¿Cómo atender los requerimientos de la UGPP?

Revista Nº 187 Ene.-Feb. 2015

Ricardo Barona Betancourt 

Abogado de la Universidad Externado de Colombia. 

Socio Consultor de Barona Llanos Abogados Consultores SAS. 

Los requerimientos de la UGPP deben atenderse teniendo en cuenta los siguientes aspectos prácticos:

En primer lugar, los documentos, los archivos y los anexos que las empresas envíen o entreguen a la UGPP, deben estar relacionados con las funciones de esta. Es decir, las empresas solo están obligadas con la UGPP en los requerimientos relacionados con los siguientes aspectos:

a) El seguimiento, colaboración y determinación de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de la protección social o los aportes a salud, pensiones, riesgos laborales, SENA, ICBF y régimen de subsidio familiar.

b) La omisión en la afiliación o el incumplimiento de la obligación de afiliar o afiliarse a alguno o algunos de los subsistemas que integran el Sistema de la Protección Social y como consecuencia de ello, no haber declarado ni pagado las respectivas contribuciones parafiscales, cuando surja la obligación conforme con las disposiciones legales vigentes.

c) La omisión en la vinculación o el no reporte de la novedad de ingreso a una administradora del Sistema de la Protección Social cuando surja la obligación conforme con las disposiciones legales vigentes y como consecuencia de ello no se efectúe el pago de los aportes a su cargo a alguno o algunos de los subsistemas que integran el Sistema de la Protección Social.

d) La inexactitud o cuando se presenta un menor valor declarado y pagado en la autoliquidación de aportes frente a los aportes que efectivamente el aportante estaba obligado a declarar y pagar, según lo ordenado por la ley.

e) La mora o el incumplimiento que se genera cuando existiendo afiliación no se genera la autoliquidación acompañada del respectivo pago de las contribuciones parafiscales de la protección social en los plazos establecidos en las disposiciones legales vigentes.

Adicionalmente, las empresas pueden indicar a la UGPP lo siguiente:

a) A partir del 1º de enero del 2013 las personas naturales empleadoras están exoneradas del pago de salud, SENA e ICBF de los empleados que devenguen menos de 10 SMLMV.

b) A partir del 1º de enero del 2014 las sociedades y personas jurídicas empleadoras están exoneradas del pago de salud de los trabajadores que devenguen hasta 10 SMLMV.

De otro lado, en materia de cajas de compensación familiar, las empresas pueden indicar a la UGPP las siguientes exoneraciones:

a) Los aportes parafiscales destinados las CCF, a cargo de las micro, pequeñas y medianas empresas que se constituyan e instalen a partir de la promulgación de la Ley 590 del 2000, serán objeto de las siguientes reducciones: 1. 75% para el primer año de operación, 2.50% para el segundo año de operación, 3.25% para el tercer año de operación.

b) Las pequeñas empresas que inicien su actividad económica principal a partir de la promulgación de la Ley 1429 del 2010, realizarán sus aportes al SENA, ICBF y cajas de compensación familiar, así como el aporte en salud a la subcuenta de solidaridad del Fosyga de forma progresiva, siguiendo los parámetros mencionados a continuación: i) 0% del total de los aportes mencionados en los dos primeros años gravables, a partir del inicio de su actividad económica principal; ii) 25% del total de los aportes mencionados en el tercer año gravable, a partir del inicio de su actividad económica principal; iii) 50% del total de los aportes mencionados en el cuarto año gravable, a partir del inicio de su actividad económica principal; iv) 75% del total de los aportes mencionados en el quinto año gravable, a partir del inicio de su actividad económica principal, y v) 100% del total de los aportes mencionados del sexto año gravable en adelante, a partir del inicio de su actividad económica principal.

Así mismo, en materia de salario, las empresas pueden indicar a la UGPP los siguientes aspectos relevantes:

a) No constituyen salario las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del empleador, como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria.

b) No constituye salario lo que recibe el trabajador en dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes.

c) No constituyen salario las prestaciones sociales.

d) No constituyen salario los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por el empleador, cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en especie, tales como la alimentación, habitación o vestuario, las primas extralegales, de vacaciones, de servicios o de Navidad.

e) Que los acuerdos entre empleadores y trabajadores sobre los pagos que no constituyen salario y los pagos por auxilio de transporte, no hacen parte de la base para liquidar los aportes con destino al SENA, ICBF, Escuela Superior de Administración Pública (ESAP), régimen del subsidio familiar y contribuciones a la seguridad social establecidas por la Ley 100 de 1993.

f) Que los pagos laborales no constitutivos de salario de las trabajadores particulares pueden ser hasta del 40% del total de la remuneración.

Igualmente, en materia de viáticos, las empresas pueden señalar a la UGPP lo siguiente:

a) Los viáticos permanentes constituyen salario en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento; pero no en lo que solo tenga por finalidad proporcionar los medios de transporte o los gastos de representación.

b) Los viáticos accidentales no constituyen salario en ningún caso. Son viáticos accidentales aquellos que solo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente.

Finalmente, las empresas deben tener en cuenta que la UGPP puede iniciar las acciones sancionatorias y de determinación de las contribuciones parafiscales de la protección social, con la notificación del requerimiento de información o del pliego de cargos, dentro de los cinco (5) años siguientes contados a partir de la fecha en que el aportante debió declarar y no declaró, declaró por valores inferiores a los legalmente establecidos o se configuró el hecho sancionable. Sin embargo, las empresas podrían señalar a los requerimientos de la UGPP los siguientes aspectos relacionados con la prescripción:

a) Las acciones que emanen de las leyes sociales prescriben en tres años, los cuales se cuentan desde que la respectiva obligación se haya hecho exigible.

b) El derecho a la pensión es imprescriptible, pero las mesadas pensionales prescriben en tres (3) años.

c) Las mesadas pensionales y las demás prestaciones establecidas en el Sistema General de Riesgos Laborales prescriben en el término de tres (3) años, contados a partir de la fecha en que se genere, concrete y determine el derecho.