Archivo General de la Nación

RESOLUCIÓN 18 DE 2014 

(Enero 22)

“Por medio de la cual se establecen las tarifas que el Archivo General de la Nación cobrará por concepto de venta de servicios”.

El director general del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado,

en uso de sus facultades constitucionales, legales y reglamentarias, en especial las conferidas por la Ley 489 de 1998, el Decreto 2126 de 2012 y el Acuerdo 09 del 30 de noviembre de 2012 del consejo directivo del Archivo General de la Nación, y

CONSIDERANDO:

Que mediante Decreto 2126 del 16 de octubre de 2012, “se aprueba la modificación de la estructura del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y se determinan las funciones de sus dependencias”.

Que el numeral 7º del artículo 16 del Acuerdo 9 de 2012, le asigna al director general del AGN, entre otras funciones la de “establecer las tarifas a cobrar por concepto de bienes y servicios prestados por la entidad”.

Que el numeral 12 del artículo 16 del Acuerdo 9 de 2012, establece que es competencia del director general expedir los actos administrativos necesarios para la gestión administrativa (...).

Que el artículo 17 del Acuerdo 9 de 2012, señala que los actos decisorios que adopte el director general en ejercicio de las funciones asignadas por ley, por los estatutos del AGN y el Acuerdo 73 del 27 de febrero de 2013 del consejo directivo, se denominarán resoluciones.

Que el director general del AGN, mediante Resolución 73 del 27 de febrero de 2013, estableció las tarifas que el AGN cobrará por concepto de venta de servicios.

Que mediante Resolución 384 del 8 de agosto de 2013 el AGN estableció las tarifas por concepto de actividades en ejecución de proyectos archivísticos para el año 2013.

Que de conformidad con lo expuesto, se hace necesario unificar y actualizar las tarifas que por venta de servicios y actividades de ejecución de proyectos ofrece el AGN a las entidades públicas, privadas y a la ciudadanía en general.

Que para efecto del incremento de las tarifas de servicios reprográficos, de conservación y restauración, alquiler de salas y asistencia técnica, el AGN, aplicará el porcentaje del índice de precios al consumidor establecido por el Gobierno Nacional.

Que así mismo, para efectos del incremento de las tarifas de servicios de capacitación, la entidad aplicará el porcentaje de aumento en el salario mínimo legal mensual aprobado por el Gobierno Nacional, para la presente vigencia.

Que en cuanto al cobro de las copias de los protocolos notariales que custodia esta entidad, este despacho adoptará las tarifas establecidas para tal efecto por la Superintendencia de Notariado y Registro según el artículo 5º de la Resolución 088 de 8 de enero de 2014.

Que en mérito de lo anterior,

RESUELVE:

ART. 1º—Fijar las siguientes tarifas que el Archivo General de la Nación cobrará por concepto de la venta de servicios que ofrece en el área de servicios al público.

1. Servicios reprográficos

1.1. Fotocopia

DescripciónValor del servicioIVAValor total
Fotocopia simple por cara$ 258,62$ 41,38$ 300,00
Fotocopia tomada del microfilm por cara$ 431,03$ 68,97$ 500,00
Fotocopia de plano en 1/2 pliego$ 4.051,72$ 648,28$ 4.700,00
Fotocopia de plano en 1 pliego$ 6.681,03$ 1.068,97$ 7.750,00

1.2. Fotocopiado de protocolos notariales con autenticación

DescripciónValor sin IVAIVAValor total
Fotocopia por folio (dos caras)$ 2.586,21$ 413,79$ 3.000,00

Ver parágrafo del artículo 5º de la Resolución 88 de 2014 de la Superintendencia de Notariado y Registro.

1.3. Imagen digital

DescripciónValor sin IVAIVAValor total
Imagen digital a partir de documento original (un plazo) (captura y entrega de documento original en CD valor por unidad)$ 6.454,52$ 1.034,48$ 7.500,00

1.4. Microfilm:

1.4.1. Reproducción del patrimonio documental de la Nación que custodia el AGN

DescripciónValor sin IVAIVAValor total
Duplicación de rollo de microfilm de 35 mm sales de plata$ 125.000,00$ 20.000,00$ 145.000,00
Duplicación de rollo de microfilm de 16 mm$ 97.844,83$ 15.655,17$ 113.500,00

Nota 1. Para la microfilmación de los documentos que sean solicitados por entidades y que no pertenezcan al acervo documental que custodia el AGN, la tarifa se establecerá de acuerdo al diagnóstico del estado de la documentación.

1.5. Impresión digital

DescripciónValor sin IVAIVAValor total
Impresión en papel a partir de la imagen digital (programa Archidoc) (costo por impresión) - servicio en sala$ 646,55$ 103,45$ 750,00

1.6. Reproducción heliografía de planos

DescripciónValor sin IVAIVAValor total
Reproducción heliográfica de un pliego$ 5.000,00$ 800,00$ 5.800,00
Reproducción heliográfica de (1/2) pliego$ 3.017,24$ 482,76$ 3.500,00
Reproducción heliográfica de (1/4) de pliego$ 2.068,97$ 331,03$ 2.400,00

2. Servicios de conservación y restauración

2.1. Política

Para los contratos interadministrativos el valor sin IVA se aproximará a la décima, centésima o millar superior más cercano.

2.2. Evaluación de soportes documentales y de materiales de almacenamiento

DescripciónValor sin IVAIVAValor total
Análisis cuantitativo de fibras$ 183.000,00$ 29.280,00$ 212.280,00
Análisis en colorante$ 93.000,00$ 14.880,00$ 107.880,00
Grado de Acidez (valoración de pH)$ 46.000,00$ 7.360,00$ 53.360,00
Análisis de propiedades mecánicas (gramaje y calibre)$ 53.000,00$ 8.480,00$ 61.480,00
Porcentaje de residuos sólidos$ 49.000,00$ 7.840,00$ 56.840,00
Presencia de ligninas en pulpas de papel$ 65.000,00$ 10.400,00$ 75.400,00
Prueba de comportamiento frente a condiciones ambientales$ 44.000,00$ 7.040,00$ 51.040,00

2.3. Pruebas para tintas, pigmentos y colorantes

DescripciónValor sin IVAIVAValor total
Test de comportamiento frente a solventes$ 33.000,00$ 5.280,00$ 38.280,00
Grado de acidez (valoración de pH)$ 46.000,00$ 7.360,00$ 53.360,00

2.4. Evaluación de biodeterioro de los soportes documentales

DescripciónValor sin IVAIVAValor total
Presencia de microorganismos$ 191.000,00$ 30.560,00$ 221.560,00
Presencia de microorganismos$ 213.000,00$ 34.080,00$ 247.080,00
Evaluación de productos antimicrobianos$ 207.000,00$ 33.120,00$ 240.120,00
Valoración de pH$ 46.000,00$ 7.360,00$ 53.360,00

2.5. Monitoreo ambiental

DescripciónValor sin IVAIVAValor total
Condiciones ambientales de los depósitos de archivo (medición puntual, temperatura, humedad relativa, luminosidad y radiación ultravioleta)$ 146.000,00$ 23.360,00$ 169.360,00
Condiciones ambientales (medición curva 24 horas temperatura y humedad relativa)$ 130.000,00$ 20.800,00$ 150.800,00
Medición de la carga de polvo$ 163.000,00$ 26.080,00$ 189.080,00
Medición adicional según diagnóstico$ 54.000,00$ 8.640,00$ 62.640,00
Evaluación de contaminación biológica$ 200.000,00$ 32.000,00$ 232.000,00
Medición de gases ambientales (CO, CO2, O2, NO y SO2)$ 519.000,00$ 83.040,00$ 602.040,00

Nota 1. La evaluación de la contaminación biológica se lleva a cabo en aire y/o en superficies, por consiguiente, la tarifa a cobrar será por muestra.

2.6. Restauración de documentos

La tarifa será establecida de acuerdo con los resultados del diagnóstico, cuando la entidad solicitante lo requiera.

3. Servicio de alquiler de salas

TiempoDescripciónValor sin IVAIVAValor total
1 díaAuditorio (cap. máx. 190 personas)$ 2.250.000,00$ 225.000,00$ 2.475.000,00
½ díaAuditorio (cap. máx. 190 personas)$ 1.125.090,91$ 112.509,09$ 1.237.600,00
HoraAuditorio (cap. máx. 190 personas)$ 459.363,64$ 45.936,36$ 505.300,00
1 díaFray Alberto (cap. máx. 40 personas)$ 360.181,82$ 36.018,18$ 396.200,00
½ díaFray Alberto (cap. máx. 40 personas)$ 180.545,45$ 18.054,55$ 198.600,00
HoraFray Alberto (cap. máx. 40 personas)$ 72.363,64$ 7.236,36$ 79.600,00
1 díaSalas Alternativas (cap. máx. 25 personas$ 287.909,09$ 28.790,91$ 316.700,00
½ díaSalas Alternativas (cap. máx. 25 personas$ 144.818,18$ 14.481,82$ 159.300,00

TiempoDescripciónValor sin IVAIVAValor total
HoraSalas alternativas (cap. máx. 25 personas$ 58.727,27$ 5.872,73$ 64.600,00
1 díaSalas de exposición$ 287.909,09$ 28.790,91$ 316.700,00
½ díaSalas de exposición$ 144.636,36$ 14.463,64$ 159.100,00
HoraSalas de exposición$ 72.363,64$ 7.236,36$ 79.600,00

Nota 1. Se considera día, el equivalente a 8 horas hábiles.

4. Servicios de asistencia técnica

4.1. Políticas

a) Se cobra a partir de la segunda visita solicitada en un año, por una misma entidad;

b) Si la asistencia técnica incluye capacitación, se debe costear las horas de capacitación por separado;

c) En las asistencias técnicas que se prestan como parte de la función del Archivo General de la Nación, los gastos de viaje y desplazamiento siempre se planteará que sean asumidos por la entidad asistida.

4.2. Servicios de asistencia técnica

DescripciónValor sin IVAIVAValor total
Asistencia técnica a entidades públicas de la administración central, departamental, distrital y municipal (valor hora)$ 157.000,00$ 25.120.00$ 182.120,00
Asistencia técnica a entidades privadas y privadas que cumplen funciones públicas (valor hora)$ 209.000,00$ 33.440,00$ 242.440,00

5. Servicios de capacitación archivística

5.1. Políticas

a) Para grupos inferiores a 10 participantes, la entidad solicitante del servicio, deberá cancelar la tarifa mínima para un grupo de 10 personas;

b) La capacitación que se desarrolle fuera de Bogotá, tendrá adicionalmente el cobro de gastos de viaje y desplazamiento;

c) Para los cursos y/o talleres dictados fuera del AGN la logística debe ser asumida por el contratante;

d) Si el curso o taller es de una intensidad horaria menor a 40 horas, la tarifa se liquidará por un valor proporcional por hora dictada.

5.2. Servicios de capacitación

DescripciónValor sin IVAIVAValor total
Curso sobre organización y manejo de archivos (Intensidad 40 horas)
Entidad pública, empresas privadas que cumplen funciones públicas, de economía mixta e industrial y comercial del Estado$ 616.120,69$ 98.579.31$ 714.700,00
Contratistas del AGN$ 318.793,10$ 51.006,90$ 369.800,00
Estudiantes con carné$ 318.793,10$ 51.006,90$ 369.800,00
Otras empresas privadas y/o particulares$ 1.062.155,14$ 169.944,83$ 1.232.100,00
Talleres (Intensidad 40 horas)
Entidad pública, empresas privadas que cumplen funciones públicas, de economía mixta e industrial y comercial del Estado.$ 796.637,93$ 127.462,07$ 924.100,00
Contratistas del AGN$ 318.793,10$ 51.006,90$ 369.800,00
Estudiantes con carné$ 318.793,10$ 51.006,90$ 369.800,00
Otras empresas privadas y/o particulares$ 1.062.155,17$ 169.944,83$ 1.232.100,00
Seminarios (Intensidad 24 horas)
Entidad pública, empresas privadas que cumplen funciones públicas, de economía mixta e industrial y comercial del Estado.$ 796.637,93$ 127.462,07$ 924.100,00
Contratistas del AGN$ 318.793,10$ 51.006,90$ 369.800,00
Estudiantes con carné$ 318.793,10$ 51.006,90$ 369.800,00
Otras empresas privadas y/o particulares$ 1.062.155,17$ 169.944,83$ 1.232.100,00
Talleres (Intensidad 16 horas)
Entidad pública, empresas privadas que cumplen funciones públicas, de economía mixta e industrial y comercial del Estado.$ 318.707$ 50.993$ 369.700
Contratistas del AGN$ 127.414$ 20.386$ 147.800
Estudiantes con carné$ 127.414$ 20.386$ 147.800
Otras empresas privadas y/o particulares$ 424.828$ 67.972$ 492.800

5.3. Capacitación fuera de las instalaciones del AGN

DescripciónValor sin IVAIVAValor Total
Entidad pública y entidad sin ánimo de lucro, tarifa por 40 horas con un mínimo de 10 participantes y un máximo de 35 participantes (valor calculado por participante 75% del smmlv + IVA)$ 462.068,00$ 73.931.03$ 536.000,00
Empresa privada, privada con funciones públicas, de economía mixta e industrial y comercial del Estado, tarifa por 40 horas con un mínimo de 10 participantes y un máximo de 35 participantes (valor calculado por participante 125% del smmlv + IVA)$ 770.000,00$ 123.200,00$ 893.200,00

Nota 1. La capacitación que se desarrolle fuera de Bogotá, tendrá adicionalmente el cobro de gastos de viaje y desplazamiento.

Nota 2. Las tarifas para capacitaciones fuera de Bogotá, no incluyen impuestos de territorialidad, y deberán ser asumidos por la entidad solicitante.

Nota 3. La entidad solicitante del servicio deberá remitir previamente al Archivo General de la Nación y a la firma del contrato, el listado de los participantes para planificar la logística del evento. Cualquier participante adicional al listado original, deberá ser informado previamente al evento y ser cancelado el valor adicional respectivo.

PAR. 1º—El director general podrá exonerar del pago de las tarifas del servicio de capacitación, cuando exista disponibilidad de cupos en los eventos y de hacer descuentos por el porcentaje que estime conveniente, cuando los interesados lo soliciten, mediante petición motivada.

PAR. 2º—Los miembros de los comités técnicos del sistema nacional de archivos, podrán acceder a los beneficios a que hace alusión el parágrafo 1º del presente artículo, siempre y cuando asistan por lo menos al ochenta por ciento de las reuniones convocadas durante el año inmediatamente anterior a la solicitud.

PAR. 3º—Los miembros de los consejos territoriales de archivos, podrán acceder a los beneficios a que hace alusión el parágrafo 1º del presente artículo, para lo cual el AGN tendrá en cuenta su participación activa en los mismos y que la solicitud de exoneración de pago sea realizada por el presidente del respectivo consejo.

6. Proyectos de organización archivísticas

6.1. Definiciones

ML. Debe entenderse esta sigla como la abreviatura de metros lineales. Aclarándose que todo servicio de organización documental, genera un cobro básico por cada metro lineal.

Organización documental. Un proceso de organización es aquel en el cual se realiza la clasificación, ordenación y descripción de series documentales.

Clasificación. Toda labor intelectual de disposición de cualquier elemento según un esquema, plan o marco preestablecido. Puede ser: clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo. Clasificación de piezas en el interior de un fondo. Clasificación de documentos individuales en el interior de una pieza, mediante la cual se identifican.

Ordenación. Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros de acuerdo con una unidad-orden establecido de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los documentos o las unidades archivísticas dentro de la serie. Ubicación física de los documentos dentro de la respectiva serie en el orden previamente acordado.

Descripción. Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación.

6.2. Tarifas

Las tarifas sin IVA establecidas para el proceso de organización documental, de acuerdo con el nivel de complejidad de las unidades documentales a intervenir son las siguientes:

Tabla 1

Nivel de complejidadDescripciónValor ML
BajaSe aplica para unidades documentales simples (un solo tipo documental) tales como: actas, resoluciones, acuerdos, decretos, etc.).$ 1.045.000,00
MediaSe aplica para unidades documentales complejas, pero que están compuestas por tipos documentales homogéneos y de fácil identificación, o para series documentales complejas con documentación posterior a 1990.$ 1.254.000,00
AltaSe aplica para unidades documentales complejas, que están compuestas por tipos documentales heterogéneos tales como expedientes pensionales, historias laborales, historias clínicas, expedientes contractuales, documentación histórica o anterior a 1989, o documentos que se encuentran en un fondo acumulado.$ 1.672.000,00

Nota 1. La complejidad de las unidades documentales a intervenir es una variable fundamental en la determinación del costo del proceso.

En la tabla 2 se muestran las actividades que conforman un proceso de organización estándar, las cuales están incluidas dentro de la tarifa referida en la tabla 1.

Tabla 2

ProcesoDescripción actividades proceso de organización básico
ClasificaciónRecepción documentación: punteo inventarios o relaciones
Clasificación de expedientes por oficina productora, serie o tema, según TRD o TVD
OrdenaciónOrdenación unidad documental, conforme al principio de orden original
Foliación
Realmacenamiento: Incluye Insumos: 4 cajas x-200, 24 carpetas propalcote y rótulos - ubicación expedientes (según sistema de ordenación) - (para un estimado de unidades documentales con un promedio de 200 folios; si la unidad está conformada por un número Menor de folios, este costo debe aumentar.
DescripciónPreinventarios documentales - Unidad Documental o expediente - Formato campos FUID
Digitación de inventarios por Unidad Documental o expediente - Formato campos FUID

Nota 2. Además de las actividades definidas dentro de un proceso de organización estándar, existen una serie de tareas importantes de adelantar dentro de un proceso de organización documental, cuya atención se debe definir y acordar conjuntamente con el cliente, de acuerdo con las necesidades particulares del mismo, el estado de conservación de la documentación y las series a intervenir. En la siguiente tabla se presenta una descripción de las actividades adicionales que complementan efectivamente un proceso de organización, las cuales estarán sujetas al costeo presentado por el área de proyectos, previo diagnóstico que se efectúe del trabajo a realizarse, dado que estas actividades no se encuentran incluidas dentro de la tarifa básica establecida en el presente artículo (tabla 1).

Proceso Descripción actividades adicionales de un proceso de organización
ClasificaciónIdentificación tipos documentales en base de datos
Clasificación tipos documentales sueltos por oficina productora, series, asunto o tema, según TRD o TVD
OrdenaciónIncorporación de tipos documentales en expedientes, (insertos)
Unificación de unidades documentales
Procesos conservaciónPrimeros auxilios proceso básico: limpieza general y unión de rasgadura mayor a 2 cm y menor de 10 cm
Primero auxilios proceso medio: unión de rasgaduras y recuperación de plano
Primeros auxilios proceso alto: eliminación de cintas, faltantes, recuperación de plano con humectación
Desinfección puntual
Desinfección mixta
DescripciónDigitación hoja de control
Servicios laboratorioMonitoreos de condiciones ambientales de áreas de archivo
Monitoreos de condiciones ambientales - curva 24 horas
Medición carga polvo
Medición adicional según diagnóstico
Evacuación de contaminación biológica
Medición de gases
Otras actividadesFotocopias de documentos
Atención de consultas en sala/expediente
Atención de consultas enviadas a través de correo electrónico/expediente
Perfilación de documentos - perforación

6.3 Tarifas sin IVA para las actividades digitalización, microfilmación y alquiler de depósitos, serán las siguientes:

ProcesoDescripción actividadCosto unitario
DigitalizaciónDigitalización por imagen$ 190,00
De rollo de microfilm con procesado e índice$ 190,00
De microfilm a digital sin edición ni índice$ 80,00
MicrofilmaciónReproducción microfilm 35 mm - cámara planetaria / fotograma$ 330,00
Reproducción microfilm 16 mm - cámara planetaria / fotograma$ 190,00
Reproducción microfilm 16 mm - cámara rotativa / fotograma$ 150,00
Alquiler depósitoArchivo Santander - con estantería$ 39.000,00
Archivo Centro - con estantería$ 44.000,00
Archivo Centro - sin estantería$ 39.000,00

PAR. 1º—Se entiende por la tipología de contrato de alquiler de depósitos, aquellos en los que el AGN entrega en calidad de arrendamiento un espacio o depósito, por metro cuadrado, y el cliente es el único responsable por la custodia y almacenamiento de la documentación o cualquier otro bien, ciñéndose a los protocolos de seguridad establecidos por el AGN para la entrada y salida de elementos de sus instalaciones.

No obstante, de ser requerido el servicio de administración integral de la documentación, se tendrá un costo adicional según las actividades requeridas, tales como: recepción de documentación, atención de consultas, envío de documentación por correo electrónico, servicios de monitoreo de condiciones ambientales, entre otras.

ART. 2º—El costo para la tipología de contrato de diagnóstico integral, se determinará según los valores estimados por mano de obra profesional y técnica, insumos y demás gastos que demanden actividades tales como: identificación de la entidad, levantamiento de fichas diagnóstico por procesos archivísticos y de conservación, evaluación de los planes que integran el sistema integrado de conservación, monitoreo o seguimientos, horas de asistencia técnica, etc.

ART. 3º—Para determinar el costo para proyectos de interventoría, se estimará el valor de la mano de obra requerida, insumos, tiempo de ejecución y demás gastos adicionales que demande la verificación de una muestra documental o productos entregados por terceros, a fin de realizar procesos de control de calidad y certificar el cumplimiento de procesos archivísticos.

Dicha muestra se establece en un 10% sobre el volumen total de intervención, no obstante el porcentaje puede variar, según análisis previo con el cliente.

PAR.—Todos los proyectos archivísticos deben contemplar el costo de la fase de planeación, la cual se estimará con base en el tiempo requerido para la elaboración del plan de dirección del proyecto y sus planes subsidiarios (comunicaciones, calidad, riesgos, metodología y cronograma), los cuales son desarrollados por el director del proyecto y profesionales de diversas áreas, con el fin de garantizar que todas las condiciones estén dadas para iniciar, en forma efectiva, con la ejecución del contrato.

De requerirse actividades adicionales, la tarifa se establecerá de acuerdo con el diagnóstico del estado de conservación de la documentación.

ART. 4º—Las tarifas correspondientes a actividades adicionales a las previstas en la presente resolución, correspondientes al desarrollo de proyectos archivísticos, estarán sujetas al costeo presentado por el área responsable, previo diagnóstico que se efectúe del trabajo a realizar.

ART. 5º—Las tarifas de venta de bienes y servicios reprográficos, de conservación y restauración, alquiler de salas, alquiler de depósitos y/o custodia de expedientes y asistencia técnica, establecidas en el artículo 1º de la presente resolución, se incrementarán anualmente en el porcentaje del índice de precios al consumidor que sea previsto por el Gobierno Nacional para cada vigencia fiscal.

PAR.—La tarifa a cobrar por los servicios citados en el presente artículo, podrá ser superior al aumento del índice de precios al consumidor, con fundamento en el estudio de costos de los insumos que se efectúe al momento de la prestación de dichos servicios.

ART. 6º—Las tarifas de servicios de capacitación, establecidas en el artículo 1º de la presente resolución, se incrementarán anualmente según el porcentaje de aumento en el salario mínimo legal mensual vigente aprobado por el Gobierno Nacional para cada vigencia fiscal.

ART. 7º—Aproximación al múltiplo más cercano. Para facilitar el recaudo y contabilización de los valores resultantes de la liquidación de los bienes y servicios del Archivo General de la Nación, estos se aproximaron a la decena, centena o millar superior más cercana.

ART. 8º—El director general podrá conceder descuentos o exonerar del pago de las tarifas por los servicios relacionadas anteriormente, a las entidades públicas y a las entidades privadas sin ánimo de lucro; excepto las enunciadas en los numerales uno “servicios reprográficos” y dos “servicios de conservación y restauración”.

ART. 9º—El servicio de visita guiada, solicitado por entidades públicas y/o particulares no tendrá costo alguno.

ART. 10.—Comunicar la presente resolución a la comunidad institucional del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, para lo de su competencia.

ART. 11.—Ordenar a los responsables de las comunicaciones del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, publicar la presente resolución, en la página web de la entidad.

ART. 12.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., el 22 de enero de 2014.