Auditoría General de la República

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 13 DE 2017

(Noviembre 24)

“Por la cual se adoptan y actualizan los instrumentos archivísticos CCD, PGD, TRD y TVD, en la Auditoría General de la República”.

El Auditor General de la República,

en ejercicio de las atribuciones conferidas por el artículo 1º de la Resolución Orgánica 9 del 26 de mayo de 2005; y

CONSIDERANDO:

Que la Auditoría General de la República es un organismo dotado de autonomía jurídica, administrativa, contractual y presupuestal, a cargo del Auditor General de la República de que trata el artículo 274 de la Constitución Política, cuyas funciones se encuentran reguladas por lo establecido en el artículo 17 del Decreto-Ley 272 de 2000.

Que el numeral 1º del artículo 13 del Decreto 272 de 2000, señala que uno de los objetivos del despacho del Auditor General de la República, es formular las políticas, planes y estrategias necesarias para el eficiente y efectivo ejercicio de las funciones que le otorgan la Constitución y la ley.

Que los numerales 13 y 14 del artículo 17 del Decreto-Ley 272 de 2000, facultan expresamente al Auditor General de la República, para adoptar las medidas administrativas y financieras para el adecuado funcionamiento de la entidad y para asignar a las distintas dependencias y funcionarios de la auditoría, las competencias y tareas necesarias para el cabal cumplimiento de las funciones constitucionales y legales, incluida la conformación de equipos de trabajo, delegando y desconcentrando las funciones a que hubiere lugar.

Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

Que el artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015, en relación con la gestión documental en las entidades públicas, establece los instrumentos archivísticos con los cuales se desarrollará el citado programa.

Que el artículo 2.8.2.6.1 del Decreto 1080 de 2015 establece que las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental que permita. (...) b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD), c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD (...).

Que la auditoría mediante Resolución Ordinaria 324 de 2008 (jun. 11), definió al interior de la entidad lineamientos relacionados con el programa de gestión documental, actualización de la tabla de retención documental, utilización del sistema Orfeo y se establecen responsabilidades al interior de la entidad.

Que el Archivo General de la Nación en el artículo 8º del Acuerdo 4 de 2013 (mar. 15), establece que las tablas de retención documental (TRD) y las tablas de valoración documental (TVD) deberán ser aprobadas mediante acto administrativo del representante legal de la entidad previo concepto emitido, por el comité institucional de desarrollo administrativo en el caso de las entidades del orden nacional y por el comité interno de archivo para las entidades del nivel territorial.

Que el Archivo General de la Nación aprobó mediante Acuerdo 51 de 2001 (ago. 28) las tablas de retención documental (TRD) de la entidad.

Que mediante acta del comité de archivo 01 de 2014 (mayo 29), fue aprobado el programa de gestión documental (PGD) de la entidad.

Que mediante acta del comité de archivo 003 de 2015 (dic. 11), fue aprobada la tabla de valoración documental (TVD) de la entidad, siendo remitida para su evaluación y convalidación por parte del Archivo General de la Nación.

Que mediante acta del comité de archivo 01 de 2017 (abr. 24), fue aprobada la última actualización de la tabla de retención documental (TRD) de la entidad.

Que por lo expuesto anteriormente,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. Adóptense y actualícense los siguientes instrumentos archivísticos:

a) Cuadro de clasificación documental (CCD).

b) Tabla de retención documental (TRD).

c) Programa de gestión documental (PGD).

d) Tabla de valoración documental (TVD).

ART. 2º—Responsables. La elaboración, aprobación, actualización e implementación de los instrumentos citados en la presente resolución corresponderán al líder del proceso de calidad, jefe o director de la dependencia, apoyados interdisciplinariamente por los funcionarios encargados y de acuerdo con los requisitos administrativos, tecnológicos, legales o procedimentales establecidos.

ART. 3º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones internas que sobre los citados instrumentos archivísticos se hayan promulgado y que les sean contrarias.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 24 de noviembre de 2017.