ACUERDO 15 DE 2003 

(Junio 20)

“Por el cual se fijan la política y los procedimientos institucionales de saneamiento contable del Instituto Nacional de Vías”.

El consejo directivo del Instituto Nacional de Vías,

en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas en los artículos 76 de la Ley 489 de 1998, 33 numerales 1º, 11 y 13 del Decreto 101 de 2000, numeral 2º del artículo 3º del Decreto 81 y el artículo 5º de la Ley 716 de 2001, y

CONSIDERANDO QUE:

Los numerales 1º, 11 y 13 del artículo 33 del Decreto 101 de 2000, establecen “Definir la política general del Invías”, “Aprobar los estados financieros de la entidad, “Las demás que le sean asignadas por la autoridad competente”;

El numeral 2º del artículo 3º del Decreto 81 fija como función del consejo directivo definir la política general del Instituto Nacional de Vías;

La Ley 716 de 2001 obliga a las entidades públicas allí previstas a adelantar las gestiones administrativas necesarias para depurar su información contable, de manera que los estados financieros reflejen en forma fidedigna su realidad económica, financiera y patrimonial, facultándose a dichos organismos para depurar y castigar los valores contables que se encuentren registrados en los estados financieros a 31 de diciembre de 2000;

De conformidad con la Ley 716 de 2001 es obligación institucional adelantar la gestión administrativa necesaria para llegar a una información y documentación que acredite la realidad y existencia de operaciones que permita proceder a establecer con veracidad y oportunidad los saldos objeto de depuración;

El Decreto 1282 de 2002, reglamentario de la Ley 716 de 2001, establece la obligatoriedad institucional de conformar comités técnicos de saneamiento contable, para tal efecto mediante Resolución 3422 del 21 de agosto de 2002, se conformó el comité técnico de saneamiento contable del Instituto Nacional de Vías;

El parágrafo 3º del artículo 2º de la Resolución 3422 del 21 de agosto de 2002 establece “La propuesta para la determinación y fijación de la política institucional de saneamiento contable, incluido lo relativo a los montos máximos objeto de depuración contable y procedimientos sobre saneamiento contable, al interior del Instituto Nacional de Vías, será presentada al director general y al consejo directivo”;

Según el artículo 5º de la Ley 716 de 2001 corresponde al consejo directivo de la entidad fijar la política y procedimientos para el saneamiento contable,

ACUERDA:

ART. 1º—La política de saneamiento contable del Instituto Nacional de Vías se regirá por los siguientes parámetros:

1. Depurar las partidas recibidas de entidades liquidadas o reestructuradas y de las cuales no se tengan los soportes suficientes y que se hayan agotado los mecanismos para establecer su razonabilidad.

2. Declarar la prescripción de los actos administrativos sancionatorios que se encuentran para cobro coactivo y que haya operado la caducidad de la acción de cobro.

3. Depurar los valores contables, que teniendo los soportes suficientes no es posible ejercer los derechos por jurisdicción coactiva.

4. Depurar todos los saldos contables existentes, que presentan inconsistencias o dificultad para su legalización o recuperación cuando evaluada y establecida la relación costo-beneficio resulte más oneroso que el valor de la partida a recuperar.

5. Dar cumplimiento a los parámetros de depuración contemplados en la Ley 716 de 2001, y al Decreto 1282 de 2002.

PAR.—Para el cumplimiento de todo lo anterior es de obligatorio cumplimiento por parte de las dependencias del Instituto Nacional de Vías reportar la información debidamente soportada de las partidas que afecten la situación económica y financiera de la entidad, relacionada con bienes, derechos y obligaciones.

ART. 2º—Para el desarrollo de la política institucional de saneamiento contable, adóptese el siguiente procedimiento:

1. El titular de la división de contabilidad con base en el estudio técnico presentado por la dependencia o área objeto de depuración contable, preparará la ficha técnica de cada una de las partidas a depurar, la cual deberá contener entre otros los siguientes aspectos: código contable (grupo, cuenta, subcuenta), auxiliar contable (NIT), concepto, valor, fecha de registro de la partida, soportes contables, estado actual, acciones administrativas adelantadas para su saneamiento, resultados obtenidos y acciones propuestas al comité técnico de saneamiento contable.

2. El comité técnico de saneamiento contable estudiará la ficha técnica y propondrá al consejo directivo a través del director general del Instituto Nacional de Vías, el castigo de cada una de las partidas individualmente consideradas, de acuerdo con los análisis previamente efectuados y definidos en las actas respectivas del comité.

3. La división de contabilidad efectuará los registros contables, como resultado del proceso de depuración, con base en el acto administrativo que para tales efectos expida el consejo directivo de la entidad.

4. El comité técnico de saneamiento contable, de conformidad con el parágrafo primero del artículo 5º de la Ley 716 de 2001 deberá presentar a la Contraloría General de la República, Contaduría General de la Nación y a la comisión legal de cuentas de la Cámara de Representantes, los informes del proceso de saneamiento contable adelantado por el Instituto Nacional de Vías.

5. La oficina de control interno se encargará del seguimiento y verificación en el cumplimiento de lo estipulado en el presente acuerdo.

ART. 3º—La secretaría general administrativa publicará semestralmente, el boletín de los deudores morosos sin acuerdo de pago vigente, con base en los reportes debidamente soportados que envíen las dependencias responsables de la gestión que dio origen al cobro.

ART. 4º—El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición.

Dado en Bogotá, D.C., a 20 de junio de 2003.

Publíquese y cúmplase.

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