Superintendencia de Notariado y Registro

INSTRUCCIÓN 8 DE 2015

(Junio 26)

Asunto: Proyecto identificación biométrica en línea.

En desarrollo de las políticas de gobierno, la Superintendencia de Notariado y Registro ha emprendido y avanzando de manera significativa en proyectos de gran impacto social, entre ellos la identificación biométrica en línea, que logró su concreción con el apoyo de la gestión, responsabilidad y compromiso del notariado colombiano.

Así, conforme lo dispone la Resolución 6467 de 2015, el procedimiento de acceso, consulta y utilización de la base de datos de la información que produce y administra la Registraduría Nacional del Estado Civil, para la identificación y autenticación biométrica en línea, inició de manera progresiva en el Círculo de Bogotá con cerca de 54 de notarías, que se estima tendrá cobertura nacional al 31 de diciembre del presente año, proceso que en todo caso se adelanta bajo las directrices e instrucciones de la SNR, en lo que se requiere para su implementación y sostenimiento, como presupuesto indispensable para combatir el flagelo de suplantaciones o fraudes en los trámites notariales.

En tal orden, y dentro de la dinámica propia de un proyecto de tal magnitud, su puesta en marcha se verá enfrentada a muchas vicisitudes que deberán ser superadas en el transcurso del tiempo acorde con su complejidad, para lo cual, tanto el notariado como la ciudadanía, entraran en un proceso inicial de familiarización con el sistema y una nueva cultura de servicio, donde la entidad en ejercicio de su función misional orientará y atenderá las inquietudes que en tal proceso surja de manera pronta y clara.

Por ello, corresponde a los notarios aplicar las normas que en tal materia se emitan, de manera acorde a los postulados de la Constitución y la ley, y en especial del Decreto-Ley 19 de 2011 y Decreto 1000 de 2015, conforme a la responsabilidad social que tal proyecto impone, donde no caben interpretaciones extensivas en el arancel tarifario, ni la inclusión de exigencias o trámites distintos de los previstos en la ley.

No podrán en consecuencia exigir más documentos y copias que los estrictamente necesarios, ni autenticaciones ni notas de presentación personal sino cuando la ley lo ordene en forma expresa, o tratándose de poderes especiales. En tal virtud, las autoridades deberán proceder con austeridad y eficiencia.

Siendo del caso recordar, que el notario en tan alta dignidad ejerce un papel relevante en el tráfico jurídico, que por encontrarse al servicio de los ciudadanos y la sociedad, se encuentra dispuesto a nuevos desafíos y retos, como receptor de los cambios y transformaciones sociales, que supone en todas sus actuaciones la ética y responsabilidad social, como valor supremo.

Para ello, se deberá tener en cuenta las directrices que a continuación se enuncian y a las cuales deberán dársele estricta observancia.

1. La identificación biométrica se irá implementando de manera progresiva, durante el tiempo necesario para la familiarización del manejo técnico, lo cual significa que, durante esta transición se utilizarán los dos sistemas o métodos de identificación, que para los efectos de que trata esta instrucción se denominarán sistema tradicional y sistema biométrico.

2. La tarifa a aplicar debe corresponder al sistema respectivo, de forma que el sistema tradicional solo se cobrará por el acto de fe en los términos dispuestos en el Decreto 188 de 2013 y Resolución 641 de 2015 y la tarifa correspondiente al sistema biométrico, el costo previsto en el Decreto 1000 de 2015.

3. Por los actos de fe, solamente se podrán cobrar tarifas acumulativas cuando expresamente lo autorice el arancel notarial vigente, pero no podrán sumarse a la tarifa biométrica conceptos sobre actos de fe que no correspondan a esta aplicación tecnológica.

En tal orden, agradezco su atención y gestión en el asunto, en cuanto de tales esfuerzos dependerá el logro de los fines perseguidos con las actuales políticas de gobierno, en materia de seguridad, transparencia y eficacia.

N. del D.: Esta instrucción va dirigida a notarios del país.