ACUERDO 14 DE 2006 

(Octubre 24)

“Por el cual se aprueba el manual de inversiones del Icetex.”

La junta directiva del Icetex,

en ejercicio de sus facultades legales y en especial las que le confiere el numeral 1 del artículo 9º del Decreto 1050 del 6 de abril de 2006,

CONSIDERANDO:

Que la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005 transformó al Icetex en una entidad financiera de naturaleza especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional, cuyo objeto es el fomento social de la educación superior, priorizando la población de bajos recursos económicos y aquella con mérito académico en todos los estratos a través de mecanismos financieros que hagan posible el acceso y la permanencia de las personas a la educación superior, la canalización y administración de recursos, becas y otros apoyos de carácter nacional e internacional, con recursos propios o de terceros;

Que de conformidad con el numeral 1º del artículo 9º del Decreto 1050 de 2006, por el cual se reglamentó parcialmente la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005, es función de la junta directiva del Icetex formular la política general y los planes, programas y proyectos para el cumplimiento del objeto legal del Icetex, de sus funciones y operaciones autorizadas y todas aquellas inherentes a su naturaleza jurídica, acorde con lo dispuesto por la Ley 1002 de diciembre 30 de 2005 y los lineamientos de la política del Gobierno Nacional en materia de crédito educativo;

Que este manual recoge la normatividad financiera aplicable al manejo de las inversiones por parte del Icetex,

ACUERDA:

ART. 1º—Aprobar el manual de inversiones que se describe a continuación en los siguientes capítulos y artículos.

CAPÍTULO I

Marco legal

ART. 2º—Marco legal. El marco básico que regula el proceso de adquisición, negociación, administración, valoración y venta de las inversiones se encuentra circunscrito principalmente por las normas emitidas por la Superintendencia Financiera y demás normas que le apliquen a estos procesos, entre otras las que a continuación se relacionan y que deben ser tenidas en cuenta.

ART. 3º—Normas de la Superintendencia Financiera.

Circular Externa 100 de noviembre de 1995 - Circular básica contable y financiera.

Circular Externa 007 de enero de 1996 - Circular básica jurídica.

Circular Externa 058 de julio de 1996 - Controles de ley, créditos interbancarios, operaciones repo y negociaciones de cartera.

Circular Externa 088 de diciembre de 2000- Requisitos mínimos de administración de riesgos que deberán cumplir las entidades vigiladas para la realización de sus operaciones de tesorería.

Circular Externa 042 de septiembre de 2001 - Criterios y procedimientos para la medición de riesgos de mercado.

Circular Externa 033 de agosto de 2002 - Clasificación, valoración y contabilización de inversiones.

Circular Externa 31 de agosto de 2004 - Reordenamiento del capítulo XXI de la Circular Externa 100 de 1995 y ampliación de la cobertura de las reglas sobre administración de riesgos de mercado a las sociedades fiduciarias, sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantías, entidades aseguradoras y sociedades de capitalización.

CAPÍTULO II

Políticas y principios básicos

ART. 4º—Políticas y principios básicos. La filosofía de riesgo estará regida por los siguientes principios y políticas, los cuales se enmarcan dentro de los aspectos señalados en el capítulo XX de la Circular Básica y Financiera 100 de 1995 (Circ. 88/2000):

A. Seguridad.Toda operación que se realice deberá tener en cuenta los siguientes criterios: bajo riesgo, adecuada liquidez y rentabilidad, solidez del emisor o emisión y de los intermediarios o contraparte. Por encima de cualquier consideración de rentabilidad, prevalecerá el bajo riesgo.

B. Posiciones especulativas y exposición al riesgo. Se evitarán posiciones especulativas con el fin de limitar la exposición al riesgo de pérdidas, enmarcándose dentro del esquema de “Riesgo Conservador”, en donde tanto los recursos propios, como los provenientes de los fondos administrados y los recursos de las emisiones de los Títulos de Ahorro Educativo, TAE, se destinarán a la adquisición de títulos valores con una capacidad superior de conservación del capital.

C. Compras y ventas. Toda decisión de compra y venta será autorizada por el comité financieroy de Inversiones y deberá estar soportada en un estudio técnico de los posibles escenarios de inversión, que incluya la evaluación de los riesgos asociados.

D. Riesgo de concentración.Las decisiones de compra y venta tendrán en cuenta principios de diversificación y dispersión del riesgo y de adecuada liquidez. Por lo anterior, mantendrá la liquidez necesaria para atender adecuadamente los compromisos en cuentas de ahorro, en dineros a la vista y en títulos de alta liquidez inscritos en el registro nacional de valores e Intermediarios, que tengan una calificación mínima de AA otorgada por una sociedad calificadora de valores autorizada por la Superintendencia Financiera.

E. Inversiones en renta variable. La entidad no podrá hacer inversiones en renta variable a menos que el comité financiero y de Inversiones las autorice y la junta directiva las apruebe y para tal efecto será en entidades calificadas como mínimo con AA+ y clasificadas en alta bursatilidad.

F. Transparencia. Las operaciones que se contemplan en este manual deberán ejecutarse con estricta sujeción a las políticas, reglas y procedimientos aquí establecidos, además de lo contenido en el código de buen gobierno y en las normas expedidas por los entes de control y vigilancia de la entidad. con base en los estudios que se presentan a consideración del comité financiero y de Inversiones se seleccionará la mejor opción.

G. Responsabilidad. Todas las instancias que participan en el proceso de decisiones de inversión de la entidad tendrán en cuenta este reglamento, desempeñando sus funciones de buena fe, de manera independiente, con la debida diligencia y cuidado.

H. Confidencialidad. De conformidad con lo establecido en este reglamento y en el código de ética y conducta, los directivos, funcionarios y colaboradores de la entidad deberán mantener la debida reserva sobre los documentos de trabajo y la información confidencial que esté a su cuidado. Por lo tanto, deberán controlar y evitar que en cualquiera de las instancias o dependencias se haga uso indebido de dicha información o que la misma sea conocida por personas que no tengan autorización para ello o no laboren en la respectiva área.

No revelarán ni transferirán a otros empleados que no tengan la competencia o a terceras personas las tecnologías, metodologías, know how, secretos estratégicos, informes privados comerciales o estratégicos a los que haya tenido acceso con ocasión de su cargo, que pertenezcan a la entidad, a sus clientes o proveedores.

I. Obligatoriedad. El presente reglamento es de obligatorio cumplimiento y rige a partir de la fecha de su aprobación y promulgación.

CAPÍTULO III

Estructura interna relacionada con el manejo de inversiones

ART. 5º—Intervienen en el manejo de las inversiones los siguientes órganos: comité financiero y dependencias del Icetex.

 

CAPÍTULO IV

Modalidades de inversión admisible y mercados permitidos para los portafolios administrados.

ART. 6º—Modalidades de inversión admisible y mercados permitidos para los portafolios administrados. Los aspectos señalados a continuación consideran los parámetros mínimos de administración de riesgos para las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera (Circ. 100/95, cap. XX):

1. Los portafolios de inversiones deberán estructurarse a corto, mediano y largo plazo; del total del portafolio no menos del cuarenta por ciento (40%) deberá estar representado en valores de corto plazo, entendiéndose este por los de vencimiento hasta de tres años y el restante sesenta por ciento (60%) de estos recursos distribuido en mediano (de tres a cinco años) y largo plazo (superior a cinco años). Esta distribución se considerará en las reuniones del comité financiero y de Inversiones, de conformidad con las estrategias fijadas para una administración adecuada de los portafolios y las políticas aprobadas por la junta directiva.

2. Las inversiones que conformen los portafolios administrados por la entidad deberán cumplir con las siguientes características específicas:

a) Ser títulos emitidos por entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera o la Superintendencia de Sociedades y a las cuales se les haya otorgado un cupo de inversión mediante el sistema que el comité financiero autorice y la junta directiva apruebe. La calificación mínima que deberán tener es de AA por parte de una entidad calificadora de riesgos debidamente autorizada por la Superintendencia Financiera. Buscando mejorar las condiciones generales del portafolio y de acuerdo con las políticas generales de riesgo, se podrán realizar adicionalmente operaciones tales como: depósitos en cuentas de ahorro o participaciones en fondos de inversión calificados y autorizados. En el evento en que se presente una operación diferente a las anteriores, se procederá bajo autorización del comité financiero y de Inversiones;

b) Emisiones de empresas del sector privado y entidades públicas, igualmente calificadas por una sociedad calificadora de valores autorizada por la Superintendencia Financiera, salvo tratándose de títulos de deuda pública emitidos o garantizados por la Nación, el Banco de la República, entidades multilaterales o el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras, Fogafín. Para tales emisiones igualmente se establecerá una metodología de determinación de límites, la cual deberá ser aprobada por la junta directiva, pero en ningún caso la emisión podrá tener una calificación inferior a AA.

3. La entidad en el desarrollo de su actividad podrá actuar en los siguientes mercados, para la compra y/o venta de títulos valores, o, para la realización de operaciones de liquidez tanto activas como pasivas, dentro de los límites fijados para tal fin:

Operaciones a través de sistemas electrónicos transaccionales. deberán realizarse a través del mercado transaccional bursátil u otro sistema electrónico transaccional autorizado por la Superintendencia Financiera, las operaciones con títulos de renta fija y renta variable, con títulos emitidos en procesos de titularización y los repos.

Se exceptúan de lo antes señalado, las siguientes operaciones. las realizadas con títulos de deuda pública externa de la Nación, las de manejo de deuda pública que realice la Nación las compras de títulos en el mercado primario, las realizadas con títulos emitidos por el Fogafín en sus subastas.

4. Las realizadas con títulos emitidos por emisores del exterior. se podrán realizar únicamente operaciones repo de carácter activo con entidades que tengan cupo autorizado y cuando la garantía se realice con títulos emitidos o garantizados por la Nación o el Banco de la República. En ningún caso las operaciones de reporto podrán exceder el 5% del valor total del portafolio; las garantías serán de títulos que no superen los tres (3) años de plazo al vencimiento y corresponderán como mínimo al 120% del valor del repo.

5. El comité financiero y de Inversiones determinará la clasificación en disponibles para la venta y al vencimiento de los títulos que conforman los portafolios, de acuerdo con las necesidades de liquidez y la estabilidad en la causación de los rendimientos que se considere adecuada. Por lo anterior, cuando no se manifieste por parte del comité dicha clasificación, toda compra que se efectúe se clasificará como negociable. En todo caso, se tendrá en cuenta el informe de brecha de liquidez.

6. En cuanto a las inversiones en títulos, resultado de procesos de titularización, se podrá invertir en dichos títulos hasta un máximo del 10% de los portafolios, fondos en administración y TAE, siempre que la calificación de dichos títulos sea AAA, siempre y cuando sean aprobadas por la junta directiva.

7. No se podrá invertir más del diez por ciento (10%) de los activos emitidos o garantizados por una sola entidad. Esta regla no se aplicará a los valores emitidos o garantizados por la Nación, el Banco de la República y el Fogafín. No obstante, la junta directiva determinará los límites y cupos de inversión.

CAPÍTULO V

Administración de riesgos sobre las inversiones

ART. 7º—Administración de riesgos sobre las inversiones. Los aspectos señalados a continuación consideran los parámetros mínimos de administración de riesgos para las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera (Circ. 100/95, cap. XX):

La entidad colocará los recursos buscando principalmente los siguientes objetivos:

• Protegerlos del efecto de la inflación.

• Darle seguridad y respaldo a la operación objeto de la entidad.

• Generar utilidades financieras que complementen el resultado de la operación de crédito.

Para lograr estos objetivos se han diseñado unas estrategias de inversión, y, se han estructurado unas políticas que propenden por una administración adecuada de riesgos y unos procedimientos encaminados al monitoreo y control de riesgos.

ART. 8º—Estrategias. El diseño de las estrategias estará encaminado a obtener la seguridad necesaria en sus operaciones y a lograr mayor rentabilidad de los portafolios. Entre las primeras se tienen, entre otras, las siguientes:

• Colocar los recursos en inversiones de acuerdo con los lineamientos señalados en las normas de los entes de control y vigilancia de la entidad.

• Diversificar la composición de los portafolios.

• Recomponer los portafolios por plazos teniendo en cuenta las necesidades de liquidez y las tendencias del mercado.

• Procurar efectuar compras de inversiones que presenten altos niveles de negociación.

Entre las estrategias orientadas a lograr mayor rentabilidad, se tienen, entre otras, las siguientes:

• Efectuar rotaciones de los portafolios teniendo en cuenta las tendencias del mercado.

• Explorar permanentemente nuevos mercados y emisores o emisiones que ofrezcan alta rentabilidad y que cumplan con las condiciones de seguridad y calificación de riesgo mínima exigida en el presente documento.

• Analizar los factores claves de éxito para una administración adecuada de portafolios de inversión.

ART. 9º—Políticas. A continuación se presentan las políticas asociadas a cada tipo de riesgo:

A. Riesgo de mercado.

Seguridad. Diariamente se valorarán los títulos que componen los portafolios, de conformidad con lo establecido en las normas vigentes, con el objeto de identificar cambios importantes en las condiciones de mercado.

Periódicamente el área de riesgos deberá aplicar la metodología aprobada para tal fin, con el objeto de determinar el nivel de pérdidas probables, provocadas con ocasión de variaciones adversas en las tasas de interés, tasas de cambio o precios.

Para la adquisición de las inversiones se tendrá en cuenta el VaR correspondiente, de manera que no sobrepase el límite del rango de riesgo considerado adecuado.

Diversificación. Para contrarrestar los efectos de las variaciones en las tasas de valoración del portafolio, se propenderá por una estructuración con diferentes plazos al vencimiento e inversiones a tasa fija y tasas indexadas al IPC, al DTF, a la UVR y al dólar, entre otras autorizadas.

Como política general, las inversiones de largo plazo se constituirán en papeles con tasa variable, indexados a la unidad de valor constante UVR, a la DTF, al IPC, a la devaluación, o, a cualquier otra tasa variable legalmente autorizada por las autoridades monetarias, adicionadas en un spread, con el propósito de poder absorber las posibles variaciones de las mismas y colocarse en condiciones de mercado. No obstante, cuando las condiciones de mercado sean favorables a la baja, se podrán constituir inversiones de tasa fija con el mismo plazo y con el adecuado seguimiento.

En todo caso, se hará monitoreo continuo a través del comité, con el fin de considerar la conformación adecuada de los portafolios, por país, por sector de la economía, por grupo económico, por moneda, por tasa de referencia, por tipo de inversión, por calificación del emisor y por tipo de garantía (sobre un proyecto específico, sobre un patrimonio autónomo o sobre el patrimonio general del emisor).

Aspecto de liquidez

1. Inversiones. El jefe de inversiones analizará continuamente los títulos que tienen mayor rotación en el mercado, con el propósito de informar a la alta gerencia y proponer al comité, en aras a rotar más fácilmente los portafolios y a liquidar posiciones que eventualmente hacen que se superen los límites admisibles de valor en riesgo VaR.

2. Recursos líquidos. La entidad mantendrá un nivel de liquidez, con el fin de atender satisfactoriamente las obligaciones de corto plazo, el cual estará representado en los recursos en las cuentas de ahorro y en los fondos de valores a la vista. estos dineros corresponderán a las provisiones para el pago de impuestos, nóminas, redenciones de TAE, giros de fondos, créditos aprobados y aquellos otros pagos periódicos.

La entidad tendrá cuentas bancarias en entidades a las cuales se les haya aprobado cupo por parte de la junta directiva para inversión y/o contraparte, o, en las que se requieran para facilitar el recaudo de los créditos o aportes recibidos.

Para proceder a colocar recursos en fondos de valores, se deberá tener autorización de cupo por parte del comité de inversiones, quien evaluará los aspectos citados en el aparte de riesgo de crédito y/o contraparte. en todo caso, estos fondos de valores deberán ser a la vista, contar con calificación AAA o AA+ y pertenecer a Intermediarios con respaldo de un banco con el cual se tenga cupo de inversión aprobado o a fiduciarias autorizadas por el comité.

Rotación y exploración.En la rotación se deberá procurar mantener la calidad crediticia de los emisores, al igual que la comercialización del papel que se compra o vende.

Por lo anterior, será de vital importancia la investigación permanente de nuevos mercados y emisiones, de manera que se logre mayor diversificación, se aumente la rentabilidad de los portafolios, sin descuidar la seguridad y se adecuen a las condiciones cambiantes del mercado.

Benchmarking.El jefe de inversiones y el area de riesgos, deberán analizar periódicamente la composición y el comportamiento de la rentabilidad de los portafolios de otras compañías de similar naturaleza, con el fin de analizar las posibilidades de mejoramiento de la rentabilidad, sin sacrificar la seguridad.

B. Riesgo de liquidez.

Se revisarán las estructuras de los portafolios y se conformarán teniendo en cuenta las tendencias del mercado, la programación de los flujos de caja mensuales y que las inversiones de mediano y largo plazo no sean exclusivamente títulos y referencias poco líquidas, con el fin de proteger a la entidad de pérdidas en la venta de inversiones cuando las tasas del mercado estén al alza.

Se procurará adquirir inversiones que cuenten con calificación AAA y AA+ (triple A y doble A más); no obstante, se podrán adquirir otros títulos con calificación AA (doble A), siempre y cuando se cuente con cupo aprobado por la junta directiva.

La composición adecuada de los portafolios en inversiones negociables, para mantener hasta el vencimiento y disponibles para la venta, la establecerá el comité financiero y de Inversiones, con base en la presentación que de la misma haga la alta gerencia. Preferiblemente las inversiones se clasificarán en negociables, a menos que el comité señale otra clasificación.

C. Riesgo de crédito y/o contraparte

La gestión del riesgo de crédito y/o contraparte de las actividades de tesorería deberá integrarse con la gestión de riesgo crediticio global de la entidad y ser coherente con esta. Esto implica que los cupos y límites fijados para las actividades de tesorería deberán ser consistentes y complementarios con los cupos y límites establecidos para el portafolio de créditos y demás productos de la entidad.

Por otra parte, las operaciones de tesorería deberán ser realizadas exclusivamente con contrapartes a las cuales se les hayan definido límites y condiciones para las negociaciones.

El riesgo de crédito será evaluado periódicamente en las reuniones del comité financiero y de inversiones, teniendo en cuenta aspectos cuantitativos y cualitativos de la entidad, y, presentará las recomendaciones para aprobación de la junta directiva, quien será la única encargada de la aprobación de cupos. Asimismo, evaluará y dará su concepto sobre el modelo que se desarrolle para la asignación de cupos, el cual también será aprobado por la junta directiva.

El área de riesgos hará periódicamente una evaluación de emisores y emisiones, que no estén contemplados dentro del portafolio y sean de interés para la compañía, con el fin de presentarlos para consideración del comité financiero y de Inversiones y su posterior aprobación por parte de la junta directiva.

Cada operación cerrada con una contraparte deberá ser validada con su correspondiente límite asignado por parte del área encargada del monitoreo y control de riesgos.

Compra de inversiones de renta fija. El director, el subdirector financiero y el jefe de inversiones podrán abstenerse de efectuar inversiones en entidades que aunque tengan cupo asignado, consideren que presentan deterioro en sus estructuras, o, deban disminuir sus cupos o sus plazos de redención del capital. Además, deberán informar inmediatamente de la novedad, para que el Jefe de Inversiones proceda a reducir el cupo. Los cupos autorizados forman parte integral de este manual.

Cuando se presenten casos de títulos avalados por entidades del sector financiero en las cuales se cuente con cupo aprobado, se podrán realizar inversiones siempre y cuando el aval cubra el capital y los intereses y serán operaciones que se considerarán como parte del cupo asignado a esa entidad avalista.

Venta de inversiones de renta fija.La venta de inversiones de renta fija se podrá efectuar, de acuerdo con la respectiva delegación, cuando se presente alguno de los siguientes casos:

a) Cuando las condiciones del mercado sean adecuadas para rotar los títulos, de manera que se reinviertan los recursos obtenidos, en mejores condiciones de rentabilidad o al menos a la misma tasa de cesión de la inversión;

b) Cuando se persiga recomponer el portafolio por plazos, riesgos y monto invertido, en los casos en que se presenten excesos en los cupos de inversión, en razón de la eliminación o disminución del cupo asignado, o, por venta, o, redenciones que modifiquen los límites;

c) Cuando se requiera de liquidez inmediata que no pueda ser atendida con las provisiones que se tienen en los bancos;

d) Cuando se presenten situaciones graves de deterioro en la solvencia del emisor o emisión, o, condiciones que afecten negativamente la bursatilidad del papel, o, situaciones de orden jurídico que alteren la propiedad del papel. Esto, ya sea por cambio en las garantías, por deterioro del sector donde se ubica el emisor, por desmejoras en las estructuras administrativas y financieras de la entidad, o, por situaciones legales complejas del emisor, papel o emisión.

Por lo anterior, cuando un título de alguno de los emisores presentare deterioro en su calificación inicial, situación que deberá ser monitoreada por el área de riesgos, el subdirector financiero a través del jefe de inversiones, deberá procurar su venta, buscando las mejores condiciones y el momento adecuado que le brinde el mercado.

D. Riesgo operacional.

La entidad deberá contar con los medios y procedimientos necesarios que garanticen la adecuada operación de las áreas de tesorería e inversiones, con el fin de mitigar el riesgo. Para tal efecto, deberá:

— Establecer las líneas de autoridad y la independencia de funciones, y, que las reglas de actuación sean claras, coherentes y de obligatoria observancia por todo el personal involucrado.

—Establecer planes de contingencia ante los siguientes eventos:

• Fallas en el sistema: la entidad contará con un contrato de mantenimiento suscrito con el desarrollador y proveedor del programa soporte de las actividades de inversión, quien responderá en los términos contractuales, ante fallas en el mismo.

— Si se presentaren fallas en el servidor, en el equipo del usuario, en la red, en el programa instalado o cuando no se pueda ingresar a las oficinas de la dirección principal, se deberá tener previsto lo siguiente:

— Si los daños se presentaren en el servidor donde se encuentra instalado el programa autorizado para la valoración del portafolio, por un período de más de ocho días, o, para la fecha del cierre mensual, la entidad contará con un servidor más, en el que se podrá instalar el software de la valoración, o, podrá acudir al servicio del proveedor a quien se le entregará el último back up. Esta misma opción se tomará en caso de no poder ingresar a las oficinas de la dirección principal de la entidad.

— Si el problema es del equipo del usuario, se contará con equipos de reemplazo para entrega a este, por parte de la oficina de sistemas.

— La periodicidad de los back ups será diaria, semanal y mensual y se entregarán para custodia a Setecsa S.A., con quien se tiene suscrito un contrato para tal efecto.

— Se tendrá el apoyo de la oficina de sistemas si se presentaren problemas en la red.

— Bloqueo telefónico:

En caso de fallas en las líneas asignadas previamente para la grabación de llamadas, la directora o la subdirectora financiera le autorizarán por escrito al jefe de inversiones realizar una compra y/o venta de títulos valores sin grabación, siempre en presencia del jefe de riesgos o del jefe de la oficina de control interno. De persistir esta anomalía, la división administrativa tomará las medidas pertinentes, para la grabación de llamadas, tales como conseguir una nueva línea telefónica en funcionamiento o una grabadora portátil de acuerdo con las normas vigentes.

Todas las operaciones deberán ser registradas adecuadamente y con el debido soporte, así mismo deberán implementarse planes de contingencia en el caso de fallas en los sistemas de valoración y medición de riesgos como también en los sistemas transaccionales y de pago.

1. Dar capacitación y actualización permanente a los funcionarios involucrados con las operaciones de inversiones y tesorería.

2. Definir las condiciones de las cartas de compromiso en las operaciones con los Intermediarios, teniendo en cuenta los siguientes casos:

• Cuando se trate de compras de títulos nominativos negociados por bolsa con sociedades comisionistas, se deberá especificar en la carta la fecha de entrega, las condiciones faciales del papel negociado, los requisitos o características establecidas para tal efecto con la misma entidad, ser suscrita por firmas autorizadas, por lo tanto se llevará un archivo con el registro de las mismas (el cual estará bajo la responsabilidad del jefe de tesorería) donde los representantes Legales de las entidades hayan informado tales novedades. El profesional especializado de la subdirección financiera se encargará de verificar las firmas dentro del proceso de revisión de una negociación.

• Cuando se trate de títulos al portador o a la orden, estos se deberán recibir el mismo día de la operación y cuando sean primarios, se aceptará recibirlos dentro de los 3 días hábiles siguientes.

• Se podrá aceptar carta de compromiso de entrega de títulos nominativos, al portador o a la orden de las entidades donde se cuente con cupo autorizado, cuando los papeles se encuentren en fraccionamiento o en otra plaza, y, se deberán detallar todas las condiciones de la negociación y de los títulos valores.

3. Tanto las compras como las ventas de títulos deberán ser soportadas con cartas, en las cuales se detallen:

• Tipo de papel.

• Emisor.

• Fecha de emisión.

• Fecha de vencimiento.

• Fecha de compraventa.

• Valor nominal.

• Tasa facial.

• Tasa de negociación.

• Valor de la negociación.

• Portafolio.

4. La oficina de control interno realizará los arqueos de todas las inversiones de la entidad periódicamente, al igual que la revisoría fiscal lo hará al cierre del ejercicio o antes si lo considera necesario. En cualquier caso, se deberán cumplir con los requisitos que señalen las normas sobre el tema.

5. Con el fin de cumplir con lo señalado por la Circular 088 de 2000 y normas complementarias sobre grabación de llamadas, estas se grabarán permanentemente, teniendo en cuenta lo siguiente:

• La entidad deberá contar con autorización clara, expresa y escrita de cada uno de los Intermediarios y entidades con quienes efectúe operaciones, para grabar las llamadas. Estas grabaciones reposarán bajo el cuidado de la oficina de control interno.

• La entidad comunicará por escrito a los funcionarios del área sobre la grabación de llamadas, quienes firmarán en señal de recibido.

• El director de riesgos de inversión y/o el jefe de la oficina de control interno tendrán plena autonomía para escuchar las grabaciones de las llamadas de negociaciones de inversiones, en caso de requerirse, para establecer claridad, responsabilidad y conveniencia de operaciones en presencia del funcionario (destacado propio).

• El jefe de la oficina de control interno velará por la custodia del equipo de grabación y de las grabaciones.

• Al jefe de inversiones le queda expresamente prohibido efectuar operaciones de compra y/o venta a través de celulares o teléfonos móviles dentro de su área.

6. Operaciones con comisionistas de bolsa.

Compras. Las operaciones registradas en el sistema de la Bolsa de Valores de Colombia, deberán tener su respectiva papeleta y carta de confirmación por parte del intermediario, con quien se negoció el título. Se le hará el respectivo pago, vía Sebra, o, pago electrónico.

Así mismo, será responsabilidad del profesional especializado de la subdirección financiera verificar que el título producto de la compra sea transferido al Deceval, DCV o cualquier otro administrador de valores autorizado, en un tiempo no mayor a tres días subdirección financiera, el motivo del retraso.

Solamente se podrán efectuar operaciones con los intermediarios a quienes se les haya autorizado cupo de contraparte, por parte de la junta directiva. Estos cupos forman parte de este manual.

Ventas. Estas operaciones deberán igualmente ser registradas en el sistema transaccional de la Bolsa de Valores de Colombia y ser canceladas vía Sebra, o, por abono electrónico. Solamente se podrán efectuar operaciones con los Intermediarios a quienes se les haya autorizado cupo de contraparte por parte de la junta directiva.

— La entidad evaluará la necesidad de la constitución de pólizas de infidelidad y riesgos financieros y la de responsabilidad civil, teniendo en cuenta los riesgos de operación en inversiones y tesorería.

E. Riesgo legal.

Las operaciones realizadas deberán formalizarse por medio de un contrato escrito por las partes autorizadas, el cual deberá cumplir con las normas y políticas externas e internas de la entidad.

La participación en nuevos mercados o productos deberá contar con el concepto de la secretaría general, en lo que respecta a los contratos empleados y el régimen de inversiones y operaciones aplicable a cada entidad.

CAPÍTULO VI

Funciones y responsabilidades de la administración

ART. 10.—Funciones y responsabilidades de la administración. Los funcionarios que de cualquier manera intervengan en este proceso deberán expresar por escrito que no existe conflicto de intereses, así como garantizar que no hacen uso de información privilegiada, y que se acogen al código de ética y conducta y al de buen gobierno.

La junta directiva, el director general, el secretario general, el coordinador de inversiones, el jefe de la oficina de planeación, el subdirector financiero, el tesorero y el jefe de la oficina de control interno cumplirán las funciones relacionadas con el proceso de inversiones del Icetex contenidas en el decreto de estructura orgánica de la entidad y en el manual de funciones, requisitos y competencias laborales de cada cargo.

Comité financiero y de inversión. El comité financiero y de inversión para la toma de decisiones en materia de administración de inversiones y recursos financieros, fue creado mediante Acuerdo número 0009 de septiembre 3 de 2003, con la siguiente conformación: tres (3) expertos externos a la entidad, de reconocida trayectoria y experiencia en el sector financiero, designados por el consejo directivo, el director general, el secretario general, el subdirector financiero, y, el jefe de la oficina asesora de planeación. Podrá asistir al comité como invitado el jefe de inversiones.

Para efectos de cumplir con lo señalado en la Circular 88 de 2000 de la Superintendencia Financiera, se incluirá en este comité al miembro de junta directiva designado por la misma, quien tendrá las siguientes funciones:

a) Asesorar a la junta directiva y a la alta gerencia sobre las estrategias de mayor seguridad y más alto rendimiento en las inversiones que se deban realizar;

b) Evaluar los reglamentos y presentar las recomendaciones y conceptos con destino a la aprobación por parte de la junta directiva;

c) Asesorar a la alta gerencia en la toma de decisiones que garanticen una conformación de los portafolios de la mejor calidad;

d) Evaluar periódicamente el adecuado uso de los recursos destinados a inversión y señalar las pautas a seguir;

e) Evaluar y asesorar en la definición de los límites que regirán las inversiones de la entidad, tanto en lo que se refiere a valor en riesgo VaR, emisores, emisiones, contraparte y atribuciones de la alta gerencia en esta materia;

f) Analizar los informes que se reciban de la subdirección financiera y la oficina asesora de planeación en relación con los portafolios y comportamiento del mercado, así como de otras áreas que se consideren necesarias;

g) Evaluar y analizar el desempeño del mercado financiero;

h) Recomendar sobre las modificaciones al presente documento;

i) Asesorar en las propuestas de inversiones que se presenten para su posterior aprobación por parte de la junta directiva.

CAPÍTULO VII

Límites y atribuciones.

ART. 11.—Límites y atribuciones. Los portafolios estarán conformados por inversiones de renta fija así:

• Mínimo el 50% de las inversiones podrán estar representadas en títulos de deuda pública interna del orden nacional, departamental y municipal.

• En emisores calificados en AAA, DPI+ y BRC1+ se podrán invertir hasta un 50% del total, siempre y cuando sean vigilados por la Superintendencia Financiera o la Superintendencia de Sociedades.

• En emisores con calificaciones AA+, AA, DP1, BRC1 no se podrán realizar inversiones que superen el 20% del total del portafolio.

• En emisores con calificaciones diferentes a las anteriores no se realizará ningún tipo de inversión.

• En organismos multilaterales no se podrán tener bonos que superen el 20% de los portafolios.

Los cupos de contraparte recomendados por el comité financiero y de inversiones y aprobados por junta directiva, operarán de manera individual, por lo cual, se asignarán valores de cupos que contemplen compras y ventas conjuntas. Estos cupos se reducirán a la mitad cuando se trate de una compra o de una venta efectuada con un Intermediario a quien se le haya fijado un cupo de operación.

La junta directiva delegará en el comité financiero y de Inversiones la evaluación de rotaciones y compras o ventas de inversiones hasta de un quince por ciento (15%) del total del portafolio; valores superiores a dicho porcentaje deberá ser aprobado por la junta.

CAPÍTULO VIII

Evaluación de cupos

ART. 12.—Evaluación de cupos. La entidad evaluará el proceso de asignación de cupos semestralmente en las reuniones del comité financiero y de inversión bajo los siguientes criterios:

El 50% lo conformará la calificación otorgada por las calificadoras de riesgo autorizadas por la Superintendencia Financiera así:

AAADP1+BRC1+50 Puntos
AA+DP1BRC140 Puntos
AADP1-BRC1-30 Puntos
AA-  20 Puntos
A+  10 Puntos

Un 25% de la calificación se otorgará por el patrimonio dentro de los siguientes rangos:

Mayores a veinte mil millones25 puntos
Mayores a ocho mil millones y menores de veinte mil millones20 puntos
Mayores a cinco mil millones y menores de ocho mil millones10 puntos
Menores de cinco mil millones5 puntos

Estos valores se incrementarán con el IPC certificado por el DANE para el año calendario (fiscal) inmediatamente anterior.

Un 20% lo conformarán las utilidades dentro de los siguientes rangos:

Superiores a nueve mil millones de pesos20 puntos
Mayores a dos mil millones y menores a nueve mil millones15 puntos
Mayores a mil millones y menores a dos mil millones10 puntos
Menores a mil millones5 puntos.

Estos valores se incrementarán con el IPC anualizado.

Un 5% se otorgará a las entidades que formen parte de grupos económicos.

El puntaje total para el otorgamiento de cupos, deberá ser igual o mayor a setenta (70) puntos.

De acuerdo con lo anterior, se efectuarán operaciones con bancos, corporaciones financieras, compañías de financiamiento comercial y especializadas en leasing, sociedades fiduciarias, fondos de pensiones y comisionistas de bolsa.

No obstante, la entidad podrá desarrollar modelos de asignación de cupos, los cuales serán evaluados en el comité financiero y de Inversiones previo a su presentación y aprobación por la junta directiva.

Los anteriores aspectos se enmarcan dentro de los parámetros de riesgo de crédito, liquidez y mercado, señalados en el capítulo XX de la Circular 100 de 1995.

CAPÍTULO IX

Procedimiento para la adquisición/venta

 Descripción Responsable Dependencia
1Elaboración y entrega de la declaración juramentada sobre la no existencia de conflicto de intereses y el no uso de información privilegiada.Los funcionarios que intervienen en este proceso.Todas las dependencias que intervienen.
2Archivo de la declaraciónSecretario del comité.Secretaria general.
3Revisión diaria del flujo de caja y del cuadro de vencimiento de inversiones y/o verificación de saldo en bancosJefe división tesorería.División tesorería.
4Informe semanal al subdirector financiero y al jefe de jnversiones sobre vencimiento de inversiones y excedentes de recursos de saldos en bancos, indicando la fuente del recurso.Jefe división tesorero.División tesorería.
Para inversiones
5Análisis del mercado y de las tendencias de tasas para diferentes instrumentos.Subdirector financiero, jefe de Inversiones.Subdirección financiera.
6Analiza alternativas de inversión, verifica la medición del riesgo, la concentración del portafolio y los límites de inversión, elabora estudio técnico financiero de la propuesta de inversión, resumen del estudio e informe del portafolio vigente.Subdirector financiero, jefe de área de iInversiones, jefe oficina asesora de planeación y profesional de riesgos.Subdirección financiera, oficina asesora de planeación.
7Presenta al director general el informe para su análisis.Subdirector financiero, jefe de inversiones, oficina asesora de planeación.Dirección general, subdirección financiera, oficina asesora de planeación.
8Prepara citación para los miembros del Comité Financiero.Secretaria del comité financiero.Secretaria general.
9Reunión del comité financiero, análisis del portafolio y las propuestas de inversión, según el orden del día.Secretaria general, subdirector financiero, jefe de inversionesSecretaria general, subdirección financiera.
10Prepara acta del comité financiero y distribuye a los miembros para aprobación y firma de la misma.Secretario del comité.Secretaria general, subdirección financiera, jefe del inversiones y oficina asesora de planeación.
11Solicita cotizaciones del negocio aprobado.Jefe de inversionesSubdirección financiera.
12Verifica las cotizaciones y autoriza el negocio a realizarse, colocando el visto bueno en la hoja de la cotización.Director general o subdirector financieroDirección general, subdirección financiera.
13Confirma cierre de operación, archiva en la carpeta correspondiente a Inversiones, con todos los antecedentes y envía copia a la oficina asesora de planeación.Jefe de área de inversiones.Subdirección financiera.
14Prepara documento de autorización con las condiciones de la inversión a efectuar por parte de la tesorería.Jefe de inversiones.Subdirección financiera.
15Recibe documento autorizando la inversión a efectuar y prepara oficio y soportes de pago dirigidos a la entidad seleccionada para confirmar la inversión.Subdirección financiera y jefe división tesorería.División tesorería.
16Firma del director de la orden de pago contable previamente firmada por el subdirector financiero y el jefe de inversiones para efectuar la inversión. Esta orden de pago estará acompañada del documento de autorización con las condiciones de la inversión.Subdirector financiero y dirección general.Subdirección financiera y dirección general.
17Traslada autorización al pagador e imparte instrucciones sobre el particular.Jefe división tesorería.División tesorería.
18Envía oficio a la entidad seleccionada para efectuar la operación.Profesional (tesorería).División tesorería.
19Prepara y remite oficio para el banco solicitando la elaboración del cheque de gerencia (o señala cuenta para abono).Profesional (tesorería).División tesorería
20Se efectúa el registro de la transacción.Técnico administrativo (tesorería).División tesorería.
21Recepciona el título valor de la inversión, extracto del DCV, polígrafo del Banco de la República o papeleta de la Bolsa de Valores de Colombia y carta de compromiso de la entidad confirmando la inversión. Envía copias al profesional especialista subdirección financiera para archivo. Entrega cheque o ejecuta la transferencia electrónica a institución financiera.Jefe tesorería y profesional (tesorería).División tesorería.
22Recibe fotocopia de documentos soporte de la inversión e informa a inversiones y contabilidad, archiva copia en carpeta correspondiente.Profesional especialista subdirección financiera.Subdirección financiera.
23Actualiza el aplicativo de inversiones e imparte instrucciones para fotocopiar documentos y remitir al jefe de la oficina asesora de planeaciónProfesional especialista subdirección financiera.Subdirección financiera

CAPÍTULO X

Sistema de control y gestión de riesgos

ART. 13.—Sistema de control y gestión de riesgos. Se aplicarán las siguientes medidas, como parte del sistema de control en el manejo de inversiones:

– Cada decisión de inversión deberá contar con las cotizaciones necesarias del mercado y la inversión aprobada por el comité se realizará con la entidad que ofrezca las mejores condiciones.

– El subdirector financiero y el jefe de inversiones, notificarán por escrito al jefe de tesorería sobre las decisiones, de inversión adoptadas por el comité, con el fin de cumplir los negocios aprobados.

– La custodia del portafolio de la entidad es responsabilidad del jefe de tesorería, quien deberá hacer seguimiento para que ingresen (o salgan) al (del) portafolio los títulos desmaterializados de cada negocio realizado.

– Cada dos meses por lo menos deberán realizar un arqueo de los títulos valores que soportan el portafolio de la entidad, lo cual será responsabilidad del jefe de tesorería y del profesional especialista de la subdirección financiera y deberán enviar copia del acta del mismo al comité de riesgos y al financiero.

– Reportes a la junta directiva, al comité financiero y de inversiones y a la alta gerencia.

A. Internos.

La alta gerencia deberá mantenerse bien informada, con el fin de administrar los riesgos dentro de los límites previstos en las políticas internas y externas, por lo anterior, el área de riesgos informará al director y al subdirector financiero de manera periódica sobre:

• Las posiciones en riesgo (exposiciones por tipo de riesgo y por portafolio).

• Resultado de las negociaciones.

• Grado de utilización de los límites y cupos.

• Efectos de las posiciones sobre las utilidades y el perfil de riesgos.

Igualmente, se informará al comité financiero y de inversiones y a la junta directiva mensualmente (o en el momento que esta lo requiera) sobre:

• Niveles de riesgo y desempeño del área de Inversiones.

• Incumplimiento de los límites.

• Operaciones poco convencionales.

El jefe de la oficina de control interno y/o el de riesgos deberán reportar cualquier incumplimiento de las normas y políticas internas y/o externas establecidas.

B. Externos.

Dentro de las notas a los estados financieros, la entidad deberá presentar un resumen de sus operaciones de Inversiones y de sus actividades con instrumentos derivados:

— Información cualitativa y cuantitativa sobre la naturaleza de las operaciones de inversiones.

— Ilustración sobre cómo las actividades de inversiones contribuyen al perfil global de riesgos y de ingresos.

En cuanto a los aspectos cualitativos:

— Medida de la eficiencia en el manejo de los riesgos asociados con las actividades de inversiones.

— Objetivos de negocio, estrategias para lograr los objetivos y filosofía en la toma de riesgos.

— Reportar la participación de la entidad en el mercado (creador de mercado, si actúa por cuenta propia o para atender necesidades de clientes externos). En cuanto a los aspectos cuantitativos:

— Composición de los portafolios de inversiones.

— Valores máximos, mínimos y promedio durante el período de análisis.

— Niveles de exposición por riesgo para los instrumentos financieros más importantes dentro de los portafolios de inversiones.

— Niveles de exposición por riesgo para el total de las inversiones.

CAPITULO XI

Esquemas de remuneración

ART. 14.—Esquemas de remuneración. La remuneración de las personas de las áreas que tienen alguna relación con el manejo de Inversiones y tesorería, será fija y no tendrá ningún tipo de comisiones o incentivos por utilidad financiera.

Estas personas deberán observar lo señalado en el código de ética y conducta, en relación con la aceptación de regalos y favores por la celebración de operaciones por cuenta de la entidad .

ART. 15.—Vigencia. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Acuerdo 3 del 2 de mayo de 2002.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 24 de octubre de 2006.

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