Departamento Administrativo Nacional de Estadística

DECRETO 1743 DE 2016

(Noviembre 1º)

“Por el cual se reglamenta el artículo 160 de la Ley 1753 de 2015 y se adiciona el título 3 a la parte 2 del libro 2 del Decreto 1170 de 2015 Único del Sector Administrativo de Información Estadística”.

El Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural de la República de Colombia,

delegatario de funciones presidenciales, mediante Decreto 1720 de 2016, en uso de sus atribuciones constitucionales, y en particular las previstas en el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política y el 43 de la Ley 489 de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que mediante Ley 1753 del 9 de junio de 2015, el Congreso de la República expidió el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevo país”;

Que el artículo 43 de la Ley 489 de 1998 establece que el Gobierno Nacional podrá organizar sistemas administrativos nacionales con el fin de coordinar las actividades estatales y de los particulares, y que para tal efecto preverá los órganos o entidades a los cuales corresponde desarrollar las actividades de dirección, programación, ejecución y evaluación;

Que el artículo 160 del Plan Nacional de Desarrollo creó el Sistema Estadístico Nacional (SEN) y designó al Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) como ente rector y por tanto coordinador y regulador del SEN; asimismo, y con el ánimo de promover y facilitar la coordinación y el intercambio de información para fines estadísticos, creó el Consejo Asesor Nacional de Estadísticas como órgano de carácter consultivo;

Que el citado artículo establece que le corresponde al Gobierno Nacional reglamentar aspectos relacionados con el funcionamiento del SEN, con el fin de dar cumplimiento al objetivo de suministrar a la sociedad y al Estado estadísticas oficiales nacionales y territoriales de calidad, bajo los estándares contenidos en el artículo 160;

Que, de acuerdo con lo anterior, se hace necesario reglamentar el artículo 160 de la Ley 1753 de 2015,

DECRETA:

ART. 1º—Adiciónese el título 3 a la parte 2 del libro 2 del Decreto 1170 de 2015 Único del Sector Administrativo de Información Estadística, en los siguientes términos:

TÍTULO 3

Sistema estadístico nacional

CAPÍTULO 1

Organización del sistema estadístico nacional

ART. 2.2.3.1.1.—Definiciones. Para efectos del presente decreto se adoptan las siguientes definiciones:

Proceso estadístico: Conjunto sistemático de actividades encaminadas a la producción de estadísticas que comprende, entre otras, la detección de necesidades, el diseño, la recolección, el procesamiento, el análisis y la difusión.

Operación estadística: Aplicación de un proceso estadístico sobre un objeto de estudio que conduce a la producción de información estadística.

Información estadística: Conjunto de resultados y la documentación que los soportan, que se obtienen de las operaciones estadísticas y que describen o expresan características sobre un elemento, fenómeno u objeto de estudio.

Sistema Estadístico Nacional: Conjunto articulado de componentes, que de manera organizada y sistemática, garantiza la producción y difusión de las estadísticas oficiales a nivel nacional y territorial que requiere el país. Sus componentes son las entidades u organizaciones que lo integran, usuarios, procesos e instrumentos técnicos para la coordinación, políticas, principios, fuentes de información, infraestructura tecnológica y talento humano.

Estadística oficial: Estadísticas producidas y difundidas por las entidades integrantes del Sistema Estadístico Nacional (SEN), que permiten conocer la situación económica, demográfica, ambiental y social a nivel nacional y territorial para la toma de decisiones y que cumplen las condiciones y características establecidas en el artículo 2.2.3.2.1 del presente decreto.

Registro administrativo: Conjunto de datos que contiene la información recogida y conservada por entidades u organizaciones en el cumplimiento de sus funciones o competencias misionales.

Registro estadístico: Base de datos resultante de la transformación o integración de uno o varios registros administrativos que se realiza para satisfacer necesidades estadísticas.

Anonimización de microdatos: Proceso técnico que consiste en transformar los datos individuales de las unidades de observación, de tal modo que no sea posible identificar sujetos o características individuales de la fuente de información, preservando así las propiedades estadísticas en los resultados.

Microdatos: Cada uno de los datos sobre las características de las unidades de estudio de una población (individuos, hogares, establecimientos, entre otras) que se encuentran consolidados en una base de datos.

ART. 2.2.3.1.2.—Objetivos del Sistema Estadístico Nacional (SEN). En desarrollo del artículo 160 de la Ley 1753 de 2015, el SEN tendrá los siguientes objetivos:

1. Garantizar la producción y difusión de estadísticas oficiales en concordancia con los estándares aceptados internacionalmente.

2. Promover el conocimiento, acceso y el uso de las estadísticas oficiales así como de la información asociada.

3. Propiciar el fortalecimiento y aprovechamiento amplio e intensivo de los registros administrativos como fuente para la producción de estadísticas oficiales y el mejoramiento de la calidad y coherencia de las mismas.

4. Fomentar la innovación en la producción y difusión de las estadísticas oficiales y en el uso estadístico de registros administrativos en el país.

5. Promover, entre los miembros del SEN, el acceso y uso de microdatos para la producción y difusión de estadísticas oficiales, y para el fortalecimiento de la calidad y coherencia de las mismas.

6. Fomentar la integración de los marcos estadísticos y la información geoespacial en la producción y difusión de estadísticas oficiales.

7. Promover la difusión oportuna de las estadísticas oficiales.

8. Fomentar la preservación de las series estadísticas oficiales y de las bases de datos asociadas.

9. Promover la coordinación y cooperación entre los miembros del SEN y con organismos internacionales para la producción y difusión de estadísticas oficiales, el aprovechamiento estadístico de los registros administrativos y para facilitar el intercambio de información estadística incluso a nivel de microdato.

10. Fomentar la cooperación entre los miembros del SEN en el diseño y desarrollo de metodologías y de mecanismos de integración e interoperabilidad para el intercambio de información, que contribuyan a la generación de estadísticas oficiales y al fortalecimiento de la calidad y coherencia de las mismas.

ART. 2.2.3.1.3.—Consejo Asesor Nacional de Estadística (CANE). El Consejo Asesor Nacional de Estadística estará conformado por:

1. El Ministro de Hacienda y Crédito Público o un viceministro debidamente delegado.

2. El Gerente General del Banco de la República o un subgerente debidamente delegado.

3. El director del Departamento Nacional de Planeación o el subdirector sectorial o el subdirector territorial y de inversión pública, debidamente delegados por el primero.

4. El director del Departamento Administrativo Nacional de Estadística.

5. El Registrador Nacional del Estado Civil o un registrador delegado debidamente delegado para este fin.

6. Un gobernador delegado por la Federación Nacional de Departamentos.

7. Un alcalde delegado por la Asociación Colombiana de Ciudades Capitales.

8. El director ejecutivo del Observatorio Colombiano de Ciencia y Tecnología.

9. El Contador General de la Nación.

10. Un representante de las universidades elegido por los demás miembros del Consejo Asesor Nacional de Estadística (CANE), de terna enviada por la Asociación Colombiana de Universidades (Ascun), y

11. Un delegado del Consejo Gremial.

El Consejo Asesor Nacional de Estadística (CANE) se reunirá mínimo 2 veces al año o extraordinariamente cuando se requiera, será presidido por quien se determine en su reglamento y la secretaría técnica será ejercida por el DANE.

PAR.—El Consejo Asesor Nacional de Estadística (CANE) podrá invitar a sus reuniones a representantes tanto del sector público como privado, cuando su presencia sea requerida, quienes tendrán voz y podrán exponer los aspectos que consideren relevantes en torno a los temas a tratar. Asimismo, el Consejo podrá conformar mesas de trabajo técnicas cuando estas sean requeridas para la producción y difusión de estadísticas oficiales.

ART. 2.2.3.1.4.—Funciones del CANE. Son funciones del consejo:

1. Emitir lineamientos generales para la elaboración del Plan Estadístico Nacional y aprobar el mencionado plan y sus modificaciones.

2. Emitir concepto técnico sobre el Código Nacional de Buenas Prácticas para las estadísticas oficiales.

3. Emitir directrices que faciliten la articulación entre los miembros del SEN y el cumplimiento de sus obligaciones en concordancia con el artículo 160 de la Ley 1753 de 2015.

4. Fomentar en el Sistema Estadístico Nacional la eficiencia, coherencia y comparabilidad en la producción y difusión de estadísticas oficiales así como el aprovechamiento estadístico de los registros administrativos.

5. Emitir recomendaciones sobre los requisitos que harán parte de las evaluaciones de calidad de las estadísticas oficiales.

6. Concertar el intercambio de información a nivel de microdato de acuerdo con lo establecido en el parágrafo 4 del artículo 160 de la Ley 1753 de 2015.

PAR.—El Consejo Asesor Nacional de Estadística (CANE) expedirá su propio reglamento.

ART. 2.2.3.1.5.—Comité técnico de estadística. El Consejo Asesor Nacional de Estadística (CANE) tendrá un Comité Técnico de Estadística cuya función será preparar y revisar los diferentes temas que vayan a ser presentados ante el Consejo.

Estará conformado por un delegado de cada una de las entidades que hacen parte del Consejo.

ART. 2.2.3.1.6.—Obligaciones de los integrantes del Sistema Estadístico Nacional(SEN). Los integrantes del SEN deberán:

1. Participar en los procesos de formulación de los planes estadísticos nacionales.

2. Implementar las estrategias y acciones establecidas en el Plan Estadístico Nacional.

3. Cumplir con los principios y buenas prácticas, de conformidad con los artículos 2.2.3.2.2 y 2.2.3.2.3 del presente decreto.

4. Garantizar la producción y difusión oportuna de estadísticas oficiales, así como el mantenimiento de registros administrativos en el ámbito de la competencia de las entidades responsables de los mismos y en concordancia con el Plan Estadístico Nacional.

5. Elaborar y desarrollar en coordinación con el DANE, diagnósticos y planes de fortalecimiento de los registros administrativos que vayan a transformarse en registro estadístico o que tengan potencial uso estadístico. Lo anterior no implicará modificaciones al objetivo primario del registro administrativo.

6. Poner a disposición del DANE de forma gratuita las bases de datos completas, con una descripción detallada de sus características y campos, de los registros administrativos que sean solicitados por este para la producción y difusión de estadísticas, para lo cual no será oponible la reserva legal de conformidad con lo establecido en el artículo 27 de la Ley 1437 de 2011 y el parágrafo segundo del artículo 160 de la Ley 1753 de 2015. En todo caso, el DANE garantizará la reserva y confidencialidad de la información cuando tenga carácter de reservada, así como lo previsto en los títulos II, III y IV de la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 y la Ley 1712 de 2014.

7. Implementar los lineamientos, buenas prácticas, estándares y normas técnicas definidos por el DANE, soportados en referentes internacionales, para la producción y difusión de estadísticas y para el aprovechamiento estadístico de los registros administrativos con el fin de garantizar la calidad de las estadísticas oficiales.

8. Documentar y difundir las metodologías utilizadas para la generación de las estadísticas oficiales siguiendo los lineamientos establecidos para tal fin.

9. Atender las obligaciones derivadas de las evaluaciones y requisitos de calidad establecidos para el SEN y del Plan Anual de Evaluación de la Calidad Estadística de acuerdo con el artículo 2.2.3.2.6 del presente decreto.

10. Compartir información estadística que sea requerida para la producción y difusión de estadísticas oficiales y para la actualización permanente del marco geoestadístico nacional.

11. Presentar al Consejo Asesor Nacional de Estadística, a través de su Secretaría Técnica, los requerimientos de intercambio de información a nivel de microdato de acuerdo con el artículo 2.2.3.3.4 del presente decreto.

12. Convocar al DANE, en su calidad de ente rector y coordinador del SEN, cuando se establezcan comisiones, comités, mesas de trabajo u otro espacio interinstitucional de concertación técnica que involucre cualquier aspecto de la producción y difusión de estadísticas, con el fin de fomentar la articulación y la aplicación de los lineamientos en materia estadística.

13. Delegar un área o dependencia como el interlocutor oficial de la entidad ante el SEN, encargado de interactuar con el DANE para la ejecución de las actividades requeridas para el cumplimiento de los objetivos del Sistema Estadístico Nacional.

ART. 2.2.3.1.7.—Funciones del DANE como ente rector del SEN. En su calidad de ente rector del SEN, el DANE, entidad que cuenta con independencia profesional, ejercerá las siguientes funciones respecto del SEN según el artículo 160 de la Ley 1753 de 2015:

1. Formular el Plan Estadístico Nacional, en coordinación con los integrantes del SEN, y presentarlo al Consejo Asesor Nacional de Estadística para su aprobación.

2. Realizar el seguimiento a la ejecución del Plan Estadístico Nacional y a la implementación de lineamientos, estándares, normas técnicas y buenas prácticas estadísticas e informar anualmente al Consejo Asesor Nacional de Estadística.

3. Elaborar el Código Nacional de Buenas Prácticas para las Estadísticas Oficiales y expedirlo previo concepto del Consejo Asesor Nacional de Estadística.

4. Elaborar, en coordinación con las entidades del SEN, diagnósticos y planes de fortalecimiento de registros administrativos para su aprovechamiento estadístico.

5. Formular en coordinación con los integrantes del SEN, estrategias para la innovación en el desarrollo de registros administrativos y en la producción y difusión de las estadísticas oficiales requeridas en el país que harán parte del Plan Estadístico Nacional.

6. Definir los lineamientos, estándares y normas técnicas para la producción y difusión de estadísticas oficiales y para el aprovechamiento estadístico de registros administrativos, teniendo en cuenta referentes internacionales. El DANE podrá solicitar comentarios y sugerencias al CANE sobre los lineamientos, estándares y normas técnicas.

7. Asesorar a los miembros del SEN en la implementación de los lineamientos, estándares y normas técnicas para la producción y difusión de estadísticas oficiales y para el aprovechamiento estadístico de registros administrativos.

8. Elaborar y difundir el Plan Anual de Evaluación de Calidad de las Estadísticas.

9. Establecer y poner a disposición del público en general, el Marco Geoestadístico Nacional para la producción y difusión de estadísticas oficiales.

10. Crear instancias de coordinación tales como mesas de trabajo interinstitucionales nacionales y territoriales de estadística para articular las acciones que los miembros del SEN desarrollen para el cumplimiento de sus obligaciones.

11. Participar en los espacios interinstitucionales en los cuales se discutan temas estadísticos del nivel nacional.

CAPÍTULO 2

Sobre la producción y difusión de estadísticas oficiales

ART. 2.2.3.2.1.—Condiciones y características de la estadística oficial. En desarrollo del artículo 160 de la Ley 1753 de 2015 y en el marco del Sistema Estadístico Nacional, las Estadísticas Oficiales deben cumplir los siguientes requisitos:

1. Que la operación estadística que la genera esté incorporada en el Plan Estadístico Nacional.

2. Que la operación estadística que la genera haya aprobado la evaluación de la calidad estadística establecida para el SEN.

PAR.—Cuando estén disponibles, las estadísticas oficiales serán de uso obligatorio por parte de las entidades del Estado en documentos de política, planes, programas, proyectos y para la transmisión de información del país a organismos internacionales. Lo anterior, sin perjuicio de lo establecido en normas de carácter especial que regulen aspectos relacionados con la estadística oficial.

ART. 2.2.3.2.2.—Principios que rigen la estadística oficial. Adóptense los Principios Fundamentales de las Estadísticas Oficiales expedidos por la Organización de las Naciones Unidas y sus actualizaciones.

ART. 2.2.3.2.3.—Buenas prácticas para la producción de estadísticas. El DANE, previo concepto del Consejo Asesor Nacional de Estadística, expedirá el Código Nacional de Buenas Prácticas para las Estadísticas Oficiales aplicable a la producción y difusión de estadísticas oficiales.

ART. 2.2.3.2.4.—Plan estadístico nacional. El plan estadístico nacional será el documento que establezca los lineamientos estratégicos y las acciones para el desarrollo de la producción y difusión estadística teniendo en cuenta las necesidades de información del país, incluyendo enfoques diferenciales. El Plan incluirá la oferta de operaciones estadísticas, la demanda de información, los requerimientos de intercambio de información entre los integrantes del SEN y las estrategias sobre la disposición final de los resultados de las operaciones estadísticas.

ART. 2.2.3.2.5.—Evaluación de la calidad de las estadísticas. El DANE establecerá, previa presentación al Consejo Asesor Nacional de Estadística, los requisitos de evaluación de calidad de las estadísticas los cuales estarán orientados al proceso estadístico exclusivamente.

Adicionalmente, el DANE establecerá la metodología de evaluación de la calidad de las estadísticas, la cual deberá ser transparente, objetiva e imparcial. La metodología siempre deberá incluir el concepto de una comisión de expertos independientes. El DANE podrá solicitar comentarios y sugerencias sobre la metodología de evaluación al CANE.

En ningún caso la evaluación de la calidad de las estadísticas interferirá en los fines para los cuales la operación estadística fue creada ni alterará los datos obtenidos por los miembros del SEN en los procesos estadísticos que estos desarrollan.

PAR. 1º—La evaluación de la calidad de las estadísticas incluirá el diagnóstico del registro administrativo cuando este sea utilizado como fuente para su producción.

PAR. 2º—Las operaciones estadísticas realizadas en el país por una única vez con anterioridad a la fecha de expedición del presente decreto, para un propósito específico y cuyos resultados siguen siendo insumo para las políticas públicas, serán consideradas como estadística oficial. En el evento que la operación estadística se realizara nuevamente, su condición de estadística oficial se mantendrá siempre y cuando cumpla las condiciones señaladas en los numerales 1º y 2º del artículo 2.2.3.2.1 del presente decreto.

PAR. TRANS.—Entre tanto los requisitos de evaluación de la calidad de las estadísticas sean presentados al Consejo Asesor Nacional de Estadística, el DANE continuará aplicando los establecidos de acuerdo con la metodología vigente.

ART. 2.2.3.2.6.—Plan anual de evaluación de la calidad de las estadísticas. El DANE formulará el Plan Anual de Evaluación de la Calidad de las Estadísticas, en el cual se definirán las operaciones estadísticas, incluidas las que produce el DANE, cuyo proceso será evaluado en la siguiente vigencia. Las entidades encargadas de las operaciones estadísticas que sean incluidas en el Plan Anual de Evaluación deberán ser informadas una vez sea formulado y expedido dicho Plan.

ART. 2.2.3.2.7.—Costos de la evaluación de calidad de las estadísticas. El costo de las evaluaciones incluidas en el Plan Anual de Evaluación de la Calidad de las Estadísticas será definido y publicado por el DANE y asumido por cada entidad con cargo a su presupuesto; lo anterior para cumplir con la obligación establecida en el parágrafo primero del artículo 160 de la Ley 1753 de 2015, según la cual los miembros del SEN “atenderán las obligaciones derivadas de las evaluaciones y requisitos de calidad estadística establecidos por el DANE”.

CAPÍTULO 3

Registros administrativos e intercambio de información estadística

ART. 2.2.3.3.1.—Acceso a los registros administrativos. El DANE podrá solicitar a los miembros del SEN los registros administrativos que requiera para la producción de las estadísticas oficiales o el fortalecimiento de la calidad y coherencia de las mismas. Dicha solicitud deberá contener, por lo menos, las variables, periodo y documentación asociada requerida y el propósito para el cual la información será utilizada.

Las bases de datos de registros administrativos enriquecidas estadísticamente por el DANE, podrán ser devueltas por este al responsable o administrador de las mismas, con las restricciones que son de ley, si el responsable o administrador así lo solicita.

ART. 2.2.3.3.2.—Disposición de registros estadísticos. Las bases de datos de los registros estadísticos producidas por el DANE, resultantes del aprovechamiento o integración de registros administrativos, que por su naturaleza no tengan ningún tipo de reserva, podrán ser difundidas por este. En el evento en que gocen de reserva, el DANE podrá ponerlas a disposición del público previa anonimización, a partir de bases de datos transformadas que preserven las mismas características de las originales.

PAR.—El DANE elaborará un informe sobre la publicación de las bases de datos de los registros administrativos que ha aprovechado estadísticamente. Este informe será puesto en conocimiento de los responsables o administradores de dichas bases.

ART. 2.2.3.3.3.—Intercambio de información estadística. El intercambio de información estadística entre miembros del SEN deberá realizarse conforme con lo establecido en el artículo 227 de la Ley 1450 de 2011 modificado por el artículo 159 de la Ley 1753 de 2015 y conforme al artículo 45 de la Ley 1753 de 2015.

ART. 2.2.3.3.4.—Intercambio de información estadística a nivel de microdato. Cuando se trate de información estadística confidencial a nivel de microdato, y siempre y cuando el objeto del intercambio sea la producción de estadísticas oficiales y/o el fortalecimiento de la calidad y coherencia de las mismas, la solicitud de intercambio será presentada por el miembro del SEN al DANE, quien la llevará al Consejo Asesor Nacional de Estadística para su concertación. La mencionada solicitud deberá contener lo siguiente:

1. El detalle sobre la información estadística requerida.

2. La necesidad por la cual se requiere la información estadística.

3. Los mecanismos con los que cuenta el solicitante para salvaguardar la confidencialidad y reserva de la información.

4. Los beneficios que para el desarrollo estadístico del país brinda el proyecto en el cual será utilizada la información.

Para la concertación, el Consejo Asesor Nacional de Estadística analizará la necesidad del requerimiento, los mecanismos del solicitante para salvaguardar la confidencialidad y reserva de la información y los beneficios que para el desarrollo estadístico del país brinde el proyecto en el cual será utilizada la información. El Consejo Asesor Nacional de Estadística determinará el procedimiento para el trámite y concertación del intercambio de la información el cual deberá hacer parte de su reglamento.

Cuando la solicitud de intercambio obedezca a una necesidad recurrente de la entidad solicitante, una vez el intercambio de información sea concertado en el Consejo Asesor Nacional de Estadística, este podrá realizarse en adelante sin necesidad de presentar una nueva solicitud.

Los miembros del SEN que tengan acceso a la información estadística de que trata el presente artículo son responsables de salvaguardar la confidencialidad y reserva de la misma y garantizar el uso que fue concertado en el Consejo Asesor Nacional de Estadística, so pena de las acciones legales a que haya lugar.

PAR.—El DANE podrá establecer modelos alternativos de acceso a los datos a intercambiar cuando ellos estén bajo custodia o administración de una entidad privada.

ART. 2.2.3.3.5.—Confidencialidad. Las entidades que conforman el SEN, así como sus servidores públicos y demás personas naturales o jurídicas que participen en la producción y difusión de estadísticas oficiales, accedan a la información o participen del intercambio de información, deberán guardar la confidencialidad de los datos que permitan la identificación y/o localización espacial de las fuentes, cuando estos fueren recolectados exclusivamente para la producción de las estadísticas oficiales y para fines estadísticos, so pena de las acciones legales a que haya lugar.

PAR.—El DANE presentará, para recomendaciones del Consejo Asesor Nacional de Estadística, lineamientos para la salvaguarda de la confidencialidad y reserva de la información a ser implementados por todas las entidades del SEN.

ART. 2.2.3.3.6.—Transitorio primero. El primer Plan Estadístico Nacional al que hace referencia el parágrafo tercero del artículo 160 de la Ley 1753 de 2015 deberá ser elaborado y expedido en un plazo no mayor a 6 meses contados a partir de la publicación del presente decreto.

ART. 2.2.3.3.7.—Transitorio segundo. A partir de la expedición del primer Plan Estadístico Nacional del que trata el artículo anterior, serán consideradas como estadísticas oficiales aquellas que cumplan con el requisito establecido en el numeral 1º del artículo 2.2.3.2.1. A partir de la expedición del segundo Plan Estadístico Nacional se aplicará el artículo 2.2.3.2.1 en su integridad.

ART. 2.2.3.3.8.—Ámbito de aplicación. Las disposiciones contenidas en el presente título se aplican a los integrantes del SEN definidos en el artículo 160 de la Ley 1753 de 2015.

ART. 2º—Derogatoria. El presente decreto deroga el literal g) del artículo 2º y el numeral 6º del artículo 6º del Decreto 262 de 2004, el capítulo 2 del título 1 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1170 de 2015, Decreto Reglamentario Único del sector administrativo de información estadística.

ART. 3º—Vigencia. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. C., a 1º de noviembre de 2016.