Comisión Nacional del Servicio Civil

ACUERDO 20181000000016 DE 2018

(Enero 10)

“Por el cual se adopta el reglamento de organización y funcionamiento de la Comisión Nacional de Servicio Civil”.

La Comisión Nacional del Servicio Civil (CNSC),

en uso de sus facultades constitucionales y legales, especialmente las conferidas en el numeral 1 del artículo 13 de la Ley 909 de 2004, y

CONSIDERANDO:

El artículo 130 de la Constitución Política prevé la existencia de una Comisión Nacional del Servicio Civil responsable de la administración y vigilancia de las carreras de los servidores públicos a excepción de las que tengan carácter especial.

El numeral 1 del artículo 13 de la Ley 909 de 2004, “por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones”, estableció que la Comisión Nacional del Servicio Civil adoptaría su reglamento de organización y funcionamiento.

En uso de la facultad conferida en la Ley 909 de 2004, la Comisión Nacional del Servicio Civil expidió el Acuerdo número 508 del 11 de febrero de 2014, por el cual adoptó el reglamento de organización y funcionamiento de la entidad, acto administrativo que en el literal q) del artículo 3°, determinó como función de la Sala Plena: “Adoptar, interpretar y modificar el reglamento”.

El artículo 33 del Acuerdo ibídem, previó que el reglamento sería reformado por “Acuerdo”, a iniciativa de cualquiera de sus miembros y aprobado en dos debates en sesiones celebradas en distintos días.

La Sala Plena de la Comisión Nacional del Servicio Civil, en sus sesiones del 14 de diciembre de 2017 y 10 de enero de 2018, debatió las modificaciones al Reglamento de Organización y Funcionamiento propuestas, las cuales decidió aprobar.

En mérito de lo expuesto,

ACUERDA:

CAPÍTULO I

Art. 1°—Naturaleza. La Comisión Nacional del Servicio Civil es un órgano constitucional, autónomo e independiente de las Ramas del Poder Público, de carácter colegiado, dotada de autonomía administrativa, personería jurídica y patrimonio propio.

La Comisión Nacional del Servicio Civil, en los términos previstos en el artículo 130 de la Constitución Política, es el órgano responsable de la administración y vigilancia de las carreras de los servidores públicos a excepción de las que tengan carácter especial de origen constitucional y su sigla será “CNSC”.

La Comisión Nacional del Servicio Civil es un órgano de garantía y protección del sistema de mérito en el empleo público que actuará de acuerdo con los principios de la función administrativa consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política y, en especial, en los de objetividad, independencia e imparcialidad.

Dada su naturaleza jurídica, a la Comisión Nacional del Servicio Civil no le serán aplicables las normas de las ramas del poder público, salvo las excepciones de ley. En el ejercicio de sus funciones la Comisión deberá presentar un informe al Congreso de la República dentro de los primeros diez (10) días de cada legislatura o cuando este lo solicite.

ART. 2°—Integración. La Comisión Nacional del Servicio Civil para el cumplimiento de sus funciones constitucionales y legales, cuenta además de las dependencias de su estructura orgánica, con la Sala Plena, la cual está conformada por tres (3) comisionados seleccionados mediante concurso público y abierto de méritos, de conformidad con el procedimiento establecido en el artículo 9° de la Ley 909 de 2004.

Los miembros de la Comisión Nacional del Servicio Civil serán designados para un período institucional de cuatro (4) años y de dedicación exclusiva. Tomarán posesión de sus cargos ante el Presidente de la República.

ART. 3°—Funciones de la Sala Plena. Además de las funciones establecidas a la Comisión Nacional del Servicio Civil en los artículos 11 y 12 de la Ley 909 de 2004, corresponde a la Comisión a través de la Sala Plena, ejercer las siguientes funciones:

a) Definir los lineamientos para el desarrollo de los procesos de selección para la provisión definitiva de los empleos de carrera administrativa de los sistemas de carrera que se encuentran bajo la administración y vigilancia de la CNSC, así como en los aspectos relacionados con la permanencia y el retiro, en aplicación del principio constitucional de mérito.

b) Fijar las directrices de administración y política institucional, por ejecutar en la entidad.

c) Aprobar el Plan Estratégico y el presupuesto anual de la Comisión Nacional del Servicio Civil.

d) Determinar la estructura interna de la Comisión y crear, fusionar y suprimir sus dependencias.

e) Establecer la planta de personal que requiera para el cumplimiento de sus funciones, basada en los principios de economía y eficiencia.

f) Adoptar el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales para los empleos que formen parte de la planta de personal de la Comisión, así como el perfil de competencias requeridas para llevarlas a cabo.

g) Adoptar el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos que harán parte de su planta de personal.

h) Absolver las consultas que le sean formuladas en los asuntos de su competencia.

i) Elegir a su presidente para un período anual que iniciará a partir del 7 de diciembre de cada año.

j) Elegir, designar y remover los empleados del nivel Directivo y Asesor de la Comisión, excepto los del Despacho de cada Comisionado, Secretario General y Asesor de Presidencia.

k) Tramitar y decidir sobre impedimentos y recusaciones de los Comisionados.

l) Conceder permisos cuando el término sea superior a dos días y licencias no remuneradas a los Comisionados.

m) Adoptar las reglas para el reparto de los asuntos de su competencia.

n) Resolver sobre la invitación a expertos a las sesiones de la Comisión para que opinen sobre asuntos de su especialidad.

o) Autorizar al Presidente para recibir donaciones y legados que se hagan a la Comisión.

p) Resolver sobre las proposiciones que se sometan a su consideración.

q) Adoptar, interpretar y modificar el reglamento.

r) Adjudicar y celebrar los contratos cuya cuantía supere los mil quinientos (1.500) salarios mínimos mensuales legales vigentes, incluidos los que deban celebrarse con las Universidades Públicas o Privadas o Instituciones de Educación Superior acreditadas o autorizadas por esta, cuyo objeto sea adelantar los concursos o procesos de selección para la provisión de los empleos de carrera de las entidades y organismos del orden nacional o territorial de competencia de la CNSC.

s) Adjudicar los contratos o convenios interadministrativos sin importar su cuantía, necesarios para el cumplimiento de las funciones de la Comisión.

t) Aceptar la renuncia presentada por los Comisionados a su cargo y del Presidente a dicha dignidad.

u) Cuando así lo estime necesario, delegar en los funcionarios de los niveles Directivo y Asesor el cumplimiento de las funciones establecidas en los artículos 11 y 12 de la Ley 909 de 2004.

v) Las demás que le atribuya la ley.

PAR. 1°—Los Comisionados podrán presentar renuncia a sus cargos ante la Presidencia de la CNSC. Para su estudio, deberá ser incluida en el orden del día de la sesión siguiente, en la que se deberá adoptar la decisión respectiva.

PAR. 2°—Aceptada la renuncia, y mientras el Presidente de la República designa de la lista de elegibles el nuevo Comisionado, la Sala Plena podrá encargar del cargo de Comisionado, a un funcionario del nivel Directivo o Asesor que cumpla con las calidades requeridas para ser Comisionado.

ART. 4°—Sede. La sede de la Comisión Nacional del Servicio Civil es la ciudad de Bogotá D. C.; las reuniones oficiales de la Sala Plena se llevarán a cabo en el lugar de la sede institucional de la Comisión Nacional del Servicio Civil. No obstante, por razones de seguridad o de conveniencia, podrán celebrarse en un lugar distinto.

ART. 5°—Categoría laboral de los miembros de la CNSC. Los miembros de la Comisión Nacional del Servicio Civil son empleados públicos. El salario y prestaciones sociales corresponderán al empleo de Ministro y se pagarán con cargo al presupuesto de la CNSC.

Durante su período los miembros de la CNSC no podrán ser removidos o retirados del servicio, excepto por sanción disciplinaria o por llegar a la edad de retiro forzoso.

ART. 6°—Estructura orgánica. La Comisión Nacional del Servicio Civil determinará su estructura y planta de personal basada en los principios de economía y eficiencia, para lo cual podrá crear dependencias y asignar responsabilidades conforme a la ley.

Los empleos adscritos a los Despachos de los Comisionados y a la Presidencia de la Comisión serán de libre nombramiento y remoción. Los demás empleos de la planta de personal serán provistos por decisión de la Sala Plena y de conformidad con la naturaleza de cada cargo.

ART. 7°—Representación legal. La representación legal de la Comisión será ejercida por el Presidente.

El presidente representará a la Comisión Nacional del Servicio Civil frente a las entidades y organismos públicos de los niveles nacional y territorial y frente a los particulares. Ejercerá las funciones que se le señalen en la ley y en este reglamento.

ART. 8°—Funciones del Presidente. Corresponde al Presidente ejercer las siguientes funciones:

a) Ejercer la Representación legal de la Entidad, cuando sea designado como presidente y ejercer las funciones propias de ley de conformidad con el reglamento interno.

b) Presidir las sesiones de comisión, establecer el orden del día y dirigir los debates que se presenten frente a los asuntos sometidos a consideración de la Sala Plena.

c) Convocar a las sesiones de la Comisión.

d) Nombrar, remover y administrar el personal, de conformidad con las disposiciones legales vigentes y lo previsto en el presente acuerdo.

e) Presentar políticas, planes, programas y proyectos para el cumplimiento del objeto y objetivos de la Comisión Nacional del Servicio Civil; así como dirigir, controlar y evaluar la ejecución de los mismos.

f) Coordinar con entes externos e internos las acciones relacionadas con los asuntos institucionales de representación y fortalecimiento interno de la Comisión.

g) Presentar a los comisionados el anteproyecto de presupuesto y los planes de inversión de la Comisión, con arreglo a las disposiciones legales que regulan la materia

h) Servir de ordenador del gasto, en la forma que determine la ley y el reglamento.

i) Rendir informes al Congreso de la República y a otras autoridades que los requieran, en la forma que estos lo determinen sobre las actividades desarrolladas y las situaciones generales de la Comisión, de conformidad con las normas legales vigentes sobre la materia.

j) Garantizar el ejercicio del control interno de gestión de la Entidad y propender por el mejoramiento continuo de la Comisión.

k) Ejercer la competencia relacionada con el control disciplinario interno, de acuerdo con la ley.

l) Disponer la realización y difusión de estudios sobre aspectos generales y específicos de la gestión del empleo público en lo relacionado con el ingreso, el desarrollo de las carreras y la evaluación del desempeño laboral.

m) Poner en conocimiento de los otros comisionados las notas oficiales que reciba.

n) Vigilar el cumplimiento oportuno de las decisiones de la Comisión Nacional del Servicio Civil, exhortando, cuando resulte necesario, la presentación de informes o ponencias al Comisionado que registre retardo o demora.

o) Administrar y delegar la administración de los dineros que correspondan a la caja menor asignada a la Presidencia de la Comisión, de acuerdo con la ley.

p) Conceder permisos remunerados a los empleados de la Comisión que no se encuentren asignados a los despachos, previo visto bueno del superior inmediato, cuando sea de tres (3) días.

q) Encargar en los empleos de libre nombramiento y remoción a cargo de la presidencia, cuando se presenten vacancias definitivas o temporales. En los casos que se requiera proveer de manera transitoria un empleo de libre nombramiento y remoción vinculado a un Despacho de Comisionado, previo a la designación deberá contar con visto bueno del respectivo Comisionado.

r) Firmar el acto de nombramiento de todos los servidores de la Comisión.

s) Dar posesión a los servidores de la Comisión.

t) Aceptar las renuncias de todos los empleados de la Comisión a excepción de los Comisionados.

u) Cumplir las demás funciones que le delegue la Sala de Comisionados.

PAR. 1°—El Comisionado Presidente podrá delegar, cuando lo considere oportuno y respecto de las funciones propias de la dignidad de Presidente, algunas de sus funciones en los otros comisionados.

PAR. 2°—El Comisionado Presidente podrá delegar algunas de sus funciones en los servidores del nivel Directivo y Asesor de la planta de personal de la Comisión Nacional del Servicio Civil, de conformidad con las normas que rigen los asuntos materia de delegación, actuación que estará sujeta a las siguientes reglas:

a) La delegación deberá constar por escrito, precisando el alcance de la misma e indicando claramente las funciones o asuntos específicos cuya atención y decisión se delegan, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 489 de 1998 y demás normas relacionadas con la materia.

b) En materia de contratación estatal y ordenación del gasto, podrá delegar en el Secretario General hasta el equivalente a setecientos cincuenta (750) salarios mínimos mensuales legales vigentes, inclusive.

ART. 9°—Secretaría de Sesiones de Comisión. La Comisión Nacional del Servicio Civil contará con una Secretaría de Sesiones de Comisión con el propósito de dejar registro de sus decisiones y suministrar información respecto de las mismas, la cual será ejercida por un servidor público de libre nombramiento y remoción de la planta de personal que cumplirá las siguientes funciones:

a) Gestionar y recibir a través de la aplicación informática los temas que sean agendados para sesión de comisión, previa definición del orden del día por parte del Presidente de la Comisión Nacional del Servicio Civil.

b) Realizar los ajustes de las actas de sesión de comisión, según las observaciones propuestas por los Comisionados y tramitar su firma por parte del Presidente, la cual deberá también suscribir.

c) Suministrar la información que requieran los Comisionados y demás servidores de la CNSC, registradas en las actas aprobadas por la Comisión Nacional del Servicio Civil.

d) Elaborar informes que soliciten los Comisionados relacionados con las responsabilidades a su cargo.

e) Llevar un registro sistematizado de los criterios aprobados en la Comisión Nacional del Servicio Civil que generen doctrina a efectos de facilitar su conocimiento y consulta por parte de todos los funcionarios de la CNSC y el público en general.

f) Realizar la divulgación de los criterios adoptados en sala.

g) Las demás previstas en el Manual de Funciones y Competencias Laborales de la Comisión.

ART. 10.Secretaría General. La Comisión Nacional del Servicio Civil tendrá un Secretario(a) General, de libre nombramiento y remoción del Presidente, quien ejercerá las funciones previstas en el Manual de Funciones y Competencias Laborales de la Comisión.

ART. 11.—Asesores de Comisionados. Los Asesores de Comisionados son empleados de libre nombramiento y remoción del respectivo Comisionado, al igual que los demás servidores de su Despacho.

CAPÍTULO II

Funcionamiento de la Comisión Nacional del Servicio Civil  

ART. 12.Dedicación exclusiva de los miembros de la CNSC. Los empleos de miembro de la CNSC requieren de dedicación exclusiva; su ejercicio no es compatible con ninguna otra actividad profesional del sector público o privado, salvo la previsión contenida en el artículo 19, literal d) de la Ley 4ª de 1992.

ART. 13.Deber de confidencialidad. Es deber de los Comisionados y de la Secretaria de Sesiones de Comisión guardar confidencialidad frente a los asuntos que cursen en la CNSC.

ART. 14.Sesiones. Las sesiones de la Sala Plena podrán ser ordinarias o extraordinarias y serán presididas por el Presidente de la Comisión.

Las sesiones ordinarias se efectuarán preferentemente los días martes y jueves de cada semana y en ellas participarán los Comisionados en presencia de la Secretaria de Sesiones de Comisión.

Sin embargo, la Sala Plena podrá disponer que alguna de sus deliberaciones se realice solo con la presencia de sus integrantes.

La Sala Plena podrá sesionar extraordinariamente en días no laborales, por decisión de ella misma o cuando circunstancias especiales así lo exijan.

PAR. 1°—Las sesiones ordinarias o extraordinarias de la Comisión podrán realizarse de manera virtual mediante el uso de medios tecnológicos que permitan la participación de los miembros de la Comisión en la respectiva sesión. En tal evento se dejará constancia en el acta.

PAR. 2°—Aceptada la renuncia de un Comisionado y mientras el Presidente de la República designa de la lista de elegibles el nuevo Comisionado, la Sala Plena podrá sesionar y decidir con los dos Comisionados restantes, sin perjuicio de lo dispuesto en el parágrafo segundo del artículo 3° del presente acuerdo.

ART. 15.Convocatoria. Las sesiones de la Comisión Nacional del Servicio Civil serán convocadas por el Presidente el día hábil anterior a su realización indicando los temas objeto de la misma, los cuales deben estar disponibles en la aplicación informática para la respectiva consulta de los Comisionados. El orden del día podrá ser modificado por decisión de la Sala Plena.

Una vez aprobado un proyecto en sala Plena, el Comisionado responsable de la ponencia deberá remitirlo dentro de los tres (3) días siguientes al Comisionado Presidente para su firma.

La Convocatoria se hará a través de la aplicación informática señalando lugar, fecha y hora y objeto de la sesión. En caso de urgencia, la citación podrá ser verbal o a través de otros medios, de lo cual se dejará constancia en el acta correspondiente.

ART. 16.Toma de decisiones. El ejercicio de las atribuciones constitucionales y legales de la Comisión Nacional del Servicio Civil, se cumplirá mediante decisiones corporativas.

Las decisiones de la Comisión Nacional del Servicio Civil se adoptarán mediante actos administrativos que se denominarán Acuerdos, Resoluciones y Circulares.

Las instrucciones de servicio, material pedagógico y de difusión se tomarán a través de Circulares, Directivas, Instructivos, Guías y Cartillas.

En caso de no llegar a una decisión unánime, en el acta de la sesión respectiva se dejará constancia, registrando los motivos por los cuales el Comisionado se aparta de la decisión mayoritaria, posición que en todo caso estará sustentada en un salvamento de voto, el cual deberá ser entregado dentro de los tres (3) días siguientes a la realización de la sesión a la secretaria de sesiones de comisión.

La naturaleza corporativa de todas las decisiones de la Sala no excluye la delegación de sus funciones en los distintos servidores públicos que forman parte de la planta de personal, quienes podrán adelantar algunas actuaciones adoptando las decisiones a que haya lugar, previa decisión de delegación de la Sala y posterior expedición de la resolución de delegación, en los términos de lo establecido en la Ley 489 de 1998.

ART. 17.—Quórum deliberatorio y decisorio. La Comisión Nacional del Servicio Civil sesionará válidamente y tomará decisiones con la presencia de por lo menos dos de sus miembros.

ART. 18.—Invitaciones. La Comisión podrá invitar a sus sesiones a personas distintas a los Comisionados y a la Secretaria de sesiones de comisión, cuando así lo estime necesario. Su presencia en la sesión se limitará a la exposición del asunto encomendado y a su pronunciamiento sobre los interrogantes que le formulen los comisionados.

La Secretaria de sesiones de comisión podrá hacer uso de la palabra cuando el Presidente lo autorice.

ART. 19.—Actas. De cada sesión, la Secretaria de sesiones de comisión elaborará un acta en la cual quedarán consignados los nombres de los asistentes y el ausente, se enunciarán los temas tratados, precisando si fueron aprobados, retirados o aplazados y el detalle de las decisiones.

Los Comisionados podrán solicitar que se anexen a las actas sus aclaraciones o soportes técnicos que fundamentan los proyectos puestos a consideración.

La Secretaria de sesiones de comisión, dentro de los cinco (5) días siguientes, enviará para revisión de los Comisionados copia del proyecto de acta de sesión de comisión. Una vez recibido el proyecto de acta, los Comisionados dentro de los cinco (5) días siguientes, procederán a realizar las observaciones que estimen pertinentes, remitiendo el documento a la Secretaría para su respectivo ajuste, actuación que deberá realizarse dentro de los dos (2) días siguientes.

El acta será aprobada por la sala y posteriormente firmada por el Presidente y la Secretaria de sesiones de comisión.

Las actas se enumerarán y recopilarán en estricto orden cronológico, siendo digitalizadas y custodiadas por la Secretaria de sesiones de comisión.

ART. 20.—Vacancia definitiva o temporal del empleo de comisionado. En caso de vacancia definitiva o temporal, la Sala Plena podrá encargar el empleo de Comisionado a un servidor de la Comisión Nacional del Servicio Civil del nivel directivo y asesor de su planta de personal, que acredite los requisitos y calidades para ser Comisionado, hasta que se posesione la persona designada de la lista de elegibles o se supere la vacancia temporal.

ART. 21.—Vacancia del Presidente. La falta absoluta del Presidente será suplida con el comisionado titular que en orden alfabético de apellido le siga en turno. Una vez provista la vacante del empleo de Comisionado, la Sala Plena dentro de la semana siguiente, elegirá al Presidente de la Comisión Nacional del Servicio Civil.

En caso de situaciones administrativas que impliquen la ausencia temporal del Presidente, este será reemplazado por el Comisionado titular que en orden alfabético de apellido le siga en turno, por el tiempo de la ausencia temporal.

CAPÍTULO III

Disposiciones generales

ART. 22.—Colaboración interinstitucional. Por razones de urgencia o de especial necesidad, la Comisión Nacional del Servicio Civil podrá solicitar a cualquier organismo o entidad de la Rama Ejecutiva del orden nacional, la realización de ciertas actividades o la autorización de comisiones a algunos de sus empleos, quienes dependerán funcionalmente de la CNSC durante el período de la situación administrativa. La Comisión solicitará dicha colaboración, sin que ello suponga menoscabo de su independencia e imparcialidad.

ART. 23.—Régimen de actos y contratos. Los actos que profiera la Comisión Nacional del Servicio Civil se expedirán, comunicarán y notificarán de acuerdo con las normas previstas en la Constitución Política y el Decreto-ley 760 de 2005. En lo no previsto en ellas, se aplicarán las normas del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y aquellas que lo complementen, sustituyan o adicionen.

Los contratos que celebre la Comisión Nacional del Servicio Civil se someterán a los principios, formalidades y trámites de celebración, ejecución y liquidación previstos en la Ley 80 de 1993 y normas que le complementen, sustituyan o adicionen.

ART. 24.—Régimen disciplinario. El régimen disciplinario aplicable a los empleos de la Comisión Nacional del Servicio Civil será el previsto en el Código Disciplinario Único.

ART. 25.—Régimen presupuestal. Por disposición constitucional la Comisión Nacional del Servicio Civil goza de autonomía presupuestal.

ART. 26.—Horario de trabajo y atención al público. El horario de trabajo en la CNSC será de lunes a viernes de 8:00 a. m. a 5:30 p. m., con una hora de descanso al mediodía.

ART. 27.—Reformas al reglamento. Este reglamento será reformado por Acuerdo, a iniciativa de cualquiera de sus miembros, con quórum deliberatorio de todos sus integrantes.

ART. 28.—Vigencia y derogatorias. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su aprobación, será publicado en los términos señalados por el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo; y deroga el Acuerdo número 508 de 2014 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. C., a 10 de enero de 2018.