Ministerio de Defensa Nacional

RESOLUCIÓN 9510 DE 2017

(Diciembre 22)

“Por medio de la cual se adopta una metodología de reconocido valor técnico para el cálculo de la provisión contable en los procesos judiciales, laudos arbitrales y conciliaciones en contra del Ministerio de Defensa Nacional”.

El Ministro de Defensa Nacional,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial la conferida por el artículo 194 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo,

CONSIDERANDO:

Que de acuerdo con el artículo 1º de la Ley 448 de 1998, la Nación, las entidades territoriales y las entidades descentralizadas de cualquier orden deberán incluir en sus presupuestos de servicio de deuda, las apropiaciones necesarias para cubrir las posibles pérdidas de las obligaciones contingentes a su cargo, de conformidad con la Ley orgánica de presupuesto.

Que las obligaciones que surjan de procesos judiciales y conciliaciones en donde una entidad del Estado sea parte, adquieren la condición de contingente por cuanto su nacimiento depende de la expedición de sentencias o laudos condenatorios y suscripción de conciliaciones que impliquen para la entidad, erogaciones económicas o el pago de indemnizaciones a terceros.

Que el parágrafo del citado artículo indica que por obligaciones contingentes se deben entender todas aquellas obligaciones pecuniarias sometidas a condición, esto es, que su origen se encuentra sujeto a la ocurrencia de un hecho futuro e incierto.

Que el artículo 194 de la Ley 1437 de 2011, establece que las entidades que constituyan una sección del presupuesto general de la Nación deberán efectuar una valoración de sus contingencias judiciales, en los términos que defina el Gobierno Nacional, para todos los procesos judiciales que se adelanten en su contra.

Que según el Capítulo V del Manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública que adoptó la Contaduría General de la Nación mediante Resolución 356 de 2007, las entidades estatales deberán llevar el registro contable de los procesos adelantados en su contra.

Que el objetivo de los estados financieros es proporcionar información sobre la situación financiera de la entidad, por lo cual deberá atender los principios, normas técnicas y procedimientos de que trata el régimen de contabilidad pública, con el fin de identificar los procesos contables que habrán de aplicarse en el reconocimiento de los hechos económicos que generen las operaciones que afectan la contabilidad de la entidad.

Que la Contaduría General de la Nación mediante Resolución 533 de 2015, incorporó en el régimen de contabilidad pública, la estructura para del marco normativo aplicable a entidades de gobierno, la cual está conformada por el marco conceptual para la preparación y presentación de la información financiera; las normas de reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos; los procedimientos contables; las guías de aplicación; el catálogo general de cuentas y la doctrina contable pública.

Que las normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos del marco conceptual para la preparación y presentación de la información financiera de las entidades de Gobierno, en su numeral 6. Provisiones, 6.1. Reconocimiento, establece: “Se reconocerán como provisiones, los pasivos a cargo de la entidad que estén sujetos a condiciones de incertidumbre en relación con su cuantía y/o vencimiento. Son ejemplos de hechos que pueden ser objeto de reconocimiento como provisiones, los litigios v demandas en contra de la entidad, las garantías otorgadas por la entidad, la devolución de bienes aprehendidos o incautados, los contratos onerosos, las reestructuraciones y los desmantelamientos.

La entidad reconocerá una provisión cuando se cumplan todas y cada una de las siguientes condiciones: a) tiene una obligación presente, ya sea legal o implícita, como resultado de un suceso pasado; b) probablemente, debe desprenderse de recursos que incorporen beneficios económicos o potencial de servicio para cancelar la obligación y c) puede hacerse una estimación fiable del valor de la obligación”. (Subrayado fuera de texto).

Que el precitado marco normativo, numeral 6.2.2. Reconocimiento de pasivos, establece que se reconocerán como pasivos, las obligaciones presentes que tenga la entidad, que hayan surgido de eventos pasados y que para liquidarlas, la entidad deba desprenderse de recursos que incorporan un potencial de servicio o beneficios económicos futuros, siempre que el valor de la obligación pueda medirse fiablemente.

Que la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado expidió la Resolución 353 del 1º de noviembre de 2016, “por la cual se adopta una metodología de reconocido valor técnico para el cálculo de la provisión contable de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales en contra de la Entidad”, la cual es vinculante.

Que con fundamento al Decreto 1069 de 26 de mayo de 2015, “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho”, Capítulo 4 Información litigiosa del Estado, se estipuló que el sistema único de gestión e información de la actividad litigiosa del Estado “eKOGUI” es el único sistema de gestión de información del Estado, para el seguimiento de las actividades, procesos y procedimientos inherentes a la actividad judicial y extrajudicial del Estado, ante las autoridades nacionales e internacionales y en tal sentido, en el artículo 2.2.3.4.1.10, numerales 4 y 5 del precitado decreto, se consagran como obligaciones del apoderado de la respectiva entidad pública, calificar el riesgo en cada uno de los procesos judiciales a su cargo, así como incorporar el valor de la provisión contable de dichos procesos, con una periodicidad no superior a seis (6) meses, así como cada vez que se profiera una sentencia judicial sobre los mismos, de conformidad con la metodología establecida en esta resolución.

Que en mérito de lo expuesto, este despacho,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. Adoptar en el Ministerio de Defensa Nacional, la metodología de reconocido valor técnico para el cálculo de la provisión contable, de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales elaborada y publicada por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado mediante Resolución 353 del 1º de noviembre de 2016, en las condiciones establecidas en la presente resolución.

ART. 2º—Definiciones.

1. Provisión contable: Pasivos a cargo de la entidad que estén sujetos a condiciones de incertidumbre en relación con su cuantía y/o vencimiento.

2. Calificación del riesgo procesal: Determinación del riesgo de pérdida de un proceso en contra de la entidad mediante la aplicación de una metodología técnica. La calificación del riesgo procesal es responsabilidad del apoderado de cada proceso.

3. Probabilidad de pérdida de un proceso: Valoración porcentual derivada de la calificación del riesgo procesal que indica en mayor o menor proporción la tasa de éxito o fracaso futuro de un proceso en contra de la entidad.

4. Pretensiones determinadas: Aquellas por las cuales se solicita el reconocimiento de un derecho que ha sido perfectamente establecido en la solicitud de conciliación o en la demanda.

5. Pretensiones indeterminadas: Aquellas por las cuales se solicita el reconocimiento de un derecho que no ha sido perfectamente establecido en la solicitud de conciliación o en la demanda.

6. Pretensiones que incluyen prestaciones periódicas: Aquellas por las cuales se solicita el reconocimiento y pago de prestaciones periódicas.

7. Tasa de condena esperada de pretensiones: Valoración económica realizada por el apoderado de la entidad de las pretensiones solicitadas, teniendo en cuenta los criterios técnicos y jurisprudenciales necesarios para estimar el monto de la posible condena en caso de pérdida.

8. Tasa de descuento: Es un factor financiero que se utiliza para determinar el valor del dinero en el tiempo, en este caso, para calcular el valor actual del capital futuro. La tasa de descuento que se utilizará para el procedimiento corresponde a la tasa vigente al momento del registro, de los títulos TES cero cupón a 5 años en pesos que publica el Banco de la República.

ART. 3º—Metodología para el cálculo de la provisión contable. La metodología para la determinación de la provisión contable relacionada con los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales, excluye los procesos en los cuales la entidad actúa en calidad de demandante, aquellos en donde no hay pretensión económica que genere erogación, las conciliaciones judiciales y los trámites relacionados con extensión de jurisprudencia. Tras la contestación de la demanda se debe realizar el registro contable. En el evento en el que se profiera una sentencia, y/o cuando en el proceso existan elementos probatorios, jurisprudenciales y/o sustanciales que modifiquen su probabilidad de pérdida se deberá actualizar la provisión contable.

En todos los casos, deberán ser los apoderados de cada proceso los encargados de evaluar la calificación del riesgo procesal y, junto con el área responsable, determinar la provisión contable con el objetivo de que haya congruencia entre estos dos elementos.

PAR. 1º—La metodología consta de cuatro pasos en los que deben actuar el apoderado del proceso y el encargado del área responsable. Estos pasos son: 1. Determinar el valor de las pretensiones, 2. Ajustar el valor de las pretensiones, 3. Calcular el riesgo de condena y 4. Registrar el valor de las pretensiones.

PAR. 2º—En el evento de que el proceso judicial termine por conciliación, el apoderado deberá registrar el valor conciliado en la casilla provisión contable, a su vez actualizará la situación procesal para la terminación del proceso con la respectiva fecha de ejecutoria emitida por el despacho judicial.

ART. 4º—Determinación del valor de las pretensiones. El primer paso que debe realizar el apoderado del proceso es determinar el valor total de las pretensiones de la demanda. A continuación se presentan los diferentes tipos de pretensiones y la forma en que los apoderados deben calcular este valor total. En todos los casos, con independencia de si es posible determinar o no dicho valor, se debe garantizar que la información obtenida fluya en forma oportuna al área contable.

a) Pretensiones determinadas: El apoderado del proceso debe definir el valor de la pretensión del demandante sumando todas las pretensiones de la demanda;

b) Pretensiones indeterminadas: El apoderado del proceso debe determinar el valor de las pretensiones de la demanda teniendo en cuenta, entre otros: datos históricos de situaciones similares, sentencias precedentes y doctrina jurisprudencial, siempre y cuando las mismas tengan la vocación de generar erogación económica para la entidad;

c) Pretensiones periódicas laborales: El apoderado del proceso debe tasar el valor de los dineros adeudados tomando como referencia, para el inicio del cálculo, la fecha indicada por el demandante y, como fecha final, la fecha estimada de pago.

ART. 5º—Ajuste del valor de las pretensiones. Para determinar el valor ajustado de las pretensiones, el apoderado deberá en todos los procesos, utilizar la herramienta tecnológica en archivo Excel contenida en el aplicativo en la ventana “Impactos asociados, provisión contable y calificación del riesgo”, debiendo ingresar correctamente la información requerida.

El valor que se obtiene al realizar el anterior procedimiento corresponde a la pretensión ajustada.

ART. 6º—Cálculo de la probabilidad de pérdida de un proceso. Para cada proceso el apoderado debe calificar el nivel de los siguientes riesgos (a partir de los niveles: alto, medio alto, medio bajo o bajo):

a) Riesgo de pérdida del proceso por relevancia jurídica de las razones de hecho y derecho expuestas por el demandante;

b) Riesgos de pérdida del proceso asociados a la contundencia, congruencia y pertinencia de los medios probatorios que soportan la demanda;

c) Presencia de riesgos procesales y extraprocesales;

d) Riesgo de pérdida del proceso asociado al nivel de jurisprudencia.

PAR. Una vez realizada esta calificación se obtiene la probabilidad de pérdida del proceso.

ART. 7º—Registro del valor de las pretensiones. Teniendo en cuenta la probabilidad de pérdida del proceso, el apoderado deberá realizar el registro del proceso en el sistema único de gestión e información litigiosa como se indica a continuación:

a) Si la probabilidad de pérdida se califica como Alta (más del 50%), el apoderado registra el valor de las pretensiones ajustado como provisión contable, bajo el concepto de probable;

b) Si la probabilidad de pérdida se califica como Media (superior al 25% e inferior o igual al 50%), el apoderado registrara el valor “0” en el sistema único de información litigiosa del Estado y comunicará al área responsable el valor de las pretensiones ajustado para que sea registrado como cuenta de orden, bajo el concepto de posible;

c) Si la probabilidad de pérdida se califica como Baja (entre el 10% y el 25%), el apoderado registrará el valor “0” en el sistema único de información litigiosa del Estado y comunicará al área responsable el valor de las pretensiones ajustado para que sea registrado como cuenta de orden, bajo el concepto de posible;

d) Si la probabilidad de pérdida se califica como Remota (inferior al 10%), el apoderado registrará el valor “0” en el sistema único de información litigiosa del Estado. Dado que la probabilidad es remota, el área responsable deberá registrar esta información en las notas y revelaciones a los estados financieros.

ART. 8º—Otras reglas. Otros aspectos a tener en cuenta en el proceso:

a) Los procesos judiciales cuyas pretensiones son de carácter indeterminado, se estimará económicamente a juicio de experto y deberá ingresar el valor en el campo de captura del sistema único de gestión e información litigiosa del Estado;

b) Todo proceso que se pierda por la entidad en primera instancia se deberá provisionar por el valor de la condena y el mismo será registrado por el apoderado en el campo de captura del sistema único de gestión e información litigiosa del Estado - eKOGUI;

c) Si el proceso se gana en primera o segunda instancia, y el demandante apela o interpone un recurso extraordinario, se debe mantener el resultado del procedimiento indicado en el cálculo de la provisión contable antes del fallo correspondiente, de acuerdo al artículo 7º de la presente resolución;

d) En caso de que existan múltiples entidades demandadas frente a un mismo proceso, el apoderado de cada entidad debe hacer el mismo ejercicio de manera independiente teniendo en cuenta la probabilidad de condena de la entidad en el proceso y no solamente la probabilidad de pérdida del proceso en general. En el presente caso, el valor de la provisión contable nunca se suma con lo estimado por otras entidades;

e) No se deben provisionar los procesos en los cuales la entidad actúa en calidad de demandante, y en dicho evento deberá ingresarse el valor “0” en el campo de captura del sistema único de gestión e información litigiosa del Estado - eKOGUI.

ART. 9º—Provisión contable para conciliaciones extrajudiciales. Mientras se ajusta el sistema eKOGUI en relación con la provisión contable y calificación del riesgo de las solicitudes de conciliación prejudicial, se aplicará el siguiente procedimiento: La secretaría técnica del comité de conciliación de la entidad deberá informar a la dependencia competente las conciliaciones prejudiciales aprobadas por vía judicial para el respectivo registro contable.

ART. 10.—Información terminación del proceso. Una vez finalizado el proceso con sentencia ejecutoriada en contra, el apoderado deberá actualizar el valor de la condena en el sistema eKOGUI, debiendo registrar en la ventana “Etapas, actuaciones y expediente digital”, la situación procesal requerida para la terminación del proceso en el aplicativo.

Para los fallos con sentencia favorable ejecutoriada o con terminación anormal del proceso, el apoderado deberá actualizar en el sistema eKOGUI, debiendo registrar en la ventana “Etapas, actuaciones y expediente digital”, la situación procesal requerida para la terminación del proceso en el aplicativo.

ART. 11.—Reporte a la dirección administrativa. El grupo contencioso constitucional, informará mensualmente, a través del Silog a la dirección administrativa, los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales reportados por los apoderados, debidamente valorados con relación al correspondiente riesgo procesal y al valor de la cuantía, de acuerdo a la metodología adoptada, con el propósito de constituir las responsabilidades contingentes.

ART. 12.—Valoración y calificación de las contingencias. La valoración y calificación de la contingencia, así como la cuantificación de la provisión, en todo caso, se entienden sujetas a los riesgos e incertidumbres propios de los procesos judiciales.

ART. 13.—Implementación. La dirección de asuntos legales del Ministerio de Defensa Nacional, gestionará ante la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado la capacitación inicial para la correcta aplicación de la metodología. En todo caso, la dirección administrativa y la dirección financiera apoyarán la implementación de la metodología y será responsabilidad del grupo contencioso constitucional, realizar los registros en el aplicativo contable de la actividad litigiosa que se genere a partir del sistema único de gestión e información de la actividad litigiosa del Estado - eKOGUI.

ART. 14.—Período de transición. Se aplicará un período de transición para el registro contable de las demandas que ya se encuentren reportadas en el aplicativo eKOGUI, procesos en los cuales el apoderado hasta el 5 de enero de 2018, realizará la valoración del riesgo, teniendo en cuenta lo establecido en la Resolución 353 del 1º de noviembre de 2016.

Las demandas y procesos que se encuentren marcadas “en depuración” por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, serán valorados en el momento que se determine que el Ministerio de Defensa hace parte del proceso, para lo cual el apoderado realizará la calificación del riesgo y esta será registrada contablemente de acuerdo a lo descrito en el artículo 7º de la presente resolución.

A partir de la expedición de la presente resolución las demandas notificadas y registradas en el aplicativo eKOGUI como nuevas, deben ser valoradas por el apoderado de conformidad con lo mencionado anteriormente, dicha información será objeto de registros contables por la dependencia competente.

ART. 15.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación. Publíquese, notifíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá D.C., a 22 de diciembre de 2017.