Secretaría Distrital de Hacienda

RESOLUCIÓN 324 DE 2017

(Diciembre 29)

"Por la cual se establecen las directrices especiales de seguridad que deberán observarse en la gestión integral de tesorería a cargo de la Secretaría Distrital de Hacienda"

El secretario Distrital de Hacienda (e),

En uso de las facultades que le confieren los literales a), o) y u) del artículo 4º del Decreto Distrital 601 de 2014, modificado por el artículo 1º del Decreto Distrital 364 de 2015, y

CONSIDERANDO:

Que el literal e) del artículo 62 del Acuerdo Distrital 257 de 2006 y el literal a) del artículo 4º del Decreto Distrital 601 de 2014, modificado por el artículo 1º del Decreto Distrital 364 de 2015, establecen como función de la Secretaría Distrital de Hacienda formular, orientar, coordinar y ejecutar las políticas tributarias, presupuestal, contable, de tesorería y de crédito público para el Distrito Capital.

Que de conformidad con el artículo 37 del Decreto Distrital 216 de 2017, en su gestión financiera, operativa y de riesgos, la Secretaría Distrital de Hacienda se acogerá a los estándares y buenas prácticas a nivel nacional e internacional y de los organismos autorreguladores, adaptadas al tamaño y complejidad de sus operaciones.

Que desde 2008, Bogotá D.C.-Secretaría Distrital de Hacienda es miembro del Autorregulador del Mercado de Valores, AMV, y está inscrito en el registro nacional de agentes del mercado de valores como intermediario no vigilado de valores, lo que conlleva: un fortalecimiento del sistema de control interno para la administración de las finanzas de la ciudad mediante una estructura con funciones· segregadas; mayor seguridad e integración en los procesos financieros hacendarios y con las entidades distritales; mayor transparencia, eficiencia y profesionalización y mejor gestión de riesgos, generando confianza sobre la gestión hacendaria distrital de parte de la ciudadanía, las demás instituciones del mercado financiero y los entes de control.

Que dicha membresía ha hecho posible la gestión directa del portafolio distrital por parte de la dirección distrital de tesorería, con el apoyo permanente de las dependencias hacendarias y entidades competentes permitiéndole administrar los recursos distritales a menores costos, logrando una gestión segura y adecuada de sus riegos de liquidez, de mercado, de crédito y operacionales y obteniendo unas rentabilidades más favorables a las producidas por administradores de carteras colectivas sometidas a similares restricciones normativas.

Que para garantizar la seguridad e integridad en las operaciones de tesorería a cargo de la Secretaría Distrital de Hacienda en todos sus aspectos y mitigar los riesgos asociados a las mismas, la Secretaría Distrital de Hacienda estima conveniente y necesario establecer principios y directrices especiales que deberán observar los servidores públicos distritales en el marco de los compromisos y deberes de la entidad como intermediario no vigilado del mercado de valores y miembro del autorregulador del mercado de valores, AMV, y de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias aplicables.

Que en cumplimiento de lo establecido en el numeral 8º del artículo 8º de la Ley 1437 de 2011, se deja la constancia que el proyecto de resolución se publicó en el portal web de la Secretaría Distrital de Hacienda desde el 4 al 6 de diciembre de 2017, sin que se recibieran observaciones o sugerencias por parte de los ciudadanos.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Compromiso institucional. La seguridad e integridad de las operaciones correspondientes a la gestión integral de tesorería a cargo de la Secretaría Distrital de Hacienda se construye mediante el compromiso y el concurso efectivo y permanente de los servidores públicos de la Secretaría Distrital de Hacienda y de las entidades distritales usuarias, en el marco de los principios éticos hacendarios, de las normas nacionales y distritales y procedimientos aplicables y de las normas especiales que regulan la intermediación en el mercado de valores.

ART. 2º—Segregación funcional. La gestión integral de tesorería distrital se soporta en una estructura de segregación funcional bajo esquemas operativos de controles duales, administrativos y transaccionales, siempre que estos sean aplicables.

ART. 3º—Confidencialidad. Sin perjuicio del cumplimiento de las normas sobre transparencia y acceso a la información pública, de conformidad con lo previsto en el Código Único Disciplinario los servidores públicos de la Secretaría Distrital de Hacienda observarán el deber de confidencialidad respecto de la gestión de tesorería, absteniéndose de brindar información interna o privilegiada asociada a operaciones o estrategias de negociación o información ficticia o incompleta, que pueda provocar errores o favorecer indebidamente intereses particulares en la gestión integral de tesorería.

La información que deba suministrarse se entregará por parte de los directivos y servidores públicos competentes, con las formalidades previstas para la atención de solicitudes y peticiones, o según los procedimientos para la rendición de cuentas o reporte a autoridades y entes de control, según el caso.

ART. 4º—Apoyo corporativo a la gestión de tesorería. La dirección de gestión corporativa de la Secretaría Distrital de Hacienda prestará colaboración para garantizar el cumplimiento por parte de la entidad de las prácticas y estándares a que está obligada como miembro del autorregulador del mercado de valores, AMV, y en particular:

4.1. Mantendrá contacto con las empresas proveedoras de servicios administrativos, con el fin de que al personal de apoyo al interior de la Dirección Distrital de Tesorería se le informe y se realice seguimiento sobre la observancia de las condiciones especiales de seguridad previstas en esta resolución.

4.2. Requerirá, de quienes de conformidad con los reglamentos del AMV tienen el carácter de “personas naturales vinculadas”, diligenciar y actualizar periódicamente el formato 02-F-36 “documento manual de ética y compromisos para los funcionarios de la Secretaría Distrital de Hacienda que tiene la calidad de personas naturales vinculadas”.

ART. 5º—Condiciones para a seguridad financiera de las operaciones. La Secretaría Distrital de Hacienda desarrollará sus funciones observando estrictamente las políticas, lineamientos, directrices, límites de riesgo para el manejo de sus portafolios de inversión y de deuda y gestión de tesorería aprobados por los comités de política de riesgo y de tesorería y demás instancias pertinentes.

Las operaciones de tesorería se llevarán a cabo en condiciones óptimas para la gestión del riesgo financiero y con cumplimiento estricto del marco legal y reglamentario. Para el efecto, la Secretaría Distrital de Hacienda observará las normas especiales y estándares de mercado establecidos para los miembros del autorregulador del mercado de valores en su actividad de intermediación de valores, incluyendo el reglamento, estatutos, circulares y documentos que emite el autorregulador.

Los servidores hacendarios que participen en la actividad de intermediación en el mercado de valores contarán con la necesaria certificación del AMV e inscripción en el registro nacional de profesionales del mercado de valores RNPMV, cuando tales condiciones sean obligatorias.

ART. 6º—Seguridad de la información en la operación de tesorería. La gestión integral de tesorería a cargo de la Secretaría Distrital de Hacienda se desarrollará con estricta observancia de la política de seguridad y privacidad de la información y del manual del subsistema de gestión de la seguridad de la información de la entidad. En las operaciones de tesorería se fortalecerá la utilización de banca electrónica mediante recursos y controles tecnológicos, según las siguientes directrices:

6.1. La gestión de las cuentas bancarias de titularidad de la entidad y la autorización de apertura de las cuentas de caja menor y demás cuentas bancarias de titularidad de las entidades que forman parte del presupuesto anual del Distrito Capital y fondos de desarrollo local se llevará mediante registros en los sistemas de información adoptados por la entidad y observando las normas aplicables y los procedimientos de calidad.

6.2. El acceso a los portales bancarios y sistemas de comunicación financiera y pagos será controlado, de forma que pueda autenticarse y verificarse la identidad de la persona que se registra en el sistema. De acuerdo con los mecanismos de seguridad adoptados por las entidades financieras se establecerán los procedimientos operativos que garanticen la custodia y efectividad de los controles adoptados.

6.3. En la administración y registro de transacciones en portales bancarios y sistemas de comunicación financiera y pagos a cargo de la dirección distrital de tesorería, se aplicarán controles duales y se solicitará la opción de confirmación de transacciones siempre que el respectivo banco lo permita. Igualmente se definirán y registrarán en el respectivo portal o sistema los topes transaccionales máximos para cada usuario y tiempos máximos para aprobar las transacciones, cuando el portal lo permita, y se informará a los usuarios transaccionales sobre los límites por entidad financiera y por tipo de operación. Adicionalmente, se definirán, registrarán e informarán las horas y días específicos en los cuales los usuarios transaccionales tendrán acceso a los portales bancarios. En ningún caso se permitirá dicho acceso en días no hábiles.

6.4. Se revisarán diariamente los egresos de las cuentas bancarias para verificar que no existan operaciones o transacciones financieras no autorizadas.

6.5. Para proteger la confidencialidad; autenticidad y/o integridad de los archivos que ordenan operaciones de tesorería, deberán observarse los lineamientos para uso adecuado y efectivo de la criptografía definidos en el manual del subsistema de gestión de la seguridad de la información y utilizarse las técnicas de cifrado adoptadas por la dirección de informática y tecnología de la entidad, teniendo en cuenta que esas operaciones corresponden a información sensible y restringida.

6.6. Cada usuario será responsable de aplicar rigurosamente las buenas prácticas definidas en las políticas, procedimientos y demás documentos aplicables para la navegación adecuada en los portales bancarios, sistemas de comunicación financiera y pagos, así como en los demás sistemas de información de la entidad.

6.7. La dirección distrital de tesorería definirá y utilizará un número limitado de equipos de cómputo y de comunicaciones para la ejecución de las transacciones y en lo posible estos se destinarán exclusivamente para ese efecto. Igualmente establecerá, con el apoyo de la dirección de informática y tecnología, consultados los requerimientos de las entidades financieras, aquellas restricciones especiales en: conectividad, comunicaciones, software financiero autorizado, programas de seguridad informática y financiera y su respectivo mantenimiento y soporte, bajo estándares de seguridad y prevención del riesgo y demás restricciones necesarias para los equipos destinados a la preparación, ejecución, control o cumplimiento de las transacciones.

6.8. La existencia de usuarios en los aplicativos de tesorería y el acceso a la información financiera de cada entidad distrital es responsabilidad única y exclusiva del representante legal, ordenador del gasto y responsable de presupuesto, quienes por lo menos una vez al año revisarán los usuarios y privilegios, velando por la constante actualización de estos, de forma que garanticen que los usuarios activos y sus roles son los correctos. En periodos de ausencia por vacaciones, incapacidades, licencias, etc., el responsable de cada entidad debe tramitar la desactivación temporal del usuario. Cuando un usuario se retire de una entidad, o cuando por cambio de funciones ya no requiera acceder a los aplicativos de la DDT, es deber del responsable en cada entidad solicitar de manera inmediata la inactivación del usuario y la desactivación de los roles según las directrices establecidas por la dirección distrital de tesorería, para la gestión de roles en el aplicativo OPGET y usando los formatos asociados a los procedimientos de calidad 65-P06 administración de cuentas de usuario.

6.9. Los privilegios otorgados a cada usuario que le permiten el acceso a la información financiera de cada cantidad y/o ejecución de transacciones de tesorería, son responsabilidad única y exclusiva del representante legal, ordenador del gasto y responsable de presupuesto, quienes periódicamente deben revisar estos privilegios, velando por su constante actualización de tal forma que garanticen que los usuarios activos y sus roles sean los correctos. Cada entidad debe solicitar la asignación, modificación o desactivación de roles con la debida anticipación, de forma que garantice su normal operación. Así mismo, debe revisar periódicamente que tenga suficientes usuarios activos y con los roles necesarios, que le permita garantizar la continuidad de la prestación del servicio.

6.10. De conformidad con el inciso 3º del artículo 8º del Decreto Distrital 216 de 2017, "Los servidores públicos que suscriban las órdenes de pago y las órdenes de devolución deberán registrar sus firmas en la dirección distrital de tesorería. En caso de modificación del registro de los funcionarios, la respectiva entidad responsable deberá informarlo y actualizar las firmas correspondientes en la dirección distrital de tesorería, de acuerdo con los procedimientos que se establezcan”.

Al respecto, el (la) tesorero (a) distrital, con el apoyo de la dirección de informática y tecnología, informará sobre los requerimientos para que el mecanismo digital o firma electrónica sean reconocidos por el aplicativo de tesorería OPGET, o el que a futuro lo reemplace. Las diferentes entidades radican sus solicitudes de pago en el aplicativo de tesorería y quedan aprobadas cuando son firmadas digitalmente por el ordenador del gasto y el responsable del presupuesto.

6.11. El acceso remoto a los sistemas transaccionales de la dirección distrital de tesorería, restringidos por medio de redes privadas, solo podrá ser autorizado por el (la) tesorero (a) distrital, quien deberá dejar constancia escrita de la solicitud y autorización, incluyendo la motivación de la solicitud.

6.12. En cumplimiento del reglamento del autorregulador del mercado de valores, la Secretaría Distrital de Hacienda ha dispuesto los mecanismos para realizar el seguimiento y monitoreo a las comunicaciones institucionales realizadas por los servidores públicos que tienen a cargo actividades relacionadas con la intermediación de valores. En ese orden, se realizará grabación, seguimiento y monitoreo sobre el uso de todos aquellos sistemas de comunicación institucional necesarios para verificar y reducir riesgos en la participación de la entidad en la intermediación de valores. El (la) tesorero(a) distrital definirá los cargos, equipos de comunicación y direcciones de correo electrónico que estarán sujetos a ese seguimiento y monitoreo, teniendo en cuenta su relación directa o indirecta, permanente u ocasional, con la intermediación de valores.

ART. 7º—Medidas de contingencia. En la dirección distrital de tesorería se deberán disponer medidas para la conservación de la información sobre los procesos transaccionales requerida para asegurar la continuidad de las operaciones. De presentarse eventos de contingencia, únicamente podrán acceder a esa información los servidores públicos autorizados en el correspondiente plan de contingencia.

De igual modo, los servidores públicos con cargo directivo en la dirección distrital de tesorería serán responsables de designar formalmente y en forma previa y de capacitar a quienes sustituirán transitoriamente a los servidores públicos titulares que se encuentren por fuera de la oficina por un período de tiempo determinado y en prevención de ausencias imprevistas

ART. 8°—Medidas de seguridad física y operacional. La Secretaría Distrital de Hacienda implementará las medidas suficientes para brindar protección, control e integridad a las instalaciones, bienes y elementos requeridos para ejecutar sus operaciones de tesorería.

En la implementación de controles y medidas de seguridad se tendrá en cuenta que para cumplir con la gestión de recaudo, administración, inversión, pagos, traslados y/o disposición de recursos de la cuenta única distrital y administración del portafolio de inversiones de Bogotá, D.C., la entidad administra información reservada propia y de terceros, elementos de seguridad física y tecnológica y activos de información con carácter restringido que ameritan niveles de seguridad acordes con los estándares de la industria financiera.

En consecuencia, las instalaciones de la dirección distrital de tesorería se definen como áreas restringidas y por ello contarán con sistemas acceso controlado mediante servicios de vigilancia, controles de ingreso, elementos de seguridad y separación física interna para sus zonas restringidas internas, siguiendo los estándares y reglamentaciones aplicables a la intermediación en el mercado de valores, adaptados a las condiciones especiales de la entidad.

En concordancia con este carácter restringido, el (la) tesorero (a) distrital definirá y comunicará mediante circular y/o en los respectivos procedimientos de calidad, las restricciones y controles especiales para el acceso físico a la dependencia, con el apoyo de las direcciones de gestión corporativa y de informática y tecnología de la entidad en materia de control de acceso, cámaras de seguridad; cajas fuertes; seguridad en las áreas restringidas de mesa de inversiones, back office y home banking; adquisición y control de elementos de seguridad bancaria, custodia y manejo de títulos, arqueos y controles.

La dirección distrital de tesorería suministrará y actualizará mediante cartas dirigidas a las entidades financieras, instrucciones detalladas sobre las condiciones operativas que deben observarse, incluyendo los funcionarios autorizados para firmar y confirmar operaciones y los encargados de movilizar cartas y elementos de seguridad, así como las líneas telefónicas y correos dispuestos para el efecto.

En la operación de inversiones se aplicarán y mantendrán debidamente documentados los controles para seguridad en las cotizaciones, cierres y registro de las operaciones en el mercado de valores y en la negociación de divisas, administración de recursos en cuentas y traslados, límites de administración de riesgos, perfiles y límites de las personas que intervienen en los procesos de negociación según los procesos de segregación de funciones.

ART. 9º—Autocontrol y autoevaluación. Cada jefatura de la dirección distrital de tesorería realizará las actividades de autocontrol necesarias para verificar la permanente observancia de las presentes directrices, en lo de su competencia, dejando de ello evidencia escrita.

ART. 10.—Monitoreo, seguimiento, evaluación y auditoría. En el programa anual de auditoría de la Secretaría Distrital de Hacienda para cada vigencia se incorporarán las actividades periódicas de monitoreo, seguimiento, evaluación y/o auditoría necesarias y suficientes para establecer la conformidad con las normas y estándares vigentes, de las labores de las dependencias responsables de ejecutar o apoyar la intermediación de valores en la entidad.

Dichas actividades incluirán, por lo menos, las necesarias para verificar una muestra de operaciones de inversión desde su planeación hasta su ejecución, cierre y cumplimiento; el monitoreo a comunicaciones institucionales con base en el sistema institucional de seguimiento; el cumplimiento de la normativa especial aplicable a la entidad como intermediario no vigilado de valores y miembro del AMV y de lo previsto en la presente resolución; la verificación de cumplimiento de las responsabilidades, productos y tareas previstos en la Resolución SDH259 de 2009 a cargo de las dependencias hacendarias competentes y las demás que se estimen necesarias y pertinentes.

ART. 11Vigencia. La presente resolución rige a partir del día siguiente a la fecha de su publicación en el Registro Distrital.

Publíquese cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 29 de diciembre de 2017.