Secretaría de Educación Distrital

ACUERDO 1 DE 2016

(Marzo 16)

“Por medio del cual se adopta el reglamento interno del Comité de conciliación y defensa jurídica de la Secretaría de Educación Distrital”.

El Comité de conciliación y defensa jurídica de la Secretaría de Educación Distrital,

en uso de las facultades conferidas por el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, el capítulo V de la Ley 640 de 2001, el numeral décimo del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto Único del Sector Justicia 1069 de 2015, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 446 de 1998 en su artículo 75, establece que las entidades y organismos de derecho público del orden nacional, departamental y municipal entre otros deberá integar (sic) un comité de conciliación con funcionarios del nivel directivo.

Que la Ley 1285 de 2009 en su artículo 13, incluyó el artículo 42A a la Ley 270 de 1996, y mediante el mismo otorgó a la conciliación extrajudicial, la calidad de requisito de procedibilidad para el ejercicio de las acciones de nulidad, nulidad y restablecimiento del derecho, reparación directa y controversias contractuales.

Que el Decreto Único del Sector Justicia 1069 de 2015, en sus artículos 2.2.4.3.1.2.15 al 2.2.4.3.1.2.20, reglamenta los comités de defensa judicial y conciliación, determina su carácter, establece su integración, sesiones, votación, funciones y determina las funciones del secretario técnico del mismo.

Que el artículo 2.2.4.3.1.2.19 del Decreto 1069 de 2015, establece las funciones de los comités de conciliación y dentro de las cuales se encuentra: “(...) 10. Dictar su propio reglamento”.

Que la Ley 1395 de 2010, creó oportunidades procesales en las cuales será procedente la convocatoria a audiencias de conciliación, previo pronunciamiento del Comité de conciliación.

Que mediante la Resolución 9843 de 2001 se creó el Comité de conciliación de la entidad, se definió su estructura y funciones y se dictaron otras disposiciones. Comité modificado por las resoluciones 1473 de 2003 y 4406 de 2008.

Que con fundamento en la facultad otorgada por el numeral 10 del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto Único del Sector Justicia 1069 de 2015, y con el fin de garantizar el normal funcionamiento y toma de decisiones del Comité de conciliación, los integrantes del mismo proceden a adoptar su reglamento.

En mérito de lo expuesto, los miembros del Comité de Conciliación de la Secretaría de Educación Distrital,

ACUERDAN:

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

ART. 1º—Adopción. Adoptar el reglamento interno del Comité de conciliación y defensa jurídica de la Secretaría de Educación Distrital, contenido en los artículos siguientes.

ART. 2º—De los principios rectores. Los miembros del Comité de conciliación y defensa jurídica de la Secretaría de Educación Distrital, los servidores públicos y demás personas que intervengan en sus sesiones como apoderados e invitados, obrarán inspirados en los principios de debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad. Actuarán con el propósito fundamental de proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público. En ese orden de ideas, deberán propiciar y promover la utilización exitosa de los mecanismos alternativos de solución de conflictos procurando evitar la prolongación innecesaria de los procesos judiciales o extrajudiciales en los que sea vinculada la Entidad y a acudir a la acción de repetición en los eventos en que se presenten los presupuestos legales.

ART. 3º—Funciones. El Comité de conciliación y defensa jurídica de la Secretaría de Educación Distrital ejercerá las siguientes funciones de conformidad con el artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto Único del Sector Justicia 1069 de 2015 y las demás que lo complementen, modifiquen o reglamenten:

1. Estudiar y evaluar las deficiencias en las actuaciones administrativas que adelanta la Entidad con el fin de formular, aprobar, ejecutar y propender por la aplicación de políticas de prevención del daño antijurídico al interior de la Secretaría de Educación.

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la Secretaría de Educación.

3. Estudiar y evaluar con la confidencialidad del caso, los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la Secretaría de Educación, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de las entidades, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación y de los demás mecanismos alternativos de resolución de conflictos incluidos el pacto, así como de los procesos sometidos a arbitramento, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

5. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de conciliación y defensa jurídica deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.

6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

7. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

8. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

9. Designar al funcionario que ejercerá la secretaría técnica del comité, quien deberá ser profesional del derecho.

10. Aprobar el informe presentado por el secretario técnico sobre acciones de repetición y llamamiento en garantía, en los meses de junio y diciembre en cumplimiento de lo estipulado en el artículo 2.2.4.3.1.2.614 del Decreto 1069 de 2015.

11. Dictar su propio reglamento.

ART. 4º—Participación de la oficina de control interno. El jefe de la oficina de control interno participará en las sesiones del Comité de conciliación y defensa judicial de la Entidad para verificar, el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias que rigen el funcionamiento del comité y supervisar la ejecución de las decisiones adoptadas por el mismo.

El citado funcionario podrá presentar recomendaciones encaminadas a promover una mayor efectividad y eficiencia en el cumplimiento de las funciones que corresponden a este comité.

ART. 5º—Precedente Jurisprudencial. En los asuntos en los cuales exista alta probabilidad de condena, con fundamento en la jurisprudencia reiterada de las altas cortes, los integrantes del Comité de conciliación y defensa jurídica deberán analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con el precedente jurisprudencial, atendiendo lo establecido en el numeral 5º del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto 1069 de 2015, y en lo normado para el efecto en la Ley 1437 de 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

ART. 6º—Imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones. A efecto de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los integrantes del comité les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las estatuidas en el artículo 11 de la Ley 1437 que adopta el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y el artículo 150 del Código de Procedimiento Civil, como el artículo 40 de Ley 734 de 2002 y demás normas concordantes.

ART. 7º—Trámite de impedimentos y recusaciones. Si alguno de los integrantes del Comité de conciliación y defensa jurídica se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento citadas en el artículo anterior, deberá informarlo al Comité previo a comenzar la deliberación del asunto sobre el cual se considera impedido; los demás integrantes del Comité decidirán sobre si procede o no el impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta.

De igual manera, los integrantes del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento.

Si se admitiere la causal de impedimento o recusación, el Presidente del Comité podrá designar de los servidores públicos de la Entidad, miembros ad hoc para reemplazar a quien se haya aceptado el impedimento o recusación, el designado deberá ser de los niveles directivo o asesor. Cuando esté actuando el delegado del presidente del comité, queda comprendida en dicha delegación la facultad de designar a los integrantes ad-hoc.

CAPÍTULO II

Funcionamiento del comité y desarrollo de sesiones

ART. 8º—Sesiones. El Comité de conciliación y defensa jurídica se reunirá de manera ordinaria dos veces al mes, y extraordinariamente, cuando lo decida su presidente para el análisis de situaciones específicas, previa solicitud que formule la secretaría técnica. Las sesiones podrán ser presenciales o virtuales.

La asistencia al Comité de conciliación y defensa jurídica es obligatoria y no es delegable, excepto para el secretario de educación conforme al artículo 2.2.4.3.1.2.3 del Decreto Único del Sector Justicia 1069 de 2015.

El Comité podrá sesionar con un mínimo de tres de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple.

PAR. 1º—En el evento en que el secretario de educación o su delegado deba ausentarse durante el curso de la sesión o por razones del servicio le sea imposible asistir a la misma, la presidencia del Comité será ocupada por el funcionario delegado por el presidente, dejándose para ello la constancia en la respectiva acta. En ausencia de delegado se elegirá entre los miembros del comité quien ejercerá la presidencia para la respectiva sesión.

PAR. 2º—Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión.

PAR. 3º—Serán invitados ocasionales los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir y/o el apoderado que represente los intereses de la entidad en el proceso, según el caso concreto. Igualmente el Comité, por intermedio del secretario técnico, podrá invitar a sus sesiones a las personas o funcionarios que requiera para la mejor comprensión de los asuntos materia de consideración, quienes asistirán a las sesiones con derecho a voz pero sin voto. Las invitaciones efectuadas a los servidores públicos de la Secretaría de Educación serán de obligatoria aceptación y cumplimiento.

ART. 9º—Convocatoria. El secretario técnico del Comité, convocará a los miembros permanentes del mismo, a efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 2.2.4.3.1.2.4 del Decreto Único 1069 de 2015, con indicación del día, hora y lugar de la reunión, con una antelación no menor a 2 días hábiles, para las reuniones ordinarias.

Las reuniones extraordinarias se convocarán con una antelación mínima de veinticuatro horas, previa aprobación del presidente del Comité.

El secretario extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración de los miembros del comité, sin perjuicio de lo previsto en los parágrafos primero y segundo del artículo 2.2.4.3.1.2.3 del Decreto 1069 de 2015.

Con la convocatoria, el secretario técnico del comité, remitirá las fichas, documentos y soportes legales necesarios para el correspondiente estudio.

PAR.—La secretaría técnica del Comité de conciliación se abstendrá de recibir las fichas técnicas, que no cuenten con la aprobación del jefe de la oficina asesora jurídica.

ART. 10.—Formalidad de la convocatoria. Con toda citación se deberá anexar el orden del día, el documento de ponencia para análisis, ayudas de memoria, conceptos o antecedentes necesarios para el estudio de los mismos. La convocatoria se deberá remitir a cada miembro del Comité de conciliación y defensa jurídica, a través del correo electrónico de la entidad.

ART. 11.—Inasistencia. En cada sesión el secretario técnico dejará constancia de la inasistencia de alguno de los miembros permanentes en la correspondiente acta y señalará si presentó en forma previa la justificación. En caso de fuerza mayor, la justificación deberá presentarse ante el secretario técnico dentro de las veinticuatro (24) horas hábiles siguientes a la sesión.

ART. 12.—Desarrollo de la reunión. En el día y hora de la sesión, el presidente del Comité instalará la sesión, previa verificación del quórum y aprobación del orden del día, la reunión se desarrollará así:

La secretaría técnica del Comité informará sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité por parte del presidente.

Igualmente informará sobre la presentación de impedimentos o recusaciones. De presentarse impedimentos o recusaciones, el presidente del Comité, dará aplicación a lo contemplado en el artículo 7º de este reglamento.

El abogado apoderado designado en el respectivo asunto, hará la presentación verbal del documento sometido a estudio con un resumen del caso, su concepto y la recomendación al Comité, absolverá las inquietudes que se le formulen, si a ello hubiera lugar.

Una vez se haya surtido la presentación, los miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los funcionarios y/o apoderados de la Entidad.

Una vez se haya efectuado la deliberación, el secretario técnico procederá a preguntar a cada uno de los integrantes su voto.

Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, el secretario técnico informará al presidente que todos los temas han sido agotados, procediendo el presidente a levantar la sesión.

PAR.—Cuando se presenten al Comité casos que no hayan sido previamente agendados en el orden del día, ni enviada la correspondiente ficha técnica, se deberá justificar la situación, indicando la fecha de la audiencia y la fecha de asignación del caso, o de notificación del fallo de primera instancia. El Comité adoptará de decisión frente al estudio del caso y a la justificación por la presentación extemporánea del asunto.

ART. 13.—Salvamento y aclaración de voto. Los miembros del Comité cuya posición se aparte de la decisión adoptada por la mayoría simple, podrán salvar su voto expresando las razones que motivan su disenso, de las cuales dejará constancia en el acta de la sesión respectiva o en documento separado a solicitud del disidente.

ART. 14.—Sesiones virtuales del Comité. El Comité de conciliación podrá sesionar de forma virtual, por convocatoria que haga el secretario técnico a través de medios electrónicos, informáticos, telefónicos, audiovisuales o cualquier medio que permita el intercambio de información entre los miembros del Comité.

ART. 15.—Convocatoria sesiones virtuales. Una vez identificado el caso como aquellos que pueden ser objeto de sesión virtual, el secretario técnico informará acerca de la realización de las sesiones virtuales a los miembros del Comité e invitados por cualquier medio físico o electrónico, indicando el día, la hora y el lugar o forma de la reunión.

La citación electrónica deberá especificar el medio que será utilizado para realizar la sesión virtual, el objeto de la sesión y anexar por vía electrónica el respectivo orden del día, presentación y el documento de ponencia que efectúe el abogado a quien corresponda la presentación del caso o tema puesto a consideración del Comité.

ART. 16.—Casos objeto de sesión virtual. Los casos que podrán ser sometidos y decididos en sesiones virtuales son aquellos que reúnan las condiciones establecidas y aprobadas por el Comité como de caso tipo o recurrente por tener línea decisional predefinida para la actuación.

PAR.—Cuando las circunstancias así lo exijan el Comité de conciliación y defensa jurídica podrá decidir sobre cualquier asunto sometido a su consideración mediante la realización de sesiones virtuales.

ART. 17.—Procedimiento sesiones virtuales. Las sesiones no presenciales del Comité de conciliación y defensa jurídica se realizarán de conformidad con el siguiente procedimiento:

1. El secretario técnico informará a los integrantes del Comité acerca de la existencia de la circunstancia que amerite la realización de sesión virtual y la convocará mediante cualquier medio de transmisión de mensajes de datos a todos los miembros del Comité, así como a los apoderados e invitados especiales que deben participar en el mismo.

2. En dicha convocatoria se deberán precisar los asuntos a tratar y adjunto a la misma se remitirá la información requerida para adoptar las decisiones respectivas.

3. Cada uno de los miembros del Comité deberá, de manera clara y expresa, manifestar su posición frente a los asuntos sometidos a su consideración y remitirá su decisión por cualquier medio de transmisión de mensajes de datos al secretario técnico, dentro del término pactado en la respectiva convocatoria.

4. Para tal efecto, los miembros del Comité de conciliación y defensa jurídica podrán deliberar o decidir por comunicación simultánea, utilizando para ello los avances tecnológicos en materia de telecomunicaciones tales como teléfono, teleconferencia, videoconferencia, Internet, conferencia virtual o vía “chat” y todos aquellos medios que se encuentren a su disposición.

5. Una vez adoptada la decisión por la mayoría de los miembros con voz y voto del Comité, el secretario técnico la informará de forma inmediata por cualquier medio de transmisión de mensajes de datos a todos los miembros y procederá a levantar el acta correspondiente, a la cual se adjuntarán las intervenciones de los miembros e invitados especiales dejando constancia del medio utilizado, así como de las decisiones adoptadas.

PAR.—El secretario técnico por el medio escogido para la realización de la sesión virtual verificará el quórum e informará por dicho mecanismo de la existencia de quórum decisorio”.

CAPÍTULO III

Elaboración y presentación de fichas e informes

ART. 18.—Procedimiento para presentar los casos al Comité de conciliación, ficha y documentos soporte. Para dar cumplimiento a lo ordenado por el artículo 2.2.4.3.1.2.4 del Decreto Único del Sector Justicia 1069 de 2015, una vez se reciba la solicitud de conciliación prejudicial o judicial, el jefe de la oficina asesora jurídica designará al profesional del derecho que analizará, conceptuará y sustentará el caso ante el comité, dentro de los (15) días siguientes de haber sido recibido la petición de conciliación en la entidad.

Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el funcionario y/o abogado que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial, prejudicial o mecanismo alternativo de solución de conflictos deberá revisar todos los antecedentes normativos, doctrinales y jurisprudenciales, las pruebas y demás elementos que permitan conocer y valorar el caso.

El funcionario y/o apoderado de la entidad en el momento de conceptuar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos deberá tener en cuenta lo dispuesto en las leyes 446 de 1998, 640 de 2001, 794 de 2003, sus decretos reglamentarios, así como el Decreto 1069 de 2015 y demás disposiciones legales y reglamentarias que sean aplicables al caso.

El apoderado a cargo del asunto deberá diligenciar la ficha técnica contentiva del estudio y recomendación, en el formato que para el efecto ha dispuesto la Alcaldía Mayor de Bogotá (Secretaría General) a través del aplicativo SIPROJWEB, con el número asignado por quien ejerce las funciones de secretaría técnica. Una vez aprobada la ficha técnica por el jefe de la oficina asesora jurídica, se remitirá al correo electrónico de quien ejerza la secretaría técnica del Comité, por lo menos con tres (3) días hábiles de antelación a la celebración de la respectiva sesión, y solicitará su inclusión en la agenda.

La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas son responsabilidad del funcionario y/o abogado que elabore la correspondiente ficha.

PAR. 1º—Antes del inicio de cada sesión, las fichas técnicas con los casos que se someterán a estudio, deberán ser terminadas en el aplicativo SIPROJWEB, por el abogado responsable de la misma, habiendo realizado las correcciones que le hayan sido solicitadas.

PAR. 2º—Quien ejerza la secretaría técnica del Comité, requerirá a las dependencias de la entidad, los documentos y soportes necesarios para el análisis de cada caso y la elaboración de las fichas técnicas que se someterán al Comité de conciliación y defensa jurídica, de acuerdo a la solicitud escrita proyectada por el apoderado designado. Las dependencias darán atención inmediata al requerimiento, gestionando y remitiendo lo que corresponda.

ART. 19.—Fichas técnicas en materia de repetición. Al día siguiente del pago total de una condena, conciliación o cualquier otro crédito, surgido por concepto de responsabilidad patrimonial de la Secretaría de Educación, la dependencia encargada del pago de las sentencias, remitirá a la oficina asesora jurídica, las providencias judiciales o autos que aprueban conciliaciones, los actos administrativos que dispusieron y liquidaron el valor a pagar, las órdenes de pago, las constancias y certificaciones sobre los trámites administrativos y presupuestales, realizados para el pago, con indicación del tiempo requerido para ello, los cuales, serán repartidos por el jefe de la oficina asesora jurídica al abogado que asumirá el estudio del correspondiente caso, quien procederá a:

1. Estudiar el caso, analizar la jurisprudencia del Consejo de Estado en materia de dolo y culpa grave, consultar el manual de funciones asignadas al cargo que ejercía el servidor, cuya conducta dio lugar a la condena.

2. Proyectar el documento que se presentará al comité, en donde además deberá analizar las pruebas que obran en el expediente y las que solicitará en la demanda. El caso deberá someterse a estudio del comité, por lo menos con 30 días de antelación a cumplirse el término de caducidad de la acción.

3. Determinada la procedencia de la repetición el abogado encargado del caso, tendrá un plazo máximo de un mes para presentar las acciones de repetición, a menos que deba presentarla con antelación para evitar el vencimiento de los términos de caducidad.

ART. 20.—(Modificado).* Procedencia de la acción de repetición. El Comité de conciliación y defensa jurídica deberá realizar los estudios pertinentes para determinar la procedencia de la acción de repetición en un término no superior a seis (6) meses, contados a partir del pago. Al efecto, el ordenador del gasto, al día siguiente del pago total del capital de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes a la secretaría técnica del Comité, quien de inmediato dará traslado al jefe de la oficina jurídica para que designe al apoderado que realizará el estudio pertinente, dentro del mismo término regulado en el artículo séptimo del presente reglamento.

Adoptada la decisión por parte del Comité y de ser procedente, el apoderado deberá presentar la respectiva demanda de repetición dentro de los tres (3) meses a la misma.

PAR.—El procedimiento para elaborar la ficha y documentos soporte seguirá lo dispuesto en el artículo 19 del presente reglamento, en cuanto le sea aplicable.

*(Nota: Modificado por el Acuerdo 1 de 2017 artículo 1° de la Secretaría de Educación)

ART. 21.—Informes sobre el estudio de procedencia de llamamientos en garantía de funcionarios públicos. Conforme a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 678 de 2001, en armonía con el artículo 2.2.4.3.1.2.13 del Decreto Nacional 1069 del 2015, los funcionarios y/o apoderados de la Secretaría de Educación Distrital, deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.

De no ser viable el llamamiento, deberán justificarlo por escrito y presentar un informe al Comité de conciliación y defensa jurídica dentro del término de traslado de la demanda y antes de su contestación.

ART. 22.—Informes de gestión del Comité de conciliación. El secretario técnico presentará un informe semestral o cuando se lo requiera el Comité, de la gestión del mismo y de la ejecución de sus decisiones. El contenido será el que disponga para cada semestre la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

ART. 23.—Informes sobre repetición y llamamiento en garantía. En cumplimiento de lo estipulado en el artículo 2.2.4.3.1.2.14 del Decreto Nacional 1069 de 2015, se remitirá a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado un reporte que deberá contener como mínimo la siguiente información:

1. Número de casos sometidos a estudio en el semestre correspondiente, y la indicación de la decisión adoptada por el Comité de conciliación o por el representante legal, según el caso.

2. Número de acciones de repetición iniciadas durante el semestre correspondiente y la descripción completa del proceso de responsabilidad que les dio origen, en especial, indicando el valor del pago efectuado por la entidad.

3. Número de acciones de repetición culminadas mediante sentencia, el sentido de la decisión y el valor de la condena en contra del funcionario si fuere el caso.

4. Número de acciones de repetición culminadas mediante conciliación con descripción del acuerdo logrado.

5. Número de condenas y de conciliaciones por repetición pagadas a la entidad y su correspondiente valor.

6. Número de llamamientos en garantía y de fallos sobre ellos indicando el sentido de la decisión.

PAR.—El secretario técnico presentará el informe a los miembros del Comité, previo a su remisión a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

CAPÍTULO IV

Secretaría técnica, actas y archivo

ART. 24.—Secretaría técnica. Conforme al numeral 9º del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto Único del Sector Justicia 1069 de 2015 la secretaría técnica del Comité de conciliación y defensa jurídica de la entidad será ejercida por un profesional del derecho servidor público que designe el Comité, por el término de un (1) año.

En las ausencias temporales del secretario técnico, que no impliquen vacancia, el Comité de conciliación y defensa jurídica designará un secretario técnico ad hoc.

ART. 25.—Funciones. El secretario técnico del Comité tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Coordinar la programación de las sesiones del Comité y el envío previo de los documentos de análisis de los casos determinados en el orden del día, que deban conocer con anticipación los integrantes del Comité.

2. Elaborar las actas de cada sesión del Comité, las cuales deberán estar suscritas por el presidente y el secretario técnico, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.

3. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

4. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado a la Secretaría de Educación y a los miembros del Comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

5. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses de la Entidad.

6. Informar al coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción Contencioso Administrativa, acerca de las decisiones que el Comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

7. Solicitar a los apoderados informes sobre el resultado de las audiencias de conciliación de los casos estudiados en cada una de las sesiones, así como copia del auto de homologación para verificar el alcance del acuerdo conciliatorio y mantener informados a los miembros de los resultados obtenidos en tal sentido para la entidad.

8. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

ART. 26.—Elaboración de actas. El desarrollo de las reuniones del Comité y las decisiones del mismo se harán constar en actas que serán certificadas por el secretario técnico. Las fichas técnicas, conceptos jurídicos, antecedentes, jurisprudencias y demás documentación allegada harán parte integral del acta en la cual se trató el tema correspondiente.

Las actas serán elaboradas por el secretario técnico del Comité, quien deberá dejar constancia en ellas de los participantes, del desarrollo de la sesión y las decisiones adoptadas.

Las fichas técnicas y los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión, hacen parte integral de la respectiva acta.

ART. 27.—Trámite de aprobación de actas. El secretario técnico deberá remitir el proyecto de acta, a cada uno de los miembros asistentes a la respectiva sesión, impresa o por correo electrónico, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su celebración, con el objeto que aquellos remitan sus observaciones, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo del proyecto.

Si dentro de este término el secretario técnico no recibe comentarios u observaciones al proyecto de acta, se entenderá que no existen objeciones y que el proyecto es aceptado.

Las actas de las sesiones serán suscritas por el presidente del comité y el secretario técnico.

ART. 28.—Archivo del Comité de conciliación y de la secretaría técnica. El archivo del Comité de conciliación y el de la secretaría técnica reposarán en el archivo de la Entidad.

Los documentos que integran el archivo del Comité de conciliación y defensa jurídica solamente pueden ser consultados por quienes revisten interés particular sobre los asuntos tratados en aras de respetar el derecho a la intimidad y únicamente serán de absoluto conocimiento para los entes de control.

Para la consulta de tales documentos, los interesados deberán solicitar autorización al secretario técnico.

Las solicitudes de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas serán tramitadas por el secretario técnico del Comité.

CAPÍTULO V

Seguimiento y control a las decisiones del comité

ART. 29.—Verificación del cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité. Corresponde al secretario técnico del Comité de conciliación y defensa jurídica verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité, para lo cual le presentará informes trimestrales al Comité.

ART. 30.—Informes de los apoderados. Los abogados encargados de la defensa judicial en la Entidad presentarán al secretario técnico, informe del desarrollo de las audiencias de conciliación a las que asistan, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de su realización, junto con una copia de las actas, documentos y decisiones judiciales, los cuales serán anexados por los abogados a los expedientes respectivos.

El secretario técnico deberá presentar el respectivo informe en la sesión del Comité inmediatamente posterior.

ART. 31.—Asistencia de apoderados de la entidad a las audiencias. Es obligatoria la asistencia del apoderado de la entidad a las respectivas audiencias, con el objeto de exponer la decisión del Comité de conciliación y defensa jurídica junto con las razones de hecho y de derecho dejando constancia en el acta de la audiencia.

Solamente podrán solicitar el aplazamiento de las audiencias, cuando no haya sido posible presentar el estudio a consideración del Comité de conciliación de la Entidad, bien sea porque no se haya recibido la citación para la audiencia; cuando se haya recibido solicitud sin sus anexos o cuando la citación se reciba con una antelación que no permita realizar el estudio y presentarlo a consideración del mismo. Cualquier solicitud deberá hacerse por escrito, debidamente fundamentada y hacerla conocer de la secretaría técnica.

CAPÍTULO VI

Prevención del daño antijurídico

ART. 32.—Prevención del daño antijurídico y políticas para la defensa judicial. El Comité se reunirá en sesiones especiales en las que se estudiarán, analizarán y evaluarán las causas que originaron las demandas y sentencias condenatorias en el respectivo semestre, con base en el resumen que sobre el particular, presente el profesional encargado de defensa judicial de la Entidad, con el objeto de proponer correctivos para prevenir los daños antijurídicos e impartir directrices y orientar la defensa judicial de la Entidad.

PAR. 1º—Las políticas sobre prevención del daño antijurídico, defensa de los intereses de la entidad y aquellas que se tomen en casos análogos, se adoptarán mediante acuerdo el cual deberá ser suscrito por todos los miembros que integren el Comité de conciliación y defensa jurídica.

PAR. 2º—El jefe de la oficina asesora jurídica qued (sic) facultado por el Comité de conciliación para dar aplicación a las políticas de defensa judicial aprobadas por el mismo, en casos concretos y análogos donde se den los presupuestos establecidos para tal efecto.

ART. 33.—Procedimiento en caso de aplicación de línea decisional adoptada por el Comité de conciliación y defensa jurídica. A partir de la suscripción del presente reglamento, la aplicación de las políticas de conciliación adoptadas por el Comité de conciliación y defensa jurídica en casos análogos requiere de la elaboración de la ficha técnica por parte del apoderado en el sistema de información de procesos judiciales - SIPROJWEB, y la solicitud expresa de aplicar la línea decisional al caso concreto. Una vez aprobada la aplicación de la política al caso, por parte de la secretaría técnica del Comité, se elabora la certificación correspondiente denominada: “Aplicación de línea de decisión del Comité de conciliación al caso concreto”.

PAR.—Cuando no sea la política aplicable al caso concreto o la importancia e impacto del mismo para la entidad sea inconveniente, el Comité podrá analizar la solicitud de conciliación motivando las razones por las que se aparta de la línea decisional y/o evaluar la necesidad de modificar la política establecida.

ART. 34.—Indicador de gestión. En concordancia con lo establecido en el artículo 2.2.4.3.1.2.7 del Decreto 1069 del 2015, la prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en él se asignarán las responsabilidades al interior de cada entidad.

CAPITULO VII

Disposiciones finales

ART. 35.—Vigencia y derogatorias. El presente reglamento se discutió en sesión del Comité de conciliación el XX (sic) de marzo de 2016, fue aprobado por los integrantes del mismo, regirá a partir de la fecha de su publicación y deroga expresamente el reglamento adoptado mediante Acuerdo 2 del 11 de diciembre de 2014 y demás disposiciones que le sean contrarias.

Para su aprobación se firma por los miembros del Comité, a los 16 días del mes de marzo de 2016.

Publíquese y cúmplase.

Dada a 16 de marzo de 2016.