RESOLUCIÓN 265 DE 2014

 

Departamento para la Prosperidad Social

RESOLUCIÓN 265 DE 2014 

(Febrero 3)

“Por la cual se crea y reglamenta el funcionamiento del comité de contratación del Departamento para la Prosperidad Social (DPS) y el Fondo de Inversión para la Paz (FIP).

El director del Departamento para la Prosperidad Social (DPS),

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales y en especial las conferidas en la Ley 489 de 1998 y el Decreto-Ley 4155 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo establecido en los artículos 209 y 211 de la Constitución Política, la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Que el inciso primero del artículo 3º de la Ley 80 de 1993 establece que: “Los servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines”.

Que de conformidad con lo establecido en los artículos 11 y 12 de la Ley 80 de 1993, y 110 del Estatuto Orgánico del Presupuesto, la competencia para ordenar, dirigir procesos de selección y contratar es del jefe y o representante legal de la entidad estatal, quien podrá delegarla total o parcialmente en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes.

Que en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 65 de la Ley 489 de 1998, el artículo 10 numeral 16 del Decreto-Ley 4155 de 2011 faculta al director del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social para crear y organizar mediante resolución interna y con carácter permanente o transitorio, comités para atender las necesidades del servicio, teniendo en cuenta los planes, programas y proyectos definidos por la entidad.

Que en el artículo 8º de la Ley 487 de 1998 por medio del cual se creó el Fondo de Inversión para la Paz (FIP) como principal instrumento de financiación de programas y proyectos estructurados para la obtención de la paz, se estableció al FIP como una cuenta especial sin personería jurídica, adscrita a la Presidencia de la República precisando que, para todos los efectos, los contratos que se celebraran en relación con el FIP, para arbitrar recursos o para la ejecución o inversión de los mismos se regirían por las reglas del derecho privado.

Que el artículo 29 del Decreto-Ley 4155 de 2011, por medio del cual se transforma la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional, Acción Social en Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, estableció que el FIP continuaría administrándose como un sistema separado de cuentas adscrito al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, con el objeto de financiar y cofinanciar los programas y proyectos estructurados para la obtención de la paz en el país y que estos recursos estarían sujetos a las disposiciones del Estatuto Orgánico de Presupuesto.

Que el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007 establece que las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal.

Que de acuerdo con el artículo 1º del Decreto 1510 de 2013, las entidades estatales deben procurar el logro de los objetivos del sistema de compras y contratación pública definidos por Colombia Compra Eficiente.

Que teniendo en cuenta las consideraciones precedentes y con el fin de cumplir con la función estratégica que debe tener el sistema de compras y contratación pública en el DPS y el FIP para materializar las políticas públicas a su cargo y gestionar de manera eficiente el gasto público que les ha sido asignado, se hace necesario crear, organizar y determinar las funciones del comité de contratación del DPS y el FIP.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Creación y conformación. Créase el comité de contratación del DPS y del FIP, como instancia asesora de los ordenadores del gasto de la entidad y de aquellos funcionarios en quienes se haya delegado la competencia para la celebración y expedición de actos de naturaleza contractual. El comité estará integrado por los siguientes miembros:

Integrantes con voz y voto:

1. Un delegado del director general, de la planta del nivel asesor.

2. Un delegado de la subdirección general, de la planta del nivel asesor.

3. El jefe de la oficina de planeación, monitoreo y evaluación.

4. El jefe de la oficina de gestión regional.

5. El subdirector financiero.

Integrantes con voz y sin voto:

1. El secretario general, quien lo presidirá

2. El subdirector de contratación, quien ejercerá la secretaría técnica.

PAR. 1º—La participación de los miembros del comité contratación se enmarcará en el ejercicio de sus funciones y competencias.

PAR. 2º—Previa invitación del secretario técnico, podrán asistir al comité de contratación, con derecho a voz pero sin voto, los funcionarios que por su competencia o conocimiento sean requeridos para la discusión de los casos bajo estudio del comité de contratación. Así mismo, las personas que por su experticia sean necesarias para el análisis de los temas a discutir en la sesión.

ART. 2º—Funciones del comité de contratación. El comité de contratación del DPS y el FIP, tendrán a su cargo las siguientes funciones:

1. Analizar y efectuar recomendaciones al plan anual de adquisiciones (PAA) de bienes, obras y servicios del DPS, así como a sus modificaciones o actualizaciones y autorizar su publicación en el Sistema Electrónico de Contratación Pública (Secop) antes del 31 de enero de cada año.

2. Hacer recomendaciones a los ordenadores del gasto respectivos, sobre los estudios previos que se sometan a la sesión del comité y su relación con los objetivos del proyecto del cual provengan los recursos y el PAA.

3. Analizar y efectuar recomendaciones sobre los mecanismos de selección y contratación utilizados para la contratación del DPS en función de los lineamientos y pautas que para el efecto establezca Colombia Compra Eficiente.

4. Recomendar pautas para la implementación, adaptación y mejoramiento continuo de los procesos de contratación del DPS, de conformidad con los lineamientos y pautas que para el efecto establezca Colombia Compra Eficiente.

5. Hacer recomendaciones a los ordenadores del gasto respectivos sobre las solicitudes de modificación a los contratos que sean presentadas y analizadas en la sesión del comité.

6. Efectuar recomendaciones sobre la estructura y funcionamiento del comité de contratación.

7. Las demás que Ce(sic) asigne el director general del Departamento para la Prosperidad Social.

ART. 3º—Excepciones. Los procesos de contratación del DPS y los previstos en el manual de contratación del FIP, serán sometidos a consideración del comité de contratación, salvo cuando se trate de los siguientes casos, los cuales se adelantarán directamente por la subdirección de contratación, así:

1. Contratos de prestación de servicios profesionales cuya cuantía mensual no exceda la asignación básica mensual del director general del DPS.

2. Contratos a celebrar bajo la modalidad de mínima cuantía para el DPS.

3. Contratos a celebrar por el FIP bajo las modalidades de mínima y menor cuantía de acuerdo con lo definido en su manual de contratación.

4. Adiciones y/o prórrogas de contratos cuya cuantía inicial sea inferior o igual a la mínima cuantía manejada por el DPS.

5. Adiciones y/o prórrogas de contratos del FIP cuya cuantía inicial sea inferior o igual a la menor cuantía de acuerdo con el manual de contratación del FIP.

6. Prórroga o modificaciones sin cuantía.

7. Los contratos que ejecuten fondos que provengan de la cooperación internacional.

8. Memorandos de entendimiento celebrados en el marco de las alianzas por lo social.

PAR.—Siempre que haya lugar a convocatoria del comité de contratación, el secretario técnico pondrá a disposición de todos sus miembros, los informes y documentos que las dependencias del DPS, o el FIP remitan, con el objeto de ser conocidos y analizados previamente.

ART. 4º—Quórum. El comité de contratación deliberará con la presencia de la mitad más uno de los miembros con derecho a voto.

PAR. 1º—Las recomendaciones del comité de contratación se adoptarán con el voto favorable de por lo menos tres miembros con derecho a voto, que asistan a la respectiva sesión.

PAR. 2º—El comité de contratación sesionará de acuerdo con las necesidades del DPS y el FIP.

ART. 5º—Reuniones no presenciales del comité de contratación. Las reuniones del comité de contratación se llevarán a cabo, por regla general, de manera presencial.

Excepcionalmente, se podrán celebrar reuniones no presenciales, de acuerdo con la autorización prevista en el artículo 63 de la Ley 1437 de 2011. Para ello, los miembros deben poder deliberar y decidir los temas sometidos a su consideración por cualquier medio, ya sea por comunicación simultánea o sucesiva inmediata. En todo caso, en los términos del artículo 32 del Decreto-Ley 19 de 2012, mínimo un 40% de las reuniones del comité de contratación que se surtan dentro del mismo año calendario deben ser presenciales.

ART. 6º—Ausencias temporales de los miembros del comité de contratación. En caso de ausencia temporal de alguno de los miembros del comité de contratación, el jefe inmediato deberá indicar a quién se delega en su reemplazo, mediante comunicación escrita dirigida al comité.

ART. 7º—Actas del comité de contratación. De las recomendaciones efectuadas en las sesiones del comité se dejará constancia en actas suscritas por el presidente y secretario técnico, las cuales deberán ir acompañadas del listado de asistencia a cada sesión, debidamente suscrita por todos los participantes, así como por la ayuda de memoria elaborada por el secretario técnico del comité.

PAR.—Durante la celebración de la sesión del comité de contratación, se elaborarán ayudas de memoria que servirán de base para la elaboración del acta de comité, así como de soporte para las actuaciones que requieran adelantarse antes de la suscripción del acta de comité pertinente.

ART. 8º—Funciones de la secretaría técnica del comité de contratación. La secretaria técnica del comité de contratación, ejercerá las siguientes funciones:

1. Convocar a los miembros del comité de contratación y a los invitados a las sesiones, con una antelación mínima de dos (2) días y remitir a sus miembros los documentos a someter a su estudio y recomendación, en el mismo término.

2. Recibir, radicar y administrar los documentos soporte de cada sesión y determinar los asuntos de competencia del comité de contratación, acorde con lo establecido en la presente resolución.

3. Coordinar las actividades de apoyo necesarias para la realización de las sesiones del comité de contratación.

4. Elaborar las actas de las sesiones del comité de contratación y llevar el archivo de las actas, en orden cronológico y debidamente foliado.

5. Comunicar las recomendaciones del comité de contratación cuando a ello hubiere lugar y efectuar el seguimiento al cumplimiento de las mismas.

ART. 9º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación. Publíquese y cúmplase.

3 de febrero de 2014.