Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal

RESOLUCIÓN 231 DE 2015 

( Julio 24)

“Por medio de la cual se adopta el Manual de formulación e implementación de políticas de prevención del daño antijurídico del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, IDPAC”.

El Director General del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, IDPAC, 

en uso de sus facultades constitucionales, legales y estatutarias, en especial las conferidas en el literal e) del artículo 56 del Acuerdo Distrital 257 de 2006, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 90 de la Constitución Política, señala que el Estado es responsable patrimonialmente “por los daños antijurídicos que le sean imputables, causados por la acción o la omisión”; y que “en el evento de ser condenado el Estado a la reparación patrimonial de uno de tales daños, que haya sido consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa de un agente suyo, aquél deberá repetir contra este”.

Que el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, establece que las entidades y organismos de derecho público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles, deberán integrar un comité de conciliación, conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designen y cumplirá las funciones que se le señalen.

Que el artículo 16 del Decreto Nacional 1716 de 2009, preceptúa que el comité de conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.

Que mediante la Resolución IDPAC 119 del 26 de marzo de 2010, determinó la conformación del Comité de Conciliación del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, IDPAC, determinándose en el numeral 1º del artículo 5º como función del citado comité, el de formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

Que el concepto de políticas de prevención del daño antijurídico surge como una preocupación del Estado debido al alto volumen de demandas que se presentan en su contra. Por ello, mediante documento número 3250 del 20 de octubre de 2003, el Conpes, señaló: “Con el fin de prevenir el daño antijurídico y procurar una correcta y eficiente atención de los litigios en contra de la Nación, se hace necesario el fortalecimiento de las áreas de apoyo jurídico de las entidades. Para ello, se diseñarán e implementarán modelos de gestión aptos, que comprendan la estructura administrativa, los perfiles profesionales de sus integrantes y mecanismos de ingreso, permanencia y retiro, condiciones salariales e incentivos; igualmente, requisitos y formas para la contratación de consultores externos(1)”. Se ha entendido que con la prevención se busca evitar la causación del daño antijurídico por parte de la actividad de las autoridades públicas y, por consiguiente, las demandas y acciones de tutela contra el IDPAC, al igual que aquéllas que pueda instaurar la entidad contra sus vigilados.

Que en concordancia con lo anterior, la Agencia Nacional de la Defensa Jurídica del Estado a través de la Circular 03 del 20 de junio de 2014, instó a las entidades públicas a formular sus políticas de prevención del daño antijurídico siguiendo la metodología y formatos previstos en el “Manual para la Elaboración de Políticas de Prevención del Daño Antijurídico”, señalando que las mismas deberán ser adoptadas mediante resolución.

Que el Comité de Conciliación del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, IDPAC, en sesión 4 llevada a cabo el día 23 de julio de 2015, aprobó el Manual de formulación e implementación de políticas de prevención del daño antijurídico del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, IDPAC, diseñado por la oficina asesora jurídica con el objeto de incentivar al interior del IDPAC una cultura preventiva frente a la gestión administrativa, mediante la identificación y análisis de las causas que generan litigios, para así evitar la interposición de demandas y acciones de tutelas y con ello el reconocimiento y pago de condenas.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar el manual de formulación e implementación de políticas de prevención del daño antijurídico del instituto distrital de la participación y acción comunal, IDPAC, aprobado por los miembros del Comité de Conciliación del IDPAC, en sesión 4 llevada a cabo el día 23 de julio de 2015, acta que hace parte integral de la presente resolución.

ART. 2º—De la implementación. El comité de conciliación, como instancia encargada de la formulación de las políticas de prevención del daño antijurídico, le competerá promover el cumplimiento de las políticas que se adoptan y los pasos necesarios para llevarlas a cabo.

ART. 3º—Publíquese la presente resolución en intranet y en la página web del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, IDPAC, en los términos establecidos por el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y demás normas concordantes

ART. 4º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Dada en Bogotá, D.C., a los veinticuatro días del mes de julio de dos mil quince.

Publíquese y cúmplase.

Manual de formulación e implementación de políticas de prevención del daño antijurídico

Comité técnico de conciliación oficina asesora jurídica instituto distrital de la participación y acción comunal, IDPAC.

2015

Introducción

La fijación de la política de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, IDPAC, obedece a la normativa jurídica que encontramos en la Constitución Política, en el Decreto Nacional 1716 de 2009, en las Directivas y Circulares emitidas por la Presidencia de la República y particularmente lo dispuesto en la Circular 03 del 20 de junio de 2014, expedida por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, en el marco de las funciones asignadas por la Ley 1444 de 2011 y reguladas por el Decreto Ley 4085 de 2011, especialmente las referidas a la prevención de conductas antijurídicas, del daño antijurídico y la extensión de sus efectos.

En atención a lo anterior, en el presente documento se identifican los hechos generadores de daño antijurídico, se determinan las posibles deficiencias administrativas o misionales que originan reclamaciones en contra del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, IDPAC; de acuerdo con la metodología propuesta por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y se establece el procedimiento a seguir para la formulación, evaluación e institucionalización de las acciones que debe adoptar para reducir los riesgos y costos de enfrentar un proceso judicial.

Todas estas acciones con el fin de que se genere una reducción de demandas y acciones de tutela que se presentan en contra de la entidad en el mediano y largo plazo; y una consecuente disminución en condenas y pagos por concepto de sentencias y conciliaciones, lo fortalece la defensa jurídica del Estado en cabeza del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, IDPAC, en sus diversos componentes, incluida la política de prevención del daño antijurídico.

1. Responsabilidad patrimonial del estado, definición del daño antijuridico su desarrollo jusrisprudencial y política de prevención:

En el marco constitucional, desde el año 1991 se ha instituido la responsabilidad patrimonial del Estado como un mecanismo de protección de los administrados cuando éstos sufren un daño, el cual no están obligados a soportar por la actividad normal y legítima del poder público. Es por ello que la Corte Constitucional ha indicado que el Estado social de derecho colombiano se funda en dos grandes axiomas: en el principio de legalidad y, en la responsabilidad patrimonial del Estado.

Lo anterior quiere decir que la garantía de los derechos y libertades de los ciudadanos no se preserva solamente con la exigencia a las autoridades públicas que sus actuaciones se sujeten a la ley, sino que también, es esencial que si el Estado en ejercicio de sus poderes de intervención causa un daño antijurídico o lesión lo repare integralmente(2).

Tenemos así que la responsabilidad patrimonial del Estado se configura por la ocurrencia del daño antijurídico, el cual según el máximo tribunal constitucional es el perjuicio provocado al administrado que no tiene el deber jurídico de soportarlo. Por ende, el actual régimen constitucional establece la obligación jurídica a cargo del Estado de responder por los perjuicios antijurídicos cometidos por la acción u omisión de las autoridades públicas, lo cual implica que una vez causado el perjuicio antijurídico, y éste sea imputable a la actividad estatal, se origina un traslado patrimonial del Estado al patrimonio de la víctima por medio del deber de indemnización(3).

Es del caso precisar, que la Corte Constitucional reiteró en fallo del año 2014(4), que la antijuricidad del daño, ocurre, cuando la actuación del Estado no se encuentra justificada, bien sea porque no existe un título jurídico válido que autorice o admita el daño causado, -caso en el que el Estado no está legitimado para producir la afectación correspondiente-, o cuando el daño excede las cargas que normalmente un individuo en la sociedad está obligado a soportar.

En ese orden de ideas, el daño antijurídico se ha descrito por la jurisprudencia contencioso administrativa(5), como “la lesión de un interés legítimo, patrimonial o extrapatrimonial, que la víctima no está en la obligación de soportar”. Igualmente, no basta que el daño sea antijurídico sino que además sea imputable al Estado, es decir, debe existir un título que permita su atribución a una actuación u omisión de una autoridad pública.

Es así, como el máximo tribunal constitucional concluye que el artículo 90 de la Carta “constitucionalizó”(6) la cláusula general de responsabilidad patrimonial del Estado, teniendo como eje central la protección de los particulares frente a los daños que puedan ser causados por las acciones u omisiones de las autoridades y advierte que esta nueva concepción tiene sustento en valores y principios superiores como que:

i) Colombia es un Estado social de derecho fundada en el respeto por la vida y la dignidad humana de sus integrantes (preámbulo y art. 1º);

ii) Entre los fines esenciales del Estado están los de proteger a las personas en su vida, bienes, derechos y libertades (art. 2º);

iii) La igualdad ante la cargas públicas (art. 13);

iv) La garantía de la propiedad privada y los demás derechos adquiridos con arreglo a las leyes civiles (art. 58); y

v) La confianza y buena fe en las actuaciones de las autoridades públicas (art. 83).

Con esta nueva visión, la Corte Constitucional señaló que se traslada el estudio de la antijuridicidad de la actuación de la entidad al daño mismo, definido como aquel que las personas no están en el deber jurídico de soportar. En esa medida, cualquier estudio de la responsabilidad estatal adopta ahora un carácter eminentemente reparatorio, por lo que su finalidad deberá ser la garantía de los derechos de los particulares más que la determinación de la licitud de la actividad de los entes públicos(7).

Con base en lo anterior y debido al incremento de las demandas de responsabilidad patrimonial presentadas en contra del Estado por la ocurrencia del daño antijurídico, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado impuso a la entidades estatales la obligación de fijar políticas de prevención del daño, definidas estas como la solución de los problemas administrativos que generan litigiosidad e implica el uso de recursos públicos para reducir los eventos generadores de daño antijurídico.

Es así, como la Oficina Asesora Jurídica del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, IDPAC, dependencia encargada de la representación judicial y extrajudicial del IDPAC identificó las demandas y acciones de tutela más recurrentes, para que el Comité Técnico de Conciliación del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, IDPAC, proceda a aprobar las políticas de prevención del daño antijurídico, bajo la teoría de administración de la calidad recomendada por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

1.1. Teoría de la administración de la calidad:

Se sugiere por parte de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado que el procedimiento a seguir para formular y ejecutar políticas de prevención sea el propuesto por la teoría de administración de calidad, esta teoría responde a problemas cuya solución necesita de un conocimiento específico que no está centralizado en una sola dependencia de la organización, y en particular, que no está centralizado en la gerencia o en el responsable de tomar las decisiones y que consiste en:

1. Poner a consideración de toda la estructura directiva de la organización administrativa las causas que originan litigios, analizando dichas causas y el motivo de que sean frecuentes.

2. Buscar solución a la problemática encontrada y que dicha propuesta sea implementada en la organización y particularmente por los grupos que conocen la situación que está generando dificultades.

3. La solución propuesta debe ser objeto de discusión y consenso de las partes que puedan estar involucradas en los hechos u omisiones generadoras de daño antijurídico.

4. La solución requiere de la existencia de cambios organizacionales y de la institucionalización de procedimientos que garanticen que no vuelva a repetirse el daño.

Esta teoría requiere de una técnica especial fundamentada en métodos de investigación, como los siguientes:

1. Buscar puntos que generen problemas.

2. Relacionar las posibles causas.

3. Identificar las causas.

4. Formular medidas para corregir las causas.

5. Implementar las medidas.

6. Verificar los resultados.

7. Institucionalizar las medidas

La teoría de administración de la calidad requiere en estricto sentido que una parte de la administración apruebe las medidas y otra que las desarrolle; es decir, que el Comité Técnico de Conciliación del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, IDPAC(8) proceda a formular las políticas de prevención del daño antijurídico; y, por otro lado, el área de la organización donde se generó el problema desarrolle la medida preventiva, propongan soluciones y las implementen.

2. Metodología propuesta por la Agencia Nacional de la Defensa Jurídica del Estado

De conformidad con la teoría de administración de la calidad la Agencia Nacional de la Defensa Jurídica del Estado, conforme lo dispuesto en el Manual 11 de fecha abril de 2014, para la elaboración de políticas de prevención del daño antijurídico, señala que resulta importante: primero, enlistar las posibles causas de daño antijurídico, y segundo identificar las causas primarias del problema, de la siguiente forma:

2.1. Clasificar las causas de las demandas y acciones de tutela

En esta parte se clasifican las demandas y acciones de tutela más recurrentes que se han interpuesto contra la entidad, se establece cuáles son los hechos de las reclamaciones y los argumentos expuestos por los demandantes y/o accionantes para interponerlas, así como las recientes condenas en contra del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, IDPAC.

Posteriormente, se clasifican y agrupan el tipo de acción judicial o constitucional que puedan emprender los administrados dando cuenta del número de reclamaciones y de los montos solicitados.

Este proceso se realiza clasificando los hechos en distintos tipos de acción judicial, tomando como guía un árbol de clasificación de hechos o de clasificación de las causas de la demanda que contiene los manuales propuestos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

Una vez clasificadas las reclamaciones, se establecen las causas de las demandas y acciones de tutela más frecuentes y costosas para la entidad, priorizando los hechos por los que el IDPAC ya ha sido condenado, para con base a ellos el Comité Técnico de Conciliación defina los asuntos que serán susceptibles de desarrollar en una política de prevención del daño antijurídico y determinar cómo se deberá estudiar el problema y plantear las soluciones al mismo por parte de la dependencia que lo generó.

2.2. Identificar y enlistar las causas primarias del problema.

En esta parte, se estudiará el problema y determinará el caso que las originan, buscando las falencias administrativas o misionales que generan las demandas y acciones de tutela, identificando el error cometido al interior del IDPAC.

En este análisis se definirán las falencias que ocasionan riesgo de litigiosidad, organizándolas de tal forma que se prioricen las que resulten o puedan resultar en el mayor número de reclamaciones.

Al final, se contará con una o varias causas primarias que constituyen los problemas dentro de la Entidad que las políticas de prevención deben resolver. La identificación de las falencias administrativas que generan demandas permite determinar si las reclamaciones hechas al IDPAC son prevenibles o no, si se originan por fallas internas de la Entidad en cualquiera de sus procesos, para de esa manera definir si la reclamación será prevenible a través de cambios institucionales o si por el contrario es ajeno a la organización, no pudiendo ser prevenibles por la entidad.

Estas causas primarias deben ser revisadas por el comité técnico de conciliación de la entidad, para establecer si se debe desarrollar alguna alternativa para reducirlas y así dar una solución.

2.3. Diseñar medidas para corregir el problema.

La medida para corregir el problema se presentan en una política pública cuyo fin es la prevención del daño antijurídico generado por la causa encontrada, el cual debe consistir en un plan de acción que incluya medidas que mitiguen o resuelvan la causa primaria del mismo.

El plan de acción incluye un presupuesto estimado de la solución, el cronograma para el desarrollo de esta, los resultados esperados y los indicadores para su medición, asimismo el plan debe implementarse a través de resolución donde debe quedar expreso el responsable de la implementación de dicho plan.

2.4. Implementación de las medidas correctivas.

Lista la política de prevención del daño antijurídico, el Comité Técnico de Conciliación realizará las recomendaciones para que el área competente dentro del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, IDPAC, realice los trámites necesarios para que la Entidad disponga los recursos necesarios para su implementación, haciendo parte de la planeación operativa anual de la Entidad así como de su planeación estratégica.

La estrategia de implementación de la política de prevención incluye su divulgación a todas aquellas áreas del IDPAC cuya misión esté relacionada con los hechos generadores del daño, donde cada servidor público y contratista involucrado debe conocerla, conocer sus antecedentes, las funciones que debe desempeñar para su cumplimiento y los resultados esperados junto con los indicadores para su medición, mediante campañas de divulgación y capacitación.

2.5. Comprobación de los resultados.

El Comité Técnico de Conciliación del IDPAC, definirá el plazo para evaluar si la política planteada ha funcionado y se ha podido implementar, haciendo seguimiento a los indicadores que se proponen como parte de la política, documentándose los avances del mismo, planteándose posibles ajustes y reformas a la estrategia para que esta sea más útil y coherente con los resultados que se espera obtener de la misma.

2.6. Institucionalización de las nuevas medidas.

Comprobados los resultados y replanteadas las medidas que deban ser corregidas para alcanzar los resultados propuestos, la entidad institucionalizará la política de prevención del daño de la causa inicialmente analizada, para que esta se convierta en una más de las políticas que la entidad aplica en su quehacer misional o administrativo, convirtiéndose en parte de las acciones cotidianas de los servidores públicos de la entidad.

2.7. Conclusiones.

Con base en las anteriores indicaciones dadas por la Agencia Nacional de la Defensa Jurídica del Estado, se busca promover el desarrollo de una cultura proactiva de la gestión del daño antijurídico al interior de las Entidades mediante la identificación y análisis de los hechos generadores de daño antijurídico que incluyan una completa indagación sobre las deficien cias administrativas o misionales de la entidad para la formulación, evaluación e institucionalización de acciones que se deben adoptar para reducir los riesgos y costos de enfrentar un proceso judicial.

3. Clasificación de las causas de las acciones de tutela interpuestas contra el Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, IDPAC, así como de las recientes condenas.

Para definir las causas de las acciones de tutela objeto de la política de prevención, la Oficina Asesora Jurídica del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, IDPAC, revisó las acciones de tutela notificadas y los fallos que resultaron desfavorables al IDPAC, en el periodo comprendido entre el primero (1) de enero de 2014 y el treinta (30) de diciembre de 2014, término en el cual la entidad recibió 33 acciones de tutela.

De acuerdo a esa revisión, se llegan a las siguientes conclusiones:

1) El 46% equivale a quince (15) acciones de tutela en materia de asuntos comunales, como consecuencia del presunto desconocimiento de los derechos fundamentales de petición, debido proceso, derecho a elegir y ser elegido, y el derecho a la participación.

2.) El 42% corresponde a catorce (14) acciones de tutela relacionadas con temas de talento humano, como consecuencia del presunto desconocimiento del mejor derecho a ser incorporado en la planta temporal del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, IDPAC, y el derecho de petición.

3) El 12%, restante corresponde a cuatro (4) acciones de tutelas relacionadas con cerramientos de conjuntos residenciales-Propiedad Horizontal- y diversidad sexual, como puede verificarse en el siguiente cuadro:

 

imagen231
 

3.1. Identificación de las causas primarias prevenibles del problema planteado en las acciones de tutela contra el Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, IDPAC.

Para efectos de identificar las causas primarias que podrían ser prevenibles de las acciones de tutela contra el Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal- IDPAC-, la Oficina Asesora Jurídica elaboró un diagnóstico producto de análisis de aspectos previamente establecidos, como la identificación de los derechos tutelados, resumen de los hechos y las pretensiones, con el fin de formular la política de prevención, partiendo de las causas que pueden ser prevenibles.

Es así como se realizaron las indagaciones pertinentes encontrándose como causas de las acciones de tutela más recurrentes, las siguientes:

Daño de acuerdo a la clasificación del árbol de causas (*)Número de reclamaciones con la misma clasificaciónResumen de los hechos¿Son de tipo prevenible?
• Derechos tutelados en asuntos comunales:
— Derecho de petición.
— Debido proceso.
— Derecho a elegir y ser elegido.
— Derecho a la participación
15— Falta de respuesta oportuna y de fondo a los derechos de petición incoados ante la subdirección de asuntos comunales.
— No reconocimiento de dignatarios por parte de la subdirección de asuntos comunales.
— Falta de seguimiento a los planes de mejoramiento establecidos en las visitas administrativas y contables a las organizaciones comunales de primer y segundo grado.
— Conflictos organizativos al interior de la junta de acción comunal.
Sí, la subdirección de asuntos comunales debe atender los términos y procedimientos establecidos en la Ley 743 de 2002, así como en el Decreto Reglamentario 1066 de 2015, y en la Ley 1755 de 2015.
• Derechos tutelados en talento humano:
— Derecho de petición de información.
— Derecho al trabajo.
14
— Falta de respuesta oportuna y de fondo a las peticiones incoadas a la secretaría general- área de talento humano.
— La no provisión de los empleos de planta temporal, por la no equivalencia de los requisitos exigidos para la posesión del cargo.
Respecto de los derechos laborales presuntamente vulnerados la entidad, no es prevenible este tipo de acción toda vez que se dio cumplimiento a la Ley 909 de 2004 y sus decretos reglamentarios al momento de proveer los cargos ofertados por el IDPAC
En cuanto al derecho de petición si es prevenible ya que no se está teniendo en cuenta los términos y procedimientos establecidos en la ley y en los procedimientos internos para dar respuesta oportuna y de fondo a las peticiones incoadas por los usuarios externos e internos.
• Derechos tutelados, demás temas de la entidad:
— Cerramientos
— Diversidad sexual
4— Conflictos presentados al interior de conjuntos residenciales- propiedad horizontal.No, pues no es competencia del IDPAC dirimir los conflictos que se presenten al interior de la propiedad horizontal.

(*) Manual 11, para la elaboración de políticas de prevención del daño antijurídico - Agencia Nacional de la defensa jurídica del Estado - Abril de 2014

En el cuadro anterior, podemos encontrar la relación de la siguiente información:

• Daño o tipo de acción instaurada, ello de acuerdo con el Manual 11, para la elaboración de políticas

de prevención del daño antijurídico - Agencia Nacional de la Defensa Jurídica del Estado – Abril de 2014).

• Número de reclamaciones con la misma clasificación.

• Resumen de los hechos – patrón o problemática encontrada.

Se concluye que las acciones de tutela recurrentes para la Entidad respecto de las presentadas en el último año y las resultas con condenas, hacen alusión al presunto desconocimiento del derecho de petición y al debido proceso en las actuaciones administrativas.

4. Diseño de las políticas de prevención del daño antijurídico en el Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, IDPAC.

De acuerdo con el estudio de las acciones generadas en contra del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, IDPAC, y las posibles causas que pudieron ocasionarlas, a continuación se presentan las propuestas o estrategias que recomienda la Oficina Asesora Jurídica se deben adelantar por las áreas misionales y administrativas para erradicar los problemas que se han presentado y prevenir la ocurrencia de otros iguales o similares en el futuro, sin perjuicio de las que iniciativas que propongan las demás dependencias del IDPAC y el comité técnico de conciliación.

a) Diseño de propuesta dirigida a la adopción de medidas de índole preventivo y correctivo en materia de asuntos comunales:

i. Capacitación: Servidores y apoderados judiciales.  

Se requiere constante capacitación a los funcionarios y contratistas, en especial a aquellos encargados de tramitar los derechos de petición, quejas, realizar visitas administrativas, adelantar investigaciones y los que ejercen la representación judicial de la entidad. Dicha capacitación puede llevarse a cabo una vez al mes en jornadas de actualización jurídica de la primera parte del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y de la Ley 1755 de 2015.

ii. Mejorar el proceso de inspección, vigilancia y control.  

Solicitar a la Subdirección de Asuntos Comunales en coordinación con la oficina asesora jurídica y la oficina asesora de planeación, una revisión y ajuste al procedimiento sancionatorio de inspección, vigilancia y control con el fin de asegurar su aplicación en los casos en que se verifique la vulneración a las normas comunales y estatutarias por parte de la organización comunal de primer y segundo grado.

iii. Análisis objetivo en las visitas administrativas y contables.  

Se requiere que en ejercicio de la facultad de inspección, vigilancia y control, se precise la siguiente información:

• La fecha o época en que se cometieron los hechos.

• Las circunstancias de modo tiempo y lugar en que se cometieron.

• Las normas violadas.

• El concepto de su violación(9) de manera clara y debidamente fundamentado.

• El decreto, manejo y análisis de fondo de las pruebas recaudadas y sobre las cuales debe fundarse la decisión (las necesarias, pertinentes y conducentes para probar los hechos investigados).

• Traslados a la organización comunal y su correspondiente respuesta.

• La gravedad o no de los hechos para tasar la sanción.

• Seguimiento al plan de mejoramiento establecido en las visitas administrativas.

• Exigencia de libros contables.

• Seguimiento a las quejas.

b) Diseño de propuesta dirigida a la adopción de medidas de índole preventivo y correctivo en materia de derechos de petición:

Para atender los derechos de petición que se radiquen ante el Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, IDPAC, las dependencias deberán dar cabal cumplimiento a lo consagrado actualmente en la Ley 1755 de 2015, en concordancia artículo 23 de la Constitución Política y con el proceso de Atención del Ciudadano adoptado dentro del Sistema de Gestión de Calidad.

De ahí, que los responsables del sistema CORDIS y del SDQS de cada área deberán realizar seguimiento a la respuesta oportuna a los derechos de petición que incoen los usuarios externos e internos del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, IDPAC, dentro de los términos y con el debido proceso establecidos constitucional y legamente para el efecto.

Los contratistas y funcionarios responsables del atención del ciudadano divulgarán permanentemente y a través de diferentes medios los tiempos de las peticiones, resaltando los lineamientos normativos y recomendaciones internas para prevenir los vencimientos de los derechos de petición, teniendo en cuenta los siguientes términos:

Tipo de petición Términos de respuestaObservaciones
Derecho de petición de información 10 días hábiles Cuando no fuere posible resolver o contestar la petición en dicho plazo, se deberá informar así al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando a la vez la fecha en que se resolverá o dará respuesta
Derecho de petición de documentos10 días hábiles Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada. En consecuencia, el correspondiente documento será entregado dentro de los tres (3) días inmediatamente siguientes.
Derecho de petición de
consulta
30 días hábiles Cuando no fuere posible resolver o contestar la petición en dicho plazo, se deberá informar así al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando el plazo de respuesta que no puede exceder del doble inicialmente previsto.
Término en caso de requerimiento
por peticiones incompletas
10 días hábiles Se requerirá al peticionario dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de radicación para que la complete en el término máximo de un (1) mes.
A partir del día siguiente en que el interesado aporte los documentos o informes requeridos, se reactivará el término para resolver la petición.
Traslado por falta de competencia
(traslado interno/ externo)
3 días hábiles Si la dependencia a quien se dirige la petición no es la competente, se informará de inmediato al interesado si este actúa verbalmente, o dentro de los tres (3) días siguientes al de la recepción, si obró por escrito. Dentro del término señalado remitirá la petición a la dependencia o entidad competente y enviará copia del oficio remisorio al peticionario o en caso de no existir funcionario competente así se lo comunicará.
En materia de asuntos comunales30 días hábilesEl plazo máximo para resolver las peticiones presentadas por las comunidades relativas a las materias de asuntos comunales son 30 días hábiles.

De otra parte, se recomienda llevar a cabo las siguientes estrategias con el fin de evitar el daño antijurídico en materia de derecho de petición:

a) Atender las peticiones con mínimo un día antes de su vencimiento para garantizar su respuesta oportuna.

b) Tener en cuenta las alertas de peticiones próximas a vencer, lo que facilita agilizar la atención de los requerimientos y prevenir el incumplimiento en las respuestas a las peticiones ciudadanas.

c) Revisar el procedimiento de devolución de correspondencia por parte de la empresa de correo para agilizar el retorno al área de origen a fin de tomar los correctivos inmediatos para asegurar el recibo de la respuesta de petición oportunamente.

5. Clasificación de las causas de las demandas interpuestas contra el Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, IDPAC, así como de las recientes condenas. 

Para definir las causas de las demandas y de las condenas, objeto de la política de prevención, la Oficina Asesora Jurídica, realizará un documento en el que se presenten las demandas presentadas contra el Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, IDPAC, desde el año 2013 hasta el 30 de diciembre de 2014. Asimismo, presentará a consideración del Comité Técnico de Conciliación el acto administrativo por medio del cual se definan los criterios de conciliación conforme lo establecido en el Decreto Nacional 690 de 2011.

6. Plan de seguimiento y evaluación:

Dentro del comité de Conciliación, se priorizarán en las actividades de capacitación, identificación de los riesgos y las medidas de prevención y defensa del daño antijurídico del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, IDPAC.

Igualmente de manera anual se realizará un informe presentado por la Oficina Asesora Jurídica, respecto de la actividad litigiosa del IDPAC con el fin de hacer seguimiento de los procesos judiciales y acciones de tutelas, dicho informe deberá contar con una elaboración de una estadística confiable mediante la elaboración de bases de consolidación de información, actualizada permanente.

(1) Lineas de acción para el fortalecimiento de la defensa legal de la Naación y para la valoración de pasivos contingentes: Con el propósito de fortalecer la Defensa Legal de la Nación y contar con herramientas para la valoración adecuada de los pasivos contingentes a su cargo, el programa propende por: (1) el diseño de medidas que tiendan a la prevención del daño antijurídico, (2) la defensa de los intereses del Estado, tanto de índole judicial como patrimonial y, (3) la reestructuración sistemática de carácter institucional, de recursos humanos, normativos y de infraestructura tecnológica.

(2) CORTE CONSTITUCIONAL, Sentencia C-832 de 2001, Expediente D-3388, Magistrado Ponente: Rodrigo Escobar Gil.

(3) CORTE CONSTITUCIONAL, Sentencia C-333 de 1996, Magistrado Ponente, Alejandro Martínez Caballero.

(4) CORTE CONSTITUCIONAL, SALA PLENA, Sentencia C-957 de 2014, Expediente D-10279, M.P. Gloria Stella Ortíz Delgado.

(5) CONSEJO DE ESTADO. Sentencia del 13 de julio de 1993. Citada por la Sentencia C-043 de 2004. M.P. Marco Gerardo Monroy Cabra.

(6) CORTE CONSTITUCIONAL, SALA QUINTA DE REVISIÓN, Sentencia T-399 de 2014, Expediente T-4.201.200, MP. Jorge Iván Palacio Palacio.

(7) Ibídem.

(8) Artículo 16. Decreto 1716 de 2009. Comité de conciliación. El Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.

Igualmente decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité. Artículo 19. Funciones. El comité de conciliación ejercerá las siguientes funciones:

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico. 3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del ente, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de las entidades, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

(9) Entiéndase por concepto de violación el razonamiento jurídico concreto en el que se precisa la identificación de las normas infringidas relatando los hechos que dieron lugar a ello.