Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas

RESOLUCIÓN 850 DE 2014 

(Diciembre 30)

“Por medio de la cual se adopta el Manual de contratación del Fondo para la Reparación a las Víctimas”.

La Directora General de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas,

en ejercicio de las facultades que le confieren las leyes 1448 de 2011, 1592 de 2012 y los decretos 4800 y 4802 de 2011 y 3011 de 2013, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 166 de la Ley 1448 de junio 10 de 2011, creó la Unidad Administrativa Especial de Atención y Reparación Integral a las Víctimas como una unidad administrativa especial con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonial.

Que el Decreto 4802 de diciembre 20 de 2011, estableció la estructura de la Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, como adscrita al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, de acuerdo con lo señalado en el artículo 166 de la Ley 1448 de 2011, el artículo 1º del Decreto 4802 de 2011 y el Decreto 4157 de 2011.

Que de acuerdo al artículo 168 de la Ley 1448 de 2011, le corresponde a la Unidad Administrativa Especial de Atención y Reparación Integral a las Víctimas, coordinar de manera ordenada, sistemática, coherente, eficiente y armónica las actuaciones de las entidades que conforman el sistema nacional de atención y reparación a las víctimas en lo que se refiere a la ejecución e implementación de la política pública de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas.

Que en consecuencia de lo expuesto el numeral 8º del artículo 168 de la Ley 1448 de 2011, señala dentro de las funciones de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, administrar el Fondo para la Reparación de las Víctimas y pagar las indemnizaciones judiciales ordenadas en el marco de la Ley 975 de 2005.

Que de conformidad con el inciso 1º del artículo 54 de la Ley 975 de 2005, “por la cual se dictan disposiciones para la reincorporación de los miembros de grupos armados organizados al margen de la ley, que contribuyan de manera efectiva a la consecución de la paz nacional y se dictan otras disposiciones para acuerdos humanitarios”, “(...) Los recursos del fondo se ejecutarán conforme a las reglas del derecho privado”, sin perjuicio de la aplicación de los principios previstos en el artículo 209 y 267 de la Constitución Política, el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, las disposiciones sobre conflicto de intereses contenidas en la Ley 734 de 2002, así como las contenidas en la Ley 1474 de 2011 y las demás normas que lo modifiquen, deroguen o sustituyan.

Que el parágrafo 4º del artículo 177 de la Ley 1448 de 2011, determina que la disposición de los bienes que integran el Fondo para la Reparación de las Víctimas a que se refiere el artículo 54 de la Ley 975 de 2005, se realizará a través del derecho privado. Por lo anterior, en la actividad contractual para la ejecución de los recursos del fondo, así como para la administración y la disposición de los bienes de este, es aplicable el derecho privado, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal, los cuales se entenderán y aplicarán en el sentido que ha establecido la ley, la jurisprudencia colombiana y la doctrina.

Que en virtud a lo establecido por el artículo 13 de la Ley 150 de 2007, las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del estatuto general de contratación de la administración pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso, y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal.

Que en virtud de las anteriores consideraciones,

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar para la Unidad Administrativa Especial de Atención y Reparación Integral a las Víctimas, el Manual de contratación del Fondo para la Reparación a las Víctimas que a continuación se describe:

CAPÍTULO I

Objeto. Régimen legal aplicable, principios y fines de la contratación del Fondo para la Reparación de las Víctimas

1.1. Objetivo del manual.

El presente manual tiene como propósito establecer los lineamientos generales en materia contractual, para la ejecución de los recursos, la administración y disposición de los bienes que integran el Fondo para la Reparación de las Víctimas en adelante “el fondo”.

1.2. Alcance.

El presente manual aplica para todos los casos en que la Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral de las Víctimas como administradora del Fondo para la Reparación de las Víctimas en adelante UARIV-FRV, deba realizar trámites para el desarrollo de los procesos contractuales y la celebración de contratos y convenios.

1.3. Régimen contractual.

1.3.1. Para la ejecución de los recursos del fondo.

De conformidad con el inciso 1º del artículo 54 de la Ley 975 de 2005, “por la cual se dictan disposiciones para la reincorporación de los miembros de grupos armados organizados al margen de la ley, que contribuyan de manera efectiva a la consecución de la paz nacional y se dictan otras disposiciones para acuerdos humanitarios”, “(...) Los recursos del fondo se ejecutarán conforme a las reglas del derecho privado”, sin perjuicio de la aplicación de los principios previstos en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, las disposiciones sobre conflicto de intereses contenidas en la Ley 734 de 2002, así como las contenidas en la Ley 1474 de 2011 y las demás normas que lo modifiquen, deroguen o sustituyan.

De acuerdo con lo anterior los recursos del fondo se ejecutarán, en lo no regulado, por las normas anteriores, de conformidad con el presente documento y las disposiciones comerciales y civiles pertinentes.

1.3.2. Para la administración de los bienes que integran el fondo.

De conformidad con el artículo 16 de la Ley 1592 de 2012, por el cual se modifica parcialmente la Ley 975 de 2005, el Fondo para la Reparación de las Víctimas ejercerá como secuestre judicial de los bienes afectados con medida cautelar en los procesos judiciales de Justicia y paz, por lo cual está facultado para ejercer los deberes y potestades que confiere la ley a quien ejerce la función de secuestre.

El régimen contractual para la administración de los bienes y recursos recibidos por la UARIV-FRV en condición de secuestre es el de derecho privado y en consecuencia el régimen aplicable es el artículo 54 de la Ley 975 de 2005.

1.3.3. Para la disposición de los bienes que integran el fondo.

Según el parágrafo 4º del inciso adicionado por el artículo 177 de la Ley 1448 de 2011, al artículo 54 de la Ley 975 de 2005, la disposición de los bienes que integran el fondo se realizará a través del derecho privado, es decir a través de las disposiciones comerciales y civiles aplicables.

No obstante lo anterior, el secuestre designado judicialmente, previa autorización de la magistratura puede disponer de los bienes cuando amenacen ruina o las dificultades de su administración así lo ameriten.

1.4. Ámbito de aplicación del régimen contractual del fondo.

De conformidad con las disposiciones citadas anteriormente, el derecho privado aplica para la ejecución de los recursos del fondo, así como para la disposición y administración de los bienes del mismo, la cual se hará de acuerdo con la situación jurídica de los mismos.

1.5. Principios generales de la actividad contractual.

En virtud a lo establecido por el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del estatuto general de contratación de la administración pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso, y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal.

Por lo anterior, en la actividad contractual para la ejecución de los recursos del fondo, así como para la administración y la disposición de los bienes de este, es aplicable el derecho privado, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal, los cuales se entenderán y aplicarán en el sentido que ha establecido la ley, la jurisprudencia colombiana y la doctrina.

Los particulares, tendrán en cuenta al celebrar y ejecutar contratos con el fondo, que colaboran con él en el logro de sus fines y cumplen una función social que, como tal, implica deberes, obligaciones y responsabilidades.

Así mismo, y para todos los efectos precontractuales, contractuales y pos contractuales se tendrán en cuenta entre otros, los principios que se indican a continuación:

1.5.1. Igualdad. Se deberá conferir a los proponentes e interesados en contratar el mismo trato, privilegiando exclusivamente la selección de la mejor oferta para lograr el fin propuesto.

1.5.2. Moralidad. Los servidores públicos y contratistas encargados de la ejecución y seguimiento de la contratación, así como todas las personas que intervienen en la actividad contractual actuarán con rectitud, lealtad y honestidad.

1.5.3. Eficacia. Se buscará que los procesos de contratación y los contratos logren su finalidad, y para el efecto, se removerán de oficio los obstáculos puramente formales, y los mismos estarán dirigidos a satisfacer las necesidades previamente identificadas, respetando entre otros, el plan anual de adquisiciones, el plan de acción para la administración de los bienes y recursos del fondo y la destinación de los recursos de este.

1.5.4. Economía. Los procesos de contratación deberán surtirse sin dilaciones, ni retardos; los procedimientos, serán impulsados oficiosamente por los funcionarios encargados. Se deberá proceder con austeridad y eficiencia, optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad en las actuaciones y la protección de los derechos de las personas.

1.5.5. Celeridad. Se impulsarán oficiosamente los procedimientos, e incentivarán el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, a efectos de que los procesos contractuales se adelanten con diligencia y sin dilaciones.

1.5.6. Imparcialidad. Se actuará en todo momento con probidad y pulcritud. La información relacionada con los procesos contractuales será pública y estos, se desarrollarán mediante reglas claras y objetivas que puedan ser conocidas, con la debida antelación y oportunidad por los interesados, sin tener en cuenta alguna clase de motivación subjetiva que afecte la selección.

1.5.7. Publicidad. Todos los procesos contractuales que se adelanten serán públicos. En general los mismos, se publicarán en las páginas web del sistema electrónico para la contratación pública (Secop) y de la UARIV, según lo dispuesto en el presente documento a través del grupo de gestión contractual de la unidad.

1.5.8. Calidad. Los servidores públicos y contratistas encargados de la ejecución de la contratación, deberán buscar la calidad de todos los bienes, servicios, obras y procedimientos, exigiendo los mejores estándares a los contratistas.

CAPÍTULO II

Competencias. Inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de intereses

2.1. Competencia de la UARIV-FRV para ordenar, dirigir los procesos contractuales y celebrar contratos.

La competencia para ordenar, dirigir los procesos de contratación, seleccionar el contratista y celebrar cualquier clase de negocio jurídico corresponde al (la) director(a) general de la Unidad para la Reparación Integral a las Víctimas o a quien haya delegado esta facultad.

2.2. Sujetos intervinientes en la actividad contractual.

Con el fin de asegurar integralidad de los procesos contractuales y el cumplimiento sus objetivos, intervendrán los siguientes sujetos:

a) Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas como administradora del Fondo para la Reparación de las Víctimas en adelante UARIV-FRV;

b) Grupo de gestión contractual. Es el grupo de trabajo de la unidad que para efectos de la contratación objeto de este manual prestará asesoría y acompañamiento en todo lo referente a la gestión contractual cuando la ordenación del gasto esté en cabeza de la dirección general o delegada en la secretaría general de la unidad, o cuando se aplique el estatuto general de contratación estatal;

c) Grupo de gestión financiera y contable. Es el grupo de trabajo creado igualmente mediante la Resolución 2043 del 31 de octubre de 2012 encargado de realizar todos los trámites presupuestales, contables y financieros requeridos para el proceso precontractual, contractual y de liquidación de los contratos cuyas funciones específicas actualmente están definidas en el artículo séptimo de la citada resolución. En consecuencia este grupo realizará estas actividades y aquellas derivadas de su naturaleza y de las normas que se expidan sobre el particular;

d) Comité de contratación. Es la instancia asesora del (la) director(a) general de la unidad y de aquellos funcionarios en quien este haya delegado la competencia para la celebración y expedición de actos de naturaleza contractual de conformidad con lo previsto en la Resolución 118 de 28 de febrero de 2013. Dicho comité, según el artículo tercero de la mencionada resolución, conocerá de todos los procesos de contratación de la unidad salvo en los siguientes casos: 1) Contratos cuyo valor sea inferior a 100 salarios mínimos mensuales legales vigentes. 2) Adiciones de contratos cuya cuantía inicial fuera inferior a 100 salarios mínimos mensuales legales vigentes. 3) Convenios y contratos interadministrativos sin cuantía. 4) Prórrogas y modificaciones sin cuantía. No obstante lo anterior, todas las adiciones o modificaciones relacionadas con contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión sin atender la cuantía serán conocidas igualmente por el comité de contratación de la unidad;

e) Supervisores e interventores. Son los funcionarios de la UARIV-FRV encargados de ejercer el seguimiento, vigilancia y control en los aspectos técnicos, jurídicos, administrativos y financieros de los contratos, que en su momento el ordenador del gasto determine. El funcionario que ejerza la supervisión de un contrato podrá contar con el apoyo de los contratistas cuando se requiera un conocimiento especializado. No obstante lo anterior, la responsabilidad del supervisor y del interventor no se delega. Así mismo se debe dar cumplimiento a los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011 y al Manual de contratación y supervisión de la unidad adoptado mediante Resolución 243 de 31 de marzo de 2014, modificado y adicionado por Resolución 486 de 31 de julio de 2014 y las disposiciones que lo complementen, modifiquen o adicionen, así como lo dispuesto en la Circular 2 de 2014 de la secretaría general de la unidad, en aquello no dispuesto en el presente manual;

f) Comités evaluadores. En la invitación pública, la invitación cerrada, y en los demás casos establecidos en el presente documento, será conformado un comité evaluador integrado por servidores públicos o particulares contratados para el efecto, atendiendo la naturaleza y objeto del contrato, quienes serán designados por el ordenador del gasto o su delegado para el FRV mediante comunicación escrita. Los miembros de dicho comité estarán sujetos a las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales.

Para efecto del estudio y evaluación de las propuestas, el ordenador del gasto o su delegado, deberá conformar el comité evaluador antes de la publicación de los términos definitivos de la invitación respectiva.

Este comité deberá estar integrado mínimo por tres profesionales, tecnólogos o técnicos así: i) un (1) abogado encargado de verificar los requisitos jurídicos habilitantes de las ofertas; ii) un profesional en economía o carreras afines encargado de verificar la capacidad financiera de los oferentes y; iii) un profesional, tecnólogo o técnico con los conocimientos requeridos acorde con el objeto a contratar, encargado de evaluar y ponderar técnica y económicamente las ofertas.

No obstante lo anterior, el ordenador del gasto o su delegado para el FRV previo a la evaluación de las propuestas, podrá ampliar el número de integrantes que conformen el comité evaluador teniendo en cuenta la cuantía, la naturaleza y la complejidad del contrato que se pretende suscribir, decisión que deberá motivarse.

El comité tendrá a su cargo las siguientes obligaciones:

1) Verificar los aspectos necesarios para la habilitación de las ofertas dispuestos por la UARIV-FRV, analizando jurídica, financiera y técnicamente las diferentes ofertas y proponentes, de acuerdo con los parámetros señalados en los términos de invitación, lo cual puede originar la aceptación o rechazo de las propuestas, así como las aclaraciones que se le soliciten al oferente o proponente para que absuelva las inquietudes.

2) Evaluar las ofertas de acuerdo con los parámetros establecidos en los términos de invitación y suscribir el acta de evaluación determinando el orden de elegibilidad de las mismas, de requerirse.

3) Elaborar las respuestas a las observaciones efectuadas por los oferentes o proponentes a los términos de invitación y a la evaluación de las propuestas, las cuales serán suscritas por el ordenador del gasto o su delegado para el FRV.

4) Recomendar al ordenador del gasto o su delegado para el FRV el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada.

El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada.

g) Grupo de trabajo administrador del Fondo para la Reparación de las Víctimas. Es el grupo de trabajo creado mediante la Resolución 1120 de 21 de octubre de 2013 encargado de cumplir las funciones señaladas en dicho acto administrativo y de ejecutar las demás actividades señaladas en el presente manual.

h) Delegaciones para la ordenación de gasto del fondo. De conformidad con la Resolución 5 de 2012, el secretario general de UARIV tiene delegada la facultad de ordenar y dirigir los procesos de selección, de contratar y comprometer y ordenar el gasto de la UARIV. Según la Resolución 207 del 9 de marzo de 2014, modificada con la Resolución 283 de 2014, el coordinador del grupo de trabajo administrador del Fondo para la Reparación de las Víctimas, tiene la facultad de ordenar y dirigir los procesos de selección, de contratar y comprometer y ordenar el gasto de la UARIV, en relación con la administración, y comercialización de los bienes del fondo, así como con el recaudo y la administración de fuentes de recursos, de que trata el artículo 177 de la Ley 1448 de 2011.

2.3. Régimen de inhabilidades, incompatibilidades y prohibiciones para contratar.

Será aplicable el régimen de inhabilidades e incompatibilidades de que tratan la Ley 80 de 1993 y las demás disposiciones legales que la modifican y adicionan. Sin perjuicio de lo anterior, la UARIV-FRV aplicará igualmente las prohibiciones contenidas en la Ley 1474 de 2011 y demás normas que contemplen la materia, la modifiquen o adicionen.

2.4. Conflictos de intereses.

Además de las inhabilidades, incompatibilidades y prohibiciones, los servidores y contratistas de la UARIV-FRV están sometidos y deberán aplicar las reglas sobre conflicto de intereses a que se refiere la Ley 734 de 2012 y demás normas constitucionales y legales que la modifiquen y adicionen.

CAPÍTULO III

Disposiciones comunes aplicables a los procesos de contratación

Las condiciones y requisitos determinados por la UARIV-FRV en sus invitaciones a ofertar no constituirán jurídicamente una oferta, sino que, como su nombre lo indica, constituyen invitaciones a los interesados a presentar ofertas a la UARIV-FRV. En ese sentido, en virtud de la invitación a ofertar la UARIV-FRV no adquiere compromiso alguno de continuar con el procedimiento de selección ni de concluirlo mediante la celebración de un contrato y podrá dar por terminado en cualquier momento un procedimiento de contratación sin aceptar oferta alguna.

No obstante lo anterior, en aplicación del Código de Comercio, la unidad se reserva la facultad de seleccionar o no alguna de las propuestas y en tal virtud, el término previsto para la selección del contratista, será el establecido en el cronograma de los términos de la invitación. Así mismo y en caso de considerarlo necesario, podrá suspender o dar por terminado en forma motivada el proceso de selección, en cualquier etapa. La citada decisión se publicará en la página web del Secop. La participación de los proponentes no les otorgará el derecho de finiquitar el proceso de selección respectivo.

3.1. Identificación de la modalidad de selección.

La UARIV-FRV antes del inicio del trámite de selección del contratista, en los estudios previos, entre otros aspectos, deberá indicar y justificar la modalidad que será utilizada para tal fin. En este caso y para efectos de la aplicación del presente manual cuando aplique es necesario establecer el presupuesto asignado al fondo con el fin de determinar la cuantía atendiendo lo dispuesto en el numeral 3.3 de este manual.

3.2. Modalidades de selección.

La escogencia del contratista o asociado según corresponda, se realizará mediante las modalidades de selección de invitación pública, invitación cerrada, contratación directa y los procedimientos especiales para los contratos establecidos en los Capítulos VI y VII de este manual.

Cada una de estas modalidades está sujeta al cumplimiento de los plazos en ellas previstos, sin embargo, estos se podrán ampliar previa justificación, cuando se trate de procesos que por la complejidad del bien o servicio que se requiera contratar, demande un mayor tiempo.

3.3. Determinación de la menor cuantía del fondo.

Para efectos de la aplicación del presente manual y con el fin de establecer según sea el caso la modalidad a aplicar para el proceso de selección, según lo señalado en este documento, se entenderá por menor cuantía de la UARIV-FRV, la suma de 850 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

De otra parte, la mínima cuantía corresponde a 85 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

3.4. Condiciones generales de los términos de la invitación.

Con base en los estudios previos y de mercado se establecerán los requisitos jurídicos, técnicos, financieros y económicos que los oferentes deben acreditar para que su oferta pueda ser evaluada y aceptada. Estos requisitos deben ser proporcionales a la naturaleza del contrato a suscribir y a su cuantía. En los términos de la invitación se fijará como requisito para ofertar la acreditación de experiencia por parte del oferente.

Excepcionalmente, se podrá omitir el cumplimiento de este requisito cuando al realizar los estudios previos se establezca que no existen oferentes que puedan acreditar la experiencia exigida o cuando el proceso haya sido declarado fallido por esta causa. En este caso, se dejará constancia de tal hecho en el expediente de la contratación, por parte de quien elabora el estudio previo y los términos de la invitación y del ordenador del gasto o su delegado para el FRV.

3.5. Requisitos presupuestales.

Se dará cumplimiento a la Ley 819 de 2003, al Decreto 111 de 1996, y a las demás disposiciones que los modifiquen y adicionen.

En especial se atenderá lo dispuesto en el artículo 71 del Decreto 111 de 1996 que dispone: “Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos.

Igualmente, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos.

En consecuencia, ninguna autoridad podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible, o sin la autorización previa del Confis o por quien este delegue, para comprometer vigencias futuras y la adquisición de compromisos con cargo a los recursos del crédito autorizados.

(...)

Cualquier compromiso que se adquiera con violación de estos preceptos creará responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quien asuma estas obligaciones (L. 38/89, art. 86; L. 179/94, art. 49)”.

3.6. Modificación de los términos de la invitación.

Los términos de la invitación pueden ser modificados por la UARIV-FRV cuando en virtud de las observaciones realizadas a los mismos se considere oportuno su modificación. La modificación podrá efectuarse a más tardar antes de la hora para la presentación de las ofertas y en la misma se podrá prever la ampliación del término para presentarlas.

En este caso, si se requiere modificar los términos de la invitación, se deben expedir adendas suscritas por el ordenador del gasto o su delegado para el FRV y proceder a su publicación en la página web del Secop.

La publicación de las adendas así como los demás documentos que se expidan con ocasión del proceso de selección deberá realizarse en días hábiles.

3.7. Convocatoria veedurías ciudadanas.

De conformidad con lo previsto en el artículo 270 de la Constitución Política desarrollado por la Ley 850 de 2003 y con el fin de lograr la efectiva participación ciudadana para la vigilancia de la gestión pública, la UARIV-FRV deberá convocar a las veedurías ciudadanas para que intervengan si así lo consideran, en todas las instancias del proceso contractual.

3.8. Documentos que deben adjuntarse a las ofertas.

Salvo los requisitos especiales contenidos en las invitaciones, todas las ofertas deben acompañarse de los siguientes documentos:

a) Certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio o la entidad competente, si es persona jurídica;

b) Certificado de matrícula de persona natural o de establecimiento de comercio, de ser procedente;

c) Diligenciamiento de la hoja de vida en los contratos de prestación de servicios, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 del Decreto 2842 de 2012, el artículo 227 del Decreto 19 de 2012, y las disposiciones que los modifiquen, complementen o adicionen;

d) Registro único tributario;

e) Pago de aportes a la seguridad social y parafiscales. En cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, el Decreto 723 de 2013, Decreto Ley 1295 de 1994 y el artículo 18 de la Ley 1122 de 2007, y demás disposiciones que los modifiquen, adicionen o complementen;

f) Para verificar uno o varios requisitos habilitantes establecidos en los términos de la invitación, la unidad podrá pedir el certificado de inscripción en el registro único de proponentes (RUP), sin perjuicio de otros documentos que se soliciten para el efecto;

g) Documento de identificación, en caso de persona natural;

h) Las demás certificaciones o documentos que se requieran según el negocio jurídico a realizar.

PAR.—La entidad deberá verificar a través del mecanismo destinado para tal fin, que los proponentes no se encuentren reportados con antecedentes fiscales, judiciales y disciplinarios en las dependencias respectivas a saber: Contraloría General de la Republica, Ministerio de Defensa Nacional - Policía Nacional y Procuraduría General de la Nación. Lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 60 de la Ley 610 de 2000, artículo 94 del Decreto Ley 19 de 2012 y el artículo 1º de la Ley 1238 de 2008 respectivamente.

3.9. Reglas de subsanabilidad.

En todos los procesos de selección primará lo sustancial sobre lo formal, garantizando siempre condiciones de igualdad para oferentes.

En consecuencia, la entidad contratante no puede rechazar una propuesta por aspectos puramente formales, es decir, por requisitos no necesarios para la comparación de las propuestas. Si el requisito no es indispensable para la evaluación de la oferta, debe concederle al proponente la oportunidad de subsanarla.

En ningún caso la UARIV-FRV podrá permitir que se subsanen asuntos relacionados con la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso.

3.10. Rechazo de las ofertas.

Las ofertas que no cumplan con los requisitos establecidos en las correspondientes invitaciones o que estén incursas en las causales establecidas al respecto serán rechazadas. Esta decisión deberá justificarse y comunicarse.

3.11. Criterios de desempate.

Sin perjuicio de que en los términos de invitación, se establezcan criterios de desempate, en general en caso de empate en el puntaje total de dos o más propuestas, la UARIV-FRV tendrá en cuenta en primer lugar lo dispuesto en el literal a) del artículo 24 de la Ley 361 de 1997 que señala: “Los particulares empleadores que vinculen laboralmente personas con limitación tendrán las siguientes garantías: a) A que sean preferidos en igualdad de condiciones en los procesos de licitación, adjudicación y celebración de contratos, sean estos públicos o privados si estos tienen en sus nóminas por lo menos un mínimo del 10% de sus empleados en las condiciones de discapacidad enunciadas en la presente ley debidamente certificadas por la oficina de trabajo de la respectiva zona y contratados por lo menos con anterioridad de un año; igualmente deberán mantenerse por un lapso igual al de la contratación”. Si la propuesta es presentada por un consorcio, o unión temporal, para aplicar este factor bastará que uno de sus integrantes cumpla esta condición. Si no existiere proponente en las anteriores condiciones, se tendrá en cuenta lo siguiente: Se escogerá el oferente que tenga el mayor puntaje en el primero de los factores de escogencia y calificación establecidos en los términos de la invitación del proceso de contratación. Si persiste el empate, escogerá al oferente que tenga el mayor puntaje en el segundo de los factores de escogencia y calificación establecidos en los términos de la invitación y así sucesivamente hasta agotar la totalidad de los factores de escogencia y calificación establecidos.

Si persiste el empate, la UARIV-FRV debe utilizar las siguientes reglas de forma sucesiva y excluyente para seleccionar el oferente o proponente favorecido, respetando los compromisos adquiridos por acuerdos comerciales, si estos son aplicables, así:

1. Preferir las propuestas de bienes o servicios nacionales frente a la propuesta de bienes o servicios extranjeros.

2. Preferir las propuestas presentadas por una mipyme nacional.

3. Preferir la propuesta presentada por un consorcio, o unión temporal siempre que: (a) esté conformado por al menos una mipyme nacional que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%); (b) la mipyme aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la propuesta; y (c) ni la mipyme, ni sus accionistas, socios o representantes legales sean empleados, socios o accionistas de los miembros del consorcio o unión temporal.

4. Preferir las propuestas u ofertas presentadas por las víctimas del conflicto armado u organizaciones de víctimas.

5. Utilizar un método aleatorio para seleccionar el oferente, método que deberá haber sido previsto en los términos de la invitación del proceso de contratación.

No obstante lo anterior, en los términos de los procesos, podrán determinarse otros criterios de desempate.

3.12. Declaración de fallido del proceso de selección.

La UARIV-FRV podrá abstenerse de seleccionar al contratista, cuando las ofertas presentadas no cumplan con los requisitos del proceso de contratación. No obstante lo anterior, y sin perjuicio de la facultad discrecional de la UARIV-FRV para cancelar el proceso de selección, el mismo puede ser declarado fallido, entre otras, por las siguientes circunstancias:

a) Existan motivos o causas que impidan la escogencia objetiva de las ofertas;

b) No se presente oferta alguna;

c) Habiéndose presentado únicamente una oferta, esta incurra en causal/es de rechazo;

d) Habiéndose presentado varias ofertas, todas incurran en causal/es de rechazo;

e) Ninguno de los oferentes haya ampliado la vigencia de su propuesta en el evento en que el proceso de selección supere el término de vigencia inicial de las mismas.

La decisión correspondiente se dará a conocer a los proponentes mediante publicación en la página web del Secop, decisión contra la cual procede recurso de reposición.

3.13. Suspensión o terminación de los procesos de selección.

La UARIV-FRV se reserva el derecho de suspender los procesos de selección en cualquiera de sus etapas, cuando se presenten circunstancias técnicas, operativas, económicas, de mercado, o de fuerza mayor, orden de autoridad, acto irresistible de terceros o por razones de utilidad o conveniencia que puedan justificar esta decisión, sin que sea procedente pretensión alguna de los oferentes.

Durante el término de suspensión, la instancia competente deberá determinar las medidas a adoptar para poder continuar con el procedimiento o si procede su terminación sin aceptar alguna oferta.

Si el término de suspensión lleva a que se exceda el periodo de validez de las ofertas presentadas dentro de los procedimientos de selección, los oferentes podrán retirarse u optar por extender la vigencia de sus ofertas.

3.14. Vigilancia y control de la ejecución contractual.

Se realizará la vigilancia y control de la ejecución contractual por el supervisor designado por el ordenador del gasto o su delegado para el FRV, quien para el ejercicio de sus actividades dará cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011, el Capítulo 4 de “Supervisión de contratos” del Manual de contratación y supervisión de la unidad adoptado mediante Resolución 243 de 31 de marzo de 2014, modificado y adicionado por Resolución 486 de 31 de julio de 2014 y las disposiciones que lo complementen, modifiquen o adicionen, así como lo dispuesto en la Circular 2 de 2014 de la secretaría general de la unidad, que incluyen las pautas para la supervisión de los contratos que suscribe la unidad como administradora del fondo, y las demás disposiciones que las modifiquen o sustituyan.

La UARIV-FRV podrá suscribir contratos de prestación de servicios profesionales para apoyar la supervisión de los contratos que se suscriban para la administración del fondo.

En los estudios previos de la contratación, se podrá determinar que la inspección y seguimiento contractual se desarrolle a través de la contratación de una interventoría cuando se presente alguno de los eventos señalados en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, y las disposiciones que lo modifiquen o adicionen, según justificación del área usuaria. Dentro de las causales para contratar una interventoría se citan, las siguientes:

— Cuando la UARIV-FRV no cuente con personal suficiente y calificado para desarrollar las funciones de inspección y seguimiento contractual.

— Cuando las obligaciones principales del contrato a inspeccionar sean de diversa naturaleza, de manera que para la idónea inspección de las mismas se requiera un equipo interdisciplinario conformado por diversos profesionales que estén en capacidad de vigilar el correcto cumplimiento de las diferentes obligaciones que integran el objeto contractual.

— Cuando las actividades de inspección y seguimiento consistan en la realización de visitas frecuentes o supongan permanencia en el sitio de realización de las actividades objeto de inspección y seguimiento.

— Cuando el seguimiento suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen.

3.15. Vinculación o contratación de población vulnerable, víctimas del conflicto armado, y mano de obra local.

En los términos de la invitación si técnicamente es viable, se incluirá la obligación a cargo del contratista de vincular o contratar para la ejecución del contrato objeto de la convocatoria un porcentaje determinado de población vulnerable, de víctimas del conflicto armado, o de mano de obra local.

3.16. Acuerdos comerciales.

La UARIV-FRV tendrá en cuenta los acuerdos comerciales suscritos por el Estado Colombiano, para lo cual en los estudios previos se indicará si el proceso está o no cobijado por algún acuerdo comercial. En caso de aplicar el acuerdo respectivo, la UARIV-FRV debe cumplir las obligaciones derivadas de los mismos. Este requisito no se requerirá en los casos en que se utiliza la modalidad de selección de contratación directa.

3.17. Las garantías y mecanismos de cobertura del riesgo.

Serán los instrumentos otorgados con el objeto de respaldar; i) la seriedad del ofrecimiento en razón del proceso de selección o; ii) las obligaciones que surjan del contrato respecto a su celebración, ejecución y liquidación.

La garantía se mantendrá vigente durante la vida del contrato y hasta su liquidación y se ajustará a los límites, existencia y extensión del riesgo amparado.

La UARIV-FRV podrá no exigir garantía en la contratación directa y en los demás casos que se señalan en los estudios previos; según el análisis que sustenta la exigencia o no de las garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual En ningún caso podrá omitirse la exigencia de la garantía cuando el objeto del contrato sea la comercialización o administración de los bienes, siempre y cuando en el mercado exista oferta de dicha garantía. En el caso de los contratos de arrendamiento, se dará aplicación a lo establecido al respecto, en el presente documento.

Dichas garantías podrán ser: a) Contrato de seguro contenido en una póliza expedido por compañía aseguradora legalmente autorizada para funcionar en Colombia, y b) Garantía bancaria.

3.18. Anticipos y pagos anticipados.

En los contratos que se suscriban para la ejecución de los recursos de la UARIV-FRV podrá pactarse el pago anticipado y la entrega de anticipos cuando así se considere y justifique en los estudios previos.

El anticipo se toma como recursos que la entidad entrega al contratista incluso antes de la ejecución del contrato con el fin de financiarlo y no como pago por los trabajos o labores acometidas. Por lo mismo, no extingue ninguna parte de la obligación de pago que adquiere la entidad por la celebración del contrato ni, por tanto, entran al patrimonio del contratista sino que conservan el carácter de públicos. En cuanto al anticipo que se determine en los estudios previos, no podrá ser superior al 50% del valor total del contrato y para su desembolso es obligatoria la constitución y aprobación de la garantía de buen manejo y correcta inversión del anticipo y la aprobación por parte de la UARIV-FRV del programa de inversión del mismo. Dicha aprobación estará a cargo del supervisor del contrato.

El pago anticipado hace parte del precio y su entrega comporta la extinción parcial de la obligación de remuneración a cargo de la entidad solo que de manera adelantada a la realización del contrato o como primer contado, en este evento es obligatoria la constitución y aprobación de la garantía de la devolución del pago anticipado.

Excepcionalmente previa justificación contenida en los estudios previos podrán pactarse anticipos o pagos anticipados por un porcentaje superior al indicado en el inciso anterior.

3.19. Indemnidad.

En los contratos que celebre la UARIV-FRV ya sea para la ejecución de recursos o para la administración de bienes del fondo, siempre deberá pactarse la cláusula de indemnidad, con el objeto de establecer que el contratista se obliga a mantener indemne a la UARIV-FRV frente a cualquier reclamación proveniente de terceros que tenga como causa las actuaciones del contratista.

3.20. Selección de la oferta más favorable.

El ofrecimiento más favorable para la UARIV-FRV en general es aquel que cumpla los requisitos mínimos exigidos en los términos de la invitación y que obtenga el mayor puntaje como resultado de la aplicación de los factores de ponderación establecidos en los citados documentos. En el caso de la subasta inversa para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización también se exigirán requisitos mínimos, y el único factor de ponderación es el precio.

3.21. Perfeccionamiento y ejecución de contratos.

El contrato se perfecciona con la firma de las partes o con la aceptación de la oferta por parte de la UARIV-FRV, según se establezca en los términos de la invitación; para su ejecución en el evento en que se comprometan recursos requiere su registro presupuestal y la aprobación de las garantías si se hubieren exigido.

3.22. Situaciones administrativas del contrato.

Cuando sobrevengan eventos en los cuales sea necesario modificar las condiciones pactadas en el contrato, se podrá optar por:

a) Adición y prórroga. Por solicitud y justificación del supervisor, los contratos podrán adicionarse y/o prorrogarse siempre y cuando no se encuentren vencidos.

Los contratos podrán adicionarse hasta en un cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial. El plazo de los contratos podrá ser prorrogado sin limitación alguna en el tiempo, con el fin de darle cumplimiento al objeto que se viene desarrollando.

PAR.—Se exceptúan de esta limitación los contratos de encargo fiduciario citados en el Capítulo VII del presente manual que se celebren para atender las indemnizaciones reconocidas a niños, niñas y adolescentes, así como también los contratos o convenios que se celebren para los pagos de las indemnizaciones a las víctimas.

b) Cesión. Los contratistas no podrán ceder los contratos celebrados sin autorización de la UARIV-FRV. En el caso de sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad en el contratista, este cederá el contrato previa autorización escrita de la UARIV-FRV, si ello no fuere posible, se procederá a terminar el contrato de mutuo acuerdo.

c) Suspensión. Por causas de fuerza mayor o caso fortuito, interés público o por mutuo acuerdo entre las partes podrán suspenderse los contratos mediante acta que deberá como mínimo contener: i) la expresión clara y precisa de las causas o motivos de tal decisión; ii) el avance del contrato; iii) el estado del bien o servicio contratado; iv) el tiempo de suspensión y la fecha de reanudación; v) la obligación del contratista de prorrogar la garantía pactada. Si antes de la fecha de reanudación estipulada se superan las causas que originaron la suspensión las partes suscribirán un acta que señale la fecha y forma como se reanuda el contrato.

d) Terminación. Los contratos se darán por terminados normalmente por cumplimiento del objeto contractual, vencimiento del plazo o por cumplimiento de alguna condición. Y se darán por terminados anticipadamente, antes del vencimiento del plazo del contrato de manera bilateral o unilateral.

Será bilateral, la terminación de mutuo acuerdo entre las partes, por imposibilidad de cumplimiento siempre que ocurran circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o de conveniencia justificada por las partes. La terminación bilateral se hará siempre mediante acta suscrita entre las partes y el supervisor o interventor, con la explicación de las causales de terminación, la cual podrá igualmente servir de liquidación del contrato, si constan en esta el estado de cumplimiento del contrato y de las garantías de este, así como el balance económico del mismo.

Será unilateral aquélla, en la que se cumpla la condición pactada para el efecto en el contrato.

3.23. Liquidación de los contratos.

Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo, cuyo valor incluido el IVA, si hay lugar a este, sea superior a 8.5 salarios mínimos legales mensuales vigentes, serán objeto de liquidación.

Las partes suscribirán un acta de liquidación con el objeto de establecer el cumplimiento del contrato y el balance económico del mismo.

En la referida acta constarán entre otros, el balance financiero del contrato, las garantías del mismo, así como los acuerdos a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

La liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro de los cuatro meses siguientes a la expiración del plazo de ejecución de estos, o dentro del plazo establecido para el efecto en el contrato respectivo.

Las partes tienen la facultad de pactar en los contratos, que si el contratista no se presenta a la liquidación, o no se llega a un acuerdo sobre su contenido, esta podrá ser practicada por la UARIV-FRV en forma unilateral a través de un documento escrito, dentro de los dos meses siguientes contados a partir del vencimiento del plazo previsto para la liquidación de mutuo acuerdo o dentro del término establecido en el contrato. Lo anterior, no obsta para que dentro de este plazo las partes lleguen a un acuerdo sobre la liquidación.

La liquidación a que se refiere el presente numeral no se requerirá en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

3.24. Cláusulas penales, multas, compensaciones.

Sin perjuicio de lo previsto en cada caso contractual, la UARIV-FRV podrá pactar entre otras las siguientes cláusulas: cláusula penal de apremio, cláusula penal pecuniaria, multas y compensaciones para el reconocimiento del pago de la interventoría.

3.25. Solución de controversias contractuales.

Si se presentaren controversias en la ejecución y liquidación del contrato, la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas - Fondo de Reparación para las Víctimas - UARIV-FRV buscará solucionarlas en forma ágil, rápida y directa. Para tal efecto, podrá acudir a los mecanismos de solución de controversias contractuales tales como: conciliación, amigable composición y transacción; igualmente podrá pactarse la cláusula compromisoria o la celebración de compromisos, con el objeto de someter a la decisión de árbitros las diferencias que puedan surgir por razón de la celebración del contrato y de su ejecución, desarrollo, terminación o liquidación.

3.26. Expedientes contractuales.

De todos los procesos contractuales se formarán expedientes con las formalidades de ley, en los cuales constarán las actuaciones precontractuales, contractuales y pos contractuales que se hayan desarrollado, atendiendo los lineamientos que para tal fin están previstos en la normativa vigente para la gestión documental.

CAPÍTULO IV

Planeación de la contratación para la administración del fondo y términos de la invitación

Para efecto de la celebración de los contratos que realice la unidad en ejercicio de la función de administración del fondo o con cargo a los recursos de este, el coordinador del grupo administrador del Fondo para la Reparación de las Victimas, elaborará el plan de acción para la administración de los bienes y recursos del fondo, y el plan anual de adquisiciones de la ejecución de los recursos del fondo.

4.1. Identificación de la necesidad.

El coordinador del grupo administrador de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas - Fondo de Reparación para las Víctimas - UARIV-FRV, previamente a la elaboración del plan anual de adquisiciones determinará con base en el presupuesto asignado y a los requerimientos para la adecuada administración del fondo la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación respectiva y el mecanismo que establecerá para tal fin.

4.2. Plan anual de adquisiciones.

Para la ejecución de los recursos de la UARIV-FRV, se debe elaborar el plan anual de adquisiciones, con base en las necesidades que se pretenden satisfacer, la destinación de los recursos y las apropiaciones presupuestales disponibles. Dicho plan deberá elaborarse y publicarse en las fechas establecidas en las disposiciones legales vigentes y su ejecución se determinará de acuerdo a la naturaleza del contrato. El plan señalado en este numeral, debe contener como mínimo la lista de bienes, servicios y obras que se pretenden adquirir o realizar durante la vigencia fiscal, el proceso de selección del contratista, la fecha aproximada de inicio del mismo, y los demás datos exigidos por Colombia Compra Eficiente.

El plan anual de adquisiciones así elaborado, será remitido al grupo de gestión financiera y contable para que sea consolidado con el de las otras dependencias y se proceda a la publicación del plan anual de adquisiciones de la unidad.

La unidad como administradora del fondo podrá modificar el plan anual de adquisiciones en el evento en que se requiera, de acuerdo con las disposiciones establecidas por la secretaría general de la unidad.

4.3. Plan de acción para la administración de los bienes y recursos del fondo.

Este plan tiene por objeto establecer los mecanismos de adecuada administración y custodia de los bienes y recursos que conforman el fondo, y que son administrados por la unidad. Para tal fin podrán celebrarse contratos de arrendamiento, depósito mercantil, depósito provisional, comodato, fiducia, administración fiduciaria, compraventa, contrato de seguros, entre otros, de conformidad con las disposiciones de derecho civil y comercial. Dicho plan será elaborado al inicio de cada año y actualizado en la medida en que se vayan recibiendo los bienes.

4.4. Estudios previos.

Documentos que constituyen el soporte para establecer la conveniencia y oportunidad de la futura contratación de bienes y servicios y la base para la escogencia de la modalidad de selección a utilizar en el proceso pre contractual y la elaboración de los términos de la invitación. Serán elaborados por los profesionales designados por el coordinador del grupo administrador del FRV, según la necesidad que se pretenda satisfacer y serán suscritos por quienes intervinieron en su elaboración.

Cuando el objeto contractual esté relacionado con la ejecución de una obra, será necesario que en los estudios previos se incluyan los diseños que permitan establecer la viabilidad del proyecto, al igual que los requerimientos de autorizaciones y licencias previas.

El estudio previo debe constar por escrito y contener como mínimo los siguientes requisitos:

a) La descripción sucinta de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación.

b) La descripción del objeto a contratar.

c) Las condiciones técnicas exigidas. En el caso de la subasta inversa, como parte del contenido del estudio previo, cada bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización a ser adquirido, tendrá una ficha técnica que incluirá sus características y especificaciones. Las fichas técnicas deberán contener, como mínimo:

1. La denominación del bien o servicio.

2. La unidad de medida cuando aplique, y

3. Características técnicas del bien o servicio.

d) El presupuesto oficial de la contratación, determinado con base en el estudio de mercado, indicando las variables utilizadas para el cálculo de este y los rubros que lo componen. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la unidad-FRV debe incluir la forma como los calculó.

e) El correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal, si aplica.

f) La modalidad del proceso de selección del contratista que será empleado y su justificación.

g) El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo.

h) El análisis que sustenta la exigencia o no de las garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso.

i) La indicación de si el proceso de contratación está cobijado por un acuerdo comercial, este requisito no aplica para los contratos y convenios que se suscriben directamente.

j) La determinación y verificación de los permisos, licencias, planos, diseños y autorizaciones requeridas y demás requisitos que contemple la legislación, así como los responsables de realizar los trámites necesarios para obtenerlos.

k) Los criterios de selección que permitan identificar la propuesta más favorable.

l) La justificación de la procedencia y del porcentaje que pretenda entregarse a título de pago anticipado o de anticipo en el evento en que así se disponga.

m) Si fuere el caso, las razones que justifican la aplicación de la modalidad de contratación directa.

PAR. 1º—Los requisitos de los literales g) e i) del estudio previo señalados anteriormente, no aplican para las contrataciones cuyo presupuesto oficial incluido el IVA si hay lugar a este, sea igual o inferior al 10% de la menor cuantía del fondo y para los casos de contratación directa con base en la causal de urgencia.

PAR. 2º—El estudio previo debe contener el estudio de mercado o consulta de las condiciones del mercado, que constituye el sustento técnico y económico del valor estimado del contrato y que sirve de base para:

a) Definir presupuestos oficiales ajustados a la realidad del mercado, lo que evita entre otros, la contratación con mayores costos.

b) Contar con todas las especificaciones técnicas y económicas de la contratación, lo que facilita la ejecución de los contratos, haciéndola transparente, eficiente y eficaz.

c) Determinar o ajustar los factores de escogencia de las propuestas, con el fin de que estos sean objetivos, consulten la realidad del mercado y permitan a su vez seleccionar la propuesta más favorable para el cumplimiento de los fines del fondo.

PAR. 3º—El grupo de gestión contractual de la unidad durante la etapa de planeación dará acompañamiento jurídico al profesional o profesionales designados por el coordinador del grupo administrador del Fondo para la Reparación de las Víctimas para la elaboración de los estudios previos, cuando la ordenación del gasto esté en cabeza de la dirección general o delegada en la secretaría general de la unidad, o cuando se aplique el estatuto general de contratación estatal.

4.5. Estudios de mercado.

Al realizar el estudio de mercado, que hará parte de los estudios previos para la adquisición de bienes y servicios, es pertinente tener en cuenta entre otras, las siguientes indicaciones:

a) Las especificaciones claras y concretas del bien o servicio a adquirir constituyen la base del estudio de mercado y las mismas deben coincidir con las que se consignen en los “términos de la invitación” o sus equivalentes.

b) El estudio de mercado debe incluir la totalidad de los ítems objeto de contratación.

c) Las solicitudes de cotización que se efectúen como parte del estudio de mercado, deben incluir el mayor número de datos que puedan incidir en el valor a cotizar, tales como el plazo de ejecución, la forma de pago, el personal mínimo exigido, las posibles garantías que se requieren, los productos que se necesitan. En la misma debe indicarse que estas no constituyen oferta ni obligan a la unidad a la aceptación de la oferta de conformidad con los artículos 850 y subsiguientes del Código de Comercio.

d) Cuando solo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser, de acuerdo con la ley, su proveedor exclusivo, el estudio de mercado debe contener, según se requiera, la consulta de los precios ofrecidos por dicho proveedor a otros clientes o la lista de precios por él publicada. No obstante, en el evento en que no sea posible allegar esta información, bastará con indicar tal circunstancia en el estudio de mercado, señalando las razones que dan lugar a ello.

4.6. Términos de la invitación.

Constituyen las condiciones para el proceso de selección del contratista y del contrato que se pretende celebrar. Los términos deberán contener como mínimo los siguientes requisitos:

a) El objeto, las obligaciones, el plazo de ejecución, los requerimientos técnicos, la forma de pago, las garantías exigidas y el plazo de liquidación cuando así se requiera y las demás condiciones del contrato.

b) Los requisitos mínimos habilitantes exigidos a los proponentes.

c) El cronograma del proceso especificando la validez mínima de las propuestas que se solicitan, así como las diferentes etapas del procedimiento a seguir, incluyendo las reglas para expedir adendas a la invitación.

d) El lugar físico o electrónico donde se llevará a cabo el recibo de las propuestas. En el caso de utilizar medios electrónicos deberá observarse lo previsto en la Ley 527 de 1999 y las normas que la modifiquen o sustituyan.

e) Las causales de rechazo de las propuestas.

f) Los criterios de evaluación.

g) Los criterios de desempate.

PAR.—La unidad podrá solicitar en los términos de la invitación a los proponentes la realización de visita técnica dependiendo de la complejidad del objeto a contratar. Dicha visita se realizará dentro del plazo comprendido entre la publicación de los términos de la invitación y antes del cierre del proceso.

CAPÍTULO V

Modalidades de selección de contratistas

La escogencia de los contratistas se realizará según el caso, con arreglo a las modalidades de: invitación pública, invitación cerrada, contratación directa, y los procedimientos especiales para los contratos establecidos en los Capítulos VI y VII de este manual.

5.1. Invitación pública.

Aplica para contrataciones cuyo presupuesto oficial incluido el IVA si hay lugar a este, sea superior a 85 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Esta modalidad de selección, así mismo aplica para las subastas inversas, las cuales se podrán realizar cuando el presupuesto oficial de estas, incluido el IVA, si hay lugar a este, sea superior a 85 salarios mínimos legales mensuales vigentes, y se adquieran bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte del FRV, los cuales corresponden a aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.

Los documentos requeridos para iniciar el proceso son los siguientes:

• Estudio previo.

• Certificado de disponibilidad presupuestal.

• Términos de la invitación.

Procedimiento

5.1.1. Publicación de los términos de la invitación.

En el evento en que no se presenten observaciones o no fueren aceptadas modificaciones a los términos iniciales o así se requiera por parte de la entidad, se publicarán los términos definitivos en las páginas web de la unidad y en el Secop. Con la publicación de los términos definitivos de la invitación suscritos por el ordenador del gasto o su delegado para el FRV, se entiende aprobada la apertura del proceso contractual por lo que no se requerirá de acto adicional alguno.

5.1.2. Manifestaciones de interés y sorteo.

De acuerdo con lo establecido en el cronograma del proyecto de los términos de la invitación, podrá solicitarse que los interesados en participar en el proceso manifiesten su interés, el cual deberá efectuarse en el periodo comprendido entre la publicación de los términos de invitación y hasta dos (2) días hábiles después de la publicación de los términos de la invitación.

La unidad podrá señalar en los términos de la invitación que si recibe más de diez (10) manifestaciones de interés o un número superior al que se indique en los mismos, continuará el proceso con quienes manifestaron el interés u optar por la realización de sorteo para seleccionar máximo diez (10) interesados o el número indicado en la invitación, con quienes continuará el proceso de contratación.

Si se señala que habrá lugar al sorteo, la unidad debe establecer la fecha, hora y forma en que se realizará el mismo. De dicha actuación se dejará constancia en acta que será publicada el mismo día del sorteo. En este caso, el plazo para la presentación de las propuestas empezará a correr el día hábil siguiente a la fecha en la cual la unidad publique en la página web del Secop y de la unidad, el resultado del sorteo.

En el caso de la subasta inversa no aplica este numeral.

5.1.3. Audiencia de aclaración de términos de invitación definitivos y asignación de riesgos.

Dentro del plazo establecido en los términos de la invitación, la unidad podrá celebrar una audiencia con el propósito de precisar el alcance de la contratación, el contenido de los documentos que le sirven de soporte y resolver las inquietudes a que haya lugar y se asignará el riesgo de la contratación, de lo cual se levantará acta, que se dará a conocer a todos los interesados mediante su publicación en la web de la unidad y en el Secop.

5.1.4. Expedición y publicación de adendas.

Si posteriormente a la publicación de los términos definitivos de la invitación o de la celebración de la audiencia de aclaración de términos de invitación definitivos y asignación de riesgos, se requiere modificar los mismos, será necesario expedir adendas suscritas por el ordenador del gasto o su delegado para el FRV y proceder a su publicación en la página web del Secop. En todo caso, solo podrán expedirse adendas antes de la hora fijada en el cronograma para la recepción de las ofertas, sin perjuicio de que con posterioridad a la recepción sea necesario modificar los cronogramas y en tal caso se expedirán las correspondientes adendas.

5.1.5. Recepción de ofertas.

Dentro del plazo previsto en el correspondiente cronograma, los interesados deberán presentar sus ofertas. El término previsto para tal fin será el que se establezca en el respectivo cronograma, que se contará a partir del día hábil siguiente de la publicación de los términos de la invitación.

5.1.6. Recepción de las ofertas y cierre del proceso.

A más tardar el día y hora señalados en los términos de la invitación para la presentación de las ofertas se recibirán las mismas, acto seguido se abrirán las ofertas en presencia de los oferentes que deseen asistir a la diligencia y se efectuará el cierre del proceso. De lo anterior se levantará un acta en la que se identificarán cada una de ellas así como su valor y se verificará la existencia de la garantía de seriedad de la oferta, si así se exige en los términos de invitación.

Las ofertas, serán radicadas de manera consecutiva según el orden de presentación indicando nombre o razón social del oferente, fecha y hora de entrega, persona que realiza la presentación de la propuesta, número de teléfono, celular o fax y correo electrónico.

En el caso de la subasta inversa en esta diligencia, no se abrirá el sobre de la oferta inicial de precio.

En cuanto al valor de la póliza de seriedad de la oferta, la misma será expedida con base en el presupuesto oficial estimado para el proceso contractual.

5.1.7. Verificación y evaluación de las ofertas.

Dentro del plazo señalado en los términos de la invitación, el comité evaluador estudiará y evaluará de manera objetiva y ciñéndose exclusivamente a los términos de la invitación las propuestas presentadas y procederá a recomendar al ordenador del gasto o a su delegado para el FRV el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada. En el caso de la subasta inversa en esta etapa, se efectuará el estudio de los requisitos habilitantes de los oferentes.

5.1.8. Informe de evaluación y respuesta a las observaciones realizadas al informe de evaluación de las ofertas.

El informe de evaluación se publicará en la página web del Secop por el término mínimo de un (1) día hábil, con el fin de que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes en relación con la evaluación de las propuestas presentadas. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar y/o mejorar sus ofertas.

El comité evaluador proyectará la respuesta a las observaciones presentadas al informe de evaluación de las ofertas, respuesta que se publicará en la página web citada. Acto seguido recomendará la propuesta que satisfaga de mejor manera la necesidad, esto es, la más favorable para la UARIV-FRV.

En el caso de la subasta inversa se dará respuesta a las observaciones presentadas al estudio preliminar de los requisitos habilitantes, las cuales serán publicadas en las página web del Secop, y se procederá a efectuar la audiencia pública de subasta inversa, la cual se realizará de manera presencial o electrónica, según las reglas que se establezcan en los términos de la invitación, aplicando para la realización de la misma, las disposiciones allí señaladas.

El ordenador del gasto o su delegado, seleccionará en audiencia pública, atendiendo las recomendaciones, la propuesta más favorable a la unidad. En el evento en el cual el ordenador del gasto no acoja la recomendación efectuada por el comité evaluador, deberá justificarlo previamente a la selección de la oferta.

5.1.9. Aceptación de la oferta seleccionada.

El ordenador del gasto o su delegado para el FRV, procederá a suscribir la comunicación de aceptación de la oferta seleccionada, la cual se publicará, en la página web citada anteriormente. Si así se señala en los términos de la invitación, en la carta de aceptación de la propuesta, se indicará que el negocio jurídico se perfeccionará con la firma del contrato por ambas partes. En caso contrario, la comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en lo cual se efectuará el respectivo registro presupuestal.

En el caso de la subasta inversa se procederá a la realización de la misma en audiencia pública, la cual se realizará de manera presencial o electrónica, según se establezca en los términos de la invitación, aplicando para la realización de la misma, las disposiciones allí señaladas.

Finalizada la subasta inversa con la presencia del ordenador del gasto o su delegado para el FRV, se procederá en la misma diligencia a aceptar la(s) oferta(s) más favorable y se levantará un acta que será publicada en la página web citada.

Para el desarrollo de la subasta inversa para la conformación dinámica de la oferta se tendrán en cuenta los siguientes lineamientos:

La UARIV-FRV con base en los estudios previos, en los términos de la invitación deberá señalar las variables técnicas y económicas sobre las cuales los oferentes pueden realizar la puja.

En la fecha señalada en la invitación y en el cronograma del proceso, los posibles proponentes deben presentar los documentos que acrediten los requisitos habilitantes requeridos por la UARIV-FRV, que revisará dentro del plazo previsto para tal fin el cumplimiento de los requisitos habilitantes y de las condiciones adicionales si hay lugar a ello para determinar los oferentes que pueden continuar en el proceso de selección.

El día y hora señalado para la realización de la subasta, los oferentes deben presentar su oferta inicial con las variables dinámicas, de conformidad con los términos de la invitación. Dicha oferta puede ser mejorada con las posturas que se realicen por parte de los oferentes habilitados hasta la conformación de la oferta definitiva. Se entenderá como oferta definitiva de quien no realice posturas durante la realización de la subasta, la inicialmente presentada por este.

En el evento en que la subasta se realice de manera electrónica, la herramienta utilizada debe permitir que el oferente conozca su situación respecto de los demás competidores y únicamente en relación con el cálculo del menor costo evaluado. Si la subasta recae únicamente sobre algunas variables, las que no admiten mejora deben haber sido previamente evaluadas y alimentadas en el sistema, de manera que este pueda ante cualquier postura efectuar el cálculo automático del menor costo evaluado.

La unidad en el proceso de subasta dará aplicación a las etapas señaladas en el presente manual, pudiendo definir de acuerdo con las características del bien o servicio términos más breves, o abreviar los plazos o el procedimiento siempre y cuando estos conduzcan a una mayor eficiencia del proceso.

5.1.10. Declaración de fallido del proceso de selección.

La unidad podrá abstenerse de seleccionar al contratista, cuando la propuesta o las propuestas presentadas no cumplan con los requisitos mínimos de la contratación, según lo dispuesto en los términos de la invitación. Deberán seguirse los lineamientos establecidos en la parte general de este manual.

5.1.11. Suscripción del contrato.

El oferente seleccionado deberá presentarse ante la unidad, con el fin de firmar el respectivo contrato, dentro del plazo establecido en los términos de la invitación, contado a partir de la publicación o envío de la comunicación de aceptación de la oferta.

El negocio jurídico se perfecciona con la firma del contrato. Sin embargo, si así se señala en la invitación, este se perfeccionará con la aceptación de la oferta. Si el oferente seleccionado no acepta dicha decisión o no suscribe de manera oportuna el contrato sin perjuicio de hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta, la unidad - FRV desistirá de la aceptación de su oferta y podrá celebrar el respectivo contrato dentro del plazo establecido en los términos de la invitación, o dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes con el oferente calificado en el segundo lugar del orden de elegibilidad, siempre y cuando su oferta cumpla con la totalidad de los requisitos previstos en los términos de la invitación y estuviere vigente. Si este tampoco suscribe el contrato dentro del plazo previsto en la comunicación, se aplicarán las mismas reglas en relación con los oferentes que siguen en el orden de elegibilidad y así sucesivamente. Así mismo, se procederá en el evento en que en el periodo comprendido entre la aceptación de la propuesta y la suscripción del contrato sobrevenga alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad, o se evidencie que el proponente se encuentra incurso en alguna causal de rechazo de conformidad con los términos de la invitación, o se evidencie que la adjudicación se obtuvo por medios ilegales.

5.1.12. Numeración del contrato y expedición del registro presupuestal.

Una vez suscrito y numerado el contrato se procederá a su registro presupuestal por parte de la unidad y a la expedición de las garantías requeridas por parte del contratista seleccionado, si estas se han exigido.

5.1.13. Publicación del contrato en la página web del Secop.

Surtido el trámite anterior, para la contratación se efectuarán los trámites de publicación del contrato respectivo.

La publicación de la contratación para la administración, comercialización de los bienes a cargo del FRV y para el recaudo de los recursos en el marco de lo dispuesto en el artículo 177 de la Ley 1448 de 2011, estará a cargo del grupo de trabajo del Fondo para la Reparación de las Víctimas. En los demás casos, los documentos se remitirán al grupo de gestión contractual para que realice los trámites de publicación de conformidad con las disposiciones legales.

5.1.14. Aprobación de la garantía.

El profesional designado por el coordinador del grupo administrador del Fondo para la Reparación de las Víctimas procederá a revisar la garantía y a realizar los trámites necesarios para la aprobación de la misma por parte del ordenador del gasto o su delegado para el FRV; requisitos necesarios para la ejecución del contrato.

5.1.15. Designación del supervisor.

El ordenador del gasto o su delegado para el FRV, designará previamente a la ejecución del contrato, la persona que ejercerá la supervisión de la ejecución del mismo.

5.2. Invitación cerrada.

Aplica a las contrataciones cuyo presupuesto oficial incluido el IVA si hay lugar a este, sea superior a 8.5 salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inferior o igual a 85 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Los documentos requeridos para iniciar el proceso son los siguientes:

• Estudios previos.

• Certificado de disponibilidad presupuestal, si aplica.

• Términos de invitación.

Procedimiento

5.2.1. Invitación a oferentes.

Una vez se cuente con los documentos anteriormente referidos, el ordenador del gasto o su delegado para el FRV, procederá a enviar invitación cerrada a mínimo tres (3) posibles proponentes para que presenten sus propuestas, sin perjuicio de que terceros interesados que cumplan con los requisitos y estén en capacidad de suministrar el bien o servicio requerido puedan presentar sus propuestas. Por tratarse de un proceso de derecho privado, no se requiere acto administrativo alguno que ordene su apertura.

La invitación debe contener como mínimo los requisitos señalados en el numeral 4.6 del presente manual.

Para efectos de darle publicidad al proceso, el mismo día en que se envíe la invitación referida anteriormente, se publicará el texto de la misma, el estudio previo y el nombre de los destinatarios en la página web del Secop. Así mismo se procederá a través de este medio a convocar a las veedurías ciudadanas de conformidad con lo dispuesto en la Ley 850 de 2003.

5.2.2. Observaciones a los términos de la invitación.

Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la publicación de los términos de la invitación o dentro del término previsto en el respectivo cronograma, según el caso, los interesados podrán formular observaciones a los términos de la invitación. Igualmente dentro de este plazo, la unidad podrá celebrar una audiencia con el propósito de precisar el alcance de la contratación, el contenido de los documentos que le sirven de soporte y resolver las inquietudes a que haya lugar, de lo cual se levantará un acta, que se publicará en las páginas web de la unidad y del Secop para conocimiento de los interesados.

A más tardar al día siguiente de recibidas las observaciones o dentro del plazo previsto en los términos de la invitación para tal efecto, se dará respuesta a las mismas, y estas serán publicadas en la página web del Secop.

5.2.3. Expedición y publicación de adendas.

Si se requiere modificar los términos definitivos de la invitación, se deberán expedir adendas que serán suscritas por el ordenador del gasto o su delegado para el FRV y proceder a su publicación en la página web del Secop. En todo caso, solo podrán expedirse adendas hasta un (1) día hábil antes del cierre del proceso.

5.2.4. Designación del comité evaluador o de la/s persona/s para verificar y evaluar las ofertas.

Para efecto del estudio y evaluación de las propuestas se conformará el comité evaluador de acuerdo a los lineamientos establecidos en la parte general del presente manual y el cual tendrá a su cargo proyectar las respuestas a las observaciones efectuadas al estudio y evaluación de las propuestas, las cuales serán suscritas por el ordenador del gasto o su delegado para el FRV.

5.2.5. Entrega de ofertas.

El plazo de presentación de las ofertas será el señalado en el cronograma de la invitación.

5.2.6. Recepción de las ofertas.

En los términos de la invitación, se señalará el lugar donde se recibirán las propuestas, así como la hora y fecha límites para el efecto. Las ofertas serán radicadas de manera consecutiva según el orden de presentación indicando nombre o razón social del oferente, fecha y hora de entrega, persona que realiza la presentación de la propuesta, número de teléfono, celular o fax y correo electrónico.

5.2.7. Verificación y evaluación de las ofertas.

Dentro del plazo señalado en los términos de la invitación, el comité evaluador o la/s persona/s designada/s para el efecto, estudiará/n y evaluará/n de manera objetiva y ciñéndose exclusivamente a los términos de la invitación las ofertas presentadas y procediendo a recomendar al ordenador del gasto o a su delegado para el FRV el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada.

El carácter asesor del comité o de la/s persona/s designada/s para el efecto no lo/s exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada.

5.2.8. Informe de evaluación.

El informe de verificación y evaluación se publicará en la página web del Secop por el término mínimo de un (1) día hábil, con el fin de que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes, en relación con la evaluación y las propuestas presentadas. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar y/o mejorar sus propuestas.

5.2.9. Respuesta a las observaciones y aceptación de la propuesta seleccionada.

El comité evaluador dispondrá de dos (2) días hábiles o del término señalado en el cronograma, para dar respuesta a las mismas; dicho término se contará a partir del recibo de las observaciones. Dicha respuesta se publicará en la página web citada.

El ordenador del gasto o su delegado para el FRV, seleccionará, atendiendo las recomendaciones, la propuesta más favorable a la unidad. En el evento en el cual el ordenador del gasto, no acoja la recomendación efectuada por el comité evaluador, deberá justificarlo previamente a la selección de la oferta.

5.2.10. Aceptación de la propuesta seleccionada.

El negocio jurídico se perfecciona con la firma del contrato. Sin embargo, si así se señala en la invitación, este se perfecciona con la aceptación de la propuesta. Si el proponente seleccionado no acepta dicha decisión o no suscribe de manera oportuna el contrato sin perjuicio de hacer efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, la unidad desistirá de la aceptación de su propuesta y podrá celebrar el respectivo contrato dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes con el proponente calificado en el segundo lugar del orden de elegibilidad, siempre y cuando su propuesta cumpla con la totalidad de los requisitos previstos en los términos de la invitación y estuviere vigente. Si este tampoco suscribe el contrato dentro del plazo previsto en la comunicación, se aplicarán las mismas reglas. Así mismo, se procederá en el evento en que en el periodo comprendido entre la aceptación de la propuesta y la suscripción del contrato sobrevenga alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad, o se evidencie que el oferente se encuentra incurso en alguna causal de rechazo de conformidad con los términos de la invitación.

5.2.11. Suscripción del contrato.

Si así se establece en los términos de la invitación, el proponente seleccionado deberá presentarse ante la unidad, con el fin de firmar el respectivo contrato, dentro del día hábil siguiente al recibo de la carta de aceptación de la propuesta o en el plazo señalado en los términos de la invitación. En caso contrario, la comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en lo cual se efectuará el respectivo registro presupuestal.

5.2.12. Disposiciones comunes aplicables a esta modalidad.

Para esta modalidad de selección —invitación cerrada—, serán aplicables las disposiciones previstas para la modalidad de invitación pública en relación con los trámites referentes a declaración de fallido del proceso de selección, numeración del contrato, y expedición del registro presupuestal, publicación del contrato, aprobación de la garantía, designación del supervisor y liquidación del contrato.

5.3. Contratación directa.

Se consideran causales de contratación directa las siguientes:

a) Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

b) Contratos para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.

c) Contratos a suscribirse con algunos organismos y entidades estatales y convenios del artículo 95 de la Ley 489 de 1998, según lo dispuesto en el presente manual.

d) Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.

e) Contratos cuando no exista pluralidad de proponentes en el mercado, es decir, cuando conforme a la ley el contratista sea titular de derechos de autor o propiedad industrial y/o sea un distribuidor exclusivo de un bien o servicio. Estas circunstancias y las condiciones contractuales deberán constar por escrito en el estudio previo que soporta la contratación.

f) Contratos de arrendamiento de inmuebles.

g) Cuando proceda la selección mediante invitación pública o invitación cerrada, y el proceso de selección respectivo se declare fallido, el mismo deberá repetirse por una sola vez. Si este se declara fallido nuevamente, se aplicará lo previsto en el literal h) del presente numeral.

h) Contratos cuya cuantía de la contratación independientemente del objeto, sea inferior o igual al 8.5 salarios mínimos legales mensuales vigentes, la cual será determinable de acuerdo con los lineamientos definidos en la parte general del presente manual y con base en la certificación de apropiación presupuestal expedida por el grupo de gestión financiera y contable de la unidad. En este caso, se solicitarán mínimo dos (2) cotizaciones y se procederá al estudio, evaluación y aceptación de la cotización más favorable, si a ello hay lugar, la cual se comunicará al proponente favorecido de manera escrita.

El trámite anterior se aplicará a las compras cuya cuantía sea inferior o igual a 8,5 salarios mínimos legales mensuales vigentes que se requieran realizar en grandes superficies las cuales deben ser entendidas como los establecimientos de comercio que venden bienes de consumo masivo al detal y tienen las condiciones financieras definidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

i) Contratación de urgencia, entendida esta como aquella situación que pueda lesionar la continuidad, calidad, oportunidad o seguridad de los bienes que deba administrar el fondo y/o los servicios que deba prestar la UARIV-FRV o la capacidad de adoptar las medidas necesarias para satisfacer oportunamente sus obligaciones legales o contractuales.

j) Contratos de comodato, en aquellos casos en los que la unidad actúe como comodatario.

k) Contratos a suscribirse en el marco de los literales b), c), y d) del artículo 177 de la Ley 1448 de 2011.

5.3.1. Documentos requeridos para iniciar el proceso.

• Estudio previo

• Certificado de disponibilidad presupuestal.

CAPÍTULO VI

Procesos especiales para la administración y disposición de bienes

Para la disposición y administración de los bienes que conforman el fondo y para aquellos que se encuentran bajo guarda y custodia de la UARIV-FRV se aplicarán los procesos y procedimientos del sistema integrado de gestión, (SIG), y se podrán celebrar, entre otros, los siguientes contratos:

6.1. Depósito provisional gratuito.

Este contrato, como todos los que celebre la unidad como administradora del fondo, están regidos por el derecho privado y especialmente por las disposiciones contenidas en los artículos 2236 a 2264 del Código Civil.

Para efectos de protección de los bienes recibidos y mientras se define y se perfecciona la administración de los mismos, la unidad podrá entregar en depósito provisional los bienes recibidos en calidad de secuestre. El depositario responderá por los bienes objeto del contrato de depósito gratuito y a la terminación del mismo deberá entregarlos a la unidad en el mismo estado en que los recibió, salvo el deterioro normal por el uso.

La UARIV-FRV realizará a través del coordinador del grupo administrador del Fondo para la Reparación de las Víctimas la evaluación de la situación del bien, para establecer si es procedente y necesario entregarlo en depósito gratuito y provisional, con el fin de lograr su conservación y guarda, teniendo en cuenta su naturaleza, uso y destino, hasta tanto se defina el sistema de administración definitivo respecto del mismo.

En virtud de lo cual procederá a seleccionar el depositario y verificará que se trate de una persona idónea y habilitada para actuar en dicha calidad, de lo cual se debe dejar constancia.

Una vez efectuada la selección se solicitarán los documentos requeridos para la elaboración y suscripción del contrato y se informará al depositario sobre las obligaciones que le asisten en virtud de su calidad; simultáneamente se elaborará la respectiva acta de entrega del bien, en la cual se hará constar su estado actual y si es del caso, se anexarán los inventarios correspondientes. Dichos documentos son parte integrante del contrato de depósito.

Este contrato de depósito se podrá suscribir hasta por un término de tres (3) meses que podrá ser prorrogable por igual término o hasta que se establezca un esquema de administración diferente, si así se considera pertinente. Sin embargo, estará sujeto a condición resolutoria y su vigencia será hasta el momento en que la unidad como administradora del fondo logre concretar el mecanismo de administración más eficiente y que a su vez permita la rentabilidad de los bienes; por ello se entiende que el fondo podrá en cualquier tiempo solicitar al depositario la restitución del bien dado en depósito ya sea por requerimiento judicial, venta u otros sistema de administración.

Esta clase de contrato también podrá celebrarse en el evento en que no se reciban solicitudes de arrendamiento una vez surtido el procedimiento establecido en el numeral 6.3 del presente manual o que las propuestas que se recibieron no cumplieron los requisitos establecidos para garantizar el canon de arrendamiento o en el evento en que el bien amenace deterioro, invasión u otro similar.

6.2. Comodato.

Para efecto de protección y administración de los bienes excepcionalmente la unidad podrá celebrar contratos de comodato de que trata el artículo 2200 de Código Civil, en este caso el comodato será a título precario y en tal virtud la unidad podrá demandar la entrega del bien objeto del mismo en el momento en que lo considere necesario o cuando la unidad como administradora del fondo logre concretar el mecanismo de administración más eficiente y que a su vez permita la rentabilidad de los bienes.

Así mismo, se entiende que el fondo podrá en cualquier tiempo solicitar al comodatario la restitución del bien entregado ya sea por requerimiento judicial, venta u otro sistema de administración.

Para la selección del comodatario se tendrá en cuenta lo establecido para la selección del depositario.

La unidad podrá entregar en comodato bienes del fondo, a víctimas, a organizaciones de víctimas, a comunidades o sujetos en procesos de reparación colectiva, o a entidades estatales.

6.3. Contrato de arrendamiento.

Para efectos de arrendar los bienes recibidos por el fondo, para su administración deberán seguirse los trámites que se relacionan en el procedimiento de subasta pública bienes inmuebles, aprobado en el marco del sistema integrado de gestión, (SIG).

6.3.1. Elaboración del avalúo de renta para los bienes inmuebles.

Para determinar el valor mínimo del canon de arrendamiento se realizará un avalúo de renta de los bienes, el cual será elaborado y firmado por un profesional o técnico del Fondo de Reparaciones contratado para tal efecto inscrito en el registro nacional de avaluadores. Para efectos de ser utilizado cuando así se requiera, el avalúo de renta realizado debe tener una vigencia máxima de un año, contado a partir de su elaboración y encontrarse vigente al momento de realizar la subasta inmobiliaria.

En todo caso y para efecto de la determinación del canon de arrendamiento, el avaluador establecerá en su estudio el valor mínimo que será la base para la subasta inmobiliaria, el cual debe estar debidamente justificado. Excepcionalmente y cuando se trate de bienes de difícil administración, el valor del canon de arrendamiento podrá ser inferior siempre y cuando se acuda a la selección objetiva, observando el cálculo costo-beneficio.

6.3.2. Elaboración y divulgación de un aviso que contenga los datos del bien objeto de arrendamiento.

La UARIV-FRV, elaborará un aviso para ofrecer en arrendamiento los bienes, que contendrá como mínimo la siguiente información:

a) Identificación del bien. Si se trata de inmuebles: ubicación, linderos, matrícula inmobiliaria, uso del suelo, área del terreno y de la construcción en metros cuadrados y cultivos si los hubiere, destinación del inmueble y la actividad económica; si se trata de bienes muebles: las características de los mismos en cuanto a cantidad, antigüedad y estado de conservación actual.

b) el canon mínimo de arrendamiento, y

c) requisitos exigidos a los posibles arrendatarios. Dicha información debe recabarse durante el periodo de alistamiento con el objeto de que tan pronto se reciba el bien y de manera inmediata se proceda a la publicación del aviso de oferta de los bienes.

El citado aviso se publicará en la página web de la unidad e igualmente deberá difundirse utilizando los siguientes mecanismos:

a) emisora de la zona donde están ubicados los inmuebles.

b) perifoneo cuando se trate de varios bienes.

c) fijación en lugares públicos de la zona donde están ubicados los bienes.

d) fijación en la cartelera de la respectiva dirección territorial de la unidad.

Así mismo y para efecto de publicidad, podrá publicarse el aviso de arrendamiento en páginas web que tengan por objeto la promoción y divulgación de este tipo de propuestas, y el profesional de la UARIV-FRV a cuyo cargo esté la preparación logística de la subasta, podrá realizar como mínimo una jornada de promoción en terreno de los bienes ofrecidos en calidad de arrendamiento.

En los avisos y a través de los medios de comunicación citados se indicarán los medios de contacto para que los interesados puedan tener mayor información sobre las condiciones de la subasta inmobiliaria, si hay lugar a esta y de los bienes objeto de la misma.

Los inmuebles que no se arrienden a través de la subasta inmobiliaria, podrán arrendarse una vez se haya surtido la publicación en páginas web o se hayan fijado avisos sobre el mismo y serán arrendados a quien presente mejor oferta en términos de precio y garantías.

6.3.3. Las subastas inmobiliarias.

La subasta inmobiliaria es el mecanismo general utilizado para el arrendamiento de los inmuebles rurales administrados por el Fondo de Reparación de las Víctimas, y de bienes urbanos según la justificación escrita del coordinador del grupo administrador del fondo. Para efectos de promoción de inmuebles urbanos o rurales, podrá contratarse una inmobiliaria o tercero especializado, o publicitar el inmueble en páginas web especializadas, diarios de circulación local, fijación de avisos de Se arrienda en el inmueble y sus anexidades, y publicar un aviso en la página web de la unidad.

Para efecto de lograr la mayor participación de oferentes en las subastas inmobiliarias la UARIV-FRV, deberá informar por escrito con una antelación no inferior de tres (3) días calendario a la realización de la subasta, a las administraciones locales, y al Ministerio Público de la entidad territorial correspondiente, sobre la realización de la subasta inmobiliaria, indicando entre otros el lugar y la fecha en que esta se realizará, los bienes objeto de la misma, el canon mínimo de arrendamiento y los requisitos mínimos para participar, de conformidad con las normas sobre divulgación del aviso que contiene los datos del bien objeto de arrendamiento.

La información a las entidades señaladas anteriormente, tendrá por objeto entre otros, darle publicidad a la subasta y contar con el apoyo y vigilancia en los trámites que deban surtirse para la realización de la misma.

Los bienes objeto de arrendamiento deben estar plenamente identificados y contener la información actualizada que permita a los posibles oferentes obtener una idea clara y precisa de los mismos.

Entre la invitación y la fecha de realización de la subasta la UARIV-FRV podrá programar una visita a los predios y aclarar las inquietudes que consideren los interesados en relación con el objeto de la subasta inmobiliaria.

6.3.4. Recepción y análisis de solicitudes de arrendamiento.

Previamente a la realización de la subasta inmobiliaria, los interesados en presentar ofertas de arrendamiento deberán diligenciar todos los campos de la solicitud de arrendamiento en la proforma autorizada por la UARIV-FRV junto con copia del documento de identificación, para hacer postura de arrendamiento. La proforma deberá ser aportada en el sitio de realización de la subasta o remitida a la UARIV-FRV mediante correo electrónico a la dirección que se señale en el aviso de invitación a participar.

En caso que el valor base del canon de arrendamiento mensual supere diez (10) smlmv, el proponente deberá presentar previamente póliza de seriedad de la oferta por el 100% del valor base mensual de la subasta del respectivo bien.

Se dará prevalencia en la adjudicación a la propuesta que cumpla todos los requisitos y ofrezca el mejor precio. En caso que ninguno de los oferentes cumplan todos los requisitos, se preferirá al que cumpla la mayor cantidad de requisitos y en caso de empate, al que ofrezca mejor precio o el que pague la mayor cantidad de cánones de arrendamiento por anticipado. Si los requisitos faltantes son subsanables y no son requisitos legales y esenciales, se otorgará un plazo máximo de treinta (30) días calendario, para su entrega a la UARIV-FRV. En caso de no cumplir el plazo establecido, se dará por terminado el contrato de arrendamiento y se pagará por parte del interesado a título de multa a favor de la UARIV los meses pagados por anticipado por el oferente o el equivalente a tres (3) meses de arrendamiento, según corresponda. Estas disposiciones deberán incluirse en la minuta de los contratos.

Si llegado el día de realización de la subasta no se cuenta con algún proponente habilitado legalmente para ofertar y suscribir el contrato de arrendamiento de los predios se procederá al aplazamiento de la diligencia y en el evento de ser posible se señalará nueva fecha y hora para la realización de la misma.

6.3.5. Procedimiento subasta inmobiliaria.

Se realizará en el lugar, fecha y hora establecida previamente y una vez se haya presentado la solicitud de arrendamiento por parte de los posibles postores y se encuentren habilitados para ofertar.

Para la realización de la misma se tendrán en cuenta los siguientes lineamientos:

a) La persona a cuyo cargo se encuentra la realización de la subasta dará inicio a la misma explicando la metodología y reglas que serán tenidas en cuenta durante el desarrollo de la misma. Posteriormente dará lectura de los nombres de los oferentes habilitados e indicará el monto base del canon de arrendamiento para iniciar las ofertas, las características del bien o bienes objeto de la subasta. En caso que el valor base del canon mensual de arrendamiento supere los diez (10) smlmv, el oferente deberá presentar junto con la solicitud de arrendamiento, una póliza de seriedad de la oferta equivalente al 100% del valor mensual.

b) A continuación los asistentes podrán realizar las preguntas que consideren necesarias en relación con los bienes y procedimientos de la subasta, las cuales serán absueltas inmediatamente.

c) Surtido lo anterior, se dará inicio a la puja por el arriendo de los bienes, la que iniciará con el precio base de canon o con la postura más alta contenida en los formularios de solicitud de arrendamiento presentados por los oferentes si esta es superior al precio base, el cual será leído en voz alta.

Se contará de uno a cinco para dar la posibilidad a los oferentes de mejorar la oferta más alta y se dará la opción a los oferentes para que mejoren su oferta hasta en diez (10) lances. Surtido lo anterior no se recibirán más ofertas y se tendrá como oferente ganador el que haya ofrecido el mejor precio en el último lance y se otorgará el contrato si cumple la totalidad de los requisitos exigidos por la UARIV-FRV.

PAR.—Si a quien le fue adjudicado el contrato de arrendamiento en virtud de su mejor postura, no cumple con los requisitos para su suscripción o no lo suscribe dentro del término de treinta (30) días calendario, contados a partir de la realización de la subasta, la UARIV-FRV podrá optar por suscribir el contrato con quien realizó la propuesta con el segundo mejor precio, siempre y cuando cumpla con los requisitos habilitantes y así sucesivamente.

6.3.6. Levantamiento de acta.

De las actuaciones surtidas en la subasta se levantará acta en la cual conste el desarrollo de la misma, indicando entre otros, los oferentes participantes, las pujas realizadas, los correspondientes valores ofertados por concepto del canon, el oferente favorecido y el orden de elegibilidad.

El acta será suscrita por el coordinador del grupo administrador del fondo, los servidores públicos y contratistas de la UARIV-FRV que realizaron la subasta inmobiliaria, acompañada de la planilla de asistentes y participantes en la subasta. Al acta de la diligencia se deberán anexar los formularios de solicitud de arrendamiento, en los cuales conste la postura inicial realizada en la feria.

6.3.7. Registro fílmico o registro de voz.

De lo acontecido en la subasta se podrá dejar evidencia fílmica o registro de voz.

6.3.8. Del oferente seleccionado.

Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la realización de la subasta, la persona asignada por el coordinador del grupo administrador del fondo presentará el acta de desarrollo de la subasta de conformidad con lo señalado en el numeral 6.3.6, así como los documentos presentados por los oferentes con el objeto de que los mismos sean revisados jurídica y financieramente, para lo cual se deberá tener en cuenta el cumplimiento de los requisitos que atendiendo a la cuantía del canon de arrendamiento, se señalan a continuación:

Documentos requeridos de acuerdo al canon de arrendamiento
Categoría 1 ≤ un salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV)Categoría 2 Más de un (1) SMMLV hasta dos (2) SMMLVCategoría 3 Más de dos (2) SMMLV hasta cinco (5) SMMLVCategoría 4 Más de cinco (5) SMMLV
Cédula de ciudadaníaCédula de ciudadaníaCédula de ciudadaníaCédula de ciudadanía
 Dos (2) referencias comerciales o certificación laboral o de contrato vigente.Dos (2) referencias comerciales o certificación laboral o de contrato vigente.Dos (2) referencias comerciales o certificación laboral o de contrato vigente.
Extractos bancarios de los últimos 3 meses o certificación de contrato laboral vigente o declaración de renta o dos (2) referencias comerciales.Extractos bancarios de los últimos 3 meses o declaración de renta y patrimonio.Extractos bancarios de los últimos 3 meses o declaración de renta y patrimonio.Extractos bancarios de los últimos 3 meses, o certificado de ingresos y retenciones o estados financieros o declaración de renta y patrimonio
Acreditar propiedad sobre bien inmueble o presentar un (1) codeudor solvente o con finca raíz, o realizar el pago anticipado de al menos tres (3) meses de arrendamiento.Acreditar propiedad sobre bien inmueble o presentar un (1) codeudor solvente o con finca raíz, o realizar el pago anticipado de seis (6) meses de arrendamiento.Acreditar propiedad sobre bien inmueble y un (1) codeudores con finca raíz.
En el evento de no ser titular de bien inmueble, deberá presentar dos (2) codeudores uno de los cuales debe acreditar propiedad sobre finca raíz.
 
En caso de inmuebles rurales o de difícil administración, se podrá aceptar la oferta de arrendamiento que cumpla la mayor cantidad de requisitos previstos en este ítem.En caso de inmuebles rurales o de difícil administración, se podrá aceptar la oferta de arrendamiento que cumpla la mayor cantidad de requisitos previstos en este ítem.En caso de inmuebles rurales o de difícil administración, se podrá aceptar la oferta de arrendamiento que cumpla la mayor cantidad de requisitos previstos en este ítem o realizar el pago anticipado de seis (6) meses de arrendamiento.Acreditar propiedad sobre bien inmueble y un (1) codeudor con finca raíz.
En el evento de no ser titular de bien inmueble, deberá presentar dos (2) codeudores uno de los cuales debe acreditar propiedad sobre finca raíz.
   Certificado de existencia y representación legal (si es persona jurídica) En caso de inmuebles rurales o de difícil administración, se podrá aceptar la oferta de arrendamiento que cumpla la mayor cantidad de requisitos previstos en este ítem.

Así mismo, deberá:

• Acreditar ingresos como mínimo por el doble del canon de arrendamiento.

• En caso de inmuebles rurales o de difícil administración, se podrá aceptar la oferta de arrendamiento que cumpla la mayor cantidad de requisitos previstos en este ítem o realizar el pago anticipado de seis (6) meses de arrendamiento.

6.3.9. Documentos requeridos para la suscripción del contrato de arrendamiento.

Se deberán presentar los siguientes documentos: fotocopia de cédula de ciudadanía, certificado de existencia y representación legal con una antigüedad no mayor a tres (3) meses cuando se trate de persona jurídica, certificado de antecedentes disciplinarios, fiscales y penales con una antigüedad no mayor a 30 días calendario, verificación de no estar reportado en la lista OFAC, Copia del registro único tributario, (RUT), certificación bancaria con fecha de expedición no superior a tres meses cuando se pretenda acreditar ingresos y los demás documentos o formatos que disponga la unidad para dar cumplimiento a disposiciones aplicables a la materia.

PAR.—Estos documentos también serán exigibles para los deudores solidarios.

6.3.10. Suscripción y perfeccionamiento del contrato de arrendamiento.

Verificado el cumplimiento de los requisitos, se procederá a la suscripción del contrato de arrendamiento con el oferente seleccionado y su deudor(es) solidario(s) cuando hay lugar a ello, de conformidad con lo establecido en el numeral del 6.3.8 del presente manual.

6.3.11. Acta de entrega del inmueble.

Junto con el contrato de arrendamiento se proyectará el acta de entrega del bien objeto de arrendamiento, en la cual se hará constar el estado de conservación del mismo y se anexará el respectivo inventario según el caso. Estos documentos serán parte integrante del contrato de arrendamiento y se suscribirán simultáneamente con el mismo.

En el evento en que no se obtengan solicitudes de arrendamiento en la feria inmobiliaria, se repetirá el procedimiento de ofertar los bienes mediante avisos hasta por dos (2) ocasiones más en caso que no se logre establecer un esquema de administración se determinará la viabilidad de solicitar a la magistratura la autorización para la enajenación del predio, si sobre aquel recaen medidas cautelares.

En el evento en que nadie presente ofertas en la feria por un bien determinado se podrá recibir posteriormente otras ofertas de manera directa, en la medida en que no sean inferiores al precio base indicado en la feria.

6.3.12. Arrendamiento de bienes urbanos.

Sin perjuicio de que se surta el procedimiento señalado anteriormente para este tipo de bienes inmuebles, la UARIV-FRV podrá entregar inmuebles urbanos para que sean administrados por inmobiliarias que tengan su domicilio en la zona de ubicación de los mismos, para tal fin se seguirán los procedimientos señalados en el presente manual.

En el caso de los contratos de arrendamiento, se requerirá garantía de cumplimiento o la garantía a que haya lugar, cuando se trate de bienes urbanos de las categorías 3 y 4 del cuadro anterior, así como aquellos bienes rurales cuyo canon mensual supere los 20 salarios mínimos mensuales legales vigentes; siempre y cuando existan en el mercado las citadas garantías para los referidos casos.

6.4. Enajenación de bienes.

De acuerdo con lo establecido en el parágrafo 4º del artículo 177 de la Ley 1448 de 2011, que adiciona el artículo 54 de la Ley 975 de 2005, “La disposición de los bienes que integran el fondo se realizará a través del derecho privado. Para su conservación podrán ser objeto de comercialización, enajenación o disposición a través de cualquier negocio jurídico, salvo en los casos, en que exista solicitud de restitución, radicada formalmente en el proceso judicial, al cual están vinculados los bienes por orden judicial.

La enajenación o cualquier negocio jurídico sobre los bienes del fondo, se realizará mediante acto administrativo que se registra en la oficina de registro correspondiente, cuando la naturaleza jurídica del bien lo exija”.

La enajenación podrá hacerse directamente por la UARIV-FRV, o a través de la contratación de promotores, bancas de inversión, martillos, comisionistas de bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities, o cualquier otro intermediario idóneo, según el tipo de bien a enajenar. También se podrá hacer la enajenación, a través de la Sociedad Central de Inversiones CISA S.A., caso en el cual, se suscribirá en forma directa el contrato respectivo.

6.4.1. Requisitos generales previos al inicio del proceso de enajenación.

Para la enajenación de los bienes que administra la UARIV-FRV se requerirá según el caso de los siguientes requisitos:

6.4.1.1. Autorización judicial emitida por el magistrado de Control de Garantías de Justicia y Paz en la audiencia de que trata el artículo 13 de la Ley 975 de 2005 modificado por el artículo 9º de la Ley 1592 de 2012.

Este requisito es aplicable a los bienes que aún no cuentan con extinción de dominio y se requiere el levantamiento de la medida cautelar.

Para el efecto, se tendrá en cuenta lo siguiente:

a) Los activos del Fondo para la Reparación de las Víctimas, periódicamente serán objeto de revisión y clasificación con el fin de establecer si están habilitados jurídica y técnicamente para ser objeto de enajenación.

b) Una vez el activo sea clasificado como habilitado para enajenación, se presentará ante el comité de recomendación de enajenaciones de activos con el diagnóstico del mismo, el avalúo comercial vigente debidamente aprobado y revisado, la justificación de la venta, para que se emita concepto respecto al proceso de venta y se fijen los precios base para su enajenación.

c) Previo a iniciar el proceso de enajenación y para efecto de dar aplicación a los principios de transparencia, y publicidad, se remitirá el listado de bienes que se pretenden enajenar al magistrado de justicia y paz, a la subunidad élite de persecución de bienes para la reparación de las víctimas de la Unidad Nacional de Fiscalías para la Justicia y la Paz, a la Procuraduría General de la Nación, con el fin que se pronuncien, así como a la Unidad de Restitución de Tierras, para verificar que no tengan proceso de restitución en curso.

d) De acuerdo con lo conceptuado por el comité de recomendación de enajenaciones de activos, se planificarán y efectuarán los procesos de comercialización necesarios para la venta del activo.

6.4.1.2. Certificación de anotación de la extinción de dominio en el registro público respectivo, expedido por la entidad competente.

Los bienes sujetos a registro, con extinción de dominio ejecutoriada deben tener la medida judicial inscrita en el registro público respectivo antes de iniciar el proceso de enajenación.

6.4.1.3. Avalúo comercial del bien o bienes objeto de enajenación o el valor comercial según las condiciones del mercado.

Para el avalúo comercial se deberán observar los siguientes parámetros:

a) Bienes inmuebles. El avalúo será realizado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi o de una persona inscrita en el registro nacional de avaluadores que lleva la Superintendencia de Industria y Comercio, o el que establezca las normas sobre la materia, y contratados para tal fin, de acuerdo con los procedimientos previstos en este manual. L. (sic) Los avalúos tendrán vigencia no mayor de un año y se regirán por las normas consagradas en el Decreto 1420 de 1998 y en la Resolución 620 de 2008 proferida por el IGAC, o por aquellas que las modifiquen o sustituyan.

b) Bienes muebles y automotores. Para bienes muebles sujetos a registro, la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas - Fondo de Reparación para las Víctimas - UARIV-FRV debe obtener un avalúo comercial practicado por cualquier persona natural o jurídica de carácter privado contratada para tal fin y, registrada en el registro nacional de avaluadores, excepto cuando el bien a enajenar es un automotor de dos (2) ejes pues independientemente de su clase, tipo de servicio, peso o capacidad, de carga y de pasajeros, la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas - Fondo de Reparación para las Víctimas - UARIV-FRV debe usar los valores establecidos anualmente por el Ministerio de Transporte.

c) Otros bienes. El avalúo comercial para la venta de otros bienes señalados en los literales anteriores debe ser practicado por una persona natural o jurídica, registrada en el registro nacional de avaluadores, conforme a lo establecido en la Ley 1673 de 2013 y las normas que la modifiquen, sustituyan o adicionen.

Para el caso de los semovientes y con el fin de determinar su valor comercial, el FRV atenderá el valor establecido en las subastas o ferias correspondientes, de acuerdo a las características de los bienes como peso, raza, especie, edad, entre otras.

6.4.1.4. El cálculo del precio mínimo de venta.

Se determinará con base en la siguiente metodología:

La UARIV-FRV establecerá en todos los casos como precio mínimo de venta de los bienes bajo su administración el determinado en el avalúo comercial.

No obstante lo anterior, en el evento que el bien sea ofrecido en subasta en dos oportunidades y no sea posible su venta, la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas - Fondo de Reparación para las Víctimas - UARIV-FRV debe establecer el precio mínimo de venta con base en las variables establecidas en el Decreto 1510 de 2013 o la norma que la modifique, sustituya o complemente.

6.4.1.5. Recomendación para la enajenación del bien, por parte del comité de recomendación de enajenaciones de activos de la unidad.

Para la enajenación de bienes se podrán tener en cuenta las recomendaciones que efectúe el comité creado con dicho propósito; la decisión sobre la enajenación será adoptada por el ordenador del gasto del fondo.

En todo caso, para la enajenación de los bienes que no cuenten con extinción de dominio, es condición necesaria que amenacen deterioro o se imposibilite su administración.

En concordancia con el artículo 1º del Decreto 4320 de 2007 y el artículo 63 del Decreto 3011 de 2013, se entiende por:

Amenaza de deterioro: Son aquellos que se agotan con su uso o consumo, así como aquellos cuyo reemplazo admite legalmente otro de igual calidad, o los que por su misma naturaleza, deben monetizarse inmediatamente al momento de su recibo.

Imposibilidad de administración: La ausencia de medios adecuados que impida el manejo, administración, disposición y organización de los bienes a cargo que permita obtener los rendimientos esperados frente a los mismos.

Para el efecto, por intermedio de la secretaría técnica del comité de enajenación de bienes se presentarán las solicitudes de recomendación sobre enajenación al comité, con el cumplimiento de los siguientes requisitos:

a) Activos que amenacen deterioro o ruina o sean de difícil administración. En este caso se deberá incluir solicitud de concepto sobre enajenación de bienes en un documento debidamente sustentado en el que se refleje la situación de difícil administración o amenaza de deterioro o ruina del activo.

Esta solicitud deberá acompañarse de fotografías, videos, conceptos técnicos de otras entidades o suscritos por personal técnico del Fondo para la Reparación de las Víctimas sobre la situación de difícil administración o amenaza de deterioro o ruina.

b) Bienes con extinción de dominio en el marco de la Ley 975 de 2005 (reformada por la Ley 1592 de 2012). En este caso, se deberá anexar copia de la sentencia de justicia y paz de última instancia con constancia de ejecutoria y la anotación en el registro público respectivo de ser procedente.

6.5. Mecanismos de enajenación.

Para participar en los procesos de enajenación de bienes del Estado, directamente o cuando la misma se realice a través de intermediarios idóneos contratados para tal fin, los oferentes deberán consignar a favor de la UARIV-FRV un valor no inferior al veinte por ciento (20%) del precio mínimo de venta, como requisito habilitante para participar en la puja, el cual se imputará al precio de ser el caso.

6.5.1. Enajenación directa por oferta en sobre cerrado. Procedimiento.

6.5.1.1. Conformación del comité evaluador.

El ordenador del gasto de la UARIV o su delegado para el FRV, mediante acto administrativo designará un comité conformado por servidores públicos para efecto de evaluar las ofertas conforme a lo establecido en el numeral 2.2, literal f) de este manual.

6.5.1.2. Estudios y documentos previos.

Documentos que deberán publicarse en el Secop y en la página web de la UARIV-FRV e incluir, además de lo señalado en el numeral 4.4., de este manual, el avalúo comercial del bien y el precio mínimo de la venta en caso de ser procedente.

6.5.1.3. Aviso de convocatoria.

El cual además de publicarse en el Secop y en un diario de amplia circulación de conformidad a lo establecido en el artículo 450 de la Ley 1564 de 2012, debe publicarse en la página web de la UARIV-FRV y deberá incluir, los datos identificadores del bien y la indicación de las condiciones mínimas de la enajenación, así como el valor del avalúo comercial y el precio mínimo de venta de ser procedente.

Si se trata de bienes inmuebles en el aviso de convocatoria se señalará: a) el municipio o distrito en donde se ubican; b) su localización exacta con indicación de su nomenclatura; c) el tipo de inmueble; d) el porcentaje de propiedad; e) número de folio de matrícula inmobiliaria y cédula catastral; f) uso del suelo; g) área del terreno y de la construcción en metros cuadrados; h) la existencia o no de gravámenes, deudas o afectaciones de carácter jurídico, administrativo o técnico que limiten el goce al derecho de dominio; i) la existencia de contratos que afecten o limiten el uso, y j) la identificación del estado de ocupación del inmueble.

Si se trata de muebles se deberá señalar: a) el municipio o distrito donde se ubican; b) su localización exacta; c) el tipo de bien; d) la existencia o no de gravámenes o afectaciones de carácter jurídico, administrativo o técnico que limiten el goce al derecho de dominio; e) la existencia de contratos que afecten o limiten su uso y; f) la ficha técnica del respectivo bien.

6.5.1.4. Proyecto de términos de invitación.

Se publicará en el Secop y en la página web de la UARIV-FRV, así como el listado de bienes sometidos al proceso de enajenación y contendrá además de lo señalado en el numeral 4.6 de este manual, lo siguiente: i) Forma de pago del precio; ii) Formalidades para la suscripción del contrato de enajenación; iii) Término para expedir el acto administrativo traslaticio de dominio; iv) Término para el registro, si hay lugar a ello; v) Condiciones de la entrega material del bien y; vi) La obligación del oferente de declarar por escrito el origen de los recursos que utilizará para la compra del bien.

Durante este proceso deberán publicarse todas las observaciones presentadas a los proyectos de términos de invitación y las respuestas a las observaciones. El proyecto de términos de invitación se publicará mínimo tres (3) días hábiles.

6.5.1.5. Términos de invitación definitivos.

Se publicará en el Secop y en la página web la UARIV-FRV y en ellos se incluirán las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones surgidas al proyecto de términos de invitación o las demás que haya detectado la administración.

El término de publicación de los términos de invitación definitivos se fijará en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar.

6.5.1.6. Evaluación de las ofertas.

La UARIV-FRV hará la verificación de los requisitos habilitantes de los oferentes, cuyo resultado será publicado en el Secop y en la página web de la entidad, junto con el listado de los bienes sobre los cuales se recibieron oferta.

6.5.1.7. Publicación del informe de evaluación.

Es el periodo durante el cual se deja a disposición el informe de evaluación para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes y subsanen los documentos habilitantes a que haya lugar.

La publicación del informe de evaluación se efectuará por un término de dos (2) días hábiles.

6.5.1.8. Respuesta a las observaciones presentadas a la evaluación y publicación de las respuestas en el Secop.

La publicación de las respuestas a las observaciones se efectuará en el término establecido en el cronograma del proceso.

6.5.1.9. Audiencia para dar apertura a las ofertas económicas de los oferentes habilitados.

Se informará la mejor oferta recibida en sobre cerrado, con el fin de permitir que los oferentes la mejoren. La mejor oferta será aquella que ofrezca el mayor precio.

6.5.1.10. Certamen de subasta pública.

6.5.1.10.1. Lugar y fecha.

La UARIV-FRV, indicará en el cronograma del proceso, el lugar y la fecha del certamen de subasta y elaborará el acta correspondiente de lo sucedido en el certamen, adjuntando la planilla de asistencia.

6.5.1.10.2. Introducción a la subasta y suscripción del acta de asistencia.

Antes de dar inicio al certamen se pondrá a disposición de los participantes la planilla de asistencia.

El acta señalará que los oferentes conocen y aceptan las obligaciones y derechos contenidos en los términos de invitación y sus anexos.

6.5.1.10.3. Apertura de los sobres con la presentación de la oferta inicial de precio.

El servidor(a) de la UARIV-FRV que dirige la subasta abrirá los sobres con las ofertas iniciales de precio y dará a conocer el precio más alto.

6.5.1.10.4. Lances en sobres cerrados.

a) El coordinador del fondo presidirá la diligencia de subasta pública en sobres cerrados y por lo tanto la debe instalar. Podrá acompañar en diligencia de subasta funcionarios de la oficina de control interno a efectos de brindar todas las garantías a la UAIRV-FRV y a los oferentes;

b) Inmediatamente, el coordinador del fondo, dará inicio a la diligencia de subasta, advirtiendo que la venta se realizará a quien ofrezca las mejores condiciones económicas.

En el evento de venta a plazo, el oferente favorecido deberá firmar un contrato de promesa de compraventa donde debe quedar pactado que: i) el incumplimiento en el pago del saldo del precio resuelve el negocio, sin necesidad de declaración judicial; ii) que el comprador declara de manera expresa que pierde la suma establecida en el numeral 6.5 de este manual, el cual quedará a favor del fondo a título de cláusula penal o de incumplimiento y iii) que el fondo, ante el incumplimiento del comprador, queda en libertad de poner nuevamente en venta el bien o los bienes objeto de subasta;

c) Hechas las anteriores advertencias, el coordinador del fondo dará lectura de la lista de bienes a enajenar;

d) Acto seguido, se entregarán los sobres y los formularios sobre los cuales se consignarán los lances. En dichos formularios, el oferente deberá consignar únicamente el precio ofertado o la expresión clara e inequívoca de que no hará ningún lance de mejora de precios, en el campo destinado para el efecto;

e) Los oferentes harán su lance que mejore el precio mínimo de venta utilizando los sobres y los formularios suministrados dentro del término común (número de minutos) señalado;

f) Un servidor(a) de la UARIV -FRV recogerá los sobres cerrados de todos los participantes;

g) Se registrarán los lances válidos y se ordenarán ascendentemente. Con base en este orden, se dará a conocer únicamente el mayor precio ofertado;

h) Los oferentes que no presentaron un lance válido no podrán seguir presentándolos durante la subasta;

i) La Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas - Fondo de Reparación para las Víctimas (UARIV-FRV) repetirá el procedimiento descrito en los anteriores literales, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el mayor precio ofertado en la ronda anterior;

j) Cuando no se reciban más lances, la UARIV-FRV informará el último lance válido y la identidad del oferente;

k) En caso de venta de inmediato contado, el producto de la misma deberá consignarse en la cuenta indicada en los términos definitivos de la invitación, de conformidad con lo señalado en estos;

l) En el evento de venta a plazo, deberá firmarse un contrato de promesa de compraventa, el cual podrá complementarse con la constitución de las garantías o entrega de títulos valores, que a juicio del fondo sean pertinentes tales como cheques, pagarés, hipoteca, entre otros, plazo que no podrá exceder del término de treinta (30) días calendario;

m) En ningún caso, el fondo podrá efectuar la entrega material de los bienes sin que el comprador haya pagado totalmente el precio de la venta, excepto cuando el comprador sea el arrendatario del bien enajenado, caso en el cual la tradición de dominio, se efectuará una vez el arrendatario pague el valor total de la compraventa.

6.5.1.11. Resolución de adjudicación.

La adjudicación se efectúa mediante resolución motivada al oferente que haya ofertado el mejor precio, la cual deberá ser notificada personalmente al adjudicatario y comunicada a los demás oferentes. La resolución de adjudicación se expedirá según la fecha señalada en los términos de invitación.

6.5.2. Enajenación a través de intermediarios idóneos.

Cuando la unidad elija este mecanismo de enajenación, la venta siempre debe realizarse a través de subasta pública presencial o a través de medios electrónicos.

La selección del intermediario idóneo se hace a través del procedimiento de invitación pública establecida en el presente manual. También se podrá hacer la enajenación, a través de la Sociedad Central de Inversiones CISA S.A., caso en el cual, se suscribirá en forma directa el contrato respectivo.

CAPÍTULO VII

Procesos especiales

7.1. Encargo fiduciario.

Según el artículo 185 de la Ley 1448 de 2011 y el artículo 161 del Decreto 4800 de 2011, y con el objeto de salvaguardar el acceso a la indemnización por vía administrativa de los niños, niñas y adolescentes víctimas del conflicto armado interno la unidad establece un procedimiento especial para la contratación del encargo fiduciario señalado en las citadas disposiciones.

A este proceso de contratación del encargo fiduciario se le aplica en forma exclusiva las disposiciones establecidas en este capítulo y las demás contenidas en la normativa vigente en la materia.

7.1.1. Estudio de mercado previo al inicio del proceso de contratación de encargo fiduciario.

De acuerdo con lo anterior, la unidad realizará un estudio de mercado en el cual se debe determinar, entre otros, cuáles son las mejores condiciones financieras que debe cumplir una sociedad fiduciaria para la administración del encargo fiduciario de las indemnizaciones reconocidas a favor de los niños, niñas y adolescentes, a la fecha del estudio.

El estudio de mercado deberá determinar cuáles sociedades fiduciarias cumplen con las condiciones financieras y los demás requisitos establecidos en el estudio que garanticen la idoneidad de las sociedades fiduciarias para administrar el encargo financiero, tales como la calificación de riesgo, activos en administración y que la entidad haga parte de un grupo financiero. A las sociedades fiduciarias preseleccionadas en este estudio, se les enviará la invitación para ofertar.

7.1.2. Invitación.

Los documentos requeridos para iniciar el proceso son los siguientes:

• Estudios previos.

• Certificado de disponibilidad presupuestal.

• Términos de Invitación.

Procedimiento

7.1.3. Términos de la invitación.

Constituyen las condiciones del contrato que se pretende celebrar, así como los requisitos para el proceso de selección del contratista. Los términos deberán contener como mínimo los siguientes requisitos:

a) El objeto, las obligaciones, el plazo de ejecución, los requerimientos técnicos, la forma de pago, las garantías exigidas y el plazo de liquidación cuando así se requiera y las demás condiciones del contrato;

b) Los requisitos mínimos habilitantes exigidos a los proponentes;

c) El cronograma del proceso especificando término mínimo de validez de las propuestas que se solicitan, así como las diferentes etapas del procedimiento a seguir, incluyendo las reglas para expedir adendas a la invitación;

d) El lugar físico o electrónico donde se llevará a cabo el recibo de las propuestas. En el caso de utilizar medios electrónicos deberá observarse lo previsto en la Ley 527 de 1999 y las normas que la modifiquen o sustituyan;

e) Las causales de rechazo de las propuestas;

f) Los criterios de evaluación, que serán los que se establezcan en los términos de la invitación;

g) Los criterios de desempate, que serán los que se establezcan en los términos de la invitación.

Para efecto de darle publicidad al proceso, el mismo día en que se envíe la invitación referida anteriormente, se publicará el texto de la misma, el estudio previo y el nombre de los destinatarios en la página web del Secop. Así mismo se procederá a través de este medio a convocar a las veedurías ciudadanas de conformidad con lo dispuesto en la Ley 850 de 2003.

7.1.4. Invitación a oferentes.

Una vez se cuente con los documentos anteriormente referidos, el ordenador del gasto o su delegado para el FRV, procederá a enviar invitación a las sociedades fiduciarias determinadas en el estudio de mercado como idóneas para la administración de los recursos económicos destinados para la indemnización a favor de los niños, niñas o adolescentes, víctimas del conflicto armado, para que presenten sus propuestas. Con esta invitación y la publicación de la misma, se entiende surtida la apertura del proceso de selección, por lo que no se requerirá acto adicional alguno.

7.1.5. Observaciones a los términos de la invitación.

Dentro del término previsto en el respectivo cronograma las sociedades fiduciarias invitadas podrán formular observaciones a los términos de la invitación, a las cuales se dará respuesta, dentro del plazo previsto en los términos de la invitación y estas serán publicadas en la página web del Secop.

7.1.6. Designación de comité evaluador.

Para efecto del estudio y evaluación de las ofertas se conformará el comité evaluador de acuerdo a los lineamientos establecidos en la parte general del presente manual y el cual tendrá a su cargo así mismo, proyectar las respuestas a las observaciones efectuadas al estudio y evaluación de las ofertas, según corresponda.

7.1.7. Reunión Informativa sobre el contrato a celebrar y respuesta a las observaciones presentadas sobre el negocio jurídico a celebrar.

Dentro del término previsto en el respectivo cronograma la unidad hará una explicación general del negocio a celebrar y si es viable en la misma reunión dará respuesta a las observaciones que hayan presentado vía correo electrónico las sociedades fiduciarias respecto del negocio jurídico o sobre las que presenten dentro de la misma reunión, así mismo la unidad podrá aclarar aquellos apartes de la invitación que estime convenientes.

7.1.8. Modificaciones.

La unidad, publicará las modificaciones que haga, de oficio o a solicitud de las sociedades fiduciarias invitadas, hasta la fecha señalada en el cronograma de la invitación, mediante adendas que serán suscritas por el ordenador del gasto o su delegado para el FRV y procederá a publicarlas en la página web del Secop. Dichas modificaciones solo podrán realizarse antes de la celebración de la diligencia de cierre del proceso. Así mismo la unidad podrá prorrogar mediante adendas los plazos de verificación de requisitos habilitantes, evaluación, y adjudicación por el término que sea necesario, las cuales podrán expedirse en este caso, con posterioridad al cierre y presentación de la propuesta.

7.1.9. Presentación de requisitos habilitantes.

Las sociedades fiduciarias deberán hacer entrega de los requisitos habilitantes dentro del día hábil siguiente a la reunión informativa; o en el plazo que se establezca en los términos de la invitación. En ningún caso se podrán acreditar condiciones o hechos de las fiduciarias ocurridas con posterioridad a la fecha de cierre.

7.1.10. Cierre del proceso: Presentación de propuesta económica y apertura de sobres de propuesta.

Las propuestas económicas deberán entregarse a más tardar en la fecha y hora de cierre y en el lugar señalado en el cronograma.

En la fecha y hora del cierre se abrirá el sobre que contiene la oferta económica en presencia de quienes asistan a esta diligencia; la unidad leerá en voz alta los precios de las ofertas, y se levantará un acta al respecto, que suscribirán las personas que asistan de la unidad, a la cual se le anexará la constancia de asistencia respectiva.

7.1.11. Verificación de requisitos habilitantes y ponderación de las ofertas.

El comité evaluador, procederá a realizar la verificación de los requisitos habilitantes y la ponderación de las ofertas, dentro del plazo establecido en el cronograma de la invitación; de conformidad con lo establecido en el citado documento.

7.1.12. Publicación del informe de verificación de los requisitos habilitantes y ponderación de propuestas.

El informe de verificación de los requisitos habilitantes y ponderación de propuestas se publicará en la página web del Secop por el término establecido en el cronograma, con el fin de que los proponentes puedan presentar las observaciones que estimen pertinentes.

7.1.13. Respuestas a las observaciones del informe de verificación de los requisitos habilitantes y ponderación de propuestas y adjudicación.

La unidad publicará las respuestas a las observaciones del informe de verificación de los requisitos habilitantes y ponderación de propuestas y la comunicación de aceptación de la propuesta seleccionada, en la página web del Secop.

7.1.14. Suscripción del contrato.

El oferente seleccionado deberá presentarse ante la unidad, con el fin de firmar el respectivo contrato, en el plazo señalado en los términos de la invitación. Los pagos anticipados y adiciones no estarán sujetos a los límites establecidos al respecto en el presente manual y en estatuto contractual.

7.2. Adquisición en bolsa de productos.

Según el análisis efectuado en el estudio previo, puede hacerse uso de este proceso de selección, en los casos en que se requiera la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización que se negocien en las bolsas de productos, siempre y cuando el presupuesto oficial de esta, incluido el IVA si hay lugar a este, sea superior al 10% de la menor cuantía del fondo; de conformidad con el Decreto 1510 de 2013, y demás normas que lo modifiquen o adicionen.

En lo no previsto en este documento, el régimen aplicable será el contenido en las disposiciones legales sobre los mercados de las bolsas de productos, y en los reglamentos de estas. En este sentido, la formación, celebración, perfeccionamiento, ejecución y liquidación de las operaciones que por cuenta de la unidad se realicen dentro del foro de negociación de estas bolsas, se regirán por tales disposiciones.

7.3. Adquisición por acuerdos marco de precios.

Según se establezca en el estudio previo de la contratación respectiva, la unidad podrá adquirir bienes y servicios de características técnicas uniformes a través de los acuerdos marco de precios vigentes suscritos por Colombia Compra Eficiente o quien haga sus veces.

La unidad puede solicitar a Colombia Compra Eficiente o quien haga sus veces, un acuerdo marco de precios para un bien o servicio determinado, con el propósito de que esta entidad estudie la solicitud, revise su pertinencia, y defina la oportunidad para iniciar el proceso de contratación para el acuerdo marco de precios requerido.

La unidad no debe exigir las garantías en las órdenes de compra derivadas de los acuerdos marco de precios, a menos que el acuerdo marco de precios respectivo disponga lo contrario.

En lo no previsto en este documento, el régimen para la adquisición por acuerdos marco, será el contenido en la normativa aplicable a esta.

7.4. Contratos o convenios con organismos internacionales.

Los documentos requeridos para suscribir estos contratos y convenios, son los siguientes:

— El estudio previo, que debe contener como mínimo los siguientes requisitos: a) la justificación para suscribir el convenio o contrato; b) el objeto, las obligaciones y los aportes de las partes o del organismo respectivo, según corresponda, el plazo de ejecución del convenio o contrato, y las demás condiciones contractuales, incluidas las que hacen referencia a la supervisión de las actividades del convenio o del contrato; c) la exigencia o no de las garantías del convenio o contrato; y d) la determinación de las autorizaciones, permisos, y licencias que deban obtenerse para la realización del contrato o convenio, en el evento de requerirse.

— Certificado de disponibilidad presupuestal.

— Documentos que debe entregar el organismo. Los documentos que deben presentar los organismos para la suscripción de los convenios o contratos señalados en este numeral son los siguientes:

— Oferta del organismo respectivo.

— Fotocopia del documento de identificación del representante legal del organismo y de la documentación que acredite su nombramiento, o contratación, según corresponda.

— Fotocopia de los documentos que acrediten la creación o existencia de la respectiva entidad.

— En el evento que el representante legal se encuentre limitado para la suscripción del contrato, se debe allegar autorización otorgada por el órgano societario competente.

— Formatos diligenciados de la información tributaria y bancaria solicitados por la unidad (aplican si se pactan desembolsos a ser efectuados por parte de la unidad).

— Certificado de la cuenta bancaria expedida por la entidad bancaria donde se efectuarán los desembolsos del contrato o convenio, con fecha de expedición no superior a dos meses. (Aplica si se pactan desembolsos a ser efectuados por parte de la unidad).

— Los demás documentos o formatos que disponga la unidad para dar cumplimiento a disposiciones aplicables a la materia.

Procedimiento

Los contratos o convenios financiados total o parcialmente, con fondos de organismos de cooperación, asistencia, o ayudas internacionales, de organismos de derecho internacional, de organismos multilaterales de crédito y de entes gubernamentales extranjeros, se ejecutarán de conformidad con lo establecido en los tratados internacionales marco y complementarios aplicables, o en los reglamentos o reglas de tales organismos, según sea el caso, y en los convenios o contratos celebrados. Los contratos con personas extranjeras de derecho público se deben celebrar y ejecutar según se acuerde entre las partes. Los recursos del fondo vinculados a estas operaciones podrán tener el mismo tratamiento.

No se podrán celebrar contratos o convenios para la administración o gerencia de los recursos del fondo, con organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacional.

La unidad debe publicar en las páginas web del Secop, los contratos y convenios suscritos con los organismos a los que hace referencia el presente numeral.

CAPÍTULO VIII

Algunas disposiciones para la aplicación de la Ley 996 de 2005

De conformidad con lo establecido en la Ley 996 de 2005, no podrá hacerse uso de la modalidad de contratación directa, ni suscribirse los contratos o convenios que se celebran de manera directa, según lo señalado en este manual, dentro de los cuatro (4) meses anteriores a la elección presidencial y hasta la realización de la elección en la segunda vuelta.

Para las elecciones, adicionalmente se dará aplicación al parágrafo del artículo 38 de la Ley 996 de 2005.

Las prórrogas, modificaciones o adiciones de los contratos suscritos antes de la entrada en vigencia de las prohibiciones señaladas en la Ley 996 de 2005, así como la cesión de los mismos, podrán tener lugar durante el periodo en el que estas aplican, siempre que se cumplan las reglas aplicables a la materia, dentro del principio de planeación, transparencia y responsabilidad.

De la restricción a que se refiere el inciso primero del presente capítulo se exceptúan las señaladas en el inciso segundo del artículo 33 de la Ley 996 de 2005.

No obstante lo anterior, durante las restricciones de la Ley 996 de 2005, y para efectos de la contratación, deberá seleccionarse el mejor oferente, con base en los procedimientos establecidos en el presente manual que cumplan con lo señalado en el artículo 860 del Código de Comercio.

CAPÍTULO IX

Disposiciones finales

9.1. Revisión del manual.

Este manual podrá ser revisado cuando la oportunidad lo amerite, ya sea porque se expida normativa que afecte las disposiciones contenidas en el mismo, o la necesidad lo justifique.

9.2. Vigencia y derogatorias.

El presente manual rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

9.3. Procesos en curso.

Los procesos de selección o de enajenación que se encuentren en curso a la fecha de expedición del presente manual, continuarán rigiéndose por las disposiciones anteriores hasta su culminación.

Anexo 1

A. Disposiciones especiales para algunos contratos que se celebren directamente

Para efectos de la aplicación del presente manual se tendrán en cuenta las definiciones contenidas en la normativa vigente y los siguientes conceptos:

a) Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. La UARIV-FRV puede contratar directamente la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando se verifique la idoneidad y experiencia requeridas y relacionadas con el área de que se trate. En este caso, no es necesario que la UARIV-FRV haya obtenido previamente varias propuestas.

Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría definidos en este documento y se derivan del cumplimiento de las funciones de la unidad respecto del fondo, así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.

Estos contratos solo se pueden suscribir cuando no exista personal de planta con capacidad para realizar las actividades que se contratarán, para lo cual, se dará cumplimiento al Decreto 2209 de 1998 y las normas que lo modifiquen o sustituyan.

Según la disposición citada anteriormente, se entiende que no existe personal de planta en la unidad, cuando es imposible atender la actividad con personal de planta, porque de acuerdo con los manuales específicos, no existe personal que pueda desarrollar la actividad para la cual se requiere contratar la prestación del servicio, o cuando el desarrollo de la actividad requiere un grado de especialización que implica la contratación del servicio, o cuando aún existiendo personal en la planta, este no sea suficiente.

La inexistencia de personal suficiente deberá acreditarse por el ordenador del gasto.

En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales, y se celebrarán por el término estrictamente indispensable.

Para efectos, del presente numeral los contratos de consultoría son los que se refieren a los estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, y a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

Los documentos que los posibles contratistas deben presentar para la suscripción de este tipo de contratos y para suscripción de la contratación de la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales, son los siguientes: (Estos documentos pueden variar según las disposiciones vigentes al momento de suscribir los contratos)

— Personas naturales:

Las personas naturales deben presentar los siguientes documentos:

— Hoja de vida completa en el formato Departamento Administrativo de la Función Pública. (Solo aplica para contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión).

— Soportes de la hoja de vida.

— Fotocopia del documento de identificación.

— Fotocopia de la tarjeta o registro profesional, si aplica según la normativa que regula la correspondiente profesión.

— Certificaciones de afiliación al sistema de salud y pensión.

— Formatos diligenciados de la información tributaria y bancaria solicitados por la unidad.

— Certificado de la cuenta bancaria expedida por la entidad bancaria donde se efectuarán los pagos del contrato, con fecha de expedición no superior a dos meses.

— Copia del registro único tributario (RUT).

— Los demás documentos o formatos que disponga la unidad para dar cumplimiento a disposiciones aplicables a la materia.

En cumplimiento del artículo 227 del Decreto 19 de 2012, quien celebre un contrato de prestación de servicios profesionales, y de apoyo a la gestión deberá, al momento de la firma del contrato, registrar en el sistema de información y gestión del empleo público —SIGEP— administrado por el Departamento Administrativo de la Función Pública, la información de la hoja de vida, previa habilitación por parte del grupo de talento humano, o la dependencia que haga sus veces.

Para la suscripción de los contratos del presente numeral, la unidad debe efectuar las siguientes verificaciones:

— Verificación del cumplimiento de la obligación de la definición de la situación militar. Aplica para colombianos que tengan hasta cincuenta (50) años de edad. Si la persona no presenta copia de la libreta militar, la unidad debe verificar el cumplimiento de esta obligación en coordinación con la autoridad militar competente.

— Verificación de no encontrarse reportado en el último Boletín de Responsables Fiscales. De conformidad con el artículo 60 de la Ley 610 de 2000, la unidad consultará la página web de la Contraloría General de la República el Boletín de Responsables Fiscales, para verificar que el posible contratista no se encuentre reportado en el mismo.

— Verificación del sistema de información de registro de sanciones y causas de inhabilidad (SIRI) de la Procuraduría General de la Nación. De conformidad con lo previsto en el artículo 1º de la Ley 1238 de 2008 y con el fin de verificar los antecedentes disciplinarios del posible contratista, la unidad imprimirá la consulta de los antecedentes disciplinarios realizada a través de la página web de la Procuraduría General de la Nación.

— Verificación de antecedentes judiciales del Ministerio de Defensa Nacional - Policía Nacional. De conformidad con lo previsto en el artículo 94 del Decreto 19 de 2012 y con el fin de verificar los antecedentes judiciales del posible contratista, la unidad imprimirá la consulta de los antecedentes judiciales realizada a través de la página web de la Policía Nacional.

— Personas jurídicas:

Las personas jurídicas deben presentar la siguiente documentación:

— Hoja de vida completa, formato Departamento Administrativo de la Función Pública. (Solo aplica para contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión)

— Soportes de la hoja de vida, y especialmente aquéllos que soportan la experiencia exigida en el estudio previo.

— Fotocopia del documento de identificación del representante legal.

— Certificado de existencia y representación legal expedido por la autoridad competente, con una antelación no superior a 60 días calendario a la fecha de presentación de la oferta.

— En el evento que el representante legal se encuentre limitado para la suscripción del contrato, se debe allegar autorización otorgada por el órgano societario competente.

— Balance general a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, si así lo exige la unidad.

— Certificación sobre el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, ICBF y SENA, cuando a ello haya lugar, expedida por el revisor fiscal, cuando exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal, expedida con una antelación máxima de 6 meses a la presentación de la oferta. En el evento en que la sociedad no tenga más de 6 meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución.

— Formatos diligenciados de la información tributaria y bancaria solicitados por la unidad.

— Certificado de la cuenta bancaria expedida por la entidad bancaria donde se efectuarán los pagos del contrato, con fecha de expedición no superior a dos meses.

— Copia del registro único tributario (RUT).

— Los demás documentos o formatos que disponga la unidad para dar cumplimiento a disposiciones aplicables a la materia.

Para la suscripción de los contratos citados en este numeral, la unidad debe efectuar las siguientes verificaciones:

— Verificación de no encontrarse reportado en el último Boletín de Responsables Fiscales. De conformidad con el artículo 60 de la Ley 610 de 2000, la unidad consultará la página web de la Contraloría General de la República el Boletín de Responsables Fiscales, para verificar que el posible contratista y su representante legal no se encuentran reportados en el mismo.

— Verificación del sistema de información de registro de sanciones y causas de inhabilidad (SIRI) de la Procuraduría General de la Nación. De conformidad con lo previsto en el artículo 1º de la Ley 1238 de 2008 y con el fin de verificar los antecedentes disciplinarios del representante legal del posible contratista, la unidad - FRV imprimirá la consulta de los antecedentes disciplinarios realizada a través de la página web de la Procuraduría General de la Nación.

b) Contratos para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales. La contratación con determinada persona debe quedar plenamente justificada en el estudio previo, que los trabajos artísticos solamente pueden encomendarse a determinadas personas naturales.

c) Contratos a suscribirse con algunos organismos y entidades estatales y convenios interadministrativos del artículo 95 de la Ley 489 de 1998.

Contratos con algunos organismos y entidades estatales.

La unidad para suscribir directamente estos contratos con cargo a los recursos del fondo, con las entidades y organismos a los que hace referencia la Ley 489 de 1998; las sociedades de economía mixta que estén sujetas al régimen de empresa industrial y comercial del Estado; las entidades citadas en el artículo 2º de la Ley 80 de 1993, y en general, con los organismos o dependencias del Estado a los que la ley otorgue capacidad para celebrar contratos.

Se exceptúan los contratos de obra, suministro, prestación de servicios de evaluación de conformidad respecto de las normas o reglamentos técnicos; encargos fiduciarios y fiducia pública cuando las instituciones de educación superior públicas o las sociedades de economía mixta con participación mayoritaria del Estado, o las personas jurídicas sin ánimo de lucro conformadas por la asociación de entidades públicas, o las federaciones de entidades territoriales sean las ejecutoras. Estos contratos podrán ser ejecutados por las mismas, siempre que participen en los procesos de invitación cerrada o invitación abierta o en los procesos especiales señalados en el presente documento, aplicables en cada caso.

En aquellos eventos en que la entidad estatal ejecutora deba subcontratar algunas de las actividades derivadas del contrato principal, no podrá ni ella ni el subcontratista, contratar o vincular a las personas naturales o jurídicas que hayan participado en la elaboración de los estudios, diseños y proyectos que tengan relación directa con el objeto del contrato principal.

La documentación que debe ser presentada por los referidos organismos y entidades para la suscripción de los contratos señalados en este numeral es la siguiente:

— Oferta que responda al estudio previo o aceptación de este documento.

— Soportes de la experiencia exigida en el estudio previo.

— Fotocopia del documento de identificación del representante legal de la entidad, u organismo, o su delegado y de la documentación que acredite su nombramiento, elección, o contratación, según corresponda, así como la facultad para suscribir el contrato respectivo.

— Fotocopia de los documentos que acrediten la creación o existencia de la respectiva entidad u organismo.

— Formatos diligenciados de la información tributaria y bancaria solicitados por la unidad.

— Certificado de la cuenta bancaria expedida por la entidad bancaria donde se efectuarán los pagos del contrato, con fecha de expedición no superior a dos meses.

— Los demás documentos o formatos que disponga la unidad para dar cumplimiento a disposiciones aplicables a la materia.

Convenios del artículo 95 de la Ley 489 de 1998.

— Para la suscripción de estos convenios que se celebran con el fin de cooperar en el cumplimiento de funciones administrativas o de prestar conjuntamente servicios que se encuentren a cargo de las entidades establecidas en la Ley 489 de 1998, se debe dar aplicación al artículo 95 de la misma y a las normas que lo modifiquen, deroguen o sustituyan.

Los documentos que deben presentar las entidades u organismos para la suscripción de los convenios señalados en este numeral, son los siguientes:

— Fotocopia del documento de identificación del representante legal de la entidad u organismo, o su delegado y de la documentación que acredite su nombramiento, elección, o contratación, según corresponda, así como la facultad para suscribir el convenio respectivo.

— Fotocopia de los documentos que acrediten la creación o existencia de la respectiva entidad u organismo.

— Formatos diligenciados de la información tributaria y bancaria solicitados por la unidad (aplican si se pactan desembolsos a ser efectuados por parte de la unidad).

— Certificado de la cuenta bancaria expedida por la entidad bancaria donde se efectuarán los desembolsos del convenio, con fecha de expedición no superior a dos meses. (Aplica si se pactan desembolsos a ser efectuados por parte de la unidad).

— Los demás documentos o formatos que disponga la unidad para dar cumplimiento a disposiciones aplicables a la materia.

d) Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. En la contratación directa para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, se tendrá en cuenta la definición contenida en el artículo 2º del Decreto 591 de 1991, lo dispuesto en el artículo 33 de la Ley 1286 de 2009 y las demás normas que los modifiquen, adicionen, aclaren, deroguen o sustituyan.

Para la suscripción de estos contratos deberán presentarse los documentos exigidos para personas naturales o jurídicas según el caso, señalados en el presente manual, excepto la hoja de vida completa formato Departamento Administrativo de la Función Pública.

e) Contratación cuando no exista pluralidad de oferentes. Se considera que no hay pluralidad de oferentes cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional; en ambos casos, se debe acreditar que el contratista es el proveedor exclusivo. Estas circunstancias deben constar en el estudio previo que soporta la contratación.

Para la suscripción de estos contratos deberán presentarse los documentos exigidos para persona natural o jurídica según el caso, señalados en el presente manual, excepto la hoja de vida completa formato Departamento Administrativo de la Función Pública.

f) Contratos de arrendamiento de inmuebles. La unidad como administradora del fondo puede celebrar contratos de arrendamiento tomando como única consideración las condiciones del mercado, sin que se requiera obtener previamente varias ofertas. Del análisis que haga la unidad a efecto de establecer las condiciones de mercado, se dejará constancia escrita en el respectivo expediente de la contratación.

Para la suscripción de estos contratos deberán presentarse los documentos exigidos para personas naturales o jurídicas según el caso, señalados en el presente manual, excepto la hoja de vida completa formato Departamento Administrativo de la Función Pública. Así mismo se debe presentar un oficio firmado por el representante legal o posible contratista, señalando el valor del canon de arrendamiento, en el que se manifieste igualmente si se está o no incurso en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad del artículo 8º de la Ley 80 de 1993, las contempladas en la Ley 1474 de 2011 y demás normas aplicables a la materia, así como el folio de matrícula inmobiliaria del inmueble, y la copia de los últimos recibos de pago de los servicios públicos.

La unidad podrá tomar en arrendamiento teniendo en consideración las condiciones de mercado, y para el caso en que la unidad sea quien actúa en calidad de arrendador de los bienes recibidos por el fondo para su administración, se tendrán en cuenta los procedimientos adoptados para la escogencia del arrendatario los cuales serán descritos en el siguiente capítulo.

g) Contratos cuando la cuantía de la contratación independientemente del objeto, sea inferior o igual a 8.5 SMMLV. Con base en el estudio previo que determine esta causal de contratación en virtud de la cuantía, el ordenador del gasto o su delegado para el FRV solicitará dos (2) cotizaciones y el comité evaluador o la/s persona/s designada/s para tal fin verificará que las mismas cumplan con los requisitos exigidos en los estudios previos e identificará la oferta más favorable en consideración a su valor.

h) Contratación de urgencia. Se acudirá a esta causal, cuando la continuidad del servicio exija el suministro de bienes o la prestación de servicios o la ejecución inmediata, cuando se presenten situaciones relacionadas con el estado de excepción, cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito que demanden actuaciones inmediatas y en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a cualquier otra de las modalidades de selección previstas en el presente manual.

Para tal efecto, se adoptará el siguiente procedimiento: El coordinador del grupo administrador del Fondo para la Reparación de las Víctimas justificará la conveniencia y oportunidad de acudir a esta causal de contratación directa y verificará la existencia de contratistas que hayan ejecutado contratos de características similares, y procederá a cursar invitación para presentación de oferta a mínimo dos (2) de ellos. En el evento en que no existan contratistas que reúnan las condiciones previamente señaladas en la justificación y necesidad de la contratación o en el caso de que los invitados existentes no presenten oferta o esta no cumpla con los requerimientos, el coordinador del grupo administrador del Fondo para la Reparación de las Víctimas dejará constancia de esta situación y podrá optar por invitar a otros dos (2) posibles contratistas previa verificación de su experiencia y capacidad técnica y financiera, según la necesidad que se pretende satisfacer.

A los oferentes seleccionados se les solicitará el envío de su oferta económica, en un término máximo de tres (3) días hábiles, para lo cual deberán anexar los siguientes documentos:

a) Certificado de existencia y representación legal cuando se trate de personas jurídicas, en el que se evidencie que el objeto social permite la ejecución del objeto del contrato de urgencia y la capacidad del representante legal para suscribir contratos hasta por el valor de aquél. Las personas naturales profesionales aportarán la certificación o tarjeta profesional para el ejercicio de su profesión según corresponda o el certificado de matrícula mercantil vigente. En los demás casos no se requerirá la presentación de los requisitos anteriormente mencionados;

b) Cédula de ciudadanía del proponente y/o del representante legal según corresponda;

c) Experiencia en contratos de objeto similar, si aplica, según los requerimientos de la invitación a presentar oferta;

d) Se efectuará la verificación de los antecedentes judiciales, disciplinarios y fiscales expedidos por Policía Nacional, la Procuraduría y la Contraloría;

e) Los demás requisitos que sean necesarios atendiendo la naturaleza del contrato que se pretenda celebrar.

De los oferentes que remitan la totalidad de la información anterior, la unidad seleccionará a aquél que presente la oferta económica con el menor valor siempre y cuando cumpla con los requisitos habilitantes.

No obstante lo anterior, de no existir pluralidad de oferentes en el lugar de ejecución del contrato, se podrá contratar directamente con el oferente existente siempre y cuando su oferta sea favorable a la entidad.

B. Contratos del artículo 355 de la Constitución Política y convenios del artículo 96 de la Ley 489 de 1998

Los documentos requeridos para suscribir estos contratos y convenios, son los siguientes:

— Estudio previo que debe contener como mínimo los siguientes requisitos: a) la justificación para suscribir el convenio o contrato; b) el programa y la actividad de interés público que se impulsan con la suscripción del convenio o contrato, los cuales deben ser acordes con el plan nacional de desarrollo; c) el objeto, las obligaciones y los aportes de las partes, el plazo de ejecución del convenio o contrato, y las demás condiciones contractuales, incluidas las que hacen referencia a la coordinación y supervisión de las actividades del convenio o del contrato, según la normatividad aplicable; d) el fundamento jurídico para la suscripción del convenio o contrato; e) la evaluación de la capacidad técnica y administrativa de la entidad sin ánimo de lucro de reconocida idoneidad; f) las garantías según la normativa aplicable a la materia; g) el análisis del convenio o contrato, respecto de las exclusiones del artículo 2º del Decreto 777 de 1992 modificado parcialmente y adicionado por los artículos 2º y 3º del Decreto Nacional 1403 de 1992.

— Certificado de disponibilidad presupuestal.

— Documentos que debe entregar la entidad sin ánimo de lucro de reconocida idoneidad. Estos contratos y convenios se pueden suscribir únicamente con entidades sin ánimo de lucro de reconocida idoneidad, las cuales deben presentar los siguientes documentos:

— Oferta.

— Certificado de existencia y representación legal expedido por la autoridad competente, con una antelación no superior a 60 días calendario a la fecha de presentación de la oferta y copia de los estatutos respectivos. (La entidad sin ánimo de lucro debe estar constituida como mínimo con seis meses de antelación a la celebración del contrato y tener vigente el reconocimiento de su personería jurídica. Así mismo su término de duración no puede ser inferior al término del contrato y un año más).

— En el evento que el representante legal se encuentre limitado para la suscripción del contrato o convenio, se debe allegar autorización otorgada por el órgano societario competente.

— Copia de los documentos suscritos por los contratantes que demuestren la experiencia de la entidad sin ánimo de lucro, con resultados satisfactorios, lo que acredita su capacidad técnica y administrativa para realizar el objeto del contrato.

— Copia de las declaraciones de ingresos y patrimonio o declaraciones de renta correspondientes a los tres últimos años gravables, si la entidad sin ánimo de lucro, está obligada por disposición legal a la presentación de estas.

— Fotocopia del documento de identificación del representante legal.

— Balance general a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, si así lo exige la unidad.

— Certificación sobre el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, ICBF y SENA, cuando a ello haya lugar, expedida por el revisor fiscal, cuando exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal con una antelación no inferior a 6 meses a la presentación de la oferta. En el evento en que la sociedad no tenga más de 6 meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución.

— Formatos diligenciados de la información tributaria y bancaria solicitados por la unidad.

— Certificado de la cuenta bancaria expedida por la entidad bancaria donde se efectuarán los pagos del contrato, con fecha de expedición no superior a dos meses.

— Copia del registro único tributario (RUT).

— Los demás documentos o formatos que disponga la unidad para dar cumplimiento a disposiciones aplicables a la materia.

Procedimiento.

Se debe dar cumplimiento al artículo 355 de la Constitución Política, así como al artículo 96 de la Ley 489 de 1998, y a los decretos 777 y 1403 de 1992, y 2459 de 1993, y las demás normas que los modifiquen, adicionen, aclaren, deroguen o sustituyan.

Así mismo, deberán seguirse los pasos que se relacionan a continuación:

Estudio de la oferta y de los documentos entregados

La persona designada por el ordenador del gasto o su delegado para el FRV, procederá a revisar que la oferta cumpla con los requisitos exigidos por la unidad, que los valores de la misma estén dentro de los precios del mercado, igualmente que se hayan anexado a esta los documentos solicitados y que estos cumplan con los parámetros exigidos.

En el evento en que no se cumplan los citados requisitos, no será procedente radicar la solicitud de contratación, ni suscribir con la entidad sin ánimo de lucro el respectivo contrato de manera directa. En este caso, se evaluará si se solicita a la entidad sin ánimo de lucro complementar su propuesta y documentación.

Revisada la documentación, y si esta se ajusta a los requerimientos de la unidad, se solicitará al equipo de contratación del FRV realizar los trámites correspondientes de acuerdo a la naturaleza y cuantía del contrato o convenio.

El grupo administrador del FRV con el apoyo de la persona designada por el ordenador del gasto o su delegado para el FRV procederá en caso que la contratación se ajuste al plan de adquisiciones, a presentar al comité de contratación el estudio previo, la propuesta, cuando esta aplique y los documentos soporte para aprobación de la contratación de conformidad con lo previsto en la Resolución 1941 de 2012 expedida por la unidad y los normas que lo sustituyan o modifiquen.

Elaboración de la minuta del contrato o convenio

Uno vez autorizado la contratación se procederá a lo elaboración de lo (sic) minuta del contrato o convenio y a la validación de los documentos soporte.

Suscripción del contrato o convenio

El responsable del proceso contractual procederá o citar a la entidad sin ánimo de lucro para que en el término máximo de dos (2) días hábiles proceda a suscribir el contrato o convenio según el caso.

Disposiciones comunes aplicables a estos contratos o convenios

Para estos convenios y contratos, serán aplicables las disposiciones previstas para la modalidad de invitación pública en relación con lo numeración del contrato, y expedición del registro presupuestal, publicación del contrato o convenio, aprobación de lo (sic) garantía, designación del supervisor y liquidación de estos.

ART. 2º—El presente acto administrativo rige a partir de su expedición y publicación y deroga el Acuerdo 23 de 2007 y todas las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 30 de diciembre de 2014.