Secretaría de Gobierno

RESOLUCIÓN 253 DE 2018

(Junio 14)

“Por la cual se conforma y reglamenta el comité de contratación para las alcaldías locales y se dictan otras disposiciones”.

El Secretario Distrital de Gobierno,

en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial de las que le confieren el Decreto Distrital 411 de 2016 y demás normas concordantes, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política señala que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Que el inciso primero del artículo 3º de la Ley 489 de 1998 reitera la referida disposición constitucional al señalar que “la función administrativa se desarrollará conforme a los principios constitucionales, en particular los atinentes a la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia”.

Que, en el mismo sentido, el inciso segundo del artículo 3º de la Ley 1437 de 2011, advierte que “la función administrativa se desarrollará conforme a los principios constitucionales, en particular los atinentes a la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia”.

Que el Decreto Distrital 411 de 2016, en los literales g), h), i) y k) de su artículo 3º señala que son funciones del despacho del Secretario de Gobierno, entre otras, las siguientes:

• Dirigir y coordinar los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación y control de la Secretaría, orientados a garantizar el cumplimiento de su misión institucional.

• Expedir los actos administrativos que sean necesarios para el cabal cumplimiento de las funciones de la Secretaría Distrital de Gobierno.

• Dirigir la implementación y desarrollo de los sistemas de control interno y de gestión de calidad de la secretaría.

• Crear, conformar y asignar funciones a los órganos técnicos de asesoría y coordinación, necesarios para el cumplimiento de la misión de la secretaría.

Que el artículo octavo del Decreto Distrital 101 de 2010 delegó en los alcaldes locales la facultad para contratar, ordenar los gastos y pagos con cargo al presupuesto de los fondos de desarrollo local, de acuerdo con la estructura establecida en el plan de desarrollo local que esté vigente.

Que el comité de contratación constituye un escenario interdisciplinario para revisar y analizar los aspectos de orden jurídico, económico, financiero, ambiental, técnico y de riesgo asociados con la contratación que deban adelantar los alcaldes locales como ordenadores del gasto de los recursos asignados a los respectivos fondos de desarrollo local.

Que, en la medida en que se deben atender los principios de transparencia, economía y responsabilidad, generar lineamientos orientados a la adecuada planeación, inversión y ejecución de los recursos presupuestales asignados a los fondos de desarrollo local, así como atender fines de la contratación estatal relacionados con la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados, se considera necesario crear los comités de contratación de las alcaldías locales y reglamentar su funcionamiento.

Que, con anterioridad, se expidió la Resolución 565 del 17 de septiembre de 2009 “Por medio de la cual se conforma el comité de contratación para las alcaldías locales de la Secretaría Distrital de Gobierno”; sin embargo, se considera pertinente derogarla con el fin de expedir una nueva reglamentación acorde con los desarrollos legales y la normatividad vigente.

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Conformación. Confórmese, en cada una de las alcaldías locales, el comité de contratación como instancia de consulta de los ordenadores del gasto con cargo al presupuesto de los fondos de desarrollo local, en aspectos de orden jurídico, económico, financiero, ambiental, técnico y de riesgo asociados con la contratación que deban adelantar para el cumplimiento de los objetivos misionales.

ART. 2º—Integración. El comité de contratación de cada una de las alcaldías locales estará integrado por los siguientes funcionarios, así:

1. El ordenador del gasto, quien lo presidirá, con voz y sin voto.

2. El profesional especializado código 222 grado 24 del área gestión del desarrollo - administrativa y financiera.

3. El profesional universitario código 219 grado 18 del área gestión del desarrollo - abogado del Fondo de Desarrollo Local.

4. El profesional universitario del área gestión del desarrollo - Planeación que cuente con el código y grado más alto. si existiere más de uno será el que designe el ordenador del gasto.

5. El profesional universitario código 219 grado 15 del área gestión del desarrollo - presupuesto.

6. El profesional universitario código 219 grado 15 del área gestión del desarrollo - contador.

PAR. 1º—El comité no podrá sesionar sin la presencia del ordenador del gasto.

PAR. 2º—En los casos en que los funcionarios señalados en los numerales 2º al 6º del presente artículo no se encuentren en el ejercicio de sus funciones, serán reemplazados temporal o definitivamente por quienes hayan sido designados para ejercer en encargo las funciones del respectivo empleo.

ART. 3º—Funciones del comité. Son funciones del comité de contratación las siguientes:

1. Impartir y adoptar los lineamientos, criterios y estrategias a seguir en las distintas etapas de los procesos contractuales que se adelanten.

2. Recomendar, hacer observaciones y orientar al ordenador del gasto, cuando este lo requiera, en la toma de decisiones en materia contractual.

3. Revisar y recomendar la aprobación del plan anual de adquisiciones y sus modificaciones.

4. Presentar observaciones y hacer recomendaciones a los estudios previos para la contratación directa que no se relacionen con la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, y los proyectos de pliegos de condiciones de los procesos de selección sometidos a su consideración, de acuerdo con lo previsto en el plan anual de adquisiciones aprobado y publicado.

5. Sugerir y hacer observaciones al ordenador del gasto respecto a la conveniencia de adelantar una contratación con base en los estudios y documentos previos que se sometan a su consideración.

6. Analizar las solicitudes y justificaciones de adiciones y prórrogas de contratos y convenios cuyo trámite inicial haya sido conocido por el comité, previo concepto del supervisor y/o interventor del contrato, en los casos en que el monto de la adición contrato supere el valor de la mínima cuantía establecida para la alcaldía local.

PAR.—Las indicaciones, orientaciones u observaciones que formule el comité de contratación tendrán el carácter de recomendaciones o sugerencias al ordenador del gasto y, por ende, no afectan o limitan su competencia de ordenar y dirigir los procesos de contratación, seleccionar la oferta más favorable, decidir la declaratoria de desierta o para revisar, modificar o aprobar los proyectos del pliego, estudios o documentos previos.

ART. 4º—Asuntos no sometidos al comité de contratación. No se someterán a consideración del comité de contratación solicitudes de contratación que correspondan a:

1. Procesos cuya modalidad de selección no supere la mínima cuantía de la alcaldía local, salvo en aquellos casos que el ordenador del gasto así lo requiera.

2. Contratación directa cuya causal sea de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

3. Prórrogas o modificaciones sin cuantía.

4. Suscripción de convenios interadministrativos sin cuantía.

5. Convenios de cooperación internacional sin cuantía.

ART. 5º—Presidente del comité de contratación. El presidente del comité de contratación será el ordenador del gasto, quien tendrá las siguientes funciones:

1. Convocar y presidir las sesiones del comité.

2. Informar a la secretaría técnica, la fecha y hora en que se llevarán a cabo las sesiones del comité y los temas que se tratarán en las mismas.

3. Evaluar las recomendaciones, observaciones y orientaciones de los integrantes del comité de contratación y adoptar la decisión que considere pertinente.

ART. 6º—Invitados. Asistirán a las sesiones del comité, en calidad de invitados, con voz y sin voto, previa convocatoria del secretario técnico los funcionarios del área que requiera el bien, servicio u obra a contratar y el abogado designado para adelantar el proceso contractual respectivo, y los demás servidores y/o contratistas que el ordenador del gasto considere de acuerdo con los asuntos y temas a tratar.

ART. 7º—Impedimentos y recusaciones. Los integrantes del comité de contratación están sujetos a las causales de impedimento y recusación previstas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cuando un integrante del comité advierta que puede estar inmerso en una de las causales de impedimento, deberá informarlo oportunamente al presidente del comité, quien deberá decidir sobre el mismo. Si no lo hace, podrá ser recusado por el interesado, quien deberá aportar las pruebas que considere necesarias para decidir sobre el particular.

Cuando el impedimento recaiga en el presidente del comité, la decisión se adoptará por el voto mayoritario de los integrantes del comité asistentes a la respectiva sesión.

ART. 8º—Sesiones. Las sesiones del comité serán convocadas por el ordenador del gasto con la regularidad que demande la necesidad y la dinámica de los procesos contractuales.

PAR.—Se podrán celebrar sesiones virtuales cuando el presidente del comité lo considere conveniente o lo soliciten al menos las dos terceras partes de los integrantes del comité. En las sesiones virtuales se podrá deliberar y decidir por medio de comunicación simultánea o sucesiva, utilizando los recursos tecnológicos disponibles en materia de telecomunicaciones tales como: Teléfono, teleconferencia, videoconferencia, correo electrónico, Internet, conferencia virtual o vía Chat, entre otros.

Para las sesiones virtuales se tendrán en cuenta las mismas condiciones para sesionar y decidir a las que se refiere el artículo 11 de la presente resolución.

ART. 9º—Quórum. El comité sesionará válidamente con la presencia de la mitad más uno de sus integrantes con derecho a voto, y adoptará decisiones válidas con la mitad más uno de los votos favorables de los integrantes con derecho a voto presentes en la sesión. En caso de empate, el presidente del comité lo dirimirá.

ART. 10.—Asistencia. La asistencia al comité de contratación es de carácter obligatorio tanto para los integrantes como para los invitados, salvo que medie excusa debidamente justificada presentada ante el presidente del comité.

ART. 11.—Secretaría técnica. La secretaría técnica del comité de contratación será ejercida por el profesional universitario código 219 grado 18 del área gestión del desarrollo - abogado del Fondo de Desarrollo Local, quien tendrá las siguientes funciones:

1. Citar a los integrantes del comité y a los invitados a las sesiones, de conformidad con la agenda que fije el presidente.

2. Preparar la ficha técnica de cada proceso contractual.

3. Elaborar las actas de cada sesión; que contendrán como mínimo un resumen de los temas debatidos, las observaciones realizadas, las recomendaciones efectuadas y los votos de los integrantes del comité; las cuales serán suscritas por todos los integrantes del comité que hayan asistido a la respectiva sesión.

4. Custodiar y conservar el archivo del comité, incluyendo las actas del mismo y los documentos que hayan servido de soporte para el desarrollo de las sesiones.

PAR.—El secretario técnico del comité de contratación previa autorización de cada uno de los miembros e invitados, podrá grabar la sesión correspondiente con el fin de levantar el acta.

Otras disposiciones

ART. 12.—Plan anual de adquisiciones. El proyecto de plan anual de adquisiciones se elaborará con base en los respectivos planes operativos y será puesto a consideración del comité de contratación para su aprobación, previa expedición del concepto de viabilidad por parte del profesional del área de gestión del desarrollo - planeación, una vez se consolide la información pertinente que remitan las distintas áreas responsables.

PAR.—El plan anual de adquisiciones para la vigencia fiscal siguiente deberá aprobarse, de manera presencial, a más tardar en la última sesión del comité de contratación correspondiente al año anterior a la vigencia del plan.

ART. 13.—Ficha técnica de los procesos de contratación. El responsable del área que requiera el bien, servicio u obra a contratar, deberá enviar al secretario técnico un documento que contenga los aspectos más relevantes del proceso de contratación que se someterán a consideración del comité, con sus respectivos soportes, con el fin de que éste proceda a preparar la ficha técnica correspondiente. La ficha técnica contendrá como mínimo, los siguientes aspectos:

1. Descripción de la necesidad (bien, servicio u obra a contratar). En caso de que la adquisición a realizar afecte un proyecto de inversión, se debe señalar el impacto en el cumplimiento de las metas del plan local de desarrollo respectivo.

2. Alcance o especificaciones técnicas de la obra, bien o servicio.

3. Análisis económico y financiero.

4. Análisis de riesgos.

5. Modalidad de selección y su justificación.

6. Requisitos habilitantes y criterios de evaluación de las propuestas.

7. Tipo de contrato a celebrar y su objeto, valor y plazo.

8. Rubro presupuestal que ampara el proceso de contratación.

PAR.—La ficha técnica se adjuntará al acta de la sesión en la que se haya debatido el respectivo proceso de contratación.

ART. 14.—Régimen de transición. Los procesos de selección aprobados por el comité de contratación y publicados en el Secop que hayan sido iniciados con anterioridad a la publicación de la presente resolución, seguirán adelantándose conforme con lo previsto en la Resolución 565 del 17 de septiembre de 2009 hasta la finalización de los mismos.

ART. 15.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución 565 del 17 de septiembre de 2009.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 14 de junio de 2018.