ACUERDO 1093 DE 2007 

(Marzo 12)

“Por el cual se crea y establecen las funciones del comité técnico de sostenibilidad del sistema contable del Fondo Nacional de Ahorro”.

La Junta Directiva del Fondo Nacional de Ahorro,

en uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las otorgadas por la Ley 432 de 1998, los Decretos 1453 y 1454 de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con la Ley 432 del 29 de enero de 1998 y sus decretos reglamentarios 1453 y 1454 de 1998, el Fondo Nacional de Ahorro es una empresa industrial y comercial del Estado de carácter financiero del orden nacional organizado como establecimiento de crédito, de naturaleza especial;

Que el Fondo Nacional de Ahorro, en cumplimiento de la Ley 716 de 2001 adelantó las gestiones administrativas necesarias que le permitieron depurar la información contable para que sus estados financieros revelaran en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial de la entidad;

Que la Contaduría General de la Nación mediante la Resolución 119 del 27 de abril 2006, adoptó el modelo estándar de procedimientos para la sostenibilidad del sistema de contabilidad pública, el cual, en su numeral 2.1.10 contempla la posibilidad de constituir e integrar el comité técnico de sostenibilidad del sistema contable como una instancia asesora del área contable y financiera de las entidades públicas, sin perjuicio de las responsabilidades y autonomía que deben caracterizar el ejercicio profesional del contador público;

Que es necesario mantener condiciones de calidad, razonabilidad y oportunidad en el proceso contable del Fondo Nacional de Ahorro, de tal manera que produzca información que se ajuste a los postulados de confiabilidad y utilidad social, señalados en el marco conceptual del plan general de contabilidad pública y en el modelo estándar de procedimientos para la sostenibilidad del sistema de contabilidad pública, adoptados por la Contaduría General de la Nación, para lo cual se considera pertinente la creación del respectivo comité;

En consecuencia,

ACUERDA:

ART. 1º—Crear el comité técnico de sostenibilidad del sistema contable del Fondo Nacional de Ahorro, el cual será una instancia asesora del área contable y financiera, dependerá de la presidencia de la entidad y estará integrado por:

El vicepresidente financiero, quien lo presidirá.

El vicepresidente de cesantías y crédito.

El jefe de la división de contabilidad, quien ejercerá la secretaría técnica.

El jefe de la oficina informática.

PAR. 1º—Una vez conformado y debidamente formalizado el grupo de riesgo operativo entrará a formar parte de los miembros de este comité, entre tanto participará un miembro del grupo SARC.

PAR. 2º—Será invitado permanente a las sesiones del comité, el jefe de la oficina de control interno, con derecho a voz pero sin voto.

PAR. 3º—A las sesiones podrá asistir con derecho a voz, en calidad de invitado, cualquier persona cuya presencia se requiera a juicio del presidente del comité.

ART. 2º—Asignar al comité técnico de sostenibilidad del sistema contable las siguientes funciones, las cuales deberá cumplir con el fin de lograr el objetivo propuesto:

a) Acompañar y apoyar al jefe de la división de contabilidad para impulsar en la entidad las acciones que sean necesarias tendientes a garantizar una información financiera razonable y oportuna;

b) Acompañar y apoyar al jefe de la división de contabilidad para evitar se presenten causas que generen saldos no razonables en la contabilidad en especial las razones que se tuvieron en cuenta para llevar a cabo el proceso de saneamiento contable, entre las que se encuentran las siguientes:

• Valores que no representan derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad.

• Derechos u obligaciones que no obstante su existencia, no es posible ejercerlos.

• Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos que permitan su exigibilidad, por presentarse alguna de la causales de extinción.

• Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos que permitan adelantar los procedimientos pertinentes para su cobro o pago.

• Valores que no haya sido posible imputarle legalmente a persona alguna el valor por pérdida de los bienes y derechos.

• Partidas que, una vez evaluada y establecida la relación costo/beneficio, resulte más oneroso adelantar procesos de recuperación, que el valor mismo de la partida.

• Inmuebles que carecen de título de propiedad idóneo y respecto de los cuales sea necesario llevar a cabo el proceso de titulación para incorporar o eliminar de la información contable, según corresponda.

e) Asesorar al presidente del Fondo Nacional de Ahorro para que adelante las gestiones administrativas necesarias que conduzcan a garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que produzca información razonable y oportuna;

d) Hacer seguimiento al proceso de implementación de los controles que sean necesarios para evitar o minimizar los riesgos de índole contable que se detecten;

e) Informar al presidente y al comité de auditoría del Fondo Nacional de Ahorro, sobre las acciones adelantadas con el fin de implementar las actividades mínimas que deben realizar los responsables de la información financiera, económica y social de la entidad, de conformidad con el artículo 1º de la Resolución 119 del 27 de abril de 2006, expedida por la Contaduría General de la Nación y demás normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan;

f) Promover la cultura del autocontrol y colaboración armónica entre los ejecutores de las actividades relacionadas con los procesos que tienen relación directa o indirecta con el proceso contable y en consecuencia, afectan los datos procesados por la división de contabilidad;

g) Las demás relacionadas con el cumplimiento de las disposiciones que sobre el tema de la calidad de la información contable expida la Contaduría General de la Nación, como autoridad en materia de contabilidad pública.

PAR.—La existencia del comité técnico de sostenibilidad del sistema contable, así como las actividades que este realizará, no sustituyen las responsabilidades, ni afectan la autonomía que caracterizan el ejercicio profesional del contador público del Fondo Nacional de Ahorro.

ART. 3º—Los servidores públicos de las diferentes áreas fuente de información contable serán responsables de las operaciones de su área, por lo cual deberán suministrar en forma oportuna la documentación que se requiera, así como facilitar el personal necesario para efectuar el estudio y análisis de las partidas objeto de depuración contable. En el evento de que no se disponga de la respectiva información, deberán presentar un informe donde se revelen ampliamente las razones que originaron tal situación.

ART. 4º—El comité técnico de sostenibilidad del sistema contable se reunirá a los sesenta (60) días siguientes a los cierres semestrales y cada vez que se requiera de acuerdo al desarrollo de sus funciones y sesionará válidamente con la mitad más uno de sus miembros, en el día y hora que se indique.

ART. 5º—Los miembros del comité técnico de sostenibilidad del sistema contable tendrán las siguientes funciones:

Presidente:

a) Presidir, dirigir, coordinar y asignar tareas específicas a los restantes miembros del comité para el cumplimiento de las funciones que le competen;

b) Cumplir y hacer cumplir las decisiones que tome el comité;

c) Suscribir, junto con el secretario técnico del comité, las actas correspondientes;

d) Suscribir, junto con el secretario técnico del comité, los instructivos internos para la sostenibilidad del sistema contable que expida el comité;

e) Informar al presidente del Fondo Nacional de Ahorro sobre las acciones adelantadas por el comité para garantizar la sostenibilidad del sistema contable de la entidad;

f) Las demás que le sean asignadas por el presidente y la junta directiva del Fondo Nacional de Ahorro relacionadas con la sostenibilidad del sistema contable de la entidad.

Secretario:

a) Convocar las reuniones del comité;

b) Elaborar el orden del día y las actas para cada sesión del comité;

c) Preparar los informes sobre las gestiones realizadas por el comité y sobre las ejecuciones de sus decisiones;

d) Crear, organizar, archivar, actualizar, manejar, conservar y custodiar el archivo del comité (actas, documentos e informes) que formarán parte integral del archivo general del Fondo Nacional de Ahorro;

e) Suscribir, junto con el presidente del comité, las actas que de él emanen, con el fin de darle legalidad a las mismas;

f) Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el comité;

g) Las demás que le sean asignadas por el presidente del comité, el presidente de la entidad y la junta directiva, relacionadas con el cumplimiento de la sostenibilidad del sistema, contable de la entidad.

Demás miembros del comité y servidores públicos del Fondo Nacional de Ahorro:

a) Asistir a las reuniones a las que sean convocados por el presidente del comité;

b) Deliberar y votar, siempre que las circunstancias lo exijan, cuando se tenga la calidad de miembro del comité;

c) Responder oportunamente y de manera cabal, por las actividades específicas que les sean asignadas;

d) Velar por que los demás servidores públicos de la Entidad involucrados directa o indirectamente con el proceso contable, realicen las actividades que sean de su competencia;

e) Velar por que se cumplan las tareas acordadas en cada reunión, para lo cual harán por escrito, las peticiones que correspondan, al presidente del comité.

ART. 6º—Las sesiones del comité deberán estar soportadas en actas en las que conste sucintamente lo acontecido en ellas, las cuales deberán ser suscritas por el presidente y el secretario técnico del comité.

ART. 7º—Para efectos de peticiones, comunicaciones, notificaciones y entrega de informes, requerimientos y demás actividades administrativas relacionadas con las funciones del comité, los interesados deberán dirigirse al secretario técnico del mismo, quien atenderá los asuntos en su sede de trabajo habitual, es decir, en la división de contabilidad.

ART. 8º—El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las normas que le sean contrarias.

El presente acuerdo fue aprobado en sesión de junta directiva número 687 del 7 de febrero de 2007.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 12 de marzo de 2007.

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