Archivo General de la Nación

RESOLUCIÓN 73 DE 2013 

(Febrero 27)

“Por medio de la cual se establecen las tarifas que el Archivo General de la Nación cobrará por concepto de venta de servicios”.

El Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado,

en uso de sus facultades constitucionales, legales y reglamentarias, en especial las conferidas por la Ley 489 de 1998, el Decreto 2126 de 2012, el Acuerdo 9 de 2012, y

CONSIDERANDO:

Que mediante Decreto 2126 del 16 de octubre de 2012, “Se aprueba la modificación de la estructura del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y se determinan las funciones de sus dependencias”.

Que previo concepto favorable emitido por el Departamento Administrativo de la Función Pública, mediante Acuerdo 9 de noviembre 30 de 2012, se adoptan los estatutos internos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, AGN, y se derogan las disposiciones que le fuesen contrarias, en especial el Acuerdo 17 de 2001.

Que el numeral 7º del artículo 16 del Acuerdo 9 de fecha 30 de noviembre de 2012, le asigna al Director General del AGN, entre otras funciones la de “Establecer las tarifas a cobrar por concepto de venta de bienes y servicios prestados por la entidad”.

Que el numeral 12 del artículo 16 del Acuerdo 9 de fecha 30 de noviembre de 2012, establece que es competencia del director general expedir los actos administrativos necesarios para la gestión administrativa (...).

Que el artículo 17 del Acuerdo 9 de fecha 30 de noviembre de 2012, señala que los actos decisorios que adopte el director general en ejercicio de las funciones asignadas por ley, por los estatutos del AGN y acuerdos del consejo directivo, se denominarán resoluciones.

Que el Director General del AGN, expidió la Resolución 60 del 13 de marzo de 2012, en la cual se establecieron las tarifas para dicha vigencia, por concepto de venta de bienes y servicios.

Que de conformidad con lo expuesto, se hace necesario disponer la actualización del acto administrativo antes aludido y por consiguiente, expedir las nuevas tarifas de venta de servicios que ofrece la entidad a las entidades públicas privadas y a la ciudadanía en general.

Que para efecto del incremento de las tarifas de servicios reprográficos, de conservación y restauración, alquiler de salas y asistencia técnica, el AGN, aplicará el porcentaje del índice de precios al consumidor establecido por el Gobierno Nacional.

Que así mismo, para efectos del incremento de las tarifas de servicios de capacitación, la entidad aplicará el porcentaje de aumento en el salario mínimo legal mensual para cada vigencia fiscal aprobado por el Gobierno Nacional.

Que el valor de las copias de los protocolos notariales que custodia el AGN, será el establecido por el Ministerio Justicia y del Derecho para tal efecto mediante Decreto 188 de fecha 12 de febrero de 2013.

Que en mérito de lo anterior,

RESUELVE:

ART. 1º—Fijar las siguientes tarifas que el Archivo General de la Nación cobrará por concepto de la venta de los diferentes servicios que ofrece a las entidades públicas, privadas y ciudadanía en general.

1. Servicios reprográficos.

1.1. Fotocopia.

Descripción Valor del servicio IVA Valor total
Fotocopia simple por cara$ 215,52$ 34,48$ 250,00
Fotocopia tomada del microfilm por cara$ 431,03$ 68,97$ 500,00
Fotocopia de plano en ½ pliego$ 3.965,52$ 634,48$ 4.600,00
Fotocopia de plano en 1 pliego$ 6.551,72$ 1.048,28$ 7.600,00

 

1.2. Fotocopiado de protocolos notariales con autenticación.

Descripción Valor sin IVA IVA Valor total
Fotocopia por folio (dos caras)$ 2.500,00$ 400,00$ 2.900,00

 

Ver parágrafo de la Superintendencia de Notariado.

1.3. Imagen digital.

Descripción Valor sin IVA IVA Valor total
Copia digital de mapa o plano ya digitalizado (valor por unidad)$ 6.293,10$ 1.006,90$ 7.300,00
Imagen digital a partir de documento original (un plano) (captura y entrega de documento original en CD valor por unidad)$ 12.500,00$ 2.000,00$ 14.500,00

 

1.4. Microfilm.

1.4.1. Reproducción del patrimonio documental de la Nación que custodia el AGN.

Descripción Valor sin IVA IVA Valor total
Duplicación de rollo de microfilm de 35 mm sales de plata$ 122.586,21$ 19.613,79$ 142.200,00
Duplicación de rollo de microfilm de 16 mm sales de plata (valor unitario)$ 95.948,28$ 15.351,72$ 111.300,00

Nota 1. Para la microfilmación de los documentos que sean solicitados por entidades y que no pertenezcan al acervo documental que custodia el AGN, la tarifa se establecerá de acuerdo al diagnóstico del estado de la documentación.

 

1.5. Impresión digital.

Descripción Valor sin IVA IVA Valor total
Impresión en papel a partir de la imagen digital (programa Archidoc) (Costo por impresión) - servicio en sala$ 603,45$ 96,55$ 700,00

 

1.6. Reproducción heliográfica de planos.

Descripción Valor sin IVA IVA Valor total
Reproducción heliográfica de un pliego$ 4.827,59$ 772,41$ 5.600,00
Reproducción heliográfica de (½) pliego$ 2.931,03$ 468,97$ 3.400,00
Reproducción heliográfica de (¼) pliego$ 1.982,76$ 317,24$ 2.300,00

 

2. Servicios de conservación y restauración.

2.1. Política.

Para los contratos interadministrativos el valor sin IVA se aproximará a la décima, centésima o millar superior más cercano.

2.2. Evaluación de soportes documentales y de materiales de almacenamiento.

Descripción Valor sin IVA IVA Valor total
Análisis cuantitativo de fibras$ 178.793,10$ 28.606,90$ 207.400,00
Análisis en colorante$ 91.379,31$ 14.620,69$ 106.000,00
Grado de acidez (valoración de pH)$ 44.827,59$ 7.172,41$ 52.000,00
Análisis de propiedades mecánicas (gramaje y calibre)$ 51.465,52$ 8.234,48$ 59.700,00
Porcentaje de residuos sólidos$ 47.672,41$ 7.627,59$ 55.300,00
Presencia de ligninas en pulpas de papel$ 63.793,10$ 10.206,90$ 74.000,00
Prueba de comportamiento frente a condiciones ambientales$ 42.844,83$ 6.855,17$ 49.700,00

 

2.3. Pruebas para tintas, pigmentos y colorantes.

Descripción Valor sin IVA IVA Valor total
Test de comportamiento frente a solventes$ 32,413,79$ 5.186,21$ 37.600,00
Grado de acidez (valoración de pH)$ 44.827,59$ 7.172,41$ 52.000,00

 

2.4. Evaluación de biodeterioro de los soportes documentales.

Descripción Valor sin IVA IVA Valor total
Presencia de microorganismos$ 186.465,52$ 29.834,48$ 216.300,00
Presencia de macroorganismos$ 208.362,07$ 33.337,93$ 241.700,00
Evaluación de productos antimicrobianos$ 202.586,21$ 32.413,79$ 235.000 00
Valoración de pH$ 44.741,38$ 7.158,62$ 51.900,00

 

2.4. Monitoreo ambiental.

Descripción Valor sin IVA IVA Valor total
Condiciones ambientales de los depósitos de archivo (medición puntual, temperatura, humedad relativa, luminosidad y radiación ultravioleta)$ 142.672,41$ 22.827,59$ 165.500,00
Condiciones ambientales (medición curva 24 horas temperatura y humedad relativa)$ 127.586,21$ 20.413,79$ 148.000,00
Medición de la carga de polvo$ 159.827,59$ 25.572,41$ 185.400,00
Medición adicional según diagnóstico$ 52.413,79$ 8.386,21$ 60.800,00
Evaluación de contaminación biológica$ 195.048,28$ 31.351,72$ 227.300,00
Medición de gases ambientales (CO, CO2, O2, NO y SO2)$ 508.706,90$ 81.393,10$ 590.100,00

Nota 1. La evaluación de la contaminación biológica se lleva a cabo en aire y/o en superficies, por consiguiente, la tarifa a cobrar será por muestra.

 

2.5. Restauración de documentos.

La tarifa será establecida de acuerdo con los resultados del diagnóstico, cuando la entidad solicitante lo requiera.

3. Servicio de alquiler de salas.

Tiempo Descripción Valor sin IVA IVA Valor total
1 díaAuditorio (Cap. máx. 190 personas)$ 2.207.181,82$ 220.718,18$ 2.427.900,00
½ díaAuditorio (Cap. máx. 190 personas)$ 1.103.636,36$ 110.363,64$ 1.214.000,00
HoraAuditorio (Cap. máx. 190 personas)$ 450.545,45$ 45.054,55$ 495.600,00
1 díaFray Alberto (Cap. máx. 40 personas)$ 353.272,73$ 35.327,27$ 388.600,00
½ díaFray Alberto (Cap. máx. 40 personas)$ 177.090,91$ 17.709,09$ 194.800,00
HoraFray Alberto (Cap. máx. 40 personas)$ 70.909,09$ 7.090,91$ 78.000,00
1 díaSalas alternas (Cap. máx. 25 personas)$ 282.363,64$ 28.236,36$ 310.600,00
½ díaSalas alternas (Cap. máx. 25 personas)$ 142.000,00$ 14.200,00$ 156.200,00
HoraSalas alternas (Cap. máx. 25 personas)$ 57.545,45$ 5.754,55$ 63.300,00
1 díaSalas de exposición$ 282.363,64$ 28.236,36$ 310.600,00
½ díaSalas de exposición$ 141.818,18$ 14.181,82$ 156.000,00
HoraSalas de exposición$ 70.909,09$ 7.090,91$ 78.000,00

Nota 1. Se considera día, el equivalente a 8 horas hábiles.

 

4. Servicios de asistencia técnica.

4.1. Políticas.

a) Se cobra a partir de la segunda visita solicitada en un año, por una misma entidad;

b) Si la asistencia técnica incluye capacitación, se debe costear las horas de capacitación por separado;

c) En las asistencias técnicas que se prestan como parte de la función del Archivo General de la Nación, los gastos de viaje y desplazamiento siempre se planteará que sean asumidos por la entidad asistida.

4.2. Servicios de asistencia técnica.

Descripción Valor sin IVA IVA Valor total
Asistencia técnica a entidades públicas de la administración central, departamental, distrital y municipal (valor hora)$ 149.568,97$ 23.931,03$ 173.500,00
Asistencia técnica a entidades privadas y privadas que cumplen funciones públicas (valor hora)$ 199.396,55$ 31.903,45$ 231.300,00

 

5. Servicios de capacitación archivística.

5.1. Políticas.

a) Para grupos inferiores a 10 participantes, la entidad solicitante del servicio, deberá cancelar la tarifa mínima para un grupo de 10 personas;

b) La capacitación que se desarrolle fuera de Bogotá, tendrá adicionalmente el cobro de gastos de viaje y desplazamiento;

c) Para los cursos y/o talleres dictados fuera del AGN la logística debe ser asumida por el contratante;

d) Si el curso o taller es de una intensidad horaria menor a 40 horas, la tarifa se liquidará por un valor proporcional por hora dictada.

5.2. Servicios de capacitación.

Descripción Valor sin IVA IVA Valor total
Curso sobre organización y manejo de archivos (intensidad 40 horas)
Entidad pública, empresas privadas que cumplen funciones públicas, de economía mixta e industrial y comercial del Estado$ 589.568,97$ 94.331,03$ 683.90000
Contratistas del AGN$ 305.000,00$ 48.800,00$ 353.800,00
Estudiantes con carné$ 305.000,00$ 48.800,00$ 353.800,00
Otras empresas privadas y/o particulares$ 1.016.379,31$ 162.620,69$ 1.179.000,00

 

Talleres (Intensidad 40 Horas)

Descripción Valor sin IVA IVA Valor total
Entidad pública, empresas privadas que cumplen funciones públicas, de economía mixta e industrial y comercial del Estado$ 762.327,59$ 121.972,41$ 884.300,00
Contratistas del AGN$ 305.000,00$ 48.800,00$ 353.800,00
Estudiantes con carné$ 305.000,00$ 48.800,00$ 353.800,00
Otras empresas privadas y/o particulares$ 1.016.379,31$ 162.620,69$ 1.179.000,00

 

Seminario (intensidad 24 horas)

Descripción Valor sin IVA IVA Valor total
Entidad pública, empresas privadas que cumplen funciones públicas, de economía mixta e industrial y comercial del Estado$ 762.327,59$ 121.972,41$ 884.300,00
Contratistas del AGN$ 305.000,00$ 48.800,00$ 353.800,00
Estudiantes con carné$ 305.000,00$ 48.800,00$ 353.800,00
Otras empresas privadas y/o particulares$ 1.016.379,31$ 162.620,69$ 1.179.000,00

 

5.3. Capacitación fuera de las instalaciones del AGN.

Descripción Valor sin IVA IVA Valor total
Entidad pública y entidad sin ánimo de lucro, tarifa por 40 horas con un mínimo de 10 participantes y un máximo de 35 participantes (valor calculado por participante 75% del smmlv+IVA)$ 442.241,38$70.758,62$513.000,00
Empresa privada, privada con funciones públicas, de economía mixta e industrial y comercial del Estado, tarifa por 40 horas, con un mínimo de 10 participantes y un máximo de 35 participantes (valor calculado por participante 125% del smmlv+IVA)$ 736.982,76$ 117.917,24$ 854.900,00

Nota 1. La capacitación que se desarrolle fuera de Bogotá, tendrá adicionalmente el cobro de gastos de viaje y desplazamiento.

Nota 2. La entidad solicitante del servicio deberá remitir previamente al Archivo General de la Nación y a la firma del contrato, el listado de los participantes para planificar la logística del evento. Cualquier participante adicional al listado original, deberá ser informado previamente al evento y ser cancelado el valor adicional respectivo.

 

PAR. 1º—El director general podrá exonerar del pago de las tarifas del servicio de capacitación, cuando exista disponibilidad de cupos en los eventos y de hacer descuentos por el porcentaje que estime conveniente, cuando los interesados lo soliciten, mediante petición motivada.

PAR. 2º—Los miembros de los comités técnicos del sistema nacional de archivos, podrán acceder a los beneficios a que hace alusión el parágrafo primero del presente artículo, siempre y cuando asistan por lo menos al ochenta por ciento de las reuniones convocadas durante el año inmediatamente anterior a la solicitud.

PAR. 3º—Los miembros de los consejos territoriales de archivos, podrán acceder a los beneficios a que hace alusión el parágrafo primero del presente artículo, para lo cual el AGN tendrá en cuenta su participación activa en los mismos y que la solicitud de exoneración de pago sea realizada por el presidente del respectivo consejo.

6. Proyectos archivísticos.

Para establecer las tarifas de los proyectos de servicios archivísticos y demás servicios conexos, estarán sujetas al costeo presentado por las áreas responsables, previo diagnóstico que se efectúe del trabajo a realizarse.

ART. 2º—Las tarifas de venta servicios reprográficos, de conservación y restauración, alquiler de salas y asistencia técnica, establecidas en el artículo primero de la presente resolución, se incrementarán anualmente en el porcentaje del índice de precios al consumidor que sea previsto por el Gobierno Nacional para cada vigencia fiscal.

PAR.—La tarifa a cobrar por los servicios citados en el presente artículo, podrá ser superior al aumento del índice de precios al consumidor, con fundamento en el estudio de costos de los insumos que se efectúe al momento de la prestación de dichos servicios.

ART. 3º—Las tarifas de servicios de capacitación, establecidas en el artículo primero de la presente resolución, se incrementarán anualmente según el porcentaje de aumento en el salario mínimo legal mensual vigente aprobado por el Gobierno Nacional para cada vigencia fiscal.

ART. 4º—Aproximación al múltiplo más cercano. Para facilitar el recaudo y contabilización de los valores resultantes de la liquidación de servicios del Archivo General de la Nación, estos se aproximaron a la decena, centena o millar superior más cercana.

ART. 5º—El director general podrá conceder descuentos o exonerar del pago de las tarifas por los servicios relacionadas en los numerales 3º y 5º del artículo 1º de la presente resolución, a las entidades públicas y a las entidades privadas sin ánimo de lucro.

ART. 6º—El servicio de visita guiada, solicitado por entidades públicas y/o particulares no tendrá costo alguno.

ART. 7º—Comunicar la presente resolución a la comunidad institucional del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, para lo de su competencia.

ART. 8º—Ordenar a los responsables de las comunicaciones del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, publicar la presente resolución, en la página web de la entidad.

ART. 9º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 27 de febrero de 2013.