

Que el numeral 15 del artículo 11 del Decreto 4145 de 2011 establece como función del director general: “Ordenar los gastos y suscribir los contratos de la UPRA, por delegación del Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural, que se requieran para el cumplimiento de sus funciones con cargo al presupuesto asignado y con sujeción a lo dispuesto en la ley”.

Que mediante Decreto 4146 de 2011, se establece la planta de personal de la Unidad de Planificación de Tierras Rurales, Adecuación de Tierras y Usos Agropecuarios.

Que la planta de personal de la UPRA se encuentra en proceso y trámite de reestructuración.

Que el literal b) del artículo 4º de la Ley 87 de 1993, señala que toda entidad debe implementar procedimientos para la ejecución de los procesos como uno de los elementos básicos del sistema de control interno.

Que el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, “Por el cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de gestión pública, señala que “Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas, están obligadas a vigilar permanentemente la ejecución del objeto contratado a través de un supervisor...”.

Que por consiguiente la UPRA, fija los lineamientos para el ejercicio de la supervisión, con base en las nuevas disposiciones consignadas en la Ley 1474 de 2011, las cuales deben ser tenidas en cuenta por todos los supervisores de la entidad al momento de realizar la vigilancia en la correcta ejecución del objeto contratado o convenio.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Adóptese el manual de supervisión de la Unidad de Planificación de Tierras Rurales, Adecuación de Tierras y Usos Agropecuarios (UPRA), cuyo documento anexo hace parte integral de la presente resolución.

(Nota: Derogada por la Resolución 217de 2014 artículo 4° del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural)

ART. 2º—Comuníquese y envíese copia de la presente resolución a los funcionarios y/o contratistas, para su conocimiento y aplicación inmediata.

(Nota: Derogada por la Resolución 217de 2014 artículo 4° del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural)

ART. 3º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 10 de julio de 2012.

(Nota: Derogada por la Resolución 217de 2014 artículo 4° del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural)

Documento anexo

Manual de supervisión de la Unidad de Planificación de Tierras Rurales, Adecuación de Tierras y Usos Agropecuarios, UPRA

Contenido

1. Objetivo

2. Alcance

3. Marco normativo

4. Aspectos generales

5. Designación y calidades del supervisor

6. Funciones del supervisor

6.1. Funciones generales

6.2. Funciones específicas

7. Prohibiciones de los supervisores

8. Consecuencias del incumplimiento de funciones

8.1. Responsabilidad civil

8.2. Responsabilidad penal

8.3. Responsabilidad disciplinaria

1. Objetivo.

Fijar las pautas, criterios y responsabilidades en el ejercicio de la supervisión de los contratos y convenios suscritos por la Unidad de Planificación de Tierras Rurales, Adecuación de Tierras y usos Agropecuarios, UPRA.

2. Alcance.

Este manual, deberá ser aplicado a todos los funcionarios y/o contratistas de la UPRA que sean designados como supervisores, así como por todas las dependencias que tengan relación con la supervisión.

3. Marco normativo.

Se tendrán como referencias normativas, los parámetros establecidos en las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, sus decretos reglamentarios, Ley 1474 de 2011, las normas civiles y comerciales y demás que rijan la materia y lo establecido en el contrato o convenio.

4. Aspectos generales.

La función de supervisión, estará sometida a los principios generales de buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia. Se ejercerá con plena autonomía, pero con total coordinación con el ordenador del gasto y las demás dependencias involucradas en el proceso contractual, en particular, el comité de contratación.

La contratación estatal está ligada a la correcta administración e inversión de los recursos públicos, por esta razón, garantizar la vigilancia y control sobre la correcta y debida ejecución de sus contratos, es una función de la administración pública, inherente a la actividad contractual que adelanta, constituyéndose ésta en una obligación de la entidad contratante que se encuentra en la esfera del principio de responsabilidad propio de la contratación estatal.

De ahí surge la necesidad de que se establezcan formas para realizar la vigilancia y control a través de figuras como la interventoría y la supervisión para que desarrollen esta función en los aspectos técnicos, económicos y jurídicos que se presentan en la ejecución de un contrato.

La UPRA utiliza estas formas de vigilancia y control para cumplir con esta función, los cuales se convierten en la garantía de la legalidad de la actuación de la administración en la ejecución de los contratos o convenios que ésta celebra.

El supervisor, es el funcionario y/o contratista encargado por la UPRA, para ejercer no sólo la labor de vigilancia y control para la correcta iniciación, ejecución y liquidación de un contrato o convenio específico, sino además para prevenir posibles riesgos que deba asumir la unidad frente al contratista.

Así mismo, el funcionario y/o contratista designado que realiza esta vigilancia contractual, debe acreditar unos conocimientos técnicos básicos o especializados, que se relacionen directamente con el objeto contractual.

5. Designación y calidades del supervisor.

Para cada caso, atendiendo a las particularidades del objeto contractual, el perfil que debe satisfacer el contratista o el funcionario que desempeñará las actividades de supervisión, deberá determinarse en los estudios previos de cada contratación.

La designación del supervisor le corresponde al director(a) general de la UPRA, y se establecerá en el respectivo contrato o por memorando en los términos solicitados por la respectiva dependencia en sus estudios previos.

Es responsabilidad del supervisor enviar a la secretaria general, todos los documentos que se originen con ocasión del contrato, a efectos de que estos reposen en la carpeta contentiva del mismo, la cual debe mantenerse actualizada con un archivo completo, organizado cronológicamente y con los documentos originales, entre ellos, pólizas, informes, actas, modificaciones, adiciones, desembolsos, correspondencia y demás documentación que se produzca durante la ejecución del contrato y/o convenio hasta su liquidación.

6. Funciones del supervisor.

El supervisor debe conocer plenamente el objeto del contrato y/o convenio, su naturaleza, actividades, plazos, parámetros legales, financieros y técnicos. Para ello, debe revisar los documentos y antecedentes del contrato y/o convenio, los derechos y obligaciones de las partes, y en particular los mecanismos establecidos en los mismos para el reconocimiento de los derechos de contenido económico y técnico de estos.

6.1. Funciones generales.

Funciones administrativas: El supervisor efectuará el control sobre el cumplimiento de las diligencias de orden administrativo propias del contrato y/o convenio suscrito.

Funciones técnicas: El supervisor efectuará el control y seguimiento del objeto contractual y verificará que cada uno de los procesos técnicos a cargo del contratista se adelanten de conformidad con las normas técnicas aplicables, que se cumplan con las especificaciones técnicas previstas, los planos, estudios y diseños, los cronogramas y presupuestos correspondientes.

Funciones financieras: Según sea el caso el supervisor ejercerá seguimiento y control de las actuaciones del contratista de orden financiero, contable y presupuestal, que se deban realizar dentro del marco del contrato suscrito.

Funciones legales: El supervisor velará por el cumplimiento de la normatividad general y particular contractual vigente.

6.2. Funciones específicas.

Las principales obligaciones de los supervisores son las siguientes:

1. Asegurar el cumplimiento de las obligaciones pactadas logrando que se desarrolle el objeto del contrato o convenio, dentro de los presupuestos de tiempo, modo, lugar, calidad, cantidad e inversión previstos originalmente, para proteger efectivamente los intereses de la UPRA.

2. Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente.

3. Entregar copia a la UPRA, cuando se requiera, de los procesos, procedimientos, formatos, instructivos, manuales, guías y demás documentos que tengan relación con la ejecución del objeto contractual del contratista siguiendo los parámetros establecidos en el procedimiento control de documentos y registros.

4. Acompañar al contratista en la búsqueda de las soluciones pertinentes que aseguren la finalización de un contrato y/o convenio con éxito.

5. Estudiar y analizar los siguientes documentos entre otros: el contrato, la propuesta, el pliego de condiciones o anexo técnico y la evaluación técnica, y toda la documentación que se encuentra referenciada en el expediente único del contrato, con el fin de controlar, vigilar y hacer seguimiento durante la ejecución del contrato para que se desarrolle conforme a lo pactado y con las condiciones técnicas y económicas contratadas o convenidas.

6. Elaborar y suscribir oportunamente con el contratista u operador el acta de inicio, previa verificación del cumplimiento de los requisitos de legalización, perfeccionamiento y ejecución del contrato o convenio.

7. Coordinar con las dependencias de la unidad que tengan relación con la ejecución del contrato o convenio, las acciones necesarias para el cabal cumplimiento del mismo.

8. Solicitar la asesoría, apoyo, acompañamiento o aclaraciones necesarias en cuanto a tiempo, modo, lugar, número de usuarios, materiales, pagos, legalización de bienes, entre otras que considere pertinentes, para cumplir a cabalidad la supervisión encomendada.

9. Llevar un control sobre la ejecución y el cumplimiento del objeto y obligaciones contratadas o convenidas, efectuando visitas periódicas, de acuerdo al cronograma establecido para el efecto, al lugar donde se desarrolla el contrato o convenio, realizando seguimiento al cronograma de actividades presentado por el contratista u operador y por él aprobado (cuando sea del caso), revisando los documentos que se produzcan en la ejecución y/o los bienes que se entreguen.

10. Verificar que el contratista u operador, en la ejecución del contrato o convenio, dé cumplimiento a la obligación de aportes al sistema de seguridad social integral, en los términos que sobre el particular, establezca la normatividad vigente, como requisito para certificar el pago o desembolso.

11. Prestar colaboración al contratista u operador en todo aquello que dependa de la unidad, sirviéndole de canal de comunicación con las diferentes dependencias que la conforman.

12. Apoyar al contratista u operador orientándolo sobre la mejor manera de cumplir sus obligaciones e informándole sobre los trámites y procedimientos de la unidad.

13. Informar de manera oportuna a la dependencia responsable, cualquier fenómeno que altere el equilibrio económico o financiero del contrato, con el fin que se estudie la situación y se adopten los mecanismos necesarios, para lograr el restablecimiento del mismo.

14. Ejercer control en el plazo del contrato o convenio para gestionar oportunamente actos contractuales como modificaciones, prórrogas, adiciones, otrosí, cesiones o suspensiones.

15. Solicitar al contratista u operador la presentación de los informes de ejecución del contrato o convenio, con la periodicidad y exigencias establecidas en el pliego de condiciones y en el contrato, anexo técnico o la minuta.

16. Elaborar y enviar los informes de supervisión, con la periodicidad y con la información mínima exigida, que permitan conocer el avance, recomendaciones, dificultades en la ejecución del contrato o convenio.

17. Requerir por escrito al contratista u operador en caso de inejecución, ejecución indebida o deficiente del objeto y/u obligaciones contractuales, en procura de asegurar el cumplimiento satisfactorio de las mismas.

18. Realizar el seguimiento a los requerimientos hechos al contratista u operador con el fin de verificar si han sido acatados y por consiguiente existe un cumplimiento satisfactorio del objeto y obligaciones contractuales, o por el contrario, persisten los incumplimientos.

19. Comunicar oportunamente al área responsable del proyecto cuando persistan deficiencias en la ejecución del contrato o convenio, cuando no sean tomados en cuenta, en forma reiterada, los correctivos y recomendaciones hechos por el supervisor del contrato o convenio, cuando no se cumpla el plan de mejoramiento acordado y en general cuando resulte manifiesta la falta de voluntad o la negligencia del contratista u operador, para lograr el cumplimiento a cabalidad de las obligaciones convenidas a fin de tomar las medidas legales y/o contractuales a que haya lugar.

20. Elaborar y suscribir el acta de liquidación del contrato o convenio y efectuar el trámite de acuerdo con el procedimiento establecido y dentro de los términos legales.

21. Hacer buen uso de las herramientas tecnológicas de la unidad, incluyendo hardware y software, relacionados con la prestación del objeto contractual a supervisar.

22. Llevar a cabo las demás actividades administrativas, técnicas o financieras que se requieran para cumplir a cabalidad con el desarrollo propio de la supervisión.

23. Cuando exista solicitud y aprobación de cesión del contrato o suspensión o cualquier modificación, realizar los trámites de las mismas en forma oportuna y coordinar en forma debida su implementación.

7. Prohibiciones de los supervisores.

En cumplimiento de sus funciones, los supervisores deberán evitar no incurrir en las siguientes conductas:

1. Adoptar decisiones que impliquen modificación del contrato sin el lleno de los requisitos legales pertinentes.

2. Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante o del contratista.

3. Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato.

4. Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.

5. Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato.

6. Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato.

7. Gestionar indebidamente, a título personal, asuntos relativos con el contrato.

8. Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato.

9. Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones.

8. Consecuencias del incumplimiento de funciones.

Teniendo en cuenta la importancia del ejercicio de la supervisión, a través de la cual se garantiza la correcta ejecución de los recursos públicos, la ley prevé que la omisión en el seguimiento de la ejecución contractual por parte de los funcionarios encargados de ejercerla, los podrá hacer responsables civil, penal y disciplinariamente.

8.1. Responsabilidad civil.

Cuando la UPRA sufra un detrimento patrimonial como consecuencia de la negligencia o ejecución indebida de las actividades de supervisión, respondiendo pecuniariamente por el daño ocasionado.

8.2. Responsabilidad penal.

Cuando la acción u omisión del supervisor, se constituya en delito, estos podrán ser sancionados con pena privativa de la libertad. Es el caso, por ejemplo del interés indebido en la celebración de contratos, o cuando se tramite, celebre o liquide un contrato sin el cumplimiento de los requisitos legales.

8.3. Responsabilidad disciplinaria.

Cuando el supervisor incurra en cualquiera de las conductas previstas en la Ley 734 de 2011 que impliquen incumplimiento de los deberes, extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones, o violación al régimen de inhabilidades o incompatibilidades, impedimentos o conflicto de intereses, podrá dar lugar a las respectivas sanciones.

(Nota: Derogada por la Resolución 217de 2014 artículo 4° del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural)