RESOLUCIÓN 2821 DE DICIEMBRE 14 DE 2016

 

Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales

RESOLUCIÓN 2821 DE 2016

(Diciembre 14)

“Por la cual se adopta la política de protección de datos en el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (Ideam)”.

El Director del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (Ideam),

en ejercicio de sus facultades legales, en especial por el artículo 5º del Decreto 291 de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que los artículos 15 y 20 de la Constitución Política consagran el derecho fundamental a la intimidad personal y familiar y al buen nombre, así como el derecho de informar y recibir información veraz e imparcial;

Que la Ley 1581 del 17 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, tiene por objeto desarrollar el derecho fundamental a la intimidad, cuyo ejercicio involucra, entre otras, la potestad que tienen todas las personas a autorizar el uso o tratamiento de la información personal que es almacenada en bases de datos o archivos, así como su posterior actualización y rectificación y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política;

Que el Decreto 1377 del 2013 reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 estableciendo la obligación de adoptar la política para el tratamiento de datos personales por parte de los responsables y encargados del manejo de los mismos;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Adopción. Adoptar la política de protección de datos personales, contenida en el anexo que forma parte integral de la presente resolución.

ART. 2º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de su expedición.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 14 de diciembre de 2016.

Anexos

Para el cumplimiento de lo dispuesto en esta resolución, deberán observarse los requisitos del anexo único del presente documento denominado “Política para la protección de datos personales”.

R2128IDEAM
 

Política para la protección de datos personales

Tabla de contenido

1. Introducción

2. Preámbulo

3. Objetivos

3.1. Objetivo general

3.2. Objetivo específico

3.3. Ámbito de aplicación

4. Definiciones

5. Principios

6. Identificación del responsable del tratamiento

7. Deberes de los responsables del tratamiento de datos personales

8. Lineamientos para el tratamiento y protección de datos

8.1. Procedimiento para el tratamiento y protección de datos personales del usuario Ideam

8.2. Seguridad de la información

8.3. Almacenamiento de datos personales y aviso de privacidad

8.4. Declaración de conocimiento y aceptación de la política de protección de datos personales

9. Vigencia

1. Introducción.

El Ideam ha desarrollado la política para la protección de datos personales, a fin de garantizar el derecho fundamental consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política, cuyo núcleo esencial se sintetiza en el respeto a la dignidad de cada persona y el reconocimiento de los derechos inherentes al respeto de la intimidad personal, familiar y el buen nombre.

En el contexto del habeas data(1), cada persona es titular de sus datos personales, situación que le confiere la potestad de disponer de ellos en todos aquellos casos en los que los mismos son suministrados.

La Ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y reglamentada por el Decreto 1377 del 2013, desarrolla el derecho constitucional que tiene toda persona a autorizar el uso y tratamiento de la información personal que es almacenada en bases de datos o archivos, así como su posterior actualización y rectificación, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales referidas en la citada norma.

El Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales en lo siguiente Ideam, está comprometido con el respeto de los derechos de sus usuarios internos y externos, razón por la cual mediante el presente documento reglamenta la política de tratamiento y protección de datos personales aplicable a todas las actividades desarrolladas en el instituto que involucren el almacenamiento y manejo de datos personales.

Para este fin y de acuerdo con lo establecido en el artículo 18 literal f) de la citada ley, el Ideam adopta este manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares de los datos personales.

2. Preámbulo.

El artículo 68 de la Ley 489 de 1998 “por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios, y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”, señala que los establecimientos públicos son entidades descentralizadas con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio cuyo objeto es la prestación de un servicio público. Son órganos del Estado, que, aun gozando de autonomía administrativa, están sujetos al control político y a la suprema dirección del órgano de la administración al cual se encuentran adscritos.

La Ley 99 de 1993, artículo 17, creó el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (Ideam), como un establecimiento público de carácter nacional, adscrito al Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, con autonomía administrativa, personería jurídica y patrimonio independiente.

El Ideam ha decidido adoptar de forma voluntaria el presente manual, el cual establece las condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, régimen de funcionamiento, y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en desarrollo de sus funciones propias como Ideam se deban solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir.

Los datos personales requeridos por parte del Ideam son de naturaleza pública, debido a que su tratamiento se realiza por mandato legal y en cumplimiento de las funciones asignadas al instituto.

El Ideam solicita y maneja bases de datos en las que se almacena información personal de los usuarios, con los fines que se relacionan a continuación:

• Envío de material informativo y noticioso.

• Caracterización de usuarios.

• Encuestas para la medición niveles de satisfacción y grados de percepción de los usuarios.

• Elaboración informes estadísticos de PQRS.

• Elaboración registros de carácter ambiental.

3. Objetivo.

3.1. Objetivo general.

El propósito del presente documento consiste en adoptar la política de tratamiento y protección de datos personales, con el fin regular las acciones que el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (Ideam), realiza en lo relacionado con la recolección, almacenamiento, tratamiento, administración y protección de la información de los usuarios.

La política institucional de protección de datos personales, se estructura siguiendo los mandatos de la Ley 1581 de 2012 reglamentada por el Decreto 1377 del 2013.

3.2. Objetivos específicos.

a) Garantizar la protección de los datos personales de los usuarios externos e internos del instituto;

b) Brindar parámetros que garanticen la protección de los datos personales, que reposan en las bases de datos del instituto.

3.3. Ámbito de aplicación.

Las políticas y procedimientos consagrados en este manual se aplicarán al Ideam, incluyendo todas sus áreas operativas.

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales privados, semiprivados o sensibles, suministrados en forma presencial, no presencial y/o virtual para la vinculación, acceso y trámite de cualquier producto o servicio del Ideam.

El Ideam se encarga directamente del tratamiento de los datos personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento exigiendo así mismo al encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

4. Definiciones.

Además de las definiciones establecidas en el artículo 3º de la Ley 1581 del 2012 y el artículo 3º del Decreto 1377 del 2013; para los efectos del presente documento, se entenderá por:

Dato personal: el término hace referencia a cualquier tipo de información que identifique o permita individualizar a una persona, como, por ejemplo: el nombre, número telefónico, dirección, email, ocupación, entre otros.

Datos personales públicos: corresponden a aquella clase de datos personales, que por expresa definición legal han sido denominados como públicos y para cuya recolección y tratamiento no es necesaria la autorización del titular de la información, ejemplo: datos sobre el estado civil de las personas, profesión u oficio, entre otros, que en virtud de la publicidad del dato son de conocimiento general o reposan en algún documento público, por lo tanto, quedan excluidos de la definición de dato personal público, aquellos datos que tengan el carácter de dato personal semiprivado, privado o sensible.

Dato personal privado: corresponde a la información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general; pertenece a aquella clase de información personal que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el propietario del dato.

Dato semiprivado: está conformado por aquellos datos personales que si bien es cierto no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública, su conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a cierto sector personas, como por ejemplo: los datos crediticios.

Datos sensibles: corresponden a los datos personales que requieren una protección especial, por estar directamente relacionados con el derecho a la intimidad, en razón a que su tratamiento, puede generar discriminación, tales como: el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc. Este tipo de datos no pueden ser objeto de tratamiento a menos que sea requerido para salvaguardar un interés vital del titular o cuando su obtención haya sido autorizada expresamente.

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de los mismos.

Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Tratamiento de datos: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Aviso de privacidad: consiste en poner en conocimiento de manera verbal o escrita a la persona que suministra sus datos personales privados, semiprivados o sensibles al Ideam, acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Transferencia de datos: consiste en hacer entrega de los datos suministrados al Ideam a una persona natural o jurídica diferente al instituto en su calidad de receptor del dato. Salvo autorización legal u orden judicial la transferencia de datos está prohibida en el instituto.

Transmisión de datos: consiste en el suministro cons[c]iente y voluntario de datos personales por parte de su titular.

5. Principios para el tratamiento de datos personales.

El Ideam aplicará de manera armónica e integral al momento del tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales, los principios que se relacionan a continuación:

Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: el tratamiento de datos estará supeditado estrictamente a la reglamentación legal vigente. Fines legítimos y sujetos a la Ley 1581 de 2012.

Principio de finalidad: el tratamiento de datos personales que realice el Ideam, obedecerá a una finalidad concordante con los fines institucionales y deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.

Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales solo puede realizarse mediando autorización expresa de su titular. Los datos personales, salvo autorización personal, legal o judicial, no podrán ser objeto de tratamiento o divulgación alguna.

Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento de datos solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular o por la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por el Ideam, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: todas las personas que, en el Ideam, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en bases de datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información personal que en ellas repose.

Principio de transparencia: el Ideam garantiza a los titulares de datos personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que esté siendo tratada conforme a lo establecido por el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

6. Identificación del responsable del tratamiento de los datos personales.

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, “por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales”, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, el responsable de la recolección, almacenamiento, tratamiento, administración y protección de la información de los usuarios, es el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (Ideam), para fines de contacto y solicitudes relacionadas con la garantía del habeas data, los requerimientos podrán presentarse de manera presencial en la calle 25 D Nº 96B-70 Bogotá, D.C. o a través de los canales dispuestos para tal fin así:

• Ingresando a la página www.ideam.gov.co, o en la URL http://www.ideam.gov.co/web/atencion-y-participacion-ciudadana/contactenos

• A través del correo de atención al ciudadano, atencionalciudadano@ideam.gov.co.

• Vía telefónica por la línea gratuita: 01 8000 110 012 o PBX Bogotá 352 7160 Ext: 1200 - 1210, se direccionarán a la dependencia correspondiente o se orienta para que realice su solicitud por cualquiera de los canales escritos.

7. Deberes del Ideam en relación con el tratamiento de los datos personales.

El Ideam tiene presente que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En igual sentido, el Ideam hará uso de dichos datos únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando la normatividad vigente sobre la protección de datos.

El Ideam atenderá los deberes previstos para los responsables y encargados del tratamiento, contenidos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, las normas que la reglamenten o modifiquen, así:

— Garantizar al titular de los derechos de protección, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

— Solicitar y conservar, en condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

— Tramitar las consultas, solicitudes y reclamos en los términos señalados en la presente ley.

— Utilizar únicamente los datos personales que hayan sido obtenidos mediante autorización, a menos que los mismos no la requieran.

— Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de información del titular.

— En el marco de la Ley 1581 del 2012 y en virtud del principio del interés superior de los niños y adolescentes los datos que los involucren no podrán ser objeto de transferencia o publicación salvo que su tratamiento respete el límite del interés superior de sus derechos y mediando autorización expresa del representante legal, autoridad judicial o administrativa competente.

— Los lineamientos, procedimientos, guías, formatos y demás documentación que se elaboren en el marco de la implementación de la presente política, serán publicados en el sistema de gestión integrado y serán publicadas en la página web institucional.

— Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

8. Lineamientos para el tratamiento de datos personales.

La presente política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales el Ideam, como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de atención al ciudadano, da tratamiento a la información de todas las personas que en algún momento, en razón a la misión y funciones del instituto, hayan suministrado.

Los presentes lineamientos aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y/o virtual para el acceso a algún servicio, trámite o procedimiento administrativo de los que dispone el Ideam, en resultado, mediante este documento el instituto informa al titular del dato, los derechos que las leyes sobre protección de datos personales le ofrecen y que a continuación se enlistan, en consecuencia, el Ideam garantiza el cumplimiento del procedimiento aquí definido.

El titular del dato personal tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Ideam: este derecho se puede ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la entidad cuando expresamente se requiera como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

3. Ser informado por la entidad, previa solicitud, respecto del uso que se le dé a sus datos personales.

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. (Verificado el incumplimiento a la ley de protección de datos en el evento de presentarse tal Infracción por parte del Ideam, la superintendencia remitirá la queja a la Procuraduría para lo de su cargo).

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8.1. Procedimiento para el tratamiento y protección de datos personales del usuario Ideam.

Para ejercer los derechos implícitos a la garantía de protección de los datos personales, el instituto ha dispuesto lo siguiente:

8.1.1. Para consulta de datos personales:

1. La solicitud de la autorización o de información sobre el uso dado a los datos, puede realizarse por escrito y de manera presencial a través de los canales dispuestos por el grupo de atención al ciudadano.

2. La solicitud debe realizarse a través de comunicación dirigida a nombre del Ideam, con el nombre completo del titular, la descripción de la solicitud.

3. Independientemente del canal utilizado para la radicación de solicitudes de consulta de datos personales entendida como solicitud de información respecto a los mismos, serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

4. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

8.1.2. Para presentar una solicitud de corrección, actualización o supresión de datos, o para presentar reclamo por presunto incumplimiento de los deberes del Ideam relacionados con la protección de datos:

1. La solicitud se puede presentar por cualquiera de los canales dispuestos para atención al ciudadano.

2. La solicitud o reclamo debe realizarse a través de comunicación dirigida al Ideam, con el nombre completo del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo, datos para notificación y los documentos que soportan el reclamo; si la solicitud o reclamo resulta incompleto, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

3. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado.

4. Las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestadas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro del término señalado se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo manifestando de manera expresa los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9. Seguridad de la información.

El Ideam está comprometido en efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que allí reposa. Para este fin, cuenta con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento, que incluyen medidas físicas de control de riesgos de seguridad.

Permanentemente se realiza monitoreo al sistema a través de análisis de vulnerabilidades. El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para los empleados y colaboradores. Todos los funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la ley.

La información personal suministrada para acceso a los servicios que lo requieren por aplicativos web diferentes a los canales de atención al ciudadano, está asegurada por una clave de acceso a la cual solo el usuario puede acceder y que solo él conoce; el usuario es el único responsable del manejo de dicha clave; en lo referente a los aplicativos, ninguna transmisión por internet es absolutamente segura ni puede garantizarse dicho extremo, el usuario asume el hipotético riesgo que ello implica, el cual acepta y conoce, en consecuencia es responsabilidad del usuario tener todos los controles de seguridad en sus equipos o redes privadas para su navegación hacia el portal del Ideam.

El Ideam ha implementado todos los mecanismos de seguridad de los que dispone acorde con los trámites y servicios del instituto. Además, ha desplegado una serie de documentos y actividades a nivel interno para garantizar el correcto funcionamiento; en todo caso, el Ideam no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido o fraudulento por parte de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento(2).

10. Almacenamiento de datos personales y aviso de privacidad.

El Ideam solicita los datos necesarios para acceder a los trámites, servicios y otros procedimientos administrativos (OPA), en consecuencia, tendrán el carácter de datos públicos los siguientes:

• Datos personales públicos.

• Datos personales requeridos por una entidad pública en ejercicio de sus funciones.

• Datos utilizados para fines históricos, estadísticos o científicos.

• Datos relacionados con información contenida en el registro civil(3); para el caso del instituto.

Los datos públicos no requieren autorización previa del titular.

Los datos que no se encuentren en fuentes de acceso público, independientemente de la finalidad de los mismos, estarán sometidos al uso previo del aviso de privacidad en el que se le informará los derechos que le asisten al ciudadano en el marco de la ley de protección de datos personales.

Este aviso será empleado en los casos en los que por alguna razón justificada se requiera solicitar información adicional y sensible la cual es de libre y voluntaria entrega por parte del titular del dato previo conocimiento y aceptación del aviso de privacidad el cual debe ceñirse a lo establecido en el artículo 15 del Decreto 1377 de 2013 y contener la siguiente información.

1. Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento.

2. El tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.

3. Los derechos que le asisten al titular.

4. Los mecanismos dispuestos por el instituto para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el aviso de privacidad correspondiente.

5. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información haciendo mención de la ruta para acceder al presente documento.

Cuando los datos personales son suministrados de manera voluntaria, los mismos son almacenados en la base de datos pertinente de acuerdo al servicio o trámite adquirido; en consecuencia, quien tiene acceso a estos datos (funcionario-contratista) está obligado a garantizar la confidencialidad de la información, garantizando la protección de los datos personales de los usuarios.

11. Deber de secreto y confidencialidad.

El Ideam garantizará y exigirá a cada persona que intervenga en cualquier etapa del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de niños o adolescentes, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligación que subsistirá aún después de finalizar sus relaciones contractuales con el Ideam.

El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en la normatividad vigente laboral y disciplinaria.

12. Declaración de conocimiento y aceptación de la política de protección de datos personales.

El titular del dato declara conocer que el Ideam puede suministrar esta información a las entidades vinculadas y aliadas y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado, que, en ejercicio de sus funciones, requieran esta información. Igualmente, acepta que pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o externa por parte de los encargados de este tipo de control. Lo anterior sujeto a la confidencialidad de la información.

13. Vigencia de la política de tratamiento de datos personales.

La presente política rige a partir del momento en que sea aprobada y adoptada por la dirección general del Ideam.

Autorización de tratamiento de datos personales y aviso de privacidad

El Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (Ideam), identificado con NIT 830.000.602-5 en cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 del 2012, su decreto reglamentario y demás normas concordantes, como responsable del tratamiento de los datos personales, pone a disposición de sus usuarios, los siguientes canales de comunicación tendientes a permitir la interacción con el instituto:

• Página web ingresando por www.ideam.gov.co, o en la URL http://www.ideam.gov.co/web/atencion-y-participacion-ciudadana/contactenos.

• Correo electrónico: atencionalciudadano@ideam.gov.co

• Canal telefónico: línea gratuita: 01 8000 110 012 o PBX Bogotá 352 7160 Ext: 1200, 1210.

• Ventanilla única presencial en la oficina de atención al ciudadano ubicada en la calle 25 D Nº 96 B-70 Bogotá, D.C.

Por medio del presente documento autorizo al Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (Ideam), a recolectar, transferir, almacenar, usar, procesar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir mis datos personales, en procura de cumplir con las siguientes finalidades:

a) Envío de material informativo;

b) Elaboración de caracterización de usuarios;

c) Aplicar encuestas para la medición niveles de satisfacción y grados de percepción de los usuarios;

d) Para elaborar informes estadísticos de PQRS;

e) Elaboración de registros de carácter ambiental relacionadas con la misión institucional.

Autorizo al Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (Ideam), a realizar trasferencia de mi información personal a las entidades que forman parte del sector ambiental, en caso de requerirse.

El Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (Ideam), me ha informado cuáles de los datos que serán objeto del tratamiento de la información, me ha enterado qué datos tienen el carácter de sensibles, privados y semiprivados conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y conforme a ese conocimiento, autorizo al instituto, para que realice el tratamiento de mis datos personales de esta índole exclusivamente para las finalidades previamente señaladas.

El alcance de la autorización incluye mi consentimiento para envío de mensajes con contenidos institucionales, notificaciones, y demás información relativa al portafolio de servicios de la entidad, a través de medios como: correo directo, teléfono fijo, correo electrónico y/o mensajes a través de teléfono móvil.

El Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (Ideam) me ha informado los derechos que me asisten en mi calidad de titular de la información los cuales están previstos en la Constitución y la ley, y particularmente corresponden a:

a) El derecho a acceder a los datos personales que han sido objeto de tratamiento, a conocer, actualizar, rectificar y suprimir mi información personal;

b) El derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales y a solicitar prueba de la autorización, a ser informado respecto al uso que se les ha dado a los datos personales cuando así lo solicite y a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que lo modifiquen.

Los derechos que me asisten en calidad de titular del dato, puedo ejercerlos a través de los canales dispuestos por el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (Ideam) y observando la política de tratamiento de datos personales del instituto disponible en (enlace web una vez se profiera y publique la política).

Me he comprometido a leer la política mencionada, y en consecuencia de manera informada, autorizo al Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (Ideam) a modificar o actualizar el contenido de los datos personales semiprivados y sensibles.

La información del formato del cual hace parte la presente autorización, la he suministrado de forma voluntaria y es verídica.

Nombre: ____________________________

Firma: _____________________________

C.C. ________________________________

1 Sentencia C 748-2011. En la jurisprudencia constitucional, el derecho al habeas data fue primero interpretado como una garantía del derecho a la intimidad, de allí que se hablara de la protección de los datos que pertenecen a la vida privada y familiar, entendida como la esfera individual impenetrable en la que cada cual puede realizar su proyecto de vida y en la que ni el Estado ni otros particulares pueden interferir. También, desde los primeros años de la nueva Carta, surgió al interior de la Corte una segunda línea interpretativa que consideraba el habeas data una manifestación del libre desarrollo de la personalidad. Según esta línea, el habeas data tiene su fundamento último “(…) en el ámbito de autodeterminación y libertad que el ordenamiento jurídico reconoce al sujeto como condición indispensable para el libre desarrollo de la personalidad y en homenaje justiciero a su dignidad. Ya a partir de 1995, surge una tercera línea interpretativa que es la que ha prevalecido desde entonces y que apunta al habeas data como un derecho autónomo, en que el núcleo del derecho al habeas data está compuesto por la autodeterminación informática y la libertad, incluida la libertad económica. Este derecho como fundamental autónomo, requiere para su efectiva protección de mecanismos que lo garanticen, los cuales no solo deben pender de los jueces, sino de una institucionalidad administrativa que además del control y vigilancia tanto para los sujetos de derecho público como privado, aseguren la observancia efectiva de la protección de datos y, en razón de su carácter técnico, tenga la capacidad de fijar política pública en la materia, sin injerencias políticas para el cumplimiento de esas decisiones[”].

2 Remitirse a la política de seguridad y protección de información Ideam.

3 “El estado civil de una persona es su situación jurídica en la familia y la sociedad, determina su capacidad para ejercer ciertos derechos y contraer ciertas obligaciones, es indivisible, indisponible e imprescriptible, y su asignación corresponde a la ley. El estado civil de las personas deriva de los hechos, actos y providencias que lo determinan y de la calificación legal de ellos” artículos 1º y 2º Decreto-Ley 1260 de 1970.