Superintendencia de Puertos y Transporte

RESOLUCIÓN 57481 DE 2017

(Noviembre 3)

“Por la cual se adoptan los siguientes Instrumentos de la Gestión de Información Pública: el Registro de Activos de Información, el Índice de Información Clasificada y Reservada, el Esquema de Publicación de Información y el Programa de Gestión Documental; conforme a lo establecido en la Ley Estatutaria 1712 de 2014”.

El Superintendente de Puertos y Transporte,

en ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas por el artículo 25 de la Ley 01 de 10 de enero de 1991, el Decreto 1002 de 1993; los artículos 40, 41, 42 y 44 del Decreto 101 del 2 de febrero de 2000; los artículos 3º, 4º y numeral 18 del artículo 7º del Decreto 1016 de junio 6 de 2000, Decreto 2741 del 20 de diciembre de 2001, las leyes 105 del 30 de diciembre de 1993, 336 del 20 de diciembre de 1996 y 222 de 1995, y

CONSIDERANDO:

Que de acuerdo al mandato constitucional contenido en el artículo 74 de la Constitución Política de Colombia, todas las personas, salvo excepción legalmente establecida, tienen derecho a acceder a los documentos públicos;

Que la Superintendencia de Puertos y Transporte es una entidad del orden nacional, adscrita al Ministerio de Transporte, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, encargada de ejercer las funciones de Inspección, Vigilancia y Control que le corresponden al Presidente de la República como suprema autoridad administrativa en materia de tránsito, transporte y su infraestructura de conformidad con la ley y la delegación establecida en el artículo 41 del Decreto 101 de 2000, modificado por el artículo 3º del Decreto 2741 de 2001;

Que en virtud de lo anterior y de conformidad con lo reglado por la Ley Estatutaria 1712 de 2014, “Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional”, la Superintendencia de Puertos y Transporte es un sujeto obligado a cumplir con los mandatos de esta norma y demás disposiciones reglamentarias;

Que el objeto de la Ley 1712 de 2014 es: “regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información”;

Que el principio de divulgación proactiva de la información, está definido en el artículo 3º de la referida ley e implica no solamente la obligación de dar respuestas, sino también el deber de “promover y generar una cultura de transparencia, lo que conlleva la obligación de publicar y divulgar documentos y archivos que plasman la actividad estatal y de interés público, de forma rutinaria y proactiva, actualizada, accesible y comprensible, atendiendo a límites razonables del talento humano y recursos físicos y financieros”;

Que la mencionada ley, fue reglamentada parcialmente por el Decreto 103 de 2015, posteriormente incorporado por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República al Decreto 1081 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República”, siempre que en ejercicio de la facultad reglamentaria que incluye la posibilidad de compilar normas de la misma naturaleza, el Gobierno nacional consideró necesario “compilar y racionalizar las normas de carácter reglamentario que rigen en el sector y contar con un instrumento jurídico único para el mismo, se hace necesario expedir el presente Decreto Reglamentario Único Sectorial”;

Que estos preceptos regulan, entre otras cosas, los temas relacionados con la gestión de la información pública, esto es, su adecuada publicación y divulgación, la recepción y respuesta a solicitudes de acceso a esta, su adecuada clasificación y reserva, la elaboración de los instrumentos de gestión de información, así como el seguimiento de la misma;

Que, en ese orden de ideas, el artículo 2.1.1.5.1 del Decreto 1081 de 2015 (artículo 35 del Decreto 103 de 2015), establece que los Instrumentos de Gestión de la Información Pública son: 1) Registro de activos de la información; 2) Índice de información clasificada y reservada; 3) Esquema de publicación de la información y 4) Programa de gestión documental y es deber de todo sujeto obligado, “articular dichos instrumentos mediante el uso eficiente de las tecnologías de la información y las comunicaciones, y garantizar su actualización y divulgación”;

Que así mismo, el artículo 2.1.1.5.2 (artículo 36 Decreto 103 de 2015) de esa misma norma dispone que estos instrumentos deben ser “adoptados y actualizados por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado”;

Que, del mismo modo, el parágrafo 2º del artículo 2.1.1.5.1.1 del Decreto 1081 de 2015 (artículo 38 Decreto 103 de 2015) establece que “El sujeto obligado debe actualizar el Registro de Activos de Información de acuerdo con los procedimientos y lineamientos definidos en su Programa de Gestión Documental”;

Que, además, el artículo 2.1.1.5.2.2 del Decreto 1081 de 2015 (artículo 40 Decreto 103 de 2015) establece que “El índice de Información Clasificada y Reservada debe actualizarse cada vez que una información sea calificada como clasificada o reservada y cuando dicha calificación se levante, conforme a lo establecido en el mismo índice y en el Programa de Gestión Documental”;

Que el Esquema de Publicación de información está definido en el artículo 2.1.1.5.3.1 del mismo decreto (artículo 41 Decreto 103 de 2015) como “el instrumento del que disponen los sujetos obligados para informar, de forma ordenada, a la ciudadanía, interesados y usuarios, sobre la información publicada y que publicará, conforme al principio de divulgación proactiva de la información previsto en el artículo 3º de la Ley 1712 de 2014, y sobre los medios a través de los cuales se puede acceder a la misma”;

Que en este sentido el artículo 2.1.1.5.3.2 del Decreto 1081 de 2015 (artículo 42 Decreto 103 de 2015) establece que para cada uno de los componentes del Esquema de Publicación se debe indicar, entre otros, la “Frecuencia de actualización: Identifica la periodicidad o el segmento de tiempo en el que se debe actualizar la información, de acuerdo a su naturaleza y a la normativa aplicable” (literal f);

Que adicionalmente, el artículo 2.1.1.5.3.2 del Decreto 1081 de 2015 (artículo 43 Decreto 103 de 2015) insta a los sujetos obligados a “implementar mecanismos de consulta a ciudadanos, interesados o usuarios en los procesos de adopción y actualización del Esquema de Publicación de Información, con el fin de identificar información que pueda publicarse de manera proactiva y de establecer los formatos alternativos que faciliten la accesibilidad a poblaciones específicas”;

Que, en concordancia con lo anterior, el artículo 2.1.1.5.4.2 del mencionado decreto (artículo 45 Decreto 103 de 2015) define que el Programa de Gestión Documental se deberá articular y/o integrar con los Instrumentos de Gestión de la Información Pública y la información incluida deberá ser “identificada, gestionada, clasificada, organizada y conservada de acuerdo con los procedimientos, lineamientos, valoración y tiempos definidos en el Programa de Gestión Documental del sujeto obligado”;

Que, igualmente, el artículo 2.1.1.5.4.3 del Decreto 1081 de 2015 (artículo 46 Decreto 103 de 2015) establece que “los sujetos obligados aplicarán en la elaboración del Programa de Gestión Documental los lineamientos contenidos en el Decreto 2609 del 2012 o las normas que lo sustituyan o modifiquen”;

Que en el artículo 2.1.1.6.1 del Decreto 1081 de 2015 (artículo 51 Decreto 103 de 2015) se establece que “los sujetos obligados deben adelantar las acciones pertinentes para hacer seguimiento a la gestión de la información pública”;

Que el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura número 1080 de 2015 (artículo 10 Decreto 2609 de 2012) precisa en su artículo 2.8.2.5.10 la Obligatoriedad del Programa de Gestión Documental, indicando que “todas las entidades del Estado deben formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual”;

Que el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura número 1080 de 2015 (artículo 11 Decreto 2609 de 2012) precisa en su artículo 2.8.2.5.11 la Obligatoriedad del Programa de Gestión Documental, indicando que “El Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo conformado en cada una de las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivo en las entidades del orden territorial. La implementación y seguimiento del PGD es responsabilidad del área de archivo de la Entidad en coordinación con la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces”;

Que el Programa de Gestión Documental establece que en articulación con el Subsistema de Seguridad de Información se crearán, entre otros: los Registros de Activos de Información, el Índice de Información Clasificada y Reservada y el Esquema de Publicación de Información;

Que en Comité Institucional de Desarrollo Administrativo realizado el 25 de octubre de 2017, se sometió a consideración el Programa de Gestión Documental, quedando adoptado según consta en el Acta 05 de 2017;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. Adóptense en la Superintendencia de Puertos y Transporte el Registro de Activos de Información, el Índice de Información Clasificada y Reservada, el Esquema de Publicación de Información, y el Programa de Gestión Documental, como instrumentos para garantizar el cumplimiento del derecho a acceder a la información pública según lo establecen la Ley 1712 de 2014, el Decreto 1080 de 2015 y el Decreto 1081 de 2015, documentos que hacen parte integral de la presente resolución.

ART. 2º—Registro de activos de información. Es el inventario de la información pública que se genera, obtiene, adquiere, transforma o controla por parte de las dependencias que conforman la Superintendencia de Puertos y Transporte.

ART. 3º—Índice de información clasificada y reservada. Es el inventario de la información calificada como reservada o clasificada de conformidad con las normas que regulan la materia y los lineamientos proferidos por la Superintendencia de Puertos y Transporte.

ART. 4º—Esquema de publicación de información. Es el instrumento establecido por la Superintendencia de Puertos y Transporte, el cual contiene las clases de información publicadas, la manera en la cual se publicará dicha información, las recomendaciones establecidas por la Procuraduría General de la Nación, y la periodicidad de la divulgación.

ART. 5º—Programa de Gestión Documental (PGD). Es el instrumento archivístico que formula y documenta a corto y mediano plazo el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

ART. 6º—Roles y responsabilidades. La elaboración, actualización y manejo de los instrumentos de información pública, estará a cargo de cada dependencia bajo las orientaciones de la Oficina Asesora de Planeación, así:

Actividad Responsable
Registro de activos de información. Grupo de informática y estadística.
Grupo de gestión documental.
Índice de información clasificada y reservada. Oficina asesora jurídica.
Esquema de publicación de información. Equipo de comunicaciones e imagen institucional.
Programa de gestión documental. Grupo de gestión documental.

PAR.—Para actualizar el esquema de publicación de información el equipo de comunicaciones e imagen institucional, implementará mecanismos de consulta a los ciudadanos que permitan identificar la información de interés general.

ART. 7º—Actualización de los instrumentos de gestión de información pública. Los instrumentos de información pública se actualizarán de manera proactiva, atendiendo lo dispuesto en el Programa de Gestión Documental vigente y de acuerdo a los lineamientos establecidos en la Ley Estatutaria 1712 de 2014 y demás normas complementarias.

ART. 8º—Seguimiento de los instrumentos de gestión de información pública. El seguimiento a los instrumentos de gestión de la información se hará con una periodicidad mínima anual, contados a partir de la fecha de publicación del presente acto administrativo en aras de verificar su cumplimiento y comprobar que la información pública se encuentra actualizada, es accesible y comprensible, dentro de las limitaciones razonables que del talento humano y recursos físicos y financieros la Superintendencia pudiera tener.

PAR.—Dicho seguimiento está en cabeza del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y se enmarcará en el seguimiento de la implementación del Modelo Integrado de Gestión, en lo relacionado con la Política de Eficiencia Administrativa y la Estrategia de Gobierno en Línea.

ART. 9º—Publicación. La publicación de los instrumentos de la gestión de información pública se realizará en el sitio web de la entidad, en el enlace de Transparencia y Acceso a la Información Pública; así como en el portal de Datos Abiertos del Estado colombiano www.datos.gov.co.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 3 de noviembre de 2017.