ACUERDO 109 DE 2009 

(Septiembre 3)

“Por el cual se reglamenta la conformación y funciones de las comisiones de personal municipales, distritales, departamentales y nacional para la concertación”.

La Comisión Nacional del Servicio Civil, CNSC,

en ejercicio de las facultades que le otorga el parágrafo del artículo 16 de la Ley 909 de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 909 de 2004, en el parágrafo del artículo 16, confiere a la Comisión Nacional del Servicio Civil la facultad para expedir el reglamento que determine la conformación y funciones de las comisiones de personal municipales, distritales, departamentales y nacional con el propósito de que sirvan de escenario de concertación entre los empleados y la administración.

Que la Constitución Política, con el fin de garantizar la efectiva participación de las distintas instancias que conforman la función y el empleo público, dispuso promover la concertación y los demás medios para la solución pacífica de los conflictos laborales.

Que la concertación entre empleados y administración en el sector público debe propender por la creación de una cultura laboral de cooperación y diálogo en la que prevalezca el interés por alcanzar los fines del Estado, el mejoramiento de la calidad de vida de las personas y la primacía de los derechos humanos.

Que las comisiones de personal que aquí se reglamentan deben ser escenarios útiles para discutir, aclarar y concertar las diferencias que surjan al interior de las comisiones de personal de las distintas entidades que forman parte del respectivo nivel territorial, propendiendo por defender la transparencia en la gestión, la correcta utilización de los recursos públicos, el mejoramiento del ambiente y condiciones laborales de los empleados y la democratización de la discusión de temas de la dirección de las entidades, que por la materia y tiempo disponible sean susceptibles de socialización en estos ámbitos, previamente a la toma de decisión.

Que las comisiones de personal que se reglamentan deberán ser fuente de información e insumos para la implementación y mejoramiento de los distintos sistemas de carrera administrativa, teniendo como principios la moralidad y la ética del servidor, el mérito, como regla de ingreso y permanencia, y la justicia y garantía de derechos en la aplicación de las normas laborales.

Que el texto del acuerdo propuesto fue socializado al Ministerio de la Protección Social, Departamento Administrativo de la Función Pública, secretaría jurídica de la presidencia y a las organizaciones de trabajadores del sector público, previamente a su aprobación.

De conformidad con lo expuesto, la Comisión Nacional del Servicio Civil en sesión del 3 de septiembre de 2009,

ACUERDA:

CAPÍTULO I

Objeto, campo de aplicación y funciones de las comisiones de personal municipales, distritales, departamentales y nacional para la concertación

ART. 1º—Objeto. El presente reglamento tiene por objeto fijar las normas y los procedimientos que se deberán observar para la conformación y funcionamiento de las comisiones de personal para la concertación en los niveles municipal, distrital, departamental y nacional.

ART. 2º—Campo de aplicación. Las disposiciones aquí contenidas se aplicarán a todas las entidades cuyos sistemas de carrera administrativa estén bajo la administración y vigilancia de la Comisión Nacional del Servicio Civil.

ART. 3º—Principios. Las comisiones de personal para la concertación que se reglamentan mediante el presente acuerdo se sujetarán en sus actuaciones a los principios orientadores de la función administrativa previstos en la Constitución Política y en las leyes, en especial a los de moralidad, transparencia, imparcialidad, publicidad, economía, celeridad, eficiencia, eficacia, concurrencia y coordinación.

ART. 4º—Funciones. Las comisiones de personal municipales, distritales, departamentales y nacional para la concertación, como organismos eficientes y eficaces en la solución de las diferencias surgidas con ocasión de la aplicación y cumplimiento de las normas de carrera o de aquellas relacionadas con estas, que sean puestas en su conocimiento por las comisiones de personal que integran su respectivo nivel, contribuirán de manera dinámica en la generación de un ambiente sano y cordial de discusión, valoración y entendimiento con la administración pública, ejerciendo las siguientes funciones:

a) Propiciar acuerdos de concertación para resolver los conflictos y las diferencias que en razón a su propia naturaleza le sean confiados por las entidades que integran el ámbito de su jurisdicción territorial, utilizando los mecanismos principales y alternativos de solución y aplicando todo el conocimiento disponible y la asesoría especializada.

b) Formular, en su respectivo nivel, recomendaciones al gobierno municipal, distrital, departamental y/o nacional para la implementación de planes, programas y proyectos en materia laboral.

c) Identificar y analizar las distintas situaciones y variables que sirvan para promover los intereses públicos y aquellas que los afectan, presentando a la administración propuestas que permitan el mejoramiento de la gestión y los resultados.

d) Elaborar y proponer estrategias de mejoramiento y generación de empleo, modernización y funcionalidad de las plantas de personal y de la estructura organizacional del correspondiente nivel territorial o administrativo.

e) Recopilar las iniciativas de los empleados y la administración en materia de carrera administrativa, capacitación de los servidores públicos, bienestar social y estímulos, y con estos insumos elaborar documentos para su remisión a las autoridades competentes para que les sirvan de información y apoyo al momento de adoptar políticas en estas materias.

f) Difundir e informar a las comisiones de personal de su respectivo ámbito territorial, normas, jurisprudencia y doctrina que en materia de empleo público existan, así como de los cambios que se produzcan.

g) Promover el compromiso de los servidores públicos en el logro de los objetivos institucionales y el cumplimiento de los planes estratégicos y operativos de las entidades.

h) Elegir al presidente de la comisión y estructurar mesas de trabajo especializadas en los temas que son de su competencia funcional.

i) Las demás compatibles con asuntos susceptibles de concertación entre empleados y administración.

CAPÍTULO II

Conformación de las comisiones de personal municipales, distritales, departamentales y nacional para la concertación

ART. 5º—Conformación. En todos los municipios, distritos, departamentos y en la Nación deberá conformarse una comisión de personal para la concertación integrada de la siguiente forma:

a) Comisiones municipales de personal: Estarán conformadas por dos (2) representantes de la administración municipal designados por el alcalde y dos (2) representantes de los empleados, con sus respectivos suplentes, elegidos entre los representantes de los servidores públicos que integran las comisiones de personal de las distintas entidades que forman parte de la estructura administrativa municipal.

b) Comisiones distritales de personal: Estarán conformadas por tres (3) representantes de la administración distrital designados por el alcalde distrital y tres (3) representantes de los empleados, con sus respectivos suplentes, elegidos entre los representantes de los servidores públicos que integran las comisiones de personal ya conformadas en las respectivas entidades de la estructura administrativa distrital.

c) Comisiones departamentales de personal: Estarán conformadas por tres (3) representantes de la administración departamental designados por el gobernador y tres (3) representantes de los empleados, con sus respectivos suplentes, elegidos entre los representantes de los servidores públicos que integran las comisiones de personal ya conformadas en las respectivas entidades de la estructura administrativa departamental.

d) Comisión nacional de personal: Estará conformada por cinco (5) representantes de la administración, designados por el respectivo nominador, así: uno (1) por el Ministerio de Protección Social, uno (1) por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, uno (1) por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, uno (1) por el Departamento Nacional de Planeación, y uno (1) por el Departamento Administrativo de la Función Pública, y cinco (5) representantes de los empleados, con sus respectivos suplentes, elegidos entre los representantes de los mismos en las comisiones de personal conformadas en las entidades de carácter nacional.

PAR.—Cuando el número de comisiones de personal existentes en el departamento, distrito o municipio sea de cuatro comisiones de personal o menos, los representantes de los empleados de cada comisión de personal designarán de entre sus miembros su(s) representante(s) ante la comisión municipal de concertación y luego estos, el día de la primera sesión ordinaria de la comisión y previamente a su inicio, determinarán quiénes tendrán la calidad de principal y quién o quiénes de suplente. De esta decisión se levantarán un acta que será entregada al secretario técnico de la comisión para que haga parte del acta de esa sesión.

ART. 6º—Secretaría técnica de las comisiones. El jefe de la unidad de gestión humana o quien haga sus veces en la secretaría general o su equivalente en las alcaldías municipales, distritales y en las gobernaciones, será el secretario de las comisiones de personal municipales, distritales y departamentales para la concertación, quienes participarán con voz pero sin voto.

El Gobierno Nacional, a través del Ministerio de la Protección Social, designará la entidad que ejercerá la secretaría técnica de la comisión de personal nacional para la concertación, dentro del término de treinta (30) días contados a partir de la fecha de publicación del presente acuerdo.

ART. 7º—Funciones de la secretaría técnica. Los secretarios de las comisiones de personal para la concertación cumplirán las siguientes funciones:

a) Realizar las convocatorias a reuniones ordinarias o extraordinarias proponiendo el orden del día que será aprobado por la comisión.

b) Llevar el registro de las reuniones mediante actas que serán sometidas a discusión y aprobación de la comisión en la siguiente reunión.

c) Disponer del sitio y área adecuada para la celebración de las reuniones, así como de los demás implementos logísticos y técnicos necesarios para su buen funcionamiento.

d) Facilitar los medios convencionales y tecnológicos para la realización de consultas y obtención de información especializada y actualizada que permitan el desarrollo del trabajo de la comisión.

e) Organizar, dentro de los términos dispuestos en el presente reglamento, las elecciones de los representantes de los empleados en la comisión de concertación de personal respectiva y disponer lo necesario para su escrutinio, el cual podrá realizarse por vía electrónica, y control.

f) Comunicar, dentro de los términos dispuestos para ello, los actos expedidos por la respectiva comisión así como los resultados de los escrutinios a quienes resultaron elegidos, sin perjuicio de publicarlos en cartelera y en la página web de la entidad correspondiente.

g) Las demás que por la naturaleza de su actividad le corresponda ejercer.

ART. 8º—Naturaleza de los actos. Las comisiones de personal para la concertación se pronunciarán a través de actas y acuerdos de concertación; estos últimos serán suscritos por las partes participantes.

CAPÍTULO III

Elección de las comisiones de personal municipales, distritales, departamentales y nacional para la concertación

ART. 9º—Elección y período de los representantes de los empleados. La elección de los representantes de los empleados a las comisiones de personal para la concertación de que trata este acuerdo se hará en la cuarta semana del mes de septiembre y para un período institucional de tres (3) años el cual iniciará el quince (15) de octubre o el día hábil inmediatamente siguiente.

La organización y convocatoria de las elecciones deberá hacerse a más tardar en la segunda semana de julio del año de vencimiento del período y corresponderá a los servidores designados en este acuerdo como responsables de la secretaría técnica de las mismas, para lo cual contarán con los apoyos administrativos, financieros y técnicos de la entidad en la cual laboran.

PAR. TRANS.—La organización y convocatoria para la elección de los representantes de los empleados de las primeras comisiones de personal para la concertación cuyo período inicia en el año 2009, deberá hacerse a más tardar la primera semana del mes de octubre, y la elección en la cuarta semana del mes de octubre. Este primer período iniciará el 17 de noviembre y culminará el 14 de octubre de 2012.

ART. 10.—Convocatoria a elecciones. La convocatoria se difundirá ampliamente entre los integrantes de las comisiones de personal que pueden participar en la elección de conformidad con lo señalado en el artículo 5º de este acuerdo y contendrá por lo menos la siguiente información:

a) Fecha y objeto de la convocatoria indicando las materias de competencia de la respectiva comisión.

b) Requisito para ser candidato: todo aspirante a integrar las respectivas comisiones de personal municipales, distritales, departamentales y nacional para la concertación, deberá tener la calidad de miembro principal de una comisión de personal en el respectivo nivel territorial, elegido en representación de los empleados.

c) Lugar y fechas para hacer la inscripción y los formatos para este propósito.

d) Lugar o lugares, día y hora de apertura y cierre de las votaciones.

e) Lugar, día y hora en que se hará el escrutinio general y la declaración de la elección.

PAR.—Con el propósito de facilitar la participación en la elección de los representantes de los empleados en las comisiones de personal para la concertación, las secretarías técnicas de dichas comisiones serán las responsables de su organización y realización en el correspondiente nivel territorial y podrán implementar, con las debidas seguridades, un procedimiento electrónico de convocatoria, inscripción, difusión, apertura y cierre de la votación, así como de comunicación de la elección, haciendo uso de su página web institucional.

Igual procedimiento electrónico podrá implementar la entidad que ejerza la secretaría técnica para la elección de los representantes de los empleados en la comisión de personal nacional para la concertación. En todo caso, sea cual fuere el procedimiento adoptado, se levantará un acta que suscribirá el secretario técnico.

CAPÍTULO IV

Funcionamiento de las comisiones de personal municipales, distritales, departamentales y nacional para la concertación

ART. 11.—Presidencia de la comisión y período. Las comisiones de personal para la concertación en los niveles municipal, distrital y departamental elegirán entre sus miembros un presidente quien la representará y ejercerá sus funciones para un período de 18 meses.

En aquellos eventos en que el presidente no pueda cumplir con la totalidad del período para el que fue elegido por las causales que en él concurran durante su ejercicio, incluida la renuncia a dicha dignidad, esta vacancia se suplirá con cualquiera de los demás integrantes con quien se terminará el periodo, sin perjuicio del derecho de postulación que le asiste al designado pudiendo resultar elegido para el siguiente periodo, si a ello hay lugar.

ART. 12.—Funciones del presidente. El presidente de la respectiva comisión de personal para la concertación ejercerá las siguientes funciones:

a) Llevar la correspondiente representación de la comisión de personal para la concertación ante las distintas instancias.

b) Proponer el cronograma de reuniones ordinarias para aprobación de la comisión a efectos de realizar las convocatorias por la secretaría técnica en las fechas acordadas.

c) Acordar con la secretaría técnica el orden del día que será sometido a discusión y aprobación en la reunión que se cita.

d) Dirigir las reuniones ordinarias o extraordinarias que realice la comisión, garantizando la ordenada y equitativa participación de sus integrantes y la armonía y entendimiento en las discusiones que se presenten como órgano de concertación.

e) Suscribir los correspondientes actos y documentos que expida la comisión.

f) Promover la participación de los distintos actores de la función pública para discutir los temas que son de competencia de la comisión.

g) Las demás que correspondan a la dignidad del cargo y a la competencia propia de sus funciones.

ART. 13.—Mesas de trabajo. Las comisiones de personal para la concertación podrán organizar mesas de trabajo por temas especializados, coordinadas por cada integrante de las mismas y con la participación de quienes consideren pueden realizar significativos aportes en las materias que son de su competencia funcional.

Los documentos que resulten del trabajo realizado serán presentados por el coordinador ante la comisión respectiva para su discusión y concertación.

ART. 14.—Clase de reuniones. Las reuniones que realicen las comisiones de personal municipales, distritales y departamentales para la concertación serán de dos clases: ordinarias, que se celebrarán cada dos meses y se tratarán los temas que corresponden al ejercicio de las funciones previstas a partir del literal b) del artículo 4º del presente acuerdo, y extraordinarias, que se celebrarán en cualquier tiempo y únicamente para tratar los casos que sean sometidos a su conocimiento para concertación o los conexos con dichos casos de acuerdo con lo dispuesto en el literal a) del artículo citado.

De la misma naturaleza que las anteriores serán las reuniones que realice la comisión de personal nacional para la concertación, las cuales se celebrarán de la siguiente forma: dos (2) ordinarias distribuidas en igual número de semestres en que se divide el correspondiente año calendario, y extraordinarias en cualquier tiempo cuando así sean convocadas a través de la secretaría técnica de la misma. En dichas reuniones se tratarán los temas que haya acordado el presidente y la secretaría técnica y que correspondan a las funciones estipuladas en el artículo 4º del presente acuerdo.

ART. 15.—Procedimiento de concertación. Las comisiones de personal para la concertación reglamentadas en el presente acuerdo, aplicarán el siguiente procedimiento general, sin perjuicio que puedan adoptar en su interior uno especial y complementario que promueva, agilice y facilite la solución de las diferencias sometidas a su conocimiento, así:

a) Las comisiones de personal de las entidades que forman parte de la correspondiente entidad territorial o del nivel nacional, presentarán ante la respectiva comisión de concertación solicitud de intervención cuando los temas que son de su conocimiento y competencia generen divergencias o controversias de interpretación o de criterios entre sus integrantes y no logren acuerdo colegiado, o cuando por la importancia o complejidad de un asunto tratado, sus integrantes decidan acudir a este organismo territorial o nacional.

b) A la solicitud se adjuntarán las actas y demás documentos que permitan la valoración del o los temas que se someterán a concertación.

c) Radicada la solicitud ante la secretaría técnica de la comisión territorial o nacional, se procederá a convocar, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, a reunión extraordinaria para tratar como punto exclusivo el tema de controversia o divergencia sometido a su conocimiento.

d) Dependiendo de la complejidad del asunto, la respectiva comisión de personal para la concertación asumirá directamente su discusión y en tal evento formulará de inmediato una propuesta de concertación; en caso contrario, designará de entre sus miembros un ponente para que en el término de diez (10) días hábiles documente la propuesta de acuerdo y la presente para discutirla y aprobarla en reunión subsiguiente.

e) La comisión de personal para la concertación podrá solicitar, a través de la secretaría técnica, los documentos que considere pertinentes para su estudio y valoración. En este caso, los términos se podrán ampliar hasta por el doble de los previstos en este acuerdo.

f) La propuesta contendrá los argumentos de las partes solicitantes, la valoración documental y probatoria y la ponencia que aprobó la comisión de personal para la concertación.

g) Audiencia de concertación. Una vez aprobada la propuesta se citará a audiencia de concertación dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes con la participación de los integrantes de la comisión de personal solicitante a efectos de abrir la discusión, escuchar los planteamientos, valorarlos, documentarlos y dar a conocer la propuesta de concertación aprobada.

h) La propuesta podrá ser ajustada, modificada o cambiada si con ello se logra el acuerdo requerido, siempre que se observen los principios enunciados en el artículo 3º de este acuerdo.

i) Logrado el arreglo se suscribirá el acuerdo de concertación respectivo por los presidentes de las correspondientes comisiones de personal.

j) Vencido el trámite anterior sin lograr suscribir acuerdo de concertación se levantará el acta correspondiente y se dará por concluida la intervención de la comisión de concertación.

CAPÍTULO V

Disposiciones finales

ART. 16.—Las comisiones de personal de los niveles municipal, distrital, departamental y nacional para la concertación no serán instancia en el ejercicio de las funciones de las comisiones de personal dispuestas en los literales b), d) y e) del numeral 2º del artículo 16 de la Ley 909 de 2004.

ART. 17.—Vigencia. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 3 de septiembre de 2009.

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