Ministerio de Defensa Nacional

ACUERDO 1 DE 2016 

(Mayo 18)

“Por el cual se adopta el reglamento interno del subcomité sectorial de defensa jurídica del estado del sector defensa”.

El subcomité sectorial de defensa jurídica del estado del sector defensa,

en ejercicio de sus facultades conferidas en el artículo 3º numeral 6º de la Resolución 8846 del 30 de septiembre de 2015, en concordancia con lo dispuesto en la Circular Conjunta 1 de fecha 24 de agosto de 2015, proferida por el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, y

CONSIDERANDO:

Que el subcomité sectorial del sector defensa es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y estructuración de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de las entidades del sector, a través de trabajo en equipo, de forma coordinada, con transparencia de información y en pro del cumplimiento de los intereses generales contemplados en el artículo 209 Constitucional.

Que mediante Resolución 8846 del 30 de septiembre de 2015, expedida por el Ministerio de Defensa Nacional, se creó el subcomité sectorial de defensa jurídica del sector defensa.

Que se hace necesario expedir un reglamento conforme a la estructura del subcomité, con el objeto de garantizar el normal funcionamiento y deliberaciones del citado cuerpo colegiado.

En mérito de lo expuesto, los integrantes del subcomité sectorial del sector defensa, acuerdan expedir el siguiente reglamento interno:

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

ART. 1º—Principios rectores. Los integrantes del subcomité sectorial de defensa jurídica del sector defensa, y los servidores públicos y/o acompañantes que intervengan en sus sesiones, en calidad de invitados, actuarán conforme a los principios que rigen la administración pública, contemplados en el artículo 209 superior, y los principios de coordinación, trabajo en equipo, transparencia de la información y asistencia entre sus integrantes, teniendo como propósito fundamental proteger los intereses y el patrimonio público de las entidades del sector defensa.

ART. 2º—Funciones del subcomité sectorial de defensa jurídica del sector defensa. Son funciones del subcomité sectorial de defensa jurídica del sector defensa, las siguientes:

1. Coordinar las políticas y determinar lineamientos para la adecuada gestión del ciclo de defensa jurídica, aplicables a todas las entidades y organismos que integran el sector administrativo de defensa, en materias de: prevención del daño antijurídico, estrategias prejudiciales y de defensa judicial, cumplimiento de sentencias y conciliaciones y recuperación de dineros públicos del sector defensa, como consecuencia de fallos condenatorios contra el Estado. Lo anterior sin perjuicio de las competencias de cada una de las entidades que intervienen en el subcomité e incluso el comité de conciliación de las entidades integrantes.

2. Estudiar, coordinar y estructurar estrategias de defensa judicial y lineamientos para el uso de mecanismos de solución de conflictos y fomentar su uso.

3. Coordinar la defensa jurídica de la Nación, cuando varias entidades del sector administrativo sean demandadas, tengan intereses, o de las que requieran insumos para la sustentación de la defensa en un mismo proceso y determinar, según la naturaleza del derecho debatido y/o la situación jurídica planteada, la entidad que liderará la estrategia de representación judicial y extrajudicial del grupo de entidades demandadas.

4. Impartir lineamientos para que las funciones a cargo de los comités de conciliación de las entidades pertenecientes al sector administrativo se desarrollen de manera articulada.

5. Analizar y evaluar los asuntos de defensa jurídica de especial impacto o relevancia para el sector administrativo de defensa e impartir los lineamientos respectivos.

6. Las demás funciones afines y complementarias, necesarias para cumplir con el objetivo.

ART. 3º—Integrantes, e invitados permanentes u ocasionales, del subcomité sectorial de defensa jurídica del sector defensa. Son integrantes del subcomité, los siguientes:

1. Un delegado del Ministro de Defensa Nacional.

2. Un delegado del viceministro del grupo social empresarial del sector defensa (GSED) bienestar del Ministerio de Defensa Nacional.

3. El director de asuntos legales del Ministerio de Defensa Nacional.

4. El asesor legal del comando general de las Fuerzas Militares.

5. El jefe del departamento jurídico integral del Ejército Nacional.

6. El jefe de la oficina jurídica de la Armada Nacional.

7. El jefe de la jefatura jurídica y de derechos humanos y DIH de la Fuerza Aérea Colombiana.

8. El jefe del área de defensa judicial de la secretaría general de la Policía Nacional.

9. El jefe del grupo de asesoría legal de la dirección ejecutiva de la justicia penal militar.

10. El jefe del grupo legal de la dirección general marítima.

11. El jefe de la oficina asesora jurídica de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

12. El jefe de la oficina asesora jurídica de la caja de retiro de las Fuerzas Militares.

13. El jefe de la oficina asesora jurídica de la caja de sueldos de retiro de la Policía Nacional.

14. El jefe de la oficina asesora jurídica del Hospital Militar Central.

15. El jefe de la oficina jurídica de la agencia logística de las Fuerzas Militares.

16. El jefe de la oficina asesora jurídica del Fondo Rotatorio de la Policía.

17. El asesor jurídico del Instituto de Casas Fiscales del Ejército.

18. El jefe de la oficina asesora jurídica del Club Militar.

19. El jefe de la oficina asesora jurídica de la Defensa Civil Colombiana.

20. El jefe de la oficina jurídica de Industria Militar.

21. El jefe de la oficina jurídica de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía.

22. El jefe de la oficina asesora jurídica del Servicio Aéreo a Territorios Nacionales S.A.

23. El coordinador jurídico de la corporación de la Industria Aeronáutica Colombiana S.A.

24. El jefe de la oficina jurídica de la Sociedad Hotelera Tequendama S.A.

25. El jefe de la oficina jurídica de la Corporación de Ciencia y Tecnología para el Desarrollo de la Industria Naval, Marítima y Fluvial.

26. El asesor jurídico de la Corporación de Alta Tecnología para la Defensa.

27. Un representante de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

PAR.—Podrán asistir como invitados, con voz pero sin voto, los servidores públicos y/o personas naturales de carácter privado que se requieran para abordar los temas de interés del cuerpo colegiado.

ART. 4º—Presidencia del subcomité. El director de asuntos legales del Ministerio de Defensa presidirá las sesiones del subcomité sectorial de defensa jurídica del sector defensa. Lo anterior sin perjuicio de que cualquiera de los integrantes del subcomité presente iniciativas en pro de la adopción de políticas en materia de prevención del daño antijurídico y de políticas generales que orienten la defensa de los intereses del sector defensa.

ART. 5º—Funciones de la presidencia. Son funciones de la presidencia del subcomité sectorial de defensa jurídica del estado del sector defensa:

1. Presidir las reuniones.

2. Dirigir los debates.

3. Velar por el cumplimiento de las decisiones aprobadas por el subcomité.

4. Solicitar a la secretaría técnica que convoque a las reuniones pertinentes.

5. Suscribir los acuerdos y actas del subcomité.

CAPÍTULO II

Funcionamiento del subcomité

ART. 6º—Sesiones. El subcomité sectorial de defensa jurídica del sector defensa se reunirá de manera ordinaria al menos una vez por trimestre, a partir de las 8:30 a.m., en el Ministerio de Defensa Nacional, o en el lugar que el cuerpo colegiado haya aprobado previamente e indicado en la citación respectiva, o incluso de manera virtual.

El subcomité se reunirá de manera extraordinaria cuando las necesidades del servicio lo requieran o a consideración del presidente del subcomité de acuerdo al tema a tratar y previo estudio de las solicitudes de convocatoria efectuadas por sus miembros. La citación a la reunión la formulará la secretaría técnica del subcomité en los términos señalados en este reglamento.

ART. 7º—Convocatoria. De manera ordinaria, la secretaría técnica del subcomité procederá a convocar a los integrantes del subcomité vía correo electrónico a las direcciones autorizadas por sus integrantes, con al menos cinco (5) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo orden del día.

Así mismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración del subcomité.

ART. 8º—Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno de los integrantes del subcomité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo vía correo electrónico, enviando a la secretaría técnica la correspondiente excusa con los respectivos soportes y la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar a los dos (2) días hábiles anteriores a la sesión.

En la correspondiente acta de cada sesión, la secretaría técnica del subcomité dejará constancia de la asistencia de los integrantes e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

ART. 9º—Desarrollo de las sesiones. En el día y hora señalados, la secretaría técnica del subcomité instalará la sesión.

A continuación, se confirmará la asistencia de los integrantes e invitados, la justificación presentada por inasistencias, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del subcomité.

Una vez desarrollados los temas del día y las respectivas deliberaciones, la secretaría técnica del subcomité procederá a levantar el acta de la sesión, la cual será suscrita por el presidente y el secretario, dejando constancia de la asistencia de sus integrantes.

ART. 10.—Quórum deliberatorio y adopción de decisiones. El comité podrá sesionar con un mínimo de once (11) de sus integrantes y adoptará las decisiones por mayoría simple, es decir, por aprobación de la mayoría de los integrantes presentes.

ART. 11.—Salvamento y aclaración de votos. Los integrantes del comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus integrantes deberán expresar las razones que motiven su disenso, de las cuales se dejará constancia en la respectiva acta.

CAPÍTULOIII

Elaboración y presentación de informes

ART. 12.—Informes sobre políticas y lineamientos adoptados. Los integrantes del subcomité presentarán a solicitud de la secretaría técnica, informes y estadísticas de los procesos del resorte de cada entidad del sector defensa, los cuales servirán de fundamento para estructurar, proponer y coordinar las políticas y lineamientos para la adecuada gestión de defensa jurídica del sector defensa en pro de disminuir el impacto fiscal.

Asimismo, propondrán estrategias de defensa judicial y lineamientos para el uso de mecanismos alternativos de solución de conflictos.

CAPÍTULO IV

Secretaría técnica, actas y archivo

ART. 12.(sic)—Secretaría técnica y funciones. La secretaría técnica del subcomité sectorial de defensa jurídica del sector defensa, será realizada por el grupo contencioso constitucional de la dirección de asuntos legales del Ministerio de Defensa Nacional y tendrá a cargo las siguientes funciones:

1. Convocar a sesiones al subcomité sectorial de defensa jurídica del sector defensa.

2. Preparar el orden del día y documentos para tratar en las sesiones del subcomité.

3. Elaborar las actas de cada sesión y archivarlas.

4. Consolidar las consideraciones del comité en temas de formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del sector defensa.

5. Las demás que le sean asignadas.

ART. 13.—Elaboración de actas. Las actas serán elaboradas por la secretaría técnica del subcomité, quien deberá dejar constancia en ellas de las deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por sus integrantes.

Las actas de las sesiones serán suscritas por el presidente y secretario técnico del subcomité, posteriormente serán enviadas a sus integrantes vía electrónica para el uso exclusivo o restringido de defensa de las entidades que hacen parte del subcomité.

Los informes presentados por las entidades que conforman el subcomité, son parte integral de las respectivas actas.

ART. 14.—Archivo del subcomité sectorial de defensa jurídica del sector defensa. El archivo del subcomité y el de su secretaría técnica reposarán en el archivo del grupo contencioso constitucional del Ministerio de Defensa Nacional.

Las solicitudes de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas serán tramitadas a través de la secretaría técnica del subcomité.

CAPÍTULO V

Seguimiento y control de las decisiones y recomendaciones del subcomité

ART. 15.—Verificación y control de las decisiones y lineamientos emitidos por el subcomité. La secretaría técnica del subcomité anualmente presentará un informe de las decisiones adoptadas por el subcomité.

CAPÍTULO VI

Prevención del daño antijurídico

ART. 16.—Prevención del daño antijurídico. El subcomité de defensa jurídica del sector defensa sesionará con el objeto de proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la causación de los daños antijurídicos en los que se han visto condenadas las entidades del sector defensa.

Para cumplir con el propósito, los integrantes del subcomité presentarán un informe de la actividad litigiosa de cada entidad con la periodicidad que determine el cuerpo colegiado.

CAPÍTULO VII

Disposición final

ART. 18.(sic)—Vigencia. El presente reglamento regirá a partir de su publicación. El presente reglamento se discutió en sesión ordinaria del dieciocho (18) de mayo de dos mil dieciséis (2016), y fue aprobado en esta fecha por los integrantes del subcomité.