Superintendencia del Subsidio Familiar

CIRCULAR EXTERNA 20 DE 2014 

(Octubre 2)

Asunto: Instrucciones para guía para la formulación de planes, programas y proyectos.

El Decreto 2595 del 13 de diciembre de 2012, modificó la estructura de la Superintendencia del Subsidio Familiar y en el numeral 4º del artículo 2º señaló dentro de sus funciones la de: “Instruir a las entidades vigiladas sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones que regulan su actividad en cuanto, sujetos vigilados, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de las normas que le compete aplicar y señalar los procedimientos para su cabal aplicación”.

En concordancia con lo anterior, el numeral 8º de la misma norma estableció que la superintendencia debe: “Velar por el adecuado funcionamiento y aplicación de los recursos que administren las cajas de compensación familiar conforme las diferentes operaciones que se les autoriza a realizar en forma directa o a través de terceros”.

El Decreto 2595 de 2012, en el numeral 7º del artículo 5º señaló como función del Superintendente del Subsidio Familiar, aprobar los planes, programas y proyectos de inversión para obras o servicios sociales que desarrollen las entidades bajo su vigilancia y sin cuya autorización aquellos no podrán emprenderse.

El artículo 12 del mismo decreto, asignó como funciones de la superintendencia delegada para estudios especiales y la evaluación de proyectos:

“1. Realizar la evaluación y conceptuar sobre los planes, programas y proyectos de inversión para obras o servicios sociales que desarrollen las entidades bajo su vigilancia y sin cuya autorización aquellos no podrán emprenderse. (…)

“8. Recomendar al superintendente la aprobación, objeción o negación de la implementación y ejecución de planes, programas o proyectos de inversión de conformidad con los criterios de finalidad social, redistribución de ingresos, eficacia, eficiencia y economía definidos por la superintendencia”.

De otra parte, el Decreto 1053 de 2014 reglamentó lo relacionado con el régimen de autorización para los planes, programas y proyectos de inversión en obras y servicios sociales que desarrollen las cajas de compensación familiar. Dicha norma contempla dos tipos de autorización general y previa.

El artículo 3º del Decreto Reglamentario 1053 de 2014, igualmente establece que estarán sometidos al régimen de autorización general los proyectos que se encuentren incluidos dentro del límite máximo de inversiones conforme los rangos y/o materias que con criterio general defina la Superintendencia del Subsidio Familiar.

Para facilitar el cumplimiento de las anteriores disposiciones se procede a impartir instrucciones y fijar criterios generales para el cumplimiento y correcta aplicación de dichos tipos de autorización.

Por lo expuesto, se hace necesario impartir instrucciones para facilitar la formulación, presentación y evaluación de los planes, programas y proyectos de inversión que las cajas de compensación familiar deben someter a aprobación y seguimiento de esta superintendencia, por lo cual es conveniente unificar los criterios y requisitos que a partir de la fecha se tendrán en cuenta para tales fines.

1. Definiciones:

• Límite máximo de inversiones. Monto total de los recursos que la caja destina de su presupuesto de inversiones para ser ejecutados en la respectiva vigencia, el cual debe ser aprobado por el consejo directivo y la Superintendencia del Subsidio Familiar.

Modalidades de inversión:

Ampliación de infraestructura. Proyectos que impliquen incremento en el área construida. Están referidos a ampliación física de las sedes actuales con el fin de aumentar la capacidad instalada y cobertura.

Modificación. Proyectos que reformen el diseño arquitectónico o estructural de una edificación existente, sin incrementar su área construida.

Adecuación. Proyectos que cambien el uso de una edificación o parte de ella, garantizando la permanencia total o parcial del inmueble original.

Mejora. Proyectos que se adelanten para las obras tendientes a recuperar y adaptar un inmueble o parte de este.

Dotaciones. Muebles y enseres, maquinaria y equipo, vehículos, equipos de cómputo e informática y en general aquellos elementos que se requieren para el normal funcionamiento de los servicios (estas deben ser incluidas dentro del límite máximo de inversiones y no requieren presentarse como un proyecto de inversiones).

• Fondos de crédito. Proyectos relacionados con la aprobación de recursos para la constitución o ampliación de los fondos de crédito en cada uno de los servicios.

• Proyectos nuevos. Todos los proyectos que no correspondan a las modalidades anteriores que, por primera vez, se incluyan en el límite máximo de inversiones en una vigencia.

• Proyectos en realización. Los proyectos diferentes a dotaciones y fondos de crédito que se vienen ejecutando en la vigencia anterior, que cuentan con la aprobación del consejo directivo y que hayan sido presentados a la superintendencia bien sea dentro del régimen de autorización general o previa. Estos proyectos deberán incluirse en el límite máximo de inversiones de la respectiva vigencia y no necesitarán de nueva aprobación.

2. Aspectos generales

Las cajas de compensación familiar ejecutarán sus planes, programas y proyectos de inversión en obras o servicios sociales, conforme al ordenamiento jurídico y bajo el control de la Superintendencia del Subsidio Familiar, el cual se ejercerá a través de las modalidades de autorización general y autorización previa, según lo establecido en el artículo 3º del Decreto Reglamentario 1053 del 5 de junio de 2014.

En especial, se verificará que el objeto de aquellos atienda las necesidades prioritarias de la población afiliada, con énfasis en la cobertura para los trabajadores beneficiarios y sus familias.

Conforme lo disponen los artículos 54 y 55 de la Ley 21 de 1982, tanto el director administrativo como el consejo directivo asumen responsabilidad por la aprobación, ejecución y seguimiento de los planes, programas y proyectos de inversión en obras y servicios sociales, así como sobre el cumplimiento de las disposiciones legales sobre objeto, naturaleza y origen de los recursos utilizados y la disponibilidad de los mismos.

La caja de compensación familiar deberá incluir en el límite máximo de inversiones, todos los proyectos de inversión presupuestados para ejecutar en la respectiva vigencia.

En el acta en que conste la aprobación del consejo directivo, debe quedar en forma expresa el valor del plan, proyecto o programa aprobado, la descripción general del mismo, el o los servicios en los cuales se ejecutará y la certificación del revisor fiscal sobre el origen y disponibilidad de los recursos, cuando se financian con recursos existentes en tesorería.

Los planes, programas y/o proyectos deberán ser presentados en forma integral, corresponder a la unidad de diseño estructural que se establezca e incluir la realización de los estudios previos, diseños y anteproyectos, cuyo costo debe formar parte del valor total de la inversión. Las cajas de compensación familiar no podrán fraccionar la presentación de un proyecto en varias etapas o componentes con el fin de modificar o ajustar el monto asignado.

En caso de no aprobación de un proyecto sometido al régimen de autorización previa, los conceptos antes definidos deberán registrarse como gastos de administración y funcionamiento del respectivo servicio.

3. Plazo de presentación

El plazo para la presentación de los planes, programas y proyectos seguirá los siguientes lineamientos:

• La caja de compensación familiar deberá presentar el límite máximo de inversiones, en el que se incluyan todos los proyectos de inversión presupuestados para ejecutar en la respectiva vigencia, antes del 28 de febrero de cada año.

• Los proyectos de inversión sometidos al régimen de autorización previa, deberán ser radicados en la Superintendencia del Subsidio Familiar, de manera independiente al límite máximo de inversiones, a más tardar el 30 de noviembre de cada año.

• Los programas y proyectos de inversión sometidos al régimen de autorización general y toda modificación al monto, especificaciones técnicas o información inicial del proyecto o programa, deberá ser remitida a la Superintendencia del Subsidio Familiar, dentro de los cuarenta y cinco (45) días hábiles siguientes a su aprobación por el consejo directivo para su seguimiento y control.

4. Autorización general

Los planes, programas y proyectos de inversión sometidos al régimen de autorización general podrán ser ejecutados por las cajas de compensación familiar una vez sean aprobados por parte del consejo directivo y cumplan con los requisitos y documentación exigida para el desarrollo de los mismos. El director administrativo y el consejo directivo asumen responsabilidad por su aprobación, ejecución y seguimiento.

Los documentos correspondientes al tipo de programa o proyecto a desarrollar, deberán ser diligenciados y remitidos a la Superintendencia del Subsidio Familiar.

Corresponden al régimen de autorización general las siguientes obras, programas y proyectos:

4.1. Proyectos de modificaciones, adecuaciones y mejoras

a) Los proyectos de modificaciones, adecuaciones y mejoras, que se encuentren en los supuestos señalados en el literal a) del artículo 3º del Decreto Reglamentario 1053 de 2014. La superintendencia anualmente, con base en los ingresos reportados por las cajas de compensación familiar en los estados financieros de la vigencia anterior y el límite máximo de inversiones aprobado para la respectiva vigencia, remitidos hasta el 28 de febrero de cada año, efectuará y publicará el cálculo correspondiente.

b) Para las cajas de compensación familiar que no se encuentren enmarcadas en el citado literal, se someten al régimen de autorización general, los proyectos de modificaciones, adecuaciones y mejoras que estén incluidos en el límite máximo de inversiones del aprobado por la superintendencia y que el valor de cada proyecto no supere el veinte (20%) del monto total del límite.

Para la clasificación del proyecto en modificaciones, adecuaciones y mejoras se debe tener en cuenta lo establecido en el Decreto 1469 de 2010 y lo indicado en la respectiva licencia de construcción.

Para la vigencia 2014, los porcentajes correspondientes a cada caja de compensación, se incluyen en cuadro anexo, elaborado con base en la información reportada por las cajas.

En la realización de modificaciones, adecuaciones y mejoras en inmuebles que no sean de propiedad de las cajas de compensación familiar, se deberá tener en cuenta la prohibición contemplada en el artículo 44 de la Ley 21 de 1982 y, en todo caso, se deberá acreditar y garantizar la recuperación de la inversión por parte de la caja.

4.2. Los proyectos de inversión para la atención de servicios sociales que sean financiados con remanentes de los aportes generados en ejercicios anteriores, cuyo uso debidamente acreditado esté dirigido por lo menos en un ochenta por ciento (80%) a los beneficiarios del subsidio familiar.

Para acreditar el uso de los servicios sociales se tendrá en cuenta, entre otros, la información de las cajas remitida a la Superintendencia del Subsidio Familiar.

4.3. Proyectos para el desarrollo de las actividades contempladas por el artículo 16 de la Ley 789 de 2002 y que comprometan exclusivamente la aplicación de recursos originados en fuentes diferentes a los aportes parafiscales.

Para la aplicación del presente numeral el revisor fiscal deberá certificar que los recursos no se originan por la prestación o venta de bienes o servicios que hayan sido establecidos o financiados con aportes parafiscales, sus remanentes o rendimientos.

De acuerdo con lo anterior, se consideran recursos originados de los aportes parafiscales, los provenientes de los servicios de mercadeo, salud, microcrédito, crédito social, turismo, entre otros, siempre y cuando los mismos hayan sido establecidos o financiados con aportes parafiscales, sus remanentes, rendimientos y recursos de crédito.

4.4. Proyectos que hagan parte de la administración del mecanismo de protección al cesante, cuando los recursos deriven o se generen en el programa respectivo y se financien con cargo al Fosfec, tales como las agencias de gestión y colocación de empleo.

4.5. Proyectos que se realicen en cumplimiento de una orden de autoridad judicial o administrativa y para cumplimiento de requisitos de ley.

4.6. Adicional a lo anterior, dentro de los criterios establecidos por esta superintendencia, se determinan como programas y proyectos de autorización general, los que se enuncian a continuación:

• Proyectos o programas que se ejecuten con cargo a los recursos de promoción de oferta de vivienda de interés social-Fovis.

• Programas Foniñez, adulto mayor y población discapacitada.

• Ampliación de fondos de crédito social.

• Todos los que no estén sometidos al régimen de autorización previa.

5. Autorización previa

Los proyectos sometidos al régimen de autorización previa deberán obtener aprobación de la Superintendencia del Subsidio Familiar sin cuya autorización aquellos no podrán emprenderse. Una vez aprobados por el consejo directivo, se remitirán dentro de los cuarenta y cinco (45) días siguientes a la superintendencia.

Se someten a autorización previa, los proyectos que correspondan a las siguientes categorías:

• La compra, venta, permuta de bienes inmuebles que no correspondan al régimen de autorización general.

• Adquisición de acciones, cuotas o partes de interés social, con recursos originados en los aportes parafiscales.

• Apertura y cierre de programas y servicios.

• Proyectos de vivienda con recursos diferentes a Fovis y VIPA, que no correspondan al régimen de autorización general.

• Arrendamiento de bienes inmuebles que superen los 60 smmlv incluido IVA (por la caja para un tercero o la caja como arrendador).

• Arrendamientos con opción de compra o venta.

• Proyectos que comprometan recursos correspondientes a varias vigencias.

• Proyectos de construcción de sedes para prestar servicios sociales, mercadeo y salud, entre otros, que no correspondan al régimen de autorización general.

• Proyecto de ampliación de la infraestructura existente en los cuales se incremente el área construida de la edificación, siempre y cuando dicha ampliación supere el 30% del área construida, que no correspondan al régimen de autorización general.

• Construcción de instalaciones en las que se vayan a desarrollar programas de atención integral de la niñez atendiendo a lo dispuesto en el Decreto Reglamentario 1729 de 2008.

• Constitución de instituciones técnicas profesionales, instituciones tecnológicas, instituciones universitarias o escuelas tecnológicas atendiendo a lo dispuesto en el Decreto Reglamentario 2581 de 2007.

• Proyectos de modificaciones, adecuaciones y mejoras que superen los porcentajes establecidos en el régimen de autorización general.

6. Documentación requerida para la presentación de planes, programas y proyectos

Para la aprobación y/o seguimiento de los planes, proyectos y programas, se deberá remitir la siguiente información, la cual aplica para los regímenes de autorización general y previa.

6.1. Petición formal del representante legal

El director administrativo debidamente reconocido, suscribirá el escrito de solicitud de aprobación o remisión de información para seguimiento del plan, proyecto o programa, en el cual indicará el régimen de aprobación que aplica al respectivo proyecto y la causal correspondiente, así como los anexos que remite.

6.2. Copia de la aprobación del consejo directivo

Copia física o en medio magnético del acta del consejo directivo o extracto de acta, debidamente aprobado, donde conste lo siguiente:

• Miembros del consejo directivo asistentes y su calidad de principal o suplente.

• Aprobación expresa del plan, proyecto o programa, indicando el valor y origen de los recursos.

• Régimen de aprobación que aplica al respectivo proyecto y la causal correspondiente.

• La mayoría calificada para la respectiva aprobación.

• La firma del presidente y secretario del consejo directivo.

6.3. Certificado del revisor fiscal

El revisor fiscal deberá certificar el origen, vigencia y disponibilidad de los recursos que financiarán la ejecución del respectivo programa o proyecto, para lo cual deberá tener en cuenta la información de cada programa o proyecto.

Para los programas que correspondan a los fondos de ley (Foniñez, Fovis, Fosfec, L. 115/94), se deberá remitir proyección de apropiaciones mensuales, certificando la razonabilidad de las mismas.

Para los programas autocosteables, tales como salud y mercadeo (L. 1438/2011), el revisor fiscal deberá certificar además de lo anterior, que los recursos que utilizará el proyecto provienen exclusivamente de dichos programas, o en su defecto, especificar las fuentes de financiación, las que, en todo caso, deberán estar permitidas en la legislación vigente para este tipo de programas.

6.3.1. Origen de los recursos

Dentro de las fuentes de los recursos, se pueden contemplar las siguientes, las que en todo caso deberán estar permitidas en la legislación vigente para cada proyecto o programa. Cuando los recursos se hayan originado en vigencias anteriores, se deberá indicar la vigencia a la que corresponden:

• Recursos de remanentes correspondientes al 4%.

• Recursos originados en fuentes diferentes a los aportes parafiscales.

• Reservas para obras y programas de beneficio social.

• Recursos de fondos de ley.

• Recursos de convenios de cooperación.

• Recursos del crédito, indicando la fuente para el pago del mismo.

• Donaciones.

• Aportes de capital de terceros.

• Daciones en pago.

• Excedentes del 55%.

Cuando los recursos para inversión se originen en fuentes diferentes a los aportes parafiscales, se deberá indicar el origen específico de los mismos.

En el caso de venta bienes inmuebles se deberá certificar:

• El origen de los recursos con los que se adquirió el bien.

• El valor en libros y la utilidad o pérdida generada con la negociación, el cual debe incluir las mejoras y adiciones que se les haya hecho a los predios.

• La destinación de los recursos producto de la negociación.

6.3.2. Disponibilidad

Se debe certificar la disponibilidad de los recursos para financiar el respectivo programa o proyecto indicando cómo están representados, es decir, las cuentas bancarias, títulos valores, CDT, fiducia, entre otros.

6.4. Descripción general

Todos los proyectos deberán contener la siguiente información:

a) Nombre. Identificar en forma clara y breve del proyecto según su naturaleza;

b) Descripción del proyecto. Explicar de manera concreta el proyecto, las actividades que involucra y cómo se van a realizar;

c) Localización. Señalar el sitio exacto, dirección donde se desarrollarán las actividades centrales del proyecto, ubicándolo geográficamente e informando si el bien es de propiedad de la caja o, en caso contrario, el título de tenencia del mismo.

En el caso de los programas, deberá informar la descripción detallada de la ubicación (municipios) donde se pretende ofertar el programa incluyendo los lugares (instituciones, sedes recreativas, etc.), donde se realizarán las actividades;

d) Servicio. Determinar el servicio o servicios vinculados al proyecto. Cuando el proyecto afecta dos o más servicios se deberá indicar la participación porcentual frente a la inversión total.

6.5. Objetivos

En la descripción de los objetivos se enunciarán en forma clara y precisa los propósitos y finalidades a alcanzar convertidos en elementos de entrada o de partida tanto para el sistema de seguimiento y evaluación como para la construcción de indicadores.

Los objetivos deben ser formulados de tal manera que:

• Sean medibles y alcanzables.

• Expresen algo fundamental en términos de logros, beneficios o resultados.

• Expresen qué espera obtener como resultado la caja en un horizonte de tiempo (estar delimitado en el tiempo).

• Permitan comparar la situación actual con la situación futura.

• Contribuyan al cumplimiento del objeto general propuesto en cada uno de los programas.

6.6. Justificación

Se deben indicar las motivaciones que llevan a la caja a proponer el proyecto, cumpliendo con las metas propuestas en el plan operativo de la caja y en el plan nacional y/o regional de desarrollo.

Adicionalmente, cuando aplique, señalar cómo el proyecto contribuye a la disminución de las necesidades básicas insatisfechas de la población objeto, o bien cómo contribuye el proyecto a los objetivos planteados.

6.7. Valor

Se debe detallar el valor total del programa o proyecto aprobado por el consejo directivo. Si contempla varias vigencias, indicar los montos para cada una de ellas, en pesos corrientes y la distribución por valor y porcentual por servicios, de conformidad con lo señalado en el cuadro de inversiones presentado por la caja.

El valor total del proyecto debe incluir posibles conceptos requeridos para hacer realidad la inversión como: derechos, impuestos, gastos notariales, asesorías, asistencias técnicas, estructuración de presupuestos, capacitaciones, investigaciones, diseños e interventorías, licencias, presupuestos de obra, dotaciones, entre otros. Dicho valor total debe coincidir con lo aprobado por el consejo directivo.

6.8. Cronograma de ejecución

Deberá incluirse el cronograma de ejecución en el que se establezca el tiempo estimado que durará la ejecución del proyecto medido en años, meses, semanas con sus principales etapas, si las tiene, indicando las fechas y montos proyectados para los desembolsos o recepción de dineros.

6.9. Tiempo de recuperación

Para proyectos de servicios autocosteables, se deberá proyectar el tiempo en que se recuperará la inversión destinada.

Para el caso de los programas y servicios subsidiados, dicha recuperación se debe medir desde el punto de vista de la cobertura e impacto social hacia los afiliados, lo cual se debe sustentar en la evaluación social, indicando adicionalmente la proyección del subsidio que se tiene prevista aplicar.

6.10. Estudio de mercado

Se debe soportar el análisis e información del mercado de la oferta actual del servicio e identificar el grado de necesidad, la demanda del servicio que se pretende implementar y su impacto en el entorno (valor agregado, diferencial o ventaja del producto/servicio que ofrecerá la caja).

6.11. Cobertura

Corresponde a la proyección de la población por categorías que se beneficiará del proyecto, cuantificando la cobertura potencial, actual y proyectada.

6.12. Evaluación social

Busca medir el impacto social y las repercusiones del programa o proyecto a la estructura socioeconómica en su conjunto y cómo contribuye al mejoramiento de la calidad de vida de sus trabajadores afiliados y sus familias.

6.13. Evaluación financiera

Presentar el impacto financiero del proyecto en los estados financieros de la caja. Los proyectos que involucren servicios sociales subsidiados, deberán estar sustentados con el análisis de impacto social, coberturas a población beneficiaria y las tarifas establecidas por categoría.

Presupuesto de ingresos y egresos del proyecto: debiéndose registrar el valor total que se proyecta ejecutar, discriminando ítems tales como: costos directos, costos indirectos, costos financieros, gastos legales, gastos generales, diseños y estudios, imprevistos e impuestos, relacionados de manera detallada. Cuando el proyecto se estime ejecutar en varias vigencias, se deberá actualizar a pesos corrientes por la variación de la inflación.

Flujo libre de caja del proyecto: El flujo se estimará por períodos de tiempo de ejecución del proyecto, se deberán relacionar las bases presupuestales que sirvieron de referencia para este cálculo (ejemplo: porcentajes de variación de tarifas, IPC, variaciones en los gastos de administración, variaciones en generación de ingresos, etc.).

Los criterios de decisión deben estar fundamentados en el caso de servicios como mercadeo, salud y vivienda no Fovis, en términos de autosostenibilidad, es decir, en la no utilización de recursos del 4% de aportes, por lo tanto, las cajas de compensación familiar en estos servicios podrán competir en igualdad de condiciones a los demás agentes que participan en el mercado.

En los casos que el proyecto se financie con recursos del crédito, se debe indicar la tasa de oportunidad que deberá corresponder a la del costo del empréstito contratado. Se debe incluir la proyección de amortización y señalar con qué recursos se cubrirá el crédito.

7. Aspectos específicos

Los requerimientos contemplados en este capítulo son adicionales a los enunciados anteriormente.

7.1. Modificaciones, adecuaciones y mejoras

• Presupuesto de obra, detallando unidad de medida, cantidad, valor unitario y valor total, el cual debe ser anexado en excel.

• Planos arquitectónicos generales del proyecto y sus detalles en una escala adecuada.

• Licencia de construcción, cuando aplique se debe remitir copia de licencia de modificación o adecuación, o certificación en la cual conste que se encuentra en trámite; en este caso, el inicio de obra de un proyecto aprobado quedará condicionada a la obtención de esta licencia.

• Interventoría, indicándose si se va a realizar de forma directa o indirecta, y su costo debe estar incluido dentro del valor total de la inversión.

7.2. Proyectos de construcción

• Presupuesto de obra

• Planos arquitectónicos generales

• Licencia de construcción

• Cronograma del proyecto

• Plan de manejo ambiental

• Interventoría

• Estudio de suelos

• Uso del suelo

• Disponibilidad de servicios públicos

7.3. Negociación de bienes inmuebles

Para efectos de la negociación de bienes inmuebles, las cajas de compensación familiar deberán describir la forma como se llevará a cabo la misma, indicando la clase de contrato, sus condiciones, y su perfeccionamiento, es decir, el precio del bien, la forma de pago, la fecha de entrega o recibo del bien. Adicionalmente, se deberán presentar las garantías que permitan la seguridad de los bienes o recursos de la caja.

Para toda negociación de bienes inmuebles se deberá adjuntar la siguiente información:

• Avalúo comercial con vigencia no superior a un año, realizado por peritos inscritos ante las lonjas de propiedad raíz, el cual debe incluir, entre otros la identificación del inmueble, ubicación, método valuatorio y precio.

En el caso de arrendamiento el canon mensual deberá corresponder a una determinación técnica fundamentada en avalúo realizado por perito adscrito a la lonja de propiedad raíz de la localidad, correspondiente al inmueble que se planee contratar respecto de otros inmuebles de la zona. La caja deberá sustentar con las demás alternativas estudiadas que el arrendamiento es la mejor opción económica, financiera y social.

• Certificado de libertad y tradición del inmueble con una vigencia no mayor a treinta días a la fecha de radicación ante la Superintendencia del Subsidio Familiar.

• Minuta de la negociación.

Dependiendo de la modalidad de negociación, adicionalmente se deberá remitir:

Adquisición de bienes inmuebles:

• Estudio de títulos.

• Destinación futura del inmueble.

• Estudio y uso de suelo, el cual debe permitir la destinación del inmueble indicada en el proyecto.

Enajenación de bienes inmuebles:

• El valor en libros y la utilidad o pérdida generada con la negociación, el cual debe incluir las mejoras y adiciones que se les haya hecho a los predios.

• El origen de los recursos con los que se adquirió el bien.

• La destinación de los recursos producto de la negociación, para lo cual se debe tener en cuenta el origen de los recursos con los cuales fue adquirido y la normatividad sobre su utilización.

• Si se otorga financiación o plazo para el pago del precio de venta se deberán adjuntar las garantías correspondientes.

Comodato de bienes inmuebles:

Cuando la caja de compensación reciba bienes inmuebles en comodato:

• Destinación futura del inmueble.

• Estudio y uso de suelo, el cual debe permitir la destinación del inmueble.

• En este caso no se requiere avalúo.

De conformidad con el artículo 44 de la Ley 21 de 1982, las cajas de compensación no podrán entregar en comodato bienes pertenecientes a estas.

7.4. Negociación de acciones, cuotas o partes de interés social

• Modalidad de la negociación.

• Estados financieros comparativos de los últimos tres años de la empresa sobre cuyas acciones, cuotas o partes de interés social recae la negociación.

• Análisis de la situación financiera y de mercado de la empresa.

• Número y valor de las acciones objeto de la negociación y porcentaje de participación.

• Valor nominal y de mercado de las acciones o de las cuotas partes, certificado por el revisor fiscal.

7.5. Proyectos de vivienda financiados con recursos de promoción de oferta Fovis

Se entenderá por promoción de oferta de vivienda de interés social, el conjunto de actividades que adelanten las cajas de compensación familiar para:

• Desarrollar proyectos de vivienda de interés social contratando la construcción con constructores privados, públicos, organizaciones no gubernamentales u organizaciones populares de vivienda;

• Financiar oferentes de proyectos y programas de vivienda de interés social en las condiciones que establezca el consejo directivo de la respectiva caja y otorgar créditos hipotecarios y micro-créditos para adquisición de vivienda de interés social, en las condiciones establecidas en la Ley 546 de 1999 y demás normas vigentes sobre la materia;

• Adquirir proyectos de vivienda de interés social;

• Comprar y adecuar lotes para adelantar proyectos de vivienda de interés social.

• Destinar recursos en programas integrales de renovación y redensificación urbana.

Los proyectos de vivienda financiados con recursos de promoción de oferta (FOVIS), deben presentar la siguiente información:

Para la adquisición y desarrollo de proyectos de vivienda de interés social:

• El nombre del proyecto de vivienda a desarrollar.

• Las modalidades de solución de vivienda que el mismo contemple.

• El número de soluciones a desarrollar en el proyecto, el valor de venta de las mismas, el área por unidad de construcción, la disponibilidad de servicios públicos y el número y fecha de licencia de construcción.

• El plazo de ejecución del proyecto con su respectivo cronograma.

• El monto de los recursos aprobados.

• Las fechas de desembolso de los recursos.

• Las fechas de reintegro de los recursos.

• El presupuesto y flujo de caja del proyecto.

• Presupuesto de obra detallando unidad de medida, cantidad, valor unitario y valor total.

• Planos arquitectónicos generales del proyecto.

• Licencia ambiental o plan de manejo ambiental o procedimiento a que corresponda.

• Interventoría. Todo proyecto de construcción debe contar con una interventoría ya sea en forma directa o contratada y su costo debe estar incluido dentro del valor total de la inversión.

• Estudio de suelos. Con entidad o empresa reconocida.

• Uso del suelo. En los proyectos de construcción, la corporación debe verificar previamente la destinación prevista del suelo para la zona en donde se va a ejecutar el proyecto, definida dentro del plan de ordenamiento territorial (POT).

Para proyectos financiados con recursos de promoción de oferta para otorgar créditos hipotecarios y microcréditos, debe incluirse:

• La proyección del plan anual de ejecución.

• Monto total de los recursos aprobados que se destinarán para otorgar créditos hipotecarios y microcréditos para adquisición de vivienda de interés social.

• El valor individual de los créditos hipotecarios y los microcréditos para adquisición de vivienda de interés social.

• Los sistemas de amortización que se apliquen.

• Las tasas de interés que se aplicarán según el caso, acordes con la reglamentación vigente sobre la materia, identificando los puntos adicionales de margen de intermediación que le permita a las cajas cubrir el costo de operación.

• El plazo de financiación para cada caso.

• Los requisitos y garantías que se requieran para la aplicación del crédito hipotecario y el microcrédito para adquisición de vivienda de interés social.

• Las estrategias de recuperación de cartera, estudio de siniestralidad y cumplimiento de las condiciones y exigencias establecidas en la Ley 546 de 1999 y demás normas vigentes sobre la materia.

• La implementación de procesos administrativos y operativos que permitan subrogar los recursos de promoción de oferta de los numerales 1º, 3º y 4º del artículo 2º del Decreto Reglamentario 2080 del 9 de junio de 2010, en la colocación de créditos hipotecarios y microcréditos para adquisición de vivienda de interés social.

Para el otorgamiento de financiación a oferentes de proyectos y programas de vivienda de interés social para sus respectivos afiliados, incluir:

• La proyección del plan anual de ejecución.

• Monto total de los recursos aprobados que se destinarán para el otorgamiento de financiación de proyectos de vivienda de interés social.

• Los requisitos y garantías que se requieren para la aplicación de los montos de financiación de los proyectos de vivienda de interés social.

• Las estrategias de recuperación de cartera.

Para la adquisición de lotes para adelantar proyectos de vivienda de interés social, incluir:

• Área total del lote;

• El valor del lote a adquirir;

• Ubicación y definición del lote;

• Certificación emitida por la entidad territorial correspondiente en la que conste que el lote a adquirir no se encuentra ubicado en zona de alto riesgo no mitigable. De encontrarse parte del terreno ubicado en zona de riesgo mitigable, deberá presentarse copia del respectivo plan de mitigación;

• Certificado de libertad y tradición del lote con vigencia no superior a treinta (30) días calendario;

• Disponibilidad de servicios públicos;

• Monto de los recursos aprobados;

• Las fechas de desembolso de los recursos;

• Las fechas de reintegro de los recursos;

• Avalúo comercial.

De presentarse algún cambio en la normatividad vigente se deben tomar los requerimientos exigidos en la norma actualizada.

Las cajas de compensación familiar que no estén obligadas a constituir el Fondo Subsidio de Vivienda de Interés Social podrán constituir voluntariamente dicho fondo, con recursos provenientes del presupuesto de excedentes financieros, presupuesto de inversión o aportes patronales.

Ante esta superintendencia se deberá solicitar la respectiva aprobación de constitución de los fondos, o el incremento de los mismos, en ambos casos se deberá hacer explícito el porcentaje de aporte el cual no podrá variar durante la respectiva vigencia anual.

El Fovis voluntario de las cajas de compensación familiar se someterá a la reglamentación de los fondos de que trata el Decreto Reglamentario 2190 de 2009 y demás disposiciones que lo modifiquen, complementen o adicionen.

7.6. Fondos de crédito

• Líneas de crédito y montos establecidos.

• Tasas de interés por categoría y línea.

• Valor del subsidio, si aplica.

• Reglamento actualizado del fondo.

• Indicador de cartera y cartera por edades.

• Valor del fondo.

7.7. Constitución de instituciones técnicas profesionales, instituciones tecnológicas, instituciones universitarias o escuelas tecnológicas

• Permisos y/o licencia de la secretaría de educación o autoridad competente correspondiente.

• Programas y cupos ofrecidos.

• Tarifas.

7.8. Programas

7.8.1. Adulto mayor y población en condición de discapacidad

En adición a los requisitos generales para cada programa se deberá presentar la siguiente información:

• Antecedentes

• Convenio, si aplica.

• Población identificada.

• Los servicios específicos que se van a ofrecer.

• Relación de las tarifas de los servicios previstos dentro del programa para cada categoría.

7.8.2. Atención integral a la niñez y jornada escolar complementaria

Las cajas de compensación familiar para la formulación de los programas de atención integral a la niñez y jornada escolar complementaria, tendrán en cuenta los parámetros técnicos definidos por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y el Ministerio de Educación Nacional, los cuales se observarán en la revisión y evaluación de los programas que se presenten.

Los programas que ejecuten las cajas de compensación familiar para la atención de la niñez —primera infancia—, deberán cumplir integralmente con los objetivos establecidos en el artículo 4º del Decreto Reglamentario 1729 de 2008, en el marco de la política pública de la primera infancia y referentes a la atención en:

a) Educación;

b) Salud y nutrición;

c) Recreación;

d) Protección;

e) Prevención.

Para la jornada escolar complementaria, la caja deberá tener en cuenta la modalidad de los programas establecidos en los lineamientos de la circular institucional Ministerio de Educación Nacional - Superintendencia del Subsidio Familiar del 11 de mayo de 2009, actualizada con la Circular Externa Interinstitucional 05; en todo caso, los programas deben ser articulados al proyecto educativo institucional (PEI) del plantel educativo. Estos programas deben ofrecerse en la Jornada contraria al horario escolar y atender las siguientes modalidades:

a) Medio ambiente;

b) Escuelas deportivas;

c) Formación artística y cultural;

d) Ciencia y tecnología;

e) Lectura y bilingüismo.

En adición a los requisitos generales para cada programa se deberá presentar la siguiente información:

Modalidades de atención

Jornada escolar complementaria. Formación artística y cultural, educación ambiental, escuelas deportivas, ciencia y tecnología, plan de lectura y bilingüismo.

Atención integral a la niñez. Hogares de bienestar familiar, jardines sociales y centros de desarrollo infantil.

Tiempo de ejecución:

La ejecución de estos programas deberá realizarse de acuerdo con los calendarios definidos por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y el Ministerio de Educación Nacional o secretarías de educación.

• Jornada escolar complementaria. Se desarrollarán durante el año escolar, en el horario contrario al destinado para las actividades puramente pedagógicas. Puede realizarse fuera y dentro de la institución educativa teniendo en cuenta la infraestructura requerida para el adecuado desarrollo de las actividades de la jornada complementaria.

La jornada tendrá una intensidad horaria entre 5 y 9 horas semanales. A lo largo del año académico la iniciación de esta jornada debe coincidir con el inicio de clases escolares.

• Atención integral a la niñez. Especificar el tiempo de duración del programa.

Cobertura

• Jornada escolar complementaria. Total de población a atender, desagregada por institución educativa y modalidad.

• Atención integral a la niñez. Total de la población a atender por modalidades e institución.

Evaluación social del programa

Busca medir los aportes positivos del programa en su conjunto y cómo contribuye al mejoramiento de la calidad de vida de la población.

Las cajas de compensación familiar obligadas a destinar recursos al Fondo para la Atención Integral a la Niñez y jornada escolar complementaria y aquellas que no estén obligadas y decidan voluntariamente hacerlo, podrán, previa aprobación de la Superintendencia del Subsidio Familiar, destinar de los remanentes presupuestales de cada ejercicio, recursos para los programas de Foniñez; para tal fin deberán atender a lo dispuesto en el parágrafo 1º del artículo 43 de la Ley 21 de 1982, en concordancia con el artículo 62 de la misma ley.

Para tal efecto deberán presentar los requisitos señalados en la parte general de esta circular y de conformidad con el Decreto Reglamentario 1729 de 2008.

7.9. Fosfec:

Agencia de Gestión y Colocación de Empleo:

• Copia de la resolución del Ministerio del Trabajo que autoriza la Agencia de Gestión y Colocación de Empleo y/o sus modificaciones por ampliación de servicios (apertura de otras sedes) y copia del reglamento interno.

• Presupuesto del Fosfec y la distribución de los gastos operativos de la Agencia de Gestión y Colocación de Empleo.

• Indicadores para medir la gestión y cumplimiento de las metas y objetivos propuestos.

8. Observaciones a tener en cuenta:

• Tanto para proyectos nuevos como los proyectos en realización, deberán incluir las dotaciones iniciales como parte integral de dichos proyectos (muebles y enseres, maquinaria y equipo, elementos de oficina, entre otros).

• Las cajas de compensación deberán procurar ejecutar el 100% de las inversiones inicialmente programadas, justificando al final del año las razones por las cuales no se cumplió con las metas propuestas.

Esta circular deja sin efecto la Circular Externa 014 de 2013 y rige a partir de la fecha de su publicación.

Anexo cuadro definición porcentaje según decreto y criterios establecidos por la SSF, para proyectos de modificación, adecuaciones y mejoras.

Cuadro porcentajes proyectos modificaciones, adecuaciones y mejoras

Superintendencia del Subsidio Familiar

Dirección financiero contable

Proyectos según porcentajes nuevo decreto

Cód-caja Nombre caja Total ingresos CCF Ingresos salud Ingresos sin salud % respecto al total de ingresos sin salud De empresas afiliadas 4% % aportes / ingresos Límite máximo
3Comfenalco Antioquia749.347.983411.967.733337.380.2494,24%196.082.54958,12%>40%
11Comfamiliares Caldas162.146.47534.998.767127.147.7081,60%67.104.51552,78%>40%
21Cafam1.232.082.923324.169.378907.913.54511,42%374.200.24041,22%>40%
22Colsubsidio2.524.272.334327.580.9482.196.691.38627,63%712.415.98532,43%>40%
24Compensar1.992.059.2921.137.124.839854.934.45310,75%584.120.59968,32%>40%
32Comfamiliar del Huila483.512.622297.523.138185.989.4842,34%57.885.09331,12%>40%
39Cajasan142.089.0957.558.500134.530.5941,69%70.880.89352,69%>40%
40Comfenalco Santander159.562.5201.726.711157.835.8091,99%91.134.65957,74%>40%
57Comfandi Cali835.487.025197.404.392638.082.6338,03%233.488.39836,59%>40%
30Guajira125.707.21573.443.36652.263.8490,66%39.576.89875,73%>30%
37Comfanorte84.881.63144.034.47440.847.1570,51%31.086.49276,10%>30%
5Cajacopi B/quilla.274.159.153235.311.54438.847.6090,49%31.151.14080,19%>20%
36Comfaoriente102.980.27369.997.82232.982.4510,41%28.924.56787,70%>20%
38Cafaba28.159.253699.27527.459.9780,35%25.208.38891,80%>20%
41Comfasucre87.417.06154.537.37332.879.6880,41%30.286.13592,11%>20%
48Comfatolima28.896.68428.896.6840,36%24.247.81083,91%>20%
63Putumayo16.313.34416.313.3440,21%13.748.81084,28%>20%
67Comfiar Arauca16.689.657138.71316.550.9440,21%13.472.93281,40%>20%
2Camacol18.274.6781.967.42316.307.2550,21%9.810.41160,16%>20%
4Comfama1.176.568.886544.842.407631.726.4797,95%457.084.10672,35%>20%
6Combarranquilla72.193.93172.193.9310,91%58.516.20481,05%>20%
7Comfamiliar Atlántico130.204.4441.559.550128.644.8941,62%100.193.71477,88%>20%
8Andi Comfenalco. Cartag.143.937.175143.937.1751,81%106.494.04973,99%>20%
9Comfamil. Cartagena206.717.839164.077.44742.640.3920,54%34.223.10880,26%>20%
10Comfaboy163.244.62174.112.17389.132.4481,12%73.890.45482,90%>20%
13Comfaca21.076.09664.57321.011.5230,26%15.506.67873,80%>20%
14Comfacauca74.902.9688.054.35466.848.6140,84%55.643.31183,24%>20%
15Comfacesar68.997.25068.997.2500,87%60.561.38887,77%>20%
16Comfacor - Córdoba345.934.396279.192.57566.741.8210,84%58.282.65187,33%>20%
26Comfacundi102.159.35083.595.72518.563.6250,23%13.118.61670,67%>20%
29Comfachocó108.875.06856.711.51852.163.5500,66%13.806.72326,47%>20%
33Cajamag69.226.80069.226.8000,87%59.815.24886,40%>20%
34Cofrem100.510.967100.510.9671,26%83.666.81383,24%>20%
35Comfamiliar Nariño167.026.88989.633.15077.393.7390,97%51.702.87066,80%>20%
43Comfenalco Quindío108.134.27533.971.67074.162.6050,93%30.978.51341,77%>20%
44Comfamiliar Risaralda171.345.11584.157.61687.187.4991,10%72.771.08883,47%>20%
46Cafasur7.058.1507.058.1500,09%2.643.08637,45%>20%
50Comfenalco Tolima53.913.0471.991.45251.921.5950,65%44.345.47785,41%>20%
56Comfenalco Valle442.749.712274.981.248167.768.4642,11%144.197.70085,95%>20%
64Cajasai9.424.9379.424.9370,12%7.347.78777,96%>20%
65Cafamaz4.773.6614.773.6610,06%2.930.73961,39%>20%
68Comcaja10.117.72710.117.7270,13%7.593.03975,05%>20%
69Comfacasanare43.990.14043.990.1400,55%38.277.38687,01%>20%
Total general12.867.122.660 4.917.129.855 7.949.992.805 100,00% 4.228.417.261 53,19%  

 

N. del D.: La presente circular va dirigida a consejos directivos, directores administrativos y revisores fiscales de las cajas de compensación familiar.