ACUERDO 1 DE 2006 

(Junio 16)

“Por el cual se aprueba el estatuto de presupuesto del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior, Mariano Ospina Pérez, Icetex, como entidad financiera de naturaleza especial”.

Estatuto de presupuesto,

la Junta Directiva del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior, Mariano Ospina Pérez, Icetex,

en ejercicio de sus facultades legales y en especial las otorgadas por la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005, reglamentada parcialmente en el Decreto Reglamentario 1050 del 6 de abril de 2006, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el principio de legalidad del gasto público, en tiempo de paz, no se podrá percibir contribución o impuesto que no figure en el presupuesto de rentas, ni hacer erogación con cargo al tesoro que no se encuentre incluida en el gasto, tal como lo señala el artículo 345 de la Constitución Política;

Que la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005 transformó al Icetex en una entidad financiera de naturaleza especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional;

Que según lo señalado por el artículo 7º de la Ley 1002 de 30 de diciembre de 2005 la junta directiva es el máximo órgano de dirección y administración del Icetex y sus funciones se establecerían en el reglamento que para el efecto expida el Gobierno Nacional;

Que de acuerdo con la cobertura del estatuto orgánico de presupuesto, establecida en el artículo 3º, y en virtud de la naturaleza jurídica del Icetex, el presupuesto del mismo no hace parte del Presupuesto General de la Nación;

Que el Gobierno Nacional mediante el numeral 15 del artículo 9º del Decreto 1050 del 6 de abril de 2006, facultó a la junta directiva del Icetex para aprobar y modificar el estatuto de presupuesto del Icetex, como entidad financiera de naturaleza especial;

Que la junta directiva considera necesario expedir un estatuto de presupuesto para efectos de que la entidad continúe cumpliendo con su objeto legal de fomento social de la educación superior, con criterios de cobertura, calidad y pertinencia educativa.

Estatuto de presupuesto

ACUERDA:

I. Aspectos generales

ART. 1º—El presente acuerdo constituye el estatuto de presupuesto del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior, Mariano Ospina Pérez, Icetex, como entidad financiera de carácter especial, para la programación, aprobación, desagregación, modificación, ejecución y control del presupuesto.

ART. 2º—Sistema presupuestal. Está constituido por el plan financiero, el presupuesto anual y el flujo anual de caja.

ART. 3º—El plan financiero. Es un instrumento de planificación y gestión financiera a mediano plazo, que tiene como base las operaciones efectivas sobre la situación fiscal de la entidad. Esta medición se basa en las transacciones de caja, ingresos efectivamente recaudados, y pagos realizados. Sobre esta base se mide el déficit y las posibilidades de financiamiento. El plan financiero define las metas máximas de pagos que servirán de base para elaborar el flujo anual de caja de la entidad.

ART. 4º—El presupuesto anual. Es el instrumento de planificación y gestión de corto plazo que contiene los estimativos de ingresos y gastos efectivos de la respectiva vigencia fiscal, con el fin de garantizar el funcionamiento normal para el cumplimiento de los objetivos y las metas previstas.

ART. 5º—El flujo anual de caja. La ejecución de gastos del presupuesto anual se hará mediante este instrumento por el cual se define el monto máximo mensual de recursos disponibles y de pagos.

II. Del sistema presupuestal

ART. 6º—Los principios presupuestales que rigen el sistema presupuestal de la entidad son los siguientes. La planificación, la anualidad, la universalidad, la unidad de caja, la programación integral y la especialización.

ART. 7º—Planificación. El presupuesto anual deberá guardar concordancia con los contenidos del plan financiero, plan estratégico y el flujo anual de caja.

ART. 8º—Anualidad. El año fiscal comienza el 1º de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha. Los saldos de apropiación no comprometidos y los cupos de vigencias futuras no utilizados caducarán sin excepción.

ART. 9º—Universalidad. El presupuesto anual contendrá la totalidad de los gastos que se espera realizar durante la vigencia fiscal respectiva. En consecuencia ningún funcionario podrá efectuar gastos o erogaciones con cargo a los recursos de la entidad que no figuren en el presupuesto anual.

ART. 10.—Unidad de caja. Con el recaudo de todos los ingresos y recursos de capital se atenderá el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el presupuesto anual. Se exceptúan los ingresos que tengan destinación específica y las restricciones de carácter contractual que establezca el titular del respectivo recurso.

ART. 11.—Programación integral. Todo programa o proyecto de inversión presupuestal deberá contemplar simultáneamente la inversión y los gastos de operación que las exigencias técnicas y administrativas demanden como necesarios para su ejecución y operación, de conformidad con los procedimientos y normas vigentes.

PAR.—El programa o proyecto de inversión presupuestal incluirá los gastos que garanticen su cabal ejecución.

ART. 12.—Especialización. Las apropiaciones deben referirse al objeto, funciones, programas y proyectos de la entidad, y se ejecutarán estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas.

III. Composición del presupuesto

ART. 13.—El presupuesto anual de la entidad se compone de las siguientes partes. El presupuesto de ingresos, el presupuesto de gastos y de inversión y las disposiciones generales.

ART. 14.—El presupuesto de ingresos contendrá la disponibilidad inicial, la estimación de los ingresos presupuestales de la vigencia operacionales y los no operacionales y los aportes de la Nación.

a) La disponibilidad inicial corresponde al saldo de caja, bancos e inversiones temporales, proyectado a 31 de diciembre de la vigencia fiscal en curso. En el cálculo se deben descontar los recursos que pertenecen a terceros;

b) Los ingresos presupuestales operacionales se clasificarán en venta de servicios, rendimientos financieros y otros ingresos operacionales;

c) Los ingresos presupuestales no operacionales se clasificarán en recursos del crédito externo o interno, venta de activos, donaciones, excedente financiero y otros ingresos no operacionales;

d) Los aportes de la Nación se clasifican de acuerdo como sean asignados al Icetex en el presupuesto de la Nación.

ART. 15.—El presupuesto de gastos y de inversión se compondrá de los gastos presupuestales operacionales, gastos presupuestales no operacionales, y del presupuesto de inversión.

a) Los gastos presupuestales operacionales se clasificarán en gastos administrativos, gastos de operación y servicios, y otros gastos operacionales;

b) Los gastos presupuestales no operacionales incluirán el servicio de la deuda y los otros gastos no operacionales;

c) El presupuesto de inversión se clasificará a nivel de programas, y si se requiere, a nivel de proyectos.

PAR. 1º—La causación del gasto debe contar con la apropiación presupuestal correspondiente, así su pago se efectúe en la siguiente vigencia fiscal. El pago deberá incluirse en el presupuesto de gastos del año siguiente como una cuenta por pagar.

ART. 16.—La disponibilidad final corresponde a la diferencia entre la disponibilidad inicial más el total de ingresos presupuestales de la vigencia menos el total de los gastos presupuestales.

ART. 17.—Disposiciones generales. Corresponden a las normas expedidas por la junta directiva tendientes a asegurar la correcta ejecución del presupuesto anual, las cuales regirán únicamente durante el año fiscal para el cual se expidan.

IV. Programación, aprobación, desagregación, y modificación del presupuesto anual

ART. 18.—Programación. Las áreas de la entidad deberán enviar a la oficina de planeación el anteproyecto de presupuesto del área antes del 30 de septiembre.

ART. 19.—La oficina de planeación de la entidad, durante el mes de octubre de cada año, con fundamento en la metodología que se expida para el efecto, deberá consolidar y verificar la compatibilidad de los anteproyectos de presupuesto que presenten cada una de las áreas de la entidad con el plan financiero, con el fin de preparar el proyecto de presupuesto anual para la siguiente vigencia fiscal.

ART. 20.—La oficina de planeación deberá preparar el plan financiero, con fundamento en el análisis histórico de los ingresos efectivamente recaudados, proyectando anualmente los montos que se esperan recaudar. Para la proyección de los gastos, se considerarán las necesidades de la administración para cumplir su objeto, funciones, programas y proyectos. Todo lo anterior con la debida validación por parte de la subdirección financiera y el jefe de presupuesto o quien haga sus veces.

ART. 21.—Aprobación. El representante legal deberá presentar antes del 31 de octubre el proyecto del presupuesto anual a la junta directiva para su consideración y posterior aprobación, la cual se realizará antes del 31 de diciembre de cada año.

ART. 22.—Cuando a juicio de la junta directiva hubiere necesidad de modificar el proyecto de presupuesto anual, lo devolverá al representante legal a más tardar el 30 de noviembre, para que se efectúen los ajustes pertinentes.

ART. 23.—El presupuesto anual se aprobará de acuerdo con el siguiente nivel de detalle:

1+2Presupuesto de ingresos
1.Disponibilidad inicial
2.Ingresos de la vigencia
2.1.Ingresos operacionales
2.1.1.Venta de servicios
2.1.2.Rendimientos financieros
2.1.3.Otros ingresos operacionales
2.2.Ingresos no operacionales
2.2.1.Recursos del crédito externo o interno
2.2.2.Venta de activos
2.2.3.Donaciones
2.2.4.Excedentes financieros
2.2.5.Otros ingresos no operacionales
2.3.Aportes de la Nación
3.Presupuesto de gastos y de inversión
3.1.Gastos operacionales
3.1.1.Gastos administrativos
3.1.2.Gastos de operación y servicios
3.1.3.Otros gastos operacionales
3.2.Gastos no operacionales
3.2.1.Servicio de la deuda
3.2.2.Otros gastos no operacionales
3.3.Presupuesto de inversión
3.3.1.Programas de inversión
4.Disponibilidad final

ART. 24.—Si el proyecto de presupuesto anual no hubiere sido presentado a la junta directiva dentro del plazo señalado en el presente estatuto, la junta directiva mediante acuerdo repetirá el presupuesto anual definitivo de la actual vigencia fiscal. Este acuerdo se expedirá a más tardar el 31 de diciembre de la vigencia fiscal en curso.

Por presupuesto anual definitivo se entenderá el presupuesto anual debidamente aprobado, incluyendo todas las modificaciones que hayan sido efectuadas. En la repetición deberán excluirse los ingresos aforados por una sola vigencia y reducidos los gastos que se estaban financiando con los mismos.

PAR.—Esta operación se realizará sin detrimento de las responsabilidades administrativas que puedan tener los funcionarios de la entidad por esta situación.

ART. 25.—En el evento que el proyecto de presupuesto anual no fuere aprobado por la junta directiva dentro del plazo fijado, regirá para la siguiente vigencia fiscal el proyecto que el representante legal haya presentado oportunamente.

En este caso, el presupuesto anual se deberá aprobar mediante resolución expedida por el representante legal.

El secretario de la junta directiva dará a conocer a todas las áreas el acto administrativo mediante el cual se aprobó el presupuesto anual de la entidad.

ART. 26.—Desagregación. La responsabilidad de la desagregación del presupuesto de ingresos y del presupuesto de gastos y de inversión, conforme a las cuantías aprobadas por la junta directiva en el presupuesto anual, corresponde al representante legal. La resolución de desagregación del presupuesto anual deberá ser expedida antes del 31 de enero.

La ejecución del presupuesto anual se inicia con la desagregación efectuada por el representante legal.

El nivel de desagregación que debe contener la mencionada resolución deberá sujetarse al plan de cuentas que las normas vigentes establezcan.

Los programas o proyectos del presupuesto de inversión se desagregarán por tipo de gasto específico.

ART. 27.—Modificaciones. Las modificaciones al presupuesto anual son las: de adición, de traslado y de reducción o aplazamiento.

ART. 28.—Modificación de adición. Cuando durante la ejecución del presupuesto de gastos y de inversión se hiciere indispensable incrementar el monto de las apropiaciones, para complementar las insuficientes, ampliar los servicios existentes o establecer nuevos servicios, entre otros, el representante legal deberá presentar la solicitud para su aprobación a la junta directiva, estableciendo en forma clara y precisa el recurso que ha de servir de base para su apertura y con el cual se incrementa el presupuesto de ingresos.

Una vez aprobada la solicitud, el representante legal deberá actualizar la resolución de desagregación del presupuesto anual.

ART. 29.—Modificación de traslado. Corresponde a la junta directiva, autorizar los traslados que modifiquen los montos inicialmente aprobados por esta, con fundamento en las solicitudes presentadas por el representante legal. Su ejecución se realizará una vez se actualice la resolución de desagregación.

Los traslados que no modifiquen los montos aprobados por la junta directiva, solo requerirán la aprobación del representante legal mediante resolución.

ART. 30.—Modificación de reducción o aplazamiento. En cualquier mes del año, el representante legal deberá aplazar o reducir parcialmente las apropiaciones presupuestales cuando se estime que el presupuesto de ingresos del año pueda ser inferior al total de los compromisos. En tales casos el representante legal someterá a condiciones especiales la asunción de nuevos compromisos.

ART. 31.—Las modificaciones de traslado y de reducción o aplazamiento requieren un certificado de disponibilidad, expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces, en el que se señale que los recursos están libres de afectación.

V. Ejecución del presupuesto de gastos y de inversión

ART. 32.—Ejecución. Corresponde al proceso mediante el cual se cumple el objeto mismo del gasto. Este proceso se inicia con la asunción de los compromisos y termina con la recepción del bien o la prestación del servicio y su respectivo pago.

ART. 33.—Las apropiaciones son autorizaciones máximas de gasto que tienen como fin ser comprometidas y ejecutadas durante la vigencia fiscal respectiva. Después del 31 de diciembre de cada año las autorizaciones expiran y en consecuencia no podrán adicionarse, ni transferirse, ni contracreditarse, ni comprometerse.

ART. 34.—Afectación del presupuesto. El proceso de afectación del presupuesto de gastos y de inversión se efectuará teniendo en cuenta las siguientes etapas:

a) Expedición del correspondiente certificado de disponibilidad por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces, previo a la adquisición del compromiso;

b) Registro presupuestal de los compromisos legalmente adquiridos y que desarrollen el objeto de la apropiación, efectuado por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces;

c) Registro de las obligaciones y autorizaciones de pago, que corresponde a los actos mediante los cuales se determina la exigibilidad de los compromisos cuando se haya llevado a cabo y recibido a satisfacción el objeto establecido en ellos y se ordena su pago, efectuado por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces.

ART. 35.—Certificado de disponibilidad presupuestal

Definición. El certificado de disponibilidad es un documento expedido por el jefe de presupuesto o por quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de gastos y de inversión de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto de gastos y de inversión mientras se perfecciona el compromiso.

Obligatoriedad. No se podrán adquirir compromisos, ni dictar actos con cargo al presupuesto de gastos y de inversión sin soportarlos previamente con el certificado de disponibilidad presupuestal, debidamente expedido por el jefe de presupuesto o por quien haga sus veces.

Expedición. El jefe de presupuesto o quien haga sus veces expedirá los certificados de disponibilidad presupuestal, a solicitud expresa del ordenador del gasto o su delegado, hasta por el valor del saldo que se encuentre libre de afectación en la respectiva apropiación presupuestal.

Vigencia. El certificado de disponibilidad presupuestal tendrá una vigencia equivalente al término del proceso de asunción del respectivo compromiso.

ART. 36.—Registro presupuestal del compromiso

Definición del compromiso. Son compromisos los actos realizados por la entidad en desarrollo de la capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto de gastos y de inversión a nombre del Icetex, para llevar a cabo el objeto establecido en los mismos. Dichos actos deben desarrollar el objeto de la apropiación presupuestal.

Definición del registro. Se entiende por registro presupuestal del compromiso la imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que esta solo se utilizará para ese fin. Esta operación indica el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. El acto del registro perfecciona el compromiso.

Obligatoriedad. No se podrán atender compromisos con cargo al presupuesto de gastos y de inversión que no cuenten previamente con el registro presupuestal correspondiente en el que se indique claramente el valor y plazo de las prestaciones a que haya lugar.

Expedición. El jefe de presupuesto o quien haga sus veces será el responsable de efectuar el registro presupuestal correspondiente en los términos y con el cumplimiento de los requisitos establecidos en las normas legales.

ART. 37.—Registro presupuestal de la obligación

Definición de la obligación. Se entiende por obligación el monto adeudado producto del desarrollo de los compromisos adquiridos por el valor equivalente a los bienes recibidos, servicios prestados y demás exigibilidades pendientes de pago, incluidos los anticipos no pagados que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales y de contratación.

Definición del registro. Se entiende por registro presupuestal de la obligación la imputación mediante la cual se afecta el compromiso en el que esta se origina, estableciendo el plazo en el que debe atenderse su pago.

ART. 38.—Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales, deberán contar con los certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos.

ART. 39.—Las afectaciones al presupuesto de gastos y de inversión se harán teniendo en cuenta la prestación principal originada en los compromisos que se adquieran y con cargo al mismo rubro se cubrirán los demás costos inherentes o accesorios.

PAR.—Con cargo a las apropiaciones de cada rubro presupuestal, que sean afectadas con los compromisos iniciales, se atenderán las obligaciones derivadas de los mismos, tales como los costos imprevistos, ajustes y revisión de valores e intereses moratorios, gastos de nacionalización y otros inherentes.

ART. 40.—Las obligaciones legalmente adquiridas a 31 de diciembre de cada año, que no hayan sido pagadas a esa fecha, se denominan cuentas por pagar, las cuales deberán incluirse en el presupuesto de gastos y de inversión de la siguiente vigencia fiscal.

ART. 41.—La ejecución que afecte los programas o proyectos de inversión se sujetará al tipo específico de gasto aprobado por el representante legal para el cumplimiento de su objeto.

VI. Flujo anual de caja

ART. 42.—Flujo anual de caja. La ejecución de los gastos y de los programas de inversión del presupuesto anual se hará a través del flujo anual de caja. Este es el instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles y de pagos de la entidad en lo que se refiere a sus propios ingresos, con el fin de cumplir sus compromisos. En consecuencia, los pagos se harán teniendo en cuenta el flujo anual de caja y se sujetarán a los montos aprobados en él.

ART. 43.—El flujo anual de caja estará clasificado en el mismo nivel de detalle del presupuesto anual aprobado por la junta directiva. Será elaborado por la oficina de planeación en concordancia con el plan financiero y para iniciar su ejecución, el flujo anual de caja debe haber sido aprobado por el representante legal mediante resolución.

ART. 44.—El flujo anual de caja correspondiente a las apropiaciones de cada vigencia fiscal, tendrá como límite máximo el valor del presupuesto de ese período.

VII. Seguimiento financiero

ART. 45.—El seguimiento financiero. Es competencia de la oficina de planeación efectuar el seguimiento a la ejecución acorde con la programación del presupuesto anual, en cuanto permite evaluar las tendencias de cada rubro presupuestal, para tener elementos de juicio en la formulación de operaciones presupuestales de la vigencia y en el presupuesto anual del año siguiente.

ART. 46.—El jefe de presupuesto o quien haga sus veces, remitirá a las oficinas de planeación y de control interno así como a las áreas ejecutoras de presupuesto, un informe de la ejecución mensual y acumulada del presupuesto anual, en los primeros cinco días hábiles del mes siguiente.

VIII. Vigencias futuras

ART. 47.—Vigencias futuras. Cuando sea necesario asumir compromisos que cubran varias vigencias fiscales, se deberá obtener previamente la autorización de vigencias futuras por parte de la junta directiva.

Para su autorización el representante legal deberá presentar la respectiva justificación técnico-económica, elaborada por el área competente en el tema, y el certificado de disponibilidad presupuestal de los recursos que se van a comprometer durante la vigencia en curso.

ART. 48.—Competencia. Las autorizaciones para comprometer vigencias futuras podrán otorgarse por parte de la junta directiva simultáneamente con la aprobación del presupuesto anual de la vigencia.

ART. 49.—Durante cada año se deberán incluir prioritariamente en los proyectos de presupuesto anual las asignaciones necesarias para darle cumplimiento a las vigencias futuras autorizadas.

IX. Otras disposiciones

ART. 50.—Cajas menores. La junta directiva aprobará el número y la cuantía máxima de las cajas menores de la entidad.

ART. 51.—El representante legal será el competente para expedir la resolución que regirá la constitución y funcionamiento de las cajas menores.

ART. 52.—El representante legal hará por resolución las aclaraciones y correcciones de leyenda necesarias para enmendar los errores de transcripción y aritméticos que figuren en el presupuesto anual.

ART. 53.—Ordenación del gasto. La ordenación de gasto con cargo al presupuesto anual de la entidad está en cabeza del representante legal, quien podrá delegarla en funcionarios del nivel directivo de la entidad mediante resolución.

ART. 54.—El manual de procedimientos o guía metodológica para la ejecución presupuestal será expedido, dentro de los treinta días hábiles a la expedición del presente estatuto, mediante resolución por el representante legal.

ART. 55.—(Modificado).* Se regirán por el estatuto orgánico de presupuesto nacional y las normas que expida el Gobierno Nacional, solamente las partidas presupuestales financiadas con aportes de la Nación.

*(Nota: Modificado por el Acuerdo 15 de 2008 artículo 1º del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior)

ART. 56.—Recursos de terceros. Las disposiciones contenidas en el presente estatuto no regirán para la administración y ejecución de los recursos de terceros, es decir, los recursos provenientes de los fondos en administración y de los títulos de ahorro educativo, TAE.

ART. 57.—Responsabilidad de los funcionarios. El ordenador del gasto, los funcionarios en quienes se haya delegado esta función, así como los funcionarios que intervienen en el proceso presupuestal y de tesorería responderán por la inobservancia de las disposiciones contenidas en el presente estatuto.

ART. 58.—Los compromisos sobre apropiaciones financiadas con rentas provenientes de contratos, convenios o empréstitos, solo se podrán asumir cuando estos se hayan perfeccionado.

ART. 59.—Cuando exista apropiación presupuestal en el servicio de la deuda podrán efectuarse anticipos en el pago de los contratos de empréstito.

ART. 60.—Los gastos que sean necesarios para la administración, consecución y servicio de las operaciones de empréstito, las propias del manejo de la deuda, las operaciones conexas y las demás relacionadas con los recursos del empréstito serán atendidas con cargo a las apropiaciones del servicio de la deuda.

ART. 61—El Icetex deberá pagar los fallos de tutela con cargo al rubro que corresponda a la naturaleza del negocio fallado. Para pagarlas se deben efectuar los traslados presupuestales requeridos. Con cargo al rubro sentencias y conciliaciones se podrán pagar todos los gastos originados en los tribunales de arbitramento.

ART. 62—Las obligaciones por concepto de servicios personales asociados a la nómina, contribuciones inherentes a la nómina, servicios públicos, comunicaciones, transporte y los impuestos, se pueden pagar con cargo al presupuesto vigente cualquiera sea el año de su causación.

ART. 63—El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 16 de junio de 2006.

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