Archivo General de la Nación

RESOLUCIÓN 660 DE 2017

(Septiembre 19)

“Por la cual se establecen las tarifas que el Archivo General de la Nación cobrará por concepto de venta de bienes y servicios, alquiler de espacios y deroga la Resolución 8 de 2017”.

El Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado,

en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por las leyes 80 de 1989, 489 de 1998, 594 de 2000, el Decreto 1080 de 2015 y el Decreto 1091 de 2016 y el Acuerdo 9 de 2012 expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y demás normas concordantes, y

CONSIDERANDO:

Que mediante Decreto 2126 del 16 de octubre de 2012, “Se aprueba la modificación de la estructura del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado (AGN), y se determinan las funciones de sus dependencias”;

Que el numeral 7 del artículo 16 del Acuerdo 9 de fecha 30 de noviembre de 2012, le asigna al Director General entre otras funciones la de “Establecer las tarifas a cobrar por concepto de bienes y servicios prestados por la entidad”, asimismo, el numeral 12 del artículo 16 establece que es competencia del Director General expedir los actos administrativos necesarios para la gestión administrativa (...);

Que frente a la Resolución 8 de 2017 “por la cual se establecen las tarifas que el Archivo General de la Nación cobrará por concepto de bienes, servicios y alquiler de espacios”, se han presentado diferentes inquietudes por parte de los usuarios relacionadas con el cobro de tarifa de Impuesto al Valor Agregado y el portafolio de venta de servicios, razón por la cual se procederá a presentar información por cada tipo de servicio prestado y sus respectivos costos;

Que en el portafolio de servicios prestados por el AGN, se han incluido nuevos ítems, para los cuales es necesario determinar las condiciones bajo las cuales se realizará cálculo de la tarifa a cobrar;

Que se hace necesario expedir un nuevo acto administrativo de fijación de tarifas y derogar la Resolución 8 de 2017, con el fin de generar mayor claridad frente a los procesos de cotización y facturación de la venta de bienes y servicios y de los servicios derivados de la función archivística del AGN;

Que en mérito de lo anterior,

RESUELVE:

ART. 1º—Servicios reprográficos. Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.

1. Fotocopia en escala de grises.

DescripciónValor antesde IVA
Fotocopia simple por cara420
Impresión de plano a partir del documento original y /o digital en 1/2 pliego4.622
Impresión de plano a partir del documento original y/o digital en 1 pliego7.479

Fotocopiado de protocolos notariales con autenticación.

DescripciónValor antes de IVA
Fotocopia por folio (dos caras)2.857

3. Imagen digital.

DescripciónValor antes de IVA
Una imagen digital a partir de documento original (un plano)7.227
Una imagen digital a partir de documento digitalizado (un plano)500
Una imagen digital a partir de documento original (tamaño inferior A3)216
Una imagen digital a partir de un fotograma del rollo de microfilm216

PAR.—Las imágenes digitales se entregarán en CD, DVD o vía correo electrónico, dependiendo de la necesidad del cliente; adicionalmente podrán ser entregadas en otro tipo de dispositivo suministrado por el cliente. Cuando el CD o DVD sea suministrado por el AGN, el solicitante deberá consignar la suma de ochocientos pesos moneda corriente ($800).

4. Microfilm – Reproducción del patrimonio documental de la Nación que custodia el AGN.

DescripciónValor antes de IVA
Duplicación de rollo de microfilm de 35 mm sales de plata (valor unitario)140.336
Duplicación de rollo de microfilm de 16 mm sales de plata (valor unitario)109.244

PAR.—Cuando las entidades soliciten microfilmación de documentos que no pertenezcan al acervo documental que custodia el AGN, la tarifa se establecerá de acuerdo al diagnóstico del estado de la documentación.

5. Revelado de rollos de microfilm.

DescripciónValor antes de IVA
Revelado de rollo de microfilm de 16 mm (valor unitario)16,807
Revelado de rollo de microfilm de 35 mm (valor unitario)25.211

6. Custodia de rollos de microfilm.

DescripciónValor antes de IVA
Servicio de depósito para custodia de un rollo de microfilm mensual621
Servicio de depósito para medio magnético u ópticos en la bóveda de seguridad mínimo 10 unidades anual6.218
Empalme ultrasónico de rollos de microfilm en sales de plata (al principio o final, sin búsqueda de fotograma) x 16mm o x 35mm11.597

ART. 2º—Servicios de conservación. Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

1. Evaluación de soportes documentales y de materiales de almacenamiento.

DescripciónValor antes de IVA
Análisis cualitativo de fibras por muestra204.622
Grado de acidez (valoración de pH) por muestra51.429
Análisis de propiedades mecánicas (gramaje y calibre) por muestra59.243
Presencia de lignina en pulpas de papel72.689

2. Evaluación de biodeterioro de los soportes documentales.

DescripciónValor antes de IVA
Recuento de microorganismos por muestra80.000
Identificación de microorganismos por muestra213.445

3. Monitoreo ambiental.

DescripciónValor antes de IVA
Condiciones ambientales de los espacios (depósitos) de archivo (medición puntual, temperatura, humedad relativa, luminosidad y radiación ultravioleta) por medición.145.378
Condiciones ambientales (medición curva 24 horas temperatura y humedad relativa)163.866
Evaluación de contaminación biológica por muestra223,529
Medición de gases ambientales (CO, CO2, 02, NO y SO2)579.832

ART. 3º—Servicios de restauración. Servicio prestado por el laboratorio, cuyo costo se determinará según los valores estimados por mano de obra profesional y técnica, insumos y demás gastos que demanden las actividades pertinentes para el desarrollo de este servicio, de acuerdo con los resultados del diagnóstico.

ART. 4º—Servicio de alquiler de espacios.

1. Alquiler de Salas.

TiempoDescripciónValor antes de IVA
1 díaAuditorio (cap. máx. 190 personas)2.381.513
1/2 díaAuditorio (cap. máx. 190 personas)1.191.597
HoraAuditorio (cap. máx. 190 personas)486.555
1 díaFray Alberto (cap. máx. 40 personas)381.513
112 díaFray Alberto (cap. máx. 40 personas)191.597
HoraFray Alberto (cap. máx. 40 personas)76.639
HoraSalas alternas (cap. máx. 25 personas)62.185
1 díaSalas de exposición305.042
112 díaSalas de exposición153.193
HoraSalas de exposición76.639

PAR.—Se considera día, el equivalente a 8 horas hábiles.

ART. 5º—Servicio de alquiler de espacios sala de exposición (showroom).

Las tarifas para alquiler de cada uno de los espacios para exposición de 1.30 m de profundidad x 2.50 m de ancho, dotado con conexión eléctrica e iluminación, dentro del marco de la Semana de Innovación. El valor del alquiler del espacio incluye los cuatro (4) días del evento, y será por la suma de ochocientos mil pesos ($800.000) moneda corriente, incluido IVA, que deberán ser consignados en la cuenta corriente número 110-040001885 del Banco Popular a nombre del Archivo General de la Nación, con un plazo máximo de pago hasta quince (15) días hábiles previo a la realización del evento.

PAR.—Participación y requisitos. En la sala de exposición (showroom) podrán participar personas naturales, personas jurídicas nacionales o extranjeras con representación en Colombia, quienes deberán cumplir con la totalidad de los requisitos señalados a continuación:

a) Para que las empresas puedan acceder al espacio destinado para la sala de exposición (showroom) en el marco de la Semana de Innovación, deberán inscribirse a través del formulario http://observatoriotic.archivogeneral.gov.co/ y completar los requisitos allí mencionados, posteriormente el Archivo General de la Nación verificará y validará la información suministrada e informará los requisitos para realizar el trámite correspondiente para el alquiler;

b) Deberán diligenciar obligatoriamente el formato de inscripción;

c) La solicitud de participación es individual e intransferible, en este caso únicamente quien diligenció el formato de inscripción será tenido en cuenta;

d) En el formato de inscripción deberá diligenciarse por el representante legal de la entidad interesada en participar;

e) Los proyectos, productos o soluciones tecnológicas presentadas por las empresas y que van a ser expuestas en los espacios designados para la sala de exposición (showroom), deberán estar relacionadas con la Gestión documental electrónica o administración de archivos. Lo anterior haciendo uso de las tecnologías en este tema;

f) La empresa debe estar dispuesta a compartir sus resultados y/o experiencias con las demás entidades y/u organizaciones interesadas en conocer la misma;

g) El enfoque de este espacio del evento es de tipo académico y busca mostrar tendencias tecnológicas en materia de Gestión documental electrónica y administración de archivos. El AGN en cumplimiento del principio de neutralidad tecnológica, no avala ni recomienda ninguna solución tecnológica que se presente en la sala de exposición (showroom);

h) Está prohibido ceder a terceras personas naturales o jurídicas el espacio asignado, así como utilizarlo para el uso de actividades no relacionadas con la naturaleza del evento.

Términos y condiciones

a) Para la ubicación de cada uno de los espacios, se dispone del pasillo del ala norte del Archivo General de la Nación, que fue distribuido en 18 espacios. Cada empresa participante tendrá un espacio de 3.25 m2 equivalentes a 1.30 metros de fondo, por 2.50 metros de ancho. El AGN no se hace responsable por la pérdida o daño de equipos. Una vez terminada cada jornada del evento, los espacios de exposición serán sellados hasta el inicio de la siguiente jornada;

b) Cada persona natural o jurídica participante será responsable de su propia infraestructura y mobiliario (acorde con las condiciones del Archivo General de la Nación);

c) El Archivo General de la Nación en cumplimiento del principio de neutralidad tecnológica, no avala ni recomienda ninguna solución tecnológica que se presente en la Sala de exposición (showroom);

d) Solo se asignará un cupo por persona jurídica o natural, marca o producto;

e) La asignación de espacios a cada empresa, será consecuente a la fecha de inscripción de estas y a la previa verificación y cumplimiento de los requisitos;

f) Las fechas para las inscripciones se abrirán en la dirección electrónica http:// observatoriotic.archivogeneral.gov.co y se cierran al completar la capacidad fijada para el evento;

g) Una vez el Archivo General de la Nación verifique el cumplimiento de la totalidad de los requisitos, publicará la lista de inscritos que hayan cumplido con la totalidad de los requisitos establecidos y se notificará a la persona natural o jurídica participante para que proceda a realizar el pago respectivo;

h) Una vez publicada la lista de las personas naturales o jurídicas participantes, el Archivo General de la Nación, realizará contacto con cada una para acordar temas logísticos;

i) El archivo General de la Nación, fijará la distribución de espacios y/o áreas de exhibición y los días asignados, atendiendo el principio de igualdad;

j) Está totalmente prohibida la reproducción parcial o total del logo, nombre o imagen del evento y del Archivo General de la Nación en sitios web, piezas publicitarias, documentos, redes sociales de los participantes;

k) El mobiliario que el participante disponga para el montaje del stand, no debe afectar la estructura arquitectónica del AGN (stand autosostenible).

ART. 6º—Servicio de alquiler de espacios para ferias de servicios.

El alquiler de cada uno de los espacios para exposición de 2.00 m de profundidad x 2.50 m de ancho, dotado con conexión eléctrica e iluminación. El valor del alquiler del espacio incluye los tres (3) días del evento, y será por la suma de setecientos mil pesos ($700.000) moneda corriente, antes de IVA, que deberán ser consignados en la cuenta corriente número 110-040001885 del Banco Popular a nombre del Archivo General de la Nación, con un plazo máximo de pago hasta quince (15) días calendario previo a la realización del evento.

Términos y condiciones

a) Para la ubicación de cada uno de los espacios cada empresa participante tendrá un espacio de 5.00 m2, equivalentes a 2.00 metros de profundidad, por 2.50 metros de ancho. El AGN no se hace responsable por la pérdida o daño de equipos. Una vez terminada cada jornada del evento, los espacios de exposición serán sellados hasta el inicio de la siguiente jornada;

b) Cada persona natural o jurídica participante será responsable de su propia infraestructura y mobiliario (acorde con las condiciones del Archivo General de la Nación);

c) El Archivo General de la Nación en cumplimiento del principio de neutralidad tecnológica, no avala ni recomienda ninguna solución tecnológica que se presente durante el evento;

d) La asignación de espacios a cada empresa, será consecuente a la fecha de inscripción de estas y a la previa verificación y cumplimiento de los requisitos;

e) Las fechas para las inscripciones se publicarán en la página web del AGN. Una vez el Archivo General de la Nación verifique el cumplimiento de la totalidad de los requisitos, publicará la lista de inscritos que hayan cumplido con la totalidad de los mismos y se notificará a la persona natural o jurídica participante para que proceda a realizar el pago respectivo;

f) Una vez publicada la lista de las personas naturales o jurídicas participantes, el Archivo General de la Nación, realizará contacto con cada una, para acordar temas logísticos;

g) El Archivo General de la Nación, fijará la distribución de espacios y/o áreas de exhibición y los días asignados, atendiendo el principio de igualdad;

h) Está totalmente prohibida la reproducción parcial o total del logo, nombre o imagen del evento y del Archivo General de la Nación en sitios web, piezas publicitarias, documentos, redes sociales de los participantes;

i) El mobiliario que el participante disponga para el montaje del stand, no debe afectar la estructura arquitectónica del AGN (stand autosostenible)

ART. 7º—Servicio de asistencia técnica archivística. El servicio se presta a las entidades públicas y privadas con funciones públicas y consiste en el acompañamiento y orientación en temas relacionados con la función archivística y la gestión documental. Este servicio se presta en las siguientes modalidades:

1. Presencial: Desarrollado en las instalaciones del Archivo General de la Nación o en las instalaciones de la entidad solicitante con una duración máxima de tres (3) horas.

2. Videoconferencia: La asistencia tiene una duración máxima de tres (3) horas. Las tarifas establecidas para este servicio son las siguientes:

DescripciónValor antes de IVA
Hora de asistencia técnica a entidades públicas.$168.067
Hora de asistencia técnica a entidades privadas que cumplen funciones públicas.$223.277

a) Cuando la entidad solicitante se encuentre localizada fuera de la ciudad de Bogotá, los gastos asociados al traslado y sostenimiento de los profesionales que prestan la asistencia técnica deben ser asumidos por la entidad y serán adicionales a la tarifa establecida;

b) Se cobra a las entidades públicas, establecidas en el artículo 2º de la Ley 80 de 1993, a partir de la segunda asistencia solicitada en un mismo año;

c) Para las entidades privadas que cumplen funciones públicas, se aplica el valor de la hora a partir de la primera asistencia;

d) Si la asistencia técnica incluye capacitación, se aplicarán las tarifas establecidas en el artículo 6º de la presente resolución;

e) El servicio no se presta a personas naturales o particulares.

ART. 8º—Servicios de capacitación archivística. Se dictará a través de cursos, talleres o seminarios, según corresponda.

Valor taller por persona antes de IVA
DescripciónTaller 40 horas por personaTaller 32 horas por personaTaller 24 horas por personaTaller 16 horas por personaTaller 8 horas por persona
Entidad Pública, Empresas privadas que cumplen funciones públicas, de economía mixta e industrial y comercial del Estado, entidades sin ánimo de lucro, (L. 80/93, art. 2º)782.941626.353469.765313.176156.588
Estudiantes que acrediten su vínculo académico activo el momento de inscribirse al evento de capacitación con certificación y/o recibo de pago de semestre.474.790379.832284.874189.91694.958
Empresas privadas y particulares1.121.008896.806672.605448.403224.202

Valor total curso por persona antes de IVA
DescripciónCurso 40 horas por personaCurso 32 horas por personaCurso 24 horas por personaCurso 16 horas por personaCurso 8 horas por persona
Entidad Pública, Empresas privadas que cumplen funciones públicas, de economía mida e industrial y comercial del Estado, entidades sin ánimo de lucro, (L. 80/93, art. 2º)641.176512.941384.706256.470128.235
Estudiantes que acrediten su vínculo académico activo al momento de inscribirse al evento de capacitación con certificación y/o recibo de pago de semestre.474.790379.832284.874189.91694.958
Empresas privadas y particulares831.092664.874498.655332.437166.218

Seminario del SNA 2017 (intensidad 24 horas)
DescripciónValor persona antes de IVA
Entidad pública, empresas privadas que cumplen funciones públicas, de economía mixta e industrial comercial del Estado, entidades sin ánimo de lucho (L. 80/93, art. 2º).
Estudiantes que acrediten su vínculo académico activo al momento de inscribirse al evento de capacitación con certificación y/o recibo de pago del semestre.
Otras empresas privadas y/o particulares.
$500.000

Políticas

a) Los eventos de capacitación se realizarán si el número de participantes garantiza el equilibrio financiero;

b) Las tarifas establecidas para eventos de capacitación que se desarrollen fuera del AGN, podrán variar de acuerdo con las condiciones de la contratación establecidas para cada caso;

c) Las tarifas establecidas no incluyen impuestos territoriales, por tanto, serán objeto de ajuste de acuerdo con la respectiva estructura tarifaria de la entidad territorial solicitante.

PAR. 1º—Los integrantes de los comités técnicos del Sistema Nacional de Archivos, podrán acceder a los beneficios a que hace alusión el artículo vigésimo tercero, siempre y cuando hayan asistido por lo menos al ochenta por ciento de las reuniones convocadas durante el año inmediatamente anterior a la solicitud.

PAR. 2º—Los integrantes de los consejos territoriales de archivos, podrán acceder a los beneficios a que hace alusión el artículo vigésimo tercero, para lo cual el AGN tendrá en cuenta su participación activa en los mismos y que la solicitud de exoneración de pago sea realizada por el Presidente del respectivo Consejo.

ART. 9º—Proceso de organización documental. Es un proceso mediante el cual se desarrollan actividades de clasificación, ordenación y descripción de los fondos documentales de las entidades, respetando el principio de procedencia y orden original. Las tarifas establecidas para el proceso de Organización Documental dependen del nivel de complejidad de las unidades documentales a intervenir y son las siguientes:

Nivel decomplejidadDescripciónValor ml antes de IVA
BajaSe aplica para unidades documentales simples (un solo tipo documental) tales como actas, resoluciones, acuerdos, decretos etc.1.115.988
MediaSe aplica para unidades documentales complejas, pero que están compuestas por tipos documentales homogéneos y de fácil identificación o para series documentales complejas con documentación posterior a 1990.1.339,496
AltaSe aplica para unidades documentales complejas, heterogéneos tales como expedientes personales, historias laborales, historias clínicas, expedientes contractuales, documentación histórica o anterior a 1989 o documentos que se encuentran en un fondo acumulado.1.785,714

NOTA: La sigla ML, se debe entender como la abreviatura de metros lineales. Aclarándose que todo servicio de organización documental, genera un cobro básico por cada metro lineal.

Las actividades que conforman un proceso técnico de organización y cuyo costo está incluido en la tarifa anteriormente establecida son:

Actividades proceso técnico de organización documental

ProcesoDescripción actividades
Clasificación. Toda labor intelectual de disposición de cualquier elemento según un esquema, plan o marco preestablecido. Puede ser: clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo, clasificación de piezas en el interior de un fondo, clasificación de documentos individuales en el interior de una pieza (carpeta, legajo, o cualquier elemento que contenga folios), mediante la cual se identifican.Clasificación por fondo, sección y subsección, de acuerdo con el principio de procedencia.
Clasificación de expedientes por oficina productora, serie o asunto, según TRD o TVD
Identificación tipos documentales en base de datos.
Clasificación tipos documentales sueltos por oficina productora, series, asunto o tema, según TRD o TVD
Ordenación. Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros de acuerdo con una unidad - orden establecido de ante mano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los documentos o las unidades archivísticas dentro de la serie. Ubicación física de los documentos dentro de la respectiva serie en el orden previamente acordado.Ordenación unidad documental, conforme al principio de orden original
Foliación
Realmacenamiento: Incluye Insumos: 4 cajas x-200, 24 carpetas propalcote y rótulos - ubicación expedientes (según sistema de ordenación) - (para un estimado de unidades documentales con un promedio de 200 folios; si la unidad está conformada por un número menor de folios, se incrementa el costo asociado a las unidades de almacenamiento adicionales.
Incorporación de tipos documentales en expedientes, (insertos)
Unificación de unidades documentales.
Descripción. Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación.Preinventarios documentales - Unidad Documental o expediente - Formato campos FUID
Digitación de inventarios por Unidad Documental o expediente - Formato campos FUID

El proceso de organización documental puede incluir, además de las actividades relacionadas, una serie de actividades complementarias cuyo costo no se encuentra contemplado en la tarifa citada y que en caso de ser requeridas por la entidad contratante se costearán de manera independiente de acuerdo con los valores estimados por mano de obra profesional y técnica, insumos y demás gastos que demanden actividades y que se relacionan a continuación.

Actividades complementarias al proceso de organización
Actividades complementariasHoja de control
Fotocopias de documentos
Atención de consultas por expediente
Atención de consultas enviadas a través de correos electrónico y/o aplicativo por expediente
Recepción documentación: punteo inventarios o relaciones
Procesos de conservaciónPrimeros auxilios proceso básico: limpieza general y unión de rasgadura mayor a 2 cm y menor de 10 cm
Primeros auxilios proceso medio: Unión de rasgaduras y recuperación de plano
Primeros auxilios proceso alto: eliminación de cintas, faltantes, recuperación de plano con humectación.
Desinfección puntual
Desinfección mixta
Monitoreo ambientalMedición de temperatura y humedad relativa —curva por ocho días calendario— por cada espacio de archivo.
Evaluación de contaminación biológica - por cada espacio de archivo.
Medición de gases ambientales (CO, CO2, O2, NO, y SO2)- por cada espacio de archivo.
Medición puntual de luminosidad y radiación ultravioleta
Medición adicional según diagnóstico
Evaluación de la contaminación biológica

PAR. 1º—La complejidad de las unidades documentales a intervenir se determinará previa visita técnica realizada por el Grupo de Proyectos del Archivo General de la Nación.

PAR. 2º—Si la entidad contratante requiere conjuntamente los servicios de organización y digitalización documental, para el costeo del proceso de organización se aplicarán las tarifas establecidas en el artículo noveno de la presente resolución y para el proceso de digitalización el costo se establecerá por la mano de obra profesional y técnica, equipos, insumos y tiempo de intervención, independientemente del volumen a digitalizar.

ART. 10.—Servicio de digitalización. Proceso técnico que permite convertir un documento en soporte analógico (papel, microfilm) en uno o varios archivos digitales que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento. La tarifa establecida para este proceso es la siguiente:

ProcesoDescripción actividadValor antes de IVA
DigitalizaciónDigitalización por imagen, documentación tamaño cada tamaño oficio216
De rollo de Microfilm con procesado e índice216
De microfilm a digital sin edición ni índice86

ART. 11.—Servicio de microfilmación. Proceso técnico que permite tener una reproducción exacta de un documento sobre un soporte fotográfico normalizado, para preservación a largo plazo. La tarifa establecida para este proceso es la siguiente:

ProcesoDescripción actividadValor antes de IVA
MicrofilmaciónReproducción Microfilm 35 mm. Cámara Planetaria/Fotograma388
Reproducción Microfilm 16 mm. Cámara Planetaria/Fotograma216

ART. 12.—Servicio de depósito. El servicio mediante el cual se pone a disposición de las entidades depósitos con estantería para el almacenamiento de documentación, cumpliendo con los protocolos establecidos en cuanto a seguridad y cumplimiento normativo. La tarifa establecida para este proceso es la siguiente:

ProcesoDescripción actividadValor antes de IVA
Servicio de depósitoServicios de depósito - Sede Funza con estantería por metro cuadrado mes41.681
Servicios de depósito - AGN Centro con estantería por metro cuadrado mes46.983
Servicio de depósito para custodia de un rollo de microfilm mensual621

PAR. 1º—Los contratos que se suscriban para servicio de depósito deben contemplar en la cláusula de forma de pago, el pago del período anticipado.

PAR. 2º—Las tarifas establecidas para el servicio de depósito incluye dos monitoreos ambientales por año, los cuales se realizarán semestralmente.

PAR. 3º—Para la custodia de rollo, se cobrará el mes completo independientemente del plazo contractual.

ART. 13.—Servicio de diagnóstico integral. Proceso de verificación del estado actual de la gestión documental en aspectos administrativos, archivísticos, conservación, infraestructura y tecnología; así, como la validación de su cumplimiento normativo, identificación de aspectos críticos, debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de la entidad en torno al cumplimiento de la función archivística. El costo para este servicio se determinará según los valores estimados por mano de obra profesional y técnica, insumos y demás gastos que demanden actividades tales como: identificación de la entidad, levantamiento de fichas diagnóstico por procesos archivísticos y de conservación, evaluación de los planes que integran el sistema integrado de conservación, monitoreo o seguimientos, horas de asistencia técnica, etc.

ART. 14.—Construcción de historia institucional. Proceso mediante el cual se elabora el documento que permite el análisis retrospectivo de una entidad con la cual se identifican los momentos de cambio, en cuanto a su evolución orgánico-funcional conforme a los aspectos normativos que determinen las diferentes estructuras y su desarrollo en el tiempo, facilitando la organización documental, gestión de archivos de información, recuperación de patrimonio documental y memoria institucional, así como la identificación de documentación de valor histórico y patrimonial. El costo para el desarrollo de las actividades que enmarcan el proceso de construcción de la Historia Institucional, se determinará según los valores estimados por mano de obra profesional y técnica, insumos y demás gastos que demanden las actividades pertinentes para el desarrollo de este servicio.

ART. 15.—Aseguramiento de calidad. Proceso en el cual se realiza la verificación, seguimiento y validación, en el cumplimiento de los aspectos y especificaciones técnicas de los procesos y productos terminados entregados por un tercero (contratista) a una entidad contratante; es de aclarar que este proceso, por lo general se aplica a los procesos de gestión documental. Para determinar el costo del servicio de aseguramiento de calidad, se estimará el valor de la mano de obra requerida, insumos, tiempo de ejecución y demás gastos adicionales que demande la verificación de una muestra documental o productos entregados por terceros, a fin de realizar procesos de control de calidad y certificar el cumplimiento de procesos archivísticos. Dicha muestra se establece en un 10% sobre el volumen total de intervención, no obstante el porcentaje puede variar, según análisis previo con el cliente, con el fin de garantizar el cumplimiento normativo y la calidad en la entrega de los productos finales.

ART. 16.—Inventario documental. Proceso de descripción de la información contenida en los archivos y fondos documentales, con el fin de garantizar de forma precisa la recuperación y el acceso a la información y su consulta. Para determinar el costo del proceso de levantamiento de inventario, se estimará el valor de la mano de obra requerida, insumos, tiempo de ejecución y demás gastos adicionales que demande el desarrollo de las actividades propias del levantamiento de inventario documental, en concordancia con el volumen a inventariar.

ART. 17.—Administración integral. En el servicio de administración integral de fondos documentales se desarrollan actividades enfocadas a garantizar la seguridad e integridad de los soportes documentales y su información, que consisten en: La recepción de la documentación (punteo y almacenamiento, recepción de la documentación (punteo y almacenamiento de unidades), mantenimiento de instalaciones, limpieza general de la documentación, atención de consultas (aplicativos), implementación del SIC (monitoreo de condiciones ambientales), almacenamiento de la documentación. El costo se determinará según los valores estimados por mano de obra profesional y técnica, insumos y demás gastos que demanden las actividades pertinentes para el desarrollo de este servicio.

ART. 18.—Todos los proyectos archivísticos deben contemplar el costo de la Fase de Planeación, la cual se estimará con base en el tiempo requerido para la elaboración del Plan de Dirección del Proyecto y sus planes subsidiarios (comunicaciones, calidad, riesgos, metodología y cronograma), los cuales son desarrollados por el líder del proyecto y profesionales de diversas disciplinas, con el fin de garantizar que todas las condiciones estén dadas para iniciar, en forma efectiva, con la ejecución del contrato. De requerirse actividades adicionales, la tarifa se establecerá de acuerdo con el diagnóstico del estado de conservación de la documentación.

ART. 19.—Cuando la entidad contratante, en el marco del desarrollo de un proyecto requiera actividades de transferencia de conocimiento en temáticas relacionadas exclusivamente con el objeto contractual, esta actividad se costeará por mano de obra profesional y técnica, insumos y demás gastos que demanden las actividades inherentes al desarrollo de la misma.

ART. 20.—Sobre los valores citados para cada uno de los servicios y una vez calculado el costo total del servicio solicitado, se aplicará el cobro de la tarifa del Impuesto al Valor Agregado (IVA), que se encuentre vigente.

ART. 21.—Las tarifas establecidas mediante este acto administrativo, serán ajustadas en la próxima vigencia fiscal acorde a los resultados del Índice de Precios al Consumidor (IPC).

PAR. 1º—El ajuste a las tarifas establecidas podrá ser menor o mayor a los resultados del Índice de Precios al Consumidor (IPC) con fundamento en el estudio de costos que se realicen para los respectivos servicios.

ART. 22.—Aproximación al múltiplo más cercano. Para facilitar el recaudo y contabilización de los valores resultantes de la liquidación de los bienes y servicios del Archivo General de la Nación, estos se aproximarán a la decena, centena o millar superior más cercana.

ART. 23.—El Director General podrá conceder descuentos o exonerar del pago de las tarifas por los servicios relacionados anteriormente, a las entidades públicas y a las entidades privadas sin ánimo de lucro, previo la presentación de la justificación respectiva.

ART. 24.—El servicio de visita guiada, solicitado por entidades públicas y/o particulares no tendrá costo alguno.

ART. 25.—Ordenar a los responsables de las comunicaciones del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, publicar la presente resolución, en la página web de la entidad.

ART. 26.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición, se implementará de manera inmediata y deroga la Resolución 8 de 2017.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 19 de septiembre de 2017.