Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá

CIRCULAR 51 DE 2017

(Diciembre 29)

Asunto: Índice de transparencia de Bogotá - Etapa de réplica

Radicación interna: 2-2017-28812

Como es de su conocimiento, la Corporación Transparencia por Colombia, en asocio con la Cámara de Comercio de Bogotá, ProBogotá y la veeduría distrital, se encuentran realizando la primera medición del índice de transparencia de Bogotá, ITB, a 34 entidades del Distrito Capital, cuyos resultados definitivos serán presentados en el mes de abril de 2018.

Desde el 14 de diciembre de 2017 y hasta el 21 de enero de 2018, se está llevando a cabo la etapa de réplica a los resultados preliminares. Esto significa que cada una de las entidades objeto de la medición deberá revisar los resultados que les fueron comunicados en el presente mes, identificar posibles fallas o ausencia de información frente a reportes realizados en etapas anteriores del proceso, y enviar los comentarios de rectificación junto con la información que dé cuenta de la gestión adelantada, de acuerdo a lo pertinente, en el marco de la metodología establecida por la Corporación Transparencia por Colombia.

Esta oportunidad es de suma importancia para que las entidades reflejen de la manera más acertada y cercana a la realidad institucional, los esfuerzos adelantados en las temáticas evaluadas, para así lograr que la medición sea lo más fidedigna posible.

Para lo anterior, cada entidad deberá:

1. Identificar al interlocutor designado dentro de su entidad encargado de la consolidación y primer reporte de información, y quien cuenta con el conocimiento para liderar el proceso de réplica. Si esta persona no se encuentra presente en este período, la entidad deberá designar a un responsable del proceso, puesto que el límite de envío de la réplica es el 21 de enero de 2018.

2. Revisar los documentos enviados por la Corporación Transparencia por Colombia con la suficiente oportunidad y diligencia con el fin de comprender la metodología y criterios utilizados en la medición. Estos documentos son:

— Ficha de resultados preliminares ITB 2016-2017 (exclusivo para cada entidad: contiene los resultados de la entidad).

— Formato de réplica (exclusivo para cada entidad: contiene las variables sobre las que se puede realizar la réplica).

— Instructivo de ficha de réplica (general para todas las entidades, disponible en: goo.gl/v99oHh).

— Documento metodológico preliminar (general para todas las entidades, disponible en: goo.gl/v99oHh).

3. Identificar las temáticas o inquietudes frente a los resultados preliminares, la metodología de medición y la metodología del proceso de réplica con el fin de solicitar las aclaraciones correspondientes a la Corporación Transparencia por Colombia, con la debida antelación y dentro de los plazos establecidos.

4. Identificar las variables calificadas con cero (0) o resultados imprecisos, cotejar estos resultados frente a la información efectivamente reportada por su entidad y ya evaluada, y verificar si tienen posibilidad de réplica en el formato de réplica, para proceder con esta.

5. Identificar dentro de cada entidad, los responsables de la variable con posibilidad de réplica, analizar con ellos los resultados y determinar las posibilidades de rectificación, así como la información que la soporta.

6. Diligenciar el formato de réplica y consolidar la información respectiva que sustente la rectificación a que haya caso. Se debe tener en cuenta el corte de reporte de la información y la fuente de información para la verificación.

7. Enviar el formato de réplica a través del interlocutor designado por cada entidad, junto con las evidencias que dan cuenta de la gestión adelantada y que sustentan la solicitud de rectificación realizada, dentro del plazo establecido.

N. del D.: La presente circular va dirigida a representantes legales y jefes oficinas de planeación de las secretarías de despacho, departamentos administrativos, establecimientos públicos, unidades administrativas especiales, empresas industriales y comerciales del Distrito, sociedades de economía mixta y empresas de servicios públicos, empresas sociales del Estado, entes de control distrital.