Fondo de Previsión Social del Congreso de la República

RESOLUCIÓN 435 DE 2014 

(Julio 9)

“Por la cual se adoptan disposiciones relacionadas con el sistema y el funcionamiento del control interno en el Fondo de Previsión Social del Congreso de la República”.

El Director General del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República,

en uso de sus facultades legales, en especial las conferidas por los numerales 19 y 20 del artículo 3º y 8º del Decreto 3992 de 2008, los numerales 1º, 18 y 19 del artículo 18 del Acuerdo 005 de 2013, los artículos 3º, 6º y 13 de la Ley 87 de 1993, y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política de Colombia, en su artículo 209, establece que la administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señala la ley.

Que la Ley 87 de 1993, “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 15 prevé que es obligación de los directivos de las entidades públicas determinar, implantar y complementar el sistema de control interno en sus respectivos organismos y entidades.

Que el Decreto 1826 de 1994 reglamentó parcialmente la Ley 87 de 1993 y estableció la obligación de constituir comités de coordinación del sistema de control interno y de dictar su respectivo reglamento.

Que el Decreto 943 del 21 de mayo de 2014 actualizó el modelo estándar de control interno (MECI) en las entidades públicas y, en consecuencia, se hace necesario ajustar la regulación interna sobre el tema.

Que el Decreto 3992 de 2008 modificó la estructura administrativa del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República (Fonprecon) y, por lo tanto, se hace necesario unificar y ajustar la normatividad sobre el sistema de control interno de este fondo.

Que los numerales 19 y 20 del artículo 3º del precedente decreto disponen que son funciones de la dirección general: “19. Responder por el establecimiento y desarrollo del sistema de control interno y velar por la aplicación de los métodos y procedimientos, al igual que la calidad, eficiencia y eficacia de dicho sistema” y “20. Establecer políticas y estrategias relacionadas con la aplicación del modelo estándar de control interno, MECI, y de la norma técnica de calidad en la gestión pública NTC GP 1000 e implantar los mecanismos correspondientes para controlar las actividades institucionales”.

Que el artículo 8º del Decreto 3992 de 2008 dispuso como órgano de asesoría del fondo el comité de coordinación del sistema de control interno, de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.

Que de acuerdo con los numerales 1º, 18 y 19 del artículo 18 del Acuerdo 005 de 2013, “por el cual se adoptan los estatutos internos del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República”, son funciones del director general del fondo, expedir las normas, responder por el establecimiento y desarrollo del sistema de control interno y la aplicación del MECI.

Que en virtud de lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Sistema de control interno

ART. 1º—Definición del control interno. Sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

ART. 2º—Integración del sistema. El sistema del control interno del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República está integrado por el conjunto de elementos que se describen en los artículos siguientes, adoptados por la entidad para garantizar que su gestión se realice de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, aplicando los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de los costos ambientales.

El control interno se establecerá a través de las políticas y directrices expedidas por la dirección y administración de la entidad y se desarrollará en todos los niveles de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, manuales de funciones y de procedimientos, de sistemas de información, de programas de selección, inducción y capacitación del personal.

ART. 3º—Objetivos. De acuerdo a los principios constitucionales que deben caracterizar la administración pública, el diseño y el desarrollo del sistema de control interno se orientarán al logro de los siguientes objetivos fundamentales:

1. Proteger los recursos del fondo, buscando optimizar su administración.

2. Garantizar la eficacia, la eficiencia y la economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión del fondo.

3. Velar porque todas las actividades y recursos del fondo estén dirigidos al cumplimiento de su misión y objetivos.

4. Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión del fondo.

5. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.

6. Definir y aplicar acciones y medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en el fondo y que puedan afectar el logro de sus objetivos.

7. Garantizar que el sistema de control interno disponga de mecanismos de verificación y evaluación.

8. Velar porque el fondo disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza, características y medidas al efecto.

9. Asegurar la existencia de adecuados canales de comunicación para el conocimiento de directrices formuladas por las instancias competentes.

10. Fomentar la cultura del autocontrol en todas las actuaciones desarrolladas en el fondo.

ART. 4º—Características del control interno. La organización y funcionamiento del sistema de control interno en el fondo tiene las siguientes características:

1. El sistema de control interno forma parte de los planes, programas y proyectos técnicos, contables, financieros, de planeación, de información, y operacionales.

2. Corresponde a la dirección la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la entidad.

3. La aplicación de los métodos y procedimientos, al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también es responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias.

4. Cada servidor público de la entidad es responsable de ejercer el control en cada actividad que realice, para garantizar la calidad en su gestión y, por ende, la calidad en la gestión y resultados de la organización.

5. El asesor de control interno o quien haga sus veces es el encargado de evaluar en forma independiente el sistema de control interno de la entidad y proponer a la Dirección las recomendaciones para mejorarlo.

6. Todas las operaciones y transacciones realizadas deben registrarse en forma exacta, veraz y oportuna, de forma tal que sea posible preparar informes operativos, administrativos y financieros.

7. Las actividades de control interno deben obedecer a planes, procedimientos adoptados, que contemplen las acciones de asesoría, divulgación, evaluación y seguimiento del sistema.

CAPÍTULO III

Comité de coordinación del sistema de control interno

ART. 5º—Conformación. El organismo asesor en la materia es el comité de coordinación del sistema de control interno, conformado por los siguientes funcionarios:

• El director general, quien lo presidirá o su delegado

• El subdirector administrativo y financiero

• El subdirector de prestaciones económicas

• El jefe de la oficina asesora jurídica.

• El jefe de la oficina de planeación y sistemas

El asesor de control interno asistirá con derecho a voz, pero sin voto y actuará como secretario técnico del comité.

PAR.—A las sesiones del comité de coordinación del sistema de control interno, podrá ser invitada cualquier otra persona que en concepto de la dirección deba participar en las mismas, según los asuntos por tratar.

ART. 6º—Objetivos del comité. Son objetivos del comité de coordinación del sistema de control interno:

1. Propender por el fortalecimiento del sistema de control interno del fondo, de conformidad con las normas constitucionales y legales.

2. Facilitar la comunicación oportuna sobre estas materias a las diferentes dependencias del fondo generando información para la toma de decisiones.

3. Promover la generación y consolidación de la cultura del autocontrol en la institución.

ART. 7º—Funciones del comité. Corresponde al comité de coordinación del sistema de control interno el ejercicio de las siguientes funciones:

1. Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del sistema de control interno, de conformidad con las normas vigentes y las características propias del fondo.

2. Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos del fondo dentro de los planes y políticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios.

3. Asesorar al director del fondo en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos.

4. Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadística, financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales y por áreas.

5. Estudiar y revisar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistema de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias del fondo.

6. Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una de las dependencias del fondo.

7. Coordinar con las dependencias del fondo el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades.

8. Presentar a consideración del director, propuestas de modificación a las normas sobre control interno vigentes.

9. Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del sistema de control interno, de conformidad con las normas vigentes y las características propias de cada organismo o entidad.

10. Estudiar y revisar la evaluación del sistema de control interno.

11. Aprobar el plan de acción propuesto por el equipo MECI para la implementación y fortalecimiento del modelo.

12. Aprobar el programa anual de auditoría presentado por el asesor de control interno o quien haga sus veces en el fondo.

13. Recomendar acciones de mejora para la eficiencia y efectividad del sistema.

14. Propender por una adecuada implementación de procedimientos de control interno para todos los riesgos significativos, de acuerdo con su naturaleza.

ART. 8º—Reuniones. El comité de coordinación del sistema de control interno se reunirá ordinariamente por lo menos dos (2) veces al año y extraordinariamente cuando se requiera y se regirá por las disposiciones previstas en esta resolución, previa citación con no menos de dos (2) días de antelación.

ART. 9º—Quórum deliberatorio y decisorio. El comité de coordinación del sistema de control interno requiere para deliberar, la asistencia de por lo menos dos terceras (2/3) partes de sus miembros. Las decisiones se aprobarán por la mitad más uno de los asistentes.

ART. 10.—Asistencia al comité. Los integrantes del comité de coordinación del sistema de control interno, con excepción del director del fondo no podrán delegar en otros funcionarios su representación, conforme a lo previsto en el artículo 4º del Decreto 1826 de 1994. La inasistencia al comité será considerada causal de mala conducta, de conformidad con lo establecido en el artículo 8º del Decreto 1826 de 1994.

ART. 11.—Actas de las reuniones del comité. De cada reunión del comité de coordinación del sistema de control interno se levantará un acta que será aprobada por los miembros del mismo y refrendada por su presidente y por el secretario técnico.

CAPÍTULO III

Representante de la alta dirección

ART. 12.—Representante de la alta dirección. Tal como lo dispuso el artículo 4º de la Resolución 0221 de 2014, expedida por el director general, se reitera como directivo representante de la alta dirección, para la implementación del modelo estándar de control interno (MECI), del sistema de gestión de calidad y de desarrollo administrativo al titular de la subdirección administrativa y financiera o quien haga sus veces.

ART. 13.—Funciones del representante de la alta dirección. Son funciones del representante de la alta dirección para la implementación del MECI, las siguientes:

1. Administrar y coordinar el proceso de diseño, implementación, fortalecimiento continuo y actualización permanente del modelo estándar de control interno de la respectiva entidad, y actuará bajo las directrices establecidas por el comité de coordinación de control interno y del representante legal de la entidad.

2. Orientar y coordinar el proyecto de implementación y/o fortalecimiento continuo del Modelo, de acuerdo a lo dispuesto por el comité de coordinación de control interno o quien haga sus veces y el representante legal.

3. Asegurar que se desarrollen a cabalidad cada una de las etapas previstas para el fortalecimiento continuo del modelo en la entidad.

4. Informar a la alta dirección sobre la planificación y avances de la etapa implementación y fortalecimiento continuo del modelo.

5. Dirigir y coordinar las actividades del equipo MECI.

6. Coordinar con los directivos o responsables de cada área o proceso las actividades planeadas para el fortalecimiento continuo del MECI, en armonía y colaboración con los servidores de dichas áreas.

7. Someter a consideración del comité de coordinación del sistema de control interno o quien haga sus veces, la aprobación y seguimiento de las actividades planeadas para el fortalecimiento continuo del MECI, sugiriendo correctivos donde se requiera.

CAPÍTULO IV

Equipo MECI

ART. 14.—Equipo MECI. De acuerdo con el manual técnico del modelo estándar de control interno para el Estado colombiano, adoptado mediante Decreto 943 de 2014, el equipo MECI es “una instancia intermedia dentro del sistema de control interno de las entidades, se debe conformar de acuerdo a las características de la entidad”. En consecuencia, el equipo MECI del Fondo estará conformado por todos los coordinadores de las diferentes dependencias con que cuenta la entidad.

ART. 15.—Funciones del equipo MECI. El equipo MECI tendrá las siguientes funciones, de acuerdo con el manual técnico ya mencionado:

1. Apoyar el proceso de implementación y fortalecimiento continuo del modelo bajo las orientaciones del representante de la dirección.

2. Capacitar a los servidores de la entidad en el modelo e informar los avances en la implementación y fortalecimiento continuo del mismo.

3. Acompañar a las áreas de la entidad en la implementación y fortalecimiento continuo del modelo.

4. Trabajar en coordinación con los servidores designados por las otras áreas en aquellas actividades requeridas para la implementación y fortalecimiento continuo del modelo.

5. Revisar, analizar y consolidar la información para presentar propuestas para la implementación y fortalecimiento continuo del modelo al representante de la dirección, para su aplicación.

6. Realizar seguimiento a las acciones de implementación y fortalecimiento continuo e informar los resultados al representante de la dirección, a efectos de las consultas o determinaciones a que haya lugar.

CAPÍTULO V

Asesor de control interno

ART. 16.—Funciones del asesor. Son funciones del asesor de control interno, o quien haga sus veces:

1. Asesorar a las directivas del fondo en la formulación, coordinación, ejecución y el control de las políticas, planes generales y específicos de control interno.

2. Verificar y evaluar la implementación y el funcionamiento del sistema de control interno y proponer las recomendaciones para su mejoramiento.

3. Realizar evaluaciones a la gestión de las dependencias del fondo de acuerdo con la metodología adoptada, a través de las cuales se proponga y asesore la implementación de medidas preventivas y se alerte oportunamente sobre la ocurrencia de eventos que puedan afectar el normal desempeño de la gestión de la entidad.

4. Asesorar a las directivas en el desarrollo y aplicación de las normas de control interno en la entidad, para que la gestión del fondo se enmarque dentro de las normas constitucionales y legales vigentes y las políticas trazadas por la dirección.

5. Revisar que los controles definidos para la gestión, tales como indicadores y estándares de desempeño y mecanismos de evaluación y control estén adecuadamente definidos, sean pertinentes, se depuren permanentemente y sean aplicados por los responsables de su ejecución.

6. Fomentar en todos los niveles de la entidad la formación de la cultura de control Interno, basada en el autocontrol, autogestión y autoevaluación, con el propósito de contribuir al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional.

7. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal diseñe el fondo.

8. Vigilar que el servicio de atención para quejas y reclamos que los ciudadanos formulen se preste, de acuerdo a las normas legales vigentes y rendir a la dirección del fondo un informe semestral.

9. Mantener permanentemente informadas a las directivas del fondo sobre el estado del control interno de la entidad, dando cuenta de las debilidades y fortalezas detectadas.

10. Elaborar y presentar a consideración de la dirección general los informes previstos en las normas o solicitados por los órganos de control.

ART. 17.—De acuerdo con lo establecido en el artículo 6º del Decreto 2482 de 2012 y el artículo 7º de la Resolución 0221 de 2014, expedida por el director general del fondo se determinó que el comité de coordinación de control interno sesionaría de manera independiente al comité institucional de desarrollo administrativo.

ART. 18.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 9 de julio de 2014.