Institución Universitaria Conocimiento e Innovación para la Justicia

RESOLUCIÓN 155 DE 2015

(Agosto 31)

“Por la cual se crea el comité de gestión documental de la Institución Universitaria Conocimiento e Innovación para la Justicia, CIJ”.

El Director General de la Institución Universitaria Conocimiento e Innovación para la Justicia, CIJ,

en uso de la facultades legales, y

CONSIDERANDO:

Que la ley general de archivos, expedida mediante Ley 594 de 2000, establece las reglas y los principios generales que regulan la función archivística del Estado.

Que de acuerdo con el artículo 5º de la misma norma, “Integran el sistema nacional de archivos, el Archivo General de la Nación y los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa”.

Que el artículo 11 de la Ley 594 de 2000, obliga al Estado a conformar, organizar, preservar y controlar los archivos públicos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normativa archivística.

Que la Institución Universitaria Conocimiento e Innovación para la Justicia, CIJ, fue creada por el Decreto 36 de 2014 como un establecimiento público de carácter académico, del orden nacional, adscrito a la Fiscalía General de la Nación, con personería jurídica, autonomía académica, administrativa y financiera.

Que el consejo directivo, en el artículo 18 del Acuerdo 6 de 2014, facultó al director general para constituir mediante resolución los comités, consejos, grupos, internos de trabajo, etc., de acuerdo con la estructura organizacional, las necesidades del servicio y los planes y programas trazados por la institución.

Que la Institución Universitaria Conocimiento e Innovación para la Justicia, CIJ, debe responder por sus archivos institucionales los cuales son fuente vital de información pública y para ello necesita de una instancia asesora en la materia.

RESUELVE:

ART. 1º—Creación del comité de gestión documental. Crear el comité de gestión documental en la Institución Universitaria Conocimiento e Innovación para la Justicia, CIJ, como órgano asesor de la dirección en materia de archivo y gestión documental.

ART. 2º—Conformación del comité de gestión documental. El comité de gestión documental de la CIJ estará conformado por los siguientes miembros:

1. El secretario general o su delegado, quien lo presidirá.

2. Un designado de la secretaría general que cumpla las funciones propias de la gestión documental, quien actuará como secretario técnico.

3. El jefe de la oficina jurídica.

4. El jefe de la oficina de planeación.

5. Un designado del área de tecnologías de información y la comunicación TIC.

6. El asesor de control interno, quien tendrá voz pero no voto.

7. El director del Centro de Investigación para la Justicia.

PAR. 1º—Al comité podrán asistir como invitados, con voz pero sin voto, funcionarios de la institución o particulares que puedan hacer aportes en los asuntos tratados por el comité.

PAR. 2º—El secretario general o su delegado convocará a las sesiones del comité.

ART. 3º—Funciones del comité de gestión documental. Son funciones del comité de gestión documental:

1. Presentar para su aprobación en las instancias pertinentes las políticas, programas, planes y proyectos que se formulen en materia de gestión documental.

2. Asesorar a la dirección de la institución en la aplicación de la normativa archivística que expida el Archivo General de la Nación y adoptar las decisiones que permitan su implementación al interior de la institución, respetando siempre los principios archivísticos.

3. Avalar los procedimientos, formatos, manuales, guías e instructivos requeridos en materia de gestión documental.

4. Recomendar a la dirección general, la aprobación de las tablas de retención documental, TRD, de la institución así como sus actualizaciones y presentarlas para su convalidación y registro ante el Archivo General de la Nación.

5. Responder por el registro de las tablas de retención documental en el registro único de series documentales que para el efecto cree el Archivo General de la Nación.

6. Hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención documental, así como al modelo integrado de planeación y gestión, en los aspectos relativos a la gestión documental.

7. Aprobar o improbar las solicitudes de eliminación documental que sean presentadas por la secretaría general de la institución de conformidad con las normas nacionales y los procedimientos internos.

8. Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística de la institución, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la información en la gestión de documentos electrónicos.

9. Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la información en la institución teniendo en cuenta su impacto sobre la función archivística interna y la gestión documental.

10. Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del sistema nacional de archivos, propuestas relacionadas con el mejoramiento de la función archivística.

11. Recomendar actividades que estimulen el mejoramiento de la gestión documental en la institución.

12. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a su naturaleza.

ART. 4º—Sesiones. El comité de gestión documental sesionará ordinariamente al inicio, a mitad y a final de cada año con el propósito de planear, monitorear y evaluar los avances en materia de gestión documental en la institución universitaria. De ser necesario, se llevarán a cabo reuniones extraordinarias cuando las circunstancias lo ameriten. Tanto las sesiones ordinarias como las extraordinarias serán citadas por el secretario técnico del comité, quien deberá enviar con antelación la agenda y los documentos pertinentes.

ART. 5º—Asistencia. La asistencia a las sesiones del comité es de carácter obligatorio para todos sus miembros, no obstante, cuando por causa justificada, alguno de sus miembros no pueda asistir a una sesión, deberá dar aviso por escrito a la secretaría técnica del comité, con una antelación no inferior a un (1) día hábil de la fecha fijada.

ART. 6º—Quórum. El comité de gestión documental podrá deliberar y adoptar decisiones con la mitad más uno de sus miembros.

ART. 7º—Sesiones no presenciales. Las sesiones del comité de gestión documental se llevarán a cabo, por regla general, de manera presencial. Sin embargo, se podrán celebrar sesiones no presenciales, siempre que los miembros puedan deliberar y decidir acerca de los temas sometidos a su consideración por cualquier medio, bien por comunicación simultánea o sucesiva inmediata.

ART. 8º—Funciones de la secretaría técnica. La secretaría técnica del comité de gestión documental tendrá las siguientes funciones:

1. Preparar el orden del día.

2. Citar a los miembros del comité.

3. Elaborar las actas de cada una de las sesiones, las cuales deberán estar numeradas en forma consecutiva, señalando el día, mes, año y hora, estableciendo el orden del día, así como las decisiones adoptadas.

4. Presentar los informes necesarios para el cumplimiento de las funciones del comité.

5. Realizar seguimiento a los compromisos establecidos por el comité.

6. Archivar y custodiar las actas correspondientes a las sesiones, las cuales deberán ser suscritas por todos los miembros asistentes, actas que deberán ser aprobadas en la siguiente sesión.

7. Dar lectura del acta anterior en cada sesión del comité para que sea aprobada y suscrita por quienes intervinieron en ella.

8. Proyectar y suscribir las comunicaciones relacionadas con los asuntos de conocimiento del comité.

9. Las demás actividades que conduzcan al cumplimiento de la finalidad del comité de gestión documental.

ART. 9º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 31 de agosto de 2015.