Superintendencia de Puertos y Transporte

CIRCULAR EXTERNA 35 DE 2018

(Julio 23)

Asunto: Planes de recuperación y mejoramiento ordenados en virtud de la medida administrativa de sometimiento a control.

De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 2741 de 2001, que modifica los decretos 101 y 1016 de 2000, y en virtud de los fallos de acción de definición de competencias administrativas proferidos por la Sala Plena del Honorable Consejo de Estado, de una parte, entre la Superintendencia de Puertos y Transporte y la Superintendencia de Sociedades (C-746, sep. 25/2001), y la otra con la Superintendencia de la Economía Solidaria (11001-03-15-000-2001-0213-01, mar. 5/2002), corresponde a la Superintendencia de Puertos y Transporte, en ejercicio de la delegación de supervisión conferida por el Estado:

• Inspeccionar, vigilar y controlar la aplicación y el cumplimiento de las normas que rigen el sistema de tránsito y transporte.

• Inspeccionar y vigilar los contratos de concesión destinados a la construcción, rehabilitación, administración, operación, explotación y/o mantenimiento de la infraestructura de transporte, de conformidad con las especificaciones mínimas, normas, marcos técnicos, operativos y financieros, indicadores de evaluación y lineamientos contractuales mínimos que en la materia defina la Comisión de Regulación del Transporte, CRTR, sin perjuicio de las funciones de interventoría de obra o renegociación de contratos propias de las entidades ejecutoras.

• Evaluar la gestión financiera, técnica y administrativa y la calidad del servicio de las empresas de servicio de transporte y concesionarios en general para efectos de los contratos respectivos, de acuerdo con los indicadores y parámetros definidos por la Comisión de Regulación del Transporte y publicar sus evaluaciones.

• Inspeccionar, vigilar y controlar la permanente, eficiente y segura prestación del servicio de transporte, con excepción del servicio público de transporte terrestre automotor colectivo metropolitano, distrital y municipal de pasajeros, del servicio público de transporte, terrestre automotor individual de pasajeros en vehículos taxis en todo el territorio nacional y de la prestación del servicio escolar en vehículos particulares cuya vigilancia continuará a cargo de las autoridades territoriales, y

• La correspondiente vigilancia, inspección y control de carácter integral sobre las organizaciones solidarias que prestan servicio público de transporte terrestre automotor.

En tal sentido, esta superintendencia debe establecer mediante actos de carácter general las metodologías, criterios y demás elementos o instrumentos técnicos específicos necesarios para el cumplimiento de sus funciones, tales como: “coordinar y ejecutar la realización de visitas para la inspección, vigilancia y control; coordinar los mecanismos de evaluación de gestión financiera, técnica y administrativa y la calidad del servicio de las empresas de servicios de transporte terrestre automotor” y, por ello, considera necesario fijar los procedimientos a través de metodologías adecuadas que optimicen y hagan más eficiente el trabajo misional y estandaricen la presentación de los planes de mejoramiento por parte de los vigilados a este ente de control.

Así las cosas y dado que el propósito de la medida administrativa de sometimiento a control, es acompañar al vigilado y promover la presentación de planes y programas encaminados a mejorar la situación que hubiere originado el control, además de vigilar la cumplida ejecución de los mismos, esta superintendencia, en la búsqueda de mejores prácticas asociadas al marco de sus funciones, y con el fin de garantizar el óptimo cumplimiento de las acciones formuladas en el plan de mejoramiento; a partir de la fecha establece los siguientes lineamientos que deben ser acatados por los vigilados, que se encuentren en esta situación:

1. Medida preventiva - Plan de mejoramiento.

La Superintendencia de Puertos y Transporte, en ejercicio de su función de vigilancia, debe velar por que las empresas cumplan con las normas nacionales, internacionales, leyes y normas vigentes que regulen la prestación del servicio en materia de tránsito y transporte terrestre automotor, además porque se desarrolle la prestación continua del servicio público ajustándose a la Constitución, la ley, los reglamentos y a sus propios estatutos en condiciones de calidad y supervisar la implementación de correctivos que permitan solventar situaciones críticas de orden jurídico, económico, contable, administrativo o de calidad.

En este orden, esta superintendencia, podrá adoptar, mediante acto administrativo motivado, una medida de carácter preventivo, consistente en someter a control a una empresa y consecuentemente ordenar la presentación y adopción de planes y programas de mejoramiento encaminados a solucionar situaciones de irregularidad o anormalidad y vigilar la cumplida ejecución de los mismos, así como emitir las instrucciones que sean necesarias para su superación; todo ello, con el fin de promover la continuidad del servicio, el restablecimiento de la calidad, de conformidad con las normas constitucionales, legales y reglamentarias, o la superación de situaciones que amenacen o afecten la adecuada prestación del servicio público de transporte terrestre o el cumplimiento de sus objetivos, sin perjuicio de la investigación y la imposición de las sanciones administrativas a que haya lugar:

2. Término y formalidad en la presentación del plan de mejoramiento.

La empresa prestataria de servicio público de transporte terrestre con o sin ánimo de lucro, a quien se imponga esta medida preventiva, elaborará un plan de mejoramiento que deberá remitir a la Superintendencia de Puertos y Transporte en un término no mayor a veinte (20) días hábiles a partir de la ejecutoria de la resolución en que se ordena, presentado y aprobado (según así lo considere el ente de control y una vez analice y materialice las irregularidades detectadas), en y por la asamblea general y/o junta directiva, asamblea de asociados y/o consejo de administración (en el caso de organizaciones solidarias), representante legal y revisor fiscal, exigencia que deberá plasmarse en la resolución que impone la medida. Para tal efecto deberá enviar certificación de su presentación y aprobación, suscrita por quien preside el órgano de administración que corresponda, según lo dispuesto por la Superintendencia de Puertos y Transporte, y el revisor fiscal o contador público, este último, cuando esté eximido de la figura de revisor fiscal.

Las acciones propuestas por las empresas en el plan de mejoramiento podrán plantearse dentro de un término de un (1) mes a doce (12) meses máximo, dependiendo de la complejidad de la acción a realizar, lo anterior sin perjuicio de que la superintendencia en su validación solicite su realización en un tiempo menor al propuesto.

Para tal efecto, la empresa deberá clasificar las recomendaciones que requieren ser de acatamiento inmediato y las que requieren de un plazo mayor para su observación.

3. Presentación del plan de mejoramiento.

El plan de mejoramiento deberá ser presentado por el representante legal de la empresa, de conformidad con los siguientes ítems y conceptos:

Hallazgo Objetivo Acción correctiva o de mejora Línea base Línea meta Fecha cumplimiento Entregable Responsable Indicador de medición y seguimiento

Hallazgo: Hechos o situaciones irregulares que impactan significativamente el desempeño de la organización. Se extrae en forma literal de la resolución que impuso la medida administrativa de sometimiento a control.

Objetivo: Resultado cualitativo esperado con la ejecución de la acción de mejora.

Acción de mejora: Gestión correctiva y/o de mejora que subsana la causa que le dio origen al hallazgo identificado y que previene su ocurrencia de nuevo.

Línea base: Consiste en la descripción detallada del problema identificado antes de la iniciación del plan y se conoce como punto de referencia o de partida.

Línea meta: Consiste en el estado de los indicadores de resultado al finalizar la acción correctiva o de mejora; es lo que la ejecución del plan espera lograr.

Fecha de cumplimiento: Es el plazo límite para conseguir la línea meta, expresado en el número de semanas comprendidas entre la fecha de iniciación y de terminación que se requieren para alcanzar la meta, que será entre uno y doce meses.

Entregable: Es un producto medible y verificable que se elabora para evidenciar el cumplimiento de la línea meta.

Responsable: Persona al interior de la empresa sujeta al control de la superintendencia, responsable operativa del cumplimiento del proceso, o la acción correctiva o de mejora.

Indicador de medición: Es un elemento de seguimiento a la gestión y al cumplimiento de los factores críticos, objeto de mejoras, identificados en los planes de recuperación y mejoramiento. Esta será la base del informe bimestral del seguimiento.

4. Evaluación y aprobación por parte de la superintendencia.

Una vez recibido el plan en la oportunidad establecida en el inciso anterior, la Superintendencia de Puertos y Transporte procederá a evaluar la pertinencia del mismo de conformidad con los requerimientos realizados, las acciones propuestas, y el tiempo de ejecución planteado. Posteriormente, podrá emitir:

i) Resolución de aprobación del plan de recuperación y mejoramiento, en la que indicará que podrá dar inicio a su ejecución.

ii) Comunicación de no aprobación en la que indicará las razones de la decisión y le otorgará un plazo máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir del recibo de la comunicación para adecuar el plan de mejoramiento. Al término de este plazo deberá enviar el plan ajustado, conforme las observaciones de la superintendencia, atendiendo las formalidades descritas en el numeral 2º de la presente circular.

5. Socialización y seguimiento a la ejecución del plan de mejoramiento.

Una vez recibida la aprobación del plan de mejoramiento propuesto por parte de la superintendencia, la empresa sujeta al control de esta superintendencia deberá socializar con la junta directiva y/o el consejo de administración, según sea el caso, el plan de mejoramiento en la sesión siguiente al recibo de la comunicación de aprobación, dejando constancia de tal fin en el acta de la reunión.

La copia del acta deberá ser remitida a esta superintendencia dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de la sesión, para su seguimiento.

El representante legal de la empresa deberá remitir de forma bimestral (cada dos meses), a esta superintendencia un informe de avances de las acciones planteadas en el plan de recuperación y mejoramiento con sus respectivos soportes, para el análisis de esta superintendencia. Adicionalmente, deberá remitir un informe de seguimiento que estará a cargo del revisor fiscal, o contador público, este último, cuando la empresa esté eximida de la figura de revisor fiscal, en el que se certifique el avance obtenido en el periodo de presentación del informe de avance correspondiente.

Adicionalmente para las organizaciones solidarias, la junta de vigilancia deberá acompañar el seguimiento al mismo.

Los términos para este informe se empezarán a contar, a partir de la fecha de notificación de la resolución en la que se informa la aprobación del mismo por parte de la superintendencia.

Disposiciones generales

El plan de mejoramiento que no cumpla con las disposiciones contenidas en la presente circular, se rechazará de plano sin la validación de pertinencia de las acciones propuestas.

En caso de incumplimiento del plan de mejoramiento aprobado, se iniciarán las investigaciones a que haya lugar y/o la imposición de las sanciones administrativas correspondientes.

Los órganos de administración, control y vigilancia de la empresa sujeta a control, deben asegurar la divulgación del contenido de esta circular y velar por su estricto cumplimiento.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 23 de julio de 2018.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales, revisores fiscales, miembros de junta directiva, del consejo de administración y consejos directivos.