Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación

RESOLUCIÓN 364 DE 2013

(Julio 12)

“Por la cual se crean los comités de seguimiento al proceso de implementación de evaluaciones; de análisis de casos especiales en las aplicaciones y el del proceso de implementación de evaluaciones”.

La Directora General del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes),

en ejercicio de sus atribuciones legales y reglamentarías, y en especial las conferidas por el Decreto 5014 de 2009, el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, los capítulos I y IX de la Ley 962 de 2005, el artículo 8º del Decreto 2489 de 2006, y

CONSIDERANDO:

Que el Comité Técnico de Aplicaciones y Servicios del Icfes, fue creado mediante Resolución 422 del 28 de abril de 2010 y actualizado posteriormente mediante Resolución 548 del 24 de agosto de 2012, como un órgano asesor, orientador y de recomendación a la dirección general de los lineamientos generales para la óptima prestación de los servicios encomendados al instituto.

Que a partir de la redefinición estratégica del Icfes, se identificó la necesidad de abordar el análisis de las diferentes temáticas que conlleva la prestación de los servicios misionales a cargo del Icfes, con la creación de nuevos órganos de asesoría, revaluando el Comité Técnico de Aplicaciones, cuyos alcances y funciones resultan insuficientes para abordar integralmente estas actividades.

Que desde la perspectiva enunciada, es necesario que diferentes órganos de las características mencionadas, analicen en escenarios independientes y autónomos, el seguimiento al proceso de implementación de las diferentes evaluaciones a cargo del Icfes; el análisis de los procesos operativos que conllevan la implementación de las evaluaciones, así como el de casos especiales relacionados con los procesos que conllevan las aplicaciones.

En este contexto se ha considerado necesario crear los siguientes comités:

• Comité de Seguimiento de implementación de Evaluaciones, en la medida en que este proceso requiere por parte de sus participantes su planeación, análisis, programación y seguimiento a la implementación de las evaluaciones que adelante el Instituto.

• Comité de Proceso de Implementación de Evaluaciones, para analizar y decidir las mejoras al proceso mencionado, proponer y solicitar los desarrollos tecnológicos que soporten el proceso.

• Comité para el Análisis de Casos Especiales, para atender los casos especiales presentados por los usuarios y determinar el tratamiento que se le debe dar a cada caso.

Que por lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Comité de seguimiento de implementación de evaluaciones

ART. 1º—Crear el Comité de Seguimiento de implementación de Evaluaciones, como un órgano asesor, orientador y de recomendación a la dirección general, cuyo objeto es planear, analizar, programar y hacer seguimiento a la aplicación de los instrumentos de evaluación del instituto, de conformidad con los argumentos expuestos en la parte motiva de esta resolución.

ART. 2º—Funciones. Son funciones del Comité de Seguimiento de Implementación de Evaluaciones las siguientes:

a) Planear el proceso de implementación de evaluaciones.

b) Programar cada aplicación, con la definición de las actividades principales, sus tiempos de ejecución y los responsables, desde las actividades de pre-registro hasta las de publicación de resultados.

c) Hacer seguimiento sistemático al cumplimiento de la programación definida para cada aplicación.

d) Analizar la ejecución de cada programación, para pronosticar su cumplimiento o para tomar decisiones oportunas.

e) Ajustar o modificar la programación de aplicaciones ante circunstancias que así lo ameriten y dejarlas debidamente documentadas.

f) Definir, registrar, analizar y socializar lo indicadores de desempeño que considere pertinentes para adelantar el seguimiento al proceso de implementación de evaluaciones.

g) Asesorar la estructuración de aplicaciones de instrumentos de evaluación en el proceso comercial.

ART. 3º—Miembros. El Comité de Seguimiento de Implementación de Evaluaciones estará integrado por los siguientes miembros permanentes, quienes tendrán voz y voto.

a) Director de evaluaciones.

b) Jefe de la oficina asesora de planeación.

c) Director de producción y operaciones.

d) Subdirector de aplicación de instrumentos.

e) Subdirector de estadísticas.

f) Subdirector de diseño de instrumentos.

g) Subdirector de producción de instrumentos.

h) Subdirector financiero y contable

i) Secretaría general.

j) Subdirector de información.

k) Asesora de la Dirección para la Unidad de Atención al Ciudadano.

PAR. 1º—El comité podrá solicitar la participación de los representantes de otras áreas del instituto, en calidad de invitados, considerando la pertinencia y relación de los temas a tratar.

PAR. 2º—Los miembros del comité podrán delegar su participación mediante comunicación escrita, enviada previamente al secretario técnico del comité.

ART. 4º—Sesiones de forma ordinaria una vez por semana, en sesiones previamente programadas, que podrán desarrollarse de manera presencial o virtual. De forma extraordinaria, cada vez que sea convocado por su secretario técnico.

ART. 5º—Secretaría técnica y presidencia del comité. El jefe de la oficina asesora de planeación ejercerá la secretaría y el director de evaluación ejercerá la presidencia del comité y desempeñarán las funciones dispuestas en el capítulo IV de disposiciones comunes, en sus artículos 19 y 20.

CAPÍTULO II

Comité de proceso de implementación de evaluaciones

ART. 6º—Crear el Comité de Proceso de Implementación de Evaluaciones como un órgano asesor, orientador y de recomendación a la dirección general, cuyo objeto es analizar y recomendar las mejoras al proceso de implementación de evaluaciones; analizar, proponer y solicitar los desarrollos tecnológicos que soporten el proceso; analizar, proponer y solicitar los ajustes, mejoras al sistema de información misional que soporta el proceso de conformidad con los argumentos expuestos en la parte motiva de esta resolución.

ART. 7º—Funciones. Son funciones del Comité de Proceso de Implementación de Evaluaciones las siguientes:

a) Analizar, proponer y solicitar la implementación de mejoras en el proceso.

b) Analizar, proponer y solicitar los desarrollos tecnológicos que soporten el proceso.

c) Analizar, proponer, solicitar y hacer seguimiento a los ajustes y mejoras al sistema de información misional que soporta el proceso.

d) Reportar las fallas del sistema misional de cara al ciudadano, solicitar el análisis de las fallas y hacer seguimiento a las acciones correctivas.

e) Hacer seguimiento a la implementación de las acciones preventivas, correctivas o de mejora solicitadas.

f) Analizar y aprobar los cambios de desarrollo de los aplicativos tecnológicos que apoyan el proceso de implementación de evaluaciones.

g) Definir, registrar, analizar la información relevante del proceso que considere pertinente para determinar la conformidad del servicio con el propósito de analizar causas y proponer acciones.

h) Preparar la información relacionada con la conformidad del servicio al proceso de implementación de evaluaciones, para ser incorporada en la revisión por la dirección.

i) Revisar las estadísticas que presenta la Unidad de Atención al Ciudadano, con el propósito de analizar causas, a partir de las cuales se pueda implementar mejoras.

ART. 8º—Miembros. El Comité de Proceso de Implementación de Evaluaciones, estará integrado por los siguientes miembros permanentes, quienes tendrán voz y voto:

a) Director de evaluaciones.

b) Jefe de la oficina asesora de planeación.

c) Director de producción y operaciones.

d) Subdirector de aplicación de instrumentos.

e) Subdirector de estadística.

f) Subdirector de diseño de instrumentos.

g) Subdirector de producción de instrumentos.

h) Subdirector financiero y contable.

i) Secretaría general.

j) Subdirector de información.

k) Subdirector de desarrollo de aplicaciones.

l) Asesor de la Dirección para la Unidad de Atención al Ciudadano.

PAR. 1º—El comité podrá solicitar la participación de los representantes de otras áreas del instituto, en calidad de invitados, considerando la pertinencia y relación de los temas a tratar.

PAR. 2º—Los miembros del comité podrán delegar su participación mediante comunicación escrita, enviada previamente al secretario técnico del comité.

ART. 9º—Sesiones. De forma ordinaria una vez cada dos (2) meses, en sesiones previamente programadas, que podrán desarrollarse de manera presencial o virtual, de forma extraordinaria, cada vez que sea convocado por su secretario técnico.

ART. 10.—Secretaría técnica y presidencia del comité. El jefe de la oficina de la oficina asesora de planeación ejercerá la secretaría y el director de evaluación ejercerá la presidencia del comité y desempeñarán las funciones dispuestas en el capítulo IV de disposiciones comunes.

CAPÍTULO III

Comité de casos especiales en las aplicaciones

ART. 11.—Crear el Comité de Casos Especiales en las Aplicaciones como un órgano asesor, orientador y de recomendación a la dirección general.

ART. 12.—Objetivo, conocer y analizar situaciones de fraude detectadas desde el análisis estadístico y solicitudes puntuales que presentan los usuarios y proponer las acciones a seguir.

ART. 13.—Funciones. Son funciones del Comité de Casos Especiales en las Aplicaciones las siguientes.

a) Conocer y analizar las solicitudes puntuales y/o excepcionales relacionadas con la aplicación de evaluaciones que presenta el usuario.

b) Conocer, partiendo de los análisis estadísticos, situaciones de fraude y recomendar el inicio de actuaciones administrativas sancionatorias.

c) Tomar decisiones ante tas solicitudes presentadas al comité y orientar una respuesta institucional.

d) Presentar recomendaciones al director general relacionadas con casos excepcionales que excedan el alcance del comité.

ART. 14.—Miembros. El Comité de Casos Especiales en las Aplicaciones estará integrado por los siguientes miembros cuya participación será personal e indelegable:

Tendrán voz y voto:

a) Director de evaluaciones.

b) Secretaría general.

c) Director de producción y de operaciones.

d) Subdirector de aplicación de instrumentos.

e) Jefe de la oficina asesora jurídica.

Con voz y sin voto:

f) Subdirector de análisis y divulgación.

g) Asesor de la Dirección para la Unidad de Atención al Ciudadano.

h) Jefe de la oficina asesora de planeación.

i) Subdirector financiero y contable.

PAR. 1º—El comité podrá solicitar la participación de los representantes de otras áreas del instituto, en calidad de invitados, considerando la pertinencia y relación de los temas a tratar.

ART. 15.—Sesiones de forma ordinaria una vez por mes, en sesiones previamente programadas, que podrán desarrollarse de manera presencial o virtual. De forma extraordinaria, cada vez que sea convocado por su secretario técnico.

ART. 16.—Secretaría técnica y presidencia del comité. El jefe de la oficina asesora de planeación ejercerá la secretaría y el asesor de la Dirección para la Unidad de Atención al Ciudadano ejercerá la presidencia del comité y desempeñarán las funciones dispuestas en el capítulo IV de disposiciones comunes.

CAPÍTULO IV

Disposiciones comunes

Son comunes a todos los comités que se crean en la presente resolución las siguientes disposiciones:

ART. 17.—Deberes de los miembros del comité. Son deberes de los miembros los siguientes:

a) Conocer los procesos relacionados con las aplicaciones.

b) Asistir a las sesiones ordinarias y extraordinarias del comité.

c) Decidir y resolver oportuna y prioritariamente las acciones requeridas con el propósito de cumplir con la programación de las aplicaciones.

d) Socializar con sus equipos de trabajo las decisiones tomadas en el comité, con el propósito de asegurar su cumplimiento.

ART. 18.—Quórum. Cada miembro de los comités que se crean por la presente resolución, tendrá derecho a un voto, excepto la regulación definida al respecto para el Comité de Casos Especiales.

Si llegada la hora de iniciación de la sesión no hubiere quórum suficiente para deliberar y decidir, se levantará la sesión y registrará en acta. Una vez constituido el quórum de la reunión convocada, este no se entenderá desintegrado por el retiro de alguno o algunos de sus integrantes asistentes.

PAR. 1º—Si habiendo quórum el presidente o el secretario técnico no participan, se elegirá un presidente encargado o un secretario técnico para la respectiva sesión.

ART. 19.—Secretaría técnica. Sus funciones serán:

a) Convocar a todos los miembros del comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias que hayan de llevarse a cabo.

b) Convocar con al menos un (1) día de anticipación las sesiones extraordinarias.

c) Comunicar el lugar, fecha y hora de las sesiones.

d) Preparar los documentos requeridos en cada sesión.

e) Elaborar el acta de cada comité.

f) Documentar las decisiones aprobadas por el comité.

g) Someter cada acta a consideración y aprobación del presidente.

h) Llevar el registro de actas.

i) Formalizar con la dirección general las recomendaciones del comité.

j) Socializar con la dirección general las decisiones tomadas por el comité.

k) Retroalimentar al comité de las recomendaciones que haga la dirección general con relación a los temas tratados.

l) Leer en cada sesión los compromisos registrados en acta de sesión anterior.

ART. 20.—Presidente. Sus funciones serán:

a) Presidir las sesiones, darles inicio y declararlas finalizadas al término de las mismas.

b) Decidir y solicitar la participación de los representantes de otras áreas del Instituto en la sesión que se requiera.

c) Proponer el orden del día o los aspectos a tratar en cada sesión del comité.

d) Firmar las actas del comité.

e) Solicitar la convocatoria a sesiones extraordinarias cuando sea necesario.

ART. 21.—Metodología. Los comités aplicarán el protocolo establecido por el instituto para el desarrollo de comités.

ART. 22.—Vigencia y derogatoria. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición, surte efectos a partir de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en particular las contenidas en la Resolución 548 del 24 de agosto de 2012.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 12 de julio de 2013.