ACUERDO 1131 DE 2009 

(Agosto 24)

“Por medio de la cual se expide la reglamentación del comité de auditoría del Fondo Nacional de Ahorro “Carlos Lleras Restrepo”.

La Junta Directiva del Fondo Nacional de Ahorro “Carlos Lleras Restrepo”,

en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias en especial las otorgadas por la Ley 432 de 1998, los Decretos 1453 y 1454 de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que el Fondo Nacional de Ahorro fue creado como establecimiento público mediante el Decreto-Ley 3118 de 1968, transformado en empresa industrial y comercial del Estado de carácter financiero del orden nacional, organizado como establecimiento de crédito de naturaleza especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y capital independiente en virtud de la Ley 432 de 1998.

Que el literal p) del artículo 47 del Decreto 1453 de 1998, por el cual se reglamenta la Ley 432 de1998, establece dentro de las funciones de la junta directiva del Fondo Nacional de Ahorro, la de conformar el comité de auditoría, de conformidad con las disposiciones legales y las emanadas de la entonces Superintendencia Bancaria hoy SFC.

Que la junta directiva del fondo en sesión del 27 de agosto de 1999, según consta en el Acta número 518 de la misma fecha, creó e integró el comité de auditoría y desde entonces se han efectuados los ajustes pertinentes. Actualmente el Acuerdo 1076 de 2006 establece la reglamentación aplicable al citado comité.

Que mediante Circular Externa 14 del 29 de mayo de 2009 incorporada en el numeral 7º del capítulo IX, título I de la Circular Básica Jurídica 007 de 1996 la SFC modificó en todos sus aspectos el Comité de Auditoría, por lo que se hace necesario adecuarlo a la nueva reglamentación.

Que en virtud de lo expuesto,

ACUERDA:

ART. 1º—Objetivo. El comité tendrá como objetivo la evaluación del control interno de la entidad, así como su mejoramiento continuo.

ART. 2º—Conformación. El comité de auditoría estará integrado por tres (3) miembros de la junta directiva, elegidos por esta, quienes deben cumplir con los requisitos exigidos para el efecto en el subnumeral 7.7.1.2.2 del numeral 7º del capítulo IX, título I de la circular básica jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia.

Actuarán en las reuniones los miembros de la junta directiva principales o suplentes y como Presidente indistintamente cualquier miembro del comité.

El secretario general de la entidad o su delegado, actuará como secretario del comité.

A las reuniones del comité puede ser citado cualquier funcionario de la entidad, con el fin de suministrar la información que se considere pertinente acerca de asuntos de su competencia.

Con todo, serán invitados permanentes, los vicepresidentes, el jefe de la oficina de control interno, y el revisor fiscal o su delegado.

ART. 3º—Reuniones. El comité se reunirá por lo menos cada tres (3) meses, o con una frecuencia mayor si fuere necesario o así lo ameritan los resultados de las evaluaciones del sistema de control interno (en adelante SCI).

ART. 4º—Quórum. El comité sesionará y decidirá válidamente con la mitad más uno de sus miembros.

ART. 5º—Funciones. El comité tendrá las siguientes funciones:

1. Aprobar la estructura, procedimientos y metodologías necesarios para el funcionamiento del SCI.

2. Señalar las responsabilidades, atribuciones y límites asignados a los diferentes cargos y áreas respecto de la administración del SCI, incluyendo la gestión de riesgos.

3. Evaluar la estructura del control interno de la entidad de forma tal que se pueda establecer si los procedimientos diseñados protegen razonablemente los activos de la entidad, así como los de terceros que administre o custodie, y si existen controles para verificar que las transacciones están siendo adecuadamente autorizadas y registradas.

4. Velar que los administradores suministren la información requerida por los órganos de control para la realización de sus funciones.

5. Velar por que la preparación, presentación y revelación de la información financiera se ajuste a lo dispuesto en las normas aplicables, verificando que existen los controles necesarios.

6. Estudiar los estados financieros y elaborar el informe correspondiente para someterlo a consideración de la junta directiva, con base en la evaluación no sólo de los proyectos correspondientes con sus notas, sino también de los dictámenes, observaciones de las entidades de control, resultados de las evaluaciones efectuadas por los comités competentes y demás documentos relacionados con los mismos.

7. Diseñar, implementar y evaluar programas y controles para prevenir, detectar y responder adecuadamente a los riesgos de fraude y mala conducta, entendiendo por fraude un acto intencionado cometido para obtener una ganancia ilícita, y por mala la violación de leyes, reglamentos o políticas internas.

8. Supervisar las funciones y actividades de la auditoría interna u órgano que haga sus veces, con el objeto de determinar su independencia y objetividad en relación con las actividades que audita, determinar la existencia de limitaciones que impidan su adecuado desempeño y verificar si el alcance de su labor satisface las necesidades de control de la entidad.

9. Efectuar seguimiento sobre los niveles de exposición de riesgo, sus implicaciones para la entidad y las medidas adoptadas para su control o mitigación, por lo menos cada tres (3) meses, o con una frecuencia mayor si así resulta procedente, y presentar a la junta directiva un informe sobre los aspectos más importantes de la gestión realizada.

10. Evaluar los informes de control interno practicados por los auditores internos, contraloría, contralor normativo u otros órganos, verificando que la administración haya atendido sus sugerencias y recomendaciones.

11. Hacer seguimiento al cumplimiento de las instrucciones dadas por la junta directiva u órgano equivalente, en relación con el SCI.

12. Solicitar los informes que considere convenientes para el adecuado desarrollo de sus funciones.

13. Analizar el funcionamiento de los sistemas de información, su confiabilidad e integridad para la toma de decisiones.

14. Presentar al máximo órgano social, por conducto de la junta directiva, los candidatos para ocupar el cargo de revisor fiscal, sin perjuicio del derecho de los accionistas de presentar otros candidatos en la respectiva reunión. En tal sentido, la función del comité será recopilar y analizar la información suministrada por cada uno de los candidatos y someter a consideración del máximo órgano social los resultados del estudio efectuado.

15. Elaborar informe que la junta directiva deberá presentar al máximo órgano social respecto al funcionamiento del SCI, el cual deberá incluir entre otros aspectos:

a) Las políticas generales establecidas para la implementación del SCI de la entidad.

b) El proceso utilizado para la revisión de la efectividad del SCI, con mención expresa de los aspectos relacionados con la gestión de riesgos.

c) Las actividades más relevantes desarrolladas por el comité de auditoría.

d) Las deficiencias materiales detectadas, las recomendaciones formuladas y las medidas adoptadas, incluyendo entre otros temas aquellos que pudieran afectar los estados financieros y el informe de gestión.

e) Las observaciones formuladas por los órganos de supervisión y las sanciones impuestas, cuando sea del caso.

f) Si existe o no un departamento de auditoría interna o área equivalente. Si existe, presentar la evaluación de la labor realizada por la misma, incluyendo entre otros aspectos el alcance del trabajo desarrollado, la independencia de la función y los recursos que se tienen asignados. En caso de no existir, señalar las razones concretas por las cuales no se ha considerado pertinente contar con dicho departamento o área.

16. Las demás que le fije la junta directiva, en su reglamento interno.

ART. 6º—Informes. Las decisiones y actuaciones del comité deberán quedar consignadas en actas. Cuando se detecten situaciones que revistan importancia significativa, se remitirá un informe especial a la junta directiva y al representante legal. Al cierre del ejercicio económico, se elaborará un informe sobre las labores desarrolladas por el comité.

ART. 7º—Responsabilidad. El comité de auditoría no sustituye la responsabilidad de manera colegiada le corresponde a la junta directiva, y tampoco exime a los funcionarios del fondo encargados de ejecutar las directrices emanadas de la junta directiva, como responsables de implementar las medidas y procedimientos de control interno que les permiten salvaguardar los activos del fondo y conducir ordenadamente los negocios.

ART. 8º—Vigencia. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación, y deroga todas las normas que le sean contrarias en especial el Acuerdo 1076 del 23 de febrero de 2006.

El presente acuerdo fue aprobado en sesión de junta directiva 730 del 13 de agosto del año 2009.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 24 de agosto de 2009.

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